Gestion de paie Toast : Employés sans adresse courriel

• Puis-je ajouter un employé à Gestion de paie Toast s’il n’a pas d’adresse courriel?
• Puis-je intégrer les nouveaux employés sans adresse courriel à Gestion de paie Toast?
• Est-il possible de créer un profil Gestion de paie Toast pour un nouvel employé qui n’a pas d’adresse courriel?

À l’étape Informations de base pour embaucher un nouvel employé dans Gestion de paie Toast, vous avez la possibilité de sélectionner Non pour Voulez-vous fournir une adresse courriel? Mais que se passe-t-il ensuite?

Les employés sans adresse courriel ne pourront pas remplir leur partie de l’intégration des nouveaux employés. No us recommandons donc vivement que tous les employés aient une adresse courriel, même si ce n’est que pour remplir les renseignements d’intégration à Gestion de paie Toast et avoir accès à leurs talons de paye et à leurs documents de fin d’année, comme le formulaire W-2.

L’intégration des nouveaux employés comprend :

• Remplir le formulaire W-4 et la section 1 du formulaire I-9
• Saisir un mode de paiement (généralement un compte de dépôt direct), et
• Examen des documents d’entreprise que votre entreprise a téléversés pour les nouveaux employés.

Un employeur peut remplir les renseignements de dépôt direct au nom d’un employé et téléverser une copie papier des formulaires W-4 et I-9 de l’employé, mais Gestion de paie Toast ne pourra pas les lire directement à partir du téléversement. Dans le cas d’un formulaire papier I-9, cela est correct à condition qu’il soit rempli complètement et correctement. Suivez ces étapes pour téléverser le formulaire papier I-9 dans le profil de votre employé. 

Par contre, le formulaire W-4 (et tout équivalent local ou d'État) peut être rempli par un employeur :

• Accéder au profil de l’employé > Impôts et documents > Formulaires fiscaux.
• Dans la section Formulaires W-4, sélectionnez le bouton W-4 et l'hyperlien W-4 fédéral (entre autres qui apparaissent dans cette section).
  • Faites correspondre les renseignements directement du formulaire W-4 papier de l’employé à Gestion de paie Toast.
  • Cela permet à Gestion de paie Toast d’utiliser les paramètres sélectionnés lors des calculs de paie.

Nous recommandons également de téléverser le formulaire W-4 papier en suivant les mêmes étapes que le formulaire I-9. Une fois cette opération terminée, vous pouvez retirer l’employé de votre tableau de bord d’intégration (Équipe > Intégration) en sélectionnant le bouton jaune et en choisissant Marquer cette nouvelle recrue comme terminée.

En dernière étape pour une vérification totale, vérifiez l’exactitude du numéro de sécurité sociale de l’employé sur son profil. Ne pas le faire peut risquer des déclarations fiscales inexactes et/ou incomplètes, ainsi que des pénalités et frais connexes.