Configurer le Gestionnaire de pourboires de Toast pour la restauration et les événements

Dans cet article :

• Notes importantes
• Étape 1 : Configurer les postes
• Étape 2 : Créer un profil d'espace réservé pour la restauration et les événements
• Étape 3 : Attribuer le profil à la configuration de la restauration et des événements
• Étape 4 : Attribuer des postes d'employé uniques au personnel événementiel
• Étape 5 : Créer une règle de pourboire avec les postes uniques
• Étape 6 : Pointer le profil d'événement avec les ventes d'événements
• Étape 7 : Les employés pointent dans un rôle de poste d'événement unique
• Ressources supplémentaires

Notes importantes sur le Gestionnaire de pourboires de Toast pour le service de traiteur et les événements

• L'intervalle de mise en commun des pourboires Commande dans le Gestionnaire de pourboires de Toast ne peut pas être utilisé conjointement avec le module Traiteur et événements. L'intervalle de mise en commun des pourboires Période de service ou Journée de travail complète est fortement recommandé. Consultez la section Configurer une politique de pourboire de Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast pour en savoir plus sur les intervalles de mise en commun des pourboires.
• Les profils peuvent être ajustés sur les factures tant qu'elles ne sont pas fermées.
• Les pourboires et gratifications sur facture seront enregistrés le jour où la commande de traiteur ou l'événement est traité dans Toast (pourvu que la facture soit payée et fermée).
  • Si la facture est payée et fermée après l'événement, le rapport de pourboires indiquera le jour où la facture a été payée.
  • Ceci est différent des dépôts de commande de traiteur/événement. Les dépôts effectués avant la commande de traiteur ou l'événement seront toujours traités le jour de la commande de traiteur ou de l'événement.
  • Consultez Rapports sur le service de traiteur et les événements pour en savoir plus.

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Étape 1 : Configurer les postes

Pour commencer, vous devrez établir des postes distincts pour les employés liés aux événements dans Toast. Cela garantit que toutes les activités liées à votre service de traiteur et à vos événements sont correctement classées et suivies séparément de vos opérations de pourboires Ordinaire.

• Créer un poste unique pour les ventes de traiteur et d'événements : Configurez un poste spécifique dans Toast Web qui est utilisé exclusivement pour les ventes de traiteur et d'événements. Ce poste sera lié au profil Traiteur et événements.
  • Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Postes.
  • Sélectionnez + Ajouter un poste > Créer un nouveau poste.
  • Définissez le Titre du poste. Vous pouvez utiliser Événement traiteur, Événement spécial ou autre chose.
  • Assurez-vous de définir ce poste comme Horaire et activez le commutateur Employé recevant des pourboires afin que ce poste doive saisir les pourboires en espèces à la fermeture. Vous pouvez définir les autres paramètres comme vous le souhaitez. Sélectionnez Continuer.
  • Sur la page Permissions, configurez les autorisations par défaut du poste pour inclure le niveau d'accès au point de vente approprié pour votre restaurant (qui se trouve dans la première section des autorisations).

• Créez un poste correspondant pour les profils d'employés : Établissez un poste unique pour les profils d'employés qui travailleront lors de ces événements. Cela permet aux règles de politique de pourboires de distribuer correctement les pourboires et les gratifications.
  • Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Postes.
  • Sélectionnez + Ajouter un poste > Créer un nouveau poste.
  • Définissez le titre du poste. Vous pouvez utiliser Serveur traiteur, Personnel d'événement ou autre chose.
  • Assurez-vous de définir ce poste comme Horaire et activez le commutateur Employé recevant des pourboires afin que ce poste doive saisir les pourboires en espèces à la fermeture. Vous pouvez définir les autres paramètres comme vous le souhaitez. Sélectionnez Continuer.
  • Sur la page Permissions, configurez les autorisations par défaut du poste pour inclure le niveau d'accès au point de vente approprié pour votre restaurant (qui se trouve dans la première section des autorisations).

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Étape 2 : Créez un profil fictif pour le traiteur et les événements

Pour comptabiliser avec précision les ventes générées lors des événements, vous devrez créer un profil fictif dédié. Ce profil sert d'espace réservé pour les revenus spécifiques aux événements et aide à rationaliser le processus de gestion des pourboires.

• Créez un profil pour la restauration et les événements : Configurez un profil de non-employé qui sera utilisé uniquement pour enregistrer les ventes d'événements.
  • Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Employés.
  • Sélectionnez + Ajouter un nouvel employé.
  • Désactivez Inviter à créer un compte sur Non.
  • Pour faciliter le rapprochement et la production de rapports, Toast recommande d'utiliser le Titre du poste que vous avez utilisé pour le premier poste créé à l'étape 1 comme nom de cet employé. Ainsi, si vous avez nommé le poste « Catering Event », utilisez « Catering » comme Prénom et « Event » comme Nom de famille.
  • Faites défiler vers le bas et ajoutez un code d'accès au point de vente.
  • Sélectionnez le menu déroulant Postes et choisissez le premier poste que vous avez créé à l'étape 1 (le poste pour les ventes de restauration et d'événements). Il devrait s'agir du seul profil associé à ce poste unique.
  • Sélectionnez Ajouter.

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Étape 3 : Attribuez le profil unique à la configuration de la restauration et des événements

Ensuite, liez le profil unique que vous avez créé à l'étape 2 aux paramètres de configuration de votre module Restauration et événements. Cela garantit que toutes les ventes traitées par le module de restauration sont correctement associées au profil d'événement désigné.

• Attribuer le profil unique
  • Dans Toast Web, accédez à Restauration et événements > Paramètres > Paramètres de facture.
  • Repérez le menu déroulant Serveur par défaut ici et sélectionnez le profil d'événement que vous avez créé à l'étape 2.

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Étape 4 : Attribuer des postes d'employé uniques au personnel événementiel

Pour vous assurer que les employés travaillant lors de vos événements sont rémunérés avec précision et que leurs pourboires sont correctement gérés, vous leur attribuerez le rôle de poste de traiteur/événement pour les employés (le deuxième poste que vous avez créé à l'étape 1).

• Attribuer le poste d'employé unique
  • Accédez à Employés > Gestion des employés > Employés.
  • Effectuez les opérations suivantes pour tout employé susceptible de recevoir des pourboires via une commande de traiteur ou un événement :
    • Sélectionnez le crayon de modification de son profil.
    • Sous l'onglet Postes et paie, sélectionnez la case à cocher du deuxième poste que vous avez créé à l'étape 1 (le poste pour les employés).
    • Sélectionnez Enregistrer.

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Étape 5 : Créer une règle de pourboire avec les postes uniques

Cette étape consiste à configurer des règles dans votre système pour garantir que les ventes et les pourboires associés à votre profil d'événement unique sont correctement acheminés pour le calcul et la déclaration des pourboires.

• Créer une ou des règles de pourboire avec des postes uniques
  • Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion de la paie > Politique de mise en commun des pourboires.
  • Créez une règle qui dicte comment les ventes associées au profil Événement traiteur
  • Nommez-la par exemple Traiteur et événements.
  • Pour le poste de contributeur, utilisez le premier poste que vous avez créé à l'étape 1. Il pourrait être nommé Événement traiteur.
  • Ajoutez 100 % dans le champ suivant pour vous assurer qu'aucun pourboire n'est oublié, puis choisissez les sources. Toast recommande d'utiliser soit toutes les catégories de ventes, soit toutes les sources de pourboires et de gratifications, mais pas les deux.
  • Pour le poste de bénéficiaire, sélectionnez le deuxième poste que vous avez créé à l'étape 1. Il pourrait être nommé Serveur traiteur.
    • L'utilisation de ces emplois de contributeur et de bénéficiaire indique à Toast de prendre tous les pourboires/gratifications du profil d'événement et de les distribuer à vos employés réels qui travaillent sur la commande de traiteur/événement.
  • N'oubliez pas que les pourboires pour ces commandes de traiteur ou événements seront comptabilisés le jour de la commande de traiteur ou de l'événement, donc le Gestionnaire de pourboires de Toast calculera également ces pourboires ce jour-là.
  • Si vous avez besoin d'aide supplémentaire pour créer une règle de politique de pourboires, consultez Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast ou joignez-vous à nous lors d'une session Toast Classroom en direct.

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Étape 6 : Pointer dans le profil d'événement pour les ventes d'événement

Le jour de l'événement, cette étape est cruciale pour enregistrer avec précision toutes les ventes générées.

• Pointer dans le profil d'événement
  • Au début de l'événement ou avant d'enregistrer la commande de traiteur, pointez le profil fictif que vous avez créé à l'étape 2. Il pourrait être nommé Événement traiteur.
    • Vous pouvez le faire sur le PDV ou dans Toast Web en créant une entrée de temps manuelle (Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des entrées de temps > + Ajouter une entrée).
  • Entrez toutes les ventes de traiteur/événement sous ce profil et non sous les profils des employés travaillant à l'événement.
  • Cela regroupe tous les revenus sous une seule entrée identifiable pour le calcul des pourboires.

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Étape 7 : Les employés pointent dans un rôle d'événement unique

Enfin, les employés travaillant à l'événement pointeront dans leur rôle d'emploi d'événement désigné.

• Les employés pointent dans le rôle d'événement unique
  • Au moment où vos employés commencent leur quart de travail pour l'événement, ils devraient pointer sous le deuxième emploi que vous avez créé à l'étape 1. Il s'agit du même emploi que celui que vous leur avez assigné à l'étape 4.
  • Une fois qu'ils ont pointé, ils utiliseront le profil d'événement de l'étape 6 pour entrer toutes les ventes. Ils ne devraient pas saisir des ventes en utilisant leurs propres numéros (codes d'accès au PDV).
  • Ils devraient pointer leur sortie une fois leur travail terminé.
  • Cela garantit que leurs heures sont suivies pour la commande de restauration/l'événement spécifique et permet une répartition précise des pourboires en fonction des règles établies dans votre politique de mise en commun des pourboires à l'étape 5.

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Ressources supplémentaires

• Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast
• Démarrer avec Restauration et événements de Toast
• Ajouter et gérer des employés dans Toast Web
• Créer et modifier des postes (rôles) pour le PDV Toast

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