Toast Payroll : Démarrer avec les codes de retenue

Dans cet article :

• Principes de base des codes de retenue
• Éléments clés concernant les codes de retenue
• Configurer un nouveau code de retenue
• Codes de retenue sur les profils des employés
• Ressources supplémentaires

Principes de base des codes de retenue

Les retenues sont des codes spécifiques que les employeurs utilisent pour identifier les fonds retenus sur la paie des employés, autres que les retenues d'impôt, sur les talons de paie. Chaque code comprend plusieurs attributs qui déterminent comment et où il est utilisé. Les codes de retenue sont configurés dans la base de données de Toast Payroll et peuvent être attribués aux employés lors de la mise en œuvre ou de l'intégration d'une nouvelle embauche.

Les exemples courants de codes de retenue incluent les frais médicaux, dentaires, autres retenues de santé, les retenues 401(k), les repas, le remboursement d'uniformes et les saisies-arrêts.

Remarque : Les retenues pour avantages sociaux s'appliqueront sur le premier chèque de l'année, même si les heures travaillées pour ce chèque proviennent de l'année précédente. Par exemple, un chèque daté du 01/01/25 comportera les retenues de 2025, même si la période de paie provient de décembre de l'année précédente.

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Éléments clés concernant les codes de retenue

• Avant impôt : Il s'agit de retenues effectuées sur votre paie avant que les impôts ne soient calculés. Celles-ci incluent généralement le compte d'épargne santé (HSA), le régime 401(k) et les primes d'assurance médicale.
• Après impôts : Il s'agit de retenues effectuées après que les impôts ont été retenus. Les retenues courantes après impôts incluent les saisies-arrêts, les retenues pour repas et les retenues pour uniformes.
• Montant : Ces retenues sont appliquées en fonction d'un montant (le même montant est appliqué à chaque période de paie).
  • Une retenue aura soit un montant, soit un pourcentage, mais jamais les deux.
• Pourcentage :Appliqué en fonction d'un pourcentage à chaque période de paie. Le pourcentage peut varier en fonction de la rémunération brute versée à l'employé à chaque période de paie. Ceci est généralement associé au régime 401(k).
  • Une retenue aura soit un montant, soit un pourcentage, mais jamais les deux.
• Arriérés : Lorsque la paie d'un employé est insuffisante pour couvrir toutes les retenues prévues. Lorsque l'employé n'a pas un montant suffisant pour payer la retenue, celle-ci est classée comme étant en arriérés.
• Limites : Les retenues peuvent être configurées avec une limite, selon le type d'avantage social (p. ex., la limite fédérale pour le 401(k) est plafonnée). Consultez les limites de cotisation les plus récentes ici). Celles-ci peuvent être configurées sur la retenue individuelle de l'employé et sur le code de retenue pour s'inscrire automatiquement dans la retenue. Lorsqu'une retenue est effectuée sur le paiement d'un employé, la valeur Limite ajustée diminuera. Lorsque la limite ajustée atteint zéro, la retenue cessera d'être effectuée sur la paie.

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Configurer un nouveau code de retenue

Afin de générer un nouveau code de retenue, commencez par vous connecter à Toast Payroll et accédez à Avantages sociaux > Ajouter une nouvelle retenue. (Si vous ne voyez pas Avantages sociaux sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.) Cela fera apparaître ce formulaire. Remarque : Toast Payroll n'est actuellement pas disponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera mise à disposition lorsque le produit sera lancé dans votre région.

Si vous avez des questions sur la façon de remplir le formulaire, consultez la section ci-dessus ou posez vos questions lors de votre clavardage avec le Service à la clientèle. Une fois le formulaire rempli, vous pouvez clavarder avec le Service à la clientèle et nous envoyer le formulaire en sélectionnant le point de soutien bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Vous pouvez commencer à utiliser le nouveau code de retenue immédiatement après avoir reçu le courriel de confirmation de l'équipe du Service à la clientèle.

Si vous pensez qu'un code de retenue est inexact, a été configuré incorrectement ou n'est pas prélevé correctement, la meilleure pratique consiste à créer un nouveau code de retenue plutôt que de modifier celui qui existe (pour éviter des complexités fiscales). Pour savoir comment corriger la retenue inexacte, désactiver l'ancien code et créer un nouveau code de retenue, clavardez avec nous en sélectionnant le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

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Codes de retenue sur les profils des employés

1. Localisez les retenues récurrentes attribuées à un employé en accédant au profil de l'employé et en sélectionnant Emploi > Récurrent > Retenues.
   1. Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.
      
      
      
      
2. Notez le champ Date de fin. Les retenues cesseront d'être prélevées sur la rémunération des employés si elles sont assorties d'une date de fin avant qu'une période de paie n'ait lieu.
3. Pour ajouter une nouvelle retenue récurrente, sélectionnez le bouton Ajouter+ et suivez les étapes de la section Retenues récurrentes de Toast Payroll : Ajouter ou modifier des gains et retenues.

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Ressources supplémentaires

• Toast Payroll : Bien démarrer avec les codes de gain
• Toast Payroll : Ajouter ou modifier des gains et retenues

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.