Crear y editar tareas (roles) para POS de Toast

En este artículo:

• Crear nuevas tareas
  • Roles de cajero (o bartender)
  • Roles de mesero (o no cajero)
  • Roles de gerente (asalariado)
• Informes sobre horas de mano de obra
• Actualizar salarios y permisos de tareas
• Eliminar tareas
• Exportar tareas activas
• Permisos elevados para crear usuarios

Crear nuevas tareas

Puedes usar las tareas para sumar rápidamente empleados con los mismos permisos de usuario según su posición, ya sea mesero, repartidor, cocinero, cajero o un rol personalizado en tu restaurante. También puedes establecer su base salarial allí, ya sea salario o por hora.
 

1. En , ve a Empleados > Gestión de empleados > Tareas.
2. Selecciona + Agregar tarea, que te permite crear nuevas tareas o agregar tareas rápidamente.
   1. Crear nueva tarea: Esto te permite configurar varios permisos y ajustes específicos para esa función.
   2. Agregar tareas rápidamente: Puedes agregar tareas rápidamente, pero no puedes asignar ningún permiso a dicha tarea, por lo que tendrás que volver y agregar permisos a la tarea con posterioridad.
3. Si usas Nómina Toast, esta tarea se sincronizará casi de inmediato con la Nómina Toast. Usa para poder asignar esta tarea a tu personal.

Roles de cajero (o bartender)

Los cajeros requieren algunas configuraciones específicas para poder trabajar con las cajas de efectivo. Para asegurar que las cajas estén asignados a los empleados correctos, necesitarás establecer los permisos adecuados. 

1. En la páginaTareas, selecciona + Agregar tarea > Crear nueva tarea. 
2. Ingresa la información del rol en los campos correspondientes según las operaciones de tu restaurante. Asegúrate de que la configuración del¿cajero? esté establecida en Sí. 
3. En Permisos de usuario predeterminados, selecciona la marca de verificación a la derecha de 1. Acceso al POS para agregar todos los permisos básicos de POS.
   
   
    
4. En la lista Permisos de usuario predeterminados, elige 3.17 Cajas de efectivo (ciegas) o 3.18 Cajas de efectivo (completas) y selecciona la marca de verificación correspondiente para agregar el permiso a la tarea. La gestión de efectivo ciega no le mostrará al empleado la cantidad esperada en una caja de efectivo, mientras que la gestión de efectivo completa sí lo hará. 
5. Selecciona Guardar para completar el proceso.

Roles del mesero (o no cajero)

Para los empleados que corren de mesa en mesa, necesitarás configurar algunos valores para asegurarte de que sus transacciones en efectivo se contabilicen correctamente en tus informes. 

1. En la pantalla Crear nueva tarea, ingresa la información del rol en los campos correspondientes. Asegúrate de que la configuración del ¿Cajero? esté establecida en No. Todos los demás campos se completarán según las operaciones de tu restaurante. 
2. En Permisos de usuario predeterminados, selecciona la marca de verificación a la derecha de 1. Acceso al POS para agregar todos los permisos básicos de POS. 
   
   
    
3. Selecciona Guardar para completar el proceso.

Gerente (Salariado) Roles

Nota: Cualquier empleado al que se le asigna una tarea por la que percibe un sueldo, pero no propina, no tendrá la opción de fichar la entrada o la salida. Si tienes un gerente de turno que debe fichar la entrada y la salida, no es necesario que se configure como empleado asalariado a menos que su puesto también esté marcado como tarea con propina.

Para empleados asalariados que no están obligados a fichar la entrada, necesitarás configurar los permisos necesarios que les permitan realizar procedimientos de fin del día y otras tareas relacionadas.

1. En la pantalla Crear nueva tarea, ingresa la información del rol en los campos correspondientes. Asegúrate de que haber seleccionado Salario para la configuración de Base salarial. Todos los demás campos se completarán según las operaciones de tu restaurante.
   1. Los salarios están excluidos de los informes laborales, porque se consideran costos fijos.
2. En Permisos de usuario predeterminados, selecciona la marca de verificación a la derecha de 1. Acceso al POS para agregar todos los permisos básicos de POS. 
3. Selecciona la marca de verificación a la derecha de 3. Gerente para otorgar todos los permisos de gerente a esta tarea. 
4. Selecciona Guardar para completar el proceso.

Informes sobre horas de mano de obra

Al crear tareas por hora, hay una configuración llamada Informes que te permite incluir o excluir las horas de mano de obra y el costo de esa tarea de los informes. Todos los roles por hora se incluyen por defecto en los informes. Excluir ciertas tareas te ayudará a corregir tu informe de ingresos por hora de empleado y costo del trabajo como porcentaje de las ventas netas. 

Esta configuración es esencial para excluir las siguientes tareas:

• Tareas marcados por hora, pero consideradas costos fijos, como los gerentes por hora. 
• Inicios de sesión generales, como bar AM/PM, comida para llevar o cajero. Se trata de inicios de sesión que los empleados podrían usar de forma paralela a su propia tarea, pero no deberían considerarse como costos laborales por hora. 

Para excluir un puesto del informe laboral, cambia la configuración a No incluir horas y pagos correspondientes a esta tarea en los informes resumidos de mano de obra del restaurante. Guarda tus cambios.


 

Actualizar salarios y permisos de tareas

Con Toast, puedes actualizar fácilmente el salario o los permisos de usuario para un tipo de tarea completo. De esta manera, puedes actualizar salarios y permisos para múltiples empleados en bloque (siempre que no haya excepciones aplicadas a nivel de empleado). 

Para editar la tarifa o el salario predeterminado de una tarea:

1. En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados> Tareas.
2. Selecciona el trabajo que quieres editar.
3. Ahora, usa el campo Pago predeterminado para actualizar el salario en la página Detalles del trabajo. 
4. Una vez que ingreses una nueva tarifa, puedes aplicar retroactivamente ese cambio de salario a una fecha de inicio específica usando el campo Aplicar cambio a "Pago predeterminado" a partir de, que aparece debajo de Pago predeterminado. Los cambios salariales retroactivos pueden aplicarse hasta 35 días antes.
5. Guarda tus cambios.

Para editar los permisos de una tarea: 

1. En la página de detalles de la tarea que deseas editar, desplázate hacia abajo hasta la sección Permisos de usuario predeterminados. 
2. Marca o desmarca los permisos deseados para actualizar el acceso asociado con esta tarea. Para más información sobre los permisos de usuario, consulta la .
3. Guarda tus cambios. 

Nota: La columna Última actualización en Toast Web solo mostrará cuando un usuario realice cambios en el cargo. No se actualiza cuando se realizan cambios en el salario o en los permisos de una tarea.


 

Eliminar puestos

Para eliminar o archivar una tarea activa, sigue los pasos que se indican a continuación. Eliminar un puesto activo no afectará los informes anteriores. Si eliminas un puesto, las entradas históricas no se eliminarán de los informes de Toast. 

1. Comienza yendo a Empleados > Gestión de empleados > Tareas en Toast Web.
2. Aquí puedes ver y editar los puesto existentes. Para eliminar una tarea, selecciona el ícono de papelera en la columna que más a la derecha se ubica de la tabla de tareas.
3. Eliminar una tarea afectará a todos los empleados en todas las ubicaciones que actualmente tienen asignada la tarea. Los empleados perderán todos los permisos que les había otorgado esta tarea, incluido el acceso al POS.
4. Verás un mensaje emergente que indica los efectos de esta acción. Lee los detalles, marca la casilla y selecciona Confirmar para continuar.
   
   
    
5. Antes de guardar los cambios, tienes la opción de deshacer tu eliminación seleccionando Deshacer eliminación en la tabla de tareas. Una vez que guardes tus cambios, solo podrás reinstaurar esta tarea utilizando el botón + Agregar tareas. 
6. Después de verificar que eliminarás la tarea correcta, guarda los cambios para completar el proceso.

Exportar tareas activas

Con Toast, tienes la posibilidad de exportar una lista de tareas activas para gestionar fácilmente la mano de obra en tu restaurante. Si utilizas una integración de mano de obra o nómina, podrás exportar rápidamente tu directorio para enviarlo al socio de integración. 

Selecciona el ícono de exportación (flecha hacia abajo) en la parte superior de la tabla de tareas para generar automáticamente un archivo .csv, que incluya el nombre del cargo, el código externo, la tarifa por hora o el salario, el monto del salario, el estado de la propina, el estado de cajero, el estado de conductor y más.
 

Permisos elevados para crear usuarios

En Toast Web, cuando creas una tarea que tiene acceso a permisos sensibles (es decir, acceso a finanzas), es posible que te pida que ingreses un código de verificación de seis dígitos que se enviará a tu número de teléfono verificado.

Si no verificaste tu número de teléfono o si anteriormente optaste por no verificarlo, se te pedirá que verifiques tu número de teléfono en este momento. Para obtener más información sobre cómo verificar su número de teléfono, consulta la sección Características de seguridad de tu cuenta en .

Si decides no ingresar el código de verificación de un solo uso, se te mostrará un mensaje de error que dice: "Se requiere una contraseña de un solo uso para realizar esta acción".

Nota: Este paso de verificación también se presentará si intentas desarchivar a un usuario con permisos sensibles.

Solo se le pedirá que ingreses el código de verificación una vez durante el inicio de sesión.