Gestion de paie Toast : Détection de profils en double dans Toast

Dernière mise à jour : 30 avr. 2026, 11 h 21

Cette fonctionnalité aide les utilisateurs de Toast Payroll à éviter les profils en double lors de l'ajout d'un nouveau profil dans Toast Web ou Toast Payroll.

Ce guide s'applique uniquement aux entreprises qui utilisent Gestion de paie Toast. Si vous n'utilisez pas Gestion de paie Toast, la détection de profils en double n'est pas disponible pour le moment. Les utilisateurs de Gestion de paie Toast peuvent voir des badges de profils en double à la fois dans Toast Web et Gestion de paie Toast comme décrit ci-dessous.

 

Dans cet article :

 

Les bases de la détection de profils en double

Lorsque vous embauchez un employé dans Gestion de paie Toast, il y a un risque de créer des profils en double pour le même employé, à la fois dans Toast Web et dans Gestion de paie Toast. Les profils en double peuvent causer de la confusion et des erreurs pour plusieurs raisons, y compris :

 

  • Toast Web 
    • Où trouver les données de pointage et de pourboire dans Toast Web. Toast Web peut signaler cela à deux endroits.
    • Quel code d'accès POS un employé doit-il utiliser. Un employé peut être en train de se connecter au profil "erroné".
    • Quels emplois et permissions sont attribués à un employé. Différents emplois peuvent être sur différents profils avec différents codes d'accès POS.
  • Gestion de paie Toast 
    • Où trouver des conseils et des entrées de pointage synchronisées depuis Toast Web. Toast Payroll peut ne pas contenir toutes les heures et pourboires qu'un employé a enregistrés.
    • Quel profil contient le numéro de sécurité sociale (NSS) exact d'un utilisateur et les paramètres du formulaire W-4. Des erreurs peuvent survenir lors de la déclaration fiscale trimestrielle et de fin d'année.
    • Le plus important, quel profil Toast Payroll est synchronisé avec le bon profil Toast Web afin que toutes ces informations puissent se synchroniser entre les deux systèmes.

 

Cette nouvelle fonctionnalité offre un certain nombre d'avantages. Détection de profils en double :

 

  • Vous aide à empêcher la création de profils en double dès le départ.
  • Vous informe à l'avance lors de l'embauche d'un employé s'il a un profil existant dans l'un ou l'autre système.
  • Offre des indicateurs montrant si une correspondance potentielle provient de Toast Web, de Toast Payroll, ou des deux.
  • Vous donne des options pour sélectionner le profil existant (et naviguer dans le profil de cet employé) ou confirmer que vous créez un nouveau profil.
  • Utilise le mappage automatique lors de la sélection d'un employé non rémunéré de Toast Web à partir de Toast Payroll.
  • Permet aux employés de pointer dès que possible.

 

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Que signifie chaque badge

Lorsque vous embauchez un employé dans Toast Payroll et que vous rencontrez un avertissement de profil en double, utilisez ce tableau pour référencer rapidement ce que chaque badge de profil en double indique et quelles étapes vous pouvez suivre pour continuer. Remarque :Aucun détail de paie signifie que ce profil existe uniquement dans Toast Web et qu'il n'y a pas de profil de paie Toast "dupliqué".

 

BadgeCe que cela signifieQue faire
Insigne actif Insigne actif : Cette personne a déjà un profil actif dans Toast Payroll, mais pas dans Toast Web.

Si c'est la même personne que vous essayez d'embaucher, sélectionnez cette tuile pour accéder à son profil de paie Toast.

Insigne actif (Aucun détail de paie) Insigne actif (Aucun détail de paie) : Cette personne a déjà un profil actif dans Toast Web, mais pas dans Toast Payroll.Si c'est la même personne que vous essayez d'embaucher, sélectionnez cette tuile pour être dirigé vers le flux de travail de nouvel employé dans Toast Payroll. Remarque :Les détails de l'employé sélectionnés lors du flux de travail de nouvel employé dans Toast Payroll, tels que l'emploi ou le taux de rémunération, écraseront le profil existant dans Toast Web reflété dans la tuile affichée.
Insigne de licenciéInsigne de licencié : Cette personne a déjà un profil dans Toast Payroll, mais son profil a un statut de licencié.Réembaucher cette personne dans Toast Payroll plutôt que d'ajouter un second profil.
Insigne archivé (Aucun détail de paie)Badge archivé (pas de détails de paie): Cette personne a déjà un profil dans Toast Web, mais il est archivé.Embaucher cette personne dans Toast Payroll pour éviter les profils en double.
Badge de candidatBadge de candidat: Cette personne est un candidat dans le module de recrutement de Toast Payroll.Consultez la section Gérer le cycle de vie du candidat de Toast Payroll: Gérer les candidats dans le module de recrutement. Le candidat peut être intégré dans le module de recrutement et devenir une personne active sans créer un nouveau profil.
Badge de congéBadge de congé: Cette personne a déjà un profil dans Toast Payroll, mais elle est en congé (LOA).Mettre à jour le statut de l'individu dans Toast Payroll à Actif plutôt que de créer un nouveau profil.
Badge en attenteBadge en attente: Cette personne a déjà un profil dans Toast Payroll, mais elle n'a pas encore atteint la Date de début fixée lors du processus d'embauche.

Si la Date de début est fixée à une date future, l'employé peut toujours se connecter à Toast Web, mais vous pouvez ajuster leur date de début de poste pour changer leur statut à Actif afin qu'ils puissent être payés. Les employés en attente n'apparaîtront pas sur les listes de paie.

Badge de démonstrationBadge de démonstration: Cette personne a déjà un profil dans Toast Payroll, mais elle est dans le statut Employé Démo.Les individus qui ne sont pas payés par Toast Payroll, mais qui ont besoin d'un profil pour accéder aux documents de fin d'année, aux rapports ou à d'autres informations peuvent avoir le statut Employé Démo. Vous pouvez décider de changer leur statut en Actif afin qu'ils puissent être payés par Toast Payroll.

 

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Détection de Profils Dupliqués

Si vous embauchez un nouvel employé ou ajoutez un nouveau profil et que vous recevez un avertissement de profil dupliqué, examinez les scénarios suivants.

 

Remarque : Pour éviter que des profils dupliqués ne soient créés en premier lieu, embauchez des employés dans Toast Payroll plutôt que de les ajouter à Toast Web. Après que le flux de travail de nouvelle embauche dans Toast Payroll a été complété, leur profil Toast Web sera automatiquement et instantanément créé et associé à leur profil Toast Payroll.

 

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Insigne Actif Lors de l'Ajout ou de l'Embauche d'un Employé

Si Toast trouve un profil "dupliqué" Toast Payroll avec un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire ou correspondant, ce profil avec un insigne Actif peut indiquer un profil existant du même utilisateur que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher. Examinez les informations attentivement pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un profil pour quelqu'un avec un nom similaire, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Si vous déterminez qu'il s'agit de la même personne que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher, sélectionnez le profil et choisissez Suivant. Vous serez dirigé vers ce profil dans Toast Payroll au cas où vous souhaiteriez apporter des modifications.

 

 

Remarque : Si vous êtes dans Toast Web et que vous avez entré un nouveau code d'accès POS dans la barre latérale "ajouter un employé" dans Toast Web avant de sélectionner le profil Actif dupliqué, ce numéro sera écrasé dans le profil Toast Web existant, alors assurez-vous que votre employé est conscient que sa méthode de pointage a changé. Cependant, si vous avez modifié d'autres informations (nom, e-mail ou emploi/salaire), cela ne sera pas écrasé, malgré le fait que vous receviez une notification de succès verte en bas de votre écran. Cet utilisateur pourra pointer immédiatement.

 

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Insigne Actif (Pas de Détails de Paie) Lors de l'Ajout ou de l'Embauche d'un Employé

Si Toast trouve un profil "dupliqué" Toast Web avec un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire ou correspondant, ce profil avec un Actif (Pas de Détails de Paie) insigne peut indiquer un profil existant du même utilisateur que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher. Examinez les informations attentivement pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un profil pour quelqu'un avec un nom similaire, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Si vous déterminez qu'il s'agit de la même personne que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher, sélectionnez le profil et choisissez Suivant.

 

Puisque vous avez Toast Payroll, vous serez dirigé vers le flux de travail d'embauche de cette plateforme vous permettant d'ajouter les informations de cette personne dans le système. Terminez ces étapes comme indiqué dans Gestion de paie Toast : Nouveaux employés (Guide de l'employeur) pour créer un profil de gestion de paie Toast pour cette personne. Une fois les étapes pour les nouveaux employés complétées, Toast synchronisera automatiquement ces informations et les associera au profil Web de Toast avec le badge Actif (Aucun détail de paie). L'employé peut pointer immédiatement.

 

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Badge de licenciement Lors de l'ajout ou de l'embauche d'un employé

Si Toast trouve un "dupliqué" profil de gestion de paie Toast avec un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire ou correspondant, ce profil avec un licencié badge peut indiquer un profil existant dans la gestion de paie Toast pour l'utilisateur que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher. Examinez attentivement les informations sur la tuile de correspondance suggérée pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un profil pour quelqu'un avec un nom similaire, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Si vous déterminez qu'il s'agit de la même personne que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher, sélectionnez le profil et sélectionnez Suivant.

 

Si tel est le cas, l'employé que vous essayiez d'embaucher a déjà un profil archivé dans Toast Web et un profil licencié dans la gestion de paie Toast. En sélectionnant la tuile de correspondance, le système suppose que vous essayiez de réembaucher cette personne qui a été précédemment licenciée, donc vous serez dirigé vers la gestion de paie Toast pour les réembaucher. Suivez les étapes dans Gestion de paie Toast : Guide de réembauche. Une fois terminé, cela mettra à jour le profil de gestion de paie Toast à un statut Actif et désarchivera le profil Web de Toast. Les deux profils resteront associés et l'employé pourra pointer immédiatement.

 

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Badge archivé (Aucun détail de paie) Lors de l'ajout ou de l'embauche d'un employé

Si Toast trouve un "dupliqué" profil Web de Toast avec un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire ou correspondant, ce profil avec un badge archivé (Aucun détail de paie) peut indiquer un profil existant du même utilisateur que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher. Examinez attentivement les informations sur la tuile de correspondance suggérée pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un profil pour quelqu'un avec un nom similaire, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Si vous déterminez qu'il s'agit de la même personne que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher, sélectionnez le profil et sélectionnez Suivant.

 

Si cette correspondance a été sélectionnée, vous serez dirigé vers la gestion de paie Toast où vous pourrez embaucher cette personne. Gestion de paie Toast : Le Guide de l'Employeur pour les Nouveaux Employés est votre guide pour compléter chaque étape. Une fois que vous avez terminé, l'employé doit suivre son propre ensemble d'étapes écrites dans Toast Payroll : Intégration des Employés (Guide de l'Employé) . Toutes les étapes décrites dans les deux articles sont essentielles pour s'assurer que le profil Toast Payroll de l'employé contient toutes les informations requises et qu'il peut être payé correctement.

 

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Badge de Candidat Lors de l'Ajout ou de l'Embauche d'un Employé

Si Toast trouve un profil "dupliqué" Toast Payroll avec un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire ou correspondant, ce profil avec un Badge de Candidat peut indiquer un profil existant du même utilisateur que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher. Examinez attentivement les informations sur la tuile de correspondance suggérée pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un profil pour quelqu'un avec un nom similaire, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Si vous déterminez qu'il s'agit de la même personne que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher, sélectionnez le profil et sélectionnez Suivant.

 

Si tel est le cas, vous serez dirigé vers Toast Payroll puisque l'employé fait toujours partie du module de Recrutement dans ce système. Jusqu'à ce qu'ils soient embauchés par le biais du module de Recrutement, ils n'ont qu'un profil de Candidat dans Toast Payroll. Ils ne peuvent pas pointer ni être payés à ce stade.

 

Sélectionnez Recrutement dans Toast Payroll et examinez la Gestion du Cycle de Vie du Candidat section de Toast Payroll : Gérer les Candidats dans le Module de Recrutement afin que le candidat puisse progresser dans le module de Recrutement et être transformé en un Profil Actif (sans créer un nouveau profil).

 

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Badge de Congé de Maladie Lors de l'Ajout ou de l'Embauche d'un Employé

Si Toast trouve un profil "dupliqué" Toast Payroll avec un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire ou correspondant, ce profil avec un Badge de Congé de Maladie (LOA) peut indiquer un profil existant du même utilisateur que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher. Examinez attentivement les informations sur la tuile de correspondance sélectionnée pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un profil pour quelqu'un avec un nom similaire, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Si vous déterminez qu'il s'agit de la même personne que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher, sélectionnez le profil et sélectionnez Suivant.

 

Si tel est le cas, l'employé a un profil actif dans Toast Web, mais son profil Toast Payroll est "inactif" pendant qu'il est en congé. Le système suppose que vous essayiez de ramener cette personne de son congé de maladie, donc vous serez dirigé vers Toast Payroll pour mettre à jour son statut. Suivez les étapes dans Gestion de paie Toast : Effectuez un Changement de Statut d'Employé si vous souhaitez faire cela. Ces étapes mettront à jour le profil Toast Payroll au statut Actif et le profil Toast Payroll restera lié au profil Toast Web. L'employé peut pointer immédiatement après cela.

 

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Badge en Attente Lors de l'Ajout ou de l'Embauche d'un Employé

Si Toast trouve un "dupliquer" profil de Toast Payroll avec un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire ou correspondant, ce profil avec un En attente badge peut indiquer un profil existant du même utilisateur que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher. Examinez attentivement les informations sur la tuile de correspondance suggérée pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un profil pour quelqu'un avec un nom similaire, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Si vous déterminez qu'il s'agit de la même personne que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher, sélectionnez le profil et sélectionnez Suivant.

 

Pour contexte, pour mettre un profil en statut En attente, vous pouvez définir la Date de début d'un employé dans le futur à l'étape 1 (Informations de base) du flux de travail d'embauche de Toast Payroll. Les profils qui n'ont pas encore atteint leur date de début seront en statut En attente.

 

Dans ce cas, l'employé aura déjà un profil actif dans Toast Web et toutes les heures qu'il enregistre seront enregistrées, mais ne pourront pas être payées tant que le profil n'est pas Actif, donc vous souhaiterez peut-être mettre à jour les dates sur la page Détails du poste. Comme décrit dans Toast Payroll : Glossaire des dates, la Date de début de poste et la Date d'embauche originale contrôlent si un employé est éligible à apparaître sur une paie, donc pour les payer lors d'une prochaine paie, ces deux dates doivent être dans la période de paie de cette paie. Ajuster ces deux dates à aujourd'hui ou à une date passée changera leur statut en Actif et leur permettra d'être payés sur une paie qui contient ces deux dates dans sa période de paie.

 

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Badge de démonstration lors de l'ajout ou de l'embauche d'un employé

Si Toast trouve un "dupliquer" profil de Toast Payroll avec un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire ou correspondant, ce profil avec un Badge de démonstration peut indiquer un profil existant du même utilisateur que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher. Examinez attentivement les informations sur la tuile de correspondance suggérée pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un profil pour quelqu'un avec un nom similaire, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Si vous déterminez qu'il s'agit de la même personne que vous essayez d'ajouter ou d'embaucher, sélectionnez le profil et sélectionnez Suivant.

 

Si tel est le cas, l'individu aura un profil actif dans Toast Web, mais son profil Toast Payroll n'est pas éligible pour être payé sur la paie puisque son statut est Démo (cela inclut généralement les comptables et les comptes qui ont été définis en Démo pour maintenir l'accès au système, mais les garder hors des coûts mensuels des employés). Le système suppose que vous souhaitez faire de cette personne un employé Actif, donc vous serez dirigé vers son profil Toast Payroll où vous pourrez mettre à jour son statut. Suivez les étapes dans Toast Payroll : Effectuez un changement de statut d'employé si vous souhaitez le faire.

 

Une fois terminé, le profil Toast Payroll restera lié au profil Toast Web et l'employé sera éligible pour la paie. Cependant, et c'est très important, isi les étapes dans Toast Payroll : Accorder l'accès à un non-employé ont été suivies pour placer ce profil Toast Payroll en statut Démo, cet individu ne n'a pas complété d'étapes d'embauche dans Toast Payroll. Si vous effectuez le changement de statut et mettez à jour le profil Toast Payroll à statut Actif, l'individu doit suivre les étapes applicables dans Toast Payroll : Intégration des employés (Guide de l'employé) pour entrer leur numéro de sécurité sociale, remplir un formulaire I-9 et un formulaire W-4, et configurer le dépôt direct, entre autres étapes. Ce sont toutes des étapes cruciales pour s'assurer que le profil contient toutes les informations requises et que l'individu est payé avec précision.

 

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FAQ sur la détection de profils dupliqués

Que se passe-t-il si je sélectionne Continuer à créer un nouveau profil au lieu de sélectionner un profil existant ?

Vous êtes toujours autorisé à ignorer les profils en double et à procéder à la création d'un nouveau profil dans Toast Web ou Toast Payroll. Cela vous permet de passer un mauvais match, par exemple si un employé a un nom similaire ou identique à un autre employé. Cependant, nous ne recommandons pas cela lorsque le profil "dupliqué" que Toast a trouvé est un profil pour l'utilisateur que vous essayez d'embaucher. Créer des profils en double a presque toujours des conséquences négatives par la suite et nécessitera un travail supplémentaire pour corriger, donc éviter cela dès le début peut vous faire gagner du temps et éviter des frustrations.

 

Comment puis-je confirmer les actions automatiques effectuées par le système après avoir sélectionné un profil existant ?

Lorsque vous sélectionnez un profil en double lors de l'ajout d'un employé dans Toast Web ou lors de l'embauche d'un employé dans Toast Payroll, le système va toujours établir (ou confirmer l'établissement) entre ces deux profils, donc c'est le meilleur endroit pour commencer.

 

    1. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés.
    2. Localisez l'employé sur lequel vous travailliez et vérifiez que les bons profils sont correctement associés. Référez-vous au nom et à l'adresse e-mail pour cela. Si nécessaire, sélectionnez le icône de crayon et vous pourrez également voir quand un profil Toast Web a été enregistré pour la dernière fois, vous donnant un autre point de référence.
      1. Si vous pensez avoir choisi le mauvais profil "dupliqué" et avoir accidentellement associé deux profils non liés, contactez le service client.
    3. Si l'association est précise, accédez aux profils de l'employé dans Toast Web et Toast Payroll.
      1. Dans Toast Payroll, vérifiez les emplois et les taux de rémunération de l'employé. Ceci correspondra à ce qui est dans le profil Toast Web.
      2. Dans Toast Web, vérifiez le code d'accès POS de l'employé et confirmez ses données d'entrée de temps et de pourboire dans le nouvel onglet Performance. Cela correspondra à ce qui est dans les données de feuille de temps de Toast Payroll.

 

Que se passe-t-il si je sélectionne le mauvais profil pendant ce processus ?

Si vous avez reçu un avertissement de profil en double et que vous pensez avoir choisi le mauvais profil, il est important de corriger cela le plus rapidement possible. Contactez l'équipe du service client de Toast Payroll en sélectionnant le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll pour obtenir de l'aide.

 

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Ce contenu est fourni à titre informatif et n'est pas destiné à constituer un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.