Toast 薪资：获取有关 W-2 表格的帮助
上次更新时间：2026年7月7日 16:37
查找、分发和打印 Toast Payroll W-2 表格 — 电子版与纸质版、员工选择、下载以及最新动态。
2026年税务申报有哪些新变化
《One Big Beautiful Act》法案包含“小费免税”和“加班费免税”条款。这意味着符合条件的员工在2026年申报2025年个人所得税时，可以享受相应的个人税收抵扣。为了协助进行此项个人税务申报，Toast Payroll已在Toast Payroll的员工个人资料中注明了这些小费金额和加班费金额，路径为我的资料 > 税务与文档 > 年终文档。请参阅Toast Payroll：小费和/或加班费免税以获取更多信息。
注意：请咨询会计师或税务专业人士，获取有关您个人税务状况的建议。
准备W-2表格
什么是电子版W-2表格，为什么要使用它？
电子版W-2表格与纸质W-2表格具有相同的官方IRS表格效力，可用于报税。员工可以随时从MyToast应用程序或Toast Payroll中打开或下载该表格。
电子配送比邮寄表格更安全，因为W-2表格包含员工完整的社会安全号码（SSN）。它也不会在邮寄过程中丢失或被盗。
雇主必须向所有员工提供纸质W-2表格，除非雇主已获得员工同意，即员工选择以电子方式访问该表格。Toast Payroll在员工新入职步骤中提供此同意书，并默认为未做出选择的员工进行电子版W-2配送。您可以通过在Toast Payroll中导航至报告 > 税务申报 > 年终文件，来验证已选择电子副本的在职员工。
客户始终可以导航至Toast Payroll中的税务，并选择选择电子版W-2的员工磁贴中的下载图标，为任何或所有选择电子副本的员工打印W-2表格。您将收到一个PDF文件，其中包含所有选择以电子方式接收W-2表格的员工的W-2表格。然后，您可以选择从该批量文件中打印全部或部分W-2表格。
常见问题：
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- 什么是数字版W-2？
- 我为什么要使用电子版W-2？
员工如何同意接收电子版W-2表格？
员工在入职时通过新员工入职清单同意接收电子版W-2表格。Toast Payroll会询问他们希望如何配送年终文件。电子配送是首选且默认的选项。一旦员工接受条款和条件并选择确认，他们将继续进行新员工入职清单的步骤。
此操作只需执行一次。除非员工想要更改其选择，否则无需每年重复此操作。
员工如何更改其W-2表格的选择？
之前已填写同意书并希望更改其选择的员工可以在 Toast Payroll 中进行更改。这必须在公司提交年度最后一次工资单之前完成，届时 Toast 将收集每位员工和雇主的 Form W-2 设置。
要更改 Form W-2 选择：
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- 登录 Toast Payroll 并导航至 我的个人资料 > 税务与文档 > 年终文档。
- 选择 编辑 铅笔图标以更改配送方式。
- 选择预期的选项，提供电子签名，然后选择 保存。
预期结果：新的选择将存储在员工的 文档库 选项卡中。在年度最后一次工资单之后所做的任何更改，要到下一个年终结算期才会生效。
注意：如果您想更改从工资中预扣的税款金额（而非 Form W-2 的配送方式），请更新 Form W-4，而非 Form W-2。请参阅 Toast Payroll：更新 Form W-4 信息。
我如何查看谁选择了电子版 Form W-2？
管理人员可以通过在 Toast Payroll 中运行报告来查看哪些在职员工选择了电子版 Form W-2。导航至 报告 > 税务申报 并选择 年终文档 按钮。
在此报告中，标记为 电子表格 的列显示了哪些员工已选择电子版 Form W-2 并完成了同意书。
管理人员可以代表在职员工编辑其选择。选中您希望编辑的员工对应的复选框，然后选择页面底部的 编辑 按钮。
您还可以创建一个 自定义报告，其中包含 电子年终文件 字段。自定义报告显示了谁选择了电子版 W-2 表格，谁选择了纸质版，以及谁的状态为“未知”（员工尚未登录 Toast Payroll 进行选择，并将收到纸质版 W-2 表格）。为此自定义报告使用 员工属性 模板。
常见问题：
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- 我可以运行一份报告来查看我的员工是如何接收他们的 W-2 表格的吗？
- 我该如何查看谁选择了纸质版，谁选择了电子版？
W-2 表格选择何时需要锁定？
Toast Payroll 必须在提交年度最后一次工资单之前，收到要求提供纸质版 W-2 表格的员工的选择确认。任何选择纸质版 W-2 表格的员工都将拥有一份纸质表格（位于 税务中心 或由 Toast 寄出），该表格需要由雇主分发给员工。
查找、下载和打印 W-2 表格
我的员工在哪里可以找到他们的电子版 W-2 表格？
员工可以通过两种方式获取其数字版 W-2 表格：MyToast 应用程序和 Toast Payroll。您可以在餐厅人流量大的区域张贴 通知，以便员工了解何时何地可以访问他们的 W-2 表格。注意：Toast Payroll 目前在魁北克省不可用。当产品在您所在地区推出时，将提供此表格的法语版本。
MyToast 应用程序（仅限在职员工）：2026 年，所有在职员工均可在 1 月 19 日或之后使用 MyToast 应用程序查看并下载其 W-2 表格。扫描源海报中的二维码，即可下载适用于 Apple 和 Android 设备的应用程序。请参阅 MyToast 应用程序：有关下载或登录该应用程序的详细信息，请参阅账户。登录后，导航至 支付 > 访问税务表格 (W2s) 并选择一份 W-2 表格。
Toast Payroll（在职和离职员工）：如果离职或被终止雇佣关系的员工需要其 W-2 表格，或者员工不想使用 MyToast 应用程序，他们可以在 1 月 19 日或之后登录 Toast Payroll。然后，他们应在主页上选择查看税务与文档，以查看或下载单独的 W-2 或 1095-C 表格（如适用）。
员工可以观看此视频，了解如何在 Toast Payroll 中查找其 W-2 表格，并学习如何理解其中的信息。
常见问题：
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- 我从哪里获取 Toast 提供的 W2？
- 我怎样才能获得 2024 年的 W2？
- 我在哪里可以找到我的 W-2 表格？
选择纸质 W-2 表格的员工如何获取该表格？
选择纸质 W-2 表格的员工如何接收该表格，取决于雇主选择的打印方式：
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- 如果您的公司选择了自助服务 W-2 表格，您需要为要求纸质表格的员工下载、打印并分发 W-2 表格。请参阅Toast Payroll 的接收 W-2 表格部分：管理 W-2 表格体验以获取步骤。
- 如果您选择由 Toast Payroll 打印 W-2 表格，Toast 会将其邮寄到您的公司。您仍需负责在 1 月 31 日的社保局 (SSA) 截止日期前将其分发给每位员工。
电子版 W-2 表格可用时会通知员工吗？
是的。所有 W-2 表格将于 2026 年 1 月 19 日在 MyToast 应用程序和 Toast Payroll 系统中提供。在职员工的表格可用时，他们会通过 MyToast 应用程序收到通知。选择接收电子版 W-2 表格的员工有责任自行访问其 W-2 表格。
W-2 表格包含哪些内容？谁会收到？
W-2 表格包含员工在一个日历年内赚取的应纳税工资以及从这些工资中预扣的任何税款。雇主必须向每位领取工资的员工提供 W-2 表格。W-2 表格也会提交给美国国税局 (IRS)，员工使用该表格申报个人所得税。
所有在一个日历年内有应纳税工资记录的员工都将收到 W-2 表格。现任和前任员工可以通过 MyToast 应用程序或 Toast Payroll访问这些表格。根据社会保障局 (SSA)的规定，未同意接收电子版 W-2 表格的员工，需要由雇主在每年 1 月 31 日前将其表格打印并邮寄或分发给他们。
分发 W-2 表格有哪些选项？
通过 Toast Payroll 分发 W-2 表格有三种选项。W-2 表格将于 2026 年 1 月 19 日提供。要选择分发方式，请考虑以下几点：
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- 只要在上一日历年有工资收入，现任和前任员工均可随时在 Toast Payroll 上访问电子版 W-2 表格。电子版 W-2 表格无需雇主采取任何进一步行动。
- Toast Payroll 会在每年年初检查是否有员工选择了纸质版 W-2 表格。一旦 Toast 完成此操作，即将到来的 W-2 表格的选项将无法更改。
- 对于任何选择纸质版 W-2 表格的员工，表格需要由雇主或Toast Payroll打印。这取决于在提交年度最后一次工资单之前，在税务页面上所做的 W-2 表格打印选择（该选项在 10 月下旬或 11 月上旬开放）。提交后，对此设置的任何更改都将在下一个年终结算季生效。
电子/数字版 W-2 表格
经理和系统管理员可以通过导航至员工个人资料，选择 税务与文档 > 年终表格 并更改选项，代表员工同意接收电子版 W-2 表格。这适用于在职和离职员工。
仅针对在职员工，您还可以通过导航至 报告 > 税务申报 并选择 年终文档 按钮来应用批量同意。
注意：美国国税局 (IRS) 要求员工同意以电子方式接收 W-2 表格，而非纸质副本。如果员工希望收到其 W-2 表格的纸质副本，他们有权向公司提出该选项请求。从 IRS 了解更多信息。
自助纸质 W-2 表格打印
如果员工选择纸质版 W-2 表格，客户将默认采用自助方式处理这些表格。这是推荐选项，因为无需支付任何费用，且您可以在表格可用时立即打印和配送。
在默认启用自助打印的情况下，雇主应按照 SSA 规定 为员工打印并配送 W-2 表格，但仅限于未选择电子配送的员工。税务中心 将选择电子版和选择纸质版 W-2 表格的员工分离开来。W-2 表格 PDF 将于 1 月 19 日起可供打印，可在 税务 下找到。
要批量打印贵公司的纸质 W-2 表格，请导航至 Toast Payroll 中的 税务。1 月 19 日及之后，您会在税务中心顶部的横幅中看到一个标记为 2025 纸质 W-2 表格 的按钮。选择此按钮可获取一个 PDF 文件，其中包含所有选择纸质版 W-2 表格的员工的 W-2 表格。如果您有超过 100 份纸质 W-2 表格，可能会有多个文件。您可以选择从此批量文件中 打印选定的 W-2 表格。请参阅 Toast Payroll：下载并打印 W-2 表格（针对雇主）以获取更多详细信息。
由 Toast 打印的纸质 W-2 表格
Toast Payroll 可以打印并寄送 W-2 表格，适用于选择纸质副本或从未登录以进行 W-2 表格选择的员工。Toast Payroll 收取每份打印表格 5 美元的费用，外加标准运费。
要让 Toast Payroll 打印并邮寄 W-2 表格，您必须在提交年度最后一次工资单之前选择退出自助打印。导航至 Toast Payroll 中的税务，并将切换开关更改为邮寄至企业（付费）。关于自助打印与...的切换开关。W-2 表格的 Toast 打印功能于每年 10 月下旬或 11 月上旬开放。
当禁用自助打印（选择了邮寄至企业）时，Toast 会为选择纸质版表格的员工打印并寄送 W-2 表格，费用为每份打印表格 5 美元，外加标准运费。每个 FEIN 交付一份打印好的 W-2 表格包裹。包裹中的个人 W-2 表格需根据SSA 法规分发给员工。Toast Payroll 不会直接将 W-2 表格邮寄给员工。
如何打印并向某位特定前员工发送 W-2 表格？
要在 Toast Payroll 中为某位特定在职或前员工打印 W-2 表格：
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- 导航至 Toast Payroll 中的员工个人资料。
- 在员工个人资料上选择税务与文档 > 年终文档。
- 选择W-2 表格链接以下载该员工的 PDF 文件。
- 使用标准信纸尺寸的普通白纸打印该 PDF。请参阅 Toast Payroll：如果表格打印时出现格式问题，请参阅“下载并打印 W-2 表格（针对雇主）”以获取打印机设置。
- 亲自配送、邮寄或以其他方式将打印好的 W-2 表格分发给员工。您可以使用 这种样式的信封 —— Toast Payroll W-2 表格上的雇主和员工地址采用左对齐方式，以适配双窗口信封。
预期结果：前员工会在 1 月 31 日之前收到他们的 W-2 表格（根据社保局 SSA 截止日期）。或者，员工可以 从 Toast Payroll 访问他们自己的电子版 W-2 表格 —— 即使在离职后，他们的登录信息仍然有效。
重要提示：Toast Payroll 无法直接通过电子邮件或邮寄方式将 W-2 表格发送给员工，因为该表格包含员工完整的社会安全号码 (SSN)。
常见问题：
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- 我需要向一位前员工发送 W-2 表格。如何操作？
- 如何打印一份 W-2 表格？
如何查看纸质 W-2 表格的配送地址？
前往 Toast Payroll 中的 税务，访问税务中心。地址显示在顶部的阴影横幅下方。如果您需要更改此地址，请通过 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务。
如何一次性下载所有员工的 W-2 表格？
无论您选择由 Toast 还是您的公司来打印和配送 W-2 表格，税务中心 都有一个用于 选择电子版 W-2 的员工 的下载箭头。导航至 Toast Payroll 中的 税务，然后选择此下载箭头，即可获取所有选择电子版选项的员工的 W-2 表格 PDF。
此外，选择 需要纸质 W-2 的员工 部分的下载箭头，或税务中心顶部的 2025 年纸质 W-2 按钮。这两份文件合并在一起，代表了 Toast 为贵公司准备的所有 W-2 表格。
常见问题：
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- 我需要一份 2025 年的 W-2 清单
- 我想为所有员工打印 W-2 表格——该怎么做？
如果我没有看到“2025 年纸质 W-2”按钮怎么办？
如果在 1 月 19 日之后，您在税务中心顶部的横幅中没有看到 2025 年纸质 W-2 按钮，则说明以下三种情况之一属实：
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- 您的员工中没有人选择纸质 W-2 表格。税务中心可能会显示 没有可分发的纸质 W-2 消息。在这种情况下，您无需负责打印或分发任何 W-2 表格。
- Toast Payroll 正在为您打印纸质 W-2 表格。如果您在年度最后一次工资单发放前切换了 邮寄至企业（付费），Toast 将会打印纸质 W-2 表格并邮寄至您的企业地址。您仍需负责将每份表格分发给相应的员工。
- 您登录了错误的账户或区域。请确认您登录的是 Toast Payroll（网址为 payroll.toasttab.com），而非 Toast Web 或 MyToast 应用程序。税务中心仅对 HR+ 用户以及拥有税务管理权限的经理开放。
常见问题：
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- 我找不到 2025 年的横幅
- 我在“税务”中看不到 W-2 按钮
已关闭的餐厅如何访问 W-2 表格？
当餐厅关闭时，需要遵循适当的账户关闭流程。如果餐厅在日历年度结束前关闭，客户应告知 Toast Payroll 代其申报并生成年度税务文件。
如果已关闭餐厅的员工需要查找 W-2 表格，他们可以使用 相同的步骤 从 Toast Payroll 访问该表格。他们的登录信息仍然有效。
如果餐厅在 Toast Payroll 之后或在同一日历年结束时使用了其他薪资服务，则该薪资服务负责为餐厅进行税务申报并制作 W-2 表格。
常见问题：
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- 我的雇主不再使用 Toast 了——我该如何获取我的 W-2 表格？
我在哪里可以获取往年的 W-2 表格？
员工和前员工可以访问其通过 Toast Payroll 赚取工资的任何往年的 W-2 表格。登录 Toast Payroll 并导航至 我的个人资料 > 税务与文档 > 年终文档。选择您所需年份的 W-2 表格 链接。
注意：往年的 W-2 表格仅在您的雇主使用 Toast Payroll 的年份内提供。如果您的雇主在该年度使用了其他薪资服务提供商，请联系该提供商获取 W-2 表格。
MyToast 应用程序仅显示在职员工最近的一份 W-2 表格。对于往年，请改用 Toast Payroll。
常见问题：
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- 2023 年的 W2 未显示
- 我怎样才能获得 2024 年的 W2？
- 我以前的 W-2 表格在哪里？
Toast 是否会自动向州和联邦机构提交 W-2 表格？
Toast Payroll 会为您生成当年的 W-2 表格（前提是您全年都使用 Toast Payroll，且未在年内中途更换其他薪资服务提供商）。Toast Payroll 还会以电子方式向社会保障局 (SSA) 以及 Toast 支持州申报的相应州机构提交 W-2 表格。
州申报覆盖范围取决于存档的税务信息是否准确（税务 ID、社会安全号码以及当前的州设置）。如果您收到州机构关于申报缺失或被拒的通知，请通过 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务部，以便根据您的账户配置审查该问题。
常见问题：
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- Toast 不是会自动为我们提交 W-2 表格吗？
- 为什么我会收到州 W-2 申报通知？
我的纸质W-2表格未按预期送达 — 我该怎么办？
如果您的纸质W-2表格未在预期日期前送达：
常见问题：
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- 有人告诉我上周五会收到W-2，但我还没收到
- 我的W-2在哪里？
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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他任何专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取建议。