Última actualización: 8 oct 2026, 12:20 p.m.
Con Catering y eventos de Toast, gestionas cada paso de un pedido de catering o eventos en un solo lugar: desde el primer formulario de clientes potenciales hasta la factura final pagada. Puedes:
Catering y eventos de Toast Pro agrega EventView (una página de clientes unificada y de marca), discusiones, tareas, automatizaciones y áreas de eventos para evitar reservas dobles.
Configura más rápido con Toast IQ: En la página Configuración de Catering y eventos, Toast IQ puede guiarte a través de la configuración en una sola sesión mediante un panel de recorrido. En lugar de preguntar sobre configuraciones individuales, Toast IQ pregunta sobre tu negocio: cómo tomas los pedidos de catering, si organizas eventos y cómo manejas los pagos. Luego crea los tipos de pedido, el tiempo de espera, los horarios, el método de compleción y los destinatarios de las notificaciones por ti, además de un enlace de formulario de clientes potenciales que puedes compartir con los clientes. Revisarás y confirmarás los cambios antes de que se guarden. Puedes editar cualquier configuración más adelante siguiendo los pasos que se indican a continuación. Intenta preguntar: "Ayúdame a configurar Catering y eventos", "Realizamos catering de entrega y eventos privados en nuestra trastienda. ¿Qué debería configurar?" o "¿Dónde está mi enlace para que los clientes envíen consultas de catering?"
Nota: Por el momento, esta opción está disponible para los nuevos clientes de Catering y eventos. Todavía no está disponible para las cuentas de gestión de ubicaciones múltiples (MLM), y la disponibilidad para los clientes de C&E existentes que actualizan su configuración aún está en implementación.
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Se aplica a: Catering y eventos de Toast Web, Catering y eventos de Toast Pro
Permisos necesarios:
Lo que lograrás: Configura tu primer tipo de pedido (BEO), importa tu lista de clientes, crea un pedido de catering, asigna el espacio del evento con un plano de planta, envía un presupuesto y una factura, cobra un depósito e Imprime herramientas de preparación para tu cocina y tu personal.
Antes de configurar la configuración de Catering y eventos de Toast, configura lo siguiente en Toast Web:
Para abrir Catering y eventos de Toast, inicia sesión en Toast Web y selecciona Catering y eventos en el menú de navegación de la izquierda. Si no ves Catering y eventos en tu navegación de la izquierda, es posible que Catering y eventos de Toast aún no esté en tu cuenta. Consulta Obtener ayuda con Catering y eventos de Toast o ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para confirmar.
Antes de crear tu primer pedido de catering en Toast, configura al menos un tipo de pedido, también llamado plantilla de pedido de eventos de banquete (BEO). Un tipo de pedido define la información que recopilas de los clientes para un tipo particular de evento. Puedes crear varios tipos de pedidos (por ejemplo, “Devolución de catering”, “Evento presencial” o “Buffet de vacaciones”) y editar cada uno en cualquier momento.
Nota: La opción de almuerzo/cena predeterminada que selecciones aquí puede afectar la redacción de tus BEO. Para mostrar un campo de Dirección de Envío, por ejemplo, elige una opción de almuerzo/cena con el comportamiento de Envío aplicado. Para obtener más información, consulta Configurar opciones gastronómicas personalizadas.
Nota: Marca un campo como Uso interno cuando desees detalles que solo vea tu equipo (por ejemplo, notas de preparación solo para cocina o un contacto de Envío). Los campos de uso interno no incluyen los correos electrónicos dirigidos al cliente ni la página EventView.
Nota: Cuando un cliente envía un formulario de clientes potenciales y conviertes ese cliente potencial en un pedido, las respuestas del formulario de clientes potenciales no se copian automáticamente en los campos Detalles del pedido. Volverás a ingresar los detalles del evento en el pedido. Este es el comportamiento actual del producto, no un error.
Nota: Los términos del contrato predeterminados se pueden sobrescribir en un pedido de catering individual si necesitas hacer cambios para un evento.
Resultado previsto: Tu nuevo tipo de pedido aparece en Catering y eventos > Configuración. Puedes seleccionarlo la próxima vez que crees un pedido de catering.
Si ya no necesitas un tipo de pedido, selecciona el botón Archivar de la lista de configuración para eliminarlo de tu lista de tipos de pedido.
Los artículos de producción se completan automáticamente en tu BEO y hojas de preparación si están conectados a tus artículos del menú. Para aprender a crear artículos de producción y adjuntarlos a los artículos del menú, consulta Artículos de producción para Catering y eventos.
Si estás realizando la transición desde otra solución de catering o eventos, puedes transferir tus datos de clientes existentes a Toast. Omite este paso si no necesitas importar clientes.
Resultado previsto: Tus clientes importados aparecen en la página Clientes del módulo Catering y eventos de Toast Web.
Los clientes potenciales de Catering y eventos de Toast te permiten recopilar información de clientes potenciales desde un formulario web y, luego, convertirlos en pedidos de catering dentro de Toast Web.
También puedes bloquear fechas u horas específicas de tus formularios de clientes potenciales con una Nota del calendario, que es útil para feriados, cierres o fechas completamente reservadas. Consulta Vista de calendario en Optimizar Catering y eventos de Toast para obtener más detalles.
Para la configuración completa, incluida la forma de compartir la URL de tu formulario de clientes potenciales, incrustar el formulario en tu sitio web y convertir un cliente potencial en un pedido, consulta Crear y gestionar clientes potenciales con Catering y eventos de Toast.
Nota: Cuando conviertes un cliente potencial en un pedido, la información del formulario de clientes potenciales no se transfiere a los campos Detalles del pedido. Volverás a ingresar los detalles del evento en el pedido.
Una vez que hayas configurado al menos un tipo de pedido, puedes crear tu primer pedido de catering.
Importante: El tiempo de preparación en un pedido de banquete es el tiempo en que el pedido se envía a la cocina, también llamado tiempo de Cocinar, no el tiempo en que el cliente preparará la comida. Para cambiar cuando el pedido se envíe a cocinar, edita el tiempo de preparación.
Resultado previsto: El pedido de catering aparece en tu lista Catering y eventos > Pedidos en estado Borrador, listo para que envíes un presupuesto o factura.
Nota: Puedes editar la fecha prometida, el tiempo de preparación y la información de Envío en cualquier pedido abierto o pagado. Selecciona el pedido de la lista de pedidos de catering y realiza los cambios. Aparece un mensaje de confirmación en la parte superior de la página cuando se guardan los cambios. Las actualizaciones también se reflejan en el POS y en la factura.
Importante: Toast puede enviar pedidos programados de catering a la cocina en el momento de la creación del pedido si la opción Enviar pedidos programados a la cocina cuando se crea está activada en Comida para llevar y envío > Disponibilidad > Pedidos programados. Esta configuración se aplica a todos los pedidos programados, no solo al catering. Una vez que se ha enviado un pedido a cocinar, la fecha está bloqueada y no se puede cambiar, en el POS, en Catering y eventos o a través de Pedidos pendientes. Al intentar cambiarlo, se muestra un error como “Este pedido está programado para la [fecha/hora]. La fecha y la hora no se pueden cambiar porque los artículos del pedido se enviaron a cocinar”. Si un pedido enviado a cocinar necesita una nueva fecha, recrea el pedido y transfiérele el pago existente. Consulta Transferencia de artículos, cuentas y pagos.
Un plano de planta es un mapa visual de cómo se organiza un espacio para un evento: dónde van las mesas, dónde se sienta la barra, cuánto espacio queda para una pista de baile. Agregar un plano de planta a un pedido de catering mantiene el diseño en el mismo lugar que el menú, el contrato y la factura, para que tu equipo y tu cliente trabajen desde la misma imagen.
Cada pedido de catering tiene su propia pestaña Planos de planta, y puedes agregar un plano de planta a un pedido nuevo o a uno que hayas creado anteriormente. Elabora el plano de planta antes de enviar un presupuesto para que el cliente vea la distribución junto con todo lo demás que apruebe.
Nota: Crear un diseño en Toast con el generador de planos de planta está disponible con Catering y eventos de Toast Pro. La carga de un archivo de plano de planta que creaste en otro lugar está disponible para todos los clientes de Catering y eventos de Toast.
Nota: Los cambios que realices en un área de servicio dentro de un plano de mesas permanecerán en ese plano. No cambian la distribución de las mesas que el personal ve en el POS.
Resultado previsto: El plano de planta aparece en la pestaña Planos del pedido. También se incluye en el pedido de eventos de banquete (BEO) que descargas del pedido y, en el caso de los restaurantes que utilizan Catering y eventos de Toast Pro, en la página EventView del cliente.
Nota: Para agregar un plano de planta a un pedido que ya creaste, ve a Catering y eventos > Pedidos, selecciona el pedido y selecciona su pestaña Planos de planta.
Si ya dibujaste los diseños en otra herramienta, puedes adjuntar el archivo terminado al pedido en lugar de reconstruirlo en Toast.
Resultado previsto: El plano de planta cargado aparece en la pestaña Planos del pedido y en el BEO que descargas del pedido, igual que un plano de planta construido en Toast.
Los planos de planta se guardan en el orden en que se crearon, por lo que un plan que crees para un evento no se transfiere al siguiente por sí solo.
Si configuras la misma habitación de la misma manera regularmente, crea esa disposición una vez como área de servicio de POS y, luego, comienza por ella cada vez que crees un plano de planta. Consulta Crear áreas de servicio y configuración de mesas.
Usa el módulo Catering y eventos de Toast para enviar a los clientes un presupuesto para su evento.
Resultado previsto: El pedido pasa a la página de pedidos de catering con el estado PEDIDO TENTATIVO en color violeta. Si necesitas una firma, se le pide al cliente que firme (escriba) su nombre al final del cálculo.
Una vez enviado el presupuesto, el cliente recibe el correo electrónico en aproximadamente un minuto. Si un cliente te dice que está listo para aprobar el presupuesto, puedes cambiar manualmente el estado del pedido:
Nota: Si configuras manualmente un presupuesto como Confirmado, el cliente ya no tiene que firmar ni confirmar el presupuesto.
Después de que se confirme un presupuesto, envía una factura para cobrar el pago. Primero puedes enviar una factura por un depósito y capturar el resto del pago más tarde, o puedes enviar la factura completa por adelantado.
Nota: Las facturas en Catering y eventos de Toast se envían manualmente. No se pueden programar. Puedes configurar mensajes de seguimiento automatizados si la fecha de vencimiento de un depósito ya pasó. Consulta Ajustar la configuración de facturas.
Importante: Las facturas de Catering y eventos de Toast son diferentes de las facturas creadas con Facturación de Toast, que es un producto de Toast al que se accede por separado desde Pagos > Facturas del cliente. Si envías una factura de un pedido de catering o evento, permanece en Catering y eventos > Pedidos. Si vas a enviar una factura que no es de catering (por ejemplo, cobrarle a un cliente bienes o servicios fuera de un evento), usa Facturación Toast. Consulta Enviar factura a tus clientes.
Si aceptarás pagos mediante factura, Toast recomienda usar la captura automática nocturna predeterminada (4 a. m. ET) para asegurarte de que los pagos de las facturas se capturen para pedidos futuros. Si necesitas reactivar la captura automática nocturna, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente.
Para ver todo el recorrido sobre depósitos, incluida la forma de establecer el monto del depósito, enviar recordatorios, crear un artículo abierto para depósitos e informar sobre depósitos, consulta Gestionar depósitos con Catering y eventos de Toast.
Ruta rápida:
Nota: Puedes editar el monto del depósito hasta que se pague (por ejemplo, si cambia la cantidad de comensales). Después de editar, puedes enviar al cliente un correo electrónico actualizado con la factura.
El cliente puede pagar el depósito con una tarjeta de crédito directamente desde el correo electrónico. Para ver lo que ve el cliente, abre la factura y selecciona Ver página de pagos en la sección Planificación de pagos. Si el cliente paga con cheque u otro método, selecciona Ingresar un pago para registrarlo manualmente.
Cuando un cliente paga un depósito en línea, acepta que se guarde su tarjeta para pagar el saldo restante más adelante. Puedes cobrar a la tarjeta guardada el saldo de Catering y eventos en Toast Web una vez que el evento esté listo para finalizar.
Si no quieres cobrar un depósito, pero aún así quieres tener una tarjeta guardada (por ejemplo, para garantizar que no te presentes o cobrar un cargo por cancelación), envía una propuesta que solicite información de la tarjeta sin depósito.
Nota: Una tarjeta guardada solo puede usarse para el pedido en el que se guardó originalmente. No puede reutilizarse para los pedidos futuros o separados de catering de un cliente. Las tarjetas guardadas solo se pueden cobrar desde Catering y eventos en Toast Web, no desde el POS.
Para el recorrido completo, consulta Cobrar a clientes usando una tarjeta guardada.
Cuando se paga el depósito, el estado de la factura cambia a PAGADO y el pago aparece en la sección Planificación de pagos de la factura.
Nota: Si no necesitas enviar una factura, pero quieres que el pedido aparezca en el POS, selecciona Abrir pedido en lugar de enviar una factura.
Cuándo es el momento de enviar la factura final, después de cobrar un depósito o justo después de que un cliente confirma el presupuesto:
Resultado previsto: Una vez que se paga el monto final, el pedido muestra el estado verde PAGADO en la página Facturas. Las facturas que no se pagan a tiempo muestran el estado rojo VENCIDO. Para una factura vencida, selecciónala y elige Enviar recordatorio en la esquina superior derecha.
Catering y eventos de Toast incluye herramientas de preparación: PDF y CSV personalizados que puedes Imprimir o descargar para la cocina, los empacadores, los repartidores y el personal de atención al público. Las herramientas de preparación disponibles incluyen listas de preparación, facturas, BEO, hojas de cocina, resúmenes de retiro, resúmenes de Envío, hojas de paquete, resúmenes de pedidos, exportaciones CSV y etiquetas.
Para ver la lista completa de herramientas de preparación, los filtros disponibles para cada una e instrucciones de descarga paso a paso, consulta Acceso y descarga de herramientas de preparación para pedidos de catering y eventos.
Ruta rápida: en Toast Web, ve a Catering y eventos > Herramientas de preparación. Selecciona una herramienta de preparación existente o Crear herramienta para crear la tuya.
Nota: De manera predeterminada, las descripciones de los artículos, los términos del contrato y los totales de gratificaciones no aparecen en un BEO descargado. Cada uno está controlado por una configuración separada. Para incluir las descripciones de los artículos en el BEO, ve a Catering y eventos > Configuración > Pedidos y facturas, y activa “Incluir descripción del artículo”. Si falta un campo que debería aparecer en tu BEO, consulta Obtener ayuda con Catering y eventos de Toast para solucionar problemas.
Puedes confirmar que tu sitio de catering y los formularios de clientes potenciales estén activos sin salir de Toast Web. Estos son dos indicadores separados:
Una vez que tu primer evento está en el calendario, estos artículos cubren las siguientes preguntas más comunes:
CONDICIONES DE USO: Tu uso de esta función (y de todos los Servicios de Toast) está sujeto al Acuerdo de Comerciante de Toast. Los términos escritos con mayúscula inicial utilizados, pero no definidos en este documento, tendrán el significado establecido en el Acuerdo de Comerciante. La información que envíes mediante esta función, incluidos, entre otros, los términos de cualquier contrato que presentes, se tratará como Datos del Comerciante.
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