Nómina Toast: Obtener ayuda con el formulario W-2

En este artículo:

¿Qué hay de nuevo en la declaración de impuestos de 2026 y qué debo hacer?
Prepárate para el formulario W-2
Localiza, Descarga e Imprime formularios W-2
Recursos adicionales

¿Qué hay de nuevo en la declaración de impuestos de 2026 y qué debo hacer?

La One Big Beautiful Act tiene disposiciones sobre “no impuestos sobre las propinas” y “no impuestos sobre las horas extra”. Esto significa que las deducciones de impuestos individuales de los empleados están disponibles para los empleados elegibles cuando presenten su declaración de impuestos sobre la renta de las personas físicas de 2025 en 2026. Para facilitar la declaración de impuestos personales, Nómina Toast indicó estos montos de propina y los montos de las primas de horas extra en los perfiles de los empleados en Nómina Toast, en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año. ofrece más información. Pídele consejo a un contador o a un profesional fiscal.

Prepárate para el formulario W-2

¿Qué es un formulario electrónico W-2? ¿Por qué es mejor para mí y mis empleados?

Un formulario W-2 electrónico o digital actúa como un formulario W-2 en papel, ya que puede usarse para declarar impuestos. La diferencia es que los empleados pueden abrirla y/o descargarla desde o cuando lo necesiten. Esto es más seguro que distribuir o enviar el formulario W-2 por correo postal, ya que contiene el número de Seguro Social (SSN) completo del empleado. Tampoco se puede perder ni robar.

Los empleadores deben proporcionar un formulario W-2 en papel a todos los empleados, a menos que éstos decidan acceder al formulario de manera electrónica. Nómina Toast proporciona este formulario de consentimiento durante los y, de manera predeterminada, distribuye el formulario W-2 electrónico a quienes no lo elijan. Puedes en Informes > Presentación de impuestos > Documentos de fin de año.

En cualquier caso, los clientes siempre pueden decidir para todos los empleados que optaron por las copias electrónicas yendo a Impuestos y seleccionando el ícono de descarga (flecha hacia abajo) en la sección Empleados que optan por las copias electrónicas. Recibirás un archivo PDF con todos los formularios W-2 para los empleados que optaron por recibir los suyos electrónicamente. Luego, puedes elegir de este archivo en bloque.

¿Cómo me ahorrará tiempo y dinero cambiar al formulario W-2 electrónico?

Cualquier empleado que no se suscriba a un formulario W-2 electrónico durante el proceso de incorporación necesitará formularios W-2 en papel distribuidos por el empleador. Estos deben imprimirse y, , deben tener matasellos o entregarse a los empleados antes del 31 de enero, por lo que este método conlleva costos de papel y tiempo para Imprimirlos, empaquetarlos y enviarlos y distribuirlos. Además, es posible que los empleadores no tengan información de contacto precisa de los ex empleados, lo que podría tardar más tiempo en localizarlos. Esto puede evitarse alentando a los empleados a optar por la distribución electrónica de formularios, especialmente porque pueden Imprimir ellos mismos el formulario electrónico W-2, si es necesario.

¿Cómo completan mis empleados el formulario electrónico de consentimiento W-2?

Cuando se contrata a un empleado, se suscribe a un formulario W-2 electrónico o en papel antes de comenzar la . Nómina Toast le pedirá que seleccione cómo quiere que se entreguen los documentos de fin de año. Envío electrónico es la selección preferida y predeterminada. Una vez que el empleado acepte los términos y condiciones y seleccione Confirmar, pasará a los pasos de la Lista de verificación de nuevos empleados. Esto solo se debe hacer una vez y no anualmente, a menos que el empleado desee cambiar su elección (consulta la siguiente pregunta).

¿Qué sucede si un empleado quiere cambiar su elección?

Esto debe hacerse antes de que la empresa envíe su última nómina del año, cuando Toast recolecte la configuración del formulario W-2 para cada empleado y empleador. Los empleados que hayan completado el formulario de consentimiento anteriormente y deseen cambiar su elección pueden hacerlo en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año. Selecciona, Editar lápiz para cambiar el Método de Envío. Una vez seleccionada la opción prevista, proporciona una firma electrónica y selecciona Guardar. Luego, se almacena en la pestaña Biblioteca de documentos del empleado.

¿Cómo puedo ver quién completó el formulario electrónico de consentimiento W-2?

Los gerentes pueden ver empleados activos que se suscribieron a un formulario electrónico W-2 si van a Informes > Presentación de impuestos y seleccionan el botón Documentos de fin del año.

En este informe, la columna Formularios electrónicos indicará qué empleados se suscribieron a los formularios W-2 electrónicos y completaron el formulario de consentimiento. Los gerentes pueden editar la elección de un empleado activo en nombre del empleado seleccionando la casilla de verificación para el(los) empleado(s) que desean editar y seleccionando el botón amarillo de edición en la parte inferior de la página.

También puedes crear un que incluya el campo Documentos electrónicos de fin de año para ver quién se ha suscrito al formulario electrónico W-2, quién ha seleccionado el formulario en papel y quién es un desconocido, lo que indica que el empleado aún no inició sesión en Nómina Toast para hacer una selección (en cuyo caso, se le ofrecerá un formulario W-2 en papel). Usa la plantilla Atributos del empleado para este informe personalizado.

¿Cuándo debe darse la suscripción y el consentimiento del empleado?

Nómina Toast debe tener la suscripción de los empleados que solicitan formularios W-2 en papel antes de enviar la última nómina del año. Cualquier empleado que haya optado por un formulario W-2 en papel tendrá un formulario en papel, ya sea en el o enviado desde Toast, que deberá ser distribuido al empleado por el empleador.

Localiza, Descarga e Imprime formularios W-2

¿Dónde pueden mis empleados encontrar su formulario electrónico W-2?

Puedes colocar un en una zona de alto tránsito de tu restaurante sobre cuándo y dónde pueden acceder los empleados a su formulario W-2. De lo contrario, hay dos formas en que un empleado puede obtener su formulario digital W-2: la aplicación MyToast y Nómina Toast.

En 2026, todos los empleados actualmente activos pueden usar la aplicación MyToast para ver y descargar su formulario W-2 el 19 de enero o después. Escanea el siguiente código QR para descargar la aplicación en dispositivos Apple y Android. Lee para obtener detalles sobre la descarga o el inicio de sesión en la aplicación. Después de iniciar sesión en la aplicación, ve a Pagar > Acceder a formularios de impuestos (W2) y selecciona un formulario W-2.

Si un antiguo o despedido empleado necesita su formulario W-2 o no quiere usar la aplicación MyToast, puede Nómina Toast el 19 de enero. Luego, debe seleccionar Verimpuestos y documentos en la página de inicio para ver o descargar un formulario W-2 o 1095-C individual, si corresponde.

Los empleados pueden ver este video para encontrar su formulario W-2 en Nómina Toast y aprender a comprender la información que figura en él.

Si tengo empleados que eligieron un formulario W-2 en papel, ¿cómo lo obtienen?

Si tu empresa optó por el , lo descargarás, Imprimirás y distribuirás entre los empleados que solicitaron los formularios en papel. Visita la sección Recibir formulario W-2s de Nómina el formulario W-2 para obtener una lista de pasos.

Si optaste por que Nómina Toast Imprimiera formularios W-2 para los empleados que solicitaron formularios en papel, Toast te los enviará por correo postal, pero sigues siendo responsable de distribuirlos individualmente a los empleados antes de la del 31 de enero.

¿Mis empleados recibirán una notificación cuando su formulario electrónico W-2 esté disponible?

Todos los formularios W-2 estarán disponibles en la aplicación MyToast y el sistema de Nómina Toast el 19 de enero de 2026. Los empleados activos recibirán una notificación a través de la aplicación MyToast cuando su formulario esté disponible. Los empleados que se suscribieron a formularios W-2 electrónicos son responsables de propios formularios.

¿Qué incluye el formulario W-2? ¿Quién consigue uno?

El formulario W-2 incluye los salarios imponibles ganados por los empleados dentro de un año calendario y los impuestos que se retuvieron de esos salarios. Los empleadores deben proporcionar un formulario W-2 a cada empleado que reciba su salario. El formulario W-2 también se presenta en el IRS y los empleados lo usan para declarar impuestos personales.

Todos los empleados que hayan registrado salarios imponibles dentro de un año calendario recibirán un formulario W-2. Pueden acceder a ellos actuales y antiguos . , los empleados que no hayan dado su consentimiento para un formulario electrónico W-2 necesitarán tener impreso y enviado por correo o distribuido un formulario a más tardar el 31 de enero de cada año.

¿Cuáles son mis opciones para distribuir formularios W-2 a mis empleados?

Hay tres opciones para distribuir formularios W-2 a través de Nómina Toast:

El formulario W-2 estará disponible el 19 de enero. Para determinar cómo distribuirlos, considera lo siguiente:

Tanto el actual como el anterior siempre pueden acceder al formulario W-2 electrónico en Nómina Toast, siempre y cuando hayan incurrido en salarios en el último año calendario. El formulario electrónico W-2 no requiere ninguna acción adicional de los empleadores.
Cheques de Nómina Toast para empleados que se suscribieron a un formulario W-2 en papel al comienzo de cada nuevo año. Una vez que lo hagamos, no podrán modificarse las elecciones para el próximo formulario W-2.
En el caso de los empleados que eligieron el formulario W-2 en papel, el o deberán imprimirlo. Esto depende de qué selección de impresión de formulario W-2 se realice en la página Impuestos antes de enviar la última nómina del año (esta selección estará disponible a finales de octubre o principios de noviembre). Después del envío, cualquier cambio en esta configuración se reflejará en la próxima temporada de fin de año.

Formulario electrónico/digital W-2

Los gerentes y administradores de sistemas pueden aceptar formularios W-2 electrónicos en nombre de un empleado si van al perfil del empleado, seleccionan Impuestos y documentos > Formularios de fin de año y cambian la selección (esto se aplica a empleados activos y despedidos).

Para los empleados activos solamente, también puedes solicitar el consentimiento en bloque yendo a Informes > Presentación de impuestos y seleccionando el botón Documentos de fin de año.

Nota: El IRS requiere que los empleados den su consentimiento para recibir formularios W-2 electrónicamente en lugar de una copia en papel. Además, si un empleado prefiere recibir una copia en papel de su formulario W-2, tiene derecho a solicitar esa opción a la empresa. Obtén más información en el IRS .

Impresión de formulario W-2 en papel autoservicio

Si los empleados eligen usar el formulario W-2 en papel, los clientes usarán de manera predeterminada el método de autoservicio para esos formularios. Esta es la opción recomendada, ya que no hay tarifas asociadas y puedes Imprimir y distribuir de inmediato a medida que los formularios están disponibles.

Como la impresión egoísta está activada de forma predeterminada, los empleadores deben Imprimir y distribuir formularios W-2 a los empleados de conformidad con las , pero para ello solo se requiere la impresión y distribución del formulario W-2 para los empleados que no hayan optado por el Envío electrónico. Para facilitar la identificación, el separa el Formulario W-2 para los empleados que optaron por una copia electrónica frente a una copia en papel. Los PDF del formulario W-2 estarán disponibles para Imprimir el 19 de enero y se pueden consultar en Impuestos.

Para Imprimir en bloque el formulario W-2 en papel de tu empresa, comienza por navegar a Impuestos en Nómina Toast. A partir del 19 de enero, verás un nuevo botón con la etiqueta W-2 en papel 2025. Selecciona esta opción para recibir un archivo PDF con todos los formularios W-2 para los empleados que optaron por una copia en papel. Es posible que tengas más de un archivo si tienes más de 100 formularios W-2 en papel. Si lo deseas, puedes elegir en este archivo en bloque. Lee para obtener más detalles.

Formulario W-2s en papel impreso por Toast

para los empleados que optaron por una copia en papel (es decir, no dieron su consentimiento para recibir un formulario W-2 electrónico) o que nunca iniciaron sesión para elegir un formulario W-2 (por lo que se les entregará una copia en papel). Nómina Toast cobra USD 5 por formulario más los cargos de envío estándar. Para que Nómina Toast Imprima y envíe formularios W-2 por correo postal, debe optar por no imprimir en autoservicio antes de enviar la última nómina del año. Ve a Impuestos y cambia el selector a Correo a empresa (Pagado). El selector para formularios W-2 de autoimpresión en comparación con Toast está disponible a finales de octubre o principios de noviembre de cada año.

Cuando se desactiva la impresión en autoservicio (se selecciona Correo a empresa), Toast Imprimirá y entregará los formularios W-2 para los empleados que se hayan suscrito a ellos a una tarifa de 5 dólares por formulario impreso más tarifas de envío estándar. Se entregará un paquete de formularios W-2 impresos por FEIN. El formulario W-2 individual del paquete deberá distribuirse a los empleados de acuerdo con las SSA. Nómina Toast no envía formularios W-2 por correo postal directamente a los empleados.

¿Cómo puedo verificar la dirección de Envío de mi formulario W-2 en papel?

Para visitar el Tax Center, ve a Impuestos en Nómina Toast. La dirección se mostrará debajo del banner sombreado en la parte superior. Si quieres cambiar esta dirección, comunícate con nosotros a través del botón de chat azul que se encuentra en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

Quiero Imprimir formularios W-2 para todos mis empleados. ¿Cómo puedo hacerlo?

Ya sea que hayas elegido que Toast o tu empresa Impriman y envíen por correo postal formularios W-2 para los empleados que optaron por una copia en papel, el tiene una flecha de descarga para los empleados que optan por formularios W-2 electrónicos. Ve a Impuestos y selecciona esta flecha de descarga para recibir PDF de todos los formularios W-2 para empleados que eligieron la opción electrónica (digital). Además, selecciona la flecha de descarga de la sección Empleados que necesitan papel o el botón W-2 en papel 2025 en la parte superior. Estos dos archivos combinados representan todo el formulario W-2s Toast preparado para tu empresa.

¿Cómo pueden los restaurantes cerrados acceder al formulario W-2?

Cuando un restaurante cierra, se deben seguir procedimientos adecuados para el cierre de cuentas. Si es anterior al fin del año calendario, los clientes deben indicarle a Nómina Toast que los solicite y genere sus documentos fiscales de fin de año. Si un empleado de un restaurante cerrado está buscando un formulario W-2, podrá acceder a él desde Nómina Toast siguiendo los . Si un restaurante usa otro servicio de nómina después de Nómina Toast o al final del mismo año calendario, ese servicio de nómina será responsable de declarar impuestos y producir formularios W-2 para el restaurante.

Recursos adicionales

con el formulario W-2

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.