Toast 薪资管理系统：Toast中的重复档案检测

本文内容：

• 重复档案检测基础知识
• 每个徽章的含义
• 重复档案检测
  • 有效
  • 活动（无薪资详情）
  • 已离职
  • 已归档（无薪资详情）
  • 申请人
  • 休假
  • 待处理
  • 演示
• 常见问题
  • 如果我选择继续创建新档案而不是选择现有档案，会怎样？
  • 在我选择现有档案后，如何确认系统自动执行的操作？
  • 如果我在此过程中选择了错误的档案，会怎样？

重复档案检测基础知识

当您在Toast Payroll中雇用员工时，存在为同一员工在Toast Web和Toast Payroll中创建重复档案的风险。重复档案可能会因多种原因导致混淆和错误，包括：

• Toast Web 
  • 在Toast Web中查找时间打卡和小费数据的位置。Toast Web可能在两个地方报告此信息。
  • 员工应使用哪个POS访问代码。员工可能正在打卡到"错误"的档案中。
  • 员工被分配的工作和权限。不同的工作可能在不同的档案中，具有不同的POS访问代码。
• Toast 薪资管理系统 
  • 在哪里可以找到从Toast Web同步的提示和时间打卡记录。Toast Payroll可能不包含员工记录的所有小时和小费。
  • 哪个档案包含用户准确的社会安全号码（SSN）和W-4表格设置。在季度和年终报税时可能会出现错误。
  • 最重要的是，哪个Toast Payroll档案与正确的Toast Web档案同步，以便所有这些信息可以在两个系统之间同步。

这个新功能带来了许多好处。重复档案检测：

• 帮助您防止首次创建重复档案。
• 在雇用员工之前，让您提前知道他们在任一系统中是否已有现有档案。
• 提供指示，显示潜在匹配是否来自Toast Web、Toast Payroll或两者。
• 为您提供选择现有档案（并导航到该员工的档案）或确认您正在创建新档案的选项。
• 在从Toast Payroll选择未付的Toast Web员工时使用自动映射。
• 允许员工尽快打卡。

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每个徽章的含义

当您在Toast Payroll中雇用员工并遇到重复档案警告时，使用此表快速参考每个重复档案徽章的含义以及您可以采取的步骤。注意：无薪资详情表示该档案仅存在于Toast Web中，并且没有"重复"的Toast Payroll档案。

徽章	这意味着什么	该怎么办
	活跃徽章：此人已经在Toast Payroll中拥有一个活跃的个人资料，但在Toast Web中没有。	如果这是您要雇佣的同一个人，请选择此图块以访问他们的Toast Payroll个人资料。 如果您需要更改职位、薪资或人口统计信息，请使用相应的条款。 您或员工可以更改他们的W-4表格、社会安全号码或直接存款账户。 只有员工可以更新他们的电子邮件地址。
	活跃（无薪资详情）徽章：此人已经在Toast Web中拥有一个活跃的个人资料，但在Toast Payroll中没有。	如果这是您要雇佣的同一个人，请选择此图块以访问Toast Payroll中的新员工工作流程。注意：在Toast Payroll中新员工工作流程中选择的员工详细信息，例如职位或薪资，将覆盖图块中显示的现有Toast Web个人资料。
	终止徽章：此人已经在Toast Payroll中拥有一个个人资料，但其个人资料状态为终止。	在Toast Payroll中重新雇佣此人，而不是添加第二个个人资料。
	归档（无薪资详情）徽章：此人已经在Toast Web中拥有一个个人资料，但它已被归档。	在Toast Payroll中雇佣此人以避免重复的个人资料。
	申请人徽章:此人是Toast Payroll招聘模块中的申请人。	请查看管理申请人生命周期部分的Toast Payroll:在招聘模块中管理申请人。申请人可以通过招聘模块被转为活跃个体，而无需创建新档案。
	休假徽章:此人已经在Toast Payroll中有档案，但他们正在休假（LOA）。	在Toast Payroll中更新个人状态为活跃，而不是创建新档案。
	待处理徽章:此人已经在Toast Payroll中有档案，但他们尚未达到开始日期，该日期是在新员工工作流程中设置的。	如果开始日期设置为未来日期，员工仍然可以在Toast Web上打卡，但您可以调整他们的职位开始日期以将其状态更改为活跃，以便他们能够获得薪水。待处理的员工将不会出现在工资单上。
	演示徽章:此人已经在Toast Payroll中有档案，但他们处于演示员工状态。	不通过Toast Payroll获得薪水但需要档案以访问年终文件、报告或其他信息的个人可能会有演示员工状态。您可以决定将他们的状态更改为活跃，以便他们可以通过Toast Payroll获得薪水。

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重复的个人资料检测

如果您正在招聘新员工或添加新个人资料，并且收到重复个人资料的警告，请查看以下情况。

注意：为了避免重复个人资料的产生，请通过 Toast Payroll 招聘员工，而不是将他们添加到 Toast Web。在完成 Toast Payroll 中的新员工工作流程 后，他们的 Toast Web 个人资料将自动并立即创建，并与他们的 Toast Payroll 个人资料映射。

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添加或招聘员工时的活动徽章

如果 Toast 找到一个 "重复的" Toast Payroll 个人资料，且其名称、电子邮件地址或电话号码相似或匹配，则带有 活动 徽章的个人资料可能表示您尝试添加或招聘的用户的现有个人资料。仔细检查信息，以确保这不是某个具有 相似 名称、电子邮件或电话号码的人的个人资料。如果您确定这是您尝试添加或招聘的 同一 个人，请选择该个人资料并选择 下一步。如果您想进行更改，将带您进入 Toast Payroll 中的该个人资料。

• 如果您需要更改职位、薪资或人口统计信息，请使用相应的条款。
• 您或员工可以更改他们的W-4表格、社会安全号码或直接存款账户。
• 只有员工可以更新他们的电子邮件地址。

注意：如果您在 Toast Web 中，并且在选择重复的活动个人资料之前，在 Toast Web 的 "添加员工" 侧边栏中输入了新的 POS 访问代码，则 该号码将被覆盖 在现有的 Toast Web 个人资料中，因此请确保您的员工知道他们的打卡方式已更改。但是，如果您编辑了任何其他信息（名称、电子邮件或工作/薪资），尽管您在屏幕底部收到绿色成功通知，但这些信息不会被覆盖。该用户将被允许立即打卡。

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活动（无薪资详情）徽章 添加或招聘员工时

如果 Toast 找到一个 "重复的" Toast Web 个人资料，且其名称、电子邮件地址或电话号码相似或匹配，则带有 活动（无薪资详情） 徽章的个人资料可能表示您尝试添加或招聘的用户的现有个人资料。仔细检查信息，以确保这不是某个具有 相似 名称、电子邮件或电话号码的人的个人资料。如果您确定这是您尝试添加或招聘的 同一 个人，请选择该个人资料并选择 下一步。

由于您拥有 Toast Payroll，您将进入该平台的招聘工作流程，允许您将该人的信息添加到系统中。按照 Toast Payroll 中概述的步骤完成这些步骤：新员工招聘（雇主指南） 为此人创建 Toast Payroll 个人资料。一旦新员工步骤完成，Toast 将自动同步此信息并映射到带有活动（无薪资详情）徽章的 Toast Web 个人资料。员工可以立即打卡。

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已终止徽章 在添加或雇用员工时

如果Toast发现有一个"重复的" Toast Payroll 资料，且其姓名、电子邮件地址或电话号码相似或匹配，这 资料可能表示您尝试添加或雇用的用户在Toast Payroll中已有的资料。仔细审查建议匹配的卡片上的信息，以确保这不是某个具有相似姓名、电子邮件或电话号码的人的资料。如果您确定这是您尝试添加或雇用的同一个人，请选择该资料并选择下一步。

如果是这种情况，您尝试雇用的员工在Toast Web中已有一个归档的资料，并且在Toast Payroll中有一个已终止的资料。通过选择匹配卡片，系统假设您是想重新雇用之前已终止的此人，因此您将被带到Toast Payroll以重新雇用他们。按照Toast Payroll中的步骤进行：重新雇用指南。完成后，这将更新Toast Payroll资料为激活状态，并取消归档Toast Web资料。这两个资料将保持映射，员工可以立即打卡。

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已归档（无工资详情）徽章 在添加或雇用员工时

如果Toast发现有一个"重复的" Toast Web 资料，且其姓名、电子邮件地址或电话号码相似或匹配，这 资料可能表示您尝试添加或雇用的同一用户的资料。仔细审查建议匹配的卡片上的信息，以确保这不是某个具有相似姓名、电子邮件或电话号码的人的资料。如果您确定这是您尝试添加或雇用的同一个人，请选择该资料并选择下一步。

如果选择了此匹配，您将被带到Toast Payroll，在那里您可以雇用此人。更多详情请参阅《新员工雇用（雇主指南）是您完成每个步骤的指南。完成后，员工应按照Toast Payroll中的步骤进行：员工入职（员工指南）。两篇文章中概述的所有步骤对于确保员工的Toast Payroll资料包含所有必要信息并能正确支付至关重要。

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申请人徽章 在添加或雇用员工时

如果 Toast 找到一个 "重复的" Toast Payroll 资料，具有相似或匹配的姓名、电子邮件地址或电话号码，这 资料带有一个 申请人 徽章，可能表示您尝试添加或雇用的同一用户的现有资料。仔细审查建议匹配的卡片上的信息，以确保这不是某个具有相似姓名、电子邮件或电话号码的人的资料。如果您确定这是您尝试添加或雇用的同一个人，请选择该资料并选择下一步。

如果是这种情况，您将被带到 Toast Payroll，因为该员工仍然是该系统中招聘模块的一部分。在通过招聘模块雇用之前，他们在 Toast Payroll 中只有一个占位符 申请人 资料。此时他们无法打卡或获得报酬.

在 Toast Payroll 中选择 招聘，并查看 管理申请人生命周期 部分：在招聘模块中管理申请人，以便申请人可以在招聘模块中进展并成为一个 活跃 资料（无需创建新资料）。

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请假徽章 在添加或雇用员工时

如果 Toast 找到一个 "重复的" Toast Payroll 资料，具有相似或匹配的姓名、电子邮件地址或电话号码，这 资料带有一个 请假 (LOA) 徽章，可能表示您尝试添加或雇用的同一用户的现有资料。仔细查看所选匹配图块上的信息，以确保这不是某个具有 相似 姓名、电子邮件或电话号码的人的资料。如果您确定这是您尝试添加或雇用的同一个人，请选择该资料并选择下一步。

如果是这种情况，该员工在 Toast Web 中有一个活跃的资料，但他们的 Toast Payroll 资料在请假期间是 "非活跃" 的。系统假设您试图将此人从 LOA 中带回，因此您将被带到 Toast Payroll 更新他们的状态。按照Toast Payroll中的步骤进行：如果您希望这样做，请进行员工状态更改。这些步骤将更新 Toast Payroll 资料为 活跃 状态，并且 Toast Payroll 资料将继续与 Toast Web 资料关联。员工在此之后可以立即打卡。

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待处理徽章 在添加或雇用员工时

如果 Toast 找到一个 "重复的" Toast Payroll 资料，具有相似或匹配的姓名、电子邮件地址或电话号码，这 资料带有一个 待处理 徽章，可能表示您尝试添加或雇用的同一用户的现有资料。仔细审查建议匹配的卡片上的信息，以确保这不是某个具有相似姓名、电子邮件或电话号码的人的资料。如果您确定这是您尝试添加或雇用的同一个人，请选择该资料并选择下一步。

为了背景，将资料置于待处理状态，您可以在 Toast Payroll 新员工工作流程的第 1 步 (基本信息) 中将员工的 开始日期 设置为未来。尚未达到开始日期的资料将处于待处理状态。

在这种情况下，该员工在 Toast Web 中将已经有一个活跃的资料，他们打卡的任何小时将被记录，但在资料变为活跃之前无法支付，因此您可能希望在职位详细信息页面上更新日期。如Toast Payroll:中所述日期术语表，职位开始日期和原始雇佣日期控制员工是否有资格出现在工资单上，因此为了在即将到来的工资单上支付他们，这两个日期必须在该工资单的支付周期内。将这两个日期调整为今天或过去的某个日期将使其状态更改为活动，并允许他们在包含这两个日期的工资单上获得支付。

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添加或雇用员工时的演示徽章

如果Toast发现一个"重复的"Toast Payroll档案，具有相似或匹配的名称、电子邮件地址或电话号码，则该档案带有演示徽章，可能表示您尝试添加或雇用的同一用户的现有档案。仔细审查建议匹配的卡片上的信息，以确保这不是某个具有相似姓名、电子邮件或电话号码的人的资料。如果您确定这是您尝试添加或雇用的同一个人，请选择该资料并选择下一步。

如果是这种情况，该个人将在Toast Web中拥有一个活动档案，但他们的Toast Payroll档案不符合工资单支付的资格，因为他们的状态是演示（这通常包括被设置为演示以保持对系统访问的簿记员和会计，但不计入每月员工成本）。系统假设您想将此人设为活动员工，因此您将被带到他们的Toast Payroll档案，您可以在此更新他们的状态。按照Toast Payroll:中的步骤操作。如果您希望进行更改，请进行员工状态更改。

完成后，Toast Payroll档案将保持与Toast Web档案的映射，员工将有资格获得工资。然而，这一点非常重要，如果在Toast Payroll:中遵循了步骤，给非员工访问权限以最初将此Toast Payroll档案置于演示状态，则该个人将未在Toast Payroll中完成任何新雇佣步骤。如果您更改状态并将Toast Payroll档案更新为活动状态，则该个人应遵循Toast Payroll:中的适用步骤。员工入职（员工指南）以输入他们的社会安全号码，填写I-9表和W-4表，并设置直接存款等步骤。这些都是确保档案包含所有必要信息并且个人准确获得支付的关键步骤。

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重复档案检测常见问题

如果我选择继续创建新档案而不是选择现有档案，会怎样？

您始终可以跳过重复档案，继续在Toast Web或Toast Payroll中创建新档案。这让您可以跳过不良匹配，例如如果某个员工与另一名员工有相似或相同的名字。然而，当Toast找到的"重复"档案是您尝试雇用的用户的档案时，我们不建议这样做。创建重复的档案几乎总是会在后续产生负面影响，并需要进一步的工作来纠正，因此尽早避免这些可以节省时间和挫折。

我如何确认在选择现有档案后系统自动执行的操作？

当您在 Toast Web 中添加员工或在 Toast Payroll 中雇用员工时选择重复档案时，系统将始终在这两个档案之间进行映射（或确认映射），因此这是最好的起点。

1. 1. 在 Toast Payroll 中，导航到 设置 > Toast > 员工。
   2. 找到您正在处理的员工，并验证正确的档案是否已映射在一起。请参考此信息的姓名和电子邮件地址。如果需要，选择铅笔图标，您还可以查看 Toast Web 档案最后一次打卡的时间，为您提供另一个参考点。
      1. 如果您认为选择了错误的“重复”档案并意外地将两个无关的档案映射在一起，请联系客户服务。
   3. 如果映射准确，请导航到 Toast Web 和 Toast Payroll 中员工的档案。
      1. 在 Toast Payroll 中，验证员工的职位和薪资。这些将与 Toast Web 档案中的信息匹配。
      2. 在 Toast Web 中，验证员工的 POS 访问代码，并在新的 绩效 标签中确认他们的时间输入和小费数据。这将与 Toast Payroll 的时间表数据匹配。

如果我在此过程中选择了错误的档案怎么办？

如果您收到了重复档案警告，并且认为选择了错误的档案，尽快修复这一点非常重要。通过选择任何 Toast Payroll 页面右下角的 蓝色聊天按钮 联系 Toast Payroll 客户服务团队以获取帮助。

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此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。