Primeros pasos con Catering y eventos de Toast

Última actualización: 15 may 2026, 7:00 a.m.

En este artículo, obtendrás información sobre cómo configurar y dar tus primeros pasos con el módulo Catering y eventos de Toast.
 

En este artículo:

 

Descripción general de Catering y eventos de Toast

 

 

Con Catering y eventos de Toast, gestionas cada paso de un pedido de catering o eventos en un solo lugar: desde el primer formulario de clientes potenciales hasta la factura final pagada. Puedes:

  • Crea pedidos de eventos de banquete (BEO) para cada ocasión
  • Personaliza las hojas de cocina para que la cocina solo vea lo que necesita
  • Crear presupuestos que tus clientes puedan aprobar en línea
  • Haz un seguimiento de los próximos eventos en tu vista de calendario y sincroniza con Google Calendar
  • Usar la integración de menús con tus menús de Toast existentes, artículos abiertos y descuentos

 

Catering y eventos de Toast Pro agrega EventView (una página de clientes unificada y de marca), discusiones, tareas, automatizaciones y áreas de eventos para evitar reservas dobles.

 

Nota: Catering y eventos de Toast no está disponible actualmente en Australia. Vuelve pronto para conocer las actualizaciones.

 

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Antes de comenzar

Se aplica a: Catering y eventos de Toast Web, Catering y eventos de Toast, Catering y eventos de Toast Pro

 

Permisos necesarios:

  • Acceso a Toast Web con permisos de administrador de restaurante y configuración web, junto con lo siguiente:
    • 4.5 Editar todo el menú
    • 4.16 Ver facturación, catering y eventos
    • 4.17 Editar facturación, catering y eventos
    • 4.18 Configurar facturación, catering y eventos

 

Lo que lograrás: Configura tu primer tipo de pedido (BEO), importa tu lista de clientes, crea un pedido de catering, envía un presupuesto y una factura, cobra un depósito e Imprime herramientas de preparación para tu cocina y tu personal.

 

Antes de configurar tus ajustes de Catering y eventos de Toast, configura lo siguiente en Toast Web:

 

Para abrir Catering y eventos de Toast, inicia sesión en Toast Web y selecciona Catering y eventos en el menú de navegación de la izquierda. Si no ves Catering y eventos en tu navegación a la izquierda, es posible que Catering y eventos de Toast aún no esté en tu cuenta. Consulta Obtener ayuda con Catering y eventos de Toast o ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para confirmar.

 

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Paso 1: Crear un tipo de pedido (BEO)

Antes de crear tu primer pedido de catering en Toast, configura al menos un tipo de pedido, también llamado plantilla de pedido de eventos de banquete (BEO). Un tipo de pedido define la información que recolectas de los clientes para un tipo particular de evento. Puedes crear varios tipos de pedidos (por ejemplo, “entrega de catering”, “evento presencial” o “bufé de vacaciones”) y editar cada uno en cualquier momento.

 

 

 

  1. En Toast Web, ve a Catering y eventos > Configuración. Todos los tipos de pedido creados anteriormente (formularios BEO) se guardan aquí.
  2. Selecciona Agregar tipo de pedido.
  3. Elige el tipo de pedido para agregar: Catering (número de clientes, utensilios, notas), Evento (espacio del evento, número de clientes, ocasión, notas) o Personalizado. Puedes volver y editar configuraciones individuales en cada tipo de pedido más adelante.
  4. Asigna un nombre al tipo de pedido y selecciona tuConfiguración general. En relación con los restaurantes que utilizan Gestión de ubicaciones múltiples con Toast (MLM), puedes seleccionar ubicaciones específicas para este tipo de pedido.

     

    Nota: La opción de almuerzo/cena predeterminada que selecciones aquí puede afectar la redacción de tus BEO. Para mostrar un campo de Dirección de Envío, por ejemplo, elige una opción de almuerzo/cena con el comportamiento de Envío aplicado. Para obtener más información, consulta Configurar opciones gastronómicas personalizadas.

  5. En la sección Campos del formulario, agrega los campos que quieras recopilar sobre este tipo de pedido. Puedes agregar un campo existente de otro tipo de pedido o crear uno nuevo. Cada campo tiene estas opciones:
    • Nombre del campo: lo que aparece en el BEO
    • Tipo: entrada de texto, sí o no, entrada de texto de varias líneas, empleado, tiempo o seleccionar (seleccionar requiere que agregues opciones)
    • Obligatorio: si este campo debe completarse
    • Prioridad: aparece en la parte superior del formulario de BEO en texto más grande
    • Uso interno: no aparece en los correos electrónicos enviados a los clientes

     

    Nota: Marca un campo como de uso interno cuando desees detalles que solo tu equipo pueda ver (por ejemplo, notas de preparación solo para la cocina o un contacto de Envío). Los campos de uso interno se mantienen alejados de los correos electrónicos dirigidos al cliente y de la página EventView.

  6. (Solo formularios de clientes potenciales) Selecciona la pestaña Formulario de clientes potenciales dentro de los campos delformulariopara controles adicionales. Aquí puedes hacer los siguiente:
    • Mostrar todos los campos de BEO no internos en tu formulario de clientes potenciales.
    • Solicitar que el cliente seleccione una hora
    • Permitir que los clientes carguen una imagen

     

    Nota: Cuando un cliente envía un formulario de clientes potenciales y lo conviertes en un pedido, las respuestas del formulario de clientes potenciales no se copian automáticamente en los campos Detalles del pedido. Volverás a ingresar los detalles del evento en el pedido. Este es el comportamiento actual del producto, no un error.

  7. En la sección Contrato, agrega Términos del contrato predeterminadosque se aplican a cada pedido que utiliza este tipo de pedido. También puedes agregar archivos adjuntos, por ejemplo, tu política de cancelaciones, que se incluyen en el correo electrónico del pedido.

     

    Nota: Los términos del contrato predeterminados se pueden sobrescribir en un pedido individual de catering si necesitas hacer cambios en un evento.

  8. Configura las notificaciones. De esta manera, se envían correos electrónicos a determinados empleados en diferentes etapas del proceso.
  9. Selecciona Guardar en la esquina superior derecha.

 

Resultado previsto: Tu nuevo tipo de pedido aparece en Catering y eventos > Configuración. Puedes seleccionarlo la próxima vez que crees un pedido de catering.

 

Si ya no necesitas un tipo de pedido, selecciona el botón Archivar de la lista de configuración para eliminarlo de tu lista de tipos de pedido.

 

Botón Archivar tipo de pedido en Configuración de catering y eventos.

 

Agregar artículos de producción a un tipo de pedido (BEO)

Los artículos de producción se completan automáticamente en tu BEO y en las hojas de preparación si están correctamente vinculados a tus artículos del menú. Para aprender a crear artículos de producción y adjuntarlos a los artículos del menú, consulta Artículos de producción para Catering y eventos.

 

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Paso 2: Importar una lista de clientes (opcional)

Si estás haciendo la transición desde otra solución de catering o eventos, puedes transferir tus datos de clientes existentes a Toast. Omite este paso si no necesitas importar clientes.

 

  1. En Toast Web, ve a Catering y eventos > Clientes.
  2. En la esquina superior derecha, selecciona Importar clientes.
  3. Selecciona la plantilla Descargar para obtener la plantilla obligatoria para tu lista de clientes.
  4. Formatea la información de tus clientes en la hoja de cálculo y expórtala como archivo CSV.
  5. En Toast Web, selecciona + Cargar archivo o arrastra y suelta el archivo.
  6. Confirma el archivo que subiste y marca Sí, acepto subir este archivo.
  7. Selecciona Enviar.

 

Resultado previsto: Tus clientes importados aparecen en la página Clientes en el módulo Catering y eventos de Toast Web.

 

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Paso 3: Capturar clientes potenciales y convertirlos en pedidos

Los clientes potenciales de Catering y eventos de Toast te permiten recopilar información de clientes potenciales desde un formulario web y, luego, convertirlos en pedidos de catering dentro de Toast Web.

 

Para la configuración completa, incluida la forma de compartir la URL de tu formulario de clientes potenciales, integrar el formulario en tu sitio web y convertir un cliente potencial en un pedido, consulta Crear y gestionar clientes potenciales con Catering y eventos de Toast.

 

Nota: Cuando conviertes un cliente potencial en un pedido, la información del formulario de clientes potenciales no se transfiere a los campos Detalles del pedido. Volverás a ingresar los detalles del evento en el pedido.

 

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Paso 4: Crear un pedido de catering

Una vez que hayas configurado al menos un tipo de pedido, puedes crear tu primer pedido de catering.

 

 

 

  1. En Toast Web, ve a Catering y eventos > Pedidos. Esta página lista todos los pedidos de catering creados anteriormente y su estado.
  2. Selecciona Crear pedido.
  3. Selecciona un tipo de pedido de catering. Las opciones disponibles provienen de los tipos de pedido que creaste en el Paso 1.
  4. Ingresa el nombre del cliente que realiza el pedido. Si ya creaste y guardaste el cliente en Toast Web, el nombre se completará automáticamente a medida que escribas. Para un cliente por primera vez, selecciona + Crear cliente, completa su información y selecciona Guardar.
  5. Edita los detalles del evento. Verás los campos que configuraste para este tipo de pedido en el paso 1.
  6. Finaliza los detalles del pedido. Puedes agregar:

     

    Importante: El tiempo de preparación en un pedido de comida de un restaurante es el tiempo en que el pedido se envía a la cocina (también llamado tiempo de Cocinar) y no el tiempo en que el cliente podrá preparar la comida. Para cambiar cuando el pedido se envíe a cocinar, edita el tiempo de preparación.

  7. Para pasar un pedido de borrador a confirmado, realiza una de las siguientes acciones:
    • Generar y enviar un presupuesto (véase el paso 5), o
    • Prepara y envía una factura (ver Paso 6).

 

Resultado previsto: El pedido de catering aparece en tu lista Catering y eventos > Pedidos en estado Borrador, listo para que envíes un presupuesto o factura.

 

Nota: Puedes editar la fecha comprometida, el tiempo de preparación y la información de Envío para cualquier pedido abierto o pagado. Selecciona el pedido de la lista de pedidos de catering y realiza los cambios. Aparece un mensaje de confirmación en la parte superior de la página cuando se guardan los cambios. Las actualizaciones también se reflejan en el POS y en la factura.

 

Catering y eventos de Toast captura de pantalla de la página de inicio que muestra los pedidos de hoy, pedidos de mañana, nuevos clientes potenciales, facturas vencidas y datos de ventas de 30 días.

 

Importante: Toast puede Cocinar pedidos programados en el momento de la creación del pedido si la opción Enviar pedidos programados a cocina está activada en Comida para llevar y Envío > Disponibilidad > Pedidos programados. Esta configuración se aplica a todos los pedidos programados, no solo al catering. Una vez que se envía un pedido a cocinar, la fecha queda bloqueada y no puedes moverla desde el BEO. Si necesitas reprogramar un pedido futuro que ya se haya enviado a cocinar, hazlo desde el POS en Modo > Pedidos pendientes > Cuentas futuras > Reprogramar.

 

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Paso 5: Enviar presupuesto

Puedes usar el módulo de Catering y eventos de Toast para enviar a tus clientes un presupuesto para su evento.

 

 

 

  1. Abre el pedido del cliente y revisa la sección Calculo y contrato.
  2. (Opcional) Selecciona Agregar términos contractuales, Solicitar firma o Agregar adjuntos. Al requerir una firma, se agrega una línea para que el cliente escriba su nombre para confirmar el cálculo.
  3. Selecciona el menú desplegable Acciones ubicado en la parte superior de la página del pedido y toca Crear presupuesto.
  4. (Opcional) Selecciona Revisar presupuesto en la parte superior del pedido para previsualizar el correo electrónico que recibirá el cliente. La vista previa incluye la marca de tu restaurante, los detalles del pedido y los artículos del menú en el pedido. Si tu restaurante utiliza Catering y eventos de Toast Pro, también accederás a la vista previa de EventView, desde donde puedes compartir todos los detalles del pedido del evento, los presupuestos y los pagos con tus clientes a través de una página unificada y personalizada con tu marca.
  5. Una vez que todo esté correcto, selecciona Enviar presupuesto.

 

Resultado previsto: El pedido pasa a la página de pedidos de catering con el estado PEDIDO TENTATIVO morado. Si requieres una firma, se le pide al cliente que firme (escriba) su nombre al final del cálculo.

 

Página de pedidos de catering que muestra un pedido con un ejemplo de estado de cotización (TENTATIVO).

 

Confirmar un presupuesto

Una vez enviado el presupuesto, el cliente recibe el correo electrónico en aproximadamente un minuto. Si un cliente te dice que está listo para aprobar el presupuesto, puedes cambiar manualmente el estado del pedido:

 

  1. Selecciona el estado TENTATIVO morado del pedido.
  2. En la siguiente página, selecciona el estado en la parte superior y cámbialo a Confirmado.

 

Nota: Configurar manualmente un presupuesto en Confirmado significa que el cliente ya no tiene que firmar ni confirmar el presupuesto.

 

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Paso 6: Enviar una factura y cobrar un depósito

Después de que se confirme un presupuesto, envía una factura para cobrar el pago. Puedes enviar una factura para un depósito primero y capturar el resto del pago más tarde, o puedes enviar la factura completa por adelantado.

 

Nota: Las facturas en Catering y eventos de Toast se envían manualmente. No se pueden programar. Puedes configurar mensajes de seguimiento automatizados si la fecha de vencimiento de un depósito ya pasó. Consulta Ajustar la configuración de facturas.

 

Importante: Las facturas de Catering y eventos de Toast son diferentes de las facturas creadas con Facturación Toast, que es un producto de Toast al que se accede por separado desde Pagos > Facturas del cliente. Si envías una factura de un pedido de catering o evento, permanece en Catering y eventos > Pedidos. Si vas a enviar una factura que no es de catering (por ejemplo, cobrarle a un cliente bienes o servicios fuera de un evento), usa Facturación Toast. Consulta Enviar factura a tus clientes.

 

Si aceptarás pagos mediante factura, Toast recomienda usar la captura automática nocturna predeterminada (4 a. m. ET) para asegurarte de que los pagos de las facturas se capturen para pedidos futuros. Si necesitas volver a habilitar la captura automática nocturna, comunícate con atención al cliente.

 

Cobrar un depósito

Para ver el recorrido completo de los depósitos, incluida la forma de configurar el monto del depósito, enviar recordatorios, crear un artículo abierto para depósitos e informar sobre depósitos, consulta Gestionar depósitos con Catering y eventos de Toast.

 

Ruta rápida:

  1. En Toast Web, ve a Catering y eventos > Pedidos y selecciona un pedido azul con la leyenda CONFIRMADO.
  2. Selecciona el menú desplegable Acciones ubicado en la parte superior de la página y, luego, toca Crear factura. El pedido se convierte en una factura con su propio número de factura único, accesible desde la pestaña Facturas.
  3. En la sección Planificación de pagos de la factura, selecciona + Agregar solicitud de depósito.
  4. Ingresa el Monto (monto o porcentaje en dólares) y una Fecha de vencimiento.
  5. Selecciona Revisar depósito en la esquina superior derecha para previsualizar el correo electrónico que recibirá el cliente.
  6. Selecciona Enviar depósito.

 

Nota: Puedes editar el monto del depósito hasta que se pague (por ejemplo, si cambia el recuento de comensales). Después de editar, puedes enviar al cliente un correo electrónico actualizado con la factura.

 

El cliente puede pagar el depósito con una tarjeta de crédito directamente desde el correo electrónico. Para ver lo que ve el cliente, abre la factura y selecciona Ver página de pagos en la sección Planificación de pagos. Si el cliente paga con cheque u otro método, selecciona Ingresar un pago para registrarlo manualmente.

 

Opción de estado de pago con "Ver página de pago" e "Ingresar un pago resaltados".

 

Cuando se paga el depósito, el estado de la factura cambia a PAGADO y el pago aparece en la sección Planificación de pagos de la factura.

 

Nota: Si no necesitas enviar una factura, pero quieres que el pedido aparezca en el POS, selecciona Abrir pedido en lugar de enviar una factura.

 

Opción de abrir pedido en el menú de acciones de factura.

 

Enviar una factura final

Cuándo es el momento de enviar la factura final, después de cobrar un depósito o justo después de que un cliente confirme el presupuesto:

 

  1. Selecciona un pedid CONFIRMADO de tu lista de Pedidos en Catering y eventos > Pedidos.
  2. Selecciona Ver factura en la esquina superior derecha.
  3. Confirma los detalles de la factura y, luego, selecciona Enviar factura en la esquina superior derecha. También puedes enviar la factura por SMS desde la selección desplegable.

 

Resultado previsto: Una vez que se pague el monto final, el pedido mostrará el estado verde PAGADO en la página de facturas. Las facturas que no se pagan a tiempo muestran el estado rojo VENCIDO. Para una factura vencida, selecciónala y elige Enviar recordatorio en la esquina superior derecha.

 

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Paso 7: Imprimir herramientas de preparación para la cocina y el personal

Catering y eventos de Toast incluye herramientas de preparación: PDF y CSV personalizados que puedes Imprimir o descargar para tu cocina, empacadores, repartidores y personal de atención al público. Las herramientas de preparación disponibles incluyen listas de preparación, facturas, BEO, hojas de cocina, resúmenes de retiro, resúmenes de Envío, hojas de paquete, resúmenes de pedidos, exportaciones CSV y etiquetas.

 

Para ver la lista completa de herramientas de preparación, los filtros disponibles para cada una e instrucciones de descarga paso a paso, consulta Acceder y descargar herramientas de preparación para pedidos de catering y eventos.

 

Ruta rápida: en Toast Web, ve a Catering y eventos > Herramientas de preparación. Selecciona una herramienta de preparación estándar existente o Crear herramienta para crear la tuya.

 

Nota: De manera predeterminada, las descripciones de los artículos, los términos del contrato y los totales de gratificaciones no aparecen en un BEO descargado. Cada uno está controlado por una configuración separada. Para incluir descripciones de artículos en el BEO, ve a Catering y eventos > Configuración > Pedidos y facturas, y activa la opción “Incluir descripción del artículo”. Si falta un campo que debería aparecer en tu BEO, consulta Obtener ayuda con Catering y eventos de Toast para solucionar problemas.

 

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Qué sigue

Una vez que tu primer evento está en el calendario, estos artículos cubren las siguientes preguntas más comunes:

 

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Términos de uso

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