Gestion de paie Toast : Examiner les options de Livraison chèque de paie

Ces méthodes s’appliquent uniquement aux employés qui ne reçoivent pas de dépôt direct ou qui utilisent les cartes de paiement Toast et qui recevraient plutôt un chèque papier. Si un employé s’inscrit au dépôt direct, il recevra ses fonds par voie électronique, peu importe la méthode choisie.

Dans cet article :

Basiques de Livraison du chèque de paie
Auto-écrit
Auto-imprimé
Imprimé par Toast
Foire aux questions

Notions de base sur la distribution des chèques de paie

Les employeurs doivent accéder à Paramètres > Paie > Livraison pour définir leurs préférences de Livraison. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l’écran, sélectionnez Garde de paie à partir du rail de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître le rail de navigation Gestion de paie Toast.

Lors de l’intégration des nouveaux employés, ceux-ci choisissent comment ils souhaitent être rémunérés. Chaque employé a la possibilité de faire un dépôt direct ou un chèque papier, et certains peuvent même choisir d’être payés par l’entremise de la carte de paiement Toast. Un employé peut également modifier sa sélection à tout moment en utilisant la page Modes de paiement située dans son profil. Lorsqu’un employé choisit l’option chèque papier, il existe trois façons différentes de lui verser son salaire. Utilisez la page Livraison pour choisir comment vous souhaitez verser les salaires des employés qui ont sélectionné un chèque papier. La Livraison est un paramètre global.

Si vous décidez d’abandonner la méthode d’auto-rédaction par défaut, Toast vous demandera de fournir une signature à apposer à votre compte bancaire. Vous pourriez ne pas voir cet écran si cette étape a été effectuée lors de votre processus d’intégration Gestion de paie Toast.

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Chèques de paie rédigés soi-même

L’option « auto-écrit » vous permet de créer des paiements de la manière de votre choix. Quelques exemples courants sont d’émettre des chèques à partir d’un chéquier d’entreprise, de payer les employés en espèces ou d’utiliser une application de paiement. Vous pouvez même payer vos employés de plusieurs façons en utilisant cette option.

Avantages
Payez vos employés comme vous le souhaitez (par exemple, chèque d’entreprise, espèces, application de paiement, etc.) Coût nul. Peut être la méthode la plus rapide de Livraison de paie. Aucun retard d’expédition ni attente de l’arrivée des colis. Idéal pour les petites équipes.
Cons
Les chèques peuvent devoir être faits à la main. Permet une erreur qui n’existe pas avec d’autres méthodes.

Lorsque l’option d’écriture libre est choisie, sélectionnez Enregistrer et une fenêtre contextuelle vous donnera les détails. La principale leçon à retenir est que vous êtes tenu de veiller à ce que les employés qui n’utilisent pas le dépôt direct ou les cartes de paiement Toast soient payés de manière appropriée. Sélectionnez Confirmer la modification pour enregistrer votre sélection.

Utilisez le rapport du registre des chèques généré immédiatement après la soumission de la paie pour localiser les montants de la paie nette de ces employés. Pour en savoir plus, lisez Gestion de paie Toast : Gérer la Livraison automatique des chèques de paie.

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Chèques de paie auto-imprimés

L’option auto-imprimée est également connue sous le nom d’impression à distance des chèques. Une fois sélectionné, Gestion de paie Toast remettra un fichier PDF après la soumission de chaque paie. Ce fichier contient les chèques de paie que vous allez Imprimer sur le stock de chèques. Gardez à l’esprit que les chèques de paie auto-imprimés afficheront l’adresse légale de l’entreprise liée au FEIN.

Avantages
Accédez instantanément aux PDF pour les Imprimer et les conserver dans vos dossiers. Réimprimer un chèque perdu/endommagé est intéressé. Les chèques peuvent être imprimés et distribués avant la date du chèque (les employés devront encore attendre la date du chèque pour l’encaisser). Aucun retard d’expédition ni attente de l’arrivée des colis.
Cons
Nécessite une Imprimante et un stock de chèques acceptable. Des dépenses d’encre et de stocks de chèques se produisent.

Lorsque l’option d’auto-impression est sélectionnée, des liens apparaîtront ci-dessous où vous pourrez acheter des stocks de chèques compatibles avec les fichiers PDF que Toast vous envoie. Gestion de paie Toast ne fournit pas de stocks de chèques aux clients.

Après avoir sélectionné Enregistrer, une fenêtre contextuelle apparaît et affiche les informations relatives à votre obligation d’Imprimer et de distribuer tout salaire non payé par dépôt direct ou carte de paiement Toast. Appuyez sur Confirmer la modification pour enregistrer votre sélection.

En savoir plus sur l’impression de vos propres chèques de paie dans Gestion de paie Toast : Utiliser Livraison de chèque de paie auto-imprimé.

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Chèques de paie imprimés par Toast

Grâce à cette méthode, Gestion de paie Toast Imprimera vos chèques de paie et les enverra par la poste à l’adresse ou aux adresses que vous aurez précisées. Les colis peuvent être répartis entre les lieux fiscaux professionnels. Des frais d’expédition de 20 $ sont associés à chaque colis envoyé par la poste par Toast.

Avantages
Une fois la paie soumise, il suffit d’attendre l’arrivée des chèques de paie et des talons de paye. Toast génère et expédie les chèques et vous devez seulement les distribuer. Les chèques sont expédiés pendant la nuit (si les directives soumises sont respectées). Expédier les chèques à des destinataires non-P.O. Adresse de la boîte.
Cons
Des retards d’expédition peuvent survenir. La méthode la plus lente pour recevoir les chèques de paie est généralement la méthode. Par frais d’expédition du colis.

Lorsque l’option imprimée par Toast est sélectionnée, faites défiler vers le bas jusqu’à Tous les emplacements de livraison. C’est ici que nous stockons les adresses qui reçoivent des colis. Sélectionnez + Ajouter un nouvel emplacement pour saisir une nouvelle adresse de livraison. Cette adresse de livraison sera utilisée uniquement pour les chèques de paie et les fiches de paie.

Remarque : Les Instructions de Livraison seront Imprimées sur l’étiquette d’expédition et sont conçues pour être suivies par UPS, mais Toast ne peut garantir le respect des instructions de Livraison.

Une fois toutes les adresses saisies, faites défiler vers le bas jusqu’aux destinations des colis de chèques de paie. Sélectionnez la destination du colis pour chaque lieu de travail imposable. Chaque lieu de travail imposable doit avoir une destination de colis associée. D’ici là, le bouton Enregistrer apparaîtra en grisé.

Une fois Enregistrer appuyé, la fenêtre contextuelle suivante affichera les détails importants de Livraison des chèques de paie imprimés par Toast. Prenez note des frais d’expédition et sélectionnez Confirmer la modification. Un autre élément à noter est que les chèques de paie imprimés par Toast afficheront l’adresse légale de l’entreprise liée au FEIN.

Une fois que vous serez configuré pour recevoir des chèques imprimés, vous vérifierez les détails de Livraison sur la page Confirmation lors de la préparation de la paie. Sur cette page, vous pourrez également modifier les paramètres de Livraison pour les paies futures en sélectionnant Paramètres de Livraison des chèques.

Voir plus dans Gestion de paie Toast : Gérer la Livraison du chèque de paie imprimé par Toast.

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Foire aux questions sur les chèques de paie

Quelle option de Livraison convient à notre entreprise ?

Il y a des avantages et des inconvénients à chaque option de Livraison chèque de paie :

- Autocrit : les clients qui n’ont que quelques additions à chaque paie (en raison d’un faible nombre d’employés et/ou du fait que la plupart des employés sont payés par dépôt direct ou carte de paiement Toast) préfèrent souvent cette option, car elle est peu coûteuse, peu exigeante et très fiable.
- Auto-imprimé : les clients qui ont plus d’additions qu’ils ne le souhaitent peuvent préférer cette option.
- Imprimé par Toast : les clients qui ont beaucoup d’additions et ne se soucient pas du coût peuvent préférer cette option.

Quand une nouvelle option de Livraison prend-elle effet?

Toute modification apportée à cette page sera mise en vigueur pour les paies traitées après la modification.

Comment mes employés recevront-ils leurs talons de paye?

Tous les employés peuvent trouver des fiches de paie électroniques dans l’application MyToast en appuyant sur l’onglet Paiement. Il se trouve également dans le profil Gestion de paie Toast d’un employé dans l’onglet Historique de paie . (Découvrez comment fonctionne la nouvelle navigation Gestion de paie Toast en visitant Naviguer dans Gestion de paie Toast Web.) Les employés peuvent également recevoir des talons de paye en papier dans certaines circonstances. Pour en savoir plus sur les fiches de paie, lisez Gestion de paie Toast : Consultez votre talon de paye ou feuille de temps. Trouvez plusieurs autres réponses sur Gestion de paie Toast : FAQ Livraison chèque de paie.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.