Primeros pasos con Catering y eventos de Toast

• Descripción general de Catering y eventos de Toast
• Importar una lista de clientes
• Gestión de clientes potenciales
• Crear un tipo de pedido (BEO)
  
  • Agregar artículos de producción a un tipo de pedido (BEO)
• Crear un pedido de catering
• Enviar un presupuesto
  • Confirmar un presupuesto
• Gestionar facturas
  • Recibir un depósito
  • Enviar una factura final
• Personalizar y descargar herramientas de preparación
• Informes de Catering y eventos de Toast
• Recursos adicionales
   

Descripción general de Catering y Eventos de Toast

Impulsa tu negocio de catering y eventos: desde la planificación hasta la ejecución, puedes gestionar cada etapa del pedido con mayor eficiencia y mantener a tus clientes satisfechos al eliminar fricciones en la organización de eventos. Con Catering y eventos de Toast, tienes acceso a lo siguiente:

• Pedidos de eventos de banquete: Crea pedidos de eventos de banquete que se adapten a cualquier ocasión.
• Hojas de cocina: Si la cocina solo necesita acceder a cierta información del pedidos de eventos de banquete, puedes personalizar estas hojas desde tus herramientas de preparación.
• Cotizaciones: Crea presupuestos para que tus clientes los aprueben y confirmen.
• Vista de calendario: Lleva el control de los próximos eventos y su estado en un calendario compartido.
• Sincronizar con Google: Permite que Toast agregue eventos a tu calendario.
• Integración de Menú: Integrado con los menús de Toast, artículos abiertos y descuentos.

Con Catering y eventos de Toast Pro, obtienes acceso a todo lo mencionado anteriormente, además de las siguientes funciones:

• EventView: Comparte todos los detalles del pedido del evento, los presupuestos y los pagos con tus clientes a través de una página unificada y personalizada con tu marca. Los clientes pueden acceder en cualquier momento para revisar su evento después de recibir el presupuesto o la factura.
• Discusiones: Comunícate directamente con tus contactos de Catering y eventos de Toast desde Toast Web.
• Tareas-: Crea y asigna tareas y recordatorios a los empleados con fechas de vencimiento para permitir una comunicación interna fluida sobre los eventos de tus clientes.
• Automatizaciones: Agrega automatizaciones para que las tareas se creen de forma automática cuando se creen tus eventos o sufran modificaciones.
• Áreas de Eventos: Crea y asigna áreas de eventos a tus eventos para prevenir de forma automática que se haya reservas dobles. Para más información, consulta Catering y eventos de Toast: áreas de eventos.

Requisitos: Antes de configurar tus ajustes de Catering y eventos de Toast, asegúrate de haber creado lo siguiente:

• Cargos de servicio relevantes para el catering, como "cargos de envío" o "cargos de mano de obra" (más información en Personalizar cargos de servicio y gratificación obligatoria).
• Un centro de ingresos específico para catering o pedidos digitales de catering (más información en Crear y asignar centros de ingresos).
• Máximo de días: Puedes establecer la cantidad máxima de días con la que se puede realizar un pedido a futuro en la página de opciones de la IU (Más información en Programar pedidos futuros).
   

Al seleccionar Catering y eventos en el menú de navegación de la izquierda en Toast Web, accederás a la página de inicio de Catering y eventos de Toast. Allí verás una lista de los pedidos de hoy, pedidos de mañana, nuevos contactos, facturas vencidas y datos de ventas de los últimos 30 días. También puedes personalizar la vista de la página de inicio según tus preferencias seleccionando el ícono Editar y reordenando o eliminando cualquiera de las opciones disponibles.

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Importar una lista de clientes a Catering y eventos de Toast

Si estás migrando desde otra solución de catering o eventos, puedes transferir los datos de clientes de tu sistema anterior a Toast. Sigue los pasos que se indican a continuación para importar tus clientes. Si no necesitas importar una lista de clientes, dirígete a la sección Crear un tipo de pedido: Pedido de eventos de banquete (BEO) de este artículo.

1. En Toast Web, ve a Catering y eventos > Clientes. 
2. En la esquina superior derecha, selecciona Importar clientes.
3. A continuación, selecciona Descargar plantilla para usar la plantilla obligatoria para cargar tu lista de clientes.
4. Formatea la información de tus clientes en la hoja de cálculo y expórtala como archivo CSV.
5. En Toast Web, selecciona el botón + Cargar archivo o arrastra y suelta el archivo.
6. Confirma que subiste el archivo correcto y marca Sí, acepto subir este archivo.
7. Selecciona Enviar para completar.

Ahora verás tus datos importados en la página Clientes en el módulo Catering y eventos de Toast Web.

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Gestión de clientes potenciales con Catering y eventos de Toast

La función Clientes potenciales te permite recopilar información de clientes potenciales para pedidos de catering y eventos. Estos formularios de clientes potenciales se pueden convertir fácilmente en pedidos de catering dentro de Toast Web. Para obtener más información, consulta Crear y gestionar clientes potenciales con Catering y eventos de Toast.

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Crear un tipo de pedido (BEO) para Catering y eventos de Toast

Antes de crear tu primer pedido en Toast, necesitarás configurar los tipos de pedido o pedidos de eventos de banquete (BEO). que te permiten personalizar la información que deseas almacenar para determinados tipos de eventos o pedidos específicos. De esta manera, podrás recopilar la información que necesitas de tus clientes respecto de un evento particular.


 

En el futuro, si ya no necesitas usar alguno de los tipos de pedido que creaste, puedes seleccionar el botón Archivar de la lista de configuraciones para eliminarlo de tu lista de tipos de pedido.



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Agregar artículos de producción a un tipo de pedido (BEO)

Los artículos de producción se completarán automáticamente en tu BEO y en las hojas de preparación si están correctamente vinculados a tus artículos del menú. Para conocer más sobre cómo crear artículos de producción y vincularlos a tus artículos del menú, consulta Artículos de producción para Catering y eventos de Toast.

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Crear un pedido de catering en Catering y eventos de Toast

Ahora que creaste tu formulario de pedido de evento, puedes comenzar a crear tu pedido de catering.


 

Nota: Puedes editar la fecha comprometida, el tiempo de preparación y la información de envío para cualquier pedido abierto o pagado. Estas actualizaciones se reflejarán en el POS (punto de venta) y en la factura (si hay alguna). Selecciona el pedido deseado de la lista de pedidos de catering y realiza los cambios necesarios. Puedes ver la confirmación de los cambios guardados en la parte superior de la página. 
 

 

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Gestionar facturas con Catering y eventos de Toast

Cuando estés listo para enviar una factura a tu cliente, puedes optar por enviar una factura solo por el depósito del pedido y cobrar el resto del pago más adelante durante el proceso, o bien enviar la factura completa desde el inicio. Actualmente, las facturas deben enviarse de forma manual y no pueden programarse; sin embargo, puedes configurar mensajes de seguimiento automáticos para tu cliente si la fecha de vencimiento del depósito ya pasó. Para más información, revisa cómo ajustar la configuración de tu factura.

Si vas a recibir pagos mediante factura, te recomendamos usar la captura automática nocturna predeterminada, que se ejecuta a las 4:00 a. m. (ET), para asegurarte de capturar esos pagos de las facturas de los pedidos futuros. Si necesitas volver a habilitar la captura automática nocturna, comunícate con atención al cliente. 
 

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Recibir un depósito en Catering y eventos de Toast

Sigue estos pasos para solicitar y cobrar un depósito para un pedido de catering o eventos:

1. En Toast Web, ve a Catering y eventos > Pedidos y selecciona un pedido azul con la leyenda CONFIRMADO. 
2. Selecciona el menú desplegable Acciones ubicado en la parte superior de la página, y, luego, toca Crear factura.  Crear factura se encuentra en la parte superior de la página. Tu pedido se convertirá en una factura con su número de factura único. Estas facturas ahora estarán en la pestaña Facturas en tu menú de navegación a la izquierda. Para continuar con la creación del depósito requerido, ve a la página Facturas y selecciona la factura específica que deseas editar.
3. En la sección Planificación de pagos de la factura, selecciona + Agregar solicitud de depósito.
4. Ingresa el monto debido (monto en dólares o porcentaje) como parte del depósito. Agrega la fecha de vencimiento.
5. Selecciona Revisar depósito en la esquina superior derecha para revisar el correo electrónico que recibirá tu cliente. 
6. Después de haber confirmado que toda la información del depósito es correcta, selecciona Enviar depósito. 

Nota: Hasta que el depósito se pague, podrás volver a la sección de detalles de pago de la factura y editar el monto del depósito (por ejemplo, para contemplar el cambio en la cantidad de comensales). Puedes enviar a tu cliente un correo electrónico actualizado con la factura si se realiza un cambio en el depósito. 

¡Tu cliente puede pagar este depósito usando una tarjeta de crédito directamente desde el correo electrónico que recibe! Para ver la página tus clientes ven para el pago, una vez que hayas enviado el depósito, puedes abrir la factura y seleccionar Ver página de pago en la sección Planificación de pagos. Si tu cliente te da un cheque u otro tipo de medio de pago, puedes agregar manualmente este pago seleccionando Ingresar un pago.
 

Una vez que se haya pagado el depósito, verás que el estado de la factura cambia a PAGADO y visualizarás la información de pago incluida en la sección Planificación de pagos de la factura. 

Nota: Si no necesitas enviar una factura, pero aún así te gustaría que el pedido aparezca en la pantalla de tu POS, puedes seleccionar Abrir pedido en lugar de enviar la factura como se ve en la imagen a continuación.

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Enviar una factura final con Catering y eventos de Toast

¡Es hora de enviar tu factura final! Esta acción podría darse después de que hayas recibir un depósito o justo después de confirmar la cotización del pedido de catering.
 

1. Selecciona un pedid CONFIRMADO de tu lista de Pedidos en Toast Web (Catering y eventos > Pedidos). 
2. Selecciona Ver factura en la esquina superior derecha.
3. Confirma los detalles de la factura y, luego, selecciona Enviar factura en la esquina superior derecha. También puedes enviar la factura por SMS desde la selección desplegable.

Una vez que se haya pagado el monto final del pedido, el pedido mostrará el estado verde PAGADO en tu página de facturas.

Cualquier factura que no se haya pagado a tiempo tendrá el estado rojo VENCIDO, que se puede rastrear en tu página de Facturas en Toast Web. En relación con estas facturas vencidas, puedes recordarle al cliente que aún no envió el pago si seleccionas la factura vencida y, luego, tocas Enviar recordatorio en la esquina superior derecha.

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Personalizar y descargar herramientas de preparación para pedidos de catering

Crea herramientas de preparación personalizadas para que tu equipo esté al de los pedidos y eventos de catering.

1. En Toast Web, ve a Catering y eventos > Herramientas de preparación.
2. Puedes seleccionar entre las herramientas de preparación estándar en la parte inferior de la página, o bien tocar la función Crear herramienta de preparación para crear tu documento personalizado.
3. Para crear tu propia herramienta de preparación, deberás seleccionar una opción para la descarga: lista de preparación, factura, pedido de eventos de banquete (BEO), hoja de cocina, resumen de retiro, resumen de entrega, hoja de paquete, resumen del pedido, exportación CSV y etiquetas.
4. Si lo deseas, agrega filtros a tu herramienta de preparación. Los filtros disponibles dependerán de la opción que hayas seleccionado en el paso 3 (por ejemplo, estaciones de preparación, opciones de almuerzo/cena, estado de la factura, estado del pedido de catering, artículos del menú). 
5. Con ciertas herramientas de preparación, podrás elegir tus opciones de visualización deseadas (como campos predeterminados y campos de formulario). 
6. Selecciona Descargar PDF y elige el período de tiempo para la descarga. También puedes Guardar esta herramienta de preparación para usarla nuevamente en el futuro.
    

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Informes de Catering y eventos de Toast

Los pedidos creados mediante Facturación de Toast aparecen en los informes de Toast de manera diferente según la fecha de compleción y cuándo se pagó la factura. Consulta el artículo Informes para la Facturación de Toast para obtener información detallada sobre cómo aparecen los datos de la factura en los informes, específicamente en el Informe del resumen de ventas.

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Recursos adicionales de Catering y eventos de Toast

• Crear y gestionar clientes potenciales con Catering y eventos de Toast
• Optimizar Catering y eventos de Toast
• Obtener ayuda con Catering y eventos de Toast
• Ajustar la configuración de tu factura

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