Toast 薪资：获取 W-2 表格相关帮助

本文内容：

• 2026 年税务申报有哪些新变化
• 准备 W-2 表格
  • 什么是电子版 W-2 表格，为什么要使用它？
  • 员工如何同意使用电子版 W-2 表格？
  • 员工如何更改他们的 W-2 表格选择？
  • 我该如何查看谁选择了电子版 W-2 表格？
  • W-2 表格的选择何时需要锁定？
• 查找、下载和打印 W-2 表格
  • 我的员工在哪里可以找到他们的电子版 W-2 表格？
  • 选择纸质版 W-2 表格的员工如何获取该表格？
  • 当电子版 W-2 表格可用时，会通知员工吗？
  • W-2 表格中包含哪些内容？谁会收到一份？
  • 我有哪些配送 W-2 表格的选项？
  • 我该如何为某位特定的前员工打印并发送 W-2 表格？
  • 我该如何检查纸质版 W-2 表格的配送地址？
  • 如何一次性下载所有员工的 W-2 表格？
  • 如果我没有看到 2025 年纸质 W-2 表格按钮怎么办？
  • 已关闭的餐厅如何访问 W-2 表格？
  • 我从哪里可以获取往年的 W-2 表格？
  • Toast 会自动向州和联邦机构提交 W-2 表格吗？
  • 我的纸质 W-2 表格没有按预期送达——我该怎么办？
• 相关文章

2026 年税务申报有哪些新变化

“One Big Beautiful Act”法案包含“小费免税”和“加班费免税”条款。这意味着符合条件的员工在 2026 年申报 2025 年度个人所得税时，可以享受相应的个人员工税收抵扣。为了协助进行此项个人税务申报，Toast Payroll 已在 Toast Payroll 的员工资料中指明了这些小费金额和加班费金额，路径为 我的资料 > 税务与文档 > 年终文档。请参阅 Toast Payroll：小费和/或加班费免税以获取更多信息。

注意：请咨询会计师或税务专业人士，获取有关您个人税务状况的建议。

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准备 W-2 表格

什么是电子版 W-2 表格，为什么要使用它？

电子版 W-2 表格与纸质 W-2 表格具有相同的官方 IRS 表格效力，可用于申报税务。员工可以从 MyToast 应用程序查看该表格，但如果他们需要下载或打印，则应使用 Toast Payroll。在 Toast Payroll 中查看更多详细信息：获取员工资源方面的帮助。

电子配送比邮寄表格更安全，因为 W-2 表格包含员工完整的社会保障号码 (SSN)。它也不会在邮寄过程中丢失或被盗。

雇主必须向所有员工提供纸质 W-2 表格，除非雇主已获得员工同意，即员工选择以电子方式访问该表格。Toast Payroll 在 员工入职步骤 中提供此同意书，并默认为未做出选择的员工进行电子版 W-2 配送。您可以通过导航至 Toast Payroll 中的 报告 > 税务申报 > 年终文件，验证已选择电子副本的在职员工。

客户随时可以导航至 Toast Payroll 中的 税务，并选择 选择电子版 W-2 的员工 磁贴中的下载图标，为任何或所有选择电子副本的员工 打印 W-2 表格。您将收到一个 PDF 文件，其中包含所有选择以电子方式接收 W-2 表格的员工的 W-2 表格。然后，您可以选择打印此批量文件中的所有或部分 W-2 表格。

常见问题：

• • 什么是数字版 W-2？
  • 为什么要使用电子版 W-2？

员工如何同意接收电子版 W-2 表格？

员工在入职时的 新员工清单 中同意接收电子版 W-2 表格。Toast Payroll 会要求他们选择希望如何接收年终文件。电子配送是首选且默认的选项。一旦员工接受条款和条件并选择 确认，他们将继续进行新员工清单的后续步骤。

此操作只需执行一次。除非员工想要更改其选择，否则无需每年重复此操作。

员工如何更改其W-2表格选择？

之前已填写同意书并希望更改其选择的员工可以在Toast Payroll中进行操作。此操作必须在公司提交年度最后一次工资单之前完成，届时Toast将收集每位员工和雇主的W-2表格设置。

要更改W-2表格选择：

1. 1. 登录Toast Payroll并导航至我的个人资料 > 税务与文档 > 年终文档。
   2. 选择编辑铅笔图标以更改配送方式。
   3. 选择预期的选项，提供电子签名，然后选择保存。

预期结果：新的选择将存储在员工的文档库选项卡中。在年度最后一次工资单发放后所做的任何更改，要到下一个年终结算季才会生效。

注意：如果您想更改预扣税款的金额（而非W-2表格的配送方式），请更新W-4表格，而非W-2表格。请参阅Toast Payroll：更新W-4表格信息。

我该如何查看谁选择了电子版W-2表格？

管理人员可以通过在Toast Payroll中运行报告，查看哪些在职员工选择了电子版W-2表格。导航至报告 > 税务申报，然后选择年终文档按钮。

在此报告中，标记为电子表格的列显示了哪些员工选择了电子版W-2表格并完成了同意书。

经理可以代表员工编辑在职员工的选择。勾选您希望编辑的一名或多名员工的复选框，然后选择页面底部的编辑按钮。

您还可以创建一个包含电子年终文档字段的自定义报告。自定义报告显示了谁选择了电子W-2表格，谁选择了纸质表格，以及谁的状态为“未知”（员工尚未登录Toast Payroll进行选择，并将收到纸质W-2表格）。请为此自定义报告使用员工属性模板。

常见问题：

• • 我可以运行一份报告来显示我的员工是如何接收他们的W-2表格的吗？
  • 我该如何查看谁选择了纸质表格，谁选择了电子表格？

W-2表格选择何时需要锁定？

Toast Payroll必须在提交年度最后一次工资单之前，收到员工要求纸质W-2表格的加入申请。任何选择纸质W-2表格的员工都将拥有一份纸质表格，该表格位于税务中心或由Toast寄出，需要由雇主分发给员工。

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查找、下载和打印W-2表格

我的员工在哪里可以找到他们的电子W-2表格？

员工可以通过两种方式获取其数字W-2表格：MyToast应用程序和Toast Payroll。您可以在餐厅人流量大的区域张贴通知，以便员工了解何时何地可以访问他们的W-2表格。注意：Toast Payroll目前在魁北克省不可用。当产品在您所在地区推出时，将提供此通知的法语版本。

MyToast应用程序（仅限在职员工）：2026年，所有当前在职员工均可使用MyToast应用程序在1月19日或之后查看其W-2表格（如果您需要下载或打印，请使用下方的Toast Payroll方法）。扫描源海报中的二维码，下载适用于 Apple 和 Android 设备的应用程序。请参阅 MyToast 应用程序：账户以了解有关下载或登录应用程序的详细信息。登录后，导航至 付款 > 税务表格 (W2s) 并选择 W-2 表格。

Toast Payroll（在职和离职员工）：如果离职或被终止劳动关系的员工需要其 W-2 表格，或者在职员工想要下载或打印 W-2 表格，他们可以在 1 月 19 日或之后登录 Toast Payroll。然后，他们应在主页上选择 查看税务与文档，以查看或下载单独的 W-2 或 1095-C 表格（如适用）。

员工可以观看此视频，了解如何在 Toast Payroll 中查找其 W-2 表格，并学习如何理解其中的信息。

常见问题：

• • 我从哪里可以获取 Toast 提供的 W2？
  • 我如何获取 2024 年的 W2？
  • 我在哪里可以找到我的 W-2？

选择纸质版 W-2 表格的员工如何获取该表格？

选择纸质版 W-2 表格的员工如何接收该表格，取决于雇主选择的打印方式：

• • 如果您的公司选择了自助式 W-2 表格，您需要为申请纸质表格的员工下载、打印并分发 W-2 表格。请参阅 接收 W-2 表格 部分的 Toast Payroll：管理 W-2 表格体验以获取步骤。
  • 如果您选择由 Toast Payroll 打印 W-2 表格，Toast 会将其邮寄至您的公司。您仍需负责在 1 月 31 日的 SSA 截止日期前将其分发给各位员工。

当电子版 W-2 表格可用时，员工会收到通知吗？

是的。所有 W-2 表格将于 2026 年 1 月 19 日在 MyToast 应用程序和 Toast Payroll 系统中提供。在职员工一旦收到表格，就会通过 MyToast 应用程序收到通知。选择接收电子版 W-2 表格的员工有责任 自行访问其 W-2 表格。

W-2 表格包含哪些内容？谁会收到表格？

W-2 表格包含员工在日历年内赚取的应纳税工资以及从这些工资中预扣的任何税款。雇主必须向每位领取工资的员工提供一份 W-2 表格。W-2 表格也会提交给美国国税局 (IRS)，员工使用该表格申报个人所得税。

所有在日历年内有应纳税工资记录的员工都将收到一份 W-2 表格。现任和前任员工均可 通过 Toast Payroll 访问这些表格。根据 社会保障局 (SSA) 的规定，未同意接收电子版 W-2 表格的员工需要一份打印并邮寄或分发给他们的表格，截止日期为每年的 1 月 31 日。

分发 W-2 表格有哪些选项？

通过 Toast Payroll 分发 W-2 表格有三种选项。W-2 表格将于 2026 年 1 月 19 日提供。要选择分发方式，请考虑以下几点：

• • 只要现任和前任 员工在上一日历年内有工资收入，他们就始终可以在 Toast Payroll 上访问电子版 W-2 表格。电子版 W-2 表格无需雇主采取任何进一步行动。
  • Toast Payroll 会在每年年初检查是否有员工选择了纸质 W-2 表格。一旦 Toast 完成此操作，即将到来的 W-2 表格的选项将无法更改。
  • 对于任何选择纸质 W-2 表格的员工，这些表格需要由 雇主 或 Toast Payroll 进行打印。这取决于在提交年度最后一次工资单之前，在 税务 页面上所做的 W-2 表格打印选择（该选择在 10 月下旬或 11 月上旬可用）。提交后，对此设置的任何更改都将反映在下一个年终季中。

电子/数字 W-2 表格

经理和系统管理员可以通过导航到员工个人资料、选择 税务与文档 > 年终表格 并更改选项，代表员工同意电子 W-2 表格。这适用于在职和离职员工。

仅对于在职员工，您还可以通过导航至 报告 > 税务申报 并选择 年终文档 按钮来应用批量同意。

注意：IRS 要求员工同意以电子方式接收 W-2 表格，而不是纸质副本。如果员工更愿意接收其 W-2 表格的纸质副本，他们有权向公司提出该选项的请求。从 IRS 了解更多信息。

自助纸质 W-2 表格打印

如果员工选择纸质 W-2 表格，客户将默认使用这些表格的自助服务方式。这是推荐的选项，因为没有费用，并且您可以在表格可用时立即打印和分发。

在默认启用自助打印的情况下，雇主应根据 SSA 法规 打印并向员工分发 W-2 表格，但这仅适用于未选择电子配送的员工。税务中心 将选择电子副本的员工与选择纸质副本的员工的 W-2 表格分离开来。W-2 表格 PDF 将于 1 月 19 日起可供打印，可在 税务 下找到。

要批量打印贵公司的纸质 W-2 表格，请导航至 Toast Payroll 中的 税务。在 1 月 19 日及之后，您会在税务中心顶部的横幅中看到一个标记为 2025 纸质 W-2 的按钮。选择此按钮可接收一个 PDF 文件，其中包含所有选择纸质副本的员工的 W-2 表格。如果您有超过 100 份纸质 W-2 表格，您可能会有多个文件。您可以选择从该批量文件中打印选定的 W-2 表格。请参阅 Toast Payroll：下载并打印 W-2 表格（适用于雇主）以了解更多详情。

由 Toast 打印的纸质 W-2 表格

Toast Payroll 可以打印并寄送 W-2 表格，适用于选择纸质副本或从未登录以进行 W-2 表格选择的员工。Toast Payroll 收取每份打印表格 5 美元的费用，外加标准运费。

若要让 Toast Payroll 打印并邮寄 W-2 表格，您必须在提交年度最后一次工资单之前选择退出自助打印。导航至 Toast Payroll 中的税务，并将开关切换至邮寄至企业（付费）。关于自助打印与Toast 打印 W-2 表格的切换开关将于每年 10 月下旬或 11 月上旬开放。

当禁用自助打印（选中邮寄至企业）时，Toast 将为选择纸质版表格的员工打印并寄送 W-2 表格，费用为每份打印表格 5 美元，外加标准运费。每个 FEIN 交付一包打印好的 W-2 表格。包裹中的个人 W-2 表格需根据社会保障局 (SSA) 规定分发给员工。Toast Payroll 不会直接将 W-2 表格邮寄给员工。

如何为某位特定前员工打印并发送 W-2 表格？

若要在 Toast Payroll 中为某位特定的在职或前员工打印 W-2 表格：

1. 1. 导航至 Toast Payroll 中的员工个人资料页面。
   2. 在员工个人资料页面上选择税务与文档 > 年终文档。
   3. 选择 Form W-2 链接以供下载该员工的 PDF。
   4. 使用标准信纸尺寸的普通白纸打印 PDF。请参阅 Toast Payroll：如果打印出的表格格式有问题，请参阅“下载并打印 Form W-2（针对雇主）”以获取打印机设置。
   5. 亲自递送、邮寄或以其他方式分发打印好的 Form W-2 给员工。您可以使用 这种样式的信封 —— Toast Payroll Form W-2 上的雇主和员工地址均为左对齐，以适配双窗口信封。

预期结果：离职员工会在 1 月 31 日之前（根据 SSA 截止日期）收到他们的 Form W-2。或者，员工可以 从 Toast Payroll 访问他们自己的电子版 Form W-2 —— 即使在离职后，他们的登录信息仍然有效。

重要提示：Toast Payroll 无法直接通过电子邮件或邮寄方式向员工发送 Form W-2，因为该表格包含员工完整的社会安全号码 (SSN)。

常见问题：

• • 我需要向离职员工发送 W2。如何操作？
  • 我该如何打印一份 W-2？

如何查看纸质版 Form W-2 的配送地址？

通过在 Toast Payroll 中导航至 Taxes 来访问税务中心。地址显示在顶部的阴影横幅下方。如果您想更改此地址，请通过任何 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务。

如何一次性下载所有员工的 Form W-2？

无论您选择由 Toast 还是您的公司来打印和配送 Form W-2，税务中心 都为 选择电子版 W-2 的员工 提供了下载箭头。在 Toast Payroll 中导航至 税务，然后选择此下载箭头，即可获取所有选择电子版选项的员工的 W-2 表格 PDF。

此外，请选择 需要纸质 W-2 的员工 部分的下载箭头，或选择税务中心顶部的 2025 年纸质 W-2 按钮。这两个文件合并后即代表 Toast 为贵公司准备的所有 W-2 表格。

常见问题：

• • 我需要一份 2025 年的 W-2 清单
  • 我想为所有员工打印 W-2 —— 该怎么做？

如果我没看到“2025 年纸质 W-2”按钮怎么办？

如果在 1 月 19 日之后，您在税务中心顶部的横幅中没有看到 2025 年纸质 W-2 按钮，则说明以下三种情况之一属实：

• • 您的员工中没有人选择纸质 W-2 表格。税务中心可能会显示 没有可分发的纸质 W-2 消息。在这种情况下，您无需负责打印或分发任何 W-2 表格。
  • Toast Payroll 正在为您打印纸质 W-2 表格。如果您在年度最后一次工资单发放前切换了 邮寄至企业（付费），Toast 将会打印纸质 W-2 表格并将其寄送至您的企业地址。您仍需负责将每份表格分发给相应的员工。
  • 您登录了错误的账户或区域。请确认您登录的是 Toast Payroll（网址为 payroll.toasttab.com），而非 Toast Web 或 MyToast 应用程序。税务中心仅对 HR+ 用户以及拥有税务管理权限的经理开放。

常见问题：

• • 我找不到 2025 年的横幅
  • 我在“税务”中看不到 W-2 按钮

已关闭的餐厅如何访问 W-2 表格？

当餐厅关闭时，需要遵循正确的账户关闭流程。如果餐厅在日历年结束前关闭，客户应告知Toast Payroll代其进行申报并生成年终税务文件。

如果已关闭餐厅的员工需要W-2表格，他们可以使用相同的步骤从Toast Payroll访问该表格。他们的登录信息仍然有效。

如果餐厅在Toast Payroll之后或在同一日历年结束时使用了其他薪资服务，则该薪资服务负责为餐厅进行税务申报并制作W-2表格。

常见问题：

• • 我的雇主不再使用Toast了——我该如何获取我的W-2表格？

我从哪里可以获取往年的W-2表格？

员工和前员工可以访问他们通过Toast Payroll赚取工资的任何往年的W-2表格。登录Toast Payroll并导航至我的个人资料 > 税务与文档 > 年终文档。选择您所需年份的W-2表格链接。

注意：往年的W-2表格仅在您的雇主使用Toast Payroll的年份提供。如果您的雇主在当年使用了其他薪资服务提供商，请联系该提供商获取W-2表格。

常见问题：

• • 2023年W-2未显示
  • 我如何获取 2024 年的 W2？
  • 我以前的W-2表格在哪里？

Toast是否会自动向州和联邦机构申报W-2表格？

Toast Payroll会为您生成当年的W-2表格（前提是您全年都使用Toast Payroll，且未在年内中途更换其他薪资服务提供商）。Toast Payroll还会以电子方式向社会保障局（SSA）及Toast支持州申报的相应州机构提交W-2表格。

州申报覆盖范围取决于存档的税务信息是否准确（税务ID、社会安全号码以及当前的州设置）。如果您收到州机构关于申报缺失或被拒的通知，请通过Toast Payroll页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务部，以便针对您的账户配置核查该问题。

常见问题：

• • Toast不是会自动为我们申报W-2表格吗？
  • 为什么我会收到州W-2申报通知？

我的纸质 W-2 表格未按预期送达 — 我该怎么办？

如果您的纸质 W-2 表格未在您预期的日期送达：

• • 员工：请先联系您的雇主。雇主（而非 Toast）负责在 1 月 31 日前向员工分发纸质 W-2 表格。您也可以随时从 Toast Payroll 下载电子副本。
  • 期待 Toast 打印 W-2 表格的雇主：Toast 会按每个 FEIN 将打印好的 W-2 表格寄送至税务中心存档的地址。请检查配送地址。如果包裹在 1 月 19 日之后的合理时间内仍未送达，请通过 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务。

常见问题：

• • 有人告诉我上周五会收到 W-2，但我还没收到
  • 我的 W-2 在哪里？

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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他任何专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取建议。