Toast Payroll: Obtenga ayuda con los formularios W-2

Última actualización: 30 jul 2026, 12:28 p.m.

Busque, distribuya e Imprimir los formularios W-2 de Toast Payroll: electrónicos frente a papel, elecciones de los empleados, descargas y novedades.

En este artículo:

 

Novedades para la declaración de impuestos de 2026

La ley One Big Beautiful Act tiene disposiciones de \"sin impuestos sobre propinas\" y \"sin impuestos sobre horas extras\". Esto significa que las deducciones de impuestos individuales de los empleados están disponibles para los empleados elegibles cuando presentan su declaración de impuestos sobre la renta personal de 2025 en 2026. Para ayudar con esta declaración de impuestos personal, Toast Payroll ha indicado estos montos de propinas y montos de primas por horas extras en los perfiles de los empleados en Toast Payroll en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año. Consulte Toast Payroll: Sin impuestos sobre propinas y/o horas extras para obtener más información.

 

Nota: Consulte a un contador o profesional de impuestos para obtener asesoramiento sobre su situación fiscal individual.

 

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Prepararse para los formularios W-2

¿Qué es un formulario W-2 electrónico y por qué usarlo?

Un formulario W-2 electrónico es el mismo formulario oficial del IRS que un formulario W-2 en papel y se puede usar para declarar impuestos. Los empleados pueden ver el formulario desde la aplicación MyToast, pero si necesitan descargarlo o Imprimirlo, deben usar Toast Payroll. Consulte más detalles en Toast Payroll: Obtenga ayuda con los recursos para empleados.

 

El Envío electrónico es más seguro que enviar el formulario por correo porque el Formulario W-2 contiene el número de Seguro Social (SSN) completo del empleado. Tampoco se puede perder ni robar en el correo.

 

Se requiere que los empleadores proporcionen un Formulario W-2 en papel a todos los empleados, a menos que el empleador tenga el consentimiento del empleado de que elige acceder al formulario electrónicamente. Toast Payroll proporciona este formulario de consentimiento durante los pasos de contratación de nuevos empleados y establece de forma predeterminada la distribución electrónica del Formulario W-2 para los empleados que no realizan una selección. Puede verificar los empleados activos que han optado por una copia electrónica navegando a Informes > Presentación de impuestos > Documentos de fin de año en Toast Payroll.

 

Los clientes siempre pueden Imprimir Formularios W-2 para cualquiera o todos los empleados que optaron por copias electrónicas navegando a Impuestos en Toast Payroll y seleccionando el icono de descarga en el mosaico Empleados que optan por W-2 electrónicos. Recibirá un archivo PDF que contiene todos los Formularios W-2 para los empleados que optaron por recibir los suyos electrónicamente. Luego puede elegir Imprimir todos o seleccionar los Formularios W-2 de este archivo masivo.

 

También preguntado como:

    • ¿Qué es un W-2 digital?
    • ¿Por qué debería usar Formularios W-2 electrónicos?

 

¿Cómo dan su consentimiento los empleados para un Formulario W-2 electrónico?

Los empleados dan su consentimiento para un Formulario W-2 electrónico durante la Lista de verificación de nuevos empleados cuando son contratados. Toast Payroll les pide que seleccionen cómo desean que se les envíen los documentos de fin de año. El Envío electrónico es la selección preferida y predeterminada. Una vez que el empleado acepta los términos y condiciones y selecciona Confirmar, continúa con los pasos de la Lista de verificación de nuevos empleados.

 

Esto solo debe hacerse una vez. No es necesario repetirlo anualmente a menos que el empleado desee cambiar su elección.

 

Selector del método de Envío del Formulario W-2

 

¿Cómo cambian los empleados su elección del Formulario W-2?

Los empleados que hayan completado el formulario de consentimiento anteriormente y deseen cambiar su elección pueden hacerlo en Toast Payroll. Esto debe hacerse antes de que la empresa envíe su última nómina del año, cuando Toast recopila la configuración del Formulario W-2 para cada empleado y empleador.

 

Para cambiar una elección del Formulario W-2:

    1. Inicie sesión en Toast Payroll y navegue a Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de cierre de año.
    2. Seleccione el lápiz Editar para cambiar el método de Envío.
    3. Seleccione la opción deseada, proporcione una firma electrónica y seleccione Guardar.

 

Resultado esperado: La nueva elección se guarda en la pestaña Biblioteca de documentos del empleado. Cualquier cambio realizado después de la última nómina del año no entrará en vigor hasta la siguiente temporada de cierre de año.

 

Nota: Si desea cambiar la cantidad de impuestos que se retienen de su pago (no cómo se realiza el Envío de su Formulario W-2), esa es una actualización del Formulario W-4, no una actualización del Formulario W-2. Consulte Toast Payroll: Actualizar la información del Formulario W-4.

 

Navegar al Formulario W-2

 

¿Cómo puedo ver quién ha optado por un Formulario W-2 electrónico?

Los gerentes pueden ver qué empleados activos han optado por un Formulario W-2 electrónico ejecutando un informe en Toast Payroll. Navegue a Informes > Presentación de impuestos y seleccione el botón Documentos de cierre de año.

 

Ver todas las elecciones de Formulario W-2 de los empleados

 

En este informe, la columna etiquetada Formularios electrónicos muestra qué empleados han optado por los Formularios W-2 electrónicos y han completado el formulario de consentimiento.

 

Informe de elección del Formulario W-2

 

Los gerentes pueden editar la elección de un empleado activo en nombre del empleado. Seleccione la casilla de verificación del empleado o empleados que desea editar y seleccione el botón Editar en la parte inferior de la página.

 

También puede crear un informe personalizado que incluya el campo Documentos electrónicos de fin de año. El informe personalizado muestra quién ha optado por los Formularios W-2 electrónicos, quién ha seleccionado papel y quién está \"desconocido\" (el empleado aún no ha iniciado sesión en Toast Payroll para realizar una selección y recibirá un Formulario W-2 en papel). Utilice la plantilla Atributos del empleado para este informe personalizado.

 

También preguntado como:

    • ¿Puedo ejecutar un informe que muestre cómo están recibiendo mis empleados sus W-2?
    • ¿Cómo veo quién eligió papel frente a electrónico?

 

¿Cuándo debe quedar bloqueada la elección del Formulario W-2?

Toast Payroll debe contar con la aceptación de los empleados que soliciten el Formulario W-2 en papel antes de que se haya enviado la última nómina del año. Cualquier empleado que haya optado por un Formulario W-2 en papel tendrá un formulario en papel, ya sea en el Centro de impuestos o enviado por Toast, que el empleador debe distribuir al empleado.

 

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Localizar, descargar e Imprimir Formularios W-2

¿Dónde encuentran mis empleados su Formulario W-2 electrónico?

Hay dos formas en las que un empleado puede obtener su Formulario W-2 digital: la aplicación MyToast y Toast Payroll. Puede publicar un aviso en un área de mucho tráfico de su restaurante para que los empleados sepan cuándo y dónde pueden acceder a su Formulario W-2. Nota: Toast Payroll no está disponible actualmente en Quebec. Una versión en francés de este aviso estará disponible cuando el producto se lance en su región.

 

Aplicación MyToast (solo empleados actuales): En 2026, todos los empleados actualmente activos pueden usar la aplicación MyToast para ver su Formulario W-2 a partir del 19 de enero (si necesita descargarlo o Imprimirlo, utilice el método de Toast Payroll a continuación). Escanee el código QR en el póster de origen para descargar la aplicación para dispositivos Apple y Android. Consulte La aplicación MyToast: Cuenta para obtener detalles sobre cómo descargar o iniciar sesión en la aplicación. Después de iniciar sesión, navegue a Pagar > Formularios de impuestos (W2) y seleccione un Formulario W-2.

 

Código QR para descargar la aplicación MyToast

 

Toast Payroll (empleados actuales y anteriores): Si un empleado anterior o despedido necesita su Formulario W-2 o un empleado actual desea descargar o Imprimir un Formulario W-2, puede iniciar sesión en Toast Payroll a partir del 19 de enero. Luego deben seleccionar Ver impuestos y documentos en la página de inicio para ver o descargar un Formulario W-2 o 1095-C individual, si corresponde.

 

Los empleados pueden ver este video para encontrar su Formulario W-2 en Toast Payroll y aprender a entender la información que contiene.

 

También preguntado como:

    • ¿Dónde obtengo mi W2 de Toast?
    • ¿Cómo puedo obtener el W2 para 2024?
    • ¿Dónde encuentro mi W-2?

 

¿Cómo obtienen su Formulario W-2 los empleados que optaron por una versión impresa?

La forma en que un empleado que optó por un Formulario W-2 impreso lo recibe depende del método de impresión que haya seleccionado el empleador:

 

 

¿Se notifica a los empleados cuando su Formulario W-2 electrónico está disponible?

Sí. Todos los Formularios W-2 estarán disponibles en la aplicación MyToast y en el sistema Toast Payroll el 19 de enero de 2026. Los empleados activos son notificados a través de la aplicación MyToast una vez que su formulario está disponible. Los empleados que optaron por los Formularios W-2 electrónicos son responsables de acceder a sus propios Formularios W-2.

 

¿Qué se incluye en el Formulario W-2? ¿Quién recibe uno?

Los Formularios W-2 incluyen los salarios sujetos a impuestos ganados por los empleados dentro de un año calendario y cualquier impuesto que se haya retenido de esos salarios. Los empleadores deben proporcionar un Formulario W-2 a cada empleado que reciba salarios. El Formulario W-2 también se presenta ante el IRS, y los empleados utilizan el formulario para presentar sus impuestos personales.

 

Todos los empleados que hayan registrado salarios sujetos a impuestos dentro de un año calendario recibirán un Formulario W-2. Estos pueden ser accedidos por empleados actuales y anteriores a través de Toast Payroll. Según la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés), los empleados que no dieron su consentimiento para un Formulario W-2 electrónico necesitarán que se les imprima y envíe por correo o se les entregue un formulario antes del 31 de enero de cada año.

 

¿Cuáles son mis opciones para distribuir los Formularios W-2?

Existen tres opciones para distribuir los Formularios W-2 a través de Toast Payroll. Los Formularios W-2 estarán disponibles el 19 de enero de 2026. Para elegir cómo distribuirlos, considere lo siguiente:

 

    • Tanto los empleados actuales como los anteriores siempre pueden acceder a los Formularios W-2 electrónicos en Toast Payroll siempre que hayan devengado salarios en el último año calendario. Los Formularios W-2 electrónicos no requieren ninguna acción adicional por parte de los empleadores.
    • Toast Payroll verifica si hay empleados que optaron por un Formulario W-2 en papel al comienzo de cada año nuevo. Una vez que Toast hace esto, las elecciones no se pueden cambiar para el próximo Formulario W-2.
    • Para cualquier empleado que haya elegido un Formulario W-2 en papel, los formularios deben ser impresos por el empleador o por Toast Payroll. Esto depende de qué selección de impresión del Formulario W-2 se realice en la página de Impuestos antes de que se haya enviado la última nómina del año (la selección está disponible a finales de octubre o principios de noviembre). Después de ese envío, cualquier cambio en esta configuración se verá reflejado en la próxima temporada de fin de año.

 

Formularios W-2 electrónicos / digitales

Los gerentes y administradores del sistema pueden dar su consentimiento para los Formularios W-2 electrónicos en nombre de un empleado navegando al perfil del empleado, seleccionando Impuestos y documentos > Formularios de fin de año, y cambiando la selección. Esto se aplica a empleados activos y terminados.

 

Solo para empleados activos, también puede aplicar el consentimiento masivo navegando a Informes > Presentación de impuestos y seleccionando el botón Documentos de fin de año.

 

Nota: El IRS requiere que los empleados den su consentimiento para recibir los Formularios W-2 electrónicamente en lugar de una copia en papel. Si un empleado prefiere recibir una copia en papel de su Formulario W-2, tiene derecho a solicitar esa opción a la empresa. Obtenga más información del IRS.

 

Impresión de autoservicio del Formulario W-2 en papel

Si los empleados eligen un Formulario W-2 en papel, los clientes tienen el método de autoservicio como opción predeterminada para esos formularios. Esta es la opción recomendada porque no tiene cargos, y usted puede imprimir y distribuir los formularios inmediatamente a medida que estén disponibles.

 

Con la impresión de autoservicio habilitada de forma predeterminada, se espera que los empleadores impriman y distribuyan los formularios W-2 a los empleados de acuerdo con las regulaciones de la SSA, pero solo para los empleados que no optaron por el Envío electrónico. El Centro de impuestos separa los Formularios W-2 para los empleados que optaron por una copia electrónica frente a una copia en papel. Los archivos PDF del Formulario W-2 estarán disponibles para Imprimir el 19 de enero y se pueden encontrar en Impuestos.

 

Para Imprimir en lote los Formularios W-2 en papel de su empresa, navegue a Impuestos en Toast Payroll. A partir del 19 de enero, verá un botón etiquetado como 2025 Paper W-2s en el banner en la parte superior del Centro de impuestos. Seleccione este botón para recibir un archivo PDF que contiene todos los Formularios W-2 para los empleados que optaron por una copia en papel. Es posible que tenga más de un archivo si tiene más de 100 Formularios W-2 en papel. Puede elegir Imprimir los formularios W-2 seleccionados de este archivo masivo. Consulte Toast Payroll: Descargar e imprimir formularios W-2 (para empleadores) para obtener detalles adicionales.

 

Centro de impuestos con un botón de descarga de formularios W-2 en papel junto al botón de descarga del paquete de impuestos del cuarto trimestre

 

Formularios W-2 en papel impresos por Toast

Toast Payroll puede imprimir y enviar formularios W-2 para los empleados que optaron por una copia en papel o que nunca iniciaron sesión para realizar una selección de formulario W-2. Toast Payroll cobra $5 por formulario impreso más los gastos de envío estándar.

 

Para que Toast Payroll imprima y envíe por correo los formularios W-2, debe optar por no utilizar la autoimpresión antes de que se haya enviado la última nómina del año. Navegue a Impuestos en Toast Payroll y cambie el interruptor a Enviar por correo a la empresa (pagado). El interruptor para la autoimpresión frente a la impresión de formularios W-2 por parte de Toast estará disponible a finales de octubre o principios de noviembre de cada año.

 

El Centro de impuestos donde los empleadores pueden alternar entre la autoimpresión y la impresión de formularios W-2 por parte de Toast

 

Cuando la autoimpresión está desactivada (se selecciona Enviar por correo a la empresa), Toast imprime y entrega todos los formularios W-2 para los empleados que optaron por el papel, por $5 por formulario impreso más los gastos de envío estándar. Se entrega un paquete de formularios W-2 impresos por FEIN. Los formularios W-2 individuales del paquete deben distribuirse a los empleados de acuerdo con las regulaciones de la SSA. Toast Payroll no envía los formularios W-2 directamente a los empleados.

 

¿Cómo imprimo y envío un formulario W-2 a un ex empleado específico?

Para imprimir un formulario W-2 para un empleado actual o anterior específico en Toast Payroll:

 

    1. Navegue al perfil del empleado en Toast Payroll.
    2. Seleccione Impuestos y documentos > Documentos de fin de año en el perfil del empleado.
    3. Seleccione el enlace Form W-2 para descargar el PDF de ese empleado.
    4. Imprima el PDF en papel blanco normal de tamaño carta. Consulte Toast Payroll: Descargar e Imprimir formularios W-2 (para empleadores) para ver la configuración de la Impresora si el formulario se imprime con problemas de formato.
    5. Entregue en mano, envíe por correo o distribuya de otro modo el Form W-2 impreso al empleado. Puede usar este estilo de sobre: las direcciones del empleador y del empleado en los formularios W-2 de Toast Payroll están alineadas a la izquierda para que quepan en un sobre de doble ventana.

 

Resultado esperado: El ex empleado recibe su Form W-2 antes del 31 de enero (según la fecha límite de la SSA). Alternativamente, el empleado puede acceder a su propio Form W-2 electrónico desde Toast Payroll; su inicio de sesión sigue funcionando después de dejar la empresa.

 

Importante: Toast Payroll no puede enviar por correo electrónico ni por correo postal un Form W-2 directamente a un empleado, porque el formulario contiene el SSN completo del empleado.

 

También preguntado como:

    • Necesito enviar un W2 a un ex empleado. ¿Cómo?
    • ¿Cómo imprimo un W-2?

 

¿Cómo puedo verificar la dirección de Envío para los formularios W-2 en papel?

Visite el Centro de impuestos navegando a Taxes en Toast Payroll. La dirección es visible debajo del banner sombreado en la parte superior. Si desea cambiar esta dirección, comuníquese con Atención al cliente a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.

 

La dirección de Envío del Form W-2 en papel para los formularios impresos por Toast se destaca en el Centro de impuestos

 

¿Cómo descargo los formularios W-2 para todos mis empleados a la vez?

Ya sea que haya elegido que Toast o su empresa se encarguen de Imprimir y enviar por correo los formularios W-2, el Tax Center tiene una flecha de descarga para los empleados que optan por los W-2 electrónicos. Navegue a Impuestos en Toast Payroll y seleccione esta flecha de descarga para recibir los PDF de todos los Formularios W-2 de los empleados que eligieron la opción electrónica.

 

Además, seleccione la flecha de descarga para la sección Empleados que requieren W-2 en papel, o el botón W-2 en papel de 2025 en la parte superior del Centro de impuestos. Estos dos archivos combinados representan todos los Formularios W-2 que Toast preparó para su empresa.

 

También preguntado como:

    • Necesito una lista de W-2 para 2025
    • Quiero imprimir los W-2 para todos mis empleados, ¿cómo lo hago?

 

¿Qué pasa si no veo el botón de W-2 en papel de 2025?

Si no ve el botón W-2 en papel de 2025 en el banner en la parte superior del Centro de impuestos después del 19 de enero, una de estas tres cosas es cierta:

 

    • Ninguno de sus empleados optó por un Formulario W-2 en papel. El Centro de impuestos puede mostrar un mensaje de No hay W-2 en papel para distribuir en su lugar. Usted no es responsable de imprimir ni distribuir ningún Formulario W-2 en este caso.
    • Toast Payroll está imprimiendo sus Formularios W-2 en papel por usted. Si activó Enviar por correo a la empresa (pagado) antes de la última nómina del año, Toast imprime y envía los Formularios W-2 en papel a la dirección de su empresa. Usted sigue siendo responsable de distribuir cada formulario al empleado correspondiente.
    • Ha iniciado sesión en la cuenta o área incorrecta. Confirme que ha iniciado sesión en Toast Payroll (en payroll.toasttab.com), no en Toast Web ni en la aplicación MyToast. El Centro de impuestos solo es accesible para usuarios de RR. HH.+ y gerentes con permisos para la administración de impuestos.

 

También preguntado como:

    • No puedo encontrar el banner de 2025
    • No veo el botón de W-2 en Impuestos

 

¿Cómo pueden los restaurantes cerrados acceder a los Formularios W-2?

Cuando un restaurante cierra, se deben seguir los procedimientos adecuados de cierre de cuenta. Si el cierre ocurre antes de que finalice el año calendario, los clientes deben indicar a Toast Payroll que presente las declaraciones por ellos y genere sus documentos fiscales de fin de año.

 

Si un empleado de un restaurante cerrado busca un formulario W-2, puede acceder a él desde Toast Payroll siguiendo los mismos pasos. Su inicio de sesión sigue funcionando.

 

Si un restaurante utiliza otro servicio de nómina después de Toast Payroll, o al final del mismo año calendario, ese servicio de nómina es responsable de la presentación de impuestos y de la producción de los formularios W-2 para el restaurante.

 

También preguntado como:

    • Mi empleador ya no usa Toast, ¿cómo obtengo mi W-2?

 

¿Dónde obtengo el formulario W-2 de un año anterior?

Los empleados y ex empleados pueden acceder a los formularios W-2 de cualquier año anterior en el que hayan obtenido salarios a través de Toast Payroll. Inicie sesión en Toast Payroll y navegue a Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año. Seleccione el enlace Formulario W-2 para el año que necesita.

 

Nota: Los formularios W-2 de años anteriores solo están disponibles para los años en que su empleador utilizó Toast Payroll. Si su empleador utilizó un proveedor de nómina diferente para ese año, comuníquese con ese proveedor para obtener el formulario W-2.

 

También preguntado como:

    • El W2 de 2023 no aparece
    • ¿Cómo puedo obtener el W2 para 2024?
    • ¿Dónde están mis formularios W-2 antiguos?

 

¿Toast presenta automáticamente los formularios W-2 ante las agencias estatales y federales?

Toast Payroll genera sus formularios W-2 para el año (si utilizó Toast Payroll durante todo el año y no cambió a otro proveedor de nómina más adelante en el año). Toast Payroll también presenta los formularios W-2 electrónicamente ante la SSA y las agencias estatales correspondientes donde Toast admite la presentación estatal.

 

La cobertura de presentación estatal depende de tener información fiscal precisa en el archivo (identificaciones fiscales, números de seguro social y configuración estatal actual). Si recibe un aviso de una agencia estatal sobre una presentación faltante o rechazada, comuníquese con Atención al Cliente a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll para que el problema pueda revisarse con la configuración de su cuenta.

 

También preguntado como:

    • ¿No presenta Toast automáticamente los formularios W-2 por nosotros?
    • ¿Por qué recibí un aviso de presentación de W-2 estatal?

 

Mi Formulario W-2 en papel no ha llegado como esperaba: ¿qué debo hacer?

Si su Formulario W-2 en papel no ha llegado para la fecha que esperaba:

 

    • Empleados: Comuníquese primero con su empleador. Los empleadores (no Toast) son responsables de distribuir los Formularios W-2 en papel a los empleados antes del 31 de enero. También puede descargar una copia electrónica desde Toast Payroll en cualquier momento.
    • Empleadores que esperan Formularios W-2 impresos por Toast: Toast envía los Formularios W-2 impresos una vez por FEIN a la dirección registrada en el Centro de Impuestos. Verifique la dirección de Envío. Si el paquete no ha llegado en un tiempo razonable después del 19 de enero, comuníquese con Atención al Cliente a través del botón azul de chat en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.

 

También preguntado como:

    • Me dijeron que recibiría el W-2 el viernes pasado y no lo he recibido
    • ¿Dónde está mi W-2?

 

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Este contenido es para fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.