Última actualización: 22 oct 2026, 3:47 p.m.
Con Catering y eventos de Toast, usted gestiona cada paso de un pedido de catering o eventos en un solo lugar: desde el primer formulario de cliente potencial hasta la factura final pagada. Usted puede:
Catering y eventos de Toast Pro añade EventView (una página de invitado unificada y con marca), discusiones, tareas, automatizaciones y áreas de eventos para evitar reservas dobles.
Configure más rápido con Toast IQ: En la página de configuración de Catering y eventos de Toast, Toast IQ puede guiarlo a través de la configuración en una sola sesión usando un panel de acompañamiento. En lugar de preguntar sobre configuraciones individuales, Toast IQ pregunta sobre su negocio (cómo toma pedidos de catering, si organiza eventos y cómo maneja los pagos) y luego crea sus tipos de pedido, tiempo de preparación, horarios, método de cumplimiento y destinatarios de notificaciones para usted, además de un enlace de formulario de cliente potencial que puede compartir con los invitados. Revisará y confirmará los cambios antes de que se guarden, y podrá editar cualquier configuración más adelante usando los pasos a continuación. Intente preguntar: "Ayúdame a configurar Catering y eventos de Toast", "Hacemos catering con entrega y eventos privados en nuestra sala trasera." ¿Qué debo configurar?" o "¿Dónde está mi enlace para que los invitados envíen consultas de catering?
Nota: Esto está disponible actualmente para los nuevos clientes de Catering y eventos de Toast. Aún no está disponible para cuentas de Gestión de múltiples ubicaciones (MLM), y la disponibilidad para los clientes existentes de C&E que actualizan su configuración aún se está implementando.
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Se aplica a: Toast Web, Catering y eventos de Toast, Catering y eventos de Toast Pro
Permisos necesarios:
Lo que logrará: Configure su primer tipo de pedido (BEO), importe su lista de clientes, cree un pedido de catering, asigne el espacio para eventos con un plano de planta, envíe un presupuesto y una factura, cobre un depósito e Imprimir herramientas de preparación para su cocina y personal.
Antes de configurar sus ajustes de Catering y eventos de Toast, configure lo siguiente en Toast Web:
Para abrir Catering y eventos de Toast, inicie sesión en Toast Web y seleccione Catering y eventos de Toast en el menú de navegación de la izquierda. Si no ve Catering y eventos de Toast en su navegación de la izquierda, es posible que Catering y eventos de Toast aún no esté en su cuenta; consulte Obtener ayuda con Catering y eventos de Toast o comuníquese con Atención al cliente para confirmar.
Antes de crear su primer pedido de catering en Toast, configure al menos un tipo de pedido, también llamado plantilla de Banquet Event Order (BEO). Un tipo de pedido define la información que recopila de los invitados para un tipo de evento en particular. Puede crear varios tipos de pedido (por ejemplo, "Catering para llevar", "Evento en el lugar" o "Buffet festivo") y editar cada uno en cualquier momento.
Nota: La opción de comedor predeterminada que seleccione aquí puede afectar la redacción en sus BEO. Para mostrar un campo de dirección de Envío, por ejemplo, elija una opción de comedor con el comportamiento de Envío aplicado. Para obtener más información, consulte Configurar opciones de comedor personalizadas.
Nota: Marque un campo como Uso interno cuando desee detalles que solo su equipo vea; por ejemplo, notas de preparación solo para la cocina o un contacto de Envío. Los campos de uso interno no aparecen en los correos electrónicos dirigidos a los invitados ni en la página EventView.
Nota: Cuando un invitado envía un formulario de cliente potencial y usted convierte ese cliente potencial en un pedido, las respuestas del formulario de cliente potencial no se copian automáticamente en los campos de Detalles del pedido; deberá volver a ingresar los detalles del evento en el pedido. Este es el comportamiento actual del producto, no un error.
Nota: Los términos de contrato predeterminados se pueden sobrescribir en un pedido de catering individual si necesita realizar cambios para un evento.
Resultado esperado: Su nuevo tipo de pedido aparece en Catering y Eventos > Configuración. Puede seleccionarlo la próxima vez que cree un pedido de catering.
Si ya no necesita un tipo de pedido, seleccione el botón de archivar en la lista de configuración para eliminarlo de su lista de tipos de pedido.
Los artículos de producción se completan automáticamente en su BEO y hojas de preparación si están conectados a sus artículos del menú. Para obtener información sobre cómo crear artículos de producción y adjuntarlos a los artículos del menú, consulte Artículos de producción para Catering y Eventos.
Si está realizando la transición desde otra solución de catering o eventos, puede mover sus datos de clientes existentes a Toast. Omita este paso si no necesita importar clientes.
Resultado esperado: Sus clientes importados aparecen en la página Clientes en el módulo de Catering y eventos en Toast Web.
Los leads de Catering y eventos de Toast le permiten recopilar información de posibles invitados desde un formulario web y, luego, convertir esos leads en pedidos de catering dentro de Toast Web.
También puede bloquear fechas u horas específicas de sus formularios de lead usando una Nota de calendario; es útil para días festivos, cierres o fechas con cupo completo. Consulte Vista de calendario en Optimizar Catering y eventos de Toast para obtener más detalles.
Para la configuración completa (incluyendo cómo compartir la URL de su formulario de lead, insertar el formulario en su sitio web y convertir un lead en un pedido), consulte Crear y gestionar leads con Catering y eventos de Toast.
Nota: Cuando convierte un lead en un pedido, la información del formulario de lead no se transfiere a los campos de Detalles del pedido. Deberá volver a ingresar los detalles del evento en el pedido.
Una vez que tenga al menos un tipo de pedido configurado, puede crear su primer pedido de catering.
Importante:Hora de preparación en un BEO es la hora en que el pedido se envía a la cocina — también llamada hora de cocinar — no la hora en que la comida estará lista para el cliente. Para cambiar cuándo se cocina el pedido, edite el Tiempo de preparación.
Resultado esperado: El pedido de catering aparece en su lista de Catering y eventos de Toast > Pedidos en estado de borrador, listo para que envíe un presupuesto o una factura.
Nota: Puede editar la fecha prometida, el tiempo de preparación y la información de Envío en cualquier pedido abierto o pagado. Seleccione el pedido de la lista de Pedidos de catering y realice sus cambios. Aparece un mensaje de confirmación en la parte superior de la página cuando se guardan los cambios. Las actualizaciones también se reflejan en el POS y en la factura.
Importante: Toast puede enviar a cocinar los pedidos de catering programados a la cocina en el momento de la creación del pedido si la opción Enviar pedidos programados a la cocina al crearlos está habilitada en Takeout & Delivery > Disponibilidad > Pedidos programados. Esta configuración se aplica a todos los pedidos programados, no solo al catering. Una vez que se ha enviado a cocinar un pedido, la fecha queda bloqueada y no se puede cambiar, ni en el POS, ni en Catering y eventos de Toast, ni a través de Pedidos pendientes. Intentar cambiarla devuelve un error como \"Este pedido está programado para [fecha/hora]. La fecha y la hora no se pueden cambiar porque los artículos del pedido ya se han enviado a cocinar.\""},translation_13: Si un pedido enviado a cocinar necesita una nueva fecha, vuelva a crear el pedido y transfiera el pago existente a este; consulte Transferencia de artículos, cuentas y pagos.
Un plano de planta es un mapa visual de cómo se organiza un espacio para un evento: dónde van las mesas, dónde se ubica la barra, cuánto espacio queda para una pista de baile. Agregar un plano de planta a un pedido de catering mantiene el diseño en el mismo lugar que el menú, el contrato y la factura, para que su equipo y su invitado trabajen a partir de la misma imagen.
Cada pedido de catering tiene su propia pestaña de Planos de planta, y puede agregar un plano de planta a un pedido nuevo o a uno que haya creado anteriormente. Cree el plano de planta antes de enviar un presupuesto para que el invitado vea el diseño junto con todo lo demás que está aprobando.
Nota: La creación de un diseño en Toast con el Generador de planos de planta está disponible con Toast Catering & Events Pro. La carga de un archivo de plano de planta creado en otro lugar está disponible para todos los clientes de Catering y eventos de Toast.
Nota: Los cambios que realice en un área de servicio dentro de un plano de planta permanecen en ese plano de planta. No cambian la distribución de mesas que ve su personal en el POS.
Resultado esperado: El plano de planta aparece en la pestaña Planos de planta del pedido. También se incluye en la Orden de evento de banquete (BEO) que descarga del pedido y, para los restaurantes que usan Catering y eventos de Toast Pro, en la página EventView del invitado.
Nota: Para agregar un plano de planta a un pedido que ya creó, navegue a Catering y eventos de Toast > Pedidos, seleccione el pedido y seleccione su pestaña Planos de planta.
Si ya dibuja sus diseños en otra herramienta, puede adjuntar el archivo terminado al pedido en lugar de volver a crearlo en Toast.
Resultado esperado: El plano de planta cargado aparece en la pestaña Planos de planta del pedido y en el BEO que descarga del pedido, igual que un plano de planta creado en Toast.
Los planos de planta se guardan en el pedido en el que se crearon, por lo que un plano que crea para un evento no se transfiere al siguiente por sí solo.
Si configura la misma sala de la misma manera regularmente, cree esa disposición una vez como área de servicio de POS y luego comience desde ella cada vez que cree un plano de planta. Consulte Crear áreas de servicio y configuración de mesas.
Utilice el módulo de Catering y eventos de Toast para enviar a los clientes un presupuesto para su evento.
Resultado esperado: El pedido se mueve a su página de Pedidos de catering con un estado morado de TENTATIVO. Si requiere una firma, se le pide al cliente que firme (escriba) su nombre en la parte inferior del presupuesto.
Una vez enviado el presupuesto, el cliente recibe el correo electrónico en aproximadamente un minuto. Si un cliente le dice que está listo para aprobar el presupuesto, puede cambiar manualmente el estado del pedido:
Nota: Establecer manualmente un presupuesto como Confirmed significa que el cliente ya no necesita firmar o confirmar el presupuesto por sí mismo.
Después de confirmar un presupuesto, envíe una factura para cobrar el pago. Puede enviar una factura por un depósito primero y capturar el resto del pago más tarde, o puede enviar la factura completa por adelantado.
Nota: Las facturas en Catering y eventos de Toast se envían manualmente. No se pueden programar. Puede configurar mensajes de seguimiento automatizados si la fecha de vencimiento de un depósito ha pasado; consulte Ajustar la configuración de sus facturas.
Importante: Las facturas de Catering y eventos de Toast son diferentes de las facturas creadas con Toast Invoicing, que es un producto independiente de Toast al que se accede desde Finanzas > Pagos > Facturas de clientes. Si está enviando una factura para un pedido de catering o eventos, permanezca en Catering y eventos > Pedidos. Si está enviando una factura que no es de catering (por ejemplo, cobrar a un cliente por bienes o servicios fuera de un evento), utilice Toast Invoicing; consulte Enviar una factura a sus clientes.
Si va a aceptar pagos mediante factura, Toast recomienda utilizar la captura automática nocturna predeterminada (4 a. m. ET) para asegurarse de que los pagos de las facturas se capturen para pedidos futuros. Si necesita volver a habilitar la captura automática nocturna, comuníquese con Atención al cliente.
Para ver el tutorial completo sobre depósitos (incluido cómo establecer el monto del depósito, enviar recordatorios, crear una partida abierta para depósitos e informar sobre los depósitos), consulte Administrar depósitos con Catering y eventos de Toast.
Ruta rápida:
Nota: Puede editar el monto del depósito hasta que este se pague (por ejemplo, si cambia el número de invitados). Después de editarlo, puede enviar al cliente un correo electrónico con la factura actualizada.
El cliente puede pagar el depósito con una tarjeta de crédito directamente desde el correo electrónico. Para ver lo que ve el cliente, abra la factura y seleccione Ver página de pago en la sección Programa de pagos. Si el cliente paga con cheque u otro método, seleccione Ingresar un pago para registrarlo manualmente.
Cuando un cliente paga un depósito en línea, acepta que se guarde su tarjeta para pagar el saldo restante más adelante. Puede realizar el cargo del saldo a la tarjeta guardada desde Catering y eventos de Toast en Toast Web una vez que el evento esté listo para finalizarse.
Si no desea cobrar un depósito pero aun así quiere tener una tarjeta registrada (por ejemplo, para garantizar el pago en caso de que no se presenten o para cobrar una tarifa de cancelación), envíe una propuesta que solicite la información de la tarjeta sin un depósito.
Nota: Una tarjeta guardada solo se puede usar para el pedido en el que se guardó originalmente; no se puede volver a usar para pedidos futuros o separados de catering de un cliente. Las tarjetas guardadas solo se pueden cobrar desde Catering y eventos de Toast en Toast Web, no desde el POS.
Para ver el recorrido completo, consulte Cobrar a los clientes usando una tarjeta guardada.
Cuando se paga el depósito, el estado de la factura cambia a PAGADO y el pago aparece en la sección Cronograma de pagos de la factura.
Nota: Si no necesita enviar una factura pero aún desea que el pedido aparezca en el POS, seleccione Abrir pedido en lugar de enviar una factura.
Cuando llegue el momento de enviar la factura final, después de cobrar un depósito o justo después de que un cliente confirme el presupuesto:
Resultado esperado: Una vez que se paga el monto final, el pedido muestra un estado PAGADO en verde en su página de Facturas. Las facturas que no se pagan a tiempo muestran un estado VENCIDO en rojo. Para una factura vencida, selecciónela y elija Enviar recordatorio en la esquina superior derecha.
Catering y eventos de Toast incluye herramientas de preparación: archivos PDF y CSV personalizados que puede Imprimir o descargar para su cocina, empacadores, conductores y personal de atención al cliente. Las herramientas de preparación disponibles incluyen listas de preparación, facturas, BEO, hojas de cocina, resúmenes de recolección, resúmenes de Envío, hojas de empaque, resúmenes de pedidos, exportaciones CSV y etiquetas.
Para obtener la lista completa de herramientas de preparación, los filtros disponibles para cada una e instrucciones paso a paso para la descarga, consulte Acceder y descargar herramientas de preparación para pedidos de Catering y eventos.
Ruta rápida: en Toast Web, navegue a Catering y eventos de Toast > Herramientas de preparación. Seleccione una herramienta de preparación estándar existente o seleccione Crear herramienta de preparación para crear la suya propia.
Nota: Las descripciones de los artículos, los términos del contrato y los totales de propinas no aparecen en un BEO descargado de forma predeterminada. Cada uno se controla mediante una configuración independiente. Para incluir descripciones de artículos en el BEO, navegue a Catering y eventos de Toast > Configuración > Configuración de pedidos y facturas y active \"Incluir descripción del artículo\". Si falta un campo que debería aparecer en su BEO, consulte Obtener ayuda con Catering y eventos de Toast para solucionar problemas.
Puede confirmar que su sitio de catering y sus formularios de clientes potenciales están activos sin salir de Toast Web; estos son dos indicadores separados:
Una vez que su primer evento esté en el calendario, estos artículos cubren las preguntas más comunes:
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