Configurer le Gestionnaire de pourboires de Toast pour le service traiteur et les événements

Dans cet article :

• Remarques importantes
• Étape 1 : Configurer les tâches
• Étape 2 : Créer un profil d’espace réservé pour le service traiteur et les événements
• Étape 3 : Attribuer le profil à la configuration Service traiteur et événements
• Étape 4 : Attribuez des postes uniques aux employés pour le personnel événementiel
• Étape 5 : Créez une règle de pourboire avec les tâches uniques
• Étape 6 : Pointer dans le profil de l’événement avec les ventes de l’événement
• Étape 7 : Les employés pointent leur arrivée dans le rôle de travail d’événement unique
• Ressources complémentaires

Notes importantes sur le Gestionnaire de pourboires de Toast pour la restauration et les événements

• L’intervalle de partage des pourboires de commande dans le Gestionnaire de pourboires de Toast ne peut pas être utilisé conjointement avec le module Service traiteur et événements. La période de service ou l’intervalle de partage des pourboires de la journée ouvrable complète est fortement recommandé. Consultez la section Configurer une politique de pourboires de Commencer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast pour en savoir plus sur les intervalles de partage des pourboires.
• Les profils peuvent être ajustés sur les factures tant qu’elles ne sont pas clôturées.
• Les pourboires et gratifications de facture seront enregistrés le jour du traitement de la commande/de l’événement de service traiteur dans Toast (tant que la facture est payée et clôturée).
  • Si la facture est payée et clôturée après l’événement, le rapport sur les pourboires s’affichera le jour du paiement.
  • Ceci est différent des dépôts de commande/événement du service traiteur. Les dépôts effectués avant la commande/l’événement de service traiteur seront toujours traités le jour même de la commande/de l’événement.
  • Consultez Rapports service traiteur et événements pour en savoir plus.

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Étape 1 : Configurer les tâches

Pour commencer, vous devrez établir des postes distincts pour les employés liés à l’événement dans Toast. Cela garantit que toutes les activités liées à votre service traiteur et à vos événements sont correctement catégorisées et suivies séparément de vos pourboires Ordinaires.

• Créez un emploi unique pour la restauration et les événements : Configurez une tâche spécifique dans Toast Web, utilisée exclusivement pour la vente de services traiteur et d’événements. Ce poste sera lié au profil Service traiteur et événements.
  • Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Postes.
  • Sélectionnez + Ajouter un poste > Créer un nouveau poste.
  • Nommez le poste. Vous pouvez utiliser Événement traiteur, Événement spécial ou autre chose.
  • Assurez-vous de définir cette tâche comme horaire et définissez le paramètre À pourboire? sur Oui. Cet employé doit saisir les pourboires en espèces à la clôture. Vous pouvez définir les autres paramètres comme vous le souhaitez.
  • Avant d’enregistrer, faites défiler et configurez les autorisations par défaut du poste pour inclure le niveau approprié d’accès au TPV pour votre restaurant (qui se trouve dans la section un des autorisations).

• Créez un poste correspondant pour les profils des employés : Créez un poste unique pour les profils d’employés qui travailleront sur ces événements. Cela permet aux règles de la politique de pourboires de distribuer correctement les pourboires et les pourboires.
  • Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Postes.
  • Sélectionnez + Ajouter un poste > Créer un nouveau poste.
  • Nommez le poste. Vous pouvez utiliser le serveur traiteur, le personnel événementiel ou autre chose.
  • Assurez-vous de définir cette tâche comme horaire et définissez le paramètre À pourboire? sur Oui. Cet employé doit saisir les pourboires en espèces à la clôture. Vous pouvez définir les autres paramètres comme vous le souhaitez.
  • Avant d’enregistrer, faites défiler et configurez les autorisations par défaut du poste pour inclure le niveau approprié d’accès au TPV pour votre restaurant (qui se trouve dans la section un des autorisations).

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Étape 2 : Créer un profil d’espace réservé pour le service traiteur et les événements

Pour tenir compte avec précision des ventes générées lors d’événements, vous devez créer un profil réservé. Ce profil sert d’espace réservé pour les revenus propres à un événement et contribue à rationaliser le processus de gestion des pourboires.

• Créez un profil pour le service traiteur et les événements : Créez un profil de non-employé qui sera utilisé uniquement pour enregistrer les ventes d’événements.
  • Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés.
  • Sélectionnez + Ajouter un nouvel employé.
    • Si vous utilisez Gestion de la paie de Toast, vous recevrez une fenêtre contextuelle ici. Dans ce cas, il est sûr de sélectionner Ajouter sur TPV Toast.
  • Basculer Inviter à créer un compte non à
  • Pour faciliter le jumelage et la production de rapports, Toast recommande d’utiliser comme nom de cet employé le titre de poste que vous avez utilisé pour le premier poste créé à l’étape 1. Donc, si vous avez nommé l’événement du service traiteur du poste, utilisez le service traiteur comme prénom et l’événement comme nom de famille.
  • Faites défiler et ajoutez un code d’accès au TPV.
  • Sélectionnez le menu déroulant Emplois et choisissez le premier emploi que vous avez créé à l’étape 1 (emploi pour la restauration et la vente d’événements). Il s’agit du seul profil avec ce poste unique.
  • Sélectionnez Ajouter.

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Étape 3 : Attribuer le profil unique à la configuration du service traiteur et des événements

Ensuite, liez le profil unique que vous avez créé à l’étape 2 aux paramètres de configuration de votre module Service traiteur et événements. Cela garantit que toutes les ventes traitées par le module de service traiteur sont correctement associées au profil d’événement désigné.

• Affecter le profil unique
  • Dans Toast Web, allez à Service traiteur et événements > Paramètres > Paramètres des factures.
  • Trouvez ici le menu déroulant du serveur par défaut et sélectionnez le profil d’événement que vous avez créé à l’étape 2.

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Étape 4 : Attribuez des postes uniques aux employés pour le personnel événementiel

Pour vous assurer que les employés qui travaillent sur vos événements sont correctement rémunérés et que leurs pourboires sont correctement gérés, vous leur attribuerez le poste de traiteur/événementiel pour les employés (le deuxième poste que vous avez créé à l’étape 1).

• Affecter le poste unique d’employé
  • Allez à Employés > Gestion des employés > Employés.
  • Procédez comme suit pour tout employé susceptible de recevoir des pourboires dans le cadre d’une commande de service traiteur ou d’un événement :
    • Sélectionnez le crayon de modification de son profil.
    • Cochez la case correspondant au deuxième emploi que vous avez créé à l’étape 1 (pour les employés).
    • Sélectionnez Enregistrer.

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Étape 5 : Créez une règle de pourboire avec les tâches uniques

Cette étape consiste à mettre en place des règles au sein de votre système afin de vous assurer que les ventes et les pourboires associés à votre profil d’événement unique sont correctement canalisés pour le calcul des pourboires et la production de rapports.

• Créer une ou des règles de pourboire avec des emplois uniques
  • Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion de la paie > Politique de partage des pourboires.
  • Créez une règle qui dicte la manière dont les ventes sont associées au profil d’événement traiteur.
  • Nommez cela comme Service traiteur et événements.
  • Pour le poste de contributeur, utilisez le premier poste que vous avez créé à l’étape 1. Il peut être nommé événement de service traiteur.
  • Ajoutez 100 % au champ suivant pour vous assurer qu’aucun pourboire n’est oublié, puis choisissez les sources. Toast recommande d’utiliser toutes les catégories de ventes ou toutes les sources de pourboires, mais pas les deux.
  • Pour le poste destinataire, sélectionnez le deuxième poste que vous avez créé à l’étape 1. Il peut être nommé Serveur traiteur.
    • L’utilisation de ces postes de contributeur et de destinataire indique à Toast de prendre tous les pourboires/gratifications du profil de l’événement et de les distribuer à vos employés réels qui travaillent sur la commande de service traiteur/événement.
  • N’oubliez pas que les pourboires pour ces commandes ou événements de service traiteur seront affichés le jour même de la commande ou de l’événement, de sorte que le Gestionnaire de pourboires calculera également ces pourboires ce jour-là.
  • Si vous avez besoin de plus d’aide pour élaborer une règle de politique de pourboires, consultez Commencer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast ou participez à une session de classe Toast.

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Étape 6 : Horloge dans le profil d’événement pour les ventes d’événements

Le jour de l’événement, cette étape est cruciale pour enregistrer avec précision toutes les ventes générées.

• Horloge dans le profil de l’événement
  • Au début de l’événement ou avant de sonner dans la commande de service traiteur, pointez le profil d’espace réservé que vous avez créé à l’étape 2. Il peut être nommé événement de service traiteur.
    • Vous pouvez le faire sur le TPV ou dans Toast Web en créant une entrée d’heures manuelle (Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures > + Ajouter une entrée).
  • Entrez toutes les ventes de service traiteur/événement sous ce profil et non sous les profils des employés qui travaillent sur l’événement.
  • Cela regroupe tous les revenus sous une seule entrée identifiable pour le calcul des pourboires.

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Étape 7 : Les employés pointent le début du rôle d’événement unique

Enfin, les employés qui travaillent sur l’événement pointeront à leur poste désigné.

• Les employés pointent leur arrivée dans le rôle unique d’événement
  • Lorsque vos employés commencent leur quart pour l’événement, ils doivent pointer leur arrivée sous le deuxième emploi que vous avez créé à l’étape 1. Il s’agit du même poste que vous leur avez attribué à l’étape 4.
  • Une fois qu’ils auront pointé leur arrivée, ils utiliseront le profil de l’événement à l’étape 6 pour saisir toutes les ventes. Ils ne doivent pas entrer de ventes en utilisant leurs propres numéros (codes d’accès au TPV).
  • Ils devraient pointer leur départ une fois leur travail terminé.
  • Cela garantit que leurs heures sont suivies pour la commande/l’événement spécifique du service traiteur et permet une répartition précise des pourboires selon les règles établies dans votre politique de partage des pourboires à l’étape 5.

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Ressources supplémentaires

• Démarrez avec le Gestionnaire de pourboires de Toast
• Commencez dès aujourd’hui avec Restauration et événements de Toast
• Ajouter et gérer des employés dans Toast Web
• Créer et modifier des postes (rôles) pour le TPV Toast

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