Toast Payroll : Employés sans adresse courriel

• Puis-je ajouter un employé à Toast Payroll s'il n'a pas d'adresse courriel ?
• Puis-je intégrer de nouvelles recrues sans adresse courriel dans Toast Payroll ?
• Est-il possible de créer un profil Toast Payroll pour une nouvelle recrue qui n'a pas d'adresse courriel ?

À l'étape Informations de base de l'embauche d'un nouvel employé dans Toast Payroll, vous avez la possibilité de sélectionner Non pour Fournirez-vous une adresse courriel ? Mais que se passe-t-il ensuite ?

Les employés sans adresse courriel ne pourront pas remplir leur partie de l'intégration des nouveaux employés, c'est pourquoi nous recommandons fortement que tous les employés aient une adresse courriel, même si ce n'est que pour remplir les informations d'intégration de Toast Payroll et avoir accès à leurs bulletins de paie et à leurs documents de fin d'année comme les formulaires W-2.

L'intégration des nouveaux employés comprend :

• Remplir le formulaire W-4 et la section 1 du formulaire I-9
• Saisir une méthode de paiement (généralement un compte de dépôt direct), et
• Examiner tous les documents d'entreprise que votre entreprise a téléchargés pour les nouveaux employés.

Un employeur peut saisir les informations de dépôt direct au nom d'un employé et également télécharger une copie papier du formulaire W-4 et du formulaire I-9 de l'employé, mais Toast Payroll ne pourra pas les lire directement à partir du téléchargement. Dans le cas d'un formulaire I-9 papier, cela est acceptable tant qu'il est rempli complètement et correctement. Utilisez ces étapes pour télécharger le formulaire I-9 papier dans le profil de votre employé.

D'un autre côté, le formulaire W-4 (et tout équivalent provincial ou local) peut être rempli par un employeur en :

• Accédant au profil de l'employé > Taxes et documents > Formulaires fiscaux.
• Dans la section Formulaires W-4, sélectionnez le bouton Remplir le formulaire W-4 de l'État et le lien hypertexte W-4 fédéral (parmi tous les autres qui apparaissent dans cette section).
  • Faites correspondre les informations directement du formulaire W-4 papier de l'employé à Toast Payroll.
  • Cela permet à Toast Payroll d'utiliser les paramètres sélectionnés lors des calculs de la paie.

Nous recommandons également de téléverser le formulaire W-4 papier en suivant les mêmes étapes que pour le formulaire I-9. Une fois cette étape terminée, vous pouvez retirer l'employé de votre tableau de bord d'intégration (Équipe > Intégration) en sélectionnant le bouton de modification jaune et en choisissant Marquer cette nouvelle embauche comme terminée.

Comme dernière étape pour une vérification complète, vérifiez l'exactitude du numéro d'assurance sociale de l'employé sur son profil. Ne pas le faire peut entraîner des déclarations fiscales inexactes et/ou incomplètes, ainsi que des pénalités et des frais associés.

Si le courriel d'une nouvelle embauche a été saisi incorrectement et que Toast Payroll ne vous permet pas de terminer une réembauche, c'est généralement parce que Toast Payroll fait correspondre les profils des employés par numéro d'assurance sociale — la saisie d'un NAS en double est bloquée pour éviter de créer deux dossiers pour la même personne.

Si vous voyez une erreur comme « Il y a un problème pour remplir les informations de votre profil. Veuillez communiquer avec votre responsable des RH pour obtenir de l'aide », cela signifie généralement que le NAS est déjà associé à un autre profil d'employé dans le système. Comme seul le soutien de Toast Payroll peut dissocier une adresse courriel d'un profil existant, communiquez avec le service à la clientèle et demandez-leur de dissocier le courriel incorrect. Une fois libéré, vous pouvez entrer le bon courriel et terminer la réembauche.