xtraCHEF: Factures et Statut des Factures
Dernière mise à jour : 2 juill. 2026, 17 h 08
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| Cet article est dédié à la page Factures de xtraCHEF et à la consultation des documents précédemment téléchargés par statut. Pour des informations sur le téléchargement de documents (factures et reçus), visitez xtraCHEF: Télécharger des Factures et des Reçus (Bureau) ou xtraCHEF: Télécharger des Factures et des Reçus sur Mobile. |
Vue d'ensemble des factures
Consultez un court guide de la page Factures mise à jour.
Avec toutes les factures et reçus que votre entreprise reçoit, il est souvent facile de perdre la trace des téléchargements. La page Factures d'xtraCHEF vous permet de revoir rapidement les factures téléchargées et de voir leur statut. Utilisez cette page pour identifier les téléchargements de factures manqués et suivre les éventuels rejets et documents en cours de traitement dans le système xtraCHEF. Vous pouvez également télécharger des factures via cette même page. Visitez xtraCHEF: Téléchargez des factures et des reçus (bureau) pour plus de détails.
NOUVEAU ! Les utilisateurs peuvent plus facilement trouver la facture ou le groupe de factures qu'ils recherchent. La barre de recherche sur la page des factures utilise désormais une capacité de modèle linguistique avancé, vous pouvez donc utiliser des recherches en langage naturel pour localiser des factures. Par exemple, essayez de taper quelque chose comme "Je veux des factures du fournisseur XYZ pour les 60 derniers jours" ou "Obtenez toutes les factures pour l'emplacement XYZ qui sont inférieures à 250 $." Soyez créatif avec vos requêtes de recherche et xtraCHEF s'occupera du reste sans le tracas de chercher, filtrer et faire défiler jusqu'à ce que vous trouviez ce dont vous avez besoin.
Examiner les statuts des factures
Sélectionnez Factures dans votre menu de navigation xtraCHEF. Cette page est triée en cinq onglets différents reflétant le statut des factures. La page par défaut vous montre Toutes les factures, mais vous pouvez sélectionner parmi Action requise, Rejetées, En traitement ou Terminées pour examiner les documents correspondants par statut.
Action requise
Tous les documents avec une exception apparaîtront sur cette page. Les exceptions est l'ancien terme pour les factures nécessitant une action supplémentaire afin de les traiter. Découvrez les raisons que vous voyez ici dans xtraCHEF : Factures nécessitant une action.
À partir de juillet 2024, les factures nécessitant une action peuvent également être retraitées sur l'application mobile xtraCHEF. Voir le lien ci-dessus pour les étapes à suivre pour ce faire.
Les factures peuvent être dans l'onglet Rejetées pour plusieurs raisons. Les rejets courants incluent des informations manquantes, des documents non pertinents ou des téléchargements illisibles. Les administrateurs de compte peuvent configurer des critères de rejet personnalisés.
Les factures en double seront également classées dans l'onglet Rejetées. Visualisez-les seules en sélectionnant le menu déroulant Statuts et en cochant la case pour Dupliqué. Pour une explication plus détaillée des rejets et comment les éviter, visitez xtraCHEF : Rejets de factures. L'article couvre également comment les factures rejetées peuvent être retraitées sur l'application mobile xtraCHEF.
Traitement
Les factures, reçus et autres documents téléchargés sur xtraCHEF doivent d'abord être examinés pour s'assurer qu'ils sont utilisables. Pendant que vos documents sont en attente d'examen, vous les trouverez listés dans l'onglet Traitement. Les documents peuvent rester dans l'état de traitement pendant jusqu'à 24 heures, bien qu'ils soient généralement traités en 6 à 8 heures. Utilisez cet onglet pour vérifier l'avancement de votre document.
Terminé
Tous les documents qui ont été approuvés par xtraCHEF et qui sont prêts à être utilisés seront listés sous l'onglet Terminé. Les éléments traités seront listés par ordre chronologique, bien que vous puissiez rechercher un numéro de facture ou un type spécifique si nécessaire. Vous pouvez également trier vos documents traités par fournisseur, date de facture, montant à payer, et plus encore ; il suffit de sélectionner le nom de la colonne.
Prêt à extraire
Si une facture apparaît comme Prêt à extraire, cela signifie que la facture est complétée mais que votre logiciel de comptabilité ne l'a pas encore extraite de xtraCHEF. Assurez-vous que vous êtes connecté à votre logiciel de comptabilité via l'onglet Intégrations dans la configuration du compte. Si vous utilisez Quickbooks Desktop, exécuter votre Connecteur Web Quickbooks (QWC) devrait extraire toute facture qui est Prête à extraire.
Deux cas d'utilisation courants de votre page de factures sont le rejet manuel d'un document téléchargé ou le changement de son emplacement de téléchargement (c'est-à-dire qu'une facture a été téléchargée au mauvais emplacement dans votre compte xtraCHEF).
Changer l'emplacement d'une facture
Pour changer l'emplacement de la facture , sélectionnez le téléchargement dans le tableau des factures. Sélectionnez le menu déroulant Emplacement pour changer d'emplacement et sélectionnez Soumettre les modifications.
Archiver une facture
Pour supprimer une facture téléchargée de xtraCHEF, sélectionnez l'élément de ligne et sélectionnez le bouton Archiver.
Télécharger toutes les factures
Si vous souhaitez un fichier contenant toutes les factures que vous avez téléchargées dans votre base de données xtraCHEF, le service à la clientèle peut vous aider. Contactez-nous via le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page xtraCHEF et demandez un fichier image de factures en vrac. Nous vous enverrons un courriel avec un lien de fichier valide pendant une semaine. Remarque : Ce courriel peut prendre 24 heures ou plus en raison de la complexité de cette demande et de la taille importante du fichier.
Prochaines étapes
Selon le statut de la facture, une action peut être requise de votre part pour faire avancer le document dans le processus de réconciliation. Pour plus d'informations sur les actions potentielles requises (c'est-à-dire Action requise ou Mapper les éléments de la facture), visitez xtraCHEF : Comment réconcilier les factures.