Présentation des rapports Service traiteur et événements de Toast

Avec Toast, vous pouvez accéder à des rapports fiables et en temps réel sur votre entreprise. Poursuivez votre lecture pour découvrir les différents types de rapports et comment y naviguer.

Dans cet article :

• Rapports Service traiteur et événements
  • Rapports d’exécution du service traiteur et des événements
    • Enregistrer une liste de préparation  
  • Rapports de ventes/paiements
• Rapports supplémentaires
  • Accédez aux rapports
  • Filtrer les rapports
• Foire aux questions
• Ressources complémentaires

Rapports Service traiteur et événements

Il existe deux types de rapports pour le service traiteur et les événements, les rapports de ventes/paiements standards et les rapports d’exécution.

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Rapports d’exécution du service traiteur et des événements

Les rapports d’exécution sont disponibles sur les pages Outils de préparation, Commandes de service traiteur, Factures ou Calendrier.
 

1. À l’aide du bouton de navigation à gauche dans Toast Web, sélectionnez Service traiteur et événements. 
2. Ensuite, à partir de la sous-section Outils de préparation, vous pouvez choisir parmi l’impression personnalisée ou standard.

Les rapports suivants peuvent être générés :

• Liste de préparation
• Facture
• Commandes d’événement de banquet (BEO)
• Résumé des commandes de ramassage
• Sommaire de livraison
• Feuille d’emballage
• Récapitulatif de la commande

Remarque :

• Les articles de production n’apparaissent pas dans la feuille d’emballage.
• Vous pouvez également sélectionner des commandes spécifiques dans la liste des commandes de service traiteur à compiler en un seul téléchargement pour les commandes d’événement de banquet, les factures, les listes de préparation et les fiches d’emballage.
  • Exemple : Vous voulez tous les BEO pour client unique de la semaine dernière? Filtrez par nom de client et par plage de dates de commande, sélectionnez ces commandes et téléchargez-les.

Liste de préparation : L’option de rapport de liste de préparation vous affichera les articles et les modificateurs avec les quantités que vous devrez préparer pour une période donnée. Lorsque vous sélectionnez ce rapport, vous aurez également la possibilité de Consolider tous les articles et quantités de modificateurs ou de combiner toutes les dates en un seul rapport pour créer une liste de préparation qui vous convient.
 

• Sous forme de liste d’extraction (p. ex. sternos ou chanfreins)
• Pour ingrédients (p. ex. sauce de 4 oz, bœuf de 2 lb)

Facture : L ' option de rapport sur les factures permettra simplement d ' Imprimer une liste complète de toutes les factures dans le délai sélectionné. Les mêmes filtres s’appliquent à cette option. 

BEO : L ' option de rapport sur les commandes d ' événement de banquet Imprimera une liste complète de toutes les commandes d ' événement de banquet pour la période sélectionnée. Ce rapport est un document interne utile à votre équipe pour voir tous les champs, notes internes, articles de menu et modificateurs inclus dans chaque événement. 



Résumé des commandes de ramassage : Le sommaire de ramassage est un rapport des commandes qui affichera les commandes de ramassage par heure, ainsi que leur statut, le montant du pourboire, les champs de formulaire et une section de notes.



Résumé de Livraison : Le sommaire des Livraisons est un rapport des commandes qui affiche les livraisons par heure, ainsi que leur statut, le montant du pourboire, les champs du formulaire, le chauffeur-livreur, l’adresse et une section de notes.


 

Feuille d ' emballage : Un rapport de feuille d’emballage est similaire à la liste de préparation mais plus individualisé par commande. Ce rapport indiquera quels articles et modificateurs sont nécessaires pour chaque Station de préparation.

Résumé de la commande : Commandes par date et heure avec les informations du client, les articles, les quantités et les modificateurs.

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Enregistrer une liste de préparation

Lors de l'impression des rapports, vous pouvez définir un délai précis à l'aide de dates personnalisées et filtrer par Station de préparation, option de service, statut de la commande et statut de la facture.
 

1. Vous pouvez configurer des filtres pour créer vos listes de préparation.
   • Stations de préparation
   • Options de service
   • Statut de la facture
   • Statut de la commande de service traiteur 
   • Articles de menu
2. Vous pouvez modifier l’affichage de votre liste de préparation.
3. Sélectionnez Télécharger le PDF et choisissez le délai de téléchargement ou Enregistrer pour enregistrer la liste de préparation.
   • Nommez votre liste de préparation et elle sera enregistrée dans le menu déroulant des outils de préparation. Les outils de préparation sont enregistrés uniquement dans l’emplacement actuel.

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Rapports de ventes/paiements

Les rapports de cette section regroupent les données de tous les produits Toast, y compris le service traiteur et les événements.

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Ventes >Sommaire des ventes en utilisant le menu de navigation de gauche.
2. La façon la plus courante d’isoler vos rapports de service traiteur dans cette section est de sélectionner Plus de filtres, d’ouvrir le menu déroulant Source, puis de sélectionner la source associée à vos types de commandes. Sélectionnez Facture, Service traiteur et Commandes en ligne du service traiteur. 
3. Sélectionnez Appliquer les filtres.

Pour plus d’informations, consultez cet article de Toast Central : Aperçu du rapport Sommaire des ventes.

Rapports supplémentaires

Les rapports ci-dessous peuvent être utilisés pour le service traiteur. Vous trouverez ci-dessous un examen de chaque rapport. 
 

• Accéder aux rapports
• Filtrer les rapports
• Exporter les rapports

Rapports d’accès

Catégorie	Service traiteur et événements Points clés
Rapport récapitulatif des ventes	« Payé au total » peut représenter un dépôt payé récemment (marqué comme des ventes différées mais pas comme un paiement différé), puis ce paiement de dépôt est appliqué à la commande réelle (c’est pourquoi vous avez peut-être pensé qu’ils semblaient en double).
Rapports de ventes	Ces rapports fournissent des indicateurs clés de ventes, une ventilation des ventes par jour, jour de la semaine et heure de la journée, types de paiement et catégories de ventes. Remarque : Tous les revenus provenant des factures, y compris tout dépôt et pourboire, sont différés à la date de l’événement.
Rapports de menus	Ces rapports donnent un aperçu rapide de vos groupes de menus, articles et modificateurs les plus performants, ainsi qu’une nouvelle ventilation du mélange de produits. Vous pouvez sélectionner différents types de menu (articles de menu, articles ouverts et modificateurs).
Rapports sur la main-d’œuvre	Ces rapports fournissent des informations essentielles sur tous les éléments liés à la main-d’œuvre, y compris les heures travaillées, la rémunération, les pourboires et les entrées de temps. Les rapports sur la main-d’œuvre peuvent être personnalisés en fonction des dates et des heures de quart, et pour afficher tous les employés ou individus.  Remarque : Les pourboires provenant des factures, y compris les frais de service comme pourboires, sont différés à la date de l’événement.
Rapports des comptes	Ces rapports vous présenteront vos finances pour la journée, la semaine, l’année ou pour plusieurs emplacements en un coup d’œil. Vous pouvez également consulter vos codes GLG et vos comptes de membres.  Remarque : Vous ne pouvez pas filtrer pour isoler le service traiteur uniquement dans cette section.
Rapports de gestion de la trésorerie et des pertes	Le rapport sur l’exemption d’impôt sera une ressource dans cette section. Notez que les dépôts sont calculés comme exonérés de taxe, car il s’agit de paiements différés à appliquer à une commande future. Si vous cherchez à les supprimer de vos calculs, un rapport sur les détails de commande avec un filtre d’exemption de taxe pourrait mieux fonctionner.
Rapports de marketing	Veuillez utiliser la page Clients du module Service traiteur et événements pour obtenir des données sur les clients, car les clients du service traiteur ne sont pas inclus dans les rapports de marketing.
Rapports d’exploitation de la cuisine	Si vous utilisez le système d’affichage en cuisine, utilisez ces rapports pour voir combien de temps il faut pour Exécuter les commandes, quelles stations de préparation prennent le plus de temps ou attirent le plus de clients, et des informations détaillées sur tous les tickets de cuisine.
Rapports des paiements	Les rapports sur les paiements vous aident à examiner directement les activités entrantes et sortantes de votre compte bancaire lié à Toast.

Remarque : N’oubliez pas d’utiliser des filtres pour afficher les factures, le service traiteur et les commandes en ligne de service traiteur comme sources de commande (le cas échéant).

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Filtrer les rapports

Selon le type de rapport que vous consultez, différents types de filtres existent actuellement dans Rapports Toast. Les filtres vous permettront d’affiner les données de votre rapport en fonction :
 

• Délai - par jour, semaine, mois ou plage de dates personnalisée
• Heures – par période prédéfinie ou plage horaire du client
• Employés/Gestionnaire des ventes - Exécutez les rapports de tous les employés ou sélectionnez une personne précise
• Emplacement – Si vous avez plusieurs emplacements, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs emplacements pour produire un rapport.
• et plus.

Pour plus d’informations sur le filtrage des rapports, consultez cet article de Toast Central : Commencez avec Analyse et rapports. 

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Foire aux questions

Quand les revenus sont-ils publiés?

Où puis-je trouver des rapports sur les rabais?

Comment les pourboires sont-ils pris en compte avec le Service traiteur et les événements?

Les pourboires sont appliqués au serveur sélectionné sur la commande. Ils publieront le jour de l’événement.

Ressources supplémentaires

• Démarrez avec Service traiteur et événements de Toast
• Optimiser le service traiteur et les événements Toast
• Obtenir de l’aide pour le Service traiteur et événements de Toast
• Commencez avec l’analyse et les rapports

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