Gestion de paie Toast : Gérer les feuilles de temps

Dans cet article :

• Gestion des feuilles de temps
• Approuver automatiquement les feuilles de temps
• Approuver les feuilles de temps dans Gestion de paie Toast
• Désapprouver, rouvrir ou modifier une feuille de temps approuvée dans Gestion de paie Toast
• Retirer ou supprimer une feuille de temps
• Ouvrir les poinçons dans Toast Web
• Fixer une entrée d’heures dans Toast Web
• Ajouter une entrée d’heures dans Toast Web
• Feuilles de temps individuelles pour les employés salariés
• Ressources complémentaires

​Gestion des feuilles de temps

Les heures des employés se synchronisent à partir du TPV Toast et apparaissent dans Gestion de paie Toast sur la tuile Feuilles de temps du tableau de bord principal. Sélectionnez Afficher les feuilles de temps à partir de cette vignette.

Ici, vous pouvez voir les heures des employés automatiquement associées à la paie correspondante indiquée dans la colonne Paie . Toast recommande vivement de consulter cette page par paie, surtout lors de l’approbation des feuilles de temps (au besoin). Sélectionnez le menu déroulant Tout pour filtrer selon les paies.

Remarque : Les entrées d’heures ne peuvent pas être modifiées dans Gestion de paie Toast (les feuilles de temps le peuvent, mais cela ne se synchronisera pas avec Toast Web et n’est donc pas recommandé pour des rapports précis). Si vous devez modifier l’entrée d’heures, la pause ou les pourboires d’un employé, vous devez le faire dans Toast Web. Consultez la section Fixer une entrée d’heures dans Toast Web ci-dessous pour les instructions. De plus, si les feuilles de temps prévues sont manquantes, commencez par vérifier si un employé a des profils en double dans Toast Web ou Gestion de paie Toast. Si ce n’est pas le cas, vérifiez le mappage du profil entre les deux systèmes.

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Approuver automatiquement les feuilles de temps

Gestion de paie Toast vous permet de décider si vous souhaitez passer l’étape d’approbation manuelle des feuilles de temps de la paie. Ce processus permet d’approuver automatiquement les entrées d’heures effectuées par les employés (qui apparaissent dans Toast Web) et de les envoyer à une exécution de paie une fois que la paie a été commencée ou ouverte. Accédez à Heure dans Gestion de paie Toast. En haut, vous verrez une bannière :

Avant de prendre une décision, sélectionnez l’icône ? pour afficher les questions courantes sur cette fonctionnalité. Vous pouvez également sélectionner le lien Entrées d’heures pour visiter le rapport Gestion des entrées d’heures dans Toast Web, où vous pouvez vérifier ou modifier les entrées d’heures des employés avant qu’elles n’apparaissent automatiquement dans une exécution de paie (voir Modifier les entrées d’horloge des employés). Nous vous encourageons à le faire, que vous ayez le bouton activé ou non. 

Si vous souhaitez commencer à approuver automatiquement les feuilles de temps, un utilisateur RH+ peut modifier le bouton de cette page de Désactivé à Activé. Cette action peut être annulée en tout temps, mais s’appliquera uniquement aux cycles de paie non commencés.

• Une fois le bouton à bascule activé, les boutons Approuver disparaîtront de cette page et toutes les heures dans Toast Web seront appliquées à leurs périodes de paie respectives et la paie s’exécute une fois la paie commencée.
• Toutes les feuilles de temps seront approuvées automatiquement lorsque vous commencerez la paie, vous n’aurez donc pas besoin de les approuver manuellement à chaque fois.
• Si les heures sur une feuille de temps approuvée automatiquement sont incorrectes, vous pouvez réinitialiser la paie (si nécessaire) et modifier les entrées de temps des employés dans Toast Web (en savoir plus : Gestion de paie Toast : Réinitialiser une paie).
• Si un employé oublie de pointer son départ et que les feuilles de temps approuvées automatiquement sont activées, sa feuille de temps sera signalée pour révision lorsque vous aurez prévisualisé votre paie. Toute personne pointée automatiquement à son départ sera également signalée dans Gestion de l’entrée d’heures (un rapport dans Toast Web).

Vous pouvez modifier le paramètre d’approbation automatique des feuilles de temps à tout moment. Les feuilles de temps seront soit approuvées automatiquement, soit désapprouvées selon votre sélection. Si vous décidez de ne plus vouloir activer le paramètre d’approbation automatique des feuilles de temps pendant le traitement, réinitialisez d’abord la paie. Ensuite, revenez à Heure et désactivez le commutateur. Actualisez ensuite la page et les feuilles de temps apparaîtront avec la possibilité de les approuver.

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Approuver les feuilles de temps dans Gestion de paie Toast

Si la fonctionnalité d’approbation automatique des feuilles de temps n’est pas activée, il s’agit d’une étape de la préparation de l’exécution de la paie. Pour verser les heures aux employés, les feuilles de temps doivent être approuvées dans Gestion de paie Toast avant que les heures associées n’apparaissent sur un cycle de paie. Il est recommandé d’examiner chaque feuille de temps et ses heures avant de l’approuver ou de commencer la paie.

Pour approuver des feuilles de temps individuelles, sélectionnez le bouton vert Approuver. Pour approuver plusieurs feuilles de temps, procédez comme suit :

1. Il est fréquent d’approuver des feuilles de temps qui ne sont pas liées à la paie en question (cela créera une deuxième feuille de temps pour l’employé). N’oubliez pas de toujours sélectionner le menu déroulant Tout au-dessus de la colonne Paie pour filtrer uniquement les feuilles de temps appropriées.
2. Sélectionnez la case à côté de chaque employé approprié. Sinon, pour sélectionner toutes les feuilles de temps, sélectionnez la case à gauche de l’en-tête de colonne Nom de famille.
3. Sélectionnez Tout approuver au bas de la page.
   1. Si vous avez plusieurs feuilles de temps pour le même employé, cela peut être dû à la synchronisation, à des pourboires supplémentaires, à des changements de poste, à l’approbation des feuilles de temps avant la fin de la période de paie ou à d’autres facteurs. Nous vous encourageons à les examiner de près pour détecter tout chevauchement ou erreur. Vous n’avez pas besoin de regrouper les entrées d’heures sur une seule paie; le résultat final sera le même s’ils ont été regroupés ou non.
      
      

1. Dans Gestion de paie Toast, allez à Profil d’un employé > Historique de paye > Feuilles de temps.
2. Sélectionnez Rouvrir pour obtenir la feuille de temps approuvée. Vous pouvez maintenant modifier les entrées d’heures qui seront synchronisées avec cette feuille de temps.
   1. Si la paie a déjà été commencée, les feuilles de temps ne peuvent pas être rouvertes ni modifiées tant que la paie n’est pas réinitialisée.
   2. Si vous devez mettre à jour le poste sur une entrée d’heures, cela peut être fait après la réouverture de la feuille de temps dans Gestion de paie Toast. Dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures. Repérez l’entrée d’heures et sélectionnez-la pour pouvoir mettre à jour le champ Poste dans la barre latérale. Une fois que vous aurez sélectionné Enregistrer les modifications, la feuille de temps sera immédiatement mise à jour dans Gestion de paie Toast. Vous devrez peut-être actualiser la page Gestion de paie Toast.
      
      
       
3. Les entrées d’heures de l’employé peuvent maintenant être ajustées. Trouvez des instructions pour modifier une entrée ou ajouter une entrée dans Toast Web.
   1. Si une entrée d’heures apparaît dans Toast Web, mais pas dans Gestion de paie Toast, elle devra simplement être soumise de nouveau. Ouvrez Toast Web et allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures. Trouvez et sélectionnez l’entrée d’heures pour ouvrir la barre latérale. Il vous suffit de sélectionner Enregistrer les modifications et les informations seront resynchronisées avec Gestion de paie Toast.
   2. Si la feuille de temps de cet employé contient des entrées d’heures sous le mauvais/le mauvais emplacement, les entrées d’heures pourraient être sous le mauvais profil ou le poste/poste pourrait être lié au mauvais emplacement. Dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast, sélectionnez le bouton de clavardage bleu pour contacter le service à la clientèle de Gestion de paie Toast afin d’obtenir de l’aide.
   3. Remarque : Il existe une option pour modifier les entrées d’heures directement sur les feuilles de temps de Gestion de paie Toast, mais les modifications apportées à une feuille de temps Gestion de paie Toast ne se synchroniseront pas avec les entrées d’heures de Toast Web. Ces changements entraîneront des inexactitudes dans les rapports et éventuellement d’autres conséquences selon votre configuration. Si vous souhaitez activer les modifications d’entrées d’heures dans la feuille de temps Gestion de paie Toast, un utilisateur RH+ peut accéder à Paramètres > Suivi du temps > Paramètres et activer l’option « Lecture seule des feuilles de temps » sur « Non ».
4. Une fois les modifications ou les ajouts aux entrées d’heures effectués, vous pouvez retourner dans Gestion de paie Toast et approuver la feuille de temps mise à jour. Les modifications et ajouts d’heures seront immédiatement synchronisés de Toast Web vers Gestion de paie Toast.

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Retirer ou supprimer une feuille de temps

Remarque : La suppression d’une feuille de temps fonctionne, que l’approbation automatique des feuilles de temps soit activée ou non.

Lorsqu’une paie est écoulée, toutes les feuilles de temps non approuvées associées à cette paie resteront sur la page Heure. Si vous souhaitez les retirer de la page (l’approbation n’est pas nécessaire) :

1. Sélectionnez l’hyperlien dans la colonne Feuille de temps .
2. Vous pourrez maintenant sélectionner l’icône de corbeille pour chaque entrée d’heures et de pourboires.
3. Une fois chaque entrée retirée de cette page, revenez à Heure et vous verrez un bouton Supprimer où se trouvait le bouton Approuver.
4. Sélectionnez Supprimer pour supprimer définitivement cette feuille de temps de Gestion de paie Toast.
   1. Vous devrez peut-être faire défiler votre écran vers la droite pour voir l’icône de corbeille ou le bouton Supprimer, surtout si vous utilisez un appareil mobile.

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Ouvrir les poinçons dans Toast Web

Les feuilles de temps ne peuvent pas être approuvées s’il y a des poinçons ouverts. Les employés signalés par Open Punches ont un quart ouvert et doivent pointer leur départ avant que leur feuille de temps ne soit approuvée.

Lorsque vous consultez les détails des feuilles de temps, les entrées rouges indiquent le quart dont l’employé n’a pas pointé son départ. Si un employé a oublié de pointer son départ, cela devra être abordé dans Toast Web avant d’approuver la feuille de temps.

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Fixer une entrée d’heures dans Toast Web

Si vous remarquez une heure d’arrivée ou de départ incorrecte, un pointage de départ automatique (Localiser les entrées de pointage de départ automatique) ou un poinçon ouvert sur une feuille de temps de Gestion de paie Toast, vous devrez corriger cela dans Toast Web.

• Si vous utilisez la fonction d’approbation automatique des feuilles de temps, faites-le avant de sélectionner Aperçu de votre paie sur le tableau de bord du cycle de paie.
• Si vous n’utilisez pas la fonction d’approbation automatique des feuilles de temps, faites-le avant d’approuver la feuille de temps associée dans Gestion de paie Toast. Si une feuille de temps de Gestion de paie Toast contenant des informations erronées a déjà été approuvée, elle devra être rouverte et réapprouvée avant que des modifications ne se synchronisent avec elle.
• Si la paie a été commencée dans l’un ou l’autre cas, réinitialisez d’abord votre paie (Paie Toast : Réinitialiser une paie). Remarque : La réinitialisation d’une paie supprimera toutes les modifications manuelles effectuées.

1. Dans Toast Web, sélectionnez Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures.
2. Choisissez la bonne plage de dates et le bon emplacement dans les menus déroulants en haut. Vous pouvez également sélectionner un employé.
   
   
   
   
3. Apportez toute modification aux champs Heure d’arrivée, Heure de départ ou Pourboires en espèces (déclarés) directement sur cette page. Sélectionnez la coche pour enregistrer votre travail.
4. Pour soumettre de nouveau une entrée d’heures, modifier le poste d’un employé ou supprimer complètement l’entrée d’heures, sélectionnez-la dans cette liste pour ouvrir les détails du quart. Le champ Poste peut être modifié ici et le bouton Supprimer existe également ici. Sélectionnez Enregistrer les modifications pour finaliser les modifications du poste ou soumettre de nouveau cette entrée d’heures.
   
   
   
   
5. Toute modification sera envoyée instantanément à Gestion de paie Toast; vous devrez peut-être actualiser la page Feuilles de temps de Gestion de paie Toast pour voir les modifications mises à jour.

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Ajouter une entrée d’heures dans Toast Web

Pour que cette nouvelle écriture apparaisse sur une feuille de temps, la paie associée ne doit pas être commencée et la feuille de temps ne peut pas être approuvée (le cas échéant).

1. Dans Toast Web, sélectionnez Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures.
2. Dans ce rapport, sélectionnez + Ajouter entrée dans le coin supérieur droit de l’écran.
3. Sélectionnez un employé dans le menu déroulant et suivez les instructions pour saisir les bons champs Poste, Heure d ’arrivée et de dé part, et Po urboires en espèces déclarés/Pauses ( le cas échéant).
   
   
   
   
4. Sélectionnez Enregistrer l’entrée pour terminer. Cette mise à jour se synchronisera immédiatement avec Gestion de paie Toast; vous devrez peut-être actualiser la page Heure dans Gestion de paie Toast pour voir les modifications mises à jour.

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Feuilles de temps individuelles pour les employés salariés

Les employés salariés sont payés sous le code de rémunération. Cependant, en consultant la page Historique de paie > Feuilles de temps du profil d’un employé salarié, vous pouvez remarquer qu’un code de rémunération Ordinaire est associé à une ou plusieurs de ses feuilles de temps. Ceci est fait pour s’aligner sur les données qui existent dans Toast Web et pour permettre aux employés salariés de ne pas être exemptés (si nécessaire). Cependant, cela ne pose aucun problème. Ces employés seront toujours payés à l’aide du code de rémunération.

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Ressources supplémentaires pour les feuilles de temps

• Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les feuilles de temps
• Gestion de paie Toast : Préparer l’exécution de la paie
• Modifier les entrées de l’horloge de pointage des employés
• Localiser les entrées d’heures de pointage automatique de départ

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.