Nómina Toast: Obtener ayuda con el formulario W-2

Última actualización: 15 may 2026, 2:35 p.m.

Encuentra, distribuye e Imprime formularios W-2 de Nómina Toast: versión electrónica vs. papel, elecciones de empleados, descargas y novedades.

En este artículo:

 

Novedades de la declaración de impuestos de 2026

La One Big Beautiful Act contiene disposiciones que prohíben los impuestos sobre las propinas y las horas extras. Esto significa que las deducciones impositivas individuales de los empleados están disponibles para los empleados elegibles cuando presenten su declaración de impuestos sobre la renta de las personas físicas de 2025 en 2026. Para ayudar en esta declaración de impuestos personales, Nómina Toast indicó estos montos de propina y montos de prima de horas extra en los perfiles de empleados en Nómina Toast, en Mi Perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin del año. Consulta Nómina Toast: Sin impuestos sobre propinas y/o horas extra para obtener más información.

 

Nota: Pídele asesoramiento a un contador o profesional fiscal sobre tu situación impositiva individual.

 

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Prepárate para el formulario W-2

¿Qué es un formulario electrónico W-2 y por qué usarlo?

Un formulario W-2 electrónico es el mismo formulario oficial del IRS que un formulario W-2 en papel y se puede usar para declarar impuestos. Los empleados lo abren o descargan desde la aplicación MyToast o desde Nómina Toast cuando lo necesitan.

 

Envío electrónico es más seguro que enviar el formulario por correo porque el formulario W-2 contiene el número de Seguro Social (SSN) completo de un empleado. Tampoco se puede perder ni robar por correo.

 

Los empleadores deben proporcionar un formulario W-2 en papel a todos los empleados, a menos que tengan el consentimiento del empleado para acceder al formulario de manera electrónica. Nómina Toast proporciona este formulario de consentimiento durante los pasos de contratación y, de manera predeterminada, en la distribución electrónica del formulario W-2 para los empleados que no toman una decisión. Puedes verificar los empleados activos que optaron por una copia electrónica en Informes > Presentación de impuestos > Documentos de fin del año en Nómina Toast.

 

Los clientes siempre pueden Imprimir formularios W-2 para cualquiera o todos los empleados que optaron por utilizar copias electrónicas. Para ello, deben ir a Impuestos en Nómina Toast y seleccionar el ícono de descarga en el mosaico Empleados que optan por W-2 electrónicos. Recibirás un archivo PDF con todos los formularios W-2 para empleados que optaron por recibir el suyo en formato electrónico. Luego, puedes optar por Imprimir todo o seleccionar los formularios W-2 de este archivo en bloque.

 

También se pregunta como:

    • ¿Qué es un W-2 digital?
    • ¿Por qué debería usar W-2 electrónicos?

 

¿Cómo consienten los empleados un formulario electrónico W-2?

Los empleados aceptan un formulario W-2 electrónico durante la lista de verificación cuando son contratados. Nómina Toast les pide que seleccionen cómo desean que se entreguen los documentos de fin de año. Envío electrónico es la selección preferida y predeterminada. Una vez que el empleado acepta los términos y condiciones y selecciona Confirmar, continúa con los pasos Lista de verificación de nuevos empleados.

 

Solo es necesario hacerlo una vez. No es necesario que se repita anualmente, a menos que el empleado desee cambiar su elección.

 

Selector de método Envío formulario W2

 

¿Cómo cambian los empleados su formulario de elección W-2?

Los empleados que ya hayan completado el formulario de consentimiento y quieran cambiar su elección pueden hacerlo en Nómina Toast. Esto debe hacerse antes de que la empresa envíe su última nómina del año, cuando Toast recopila la configuración del formulario W-2 para cada empleado y empleador.

 

Para cambiar una elección de formulario W-2:

  1. Inicia sesión en Nómina Toast y ve a Mi Perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año.
  2. Selecciona el lápiz Editar para cambiar el Método de Envío.
  3. Selecciona la opción deseada, proporciona una firma electrónica y selecciona Guardar.

 

Resultado previsto: La nueva elección se almacena en la pestaña Biblioteca de documentos del empleado. Cualquier cambio realizado después de la última nómina del año no entrará en vigencia hasta la siguiente temporada de fin de año.

 

Nota: Si quieres cambiar cuántos impuestos se retienen de tu pago (no cómo se entrega tu formulario W-2), se trata de una actualización del formulario W-4, no de un formulario W-2. Consulta Nómina Toast: Actualiza la información del formulario W-4.

 

Navegar al formulario W2

 

¿Cómo puedo ver quién ha optado por un formulario electrónico W-2?

Los gerentes pueden ver qué empleados activos se suscribieron a un formulario electrónico W-2 publicando un informe en Nómina Toast. Ve a Informes > Presentación de impuestos y selecciona el botón Documentos de fin del año.

 

Ver todas las elecciones del formulario W2 para empleados

 

En este informe, la columna Formularios electrónicos muestra qué empleados optaron por los formularios W-2 electrónicos y completaron el formulario de consentimiento.

 

Formulario W2 informe electoral

 

Los gerentes pueden editar la elección de un empleado activo en nombre del empleado. Selecciona la casilla de verificación para el empleado o empleados que deseas editar y selecciona el botón Editar en la parte inferior de la página.

 

También puedes crear un informe personalizado que incluya el campo Documentos electrónicos de fin de año. El informe personalizado muestra quién ha optado por formularios W-2 electrónicos, quién ha seleccionado papel y quién es un desconocido (el empleado aún no ha iniciado sesión en Nómina Toast para hacer una selección y recibirá un formulario W-2 en papel). Usa la plantilla Atributos del empleado para este informe personalizado.

 

También se pregunta como:

    • ¿Puedo hacer un informe que muestre cómo mis empleados reciben sus formularios W-2?
    • ¿Cómo puedo ver quién eligió papel vs. electrónico?

 

¿Cuándo es necesario bloquear las elecciones del formulario W-2?

Nómina Toast debe tener una suscripción de los empleados que solicitan formularios W-2 en papel antes de que se haya enviado la última nómina del año. Cualquier empleado que haya optado por un formulario W-2 en papel tendrá un formulario en papel, ya sea en el Centro de Impuestos o enviado desde Toast, que el empleador deberá distribuir al empleado.

 

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Localiza, Descarga e Imprime formularios W-2

¿Dónde encuentran mis empleados su formulario electrónico W-2?

Hay dos formas en que un empleado puede obtener su formulario W-2 digital: la aplicación MyToast y Nómina Toast. Puedes colocar un aviso en un área muy concurrida de tu restaurante para que los empleados sepan cuándo y dónde pueden acceder a su formulario W-2.

 

Aplicación MyToast (solo para empleados actuales): En 2026, todos los empleados actualmente activos pueden usar la aplicación MyToast para ver y descargar su formulario W-2 a partir del 19 de enero. Escanea el código QR en el póster de origen para descargar la aplicación para dispositivos Apple y Android. Consulta la aplicación MyToast: Cuenta para obtener detalles sobre cómo descargar la aplicación o iniciar sesión en ella. Después de iniciar sesión, ve a Pagar > Acceder a formularios de impuestos y selecciona un formulario W-2.

 

Código QR para descargar la aplicación MyToast

 

Nómina Toast (empleados actuales y anteriores): Si un empleado anterior o despedido necesita su formulario W-2 o un empleado no quiere usar la aplicación MyToast, puede iniciar sesión en Nómina Toast a partir del 19 de enero. Luego, deben seleccionar Ver impuestos y documentos en la página de inicio para ver o descargar un formulario W-2 o 1095-C individual, si corresponde.

 

Los empleados pueden ver este video para encontrar su formulario W-2 en Nómina Toast y aprender a entender la información que contiene.

 

También se pregunta como:

    • ¿De dónde obtengo mi W2 de Toast?
    • ¿Cómo puedo tener W2 para 2024?
    • ¿Dónde puedo encontrar mi W-2?

 

¿Cómo lo obtienen los empleados que optaron por un formulario W-2 en papel?

La forma en que un empleado que optó por un formulario W-2 en papel lo recibe depende del método de impresión que haya seleccionado el empleador:

  • Si tu empresa optó por formularios W-2 autoservicio, puedes descargar, Imprimir y distribuir formularios W-2 para empleados que solicitaron formularios en papel. Consulta la sección Recibir formulario W-2 de Nómina Toast: Gestiona la experiencia con el formulario W-2 para seguir los pasos.
  • Si optaste por que Nómina Toast Imprimiera formularios W-2, Toast los enviará por correo postal a tu negocio. Sigues siendo responsable de distribuirlos a empleados individuales antes de la fecha límite de la SSA, el 31 de enero.

 

¿Se notifica a los empleados cuando su formulario electrónico W-2 está disponible?

Sí. Todos los formularios W-2 estarán disponibles en la aplicación MyToast y en el sistema de Nómina Toast el 19 de enero de 2026. Los empleados activos reciben una notificación a través de la aplicación MyToast una vez que su formulario está disponible. Los empleados que optaron por utilizar formularios W-2 electrónicos son responsables de acceder a sus propios formularios.

 

¿Qué se incluye en el formulario W-2? ¿Quién recibe uno?

El formulario W-2 incluye los salarios imponibles obtenidos por los empleados dentro de un año calendario y cualquier impuesto que se haya retenido de esos salarios. Los empleadores deben proporcionar un formulario W-2 a cada empleado que reciba su salario. El formulario W-2 también se presenta ante el IRS y los empleados lo usan para declarar impuestos personales.

 

Todos los empleados que hayan registrado salarios imponibles dentro de un año calendario recibirán un formulario W-2. Los empleados actuales y anteriores pueden acceder a ellos a través de la aplicación MyToast o Nómina Toast. Según la Administración del Seguro Social (SSA), los empleados que no dieron su consentimiento para un formulario W-2 electrónico necesitarán que se les imprima y envíe o distribuya un formulario antes del 31 de enero de cada año.

 

¿Cuáles son mis opciones para distribuir formularios W-2?

Hay tres opciones para distribuir formularios W-2 a través de Nómina Toast. El formulario W-2 estará disponible el 19 de enero de 2026. Para elegir cómo distribuirlos, considera lo siguiente:

  • Tanto los actuales como los anteriores empleados pueden acceder a formularios W-2 electrónicos en Nómina Toast siempre que hayan incurrido en salarios en el último año calendario. Los formularios electrónicos W-2 no requieren ninguna otra acción de los empleadores.
  • Nómina Toast busca empleados que optaron por usar un formulario W-2 en papel al comienzo de cada nuevo año. Una vez que Toast lo haga, no se podrán cambiar las elecciones para el próximo formulario W-2.
  • Para cualquier empleado que haya elegido un formulario W-2 en papel, el empleador o Nómina Toast deben imprimir los formularios. Esto depende de qué selección de impresión del formulario W-2 se realice en la página Impuestos antes de que se haya enviado la última nómina del año (la selección estará disponible a finales de octubre o principios de noviembre). Después de ese envío, los cambios en esta configuración se reflejarán en la próxima temporada de fin de año.

 

Formulario W-2 electrónico/digital

Los gerentes y administradores de sistemas pueden consentir formularios W-2 electrónicos en nombre de un empleado si van al perfil del empleado, seleccionan Impuestos y documentos > Formularios de fin del año y cambian la selección. Esto se aplica a los empleados activos y despedidos.

 

Solo para empleados activos, también puedes solicitar el consentimiento en bloque si vas a Informes > Presentación de impuestos y seleccionas el botón Documentos de fin del año.

 

Nota: El IRS requiere que los empleados den su consentimiento para recibir los formularios W-2 electrónicamente en lugar de una copia en papel. Si un empleado prefiere recibir una copia en papel de su formulario W-2, tiene derecho a solicitar esa opción a la empresa. Obtén más información en el IRS.

 

Impresión de formulario W-2 en papel autoservicio

Si los empleados eligen un formulario W-2 en papel, los clientes usan el método de autoservicio predeterminado para esos formularios. Esta es la opción recomendada porque no hay tarifas. Puedes Imprimir y distribuir formularios de inmediato a medida que estén disponibles.

 

Como la impresión autoservicio está activada de manera predeterminada, se espera que los empleadores Impriman y distribuyan formularios W-2 entre los empleados de conformidad con las normas de la ASS, pero solo para los empleados que no optaron por Envío electrónico. El Centro de Impuestos separa los formularios W-2 para los empleados que optaron por una copia electrónica de una copia en papel. Los PDF del formulario W-2 están disponibles para Imprimir el 19 de enero y se pueden encontrar en Impuestos.

 

Para Imprimir en bloque el formulario W-2 en papel de tu empresa, ve a Impuestos en Nómina Toast. A partir del 19 de enero, verás un botón llamado W-2 de papel 2025 en el banner en la parte superior del Tax Center. Selecciona este botón para recibir un archivo PDF con todos los formularios W-2 para empleados que optaron por una copia en papel. Es posible que tengas más de un archivo si tienes más de 100 formularios W-2 en papel. Puedes Imprimir formularios W-2 seleccionados en este archivo en bloque. Consulta Nómina Toast: Descarga e Imprime formularios W-2 (para empleadores) para obtener detalles adicionales.

 

Centro de impuestos con un botón de descarga W-2 en papel junto al botón de descarga del paquete fiscal Q4

 

Formulario W-2 en papel impreso por Toast

Nómina Toast puede Imprimir y enviar formularios W-2 para empleados que optaron por una copia en papel o que nunca iniciaron sesión para seleccionar un formulario W-2. Nómina Toast cobra USD 5 por formulario impreso más los cargos de envío estándar.

 

Para que Nómina Toast Imprima y envíe formularios W-2 por correo postal, debes optar por no imprimir en autoservicio antes de que se haya enviado la última nómina del año. Ve a Impuestos en Nómina Toast y cambia el botón a Correo a empresa (Pagado). El botón para autoimpresión vs. El formulario W-2 de impresión de Toast está disponible a finales de octubre o principios de noviembre de cada año.

 

El Tax Center donde los empleadores pueden alternar entre formularios W-2 autoimpresos y formularios W-2 impresos por Toast

 

Cuando se desactiva la impresión autoservicio (se selecciona Correo a empresa), Toast imprime y entrega cualquier formulario W-2 para empleados que optaron por imprimirlo en papel, por USD 5 por formulario impreso más los cargos de envío estándar. Se entrega un paquete de formularios W-2 impresos por FEIN. Los formularios W-2 individuales del paquete deben distribuirse a los empleados de acuerdo con las regulaciones de la SSA. Nómina Toast no envía los formularios W-2 por correo postal directamente a los empleados.

 

¿Cómo Imprimir y enviar un formulario W-2 a un ex empleado específico?

Para Imprimir un Formulario W-2 para un empleado específico actual o anterior en Nómina Toast:

  1. Ve al perfil del empleado en Nómina Toast.
  2. Selecciona Impuestos y documentos > Documentos de fin del año en el perfil del empleado.
  3. Selecciona el enlace Formulario W-2 para descargar el PDF de ese empleado.
  4. Imprimir el PDF en papel blanco estándar de tamaño carta. Consulta Nómina Toast: Descarga e Imprime formularios W-2 (para empleadores) para la configuración de la Impresora si el formulario imprime con problemas de formato.
  5. Entregar en mano, enviar por correo o distribuir de cualquier otra manera el formulario impreso W-2 al empleado. Puedes usar este estilo de sobre: las direcciones del empleador y del empleado en los formularios W-2 de Nómina Toast están alineadas a la izquierda para adaptarse a un sobre de doble ventana.

 

Resultado previsto: El ex empleado recibe su formulario W-2 antes del 31 de enero (según la fecha límite de la SSA). Como alternativa, el empleado puede acceder a su propio formulario W-2 electrónico desde Nómina Toast. Su inicio de sesión aún funciona después de que abandona la empresa.

 

Importante: Nómina Toast no puede enviar por correo electrónico ni por correo postal un formulario W-2 directamente a un empleado, porque el formulario contiene el SSN completo del empleado.

 

También se pregunta como:

    • Necesito enviar un formulario W2 a un ex empleado. ¿Cómo?
    • ¿Cómo Imprimir un W-2?

 

¿Cómo puedo verificar la Dirección de Envío de los formularios W-2 en papel?

Para visitar el Tax Center, ve a Impuestos en Nómina Toast. La dirección se puede ver debajo del banner sombreado en la parte superior. Si quieres cambiar esta dirección, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

 

La dirección en papel del formulario W-2 para formularios impresos en Toast aparece resaltada en el Tax Center

 

¿Cómo descargo formularios W-2 para todos mis empleados a la vez?

Ya sea que hayas elegido que Toast o tu empresa Impriman y envíen formularios W-2 por correo, el Centro Fiscal tiene una flecha de descarga para los empleados que elijan formularios W-2 electrónicos. Ve a Impuestos en Nómina Toast y selecciona esta flecha de descarga para recibir PDF de todos los formularios W-2 para empleados que eligieron la opción electrónica.

 

Además, selecciona la flecha de descarga para la sección Empleados que requieren papel W-2 o el botón W-2 en papel 2025 en la parte superior del Tax Center. Estos dos archivos combinados representan todos los formularios W-2 de Toast preparados para tu empresa.

 

También se pregunta como:

    • Necesito una lista de W-2 para 2025
    • Quiero Imprimir formularios W-2 para todos mis empleados, ¿cómo?

 

¿Qué pasa si no veo el botón W-2 de papel de 2025?

Si no ves el botón W-2 en papel de 2025 en el banner en la parte superior del Tax Center después del 19 de enero, una de las tres cosas es verdad:

  • Ninguno de tus empleados optó por un formulario W-2 en papel. Es posible que el Tax Center muestre un mensaje Sin papeles W-2. No eres responsable de imprimir ni distribuir formularios W-2 en este caso.
  • Nómina Toast imprime tus formularios W-2 en papel por ti. Si activaste Correo a empresa antes de la última nómina del año, Toast imprime y envía el formulario W-2 en papel a tu dirección comercial. Sigues siendo responsable de distribuir cada formulario a cada empleado.
  • Iniciaste sesión en la cuenta o área incorrecta. Confirma que iniciaste sesión en Nómina Toast (en payroll.toasttab.com), no en Toast Web ni en la aplicación MyToast. El Tax Center solo es accesible para usuarios y gerentes de Recursos Humanos con permisos para la administración fiscal.

 

También se pregunta como:

    • No puedo encontrar el banner de 2025
    • No veo el botón W-2 en Impuestos

 

¿Cómo pueden los restaurantes cerrados acceder a los formularios W-2?

Cuando un restaurante cierra, se deben seguir procedimientos adecuados para cerrar la cuenta. Si el cierre ocurre antes de que finalice el año calendario, los clientes deben decirle a Nómina Toast que presente su solicitud y genere sus documentos fiscales de fin de año.

 

Si un empleado de un restaurante cerrado busca un formulario W-2, puede acceder a él desde Nómina Toast siguiendo los mismos pasos. Su inicio de sesión aún funciona.

 

Si un restaurante utiliza otro servicio de nómina después de Nómina Toast o al final del mismo año calendario, ese servicio de nómina es responsable de declarar impuestos y elaborar formularios W-2 para el restaurante.

 

También se pregunta como:

    • Mi empleador ya no utiliza Toast, ¿cómo puedo obtener mi formulario W-2?

 

¿Dónde obtengo un formulario W-2 del año anterior?

Los empleados y ex empleados pueden acceder al formulario W-2 de cualquier año anterior en el que hayan ganado salarios a través de Nómina Toast. Inicia sesión en Nómina Toast y ve a Mi Perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año. Selecciona el enlace del formulario W-2 para el año que necesites.

 

Nota: Los formularios W-2 del año anterior solo están disponibles durante años en los que tu empleador utilizó Nómina Toast. Si tu empleador utilizó un proveedor de nómina diferente ese año, comunícate con ese proveedor para obtener el formulario W-2.

 

La aplicación MyToast solo muestra el formulario W-2 más reciente para los empleados actuales. En años anteriores, usa Nómina Toast.

 

También se pregunta como:

    • W2 2023 sin aparecer
    • ¿Cómo puedo tener W2 para 2024?
    • ¿Dónde están mis viejos W-2?

 

¿Toast presenta automáticamente formularios W-2 ante agencias estatales y federales?

Nómina Toast genera tus formularios W-2 del año (si usaste Nómina Toast durante todo el año y no cambiaste a otro proveedor de nómina más adelante). Nómina Toast también presenta formularios W-2 electrónicamente ante la SSA y las agencias estatales aplicables donde Toast apoya la presentación de declaraciones estatales.

 

La cobertura de la declaración de impuestos estatal depende de tener guardada información fiscal precisa (identificaciones fiscales, SSN y configuración estatal actual). Si recibes un aviso de una agencia estatal sobre una declaración ausente o rechazada, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para que el problema se pueda revisar con la configuración de tu cuenta.

 

También se pregunta como:

    • ¿Toast no presenta automáticamente formularios W-2 por nosotros?
    • ¿Por qué obtuve un aviso de presentación W-2 estatal?

 

Mi formulario W-2 en papel no llegó según lo previsto. ¿Qué debo hacer?

Si el formulario W-2 en papel no llegó en la fecha que esperabas:

  • Empleados: Primero, ponte en contacto con tu empleador. Los empleadores (no Toast) son responsables de distribuir formularios W-2 en papel a los empleados antes del 31 de enero. También puedes descargar una copia electrónica desde la aplicación MyToast o Nómina Toast en cualquier momento.
  • Empleadores que esperan formularios W-2 impresos por Toast: Toast envía los formularios W-2 impresos una vez por FEIN a la dirección registrada en el Tax Center. Verifica la Dirección Envío. Si el paquete no llegó en un plazo razonable después del 19 de enero, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente a través del botón de chat azul ubicado en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

 

También se pregunta como:

    • Me dijeron que recibiría el formulario W-2 el viernes pasado y no he
    • ¿Dónde está mi W-2?

 

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.