Toast Payroll : Utiliser la Livraison de chèques de paie imprimés par soi-même

Dans cet article :

• Comparaison des options de Livraison de chèques de paie
• S'inscrire à la Livraison de chèques de paie imprimés par soi-même
• Étapes pour Imprimer des chèques par soi-même
• Commander des enveloppes et du papier à chèques

Comparaison des options de Livraison de la paie

Toast propose trois options différentes pour payer les employés qui choisissent de recevoir un chèque papier. Vous pouvez choisir l'impression par vous-même, la rédaction manuelle ou l'impression par Toast. Si un employé est inscrit au dépôt direct, il recevra ses fonds par voie électronique, peu importe la méthode choisie.

Remarque : Faire une sélection ici n'affecte pas le formulaire W-2 ou d'autres options d'impression de documents.

Haut de page

S'inscrire à la Livraison de chèques de paie imprimés par soi-même

Pour vous inscrire à la Livraison de chèques de paie imprimés par soi-même, ouvrez Toast Payroll et accédez à Paramètres > Paie > Livraison de chèques de paie pour sélectionner votre préférence. (Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Web de Toast à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.) Il s'agit d'un paramètre à l'échelle de l'entreprise qui est généralement configuré une seule fois et laissé tel quel. Voir Toast Payroll : Consultez les Options de livraison des chèques de paie pour plus de détails.

Haut de page

Étapes pour la livraison des chèques de paie à imprimer soi-même

Vous voulez imprimer un chèque spécimen pour tester les paramètres de votre imprimante ? Utilisez ce fichier pour vous exercer.

1. Publiez la paie normalement.
2. Quelques minutes après la publication de la paie, le ou les fichiers de chèques papier contenant tous les chèques à imprimer seront disponibles sur la page de confirmation.
3. SélectionnezTélécharger chèques papier pour accéder au fichier. Utilisez la piste de vérification sous le bouton pour vérifier si le fichier de chèques a déjà été téléchargé.
   
   
   
   
4. Assurez-vous que le papier à chèques est chargé dans votre imprimante.
5. Ouvrez votre fichier de chèques papier dans une visionneuse PDF. Si vous avez besoin d'un logiciel de visionneuse PDF, Toast Payroll recommande Adobe Acrobat Reader. Téléchargez-le gratuitement ici.
6. À l'aide d'Adobe Acrobat Reader, sélectionnez Fichier > Imprimer.
7. Dans la fenêtre Paramètres d'impression, assurez-vous que votreMise à l'échelleest réglée surAjusterouAjuster à la zone imprimable (la langue peut différer dans vos paramètres d'impression). Les chèques doivent être imprimés dans une orientationPortraitet l'option « Imprimer sur les deux faces » doit être désactivée.
   
   
   
   
8. Sélectionnez Imprimer.
9. Voici deux exemples de ce à quoi le produit fini peut ressembler (veuillez noter que la couleur peut varier).
   1. Si vous ne voyez pas de talons de paie joints à vos chèques de paie, vous pouvez en faire la demande en sélectionnant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Dans les cas où un talon de paie n'est pas présent, mais qu'il est nécessaire, des copies électroniques peuvent être trouvées et Imprimer à partir du profil d'un employé. Apprenez-en davantage en consultant Toast Payroll : Afficher votre talon de paie ou votre feuille de temps.
      
      
      
      
      
      
10. Vérifiez les chèques pour vous assurer qu'ils sont correctement formatés et que les informations bancaires se trouvent au-dessus de la perforation. Les informations bancaires devraient apparaître dans la police MICR comme illustré ci-dessous.
    1. Si un chèque de paie est rejeté par la banque d'un employé, cela peut être dû à plusieurs facteurs, notamment le fait que le compte d'entreprise et/ou le numéro d'acheminement soient possiblement incorrects. Si c'est le cas, remplissez un formulaire de nouveau compte bancaire et soumettez-le via le point bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Remarque : Toast Payroll n'est actuellement pas disponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera rendue disponible lorsque le produit sera lancé dans votre région.
       
       
       
       
11. Assurez-vous qu'une seule copie de chaque chèque soit disponible pour les employés. Les chèques sont généralement distribués en les remettant physiquement à votre emplacement ou en les envoyant par la poste à l'adresse de l'employé dans le système Toast Payroll, au besoin.

Haut de page

Commander du papier à chèques

Si vous prévoyez d'envoyer des chèques de paie par la poste, vous pouvez utiliser cette enveloppe recommandée de Staples. Si vos chèques de paie ne sont pas alignés avec les fenêtres de cette enveloppe, vérifiez vos paramètres d'impression et comparez-les aux paramètres décrits à l'étape 7 ci-dessus. Avec les bons paramètres d'impression, les chèques de paie Toast Payroll s'inséreront dans ces enveloppes.

Toast Payroll recommande quelques types et quantités différents de paquets de papier à chèques. Consultez les liens suivants :

• Achetez 500 chèques chez Staples
• Achetez 500 chèques chez S & S Business Forms
• Achetez 1000 chèques chez S & S Business Forms
• Achetez 2000 chèques chez S & S Business Forms

Haut de page

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.