Configurar el Gestor de propinas de Toast para catering y eventos

En este artículo, encontrarás:

• Notas importantes
• Paso 1: Configurar tareas
• Paso 2: Crear un perfil de marcador de posición para Catering y eventos
• Paso 3: Asignar el perfil a configuración de catering y eventos
• Paso 4: Asignar tareas únicas de empleado al personal del evento
• Paso 5: Crea una regla de propina con las tareas únicas
• Paso 6: Registrar el perfil del evento con ventas del evento
• Paso 7: Los empleados registran la entrada en un rol de trabajo de evento único
• Recursos adicionales

Notas importantes sobre el Gestor de propinas de Toast para catering y eventos

• El intervalo del fondo común de propinas del pedido en el Gestor de propinas de Toast no puede usarse al unísono con el módulo Catering y eventos. Se recomienda encarecidamente el período de servicio o el intervalo del fondo común de propinas del día completo. Consulta la sección Configurar una política de propinas del Gestor de propinas de Toast para obtener más información sobre los intervalos del fondo común de propinas.
• Los perfiles se pueden ajustar en facturas siempre que no estén cerradas.
• Las propinas y gratificaciones de las facturas se registrarán el día que se procese el pedido/evento de catering en Toast (siempre y cuando la factura se pague y se cierre).
  • Si la factura se paga y se cierra después del evento, el informe de propinas mostrará el día en que se pagó la factura.
  • Esto es diferente a los depósitos de pedidos/eventos de catering. Los depósitos realizados antes del pedido/evento de catering siempre se procesarán el día del pedido/evento de catering.
  • Consulta los informes de catering y eventos para obtener más información.

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Paso 1: Configurar tareas

Para empezar, tendrás que establecer distintos trabajos para empleados relacionados con eventos dentro de Toast. De esta manera, te aseguras de que todas las actividades relacionadas con el catering y los eventos se clasifiquen correctamente y se hagan un seguimiento por separado de tus operaciones Regular de propinas.

• Crea un trabajo único para ventas de catering y eventos: Configura un trabajo específico dentro de Toast Web que se use exclusivamente para ventas de catering y eventos. Este trabajo se vinculará con el perfil de Catering y eventos.
  • En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Tareas.
  • Selecciona + Agregar trabajo > Crear nuevo trabajo.
  • Asigna un nombre al trabajo. Puedes usar Catering Event, Evento especial u otra opción.
  • Asegúrate de configurar esta tarea como por hora y la opción ¿Por propina? en Sí. Este empleado debe ingresar las propinas en efectivo al cierre. Puedes ajustar las otras configuraciones como desees.
  • Antes de guardar, desplázate hacia abajo y configura los permisos predeterminados de la tarea para incluir el nivel adecuado de acceso al POS para tu restaurante (que se encuentra en la sección uno de los permisos).

• Crea un puesto correspondiente para los perfiles de empleados: Establece un puesto único para los perfiles de empleados que trabajarán en estos eventos. Esto permite que las reglas de la política de propinas distribuyan correctamente las propinas y las gratificaciones.
  • En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Tareas.
  • Selecciona + Agregar trabajo > Crear nuevo trabajo.
  • Asigna un nombre al trabajo. Puedes usar Catering Server, personal del evento u otra cosa.
  • Asegúrate de configurar esta tarea como por hora y la opción ¿Por propina? en Sí. Este empleado debe ingresar las propinas en efectivo al cierre. Puedes ajustar las otras configuraciones como desees.
  • Antes de guardar, desplázate hacia abajo y configura los permisos predeterminados de la tarea para incluir el nivel adecuado de acceso al POS para tu restaurante (que se encuentra en la sección uno de los permisos).

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Paso 2: Crear un perfil de marcador de posición para Catering y eventos

Para contabilizar con precisión las ventas generadas durante los eventos, necesitas crear un perfil de marcador de posición exclusivo. Este perfil actúa como marcador de posición para los ingresos específicos de eventos y ayuda a agilizar el proceso de gestión de propinas.

• Crea un perfil para catering y eventos: Configura un perfil de no empleado que se utilizará únicamente para registrar las ventas de eventos.
  • En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
  • Selecciona + Agregar nuevo empleado.
    • Si usas Nómina Toast, recibirás un mensaje emergente aquí. En este caso, es seguro seleccionar Agregar en Toast POS.
  • Activar invitación a crear cuenta en No.
  • Para facilitar la comparación y la elaboración de informes, Toast recomienda usar el título de tarea que usaste para la primera tarea creada en el paso 1 como nombre de este empleado. Por lo tanto, si nombraste el evento de catering del trabajo, usa Catering como nombre y Evento como apellido.
  • Desplázate hacia abajo y agrega un código de acceso al POS.
  • Selecciona el menú desplegable Tareas y elige la primera tarea que creaste en el paso 1 (la tarea de ventas de catering y eventos). Debería ser el único perfil con esta tarea única.
  • Selecciona Agregar.

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Paso 3: Asignar perfil único a configuración de catering y eventos

A continuación, vincula el perfil único que creaste en el paso 2 con la configuración de tu módulo de Catering y eventos. De esta manera, se garantiza que todas las ventas procesadas a través del módulo de catering estén correctamente asociadas con el perfil del evento designado.

• Asignar perfil único
  • En Toast Web, ve a Catering y eventos > Configuración > Configuración de facturas.
  • Localiza el menú desplegable del servidor predeterminado aquí y selecciona el perfil del evento que creaste en el paso 2.

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Paso 4: Asignar tareas únicas de empleado al personal del evento

Para asegurarte de que los empleados que trabajan en tus eventos reciban una remuneración precisa y de que sus propinas se administren correctamente, les asignarás el rol de trabajo de catering/evento para los empleados (el segundo trabajo que creaste en el paso 1).

• Asignar el trabajo único del empleado
  • Navega a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
  • Haz lo siguiente con cualquier empleado que pueda recibir propinas a través de un pedido o evento de catering:
    • Selecciona el lápiz de edición para su perfil.
    • Selecciona la casilla de verificación para el segundo trabajo que creaste en el paso 1 (para empleados).
    • Selecciona Guardar.

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Paso 5: Crea una regla de propina con las tareas únicas

Este paso implica configurar reglas dentro de tu sistema para garantizar que las ventas y las propinas asociadas con tu perfil de evento único se canalicen correctamente para el cálculo de propinas y los informes.

• Crea una(s) regla(s) de propinas con trabajos únicos
  • En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de nómina > Política del fondo común de propinas.
  • Crear una regla que dicte cómo se deben realizar las ventas asociadas con el perfil de evento de catering
  • Llámalo así Catering y eventos.
  • Para el puesto aportador, usa el primer trabajo que creaste en el paso 1. Podría llamarse Evento de catering.
  • Agrega el 100 % al siguiente campo para asegurarte de que no se dejen propinas. Luego, elige las fuentes. Toast recomienda usar todas las categorías de ventas o todas las fuentes de propinas y gratificaciones, pero no ambas.
  • Para el trabajo destinatario, selecciona el segundo trabajo que creaste en el paso 1. Podría llamarse Catering Server.
    • Usar estos puestos de aportador y destinatario indica a Toast que tome todas las propinas o gratificaciones del perfil del evento y las distribuya entre tus empleados reales que trabajan en el pedido de catering o evento.
  • Recuerda que las propinas de estos pedidos o eventos de catering se publicarán el día del pedido, por lo que el Gestor de propinas también calculará estas propinas ese día.
  • Si necesitas más ayuda para crear una regla de política de propinas, consulta Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast o únete a nosotros en una sesión de Toast Classroom en vivo.

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Paso 6: Registrar el perfil del evento para las ventas del evento

El día del evento, este paso es crucial para registrar con precisión todas las ventas generadas.

• Registrar la entrada del perfil del evento
  • Al comienzo del evento o antes de comunicar el pedido de catering, registra el perfil de marcador de posición que creaste en el paso 2. Podría llamarse Evento de catering.
    • Puedes hacerlo en el POS o en Toast Web creando una entrada de tiempo manual (Informes > Trabajo > Gestión de entrada de tiempo > + Agregar entrada).
  • Ingresa todas las ventas de catering/evento en este perfil y no en los perfiles de los empleados que trabajan en el evento.
  • Se agregan todos los ingresos en una única entrada identificable para el cálculo de propinas.

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Paso 7: Los empleados registran la entrada en un rol de evento único

Por último, los empleados que trabajen en el evento registrarán su puesto designado.

• Los empleados registran el inicio del rol de evento único
  • A medida que tus empleados comienzan sus turnos para el evento, deberían registrar su entrada en el segundo trabajo que creaste en el paso 1. Este es el mismo trabajo que les asignaste en el paso 4.
  • Cuando registren su entrada, usarán el perfil del evento en el paso 6 para ingresar todas las ventas. No deben ingresar ventas con sus propios números (códigos de acceso al POS).
  • Deben registrar la salida una vez completado su trabajo.
  • De esta manera, se garantiza que sus horas se registren para el pedido/evento de catering específico y se permite una asignación precisa de las propinas en función de las reglas establecidas en tu política de fondo común de propinas en el paso 5.

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Recursos adicionales

• Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast
• Primeros pasos con Catering y eventos de Toast
• Agregar y gestionar empleados en Toast Web
• Crear y editar tareas (roles) para POS de Toast

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