xtraCHEF : Téléverser des factures et des reçus (ordinateur)
Dernière mise à jour : 7 juill. 2026, 16 h 12
- Sommaire du téléversement de factures
- Comparer les reçus et les factures
- Téléverser des documents par ordinateur
- Créer des factures
- Téléverser des documents par courriel
- Prochaines étapes
Sommaire du téléversement de factures
xtraCHEF met à votre portée des capacités avancées de production de rapports, d'analyse et de suivi des coûts, et tout commence par le téléversement de documents. C'est parce que vos factures et reçus rapprochés fournissent un aperçu précis non seulement de vos dépenses, mais aussi du coût des aliments (seulement avec xtraCHEF Pro) et de la valeur des stocks (Pro), et alimentent des mesures avancées telles que votre Sommaire opérationnel (xtraCHEF Essentials et Pro), vos Budgets (Essentials et Pro) et votre COGS (Essentials et Pro).
Remarque : Une fois téléversées, les factures nécessiteront d'abord votre attention afin d'être rapprochées. Cet effort manuel initial permettra de créer l'apprentissage automatique (et les économies de temps) nécessaire pour automatiser le rapprochement à l'avenir.
Pour comprendre la santé globale de votre entreprise, xtraCHEF doit d'abord savoir où va votre argent et combien coûtent vos marchandises.
L'automatisation par IA est également une fonction essentielle de votre abonnement xtraCHEF qui permet aux factures rapprochées d'être extraites vers votre système comptable et votre pile technologique, vous faisant gagner du temps et réduisant les risques d'erreur humaine grâce à l'apprentissage automatique.
Comparer les reçus et les factures
Habituellement, une facture (que QuickBooks désigne comme une facture à payer) n'a pas encore été payée au fournisseur ou au magasin. Un reçu, cependant, a déjà été payé.
Lorsque nous utilisons ces termes dans xtraCHEF, cela peut porter à confusion, car lorsque nous entendons le mot « reçu », il représente généralement un document prouvant le paiement d'articles. Ce n'est pas toujours le cas avec les reçus des fournisseurs. Parfois, le reçu ressemble exactement à une facture et la seule différence est que l'une a déjà été payée et l'autre non. Les reçus ne portent généralement même pas le mot « reçu ».
Il est important de faire le suivi ou d'enregistrer les factures et les reçus différemment pour éviter de payer deux fois le fournisseur et de comptabiliser ou d'enregistrer deux fois la dépense. Les factures soumises à xtraCHEF et extraites vers votre logiciel comptable indiquent au logiciel comptable qu'elles sont « ouvertes » ou « impayées ». Les entreprises produisent généralement un rapport de toutes les factures impayées qu'elles ont enregistrées pour une période donnée, puis émettent des chèques au fournisseur pour payer ces factures. Si vous aviez déjà payé cette facture et qu'elle figure toujours sur ce rapport, vous pourriez la payer à nouveau par erreur.
Lorsque vous saisissez un reçu dans xtraCHEF, une partie de ce processus consiste également à indiquer au système comment cette facture a été payée (chèque ou carte de crédit) et ce reçu peut ensuite être extrait dans QuickBooks avec le mode de paiement pour enregistrer les deux volets de la transaction (la dépense pour les articles achetés et le paiement effectué pour couvrir le montant de cette dépense). Cela signifie que votre logiciel comptable sait déjà qu'elle a été payée et elle n'apparaîtra pas sur votre liste de factures impayées.
xtraCHEF ne prévoit pas par défaut l'envoi des reçus directement dans QuickBooks. La plupart des clients utilisent un flux bancaire ou de carte de crédit automatisé directement dans leur(s) compte(s) QuickBooks en ligne et soit (a) ont des « règles » établies dans QuickBooks en ligne qui catégorisent automatiquement ces dépenses dans leur logiciel comptable, soit (b) ont des flux de travail ou des processus manuels où ils passent en revue chaque transaction du flux et les catégorisent eux-mêmes. Si xtraCHEF devait exporter ou comptabiliser ces dépenses de reçus dans QuickBooks en ligne, il existe un risque de comptabiliser deux fois la dépense. Si les clients souhaitent activer l'exportation de xtraCHEF vers QuickBooks en ligne, assurez-vous qu'aucune règle n'est établie dans QuickBooks et qu'aucun processus de rapprochement n'est en place qui risquerait de comptabiliser deux fois la dépense. Il est très facile de comptabiliser accidentellement des dépenses en double de cette façon, c'est pourquoi l'option par défaut pour cette exportation est désactivée. Si cette fonctionnalité est activée, les clients doivent rapprocher manuellement leur flux bancaire/de carte de crédit et faire correspondre manuellement chaque transaction du flux bancaire/de carte de crédit dans QuickBooks à la dépense de reçu correspondante que nous comptabilisons.
Téléverser des documents via un ordinateur
Cette vidéo de 6 minutes couvre les façons dont vous pouvez téléverser des factures dans votre compte, y compris le téléversement de fichiers via votre version de bureau de xtraCHEF.
La façon la plus courante d'ajouter vos factures, reçus et autres fichiers à xtraCHEF est d'utiliser le bouton Téléverser un document sur le tableau de bord principal de xtraCHEF. Votre Tableau de bord est la page d'accueil par défaut lorsque vous vous connectez à xtraCHEF. Cependant, il est également possible d'y accéder depuis n'importe quelle autre page en utilisant votre barre de navigation.
La sélection de ce bouton ouvrira une barre latérale où vous trouverez différentes options pour ajouter vos fichiers à xtraCHEF.
Téléversement instantané de factures
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de téléverser des factures d'une seule page qui peuvent être traitées instantanément. Le délai observé lors de l'utilisation d'autres fonctions de téléversement n'est pas présent avec cette fonctionnalité. Vous pourrez toujours examiner le téléversement et apporter des corrections au besoin. Lorsque cette fonctionnalité est utilisée, xtraCHEF suggérera automatiquement une catégorie d'achat pour chaque article.
Le téléversement instantané pourrait être votre option de téléversement par défaut et unique, ou vous pourriez avoir la possibilité de choisir entre cette option et le téléversement Ordinaire. Si vous voyez un bouton nommé Téléversement instantané, sélectionnez-le pour commencer. Sinon, sélectionnez le bouton original Téléverser un document. Remarque : La fonctionnalité de téléversement instantané n'est pas activée par défaut; veuillez donc contacter support@xtrachef.com si vous souhaitez l'activer.
Le téléchargement instantané de factures signalera toute zone nécessitant une attention particulière, notamment si un nouveau fournisseur doit être créé. Revisitez les champs encadrés en rouge et apportez les corrections nécessaires.
Télécharger des documents par type
Pour commencer votre téléchargement, sélectionnez votre emplacement.
Ensuite, sélectionnez soit Facture, Reçu, soit Relevé (plus de détails ci-dessous).
En règle générale, une facture est une « note » à payer. Les documents téléchargés avec ce type de document seront extraits vers votre logiciel de comptabilité (le cas échéant et s'il est intégré) une fois rapprochés. Dans la plupart des cas, vous sélectionnerez une facture.
Un reçu, en revanche, est une « facture » qui a déjà été payée. Par défaut, ce type de document ne sera pas extrait vers votre logiciel de comptabilité (le cas échéant et s'il est intégré) une fois rapproché. Remarque : L'extraction des reçus pour la comptabilité peut être activée si vous utilisez QuickBooks en ligne. Pour en savoir plus à ce sujet et sur la configuration, pensez à lire notre article intitulé xtraCHEF : Extraction de reçus pour QuickBooks en ligne.
Relevé peut également apparaître comme option sous le type de document, mais seulement si le rapprochement des relevés de fournisseur est activé dans votre compte. Cette option n'apparaît pas par défaut.
Après avoir sélectionné votre type de document, vous pouvez procéder au téléchargement de votre fichier de document. xtraCHEF accepte les formats de document tels que .jpg, .jpeg, .png et .pdf. Pour téléverser votre document, faites glisser votre fichier dans l'espace de soumission bleu. Vous pouvez également sélectionner manuellement votre fichier pour le téléversement en utilisant le bouton + Parcourir les fichiers.
Une fois vos fichiers téléversés, sélectionnez Soumettre pour les envoyer à xtraCHEF pour traitement.
Si votre téléversement réussit, vous recevrez une fenêtre contextuelle vous informant que le fichier a été téléversé.
Meilleures pratiques de téléversement
Pour aider à garantir qu'xtraCHEF traite avec succès tous les documents téléversés, nous recommandons les meilleures pratiques suivantes :
- Capturez la page entière de la facture. Lors de la numérisation ou de la photographie d'un document, ne rognez pas les informations telles que le nom du fournisseur, l'identifiant de la facture, les montants totaux à payer, les articles, etc.
- Assurez-vous de la lisibilité. Si les informations sur votre téléversement sont illisibles, xtraCHEF ne sera pas en mesure de lire et d'enregistrer correctement ses données. Vous pouvez contribuer à assurer la lisibilité en photographiant les factures dans un espace bien éclairé et sur un fond neutre.
Créer des documents
Nous savons que la vie en restaurant est mouvementée et que le papier est souvent une victime innocente des déversements, des taches et d'autres indignités. Si votre facture ou votre reçu est déchiré, taché ou illisible, ne vous inquiétez pas - vous pouvez toujours l'ajouter à xtraCHEF.
Pour téléverser manuellement les détails de votre facture/reçu, sélectionnez le bouton illustré ci-dessous, situé à côté de Téléverser un document. Ensuite, sélectionnez Créer un document.
Commencez par sélectionner votre type de document (facture, reçu ou note de crédit) à l'aide du menu déroulant illustré ci-dessous.
Pour continuer, commencez à saisir les détails du document. Pour ce faire, sélectionnez votre fournisseur. La saisie dans ce champ remplira les dossiers de fournisseurs reconnus.
Remarque : Si aucun dossier n'apparaît, ou s'il s'agit d'un nouveau fournisseur, continuez à saisir ces informations manuellement. xtraCHEF enregistrera les informations du nouveau fournisseur dans votre onglet Fournisseur pour les instances futures.
Ensuite, sélectionnez le champ Date de facture. Vous pouvez saisir une date manuellement ou la sélectionner à l'aide de l'outil calendrier.
Ensuite, saisissez votre nº de facture. Cela peut être fait en saisissant des caractères ou des chiffres dans le champ nº de facture requis. Si vous ne vous souvenez pas de votre nº de facture, vous pouvez en générer un au hasard en sélectionnant l'icône « aléatoire ».
Une fois ces informations saisies, vous pouvez commencer à ajouter les articles individuels qui composent votre document. Pour ce faire, sélectionnez + Ajouter un article.
Ensuite, ajoutez les informations essentielles de l'article telles que le code d'article, la description, la quantité, le prix unitaire, et plus encore.
Remarque : Vous pouvez continuer à ajouter autant de postes budgétaires que nécessaire en sélectionnant de nouveau +Ajouter un poste.
Enfin, sélectionnez Soumettre pour envoyer les informations à xtraCHEF. Si le téléversement réussit, vous aurez également la possibilité de télécharger un PDF des données que vous avez saisies pour vos dossiers.
Téléverser des documents par courriel
Si vous êtes en déplacement ou si vous ne pouvez pas vous connecter à xtraCHEF, vous pouvez toujours téléverser des factures au format PDF par courriel! Dans xtraCHEF, chaque établissement possède une adresse courriel unique qui lui est attribuée. Toute facture envoyée par courriel à cette adresse xtraCHEF (au format PDF) sera automatiquement téléversée dans votre compte.
Remarque : xtraCHEF n'acceptera que les factures provenant des utilisateurs de votre compte. Pour en savoir plus sur l'ajout de votre personnel ou de vos fournisseurs en tant qu'utilisateurs, pensez à lire notre article Gérer les profils d'utilisateur.
Vous pouvez trouver rapidement l'adresse courriel de votre établissement à deux endroits :
- Sur votre Tableau de bord
- Et sur votre page Téléverser des documents
Personnalisez votre adresse courriel
Ces adresses courriel sont configurées pour vous par défaut. Cependant, vous pouvez personnaliser davantage les adresses au niveau de l'établissement. Pour ce faire, sélectionnez l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte. Ensuite, sélectionnez Établissements.
Cela vous mènera à la page Emplacements, où vous pourrez voir tous les emplacements associés à votre compte. Chaque emplacement aura une adresse courriel par défaut qui y est associée. Pour modifier une adresse, sélectionnez un Emplacement et Modifier les détails de l'emplacement.
Cela remplira votre page Modifier les détails de l'emplacement. Pour continuer à configurer votre adresse courriel xtraCHEF, sélectionnez le champ Envoyer les factures à et modifiez le texte avant @xcinvoice.com. Ici, vous pouvez également configurer votre Option de réponse et ajouter une adresse courriel à inclure dans les reçus de réception de factures.
Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Enregistrer. Cela confirmera vos modifications. Vos modifications ne seront pas retenues par xtraCHEF si Enregistrer n'est pas sélectionné.
Remarque : Après avoir modifié votre adresse courriel xtraCHEF, il est important de mettre à jour votre flux de travail de téléchargement de factures. Cela peut être fait en avisant tout membre du personnel ou fournisseur chargé de soumettre des documents par courriel en votre nom. Votre nouvelle adresse courriel doit être utilisée dorénavant afin de recevoir correctement les factures futures.
Prochaines étapes
Une fois les factures téléchargées, elles entament le processus de rapprochement. Au début, ce processus nécessitera que vous examiniez et traitiez les éléments suivants :
- Rejets : Les factures peuvent être rejetées si une photo ou une numérisation téléchargée manque de trop de données (en raison d'un recadrage ou de pages manquantes) ou si la qualité de l'image est illisible. Pour en savoir plus sur les rejets, consultez notre article xtraCHEF : Rejets de factures.
- Action requise : Les factures auxquelles il manque des informations partielles, comme les codes de fournisseur, les numéros de facture, les dates et plus encore, seront bloquées. Ces factures peuvent toujours être traitées en fournissant les informations manquantes et requises. Pour en savoir plus sur les exceptions, consultez notre article xtraCHEF : Factures nécessitant une action.
- Correspondance des postes de facture : Au fil du temps, xtraCHEF apprend à coder vos postes de facture individuels vers des codes de grand livre (GL) et des catégories à des fins de comptabilité et de production de rapports. Il le fait grâce à l'apprentissage automatique. Cependant, lorsque vous commencez tout juste, l'IA de vos comptes est une page blanche.
À mesure que vous « codez » manuellement vos postes de facture vers un code GL ou une catégorie correspondant, xtraCHEF retiendra vos désignations et les répétera pour vous à l'avenir. Pour en savoir plus sur la correspondance des postes de facture, consultez notre article xtraCHEF : Comment faire correspondre les postes de facture.
En continuant à acheminer vos factures dans ce processus de rapprochement, xtraCHEF commencera à révéler des informations sous forme d'analyses, de rapports, de budgets, de sommaires d'exploitation et bien plus encore.