xtraCHEF: Facturas y estado de las facturas
Última actualización: 2 jul 2026, 5:08 p.m.
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| Este artículo está dedicado a la página Facturas de xtraCHEF y a ver los documentos cargados anteriormente por estado. Para obtener información sobre cómo cargar documentos (facturas y recibos), visita xtraCHEF: Cargar facturas y recibos (sobremesa) o xtraCHEF: Cargar facturas y recibos en dispositivos móviles. |
Resumen de facturas
Echa un vistazo a una breve descripción de la página Facturas actualizadas.
Con todas las facturas y recibos que recibe tu negocio, a menudo es fácil perder de vista las cargas. La página Facturas de xtraCHEF te permite revisar rápidamente las facturas cargadas y ver cuál es su estado. Usa esta página para identificar facturas perdidas cargadas y controlar cualquier rechazo potencial y los documentos que actualmente se abren paso a través del sistema xtraCHEF. También puedes cargar facturas desde esta misma página. Visita xtraCHEF: Carga Facturas y recibos (sobremesa) para obtener más detalles.
NUEVO! Los usuarios pueden encontrar más fácilmente la factura o el grupo de facturas que buscan. La barra de búsqueda en la página Facturas ahora utiliza una gran capacidad de modelo de idioma, por lo que puedes usar búsquedas en lenguaje natural para localizar facturas. Por ejemplo, intenta escribir algo como “Quiero facturas del proveedor de XYZ de los últimos 60 días” u “Obtén todas las facturas de la ubicación de XYZ que sean inferiores a USD 250”. Sé creativo con tus búsquedas y xtraCHEF se encargará del resto sin complicaciones de buscar, filtrar y desplazarse hasta encontrar lo que necesitas.
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Revisar estados de facturas
Selecciona Facturas del menú de navegación de xtraCHEF. Esta página está ordenada en cinco pestañas diferentes que reflejan el estado de la factura. La página muestra de manera predeterminada Todas las facturas, pero puedes seleccionar entre Acción necesaria, Rechazada, Procesamiento o Completada para revisar los documentos correspondientes por estado.
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Acción necesaria
Los documentos con excepción aparecerán en esta página. Excepciones es el término anterior para las facturas que requieren más acciones para procesarlas. Obtén información sobre los motivos que ves aquí en xtraCHEF: Facturas que requieren acción.
A partir de julio de 2024, las facturas que requieren acción también se pueden reprocesar en la aplicación móvil de xtraCHEF. Consulta el enlace anterior para ver los pasos que debes seguir para hacerlo.
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Rechazado
Las facturas pueden estar en la pestaña Rechazadas por varios motivos. Los rechazos comunes incluyen información faltante, documentos irrelevantes o cargas ilegibles. Los administradores de inquilinos pueden configurar criterios de rechazo personalizados.
Las facturas duplicadas también se presentarán en la pestaña Rechazada. Para verlos solo, selecciona el menú desplegable Estado y marca la casilla Duplicado. Para una explicación más detallada de los rechazos y cómo evitarlos, visita xtraCHEF: Rechazos de facturas. El artículo también explica cómo se pueden reprocesar facturas rechazadas en la aplicación móvil de xtraCHEF.
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Procesando
Las facturas, recibos y otros documentos que se cargan en xtraCHEF primero deben revisarse para asegurarse de que sean utilizables. Mientras tus documentos están pendientes de revisión, los encontrarás listados en la pestaña Procesamiento. Los documentos pueden permanecer en estado de procesamiento hasta por 24 horas, aunque suelen procesarse en 6 a 8 horas. Usa esta pestaña para controlar el progreso de tu documento.
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Completada
Todos los documentos aprobados por xtraCHEF que estén listos para su uso se enumerarán en la pestaña Completados. Los artículos procesados se enumerarán en orden cronológico, aunque puedes buscar un número o tipo de factura específico si es necesario. También puedes ordenar los documentos procesados por proveedor, fecha de factura, monto a pagar y más; solo selecciona el nombre de la columna.
Si una factura aparece como Lista para extraer, significa que se completó, pero tu software de contabilidad aún no la extrajo de xtraCHEF. Asegúrate de haberte conectado a tu software de contabilidad a través de la pestaña Integraciones dentro de Configuración de la cuenta. Si usas QuickBooks Desktop, al ejecutar el QuickBooks Web Connector (QWC) se debería extraer cualquier factura lista para extraer.
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Acciones de facturas
Dos casos de uso comunes de tu página de facturas son rechazar manualmente un documento cargado o cambiar su ubicación de carga (es decir, una factura se cargó en la ubicación incorrecta dentro de tu inquilino o cuenta de xtraCHEF).
Cambiar la ubicación de una factura
Para cambiar la ubicación de una factura, selecciona la carga de la tabla Facturas. Selecciona el menú desplegable Ubicación para cambiar ubicaciones y selecciona Enviar cambios.
Archivar una factura
Para eliminar una factura cargada de xtraCHEF, selecciona el rubro y el botón Archivar.
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Descargar todas las facturas
Si quieres tener un archivo con todas las facturas que subiste a tu base de datos de xtraCHEF, el servicio de atención al cliente puede ayudarte. Ponte en contacto con nosotros a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de xtraCHEF y solicita un archivo de imagen de factura en bloque. Te enviaremos un correo electrónico con un enlace de archivo válido durante una semana. Nota: Este correo electrónico puede tardar 24 horas o más debido a la complejidad de esta solicitud y al gran tamaño del archivo.
Próximos pasos
Según el estado de la factura, es posible que se deba tomar una medida en tu nombre para que el documento pueda completar el proceso de conciliación. Para obtener más información sobre las posibles acciones necesarias (por ejemplo, acción necesaria o asignar elementos de facturas), visita xtraCHEF: Cómo conciliar facturas.