Nómina Toast: Empleados sin dirección de correo electrónico

• ¿Puedo agregar un empleado a Nómina Toast si no tiene una dirección de correo electrónico?
• ¿Puedo incorporar a nuevos empleados sin dirección de correo electrónico a Nómina Toast?
• ¿Es posible crear un perfil de Nómina Toast para un nuevo empleado que no tiene una dirección de correo electrónico?

En el paso de información básica de contratación de un nuevo empleado en Nómina Toast, tienes la opción de seleccionar No para ¿Proporcionarás una dirección de correo electrónico? ¿Qué pasa después de eso?

Los empleados sin dirección de correo electrónico no podrán completar su parte de la incorporación de nuevos empleados, por lo que recomendamos encarecidamente que todos los empleados tengan una dirección de correo electrónico, incluso si es solo para completar la información de incorporación de Nómina Toast y tener acceso a sus talones de pago y documentos de fin de año, como los formularios W-2.

La incorporación de nuevos empleados incluye lo siguiente:

• Completar el formulario W-4 y la sección 1 del formulario I-9
• Ingresar un método de pago (por lo general, una cuenta de depósito directo) y
• Revisa los documentos de la empresa que tu empresa ha cargado para los nuevos empleados.

Un empleador puede completar información sobre depósitos directos en nombre de un empleado y también cargar una copia en papel del formulario W-4 y el formulario I-9 de un empleado, pero Nómina Toast no podrá leerlos directamente desde la carga. En el caso de un formulario I-9 en papel, está bien, siempre que se complete de manera completa y correcta. Usa estos pasos para cargar el formulario I-9 en papel en el perfil de tu empleado.

Por otro lado, un empleador puede completar el formulario W-4 (y cualquier equivalente estatal o local) de la siguiente manera:

• Ve al perfil del empleado > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos.
• En la sección Formularios W4, selecciona el botón Completar estado W-4 y el hipervínculo Federal W-4 (entre otros que aparezcan en esta sección).
  • Haz coincidir la información directamente desde el formulario W-4 en papel del empleado hasta Nómina Toast.
  • Esto permite que Nómina Toast use la configuración seleccionada durante los cálculos de nómina.

También recomendamos cargar el formulario W-4 en papel siguiendo los mismos pasos que el formulario I-9. Una vez que esto esté completo, puedes eliminar al empleado de tu panel de incorporación (Equipo > Incorporación) seleccionando el botón amarillo Editar y eligiendo Marcar este nuevo empleado como completo.

Como último paso para la verificación total, verifica el número de seguro social del empleado en su perfil para garantizar su exactitud. No hacerlo puede arriesgar declaraciones de impuestos inexactas o incompletas, junto con las penalizaciones y cargos asociados.

Si el correo electrónico de un nuevo empleado se ingresó incorrectamente y Nómina Toast no te permite completar una recontratación, esto generalmente se debe a que Nómina Toast coincide con los perfiles de los empleados por Número de Seguro Social. Ingresar un SSN duplicado está bloqueado para evitar crear dos registros para la misma persona.

Si ves un error como “Hay un problema para completar la información de tu perfil. Comunícate con tu gerente de recursos humanos para obtener ayuda. Esto suele significar que el SSN ya está vinculado a otro perfil de empleado en el sistema. Debido a que solo el servicio de asistencia de Nómina Toast puede desvincular una dirección de correo electrónico de un perfil existente, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente y pídele que desvincule el correo electrónico incorrecto. Una vez liberado, puedes ingresar el correo electrónico correcto y completar la recontratación.