Nómina Toast: Administrar plantillas horarias

En este artículo:

• Gestión de plantillas horarias
• Aprobar plantillas horarias automáticamente
• Aprobar plantillas horarias en Nómina Toast
• Cancelar la aprobación, reabrir o editar una plantilla horaria aprobada en Nómina Toast
• Eliminar o eliminar una plantilla horaria
• Abrir perforaciones en Toast Web
• Corregir una entrada de tiempo en Toast Web
• Agregar una entrada de tiempo en Toast Web
• Planillas horarias individuales para empleados asalariados
• Recursos adicionales

​Gestión de plantillas horarias

Las horas de los empleados se sincronizan desde el POS de Toast y aparecen en Nómina Toast en el mosaico “Planillas horarias” del panel principal.  Selecciona Ver plantillas horarias de este mosaico.

Aquí, puedes ver las horas de los empleados adjuntas automáticamente a la nómina correspondiente indicada en la columna Nómina. Toast recomienda mucho ver esta página por nómina, especialmente al aprobar plantillas horarias (si es necesario). Selecciona el menú desplegable Todo para filtrar nóminas específicas.

Nota: Las entradas de tiempo no se pueden editar en Nómina Toast (las plantillas horarias sí, pero esto no se sincronizará con Toast Web y, por lo tanto, no se recomienda para generar informes precisos). Si necesitas hacer cambios en la entrada de tiempo, el descanso o las propinas de un empleado, debes hacerlo en Toast Web. Consulta la sección Corregir una entrada de tiempo en Toast Web a continuación para obtener instrucciones. Además, si faltan plantillas horarias previstas, comienza por revisar si un empleado tiene perfiles duplicados en Toast Web o Nómina Toast. Si este no es el caso, comprueba la asignación del perfil entre los dos sistemas.

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Aprobar automáticamente plantillas horarias

Nómina Toast te permite decidir si quieres omitir el paso de aprobación manual de la plantilla horaria de la nómina. Este proceso permite que las entradas de tiempo realizadas por los empleados (que aparecen en Toast Web) se aprueben automáticamente y se envíen a una nómina ejecutada una vez que se ha iniciado o abierto una nómina. Ve a Tiempo en Nómina Toast. En la parte superior, verás un banner:

Antes de tomar una decisión, selecciona el ícono? para ver las preguntas comunes sobre esta función. También puedes seleccionar el enlace de entradas de tiempo para visitar el informe de gestión de entradas de tiempo en Toast Web, donde puedes revisar o editar las entradas de tiempo de los empleados antes de que aparezcan automáticamente en una ejecución de nómina (consulta Editar entradas de tiempo de los empleados). Te animamos a hacerlo, ya sea que tengas el botón de activación o desactivación. 

Si quieres comenzar a aprobar plantillas horarias automáticamente, un usuario de RR. HH.+ puede cambiar el botón de desactivación a desactivación de esta página. Esto se puede deshacer en cualquier momento, pero solo se aplicará a las ejecuciones de nómina que no se hayan iniciado.

• Una vez que el botón se haya cambiado a Activado, los botones Aprobar desaparecerán de esta página y cualquier hora en Toast Web se aplicará a sus respectivos períodos de pago y la nómina se ejecutará una vez que se haya iniciado la nómina.
• Todas las plantillas horarias se aprobarán automáticamente cuando comiences a usar la nómina, por lo que no necesitarás aprobarlas manualmente cada vez.
• Si las horas en una plantilla horaria autoaprobada son incorrectas, puedes restablecer la nómina (si es necesario) y editar las entradas de tiempo de los empleados en Toast Web (más información: Nómina Toast: Restablecer una nómina).
• Si un empleado olvida registrar la salida y se activan las plantillas horarias de aprobación automática, su plantilla horaria se marcará para revisión cuando obtengas una vista previa de la nómina. Cualquiera que haya registrado su salida automáticamente también se marcará en Gestión de entradas de tiempo (un informe en Toast Web).

Puedes cambiar la configuración de las plantillas horarias de aprobación automática en cualquier momento. Las plantillas horarias se aprobarán automáticamente o permanecerán sin aprobar según tu selección. Si decides que ya no quieres que se configuren las plantillas horarias de aprobación automática mientras procesas nómina, primero restablece la nómina. Luego, regresa a Tiempo y desactiva el botón. Luego actualiza la página y aparecerán las plantillas horarias con la opción de Aprobarlas.

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Aprobar plantillas horarias en Nómina Toast

Si no tienes la función de plantillas horarias autoaprobadas activada, este es un paso para prepararte para ejecutar la nómina. Para pagar las horas a los empleados, las plantillas horarias deben aprobarse en Nómina Toast antes de que las horas asociadas aparezcan en una ejecución de nómina. Se recomienda revisar cada plantilla horaria y sus horarios antes de aprobarla o antes de comenzar a usar la nómina.

Para aprobar plantillas horarias individuales, selecciona el botón verde Aprobar. Para aprobar varias plantillas horarias, sigue estos pasos:

1. Es un error común aprobar plantillas horarias que no estén vinculadas a la nómina en cuestión (al hacer esto, se creará una segunda plantilla horaria para el empleado). Recuerda seleccionar siempre el menú desplegable Todos encima de la columna Nómina para filtrar solo las plantillas horarias correspondientes.
2. Selecciona la casilla junto a cada empleado apropiado. De lo contrario, para seleccionar todas las plantillas horarias, selecciona la casilla a la izquierda del encabezado de la columna Apellido.
3. Selecciona Aprobar todo en la parte inferior de la página.
   1. Si tienes varias plantillas horarias para el mismo empleado, esto puede deberse a la sincronización, propinas adicionales, cambios de posición, aprobación de plantillas horarias antes del final del período de pago u otros factores. Te animamos a revisarlos detenidamente en busca de superposiciones o errores. No es necesario consolidar entradas de tiempo en una nómina; el resultado final será el mismo si se consolidaron o no.
      
      

1. En Nómina Toast, ve al perfil del empleado > Historial de pago > Hojas horarias.
2. Selecciona Volver a abrir para la plantilla horaria aprobada. Ahora puedes hacer cambios en las entradas de tiempo que se sincronizarán con esta plantilla horaria.
   1. Si ya se inició la nómina, las plantillas horarias no se pueden reabrir ni editar hasta que se restablezca la nómina.
   2. Si necesitas actualizar la tarea en una entrada de tiempo, puedes hacerlo después de reabrir la plantilla horaria en Nómina Toast. En Toast Web, ve a Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo. Localiza la entrada de tiempo y selecciónala para actualizar el campo Tarea en la barra lateral. Una vez que selecciones Guardar cambios, la plantilla horaria se actualizará inmediatamente en Nómina Toast. Es posible que debas actualizar la página Nómina Toast.
      
      
       
3. Las entradas de tiempo del empleado ahora se pueden ajustar. Encuentra instrucciones para editar una entrada o agregar una entrada en Toast Web.
   1. Si una entrada de tiempo aparece en Toast Web, pero no en Nómina Toast, solo tendrás que volver a enviarla. Abre Toast Web y ve a Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo. Localiza y selecciona la entrada de tiempo para abrir la barra lateral. Simplemente debes seleccionar Guardar cambios y la información se resincronizará con Nómina Toast.
   2. Si la plantilla horaria de este empleado tiene entradas de tiempo en la ubicación incorrecta, las entradas de tiempo podrían estar bajo el perfil incorrecto o el puesto podría estar vinculado a la ubicación incorrecta. En la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast, selecciona el botón de chat azul para ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente de Nómina Toast a fin de obtener ayuda con esto.
   3. Nota: Hay una opción para editar entradas de tiempo directamente en las hojas de tiempo de Nómina Toast, pero los cambios realizados en una hoja de tiempo de Nómina Toast no se sincronizarán con las entradas de tiempo de Toast Web. Estos cambios causarán inexactitudes en los informes y posiblemente otras consecuencias según tu configuración. Si deseas habilitar los cambios en las entradas de tiempo de la hoja de tiempo de Nómina Toast, un usuario de Recursos Humanos puede ir a Configuración > Registro de horas > Configuración y activar Realizar solo lectura en No.
4. Una vez que se hayan realizado las ediciones o adiciones a las entradas de tiempo, puedes regresar a Nómina Toast y aprobar la plantilla horaria actualizada. Las ediciones y adiciones a las entradas de tiempo se sincronizarán inmediatamente desde Toast Web con Nómina Toast.

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Eliminar o eliminar una plantilla horaria

Nota: Eliminar una plantilla horaria funciona independientemente de si la opción de autoaprobar plantillas horarias está activada.

Cuando se apruebe una nómina, las plantillas horarias no aprobadas asociadas con esa nómina permanecerán en la página Tiempo. Si quieres eliminarlos de la página (no es necesario aprobarlos):

1. Selecciona el hipervínculo en la columna Hoja de tiempo.
2. Ahora podrás seleccionar el ícono de papelera para cada entrada individual de propinas y horarios.
3. Una vez que cada entrada se haya eliminado de esta página, regresa a Tiempo y verás un botón Eliminar donde solía estar el botón Aprobar.
4. Selecciona Eliminar para eliminar de forma permanente esta plantilla horaria de Nómina Toast.
   1. Es posible que debas desplazar la pantalla hacia la derecha para ver el ícono de papelera o el botón Eliminar, especialmente si estás usando un dispositivo móvil.

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Abrir perforaciones en Toast Web

Las plantillas horarias no se pueden aprobar si hay perforaciones abiertas. Los empleados marcados con Open Punches tienen un turno abierto y deben registrar su salida antes de que se apruebe su plantilla horaria.

Al ver los detalles de la plantilla horaria, las entradas rojas indican el turno en el que el empleado no registró la salida. Si un empleado olvidó registrar su salida, deberá abordarlo en Toast Web antes de aprobar la plantilla horaria.

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Corregir una entrada de tiempo en Toast Web

Si notas un registro de entrada o salida incorrecto, un registro de salida automático (ubicar entradas de tiempo de registro de salida automáticas) o una perforación abierta en una plantilla horaria de Nómina Toast, deberás solucionarlo en Toast Web.

• Si utilizas la función de aprobación automática de plantilla horaria, hazlo antes de seleccionar Obtener vista previa de la nómina en el panel de ciclo de pago.
• Si no utilizas la función de aprobación automática de plantillas horarias, hazlo antes de aprobar la plantilla horaria asociada en Nómina Toast. Si ya se aprobó una plantilla horaria de Nómina Toast con la información incorrecta, deberá reabrirse y volverse a aprobar antes de que los cambios se sincronicen con ella.
• Si se inició la nómina en cualquiera de los casos, restablece primero tu nómina (Nómina Toast: Restablecer una nómina). Nota: Si restableces una nómina, se eliminarán los cambios manuales que hayas hecho.

1. Desde Toast Web, selecciona Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo.
2. Elige el rango de fechas y la ubicación correctos en los menús desplegables de la parte superior. También puedes seleccionar un empleado.
   
   
   
   
3. Realiza modificaciones en los campos Tiempo de entrada, Tiempo de salida o Propinas en efectivo (declaradas) directamente en esta página. Selecciona la marca de verificación para guardar tu trabajo.
4. Para volver a enviar una entrada de tiempo, editar el trabajo de un empleado o eliminarla por completo, selecciónala de esta lista para abrir los detalles del turno. El campo Tarea se puede editar aquí y el botón Eliminar también se encuentra aquí. Selecciona Guardar cambios para finalizar cualquier edición de tarea o volver a enviar esta entrada de tiempo.
   
   
   
   
5. Cualquier cambio se enviará a Nómina Toast al instante; es posible que debas actualizar la página Hojas horarias en Nómina Toast para ver los cambios actualizados.

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Agregar una entrada de tiempo en Toast Web

Para que esta nueva entrada aparezca en una plantilla horaria, no se debe iniciar su nómina asociada y la plantilla horaria no se puede aprobar (si corresponde).

1. En Toast Web, selecciona Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo.
2. En este informe, selecciona + Agregar entrada en la esquina superior derecha de la pantalla.
3. Selecciona un empleado en el menú desplegable y sigue las indicaciones para ingresar los campos Tarea, Hora de entrada y Hora de salida y Propinas en efectivo declaradas/descansos (si corresponde).
   
   
   
   
4. Selecciona Guardar entrada para finalizar. Esta actualización se sincronizará con Nómina Toast de inmediato. Es posible que debas actualizar la página Tiempo en Nómina Toast para ver los cambios actualizados.

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Plantillas horarias individuales para empleados asalariados

Los empleados asalariados reciben su pago bajo el código de ingresos SALARIALES. Sin embargo, al ver la página Historial de pagos > Hojas horarias del perfil de un empleado asalariado, puedes notar un código de ingresos REGULAR adjunto a una o más de sus hojas horarias. Esto se hace para alinearse con los datos que existen en Toast Web y permitir que los empleados asalariados queden fácilmente no exentos (si es necesario). Sin embargo, esto no es problemático. Estos empleados seguirán recibiendo su pago utilizando el código de ganancia SALARIAL.

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Recursos adicionales para plantillas horarias

• Nómina Toast: Obtener ayuda con las plantillas horarias
• Nómina Toast: Prepararse para ejecutar nómina
• Editar entradas de registros de entrada y salida de los empleados
• Localizar entradas de tiempo de registro automático de salida

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.