xtraCHEF : Factures et statut de la facture
Dernière mise à jour : 2 juill. 2026, 17 h 08
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| Cet article est dédié à la page Factures de xtraCHEF et affiche les documents téléversés précédemment par statut. Pour plus d’informations sur le téléversement de documents (factures et reçus), visitez xtraCHEF : Téléverser des factures et des reçus (sur ordinateur) ou xtraCHEF : Téléverser des factures et des reçus sur mobile. |
Aperçu des factures
Consultez un court aperçu de la page mise à jour des factures.
Avec toutes les factures et reçus que votre entreprise reçoit, il est souvent facile de perdre le fil des téléversements. La page Factures de xtraCHEF vous permet de consulter rapidement les factures téléversées et de voir leur statut. Utilisez cette page pour identifier les téléversements de factures manqués et suivre tout rejet potentiel et tout document qui transite actuellement par le système xtraCHEF. Vous pouvez également téléverser des factures via cette même page. Visitez xtraCHEF : Téléversez les factures et reçus (sur ordinateur) pour plus de détails.
NOUVEAU! Les utilisateurs peuvent trouver plus facilement la facture ou le groupe de factures qu’ils recherchent. La barre de recherche de la page Factures utilise maintenant une grande fonctionnalité de modèle de langue, de sorte que vous pouvez utiliser les recherches en langage naturel pour localiser les factures. Par exemple, essayez de taper quelque chose comme « Je veux des factures du fournisseur XYZ pour les 60 derniers jours » ou « Obtenir toutes les factures de l’emplacement XYZ de moins de 250 $ ». Soyez créatif dans vos requêtes de recherche et xtraCHEF s’occupera du reste sans avoir à chercher, filtrer et faire défiler jusqu’à ce que vous trouviez ce dont vous avez besoin.
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Réviser les statuts des factures
Sélectionnez Factures dans votre menu de navigation xtraCHEF. Cette page est triée en cinq onglets différents reflétant le statut de la facture. La page affiche par défaut Toutes les factures, mais vous pouvez choisir parmi Action requise, Rejetée, Traitement ou Terminée pour examiner les documents correspondants par statut.
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Action requise
Tous les documents avec une exception apparaîtront sur cette page. Exceptions : l’ancien terme désigne les factures nécessitant d’autres mesures pour être traitées. Découvrez les raisons que vous voyez ici dans xtraCHEF : Factures nécessitant une action.
Depuis juillet 2024, les factures nécessitant une action peuvent également être retraitées sur l’application mobile xtraCHEF. Consultez le lien ci-dessus pour savoir comment procéder.
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Rejeté
Les factures peuvent se trouver dans l’onglet Rejeté pour plusieurs raisons. Les rejets courants comprennent des informations manquantes, des documents non pertinents ou des téléversements illisibles. Les administrateurs de locataires peuvent configurer des critères de rejet personnalisés.
Les factures en double seront également classées dans l’onglet Rejeté. Affichez ces éléments seuls en sélectionnant le menu déroulant Statuts et en cochant la case Doublon. Pour une explication plus détaillée des rejets et des moyens de les éviter, visitez xtraCHEF : Rejets de facture. L’article traite également de la manière dont les factures rejetées peuvent être retraitées sur l’application mobile xtraCHEF.
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Traitement
Les factures, reçus et autres documents téléversés dans xtraCHEF doivent d’abord être examinés pour s’assurer qu’ils sont utilisables. Pendant que vos documents sont en attente d’examen, vous les trouverez dans l’onglet Traitement. Les documents peuvent rester à l’état de traitement jusqu’à 24 heures, bien qu’ils soient généralement traités en 6 à 8 heures. Utilisez cet onglet pour suivre la progression de votre document.
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Terminé
Tous les documents approuvés par xtraCHEF et prêts à l’emploi seront indiqués sous l’onglet Terminé. Les articles traités seront listés par ordre chronologique, mais vous pouvez rechercher un numéro ou un type de facture spécifique au besoin. Vous pouvez également trier vos documents traités par fournisseur, date de la facture, montant payable, et plus encore; sélectionnez simplement le nom de la colonne.
Si une facture apparaît comme prête à extraire, cela signifie qu’elle est complétée, mais que votre logiciel de comptabilité n’a pas encore récupéré la facture à partir de xtraCHEF. Assurez-vous de vous être connecté à votre logiciel de comptabilité par l’onglet Intégrations dans la configuration du compte. Si vous utilisez Quickbooks Desktop, l’exécution de votre connecteur Web Quickbooks devrait permettre d’extraire toute facture prête à être extraite.
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Actions de facturation
Deux cas d’utilisation courants de votre page Factures sont le rejet manuel d’un document téléversé ou le changement de son emplacement de téléversement (c’est-à-dire qu’une facture a été téléversée au mauvais emplacement dans votre locataire/compte xtraCHEF).
Modifier l’emplacement d’une facture
Pour modifier l’emplacement d’une facture, sélectionnez le téléversement dans le tableau Factures. Sélectionnez le menu déroulant Emplacement pour changer d’emplacement et sélectionnez Soumettre les modifications.
Archiver une facture
Pour retirer une facture téléversée de xtraCHEF, sélectionnez l’article de ligne et sélectionnez le bouton Archiver.
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Télécharger toutes les factures
Si vous souhaitez un fichier contenant toutes les factures que vous avez téléversées dans votre base de données xtraCHEF, le service à la clientèle peut vous aider. Contactez-nous via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page xtraCHEF et demandez un fichier image de facture en bloc. Nous vous enverrons un courriel contenant un lien de fichier valide pendant une semaine. Remarque : Ce courriel peut prendre 24 heures ou plus en raison de la complexité de cette demande et de la taille importante du fichier.
Prochaines étapes
Selon le statut de la facture, une action peut être requise en votre nom pour inaugurer le document dans le processus de rapprochement. Pour plus d’informations sur les actions potentielles requises (p. ex. Action requise ou Mapper les articles de facture), visitez xtraCHEF : Comment rapprocher les factures.