Utiliser les tiroirs-caisses (nouvelle expérience)

Dans cet article :

• Aperçu de la nouvelle expérience de tiroir-caisse
• Utiliser un tiroir-caisse pendant votre quart
• Fermer un tiroir-caisse
• Créer un dépôt
• Mettre à jour les entrées de tiroir-caisse
• Ressources supplémentaires

Aperçu de la nouvelle expérience de tiroir-caisse

La section Gestion de caisse de votre appareil contient toutes les actions liées au tiroir-caisse dont vous aurez besoin pour gérer le solde au quotidien. Pour y arriver, dans le menu principal de votre TPV, accédez à la gestion de caisse et sélectionnez Tiroirs-caisses.

Remarque : Si vous ne voyez pas l’écran Gestion de trésorerie, consultez et vérifiez les autorisations associées à votre rôle actuel. 

Sur la page Tiroirs-caisses, vous verrez un panneau d’activité du côté gauche qui affiche les résumés de tous les tiroirs de la journée. Il existe deux états principaux pour vos tiroirs-caisses – Ouvert et Fermé. 

Un tiroir-caisse ouvert indique que ce tiroir-caisse est utilisé pour toutes les transactions en espèces à ce stade. Dans votre statut de tiroir-caisse ouvert, vous avez aussi des tiroirs actifs et en pause.

• Un tiroir-caisse actif indique qu’il s’agit du tiroir-caisse actuellement utilisé. Ce tiroir-caisse accepte toutes les transactions en espèces, y compris les commandes payées en espèces. 
• Un tiroir-caisse en pause indique que ce tiroir-caisse n’est pas utilisé, mais n’est pas encore fermé. Les ventes en espèces ne peuvent pas être prises sur un tiroir-caisse suspendu. Cependant, vous pouvez toujours ajouter ou retirer des espèces en utilisant les options « Ajouter des espèces » et « Retirer des espèces », qui ajusteront le solde de clôture. Les espèces de ce tiroir-caisse n’ont pas encore été comptées et le solde de clôture réel n’a pas été entré dans la plateforme Toast. 
  • Remarque : Cet état est déclenché en sélectionnant Compter ce tiroir-caisse plus tard lors de la fermeture d’un tiroir-caisse. Le tiroir-caisse sera suspendu et un nouveau caisse-caisse actif sera créé pour toutes les transactions en espèces. Cet état vous permet de compter le tiroir-caisse plus tard. 

Un tiroir-caisse fermé indique que ce tiroir-caisse ne reçoit aucune entrée d’espèces et qu’il a été correctement fermé. Toutes les espèces ont été comptées et le solde de clôture réel a été entré dans le système TPV Toast.

Pour chaque état de tiroir, vous verrez les informations suivantes dans le panneau d’activité du côté gauche : 

• Solde prévu du tiroir-caisse individuel
• Solde total prévu
• Solde total de départ
• Total réel des espèces à la clôture
• Excédent/déficit d’espèces

Sur le côté droit de l’écran, vous verrez les options suivantes :

• Bouton de rapport de tiroir-caisse – En haut de votre écran, vous verrez un bouton pour afficher votre rapport de tiroir-caisse dans Toast Web. Cela vous amènera directement à votre rapport Historique du tiroir-caisse. Pour plus d’informations, consultez Aperçu des . 
• Commutateur de tiroir-caisse ouvert et fermé - Directement sous le bouton Rapport de tiroir-caisse, vous verrez un commutateur pour basculer entre vos tiroirs-caisses ouverts et fermés.

  • Dans l’onglet Tiroirs-caisses ouverts, vous verrez tous les tiroirs-caisses actifs et en pause ainsi que leur solde actuel.
  • Dans l’onglet Tiroirs-caisses fermés, vous verrez tous les tiroirs-caisses fermés, et un bouton pour Créer un dépôt. 
    
    

Pour ajuster votre solde de départ pour les tiroirs-caisses :

1. Dans Toast Web, allez dans Paiements > Modes de paiement > Aperçu des espèces > Voir les tiroirs-caisses.
2. Ici, vous pouvez définir le solde de départ par défaut de vos tiroirs-caisses.
3. Choisissez votre type de réinitialisation :
   1. Automatique : Le tiroir-caisse sera automatiquement réinitialisé avec le solde de départ défini lorsqu’il sera fermé, et il se fermera automatiquement à 4 h du matin
   2. Manuel : Vous serez invité à entrer un solde de départ chaque fois que vous ouvrez un nouveau tiroir-caisse, et il ne se fermera pas automatiquement pendant la nuit.
4. Enregistrez et publiez vos modifications.

Utiliser un tiroir-caisse (nouvelle expérience)

Pendant votre quart, vous pourrez effectuer diverses actions en allant d’abord à Gestion de caisse > Tiroirs-caisses, puis en sélectionnant un tiroir-caisse actif. 

Sur cette page, vous pourrez effectuer les actions suivantes :

• Modifier le solde de départ du tiroir-caisse.
• Verrouillez le tiroir-caisse à vous-même. Pour plus d’informations, consultez . 
• Ajouter des espèces : Cette fonction est utilisée pour ajouter de l’argent à un tiroir-caisse actif qui n’est pas associé à une transaction avec le restaurant. Les employés peuvent entrer une raison personnalisée pour l’entrée en commentaire. Si vous collectez des espèces auprès d’un serveur, vous pouvez sélectionner Collecté auprès du serveur au moment d’entrer le montant de vos espèces.
• Retirer des espèces : La fonction de décaissement sert à retirer de l’argent d’un tiroir-caisse actif qui n’est pas associé à une transaction. Les employés devront sélectionner s’il s’agit d’un dépôt en espèces, d’un versement, d’un pourboire ou d’une dépôt en espèces, et peuvent ajouter un commentaire personnalisé pour l’entrée.
• Non-vente : L’option « non-vente » est utilisée pour ouvrir le tiroir-caisse sans ajouter ni retirer d’espèces. Généralement, cela sert à apporter des modifications ou à compter votre tiroir-caisse. 
  •  Si aucune raison de vente n’est configurée, vous devrez peut-être sélectionner la raison pour laquelle vous ouvrez le tiroir-caisse chaque fois que vous sélectionnez le bouton Non-vente. 

Pour configurer les raisons de non-vente :

1. Dans Toast Web, allez à Paiements > Transactions et remboursements. Sélectionnez Aucune raison de vente. 
2. Sélectionnez le bouton + Ajouter pour entrer le nom et la description de la raison de non-vente.  Quelques exemples courants sont Faire un changement ou Compter le tiroir-caisse. 
3. Enregistrez et publiez vos modifications.

Remarque : Chaque fois qu’un utilisateur utilise le bouton « Non-vente », il est enregistré dans le rapport « Exception de vente » pour le suivi et l’audit.

Toutes les activités en espèces pour le tiroir-caisse seront listées dans le panneau d’activité du côté gauche comme indiqué ci-dessous. 

Pour créer un nouveau tiroir-caisse :

1. Allez à votre menu principal du TPV > Gestion de caisse > Tiroirs-caisses.
2. Sélectionnez Ouvrir en haut de l’écran pour voir vos tiroirs-caisses ouverts.
3. Sélectionnez le tiroir-caisse dont vous souhaitez créer une nouvelle version et sélectionnez Fermer le tiroir
4. Sélectionnez le nombre ce bouton de tiroir-caisse plus tard sur le côté droit de l’écran de fermeture
5. Une invite d’avertissement s’affichera. Après confirmation, le tiroir-caisse actuel sera déplacé à l’état « En pause » et un nouveau tiroir-caisse sera créé avec un nouveau solde de départ.

Fermer un tiroir-caisse (nouvelle expérience)

À la fin d’un quart, vous devrez fermer votre tiroir-caisse actif ou ouvert en comptant toutes les espèces de votre tiroir-caisse et en les entrant dans votre appareil. Pour ce faire, vous pouvez sélectionner le bouton Fermer le tiroir-caisse sur n’importe quel tiroir-caisse actif ou en pause. Sur le côté droit de votre écran, vous sélectionnerez Compter les billets. Si vous choisissez de sélectionner Compter ce tiroir-caisse plus tard, cela mettra le tiroir-caisse en pause et non le fermera. 

Remarque : Il existe une fonction de fermeture automatique des tiroirs-caisses dans le TPV Toast pour s’assurer qu’ils ne traversent pas de jours. Cette fonctionnalité ferme automatiquement le tiroir-caisse à la fin de la journée de travail, ou de votre journée de fermeture.  L’heure limite du jour ouvrable correspond à l’heure de la journée où la journée de travail actuelle du restaurant se termine et où une nouvelle journée de travail commence. Cette heure déclenche également d’autres processus de fin de journée tels que le pointage de départ automatique si activé et le rapport par date.

Pour rouvrir un tiroir-caisse fermé, sélectionnez Ajuster les entrées de fermeture sur le tiroir-caisse fermé. Cette action changera le statut du tiroir à « En pause ». À l’état de pause, vous pouvez ajouter ou ajuster des entrées d’espèces, par exemple en ajoutant ou en retirant des espèces. Cependant, vous ne pouvez pas traiter de nouvelles ventes en espèces. Une fois terminé, fermez de nouveau le tiroir-caisse et un nouveau tiroir-caisse sera créé automatiquement.

Pour rouvrir un tiroir-caisse fermé :

1. Allez à votre menu principal du TPV > Gestion de caisse > Tiroirs-caisses.
2. Sélectionnez Fermé en haut de votre écran pour afficher vos tiroirs-caisses fermés.
3. Sélectionnez le tiroir-caisse que vous souhaitez ajuster. 
4. Sélectionnez le bouton Ajuster les entrées de clôture dans le panneau d’activité du côté gauche. (Rouvrira le tiroir-caisse en état de pause)
5. Mettez à jour les entrées d’espèces en sélectionnant Ajouter des espèces ou Retirer des espèces
6. Sélectionnez l’une des entrées en espèces du panneau de gauche à annuler si vous le souhaitez
7. Sélectionnez Fermer le tiroir-caisse et suivez les instructions pour fermer de nouveau votre tiroir-caisse avec le montant corrigé.

Créer un dépôt en espèces (nouvelle expérience)

Les dépôts sont un outil d’enregistrement utilisé pour suivre les montants déposés à la banque. Pour plus d’informations, consultez les dépôts en espèces.

Pour créer un dépôt en espèces dans la nouvelle expérience de tiroir-caisse, allez à Tiroirs fermés > Créer un dépôt > Ajouter un dépôt.

Sur l’écran suivant, vous aurez la possibilité de compter des billets spécifiques ou d’entrer un montant de dépôt. Lorsque vous avez terminé de compter et de saisir votre total, sélectionnez le bouton bleu Créer un dépôt , et sélectionnez une imprimante pour imprimer votre rapport de tiroir-caisse fermé.

Mettre à jour les entrées de tiroir-caisse (nouvelle expérience)

Si vous avez entré un montant d’espèces de clôture incorrect, cela peut fausser les chiffres globaux d’équilibrage de caisse pour la journée. Les erreurs arrivent, mais il est important de savoir comment les corriger pour permettre un bon équilibrage du tiroir-caisse. 

Pour mettre à jour ce solde de clôture sur le TPV Toast :

1. Allez à votre menu principal du TPV > Gestion de caisse > Tiroirs-caisses.
2. Sélectionnez Fermé en haut de votre écran pour afficher vos tiroirs-caisses fermés.
3. Sélectionnez le tiroir-caisse que vous souhaitez ajuster. 
4. Sélectionnez le bouton Ajuster les entrées de clôture dans le panneau d’activité du côté gauche.
5. Sélectionnez Fermer le tiroir-caisse et suivez les instructions pour fermer de nouveau votre tiroir-caisse avec le montant corrigé.

Pour mettre à jour ce solde de clôture dans Toast Web :

1. Trouvez le tiroir-caisse dans le rapport de tiroir caisse. Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez voir que les espèces de clôture du tiroir ont une faute de frappe et sont clôturées avec 300 000 $.
2. Sous le tiroir-caisse en question, sélectionnez Afficher. 
   
    
3. Plus de détails apparaissent sous le rapport avec les options pour ce tiroir-caisse. Sélectionnez Mettre à jour les entrées. 
   1. Ajouter des espèces dans l’entrée : Peut être utilisé pour ajouter un montant d’espèces qui a été physiquement placé dans le tiroir-caisse, mais pas correctement suivi dans le tiroir-caisse. 
   2. Ajouter une entrée de décaissement : Peut être utilisé pour retirer un montant d’espèces qui a été mal suivi jusqu’au tiroir-caisse, mais qui n’a pas été physiquement placé dans le tiroir-caisse.
4. Dans la fenêtre contextuelle, entrez le montant approprié pour le solde de clôture en espèces. Sélectionnez Soumettre. Votre solde a été mis à jour!
    

Vous pouvez également utiliser le processus ci-dessus pour ajouter un dépôt manuel en espèces si vous avez oublié de le faire à la fin de la journée. Après avoir sélectionné Afficher, vous pouvez sélectionner Ajouter un dépôt .

Ressources supplémentaires