Toast 薪资管理系统：获取有关 ACA 申报的帮助

本文内容：

• ACA 申报时间线
• ACA 前期工作
• 步骤 1：填写 ACA 清单问卷
• 步骤 2：查看 Toast 薪资管理 ACA 检查清单项目
  • 规格表
  • ACA 申报导入（如适用）
  • 员工保险范围数据导入
  • 受抚养人和受抚养人保险范围数据导入
  • COBRA 保险范围数据导入
• 步骤 3：完成 ACA 审核
  • 进行编辑

ACA 申报时间表

• 进行中/每月： ACA 报告
  • 导航至“福利”>“查看和管理健康福利”>“ACA 报告”。
  • 雇主可以使用 Toast 薪资管理系统中的 ACA 报告工具，根据员工的工时和是否提供保险来更好地评估员工的 ACA 资格。即使您并未持续跟踪资格审查或月度资格审查，Toast 薪资管理系统仍然可以代表您提交 1095-C 表格。
• 2026 年 1 月 9 日：Toast 的《ACA 申报清单调查问卷》推荐完成日期。
• 2026 年 1 月 27 日：经典福利模块中所有 Toast 薪资管理 ACA 检查清单申报项目的提交截止日期。
  • 导航至“福利”>“查看和管理健康福利”>“申请 ACA 申报”，获取 Toast 薪资管理系统提交文件所需的有用信息列表。
• 全新升级！2026 年 2 月 6 日： 要求 Toast 薪资管理系统打印并邮寄 1095-C 表的截止日期。根据《减轻文书负担法案》，Toast 将不再自动寄送这些表格，除非您提出要求。
  • 如需申请打印和发货，请通过 benefitsops@toasttab.com 联系我们。 
• 2026 年 3 月 2 日： 美国国税局向员工分发 ACA 表格 (1095-C) 的截止日期。
  • 雇主必须向未选择使用电子表格的员工分发纸质表格。在此截止日期之前，系统中将可提供电子表格。
• 2026 年 3 月 31 日：IRS 电子版 ACA 表格的截止日期。
  • 在您审核后，Toast 薪资管理系统将代表您将所有适用的表格转交美国国税局。

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ACA 前期工作

在将 ACA 文件归档到经典福利模块之前，请务必完成 Toast 薪资管理员工保险数据导入。有两种方法可以完成员工保险数据导入：

1. 如果您已完整使用 Toast 薪资管理经典福利模块一整年，可以填写 ACA 规格表。完成后，系统将自动生成员工保险数据导入。
   1. 如果您有自保医疗计划，可能需要采取其他步骤来填写 ACA 规格表。有关更多信息，请参阅下文。
2. 如果您尚未完全使用 Toast 薪资管理经典福利模块一整年，您仍然可以手动完成员工保险数据导入。
   1. 如果您设置了 2025 年的医疗扣除额，但没有医疗福利，您仍然需要手动完成员工保险数据导入。 

为确保申报流程顺利进行，请按照美国税务海关总署的规定完成以下每个步骤。截止日期以红色显示在 ACA 控制面板的申报清单上。要访问控制面板，请导航至“福利”>“查看和管理健康福利”>“申请 ACA 申报”。
 

1. 填写 ACA 清单调查问卷
2. 查看 Toast 薪资管理系统 ACA 检查清单项目
3. 完成 ACA 审核

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步骤 1:填写 ACA 清单问卷
 

在 ACA 控制面板中（“福利”>“查看和管理健康福利”>“申请 ACA 申报”），您可以在左侧面板中找到申报清单调查问卷。
 

填写此问卷时，请考虑以下问题：

1. 您的医疗计划是否为自保计划？自保医疗计划有特殊的申报要求。如果您对特定申报要求有疑问，请联系您的福利经纪人/承运人或持牌专业人士。 
2. 您是否使用 Toast 薪资管理经典福利模块来协助跟踪年度员工资格？如果您尚未使用过 2025 年全年的 Toast 薪资管理经典福利模块，Toast 薪资管理系统可能需要您提供更多信息。  
3. Toast 薪资管理系统中列出的相关数据是否为最新数据？依赖的数据可以成为自保计划下提交 ACA 申报的一个重要因素。如果未出现对依赖项数据的任何更新，可能需要提供其他信息。 
    

填写问卷后，页面右侧将显示更新后的申报清单及相应日期。申报清单项目将根据您在 ACA 清单调查问卷中的答复自动生成。

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步骤 2:查看 Toast 薪资管理 ACA 检查清单项目

规格表 

此表格仅适用于您使用 Toast 薪资管理经典福利模块的情况。观看此简短视频或按照以下步骤操作：

要访问规格表：

1. 导航至“福利”>“查看和管理健康福利”>“申请 ACA 申报”。
2. 从申报清单中，选择“规格表”的蓝色开始按钮。
3. 首先，说明 Toast 薪资管理系统是否不应为任何获得医疗保险的员工或无需申报 ACA 的员工进行税务申报。 系统将提供默认答案“否”。 
4. 选择“下一步”以继续下一步。 
5. 在接下来的页面中，您需要填写每个福利层级的具体申报信息。然后，系统将用问题提示您输入每个福利层级的申报信息。第 4 步将要求您提供以下信息：
   1. 日历年计划 - 日历年计划从 1 月 1 日开始，12 月 31 日结束。为每个福利层级选择“是”或“否”。 并非所有医疗计划都按日历年计划运行。如果您的医疗计划续期为年中，请选择“否”。然后，您需要为每个适用的福利层级填写年初和年底的计划年度日期。例如，如果您的医疗计划于 2026 年 9 月 1 日续期，您会在第一个计划年份日期框中输入“01/01/2026 - 08/31/2026”，然后在第二个计划年份日期框中输入“09/01/2026 - 12/31/2026”。
   2. 医疗保险优惠 - 指示特定福利层级是否通过 Toast 薪资管理经典福利模块获得医疗保险。 
   3. 自保 - 指明适用的福利层级是否获得了自保医疗计划。
      • 如果您选择自保，并且您的福利层级对于列出的层级显示“无”或“无”，您可以在选择“完成”之前将层级标记为“自保”。
      • 如果您只列出了一个层级，但部分员工购买了自保保险，请发送电子邮件至 benefitsops@toasttab.com 联系福利与商业服务团队，以便为您添加新的层级。
   4. 方框 14、方框 15 和安全港 (方框 16) - 虽然方框 14、方框 15 和安全港会自动填充，但您仍然必须检查每个字段。如需填写这些字段的帮助，点击此处获取说明。
       
      
       
6. 选择“完成”以完成此过程。 

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ACA 申报导入（如适用）

完成 ACA 清单问卷和规格表步骤后，系统可能会自动生成其他任务供您完成。这些任务可能包括：
 

1. 员工保险数据导入；
2. 受抚养人和受抚养人保险范围数据导入；或者
3. COBRA 保险范围数据导入。
    

这些导入操作会告知 Toast 系统如何将您的数据导入到您的 ACA 表格中。如果系统提示您完成这些导入，请按照以下步骤操作：

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员工保险范围数据导入

如果您全年未使用 Toast 薪资管理经典福利模块,则必须导入此模块。

如果您在一年中有一段时间使用过 Toast 薪资管理经典福利模块，或者您在年中开始充分利用该模块，则只需完成未使用该模块的月份的员工保险数据导入即可。例如，如果您在 4 月开始使用模块，报告将自动填充 4 月至 12 月期间的数据。然后，您需要手动输入 1 月至 3 月期间的任何额外信息。

注意：如果在导入员工保险数据后发现存在差异，您可以选择修复数据并完成单个员工的导入。要为单个员工上传文件，请确保在 A 列（匹配值）中列出相应员工的单行文件。

要完成员工保险数据导入，请观看此简短视频或按照以下步骤操作： 
 

1. 导航至“福利”>“查看和管理健康福利”>“申请 ACA 申报”。
2. 在申报清单中，选择员工保险数据导入的蓝色开始按钮。选择“下载”，将员工保险范围数据导出为预先填充的电子表格。
   1. 导出的内容将根据您制定的规范生成符合条件的员工。但是，该类别也可能包括在申报年度内未工作的已离职员工，因此请务必筛选出来。如果导出的电子表格中缺少员工，您可以将其录入到 Toast 薪资管理系统中。添加到 Toast 薪资管理系统后，新导出的电子表格将包括更新后的员工信息。 
      
      
       
3. 导出内容将列出每位员工在一年中每月的第 14、15 和 16 格中的列。本文将介绍每个方框的用途以及每个部分的编码选项。以此为指南，为每位员工确定合适的代码。
   1. 导出的内容将根据现有的 Toast 数据自动填充。如果您没有使用 Toast 薪资管理经典福利模块，则必须审核和调整此数据，以准确反映贵公司的申报数据。
4. 接下来，请检查文件格式，确保列顺序与原始顺序一致，且标题未改动。上传前，请务必将此文件保存为 .csv 文件。 选择“选择文件”，将文件上传到 Toast 薪资管理系统。
   1. 将文件上传至 Toast 薪资管理系统可能需要几分钟，具体取决于文件内容。文件上传时，请不要刷新屏幕。
5. 文件上传后，您将看到一个选项，用于查看导入记录是否有误。
   1. 信息无效或缺失的文件可能会导致错误。系统会标记此错误以提醒您注意，并在文件得到更正之前阻止其导入。选择“+”符号并更新突出显示的行信息，以更正文件中的错误。然后，您就可以在文件顶部选择“保存”选项。
   2. 如果文件包含大量错误，另一种选择是修复保存在计算机上的导入文件并上传更正的副本。 
      
      
      
      
6. 文件加载完成后，选择页面底部的“完成”以完成导入。

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受抚养人和受抚养人保险范围数据导入

只有在整个 ACA 年度未使用 Toast 薪资管理经典福利模块并且有自保医疗计划时，才需要进行导入。 如果您的一个或多个医疗计划是自保计划，根据 ACA 法规，您可能需要提供受抚养人的信息。填写“从属保险范围数据导入”即可包含此信息，该数据可在 ACA 检查清单中找到。 
 

与员工数据覆盖导入类似，从属覆盖数据导入文件也将根据 Toast 薪资管理系统中列出的数据自动填充从属信息和覆盖详情。 如果文件中缺少受抚养人的信息或保险范围详情，则必须手动将这些信息添加到文件中，然后才能将文件导入 Toast 薪资管理系统。 

注意：A 列(导出 ID)应在受抚养人的行中包含值“0”。 
 

要将日历年度的所有受抚养人纳入文件，请观看此简短视频或按照以下步骤操作： 
 

1. 导航至“福利”>“查看和管理健康福利”>“申请 ACA 申报”。
2. 从申报清单中，选择受抚养人和受抚养人保险范围数据导入的蓝色开始按钮。选择“下载”，将 Toast 薪资管理系统中列出的受抚养人保险范围数据导出为自动填充的电子表格。 
    
   
    
   列将在 1 月至 12 月期间列出。对于每个列，请输入“0”或“1”，以反映受抚养人在该月是否有保险。在这些列中,数字0表示受抚养人不在医疗计划范围内。数字 1 表示医疗计划涵盖受抚养人。 
   
   要添加目前尚未列入 Toast 薪资管理系统的受抚养人，请填写以下受抚养人的字段：
    
   • 导出 ID：导出 ID 0 表示有一条新记录。 
   • 员工编号：员工编号应与 Toast 薪资管理系统当前列出的编号保持一致。 
   • FEIN：FEIN 应与 Toast 薪资管理系统当前列出的信息一致。
   • 员工名字：员工的名字应与 Toast 薪资管理系统当前列出的名字一致。 
   • 员工姓氏：员工的姓氏应与 Toast 薪资管理系统当前列出的姓氏一致。 
   • 名字：此字段指的是 Toast 薪资管理系统中当前列出的该员工的受抚养人名字。 
   • 姓氏：此字段指的是 Toast 薪资管理系统中当前为该员工列出的受抚养人的姓氏。 
   • SSN：此字段指的是受抚养人的社会保障号，该社会保障号目前列于 Toast 薪资管理系统中。 
   • 出生日期：此字段指的是受抚养人的出生日期，该日期目前列于 Toast 薪资管理系统中。 
   • 性别：此字段指的是 Toast 薪资管理系统中当前为该员工列出的受抚养人的姓氏。有效条目为男性、女性或不希望识别。
   • 依赖类型：此字段表示受抚养人与员工的关系。有效条目包括“子项”、“配偶”和“家庭伴侣”。 
   • 是否为学生：此字段用于询问受抚养人当前是否为学生。有效条目为“是”或“否”。
   • 已禁用：此字段询问受抚养人当前是否已被禁用。有效条目为“是”或“否”。
   • 使用员工地址：此字段询问受抚养人是否应与员工共享同一地址。有效条目为“是”或“否”。 
     • 如果选择“是”，下面列出的地址字段可以留空，受抚养人的地址将自动填充员工的地址。 
     • 如果选择“否”，则必须输入下面列出的地址字段。
       • 地址 1
       • 地址 2（可选）
       • 城市
       • 州
       • 邮政编码
3. 接下来，请检查文件格式，确保列顺序与原始顺序一致。然后，您就可以选择“保存”，将文件保存在计算机上。选择“选择文件”，将文件上传到 Toast 薪资管理系统。将文件上传至 Toast 薪资管理系统可能需要几分钟，具体取决于文件内容。文件上传时，请不要刷新屏幕。
4. 文件上传完成后，您将看到一个选项，“检查导入记录是否有误”。 信息无效或缺失的文件可能会导致错误。系统会标记此错误以提醒您注意，并在文件得到更正之前阻止其导入。
   1. 您可以通过选择“+”符号并更新突出显示的行信息来更正文件中的错误。然后，您就可以在文件顶部选择“保存”选项。
   2. 如果文件包含大量错误，另一种选择是修复保存在计算机上的导入文件并上传更正的副本。 
5. 文件加载完成后，点击页面底部的“完成”以完成导入。

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COBRA 保险范围数据导入

仅当 Toast 薪资管理系统中列出的离职员工在离职后享有自保医疗计划覆盖时，经典福利模块用户才需要导入此计划。详情请参阅美国国税局网站。

有自保医疗计划的雇主可能需要报告眼镜蛇的保险范围。如果您的一个或多个医疗计划属于自保计划，根据 COBRA 法规，您可能还需要提供更多信息。填写 COBRA 保险范围数据导入文件即可包含此信息，此文件可在 ACA 申报清单中找到。

注意：此导入文件将包含整个日历年度内未工作的员工的记录。在将报告导入 Toast 薪资管理系统之前，请检查员工，并确定是否任何员工已加入眼镜蛇保险至少一个月。您可以将您确定未选择 COBRA 保险的任何前员工从文件中移除。 
 

要将日历年的 COBRA 保险范围数据包含在文件中，请观看此简短视频或按照以下步骤操作： 
 

1. 导航至“福利”>“查看和管理健康福利”>“申请 ACA 申报”。
2. 在申报清单中，选择“COBRA 保险范围数据导入（如适用）”的蓝色开始按钮。
3. 选择“下载”，将 Toast 薪资管理系统中列出的 COBRA 保险范围数据导出为自动填充的电子表格。 
    
   
    
   列将在 1 月至 12 月期间列出。对于每个列，请输入“0”或“1”以反映员工在对应月份是否拥有 COBRA 保险。在这些列中，数字 0 表示员工未加入医疗计划。数字1表示员工已加入医疗计划。 
    
   注意：导出的内容将根据您制定的规格生成员工。如果导出的电子表格中缺少离职员工，您可以将其录入到 Toast 薪资管理系统中。一旦添加到 Toast 薪资管理系统，HR Plus 用户可以在“状态更改”中终止该员工的雇佣记录。然后，新导出的电子表格将反映该前员工的信息。
   
   
    
4. 接下来，请检查文件格式，确保列顺序与原始顺序一致且标题未改动。导入前，请务必将此文件保存为 .csv 文件。然后，您就可以选择“保存”，将文件保存在计算机上。选择“选择文件”，将文件上传到 Toast 薪资管理系统。将文件上传至 Toast 薪资管理系统可能需要几分钟，具体取决于文件内容。文件上传时，请不要刷新屏幕。 
5. 文件上传后，您将看到一个选项，用于查看导入记录是否有误。 信息无效或缺失的文件可能会导致错误。系统会标记此错误以提醒您注意，并在文件得到更正之前阻止其导入。
   1. 您可以通过选择“+”符号并更新突出显示的行信息来更正文件中的错误。然后，您就可以在文件顶部选择“保存”选项。
   2. 如果文件包含大量错误，另一种选择是修复保存在计算机上的导入文件并上传更正的副本。 
6. 文件加载完成后，点击页面底部的“完成”以完成导入。 

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步骤 3:完成 ACA 审核

在提交 ACA 申报数据之前，建议您先审核申报数据。请按照以下步骤审核您的申报数据。任何 HR+ 用户都可以通过导航到“福利”>“查看和管理健康福利”>“申请 ACA 申报”来访问 ACA 控制面板。

1. 选择“报告”选项卡并向下滚动至“ACA 申报”部分。
2. 选择一个或所有 FEIN。
3. 选择年份。 
4. 选择“审核申报数据”。这将为所有符合 1095-C 表格资格的员工生成一个包含 1095-C 数据的 CSV 文件。加载此报告可能需要几分钟。

在报告中，您可以看到日历年每月的 1095-C 方框 14、15 和 16 的值（例如，方框 14-1 = 方框 14 的值，适用于一月）。如果员工从事相当于全职工作的小时数或在多个 FEIN 中享有保险，可能会收到多份 1095-C 表格。此报告还将包括关键指标，如雇用日期和离职日期。

以下列出了一些在填充数据中需要查看的注意事项，如有必要，请在 Toast 薪资管理系统截止日期前更新。请注意，如果您预计会对数据进行大量更改，我们建议您在更改申报数据报告之前，先查看下方的“编辑”部分。
 

1. 无效组合
   
   • 如果出现无效的组合错误，则文件中可能有无效的方框 14 和方框 16 代码组合。 
2. 信息缺失或空白
   
   • 如果文件中缺少信息，相应字段中可能会有星号表示缺少信息。 信息可能缺失，因为数据并非从 Toast 薪资管理系统自动生成或导入到 Toast 薪资管理系统。
3. 每位员工多个 FEIN
   • 如果您有在多个 FEIN 下工作的员工，Toast 薪资管理系统将针对该员工所在的每个 FEIN 生成 1095-C 表格。美国国税局 (IRS) 指令规定,ALE 成员的每位全职员工只能填写一份 1095-C 表，方可受雇于该 ALE 成员。在审核您的数据时，您可以选择一个要申报的 FEIN，然后注明该员工不符合其他 FEIN 的承保范围，从而合并任何被多次（针对多个 FEIN）列名的员工的记录。请注意，该员工不符合其他 FEIN 的承保范围，您需要更新这些记录中列出的代码。

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进行编辑

如果您有一些修改需要，最简单的方法是手动更新受影响员工各自档案中的 ACA 申报数据。要更新员工编码，请执行以下操作：

1. 在员工档案 > 福利选项卡下，导航至员工的 ACA 申报数据。
2. 在页面上选择“编辑”并进行更改。

如果您有大量编辑，可以通过导入文件进行更改。为此，我们建议采取以下步骤：

1. 导航至“福利”>“查看和管理健康福利”>“申请 ACA 申报”。
2. 在 ACA 控制面板上，前往申报清单调查问卷。
   1. 如果您尚未执行此操作，请在问题 2 中选择“否”。问题 2 询问您是否使用 Toast 薪资管理经典福利模块来跟踪登记。即使您确实使用了模块，也可将其切换为“否”，以便访问导入文件。
3. 在问卷右侧，选择“员工保险数据导入”旁边的“编辑”铅笔。
4. 选择“下载”以访问包含 1095-C 数据的文件。
5. 对文件进行所有必要编辑。
6. 返回 ACA 控制面板，将数据导入回系统。

有关如何下载和导入文件，请查看此快速演示：
 

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本内容仅供参考之用，不构成法律、税务、人力资源或其他任何专业建议。  如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。