Toast Payroll : Enregistrer les avantages d'assurance vie collective

Dans cet article :

• Principes de base de l'assurance vie collective
• Calculer et ajouter l'assurance vie collective en tant que gain
  • Nouveau code de gain
  • Importation en masse
  • Enregistrement pour les employés

Principes de base de l'assurance vie collective

Une assurance vie collective (AVC) est un avantage social payé par l'employeur qui est versé dans l'éventualité où un employé décède alors qu'il est couvert.  

Il n'y a aucune conséquence fiscale si le montant total de ces polices ne dépasse pas 50 000 $. Le coût imputé de la couverture excédant 50 000 $ doit être inclus dans le revenu en utilisant la table des primes de l'IRS et il est assujetti aux taxes de sécurité sociale et de Medicare. La couverture excédant 50 000 $ est convertie en revenu imputé imposable. Par exemple, si un employé choisit une couverture de 75 000 $, il n'est imposé que sur 25 000 $ de la couverture. Le revenu imputé est considéré comme un gain imposable non monétaire et doit être enregistré et imposé sur une paie comportant des gains monétaires. Source : IRS

Remarque : Les primes d'assurance-vie collective (AVC) sont un élément que vous pourriez devoir ajouter à la paie en tant que salaire pour qu'il apparaisse sur les formulaires W-2. Les avantages sociaux imposables et les primes d'assurance-santé des propriétaires de S-Corp en sont d'autres exemples. Consultez un CPA ou un autre professionnel pour vous assurer d'enregistrer tout ce qui est nécessaire. Les avantages liés à l'AVC doivent être enregistrés dans Toast Payroll au plus tard à la dernière paie de l'année.

Haut de page

Calculer et ajouter l'assurance AVC en tant que gain

Pour effectuer le calcul par employé, téléchargez une copie de cette feuille de calcul. Vous aurez besoin des informations suivantes :

Les taxes sont calculées en fonction de l'âge de l'employé. L'âge influe sur le montant brut imposable mensuel et sur les périodes de couverture.

Une fois le calcul effectué, ajoutez la valeur de la colonne Revenu brut imposable annuel à la paie en tant que gain imposable non monétaire en utilisant l'étape Gains de l'employé du traitement de la paie. Consultez la section Gains ponctuels de Toast Payroll : Ajouter ou modifier des gains et des retenues pour en savoir plus sur l'ajout d'un gain à votre paie.

Cela signifie que vous enregistrez les taxes, mais que vous ne versez pas la valeur (nette). Ces éléments doivent être enregistrés sur une paie comportant des gains monétaires. C'est parce qu'un gain non monétaire augmente le salaire brut et le salaire imposable de l'employé, mais comme rien n'est réellement versé, qu'il s'agit seulement d'une valeur enregistrée, le salaire net de l'employé n'augmente pas et la retenue d'impôt devra être prélevée sur les gains monétaires. 

Nouveau code de gain

Si vous avez besoin de créer un code de gain pour l'AVC, remplissez ce formulaire de demande de code de gain. Sélectionnez ensuite le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll pour envoyer ceci au Service à la clientèle afin que nous puissions le mettre en œuvre. Si vous décidez que ce code de gain doit être lié à la case 12c du formulaire W-2, précisez-le sur le formulaire. Remarque : Toast Payroll n'est actuellement pas disponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera rendue disponible lors du lancement du produit dans votre région.

Haut de page

Importation en masse

S'il y a plusieurs employés à enregistrer, le montant du revenu provenant du calculateur de feuille de calcul ci-dessus peut être ajouté via l'Importation personnalisée en utilisant un modèle CSV. Contactez-nous via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll pour faire configurer un modèle d'importation. Cela vous permet d'importer plusieurs gains d'avantages sociaux GTL pendant l'étape Gains des employés sous Actions avancées > +Ajouter une importation personnalisée.

Haut de page

Enregistrement pour les employés

Afin de calculer les impôts, les avantages sociaux d'assurance-vie collective (GTL) doivent être enregistrés via Calculs rapides pour les employés licenciés ou les employés qui n'ont pas de gains en espèces sur la paie. Il y a deux façons d'enregistrer les gains :

• L'employeur couvre les impôts sur l'avantage social
• L'employé est assujetti aux impôts sur l'avantage social

En tant qu'employeur, si vous choisissez de couvrir les impôts, vous ajouterez un gain pour l'employé licencié et ajusterez les retenues d'« Impôt fédéral sur le revenu (FIT) » et d'« Impôt sur le revenu de l'État (SIT) » à zéro. Les étapes suivantes peuvent être utilisées pour accomplir cette tâche :

1. Ajoutez le montant du gain à l'aide d'un calcul rapide. Toast Payroll : Émettre des chèques manuels (Calculs rapides) contient les instructions pour le faire.
2. Une fois que vous avez sélectionnéCalculer le brut au net, réglezles retenues d'impôt fédéral (FIT) et d'impôt provincial (SIT)à zéro dans la fenêtre contextuelle. SélectionnezEnregistreravant de sélectionnerFermersur cet écran.
   
   
    
3. Suivez les instructions de l'article jusqu'à la section Joindre un calcul rapide à la paie.
4. Une fois la paie soumise, vous verrez une entrée semblable à la suivante dans le rapport de détails sur l'employé :
   
   
   
   
5. Si l'employé licencié est assujetti à des impôts sur le gain, ajoutez le gain à une paie à l'étape Gains de l'employé. Les taxes de sécurité sociale (FICA), la retenue d'impôt fédéral (FIT) et la retenue d'impôt provincial (SIT) seront toutes en souffrance.

Haut de page

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.