xtraCHEF: Cargar facturas y recibos (sobremesa)
Última actualización: 25 mar 2026, 3:31 p.m.
- Resumen de carga de facturas
- Comparar recibos y facturas
- Cargar documentos desde la computadora
- Crear facturas
- Cargar documentos por correo electrónico
- Próximos pasos
Resumen de carga de factura
xtraCHEF pone a tu alcance capacidades avanzadas de informes, estadísticas y seguimiento de costos, y todo comienza con la carga de documentos. Esto se debe a que tus facturas y recibos conciliados arrojan la visión de un centavo no solo de tus gastos, sino también de los costos directos de los alimentos (solo con xtraCHEF Pro) y los valores de inventario (Pro), y juegan con métricas avanzadas como tu Resumen operativo (xtraCHEF Essentials y Pro), los presupuestos (Esenciales y Pro) y el COGS (Esenciales y Pro).
Nota: Una vez cargadas, las facturas requerirán, al principio, tu atención para poder conciliarlas. Ese esfuerzo manual inicial creará aprendizaje automático (y ahorro de tiempo) para automatizar la conciliación en el futuro.
Para comprender el estado general de tu negocio, xtraCHEF primero necesita saber a dónde va tu dinero y cuánto cuestan tus productos.
La automatización con IA también es una función central de tu suscripción a xtraCHEF que permite que las facturas conciliadas se extraigan a tu sistema contable y pila tecnológica, lo que te ahorra tiempo y reduce el espacio para errores humanos con aprendizaje automático.
Comparar recibos y facturas
Por lo general, una factura (a la que QuickBooks se refiere como factura) aún no se ha pagado al proveedor o tienda. Sin embargo, ya se ha pagado un recibo.
Cuando usamos estos términos en xtraCHEF, puede ser confuso porque cuando escuchamos la palabra “recibo”, comúnmente representa un documento que prueba el pago de artículos. Ese no es siempre el caso con los recibos de proveedores. A veces el recibo se ve exactamente como una factura y la única diferencia es que una ya se pagó y otra no. Por lo general, los recibos ni siquiera tienen la palabra “recibo”.
Es importante hacer un seguimiento y registro diferente de las facturas y los recibos para evitar pagarle dos veces al proveedor y contabilizar o registrar el gasto. Las facturas enviadas a xtraCHEF y extraídas a tu software de contabilidad le indican al software que está “abierto” o “no pagado”. Por lo general, las empresas elaboran un informe de todas las facturas impagas que han registrado durante un período determinado y, luego, emiten cheques al proveedor para pagar esas facturas. Si ya pagaste por esa factura y aún está en ese informe, podrías volver a pagarla accidentalmente.
Cuando ingresas un recibo en xtraCHEF, parte de ese proceso también es decirle al sistema cómo se pagó esa factura (cuenta o tarjeta de crédito) y ese recibo se puede extraer en QuickBooks junto con el tipo de pago para registrar ambas caras de la transacción (el gasto por los artículos comprados más el pago realizado para cubrir ese monto de gasto). Esto significa que tu software de contabilidad ya sabe que se pagó y no aparecerá en tu lista de facturas impagas.
xtraCHEF no envía recibos directamente a QuickBooks. La mayoría de los clientes utilizan una alimentación bancaria o de cc automatizada directamente en sus cuentas de QuickBooks Online y (a) tienen "reglas" configuradas en QuickBooks Online que categorizan automáticamente esos gastos en su software de contabilidad o (b) tienen flujos de trabajo o procesos manuales en los que pasan por cada transacción en la alimentación y los categorizan ellos mismos. Si xtraCHEF exportara o contabilizara esos gastos de recibo en QuickBooks Online, existe el riesgo de contabilizarlos dos veces. Si los clientes desean activar la exportación de xtraCHEF a QuickBooks Online, asegúrate de que no haya reglas configuradas en QuickBooks y que no haya un proceso de conciliación que arriesgue el doble posteo. Es muy fácil registrar dos gastos accidentalmente de esta manera, por lo que la opción predeterminada para esta exportación está desactivada. Si esta función está habilitada, los clientes necesitan reconciliar manualmente su alimentación de banco/cc y hacer coincidir manualmente cada transacción de la alimentación de banco/cc en QuickBooks con su gasto de recibo correspondiente que registramos.
Cargar documentos desde la computadora
En este video de 6 minutos, se explica cómo puedes cargar facturas en tu cuenta, incluso cómo cargar archivos a través de la versión de escritorio de xtraCHEF.
La forma más común de agregar tus facturas, recibos y otros archivos a xtraCHEF es a través del botón Cargar documento en el panel principal de xtraCHEF. Tu panel es la página de destino predeterminada al iniciar sesión en xtraCHEF. Sin embargo, también se puede acceder desde cualquier otra página utilizando tu barra de navegación.
Al seleccionar este botón, se abrirá una barra lateral donde encontrarás diferentes opciones para agregar tus archivos a xtraCHEF.
Carga instantánea de factura
Esta función permite a los usuarios cargar facturas de una sola página que se pueden procesar al instante. La demora observada al usar otras funciones de carga no está presente con esta función. De todos modos, podrás revisar la carga y hacer correcciones si es necesario. Cuando se utiliza esta función, xtraCHEF te sugerirá automáticamente una categoría de compra para cada rubro.
La carga instantánea puede ser tu opción predeterminada y la única opción de carga, o puedes elegir entre esta opción y la de Carga Regular. Si ves un botón llamado Carga instantánea, selecciona esto para comenzar. De lo contrario, selecciona el botón Cargar documento original. Nota: La función de carga instantánea no está disponible de manera predeterminada, así que ponte en contacto con support@xtrachef.com si quieres que se active.
En la carga instantánea de facturas, se indicará cualquier área que requiera atención, incluso si es necesario crear un nuevo proveedor. Revisa los campos detallados en rojo y corrige los errores según sea necesario.
Cargar documentos por tipo
Para comenzar la carga, selecciona tu Ubicación.
A continuación, selecciona Factura, Recibo o Extracto (más sobre estos a continuación).
Como regla general, una factura es una “cuenta” que se debe pagar. Los documentos cargados con este tipo de documentos se extraerán a tu software contable (si corresponde e integrado) una vez que se concilien. En la mayoría de los casos, deberás seleccionar Factura.
Un recibo, por otro lado, es una “factura” que ya se ha pagado. De manera predeterminada, este tipo de documento no se extraerá a tu software de contabilidad (si corresponde e integrado) una vez que se concilie. Nota: La extracción de recibos para la contabilidad se puede activar si utilizas QuickBooks Online. Para obtener más información sobre esto y su configuración, considera leer nuestro artículo titulado xtraCHEF: Extracto de recibo de QuickBooks Online.
El extracto también puede aparecer como una opción en el tipo de documento, pero solo si la conciliación de extractos está activada en tu cuenta. Esta opción no aparece de manera predeterminada.
Después de seleccionar el tipo de documento, puedes continuar cargando el archivo. xtraCHEF aceptará formatos de documento como .jpg, .jpeg, .png y .pdf. Para cargar el documento, arrastra y suelta el archivo en el espacio de envío azul. También puedes seleccionar manualmente tu archivo para cargarlo con el botón + Explorar archivos.
Una vez que tus archivos estén cargados, selecciona Enviar para enviarlos a xtraCHEF para su procesamiento.
Si la carga se realiza correctamente, recibirás una ventana emergente que te notificará que el archivo se ha cargado.
Cargar prácticas recomendadas
Para ayudar a garantizar que xtraCHEF procese correctamente todos los documentos cargados, recomendamos las siguientes prácticas recomendadas:
- Captura toda la página de la factura. Al escanear o fotografiar un documento, no recortes información como el nombre del proveedor, el identificador de la factura, los montos totales a pagar, los rubros, etc.
- Garantizar legibilidad. Si la información de tu carga es ilegible, xtraCHEF no podrá leer y registrar sus datos correctamente. Puedes ayudar a garantizar la legibilidad fotografiando facturas en un espacio bien iluminado y con un fondo neutro.
Crear documentos
Sabemos que la vida en los restaurantes es ajetreada y que el papel suele ser una víctima inocente de derrames, manchas y otras indignidades. Si tu factura o recibo están rotos, manchados o son ilegibles, no te preocupes. Aún puedes agregarlos a xtraCHEF.
Para cargar manualmente los detalles de tu factura o recibo, selecciona el botón que se muestra a continuación, ubicado junto a Cargar documento. Luego, selecciona Crear documento.
Para comenzar, selecciona el tipo de documento (factura, recibo o memoria de crédito) en el menú desplegable que se muestra a continuación.
Para continuar, comienza a ingresar los detalles del documento. Para hacerlo, selecciona tu Proveedor. Al escribir en este campo, se completarán los registros de proveedores reconocidos.
Nota: Si no aparece ningún registro, o si se trata de un nuevo proveedor, continúa ingresando esta información manualmente. xtraCHEF registrará la nueva información del proveedor en tu pestaña Proveedor para instancias futuras.
A continuación, selecciona el campo Fecha de la factura. Puedes escribir una fecha manualmente o seleccionar si desde la herramienta de calendario.
Luego, ingresa tu Factura #. Para hacerlo, ingresa caracteres o números en el campo obligatorio de la factura #. Si no recuerdas tu Factura #, puedes aleatorizar una seleccionando el ícono de “aleatorizar”.
Con esta información, puedes comenzar a agregar los rubros individuales que componen tu documento. Para hacerlo, selecciona + Agregar rubro.
Luego, agrega información vital del rubro, como el código del artículo, la descripción, la cantidad, el precio unitario y más.
Nota: Puedes seguir agregando tantos rubros como sea necesario si vuelves a seleccionar + Agregar rubro.
Por último, selecciona Enviar para enviar la información a xtraCHEF. Si la carga se realiza correctamente, también tendrás la opción de descargar un PDF con los datos que ingresaste para tus registros.
Cargar documentos por correo electrónico
Si estás en movimiento o no puedes iniciar sesión en xtraCHEF, siempre puedes cargar facturas en formato PDF por correo electrónico. En xtraCHEF, cada ubicación tiene una dirección de correo electrónico única asignada. Cualquier factura enviada por correo electrónico a esa dirección de xtraCHEF (en formato PDF) se cargará automáticamente en tu cuenta.
Nota: XtraCHEF solo aceptará facturas de usuarios en tu cuenta. Para obtener más información sobre cómo agregar a tu personal o proveedores como usuarios, lee nuestro artículo sobre Gestionar perfiles de usuario.
Puedes encontrar rápidamente la dirección de correo electrónico de tu ubicación en dos lugares:
- En el panel
- Y en la página de Cargar documentos
Personalizar tu dirección de correo electrónico
Estas direcciones de correo electrónico están configuradas por ti de manera predeterminada. Sin embargo, puedes personalizar aún más las direcciones a nivel de ubicación. Para hacerlo, selecciona el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta. Luego, selecciona Ubicaciones.
Esto te llevará a la página Ubicaciones, donde puedes ver todas las ubicaciones asociadas con tu cuenta. Cada ubicación tendrá una dirección de correo electrónico predeterminada conectada. Para cambiar una dirección, selecciona una Ubicación y Editar detalles.
Se completará la página Editar detalles de la ubicación. Para continuar con la configuración de tu dirección de correo electrónico de xtraCHEF, selecciona el campo Facturas por correo electrónico y cambia el texto antes de @xcinvoice.com. Aquí, también puedes configurar tu opción Responder y agregar una dirección de correo electrónico para que se incluya en los recibos de las facturas recibidas.
Cuando termines, selecciona Guardar. Esto bloqueará tus cambios. xtraCHEF no recordará tus cambios si no seleccionas Guardar.
Nota: Después de cambiar tu dirección de correo electrónico de xtraCHEF, es importante actualizar el flujo de trabajo de carga de facturas. Para ello, notifica por correo electrónico en tu nombre al personal o a los proveedores encargados de enviar los documentos. Tu nueva dirección de correo electrónico debe observarse en el futuro para recibir correctamente futuras facturas.
Próximos pasos
Una vez cargadas las facturas, comienzan el proceso de conciliación. Al principio, este proceso requerirá acciones en tu nombre para revisar y manejar lo siguiente:
- Rechazos: Las facturas se pueden rechazar si en una foto o escaneo que se está cargando faltan demasiados datos (debido a recortes o páginas faltantes) o si la calidad de la imagen es ilegible. Para más información sobre rechazos, visita nuestro artículo xtraCHEF: Rechazos de facturas.
- Acción necesaria: Se detendrán las facturas en las que falta información parcial, como códigos de proveedor, números de factura, fechas y más. Estas facturas siempre se pueden adelantar proporcionando la información faltante y obligatoria. Para más información sobre excepciones, visita nuestro artículo xtraCHEF: Facturas que requieren acción.
- Asignación de artículos de facturas: Con el tiempo, xtraCHEF aprende a codificar tus rubros de facturas individuales en códigos y categorías del libro mayor (GL) con fines contables y de elaboración de informes. Lo hace a través del aprendizaje automático. Sin embargo, cuando recién empiezas, la IA de tus cuentas hace borrón y cuenta nueva.
A medida que “codificas” manualmente los rubros de tu factura a un código de LM o categoría correspondiente, xtraCHEF recordará tus designaciones y las repetirá en tu nombre en el futuro. Para obtener más información sobre cómo asignar artículos de facturas, visita nuestro artículo xtraCHEF: Cómo asignar artículos de factura.
Continuando con el proceso de conciliación de tus facturas, xtraCHEF comenzará a desbloquear estadísticas en forma de análisis, informes, presupuestos, resúmenes operativos y mucho más.
