Nómina Toast: Administrar plantillas horarias

En este artículo:

• Gestión de plantillas horarias
• Aprobar automáticamente plantillas horarias
• Aprobar plantillas horarias en Nómina Toast
• Anular, reabrir o editar una plantilla horaria aprobada en Nómina Toast
• Eliminar o eliminar una plantilla horaria
• Abrir perforaciones en Toast Web
• Corregir una entrada de tiempo en Toast Web
• Agregar una entrada de tiempo en Toast Web
• Hojas horarias individuales para empleados asalariados
• Recursos adicionales

​Gestión de plantillas horarias

Las horas de los empleados se sincronizan desde el POS de Toast y aparecen en Nómina Toast en el panel “Hojas horarias” del panel principal.  Selecciona Ver plantillas horarias de esta baldosa.

Aquí, puedes ver las horas de los empleados adjuntas automáticamente a la nómina correspondiente que se indica en la columna Nómina. Toast recomienda mucho ver esta página por nómina, especialmente al aprobar plantillas horarias (si es necesario). Selecciona el menú desplegable Todos para filtrarlo a nóminas específicas.

Nota: Las entradas de tiempo no se pueden editar en Nómina Toast (las plantillas horarias sí, pero esto no se sincronizará con Toast Web y, por lo tanto, no se recomienda para generar informes precisos). Si necesitas hacer cambios en la entrada de tiempo, el descanso o las propinas de un empleado, debes hacerlo en Toast Web. Consulta a continuación para obtener instrucciones. Además, si faltan plantillas horarias previstas, primero revisa si un empleado tiene perfiles duplicados en Toast Web o Nómina Toast. Si este no es el caso, del perfil entre los dos sistemas.

Aprobar automáticamente plantillas horarias

Nómina Toast te permite decidir si quieres omitir el paso de aprobación manual de la plantilla horaria de la nómina. Este proceso permite que las entradas de tiempo realizadas por los empleados (que aparecen en Toast Web) se aprueben automáticamente y se envíen a una nómina ejecutada una vez iniciada o abierta una nómina. Ve a Tiempo en Nómina Toast. En la parte superior, verás un banner:

Antes de tomar una decisión, selecciona el ícono ? para ver las preguntas comunes sobre esta función. También puedes seleccionar el enlace de entradas de tiempo para visitar el informe Gestión de entradas de tiempo en Toast Web, donde puedes revisar o realizar modificaciones en las entradas de tiempo de los empleados antes de que aparezcan automáticamente en un ejecución de nómina (consulta reloj de tiempo de los empleados). Te recomendamos hacerlo independientemente de que tengas el selector activado o no. 

Si quieres comenzar a aprobar plantillas horarias automáticamente, un usuario de HR+ puede cambiar el selector de esta página de Desactivado a Activado. Esto se puede deshacer en cualquier momento, pero solo se aplicará a las ejecuciones de nómina que no se hayan iniciado.

• Una vez que se haya cambiado el selector a Activado, los botones Aprobar desaparecerán de esta página y las horas en Toast Web se aplicarán a sus respectivos períodos de pago y la nómina se ejecutará una vez que se haya iniciado la nómina.
• Todas las planillas horarias se aprobarán automáticamente cuando comiences a usar la nómina, por lo que no tendrás que aprobarlas manualmente cada vez.
• Si las horas en una hoja horaria autoaprobada son incorrectas, puedes restablecer la nómina (si es necesario) y editar las entradas de tiempo de los empleados en Toast Web (obtén más información: ).
• Si un empleado olvida registrar la salida y activa las planillas horarias autoaprobadas, se marcará su planilla horaria para revisión cuando obtengas una vista previa de la nómina. La salida registrada automáticamente también se marcará en Gestión de entradas de tiempo (un informe en Toast Web).

Puedes cambiar la configuración de las planillas horarias de aprobación automática en cualquier momento. Las planillas horarias se aprobarán automáticamente o quedarán sin aprobar según tu selección. Si decides que no quieres que se actualicen las planillas horarias de aprobación automática mientras procesas nómina, primero restablece la nómina. Luego, regresa a Tiempo y desactiva el selector. Luego actualiza la página y aparecerán las plantillas horarias con la opción de aprobarlas.

Aprobar plantillas horarias en Nómina Toast

Si no tienes activada la función de plantillas horarias autoaprobadas, este es un paso para prepararte para ejecutar la nómina. Para pagar las horas a los empleados, las planillas horarias deben aprobarse en Nómina Toast antes de que las horas asociadas aparezcan en la nómina. Es una práctica recomendada revisar cada plantilla horaria y sus horarios antes de aprobarla o antes de comenzar la nómina.

Para aprobar plantillas horarias individuales, selecciona el botón verde, Aprobar. Para aprobar varias plantillas horarias, sigue estos pasos:

1. Es un error común aprobar plantillas horarias que no estén vinculadas a la nómina en cuestión (al hacerlo, se creará una segunda plantilla horaria para el empleado). Recuerda seleccionar siempre el menú desplegable Todos encima de la columna Nómina para filtrar solo las plantillas horarias correspondientes.
2. Selecciona la casilla junto a cada empleado correspondiente. De lo contrario, para seleccionar todas las plantillas horarias, selecciona la casilla de la izquierda del encabezado de la columna Apellido.
3. Selecciona Aprobar todo en la parte inferior de la página.
   1. Si tienes varias plantillas horarias para el mismo empleado, esto puede ser el resultado de la sincronización, propinas adicionales, cambios de posición, aprobación de plantillas horarias antes del final del período de pago u otros factores. Te recomendamos revisarlos detenidamente en busca de superposiciones o errores. No es necesario consolidar asientos de tiempo en una nómina; el resultado final será el mismo si se consolidaron o no.
      
      

1. En Nómina Toast, ve al perfil del empleado > Historial de pago > Hojas horarias.
2. Selecciona Volver a abrir para la plantilla horaria aprobada. Ahora puedes hacer cambios en las entradas de tiempo que se sincronizarán con esta plantilla horaria.
   1. Si ya se inició la nómina, las planillas horarias no se pueden reabrir ni editar hasta que se restablezca la nómina.
   2. Si necesitas actualizar el trabajo en una entrada de tiempo, puedes hacerlo después de reabrir la plantilla horaria en Nómina Toast. En Toast Web, ve a Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo. Localiza la entrada de tiempo y selecciónala para actualizar el campo Tarea en la barra lateral. Una vez que selecciones Guardar cambios, la plantilla horaria se actualizará inmediatamente en Nómina Toast. Es posible que debas actualizar la página Nómina Toast.
      
      
       
3. Ahora se pueden ajustar las entradas de tiempo del empleado. Encuentra instrucciones para o en Toast Web.
   1. Si una entrada de tiempo aparece en Toast Web, pero no en Nómina Toast, solo deberás volver a enviarla. Abre Toast Web y ve a Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo. Localiza y selecciona la entrada de tiempo para abrir la barra lateral. Simplemente debes seleccionar Guardar cambios y la información se sincronizará con Nómina Toast.
   2. Si la plantilla horaria de este empleado incluye entradas de tiempo con una ubicación incorrecta, comunícate con . Las entradas de tiempo pueden estar bajo un perfil incorrecto o el puesto podría estar vinculado a la ubicación incorrecta.
   3. Nota: Hay una opción para editar entradas de tiempo directamente en las hojas horarias de Nómina Toast, pero los cambios realizados en una hoja horaria de Nómina Toast no se sincronizarán con las entradas de tiempo de Toast Web. Estos cambios causarán imprecisiones en los informes y, posiblemente, otras consecuencias según tu configuración. Si quieres activar los cambios en la entrada de tiempo de la hoja horaria de Nómina Toast, un usuario de HR+ puede ir a Configuración > Registro de horas > Configuración y activar Hacer hojas horarias de solo lectura en No.
4. Una vez que se hayan realizado las ediciones o adiciones a las entradas de tiempo, puedes regresar a Nómina Toast y aprobar la hoja horaria actualizada. Las ediciones y adiciones de entradas de tiempo se sincronizarán inmediatamente desde Toast Web hasta Nómina Toast.

Eliminar o eliminar una plantilla horaria

Nota: Eliminar una plantilla horaria funciona independientemente de si la opción de aprobar plantillas horarias automáticamente está activada o no.

Cuando se apruebe una nómina, las planillas horarias no aprobadas asociadas con esa nómina permanecerán en la página Tiempo. Si deseas eliminarlos de la página (no es necesaria la aprobación):

1. Selecciona el hipervínculo en la columna Hoja horaria.
2. Ahora podrás seleccionar el ícono de papelera para cada entrada de tiempo y propinas.
3. Una vez que cada entrada se haya eliminado de esta página, regresa a Tiempo y verás un botón Eliminar donde solía estar el botón Aprobar.
4. Selecciona Eliminar para eliminar de forma permanente esta plantilla horaria de Nómina Toast.
   1. Es posible que necesites desplazar la pantalla hacia la derecha para ver el ícono de papelera o el botón Eliminar, especialmente si usas un dispositivo móvil.

Abrir perforaciones en Toast Web

Las planillas horarias no se pueden aprobar si hay marcas abiertas. Los empleados marcados con Open Punches tienen un turno abierto y deben registrar su salida antes de que se apruebe su plantilla horaria.

Al ver los detalles de la plantilla horaria, las entradas en rojo indican el turno en el que el empleado no registró la salida. Si un empleado olvidó registrar su salida, deberá antes de aprobar la plantilla horaria.

Corregir una entrada de tiempo en Toast Web

Si notas que la entrada o la salida se registraron de manera incorrecta, que se registró automáticamente () o que se abrió una ventana en una plantilla horaria de Nómina Toast, deberás solucionarlo en Toast Web.

• Si usas la función de aprobación automática de plantilla horaria, hazlo antes de seleccionar Vista previa de tu nómina en el panel del ciclo de pago.
• Si no utilizas la función de aprobación automática de plantilla horaria, hazlo antes de aprobar la plantilla horaria asociada en Nómina Toast. Si ya se aprobó una plantilla horaria de Nómina Toast con la información incorrecta, deberá a aprobar antes de que se sincronicen los cambios.
• Si la nómina ya se inició, restablece la nómina primero (). Nota: Si restableces la nómina, se eliminarán los cambios manuales que hayas realizado.

1. En Toast Web, selecciona Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo.
2. Elige el rango de fechas y la ubicación correctos en los menús desplegables de la parte superior. También puedes seleccionar un empleado.
   
   
   
   
3. Realiza modificaciones en los campos Tiempo de entrada, Tiempo de salida o Propinas en efectivo (declaradas) directamente en esta página. Selecciona la marca de verificación para guardar tu trabajo.
4. Para volver a enviar una entrada de tiempo, editar el trabajo de un empleado o eliminar por completo la entrada de tiempo, selecciónala de esta lista para abrir los detalles del turno. El campo Tarea se puede editar aquí y el botón Eliminar también se encuentra aquí. Selecciona Guardar cambios para finalizar cualquier edición de tarea o vuelve a enviar esta entrada de tiempo.
   
   
   
   
5. Cualquier cambio se enviará a Nómina Toast al instante. Es posible que debas actualizar la página Hojas horarias en Nómina Toast para ver los cambios actualizados.

Agregar una entrada de tiempo en Toast Web

Para que esta nueva entrada aparezca en una hoja horaria, no se debe iniciar su nómina asociada y no se puede aprobar la hoja horaria (si corresponde).

1. En Toast Web, selecciona Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo.
2. En este informe, selecciona + Agregar entrada en la esquina superior derecha de la pantalla.
3. Selecciona un empleado en el menú desplegable y sigue las indicaciones para ingresar los campos Trabajo, Tiempo de entrada y Tiempo de salida correctos, y Propinas en efectivo declaradas/descansos (si corresponde).
   
   
   
   
4. Selecciona Guardar entrada para finalizar. Esta actualización se sincronizará con Nómina Toast inmediatamente. Es posible que necesites actualizar la página Tiempo en Nómina Toast para ver los cambios actualizados.

Hojas horarias individuales para empleados asalariados

Los empleados asalariados reciben su pago según el código de ingresos SALARIALES. Sin embargo, mientras ves la página Historial de pagos > Hojas horarias del perfil de un empleado asalariado, puedes notar un código de ingresos REGULARES adjunto a una o más de sus hojas horarias. Esto se hace para alinear con los datos que existen en Toast Web y permitir que los empleados asalariados queden fácilmente no exentos (si es necesario). Sin embargo, esto no es problemático. Estos empleados seguirán recibiendo pagos mediante el código de ganancia SALARIAL.

Recursos adicionales para plantillas horarias

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.