Configurar el Gestor de Propinas de Toast para Catering y Eventos

En este Artículo:

• Notas Importantes
• Paso 1: Configurar Trabajos
• Paso 2: Crear un Perfil de Marcador para Catering y Eventos
• Paso 3: Asignar el Perfil a la Configuración de Catering y Eventos
• Paso 4: Asignar Trabajos Únicos a los Empleados del Evento
• Paso 5: Crear una Regla de Propinas con los Trabajos Únicos
• Paso 6: Registrar el Perfil del Evento con las Ventas del Evento
• Paso 7: Los Empleados Registran su Entrada en el Rol de Trabajo Único del Evento
• Recursos Adicionales

Notas importantes sobre el Gestor de Propinas de Toast para Catering y Eventos

• El intervalo de agrupamiento de propinas del Pedido en el Gestor de Propinas de Toast no puede usarse en conjunto con el módulo de Catering y Eventos. Se recomienda encarecidamente el intervalo de agrupamiento de propinas del Período de Servicio o Día completo de trabajo. Consulte la sección Configurar una Política de Propinas de Comenzar con el Gestor de Propinas de Toast para aprender más sobre los intervalos de agrupamiento de propinas.
• Los perfiles pueden ajustarse en las facturas siempre que no estén cerradas.
• Las propinas y gratificaciones de la factura se registrarán el día en que se procese el pedido/evento de catering en Toast (siempre que la factura esté pagada y cerrada).
  • Si la factura se paga y cierra después del evento, el informe de propinas mostrará el día en que se pagó la factura.
  • Esto es diferente a los depósitos de pedidos/eventos de catering. Los depósitos realizados antes del pedido/evento de catering siempre se procesarán el día del pedido/evento de catering.
  • Consulte Informes de Catering y Eventos para aprender más.

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Paso 1: Configurar trabajos

Para comenzar, necesitará establecer trabajos distintos para los empleados relacionados con eventos dentro de Toast. Esto asegura que todas las actividades relacionadas con su catering y eventos estén correctamente categorizadas y rastreadas por separado de sus operaciones regulares de propinas.

• Crear un trabajo único para ventas de catering y eventos: Configura un trabajo específico dentro de Toast Web que se utilice exclusivamente para ventas de catering y eventos. Este trabajo estará vinculado al perfil de Catering y Eventos.
  • En Toast Web, navega a Empleados > Gestión de empleados > Trabajos.
  • Selecciona + Agregar trabajo > Crear nuevo trabajo.
  • Nombra el trabajo. Puedes usar Catering Event, Evento especial, o algo más.
  • Asegúrate de establecer este trabajo como Por hora y habilitar el interruptor de Empleado con propinas para que este empleado deba ingresar propinas en efectivo al cierre. Puedes configurar los otros ajustes como desees.
  • En la pestaña Permisos, configura los permisos predeterminados del trabajo para incluir el nivel apropiado de acceso al POS para tu restaurante (encontrado en la sección uno de los permisos).

• Crea un trabajo correspondiente para los perfiles de empleados: Establece un trabajo único para los perfiles de empleados que trabajarán en estos eventos. Esto permite que las reglas de la política de propinas distribuyan adecuadamente las propinas y gratificaciones.
  • En Toast Web, navega a Empleados > Gestión de empleados > Trabajos.
  • Selecciona + Agregar trabajo > Crear nuevo trabajo.
  • Nombra el trabajo. Puedes usar Servidor de catering, Personal de eventos, o algo más.
  • Asegúrate de establecer este trabajo como Por hora y habilitar el interruptor de Empleado con propinas para que este empleado deba ingresar propinas en efectivo al cierre. Puedes configurar los otros ajustes como desees.
  • En la pestaña Permisos, configura los permisos predeterminados del trabajo para incluir el nivel apropiado de acceso al POS para tu restaurante (encontrado en la sección uno de los permisos).

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Paso 2: Crea un perfil de marcador de posición para Catering y Eventos

Para contabilizar con precisión las ventas generadas durante los eventos, necesitarás crear un perfil de marcador de posición dedicado. Este perfil actúa como un marcador de posición para los ingresos específicos del evento y ayuda a agilizar el proceso de gestión de propinas.

• Crea un perfil para catering y eventos: Configura un perfil no empleado que se utilizará únicamente para registrar las ventas de eventos.
  • En Toast Web, navega a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
  • Selecciona + Agregar nuevo empleado.
    • Si utilizas Toast Payroll, recibirás un aviso aquí. En este caso, es seguro seleccionar Agregar en Toast POS.
  • Activa Invitar a crear cuenta a No.
  • Para facilitar la coincidencia y los informes, Toast recomienda usar el Título del trabajo que utilizaste para el primer trabajo creado en el paso 1 como el nombre de este empleado. Así que si nombraste el trabajo Evento de catering, usa Catering como el Nombre y Evento como el Apellido.
  • Desplázate hacia abajo y agrega un Código de acceso POS.
  • Selecciona el menú desplegable Trabajos y elige el primer trabajo que creaste en el paso 1 (el trabajo para ventas de catering y eventos). Este debería ser el único perfil con este trabajo único.
  • Selecciona Agregar.

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Paso 3: Asigna el perfil único a la configuración de Catering y Eventos

A continuación, vincula el perfil único que creaste en el paso 2 a la configuración de tu módulo de Catering y Eventos. Esto asegura que todas las ventas procesadas a través del módulo de catering estén correctamente asociadas con el perfil de evento designado.

• Asigna el perfil único
  • En Toast Web, navega a Catering y eventos > Configuración > Configuración de facturación.
  • Ubica el menú desplegable Servidor predeterminado aquí y selecciona el perfil de evento que creaste en el paso 2.

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Paso 4: Asigne trabajos únicos a los empleados del evento

Para asegurar que los empleados que trabajan en sus eventos sean compensados adecuadamente y que sus propinas sean gestionadas correctamente, les asignará el rol de trabajo de catering/evento para empleados (el segundo trabajo que creó en el paso 1).

• Asigne el trabajo único del empleado
  • Navegue a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
  • Haga lo siguiente para cualquier empleado que pueda recibir propinas a través de un pedido de catering o evento:
    • Seleccione el lápiz de editar para su perfil.
    • En la pestaña Trabajos y pago, seleccione el casilla de verificación para el segundo trabajo que creó en el paso 1 (para empleados).
    • Seleccione Guardar.

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Paso 5: Cree una regla de propinas con los trabajos únicos

Este paso implica establecer reglas dentro de su sistema para asegurar que las ventas y propinas asociadas con su perfil de evento único se canalicen correctamente para el cálculo y reporte de propinas.

• Construya una regla de propinas con trabajos únicos
  • En Toast Web, navegue a Empleados > Gestión de nómina > Política de agrupación de propinas.
  • Cree una regla que dicte cómo se asocian las ventas con el perfil de evento de catering
  • Nómbrala algo como Catering y Eventos.
  • Para el trabajo de contribuidor, use el primer trabajo que creó en el paso 1. Podría llamarse Evento de Catering.
  • Agregue 100% al siguiente campo para asegurar que no se dejen propinas atrás, luego elija las fuentes. Toast recomienda usar todas las categorías de ventas o todas las fuentes de propinas y gratificaciones, pero no ambas.
  • Para el trabajo de destinatario, seleccione el segundo trabajo que creó en el paso 1. Puede llamarse Servidor de Catering.
    • Usar estos trabajos de contribuyente y receptor le indica a Toast que tome todas las propinas/gratificaciones del perfil del evento y las distribuya a sus empleados reales que trabajan en el pedido de catering/evento.
  • Recuerde, las propinas para estos pedidos de catering o eventos se publicarán el día del pedido de catering o evento, por lo que el Gestor de Propinas calculará estas propinas ese día también.
  • Si necesita más ayuda para crear una regla de política de propinas, consulte Comenzar con el Gestor de Propinas de Toast o únase a nosotros en una sesión en vivo de Toast Classroom.

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Paso 6: Registrar en el Perfil del Evento para Ventas de Eventos

El día del evento, este paso es crucial para registrar con precisión todas las ventas generadas.

• Registrar en el perfil del evento
  • Al inicio del evento o antes de registrar el pedido de catering, registre el perfil de marcador de posición que creó en el paso 2. Podría llamarse Evento de Catering.
    • Puede hacer esto en el POS o en Toast Web creando una entrada de tiempo manual (Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo > + Agregar entrada).
  • Ingrese todas las ventas de catering/evento bajo este perfil y no bajo los perfiles de los empleados que trabajan en el evento.
  • Esto agrega todos los ingresos bajo una única entrada identificable para el cálculo de propinas.

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Paso 7: Los Empleados Registran en un Rol Único del Evento

Finalmente, los empleados que trabajan en el evento registrarán en su rol de trabajo designado para el evento.

• Los empleados registran en el rol único del evento
  • A medida que sus empleados comienzan sus turnos para el evento, deben registrarse bajo el segundo trabajo que creó en el paso 1. Este es el mismo trabajo que les asignó en el paso 4.
  • Una vez que se registren, utilizarán el perfil del evento en el paso 6 para ingresar todas las ventas. No deben ingresar ventas usando sus propios números (códigos de acceso POS).
  • Deben fichar al salir una vez que su trabajo esté completo.
  • Esto asegura que sus horas se registren para el pedido/evento de catering específico y permite una asignación precisa de propinas basada en las reglas establecidas en su política de agrupación de propinas en el paso 5.

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Recursos Adicionales

• Comience con el Gestor de Propinas de Toast
• Comience con Catering y Eventos de Toast
• Añadir y Gestionar Empleados en Toast Web
• Crear y Editar Trabajos (Roles) para Toast POS

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