Paie Toast : Gestion fiscale au Texas

Dans le présent article :

• Aperçu de la gestion fiscale
  • Toast Payroll prend en charge/verse les taxes et les formulaires au Texas
  • Impôts que nous ne produisons pas
  • Où trouver des copies des déclarations fiscales traitées dans Toast Payroll
• Inscrivez-vous pour votre identifiant - Impôts sur l'assurance-emploi
  • Renseignements nécessaires pour vous inscrire
  • Comment s'inscrire
• Trouvez votre identifiant et votre tarif - Déjà inscrit
  • Taxe d'assurance-emploi
  • Taux de taxe sur le chômage
• Liez Toast comme votre administrateur tiers

Aperçu de la gestion fiscale

Bon nombre des éléments sur cette page sont gérés par votre entreprise dans le Centre de gestion des taxes de paie Toast. Nous vous recommandons fortement de visiter cette page au moins une fois par trimestre afin que vous puissiez effectuer les tâches en attente et contribuer à assurer le succès de votre déclaration fiscale trimestrielle. Le fait de ne pas fournir ces renseignements risque de nuire à la capacité de Toast Payroll d'effectuer les remises ou les déclarations en votre nom, ce qui pourrait entraîner des pénalités financières pour votre entreprise. Visitez Toast Payroll : Gérer les taxes sur la paie pour tout savoir sur le Centre fiscal.

Après avoir demandé et reçu votre ou vos numéros de compte fiscal de l'État, votre fréquence de paiement, votre taux d'assurance-chômage, ou une fois que vous avez terminé la liaison avec votre administrateur tiers (TPA), connectez-vous à Toast Payroll et sélectionnez Taxes dans le menu de navigation de gauche. Terminez toutes les tâches disponibles ici, y compris le formulaire 8655, les numéros de sécurité sociale manquants, et plus encore. (Si vous ne voyez pas Taxes sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.)

Si vous avez des questions concernant les taxes sur la paie, communiquez avec notre équipe du service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll pour obtenir de l'aide.

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Taxes et formulaires pris en charge/remis par Toast Payroll au Texas

La responsabilité fiscale liée à la paie dépend en grande partie de l'endroit où l'employé travaille et de l'endroit où il habite. Vous trouverez plus d'informations sur l'attribution d'un lieu de travail aux fins de l'impôt dans le système Toast Payroll sous Toast Payroll : Afficher et mettre à jour les lieux de travail aux fins de l'impôt.

Assurance-emploi provinciale (SUTA)

• Rapport trimestriel de l'employeur (formulaire C-3)

Autre

• Déclaration des nouveaux employés

Remarque : Le Texas n'a pas d'impôt sur le revenu (retenue à la source) au niveau de l'État.

Le nom de l'employé, son numéro de sécurité sociale (NSS), son salaire brut et son salaire imposable pour tous les employés sont indiqués sur les déclarations pertinentes effectuées par Toast Payroll.

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Impôts que nous ne déclarons pas

Consultez Taxes We Don't Process pour obtenir une liste de certaines taxes que notre système ne prend pas en charge actuellement.

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​​​​​​​​​Où trouver des copies des déclarations fiscales traitées dans Toast Payroll

Les trousses fiscales trimestrielles se trouvent dans le système Toast Payroll sous Rapports > Déclaration fiscale. Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Navigate Toast Payroll Within Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.

Ces rapports sont généralement disponibles la troisième semaine complète du mois suivant la fin du trimestre. Toast Payroll générera uniquement des trousses fiscales pour les trimestres au cours desquels un client traitait activement la paie dans le système Toast Payroll.

Remarque : Toast Payroll pourrait ne pas être en mesure de remplir ou de soumettre des déclarations fiscales si le système Toast Payroll indique des renseignements manquants, erronés ou incomplets dans le compte d'un client. Les copies des déclarations fiscales soumises ne garantissent pas qu'une déclaration a été soumise à un organisme compétent ou acceptée par celui-ci. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.

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Inscrivez-vous pour obtenir votre identifiant - Taxes sur le chômage

L'inscription auprès de l'État permet de configurer votre compte fiscal, identifié par un numéro d'identification d'employeur (EIN). Ce numéro permet à Toast Payroll de produire des déclarations électroniques en votre nom. Le défaut de fournir ces renseignements risque de nuire à la capacité de Toast Payroll de verser ou de produire des déclarations en votre nom, ce qui pourrait entraîner des pénalités financières pour votre entreprise.

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Renseignements nécessaires pour l'inscription

• Numéro d'identification fédéral d'employeur (FEIN)
• Adresse courriel du contact commercial
• Renseignements sur la paie, notamment la date à laquelle l'entreprise a embauché son premier employé, la date à laquelle les premiers salaires ont été versés et le montant total des salaires trimestriels versés par l'entreprise pour tous les établissements.
• Si l'entreprise a été acquise auprès d'un propriétaire précédent, vous aurez besoin du nom et de l'adresse de ce dernier.
• Numéros d'assurance sociale et adresses de résidence des propriétaires, associés ou dirigeants.
• L'adresse postale actuelle aux États-Unis de l'entité qui s'inscrit.
• Le nom commercial et l'adresse physique de chaque établissement commercial au Texas
• Connaissance des activités principales ou des produits de l'entreprise.

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Comment s'inscrire

Remarque : Dans cet État, les clients pourraient ne pas recevoir de numéro d'identification d'employeur (EIN) pour l'assurance-chômage de l'État tant que des salaires n'ont pas été versés. Il incombe au client non seulement de demander un EIN lorsque cela est applicable, mais aussi de fournir ces informations à Toast Payroll. Le système Toast Payroll calculera la responsabilité fiscale liée à l'assurance-chômage et Toast Payroll tentera de verser les fonds avant la réception de l'EIN. Sans EIN, toutefois, les clients pourraient faire face à des pénalités, frais, amendes et intérêts potentiels de la part des autorités fiscales. Suivez les instructions ci-dessous pour vous inscrire.

1. Inscrivez-vous en ligne en visitant lesite Web de la Texas Workforce Commission (TWC).
   1. Répondez à quelques questions sur les détails de votre entreprise.
2. Les clients reçoivent généralement un numéro de compte fiscal de la TWC instantanément après leur inscription en ligne.
   1. Le format du numéro de compte est ##-######-#, les deux premiers chiffres se situant entre 00 et 20 (ou 99 dans des cas très particuliers).
3. Fournissez les informations suivantes à Toast Payroll. Il est préférable de faire une capture d'écran ou d'enregistrer ces informations dans un document et de les inclure dans votre courriel :
   1. Numéro de compte fiscal de la TWC, qui correspond à votre numéro d'identification d'employeur (EIN) pour la SUTA dans Toast Payroll
   2. Taux de taxe d'assurance-chômage
      1. Si les taux ne sont pas fournis, le système Toast Payroll appliquera les taux pour nouvel employeur désignés par l'État aux paramètres de compte du client.
4. Si un client n'est pas encore actif dans le système Toast Payroll, ces informations doivent être saisies dans la plateforme d'intégration ou envoyées à un conseiller à l'intégration. Les clients qui sont déjà actifs doivent se connecter àpayroll.toasttab.com, accéder àParamètres > Paie > Comptes fiscauxetajouter les informations appropriées.
   1. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.

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Trouvez votre identifiant et votre taux - Déjà inscrit

Le numéro d'identification d'employeur (EIN) identifie un compte fiscal auprès de l'État et permet à Toast Payroll de produire des déclarations électroniquement au nom d'une entreprise. Le défaut de fournir ces informations peut entraîner l'incapacité de Toast Payroll à remettre les fonds retenus ou à soumettre des déclarations au nom d'une entreprise. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.

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Taxe sur le chômage

Si vous êtes déjà inscrit à un compte SUTA du TX, les numéros d'identification de compte de chômage et les taux de taxe peuvent généralement être trouvés en :

• Accédant à votre compte TWC
  • Une fois connecté au compte, accédez à l'onglet Informations sur le compte et sélectionnez Résumé du taux de taxe sur le côté gauche. Sélectionnez ensuite Vue adaptée à l'imprimante pour voir les détails requis pour Toast Payroll.
• Examen de tout avis envoyé par la TWC
• Appeler la TWC au 512-463-2699
• Envoyer un courriel à la TWC à tax@twc.texas.gov

Le format du numéro de compte d'identification du Texas est ##-######-##, les deux premiers chiffres commençant entre 00 et 20 (ou 99 dans des cas très particuliers). Ajoutez votre numéro d'identification d'employeur et toute information sur le taux en vous connectant à payroll.toasttab.com et en accédant à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.

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Taux de taxe sur le chômage

Votre taux de taxe sur le chômage est déterminé par l'État et peut changer chaque année en fonction des facteurs déterminés par l'État. Visitez le site Web de la Texas Workforce Commission pour plus d'informations sur le calcul d'un taux de retenue d'impôt sur le chômage du Texas.

Mettez à jour toute information concernant votre taux de taxe sur le chômage du Texas en vous connectant à payroll.toasttab.com et en accédant à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.

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Liez Toast en tant qu'administrateur tiers

Lier Toast en tant qu'administrateur tiers (TPA) permet à Toast de produire et de gérer électroniquement les déclarations fiscales en votre nom. Le fait de ne pas terminer le processus de liaison peut limiter la capacité de Toast Payroll à gérer les paiements et les déclarations fiscales en votre nom, ce qui peut entraîner des pénalités financières pour votre entreprise.

Si vous avez fourni à Toast votre numéro d'identification d'employeur (EIN) pour la taxe SUTA du Texas, Toast soumettra une demande via le site Web de l'organisme pour lier votre compte. La Texas Workforce Commission (TWC) enverra directement un courriel à l'administrateur du compte avec les prochaines étapes. Si vous avez reçu le courriel, vous pouvez accepter la demande de Toast en suivant les étapes ci-dessous :

1. Le site Web de la TWC générera un courriel à l'administrateur du compte pour l'aviser qu'une demande d'accès à son compte a été effectuée.
2. L'administrateur du compte se connectera au site Web de l'organisme ici.
3. Sélectionnez l'onglet User Admin.
4. Sélectionnez le lien Applicant List.
5. Examinez le profil du demandeur et sélectionnez Approve.

Si votre compte n'a pas d'administrateur de compte, Toast ne pourra pas demander l'accès d'administrateur tiers. Connectez-vous au site Web de l'organisme et terminez la configuration du compte afin que Toast puisse procéder à la liaison avec le compte.

Ensuite, un dirigeant d'entreprise ou un propriétaire devra avoir un identifiant d'utilisateur pour se connecter au portail Unemployment Tax Services (UTS) de la TWC et remplir le formulaire C-42 par voie électronique via DocuSign pour accorder la permission à des tiers, qui pourront agir en leur nom concernant les questions relatives au compte. Le portail UTS pour employeurs de la TWC se trouve sur le site Web Unemployment Tax Services.

Suivez les étapes suivantes pour soumettre le formulaire C-42 (autorisation écrite) :

1. Un dirigeant d'entreprise ou un propriétaire du compte employeur doit se connecter avec son identifiant d'utilisateur.
2. Sélectionnez Account Info.
3. Sélectionnez Third Party Authorizations.
4. Sélectionnez Complete C-42 Authorization.
5. Terminez le processus DocuSign.

La TWC n'accepte pas le formulaire Written Authorization to Represent Employing Unit (formulaire C-42) en format papier, à moins que le seul dirigeant de l'entreprise ne soit pas situé aux États-Unis ou qu'une dispense pour difficultés financières ne soit au dossier. Au besoin, communiquez avec la TWC.

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.