Gestion de paie Toast : Gérer les calendriers de débit et de retraits

Dans cet article :

• Délais de soumission de la paie
• Quand les comptes seront débités
• Retrouver les totaux de la paie et des prélèvements fiscaux
  • Réviser et soumettre l’étape
  • Rapport sommaire de paie
  • Estimation du retrait de paie et du reçu de retrait de Gestion de paie Toast
• Frais pour transactions bancaires

Délais de soumission de la paie

Afin de garantir que les dépôts directs sont effectués à temps, nous recommandons de soumettre la paie au plus tard à 16 h 20 (HNC) trois jours ouvrables avant la date du chèque. Si vous ne soumettez pas la paie avant cette date, il est possible que les fonds ne soient pas reçus à temps.

Un jour ouvrable dans ce contexte du lundi au vendredi, hors jours fériés bancaires fédéraux. Les fins de semaine ne sont pas incluses comme jours ouvrables.

La date limite pour empêcher la distribution d’une soumission de paie aux employés est 15 h 30 (HNC). Tous les paiements des employés figurant sur une liste de paie sont interrompus dans cette action; Gestion de paie Toast ne peut pas arrêter les paiements individuels des employés. Travaillez avec Gestion de paie Toast pour annuler les paies arrêtées au besoin. Ces paiements peuvent être enregistrés sur une paie hors cycle ou future.

Retour vers le haut

Quand les comptes seront débités

Afin de financer la répartition de la paie et les paiements de charges sociales, Gestion de paie Toast configurera les collectes à partir des comptes bancaires fournis à des fins de paie. Assurez-vous que les comptes sont approvisionnés, sinon vous risquez de retarder les paiements des employés ou des impôts et d’entraîner des frais connexes.

Chaque soumission de paie sera suivie de deux prélèvements distincts à partir du compte bancaire :

1. Débit de paie : Un montant qui inclut les montants de la paie nette des employés applicables, les frais SaaS et tout frais supplémentaire. Le débit de paie apparaît comme TOAST PAYR [nom du client] sur votre relevé bancaire.
   1. Si la paie est soumise avant 16 h 20 (HNC), cette date de débit de la paie est un jour ouvrable après la paie soumise, jusqu’à quatre jours ouvrables avant la date du chèque. Les paies soumises après 16 h 20 (HNC) sont débitées deux jours ouvrables après leur soumission.
2. Débit fiscal : Un montant qui inclut les charges sociales retenues sur les salaires des employés et calculées à partir de ceux-ci. Le débit d’impôt apparaît comme Collecte d’impôt sur la paie de Toast sur votre relevé bancaire, bien que votre banque puisse le condenser pour qu’il convienne.
   1. La date de débit fiscal est deux jours ouvrables après la soumission de la paie, jusqu’à un jour avant la date du chèque.

Idéalement, vous soumettez la paie trois jours ouvrables avant la date du chèque. Ainsi, la date de débit de votre paie serait le jour suivant, la date de débit de votre taxe serait deux jours ouvrables et les employés seraient payés le troisième jour ouvrable suivant la soumission de la paie.

Exemple 1 : Soumettre la paie à temps
La date de mon chèque est le jeudi 4; je soumets donc la paie le matin du lundi 1er afin de respecter la date d’échéance. La date de débit sera le mardi 2 (un jour ouvrable après la soumission de la paie et deux jours avant la date du chèque). La date de débit sera le mercredi 3 (un jour avant la date du chèque).

Exemple 2 : Soumettre la paie en retard
La date de mon chèque est le jeudi 4, mais la vie m’a gêné et je n’ai soumis la paie que le matin même (le jeudi 4). La date de débit est le jeudi 4 et la date de débit sera le vendredi 5. Dans ce scénario, les dépôts directs seront disponibles le vendredi 5, le jour ouvrable suivant la soumission de la paie.

Exemple 3 : Soumettre la paie à l’avance
La date de mon chèque est le jeudi 4, mais je suis au courant, alors je soumets la paie en avance le vendredi 28. La date de débit sera le lundi 1er (un jour ouvrable après la soumission et quatre jours avant la date du chèque). La date de débit sera le mercredi 3 (un jour avant la date du chèque).

Exemple 4 : Congé bancaire fédéral
La date de mon chèque est le jeudi 4, mais il y a un jour férié bancaire fédéral le lundi 1, donc ce n’est pas considéré comme un jour ouvrable. Je soumets toujours la paie le lundi matin, comme d’habitude, mais elle n’est pas comptabilisée avant le jour ouvrable suivant, le mardi 2. La date de débit sera le mercredi 3 (un jour ouvrable après la soumission de la paie et un jour avant la date du chèque). La date de débit sera le jeudi 4.

Retour vers le haut

Localiser les totaux de la paie et des prélèvements fiscaux

Vos responsabilités en espèces et vos dates de débit pour la paie se trouvent à trois endroits : l’étape Révision et soumission, le rapport Sommaire de paie et le reçu de retrait de Gestion de paie Toast.

Réviser et soumettre l’étape

L’étape Réviser et soumettre est le dernier écran d’une exécution de paie avant de sélectionner Soumettre la paie. Sur cette page, repérez la carte de paie et consultez le retrait estimé. Tant que le reçu de retrait de paie Toast n’apparaîtra pas après l’envoi des fichiers ACH à la banque (voir ci-dessous), les chiffres indiqués dans cette vignette et le reçu de retrait de paie estimé ne seront pas finalisés et pourraient changer.

Retour vers le haut

Rapport sommaire de paie

Les totaux de la paie nette et des taxes sur les salaires se trouvent dans le rapport Sommaire de paie à la section Rapports de l’étape Réviser et soumettre pendant la paie ainsi que sur la page de confirmation. La page de confirmation est celle que vous voyez après avoir soumis la paie et elle est accessible par l’entremise de Paie > Paies passées > Afficher.

Visitez Gestion de la paie de Toast : Rapport sommaire de paie pour une ventilation détaillée de votre sommaire de paie.

Retour vers le haut

Estimation du retrait de paie et reçu de retrait de Gestion de paie Toast

Le retrait estimé de paie est visible juste après avoir sélectionné Soumettre la paie et constitue une première idée des fonds que Toast retirera pour couvrir les coûts de paie. Vous pourriez également voir d’autres frais dont vous êtes responsable (voir l’encadré orange ci-dessous). Veuillez noter que ces chiffres sont des estimations et qu’ils seront finalisés lorsque la Gestion de paie Toast aura traité la paie avec la banque à 16 h 20 (HNC) après la publication.
 

Le reçu de retrait de paie Toast sera disponible sur la page de confirmation dès qu’une paie aura été balayée à 16 h 20 (HNC). Il offre les détails finalisés de ce qui a été envoyé à la banque et le moment où vous pouvez vous attendre à ce que les débits aient lieu. Vous pouvez également trouver des reçus de retrait de paie en accédant à Paie > Onglet Paies passées > Afficher.

Si vous publiez après 16 h 20 (HNC), votre reçu de retrait de paie apparaîtra le lendemain.

Chacun de ces écrans inclut les frais mensuels SaaS et la taxe de vente, le cas échéant. Les frais SaaS de paie sont calculés et inclus à la date du premier chèque de chaque mois et ne sont pas présents sur toutes les paies.

Vous pouvez également consulter le nombre d’employés actifs et le nombre d’employés payés sur cette paie. Si vous utilisez une structure de facturation par employé et par mois, cela peut vous aider à gérer votre facturation Gestion de paie Toast. Pour plus d’informations, consultez la page Gestion de paie Toast : Employés inclus dans la facturation.

Retour vers le haut

Frais pour transactions bancaires

• Renvoi de fonds : Gestion de paie Toast soumet une demande d’annulation de fonds à partir d’un compte déposé. Une fois soumis, 5 jours ouvrables sont nécessaires pour déterminer si l’annulation est réussie. En cas de succès, les fonds sont réaffectés au compte client. Les fonds ne sont jamais envoyés tant que l’annulation n’a pas été confirmée. 25 $ par compte de dépôt direct
• Paie hors cycle : Un hors cycle est une paie qui fait défaut au cycle normal de paie du client. Les paies hors cycle payant les employés par dépôt direct doivent être publiées quatre jours avant la date du chèque. À l’heure actuelle, une demande de paie hors cycle ne comportera pas les frais typiques de 50 $, mais ces frais peuvent être modifiés. Des frais d’expédition standards s’appliquent.
• Arrêter le paiement : Une demande faite à une institution financière pour annuler un chèque qui n’a pas encore été traité. Les paiements interrompus sont généralement demandés directement à la banque du client, en dehors des processus de Gestion de paie Toast. Vous devez écrire à partir du compte de Toast (cette fonctionnalité héritée n’est pas disponible depuis le premier trimestre 2022) afin que Toast puisse traiter un arrêt de paiement en votre nom. 25 $ par chèque et 15 $ pour la réimpression et le courrier.
• Frais pour prélèvement échoué : Dans le cas où un virement serait demandé par Gestion de paie Toast pour le montant de votre paie, des frais seront également facturés. Ces frais correspondent au montant le plus élevé entre (a) 2 % du solde et (b) 300 $. Ce montant doit être inclus lorsque vous envoyez le montant du virement à Gestion de paie Toast.
• Consultez la liste des frais de paie dans la section Autres frais de Galerie Toast : Informations de facturation et de facturation.

Retour vers le haut

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.