Configurer le Gestionnaire de pourboires de Toast pour le service traiteur et les événements

Dans cet article :

• Notes importantes :
• Étape 1 : Configurer les emplois
• Étape 2 : Créer un profil de remplacement pour le service traiteur et les événements
• Étape 3 : Attribuer le profil à la configuration du service traiteur et des événements
• Étape 4 : Attribuer des emplois uniques aux employés de l'événement
• Étape 5 : Établir une règle de pourboire avec les emplois uniques
• Étape 6 : Pointer dans le profil de l'événement avec les ventes de l'événement
• Étape 7 : Les employés pointent dans le rôle d'emploi unique de l'événement
• Ressources supplémentaires

Notes importantes concernant le gestionnaire de pourboires de Toast pour le traiteur et les événements

• L'intervalle de mise en commun des pourboires de la commande Commande dans le gestionnaire de pourboires de Toast ne peut pas être utilisé en même temps que le module de traiteur et d'événements. L'intervalle de mise en commun des pourboires pour la Période de service ou la Journée de travail complète est fortement recommandé. Consultez la section Configurer une politique de pourboire de Commencer avec le gestionnaire de pourboires de Toast pour en savoir plus sur les intervalles de mise en commun des pourboires.
• Les profils peuvent être ajustés sur les factures tant qu'elles ne sont pas clôturées.
• Les pourboires et les gratifications de la facture seront enregistrés le jour où la commande de traiteur/l'événement est traitée dans Toast (tant que la facture est payée et clôturée).
  • Si la facture est payée et clôturée après l'événement, le rapport de pourboire apparaîtra le jour où la facture a été payée.
  • C'est différent des dépôts de commande de traiteur/événement. Les dépôts effectués avant la commande de traiteur/l'événement seront toujours traités le jour de la commande de traiteur/l'événement.
  • Consultez Rapports de traiteur et d'événements pour en savoir plus.

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Étape 1 : Configurer des emplois

Pour commencer, vous devrez établir des emplois distincts pour les employés liés aux événements dans Toast. Cela garantit que toutes les activités liées à votre traiteur et à vos événements sont correctement catégorisées et suivies séparément de vos opérations de pourboire ordinaires.

• Créer un emploi unique pour les ventes de traiteur et d'événements : Configurez un emploi spécifique dans Toast Web qui est utilisé exclusivement pour la vente de services de traiteur et d'événements. Cet emploi sera lié au profil de Traiteur et d'Événements.
  • Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Emplois.
  • Sélectionnez + Ajouter un emploi > Créer un nouvel emploi.
  • Nommez l'emploi. Vous pouvez utiliser Événement de Traiteur, Événement Spécial, ou autre chose.
  • Assurez-vous de définir cet emploi comme Horaire et activez le bouton Employé avec pourboire afin que cet employé doive entrer les pourboires en espèces lors de la fermeture. Vous pouvez configurer les autres paramètres comme bon vous semble.
  • Dans l'onglet Permissions, configurez les permissions par défaut de l'emploi pour inclure le niveau d'accès au POS approprié pour votre restaurant (trouvé dans la première section des permissions).

• Créez un emploi correspondant pour les profils d'employés : Établissez un emploi unique pour les profils d'employés qui travailleront lors de ces événements. Cela permet aux règles de politique de pourboire de distribuer correctement les pourboires et les gratifications.
  • Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Emplois.
  • Sélectionnez + Ajouter un emploi > Créer un nouvel emploi.
  • Nommez l'emploi. Vous pouvez utiliser Serveur de Traiteur, Personnel d'Événement, ou autre chose.
  • Assurez-vous de définir cet emploi comme Horaire et activez le bouton Employé avec pourboire afin que cet employé doive entrer les pourboires en espèces lors de la fermeture. Vous pouvez configurer les autres paramètres comme bon vous semble.
  • Dans l'onglet Permissions, configurez les permissions par défaut de l'emploi pour inclure le niveau d'accès au POS approprié pour votre restaurant (trouvé dans la première section des permissions).

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Étape 2 : Créez un Profil de Remplaçant pour Traiteur & Événements

Pour comptabiliser avec précision les ventes générées lors des événements, vous devrez créer un profil de remplaçant dédié. Ce profil sert de remplaçant pour les revenus spécifiques aux événements et aide à rationaliser le processus de gestion des pourboires.

• Créez un profil pour le traiteur & les événements : Configurez un profil non employé qui sera utilisé uniquement pour enregistrer les ventes d'événements.
  • Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Employés.
  • Sélectionnez + Ajouter un nouvel employé.
    • Si vous utilisez Toast Payroll, vous recevrez un pop-up ici. Dans ce cas, il est sûr de sélectionner Ajouter sur Toast POS.
  • Basculez Inviter à créer un compte sur Non.
  • Pour un appariement et un reporting faciles, Toast recommande d'utiliser le Titre du poste que vous avez utilisé pour le premier emploi créé à l'étape 1 comme nom de cet employé. Donc, si vous avez nommé le poste Événement de restauration, utilisez Restauration comme Prénom et Événement comme Nom de famille.
  • Faites défiler vers le bas et ajoutez un code d'accès POS.
  • Sélectionnez le menu déroulant Emplois et choisissez le premier emploi que vous avez créé à l'étape 1 (l'emploi pour la restauration et les ventes d'événements). Cela devrait être le seul profil avec cet emploi unique.
  • Sélectionnez Ajouter.

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Étape 3 : Attribuez le profil unique à la configuration de Restauration et Événements

Ensuite, liez le profil unique que vous avez créé à l'étape 2 aux paramètres de configuration de votre module Restauration et Événements. Cela garantit que toutes les ventes traitées par le module de restauration sont correctement associées au profil d'événement désigné.

• Attribuer le profil unique
  • Dans Toast Web, accédez à Restauration et événements > Paramètres > Paramètres de facturation.
  • Localisez le menu déroulant Serveur par défaut ici et sélectionnez le profil d'événement que vous avez créé à l'étape 2.

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Étape 4: Attribuer des emplois uniques aux employés du personnel d'événement

Pour s'assurer que les employés travaillant à vos événements sont correctement rémunérés et que leurs pourboires sont bien gérés, vous leur attribuerez le rôle d'emploi de traiteur/événement pour les employés (le deuxième emploi que vous avez créé à l'étape 1).

• Attribuer l'emploi unique de l'employé
  • Naviguez vers Employés > Gestion des employés > Employés.
  • Faites ce qui suit pour tout employé qui pourrait recevoir des pourboires par le biais d'une commande de traiteur ou d'un événement :
    • Sélectionnez le crayon de modification pour leur profil.
    • Dans l'onglet Emplois et rémunération, sélectionnez le case à cocher pour le deuxième emploi que vous avez créé à l'étape 1 (pour les employés).
    • Sélectionnez Enregistrer.

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Étape 5 : Créer une règle de pourboire avec les emplois uniques

Cette étape consiste à établir des règles au sein de votre système pour garantir que les ventes et les pourboires associés à votre profil d'événement unique sont correctement canalisés pour le calcul et le reporting des pourboires.

• Créer une règle de pourboire avec des emplois uniques
  • Dans Toast Web, naviguez vers Employés > Gestion de la paie > Politique de mise en commun des pourboires.
  • Créez une règle qui dicte comment les ventes associées au profil d'événement de traiteur
  • Nommez-la quelque chose comme Traiteur et Événements.
  • Pour l'emploi de contributeur, utilisez le premier emploi que vous avez créé à l'étape 1. Il pourrait être nommé Événement de Traiteur.
  • Ajoutez 100% au champ suivant pour vous assurer qu'aucun pourboire n'est laissé de côté, puis choisissez les sources. Toast recommande d'utiliser soit toutes les catégories de ventes, soit toutes les sources de pourboires et de gratifications, mais pas les deux.
  • Pour l'emploi de destinataire, sélectionnez le deuxième emploi que vous avez créé à l'étape 1. Il pourrait être nommé Serveur de Traiteur.
    • L'utilisation de ces emplois de contributeur et de destinataire indique à Toast de prendre tous les pourboires/gratifications du profil de l'événement et de les distribuer à vos employés réels qui travaillent sur la commande de traiteur/événement.
  • N'oubliez pas que les pourboires pour ces commandes de traiteur ou événements seront publiés le jour de la commande de traiteur ou de l'événement, donc le Gestionnaire de Pourboires calculera ces pourboires ce jour-là également.
  • Si vous avez besoin de plus d'assistance pour établir une règle de politique de pourboires, consultez Commencer avec le Gestionnaire de Pourboires de Toast ou rejoignez-nous dans une session en direct de la Salle de Classe Toast.

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Étape 6 : Enregistrez-vous dans le Profil de l'Événement pour les Ventes d'Événements

Le jour de l'événement, cette étape est cruciale pour enregistrer avec précision toutes les ventes générées.

• Enregistrez-vous dans le profil de l'événement
  • Au début de l'événement ou avant d'enregistrer la commande de traiteur, enregistrez-vous dans le profil de remplacement que vous avez créé à l'étape 2. Il pourrait être nommé Événement de Traiteur.
    • Vous pouvez le faire sur le POS ou dans Toast Web en créant une entrée de temps manuelle (Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des entrées de temps > + Ajouter une entrée).
  • Entrez toutes les ventes de traiteur/événement sous ce profil et non sous les profils des employés travaillant à l'événement.
  • Cela regroupe tous les revenus sous une seule entrée identifiable pour le calcul des pourboires.

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Étape 7 : Les Employés S'enregistrent dans un Rôle d'Événement Unique

Enfin, les employés travaillant à l'événement s'enregistreront dans leur rôle de travail d'événement désigné.

• Les employés s'enregistrent dans le rôle d'événement unique
  • Alors que vos employés commencent leurs quarts pour l'événement, ils devraient s'enregistrer sous le deuxième emploi que vous avez créé à l'étape 1. C'est le même emploi que vous leur avez attribué à l'étape 4.
  • Une fois qu'ils s'enregistrent, ils utiliseront le profil de l'événement à l'étape 6 pour entrer toutes les ventes. Ils ne devraient pas entrer des ventes en utilisant leurs propres numéros (codes d'accès POS).
  • Ils devraient se déconnecter une fois leur travail terminé.
  • Cela garantit que leurs heures sont suivies pour la commande/l'événement de restauration spécifique et permet une allocation précise des pourboires en fonction des règles établies dans votre politique de regroupement des pourboires à l'étape 5.

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Ressources supplémentaires

• Commencez avec le Gestionnaire de pourboires de Toast
• Commencez avec la Restauration et les événements de Toast
• Ajouter et gérer des employés dans Toast Web
• Créer et modifier des emplois (rôles) pour Toast POS

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