Créer et modifier des emplois (rôles) pour Toast POS

Dans cet article :

• Créer de nouveaux emplois
  • Rôles de caissier (ou de barman)
  • Rôles de serveur (ou non-caissier)
  • Rôles de gestionnaire (salaire)
• Rapport sur les heures de travail
• Mettre à jour les salaires et les autorisations des emplois
• Retirer des emplois
• Exporter les emplois actifs
• Autorisations élevées pour la création d'utilisateurs

Créer de nouveaux emplois

Vous pouvez utiliser des emplois pour vous aider à ajouter rapidement des employés avec les mêmes autorisations d'utilisateur en fonction de leur rôle - que ce soit un serveur, un livreur, un cuisinier, un caissier ou un rôle personnalisé dans votre restaurant. Vous pouvez également définir leur Base de rémunération comme salaire ou horaire.
 

1. Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Emplois.
2. Sélectionnez + Ajouter un emploi, qui vous permet de Créer un nouvel emploi ou Ajouter rapidement des emplois.
   1. Créer un nouvel emploi : Cela vous permet de configurer diverses autorisations et paramètres particuliers à ce rôle.
   2. Ajout rapide de postes: Vous pouvez rapidement ajouter le poste, mais vous ne pouvez pas attribuer de permissions au poste, donc vous devrez revenir et ajouter des permissions au poste à une date ultérieure.
3. Si vous utilisez la Gestion de paie de Toast, ce poste se synchronisera presque immédiatement avec la Gestion de paie de Toast. Utilisez Gestion de paie de Toast: Attribuez des employés à plusieurs postes ou emplacements pour attribuer ce poste à votre personnel.

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Rôles de caissier (ou barman)

Les caissiers nécessitent des configurations spécifiques pour pouvoir travailler avec les tiroirs-caisses. Pour garantir que les tiroirs sont sécurisés aux bons employés, vous devrez définir les bonnes permissions. 

1. Sur la page Postes, sélectionnez + Ajouter un poste > Créer un nouveau poste. 
2. Entrez les informations sur le rôle dans les champs appropriés en fonction des opérations de votre restaurant. Assurez-vous que le paramètre Caissier? est réglé sur Oui. 
3. Sous Permissions utilisateur par défaut, sélectionnez la case à cocher à droite de 1. Accès POS pour ajouter toutes les permissions de base du POS.
   
   
    
4. Dans la liste Permissions utilisateur par défaut, choisissez soit 3.17 Tiroirs-caisses (aveugles) ou 3.18 Tiroirs-caisses (complets) et sélectionnez la case à cocher correspondante pour ajouter la permission au poste. La gestion de caisse aveugle ne montre pas à l'employé le montant attendu dans un tiroir-caisse, tandis que la gestion de caisse complète le fera. 
5. Sélectionnez Enregistrer  pour compléter le processus.

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Rôles de serveur (ou non-caissier)

Pour les employés qui courent de table en table, vous devrez effectuer quelques configurations pour garantir que leurs transactions en espèces sont correctement comptabilisées dans vos rapports. 

1. Sur l'écran Créer un nouveau poste, entrez les informations sur le rôle dans les champs appropriés. Assurez-vous que le paramètre Caissier? est réglé sur Non. Tous les autres champs seront remplis en fonction des opérations de votre restaurant. 
2. Sous Permissions utilisateur par défaut, sélectionnez la case à cocher à droite de 1. Accès au PDV pour ajouter toutes les autorisations de base du PDV. 
   
   
    
3. Sélectionnez Enregistrer  pour compléter le processus.

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Gestionnaire (salaire) Rôles

Remarque : Tout employé configuré avec un emploi non rémunéré, uniquement salarié, n'aura pas l'option de pointer à l'entrée ou à la sortie. Si vous avez un gestionnaire de quart qui doit pointer à l'entrée et à la sortie, il ne doit pas être configuré comme un employé salarié à moins que son rôle d'emploi soit également marqué comme rémunéré.

Pour les employés salariés qui ne sont pas tenus de pointer à l'entrée, vous devrez configurer les autorisations nécessaires qui leur permettront d'effectuer les procédures de fin de journée et d'autres tâches connexes.

1. Sur l'écran Créer un nouveau poste, entrez les informations sur le rôle dans les champs appropriés. Assurez-vous que Salaire est sélectionné pour le paramètre Base de paiement . Tous les autres champs seront complétés en fonction de l'opération de votre restaurant.
   1. Les salaires sont exclus des rapports de main-d'œuvre car ils sont considérés comme des coûts fixes.
2. Sous Autorisations utilisateur par défaut, sélectionnez la coche à droite de 1. Accès au PDV pour ajouter toutes les autorisations de base du PDV. 
3. Sélectionnez la coche à droite de 3. Gestionnaire pour accorder toutes les autorisations de gestionnaire à cet emploi. 
4. Sélectionnez Enregistrer pour compléter le processus.

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Rapport sur les heures de travail

Lors de la création d'emplois horaires, il existe un paramètre appelé Rapport qui vous permet d'inclure ou d'exclure les heures de travail et le coût de cet emploi du rapport. Tous les rôles horaires sont par défaut inclus dans le rapport. Exclure certains emplois vous aidera à corriger votre rapport sur revenu par heure d'employé et coût de la main-d'œuvre en pourcentage des ventes nettes. 

Ce paramètre est essentiel pour exclure tous les emplois qui sont :

• Marqués horaires mais considérés comme des coûts fixes, tels que les gestionnaires horaires. 
• Connexions générales, telles que AM/PM Bar, À emporter ou Caissier. Ce sont des connexions que les employés pourraient utiliser en même temps que leur propre travail, mais qui ne devraient pas être prises en compte comme des coûts de main-d'œuvre horaires. 

Pour exclure un rôle de travail du rapport de main-d'œuvre, changez le paramètre en Ne pas inclure les heures et le salaire sous ce travail dans le rapport de résumé de main-d'œuvre du restaurant. Enregistrez vos modifications.

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Mettre à jour les salaires et les autorisations des emplois

Avec Toast, vous pouvez facilement mettre à jour le salaire ou les autorisations d'utilisateur pour un type de travail entier. Cela vous permet essentiellement de mettre à jour les salaires et les autorisations pour plusieurs employés en masse (tant qu'ils n'ont pas d'overrides appliqués au niveau de l'employé). 

Pour modifier le salaire/taux par défaut d'un emploi :

1. Dans Toast Web, naviguez vers Employés > Gestion des employés> Emplois.
2. Sélectionnez l'emploi que vous souhaitez modifier.
3. Utilisez maintenant le champ Salaire par défaut pour mettre à jour le salaire sur la page des détails de l'emploi. 
4. Une fois que vous entrez un nouveau taux, vous pouvez appliquer rétroactivement ce changement de salaire pour une date de début spécifique en utilisant le champ Appliquer le changement à "Salaire par défaut" à partir de qui apparaît sous Salaire par défaut. Les changements de salaire rétroactifs peuvent être appliqués jusqu'à 35 jours dans le passé.
5. Enregistrer vos modifications.

Pour modifier les autorisations d'un emploi : 

1. Sur la page des détails de l'emploi que vous souhaitez modifier, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Autorisations utilisateur par défaut. 
2. Cochez ou décocher les autorisations souhaitées pour mettre à jour l'accès associé à cet emploi. Pour plus d'informations sur les autorisations des utilisateurs, consultez le Guide de référence des autorisations.
3. Enregistrer vos modifications. 

Remarque : La colonne Dernière mise à jour dans Toast Web ne s'affichera que lorsqu'un utilisateur apporte des modifications au titre d'un emploi. Elle ne se met pas à jour lorsque des modifications sont apportées au salaire ou aux autorisations d'un emploi.

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Retirer les rôles de poste

Pour retirer ou archiver un poste actif, suivez les étapes ci-dessous. Retirer un rôle de poste actif n'affectera pas les rapports précédents. Si vous retirez un rôle de poste, les entrées historiques ne seront pas supprimées de vos rapports Toast. 

1. Commencez par naviguer vers Employés > Gestion des employés > Postes dans Toast Web.
2. Ici, vous pouvez voir et modifier vos rôles de poste existants. Pour retirer un poste, sélectionnez l'icône de poubelle dans la colonne la plus à droite du tableau des postes.
3. Supprimer un poste affectera tous les employés dans tous les lieux qui sont actuellement assignés au poste. Les employés perdront toutes les autorisations qui leur ont été accordées par le poste, y compris l'accès au POS.
4. Vous verrez une fenêtre contextuelle indiquant l'étendue de cette action. Lisez les détails, cochez la case et sélectionnez Confirmer pour continuer.
   
   
    
5. Avant de sauvegarder vos modifications, vous avez la possibilité d'annuler votre retrait en sélectionnant Annuler le retrait dans le tableau des postes. Une fois que vous avez sauvegardé vos modifications, vous ne pouvez rétablir ce poste qu'en utilisant le bouton + Ajouter des postes. 
6. Une fois que vous avez vérifié que vous retirez le bon poste, Enregistrer vos modifications pour compléter le processus.

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Exporter les postes actifs

Avec Toast, vous avez la possibilité d'exporter une liste de postes actifs pour gérer facilement le travail dans votre restaurant. Si vous utilisez une intégration de main-d'œuvre / paie, vous pourrez rapidement exporter votre annuaire à envoyer au partenaire d'intégration. 

Sélectionnez l'icône d'exportation (flèche vers le bas) en haut du tableau des postes pour générer automatiquement un fichier .csv incluant le nom du poste, le code externe, le salaire horaire ou le salaire, la valeur du salaire, le statut de pourboire, le statut de caissier, le statut de conducteur, et plus encore.
 

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Autorisations Élevées pour la Création d'Utilisateurs

Dans Toast Web, lorsque vous créez un emploi qui a accès à des autorisations sensibles (c'est-à-dire un accès financier), il se peut que l'on vous demande d'entrer un code de vérification à usage unique de six chiffres qui sera envoyé à votre numéro de téléphone vérifié.

Si vous n'avez pas vérifié votre numéro de téléphone ou si vous avez précédemment choisi de ne pas vérifier, on vous demandera de vérifier votre numéro de téléphone à ce moment-là. Pour en savoir plus sur la façon de vérifier votre numéro de téléphone, consultez la section Fonctionnalités de Sécurité pour Votre Compte  dans Mettre à Jour Votre Compte Utilisateur Toast Web.

Si vous refusez d'entrer le code de vérification à usage unique, vous verrez un message d'erreur disant : “Un mot de passe à usage unique est requis pour effectuer cette action."

Remarque : Cette étape de vérification se produira également si vous essayez de désarchiver un utilisateur avec des autorisations sensibles.

Vous ne serez invité à entrer le code de vérification qu'une seule fois pendant une période de connexion.

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