Toast Payroll:获取W-2表格帮助
上次更新时间：2026年5月15日 14:35
查找、分发和打印 Toast Payroll W-2 表格——电子版与纸质版、员工选择、下载及最新动态。
2026年报税的新变化
《一项伟大的美丽法案》包含“对小费不征税”和“对加班不征税”的条款。这意味着符合条件的员工在2026年提交2025年个人所得税申报时，可以享受个人税收扣除。为了帮助个人报税，Toast Payroll在Toast Payroll的员工档案中标明了这些小费金额和加班费金额，路径为我的档案 > 税务与文件 > 年终文件。请参见Toast Payroll：有关小费和/或加班的免税信息。
注意：请咨询会计师或税务专业人士，以获取有关您个人税务情况的建议。
准备W-2表格
什么是电子W-2表格，为什么要使用它？
电子W-2表格与纸质W-2表格是相同的官方IRS表格，可以用于报税。员工可以随时从MyToast应用或Toast Payroll打开或下载它。
电子交付比邮寄表格更安全，因为W-2表格包含员工的完整社会安全号码（SSN）。它也不会在邮件中丢失或被盗。
雇主必须向所有员工提供纸质W-2表格，除非雇主获得员工的同意，允许他们选择以电子方式访问该表格。Toast Payroll在员工新招聘步骤期间提供此同意表，并默认为未做选择的员工提供电子W-2表格。您可以通过导航到报告> 税务申报> 年终文件来验证已选择电子副本的活跃员工。
客户始终可以通过导航到税务在Toast Payroll中为任何或所有选择电子副本的员工打印W-2表格，并在选择电子W-2的员工图块中选择下载图标。您将收到一个PDF文件，其中包含选择以电子方式接收W-2表格的员工的所有W-2表格。然后，您可以选择从此批量文件中打印所有或选择的W-2表格。
也被问到：
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- 什么是数字W-2？
- 我为什么要使用电子W-2？
员工如何同意电子W-2表格？
员工在被雇用时，在新员工检查表中同意电子W-2表格。Toast Payroll要求他们选择希望如何接收年终文件。电子交付是首选和默认的选择。一旦员工接受条款和条件并选择确认，他们将继续进行新员工检查表步骤。
这只需要做一次。除非员工想要更改他们的选择，否则不需要每年重复。
员工如何更改他们的W-2表格选择？
已经填写同意书的员工，如果想要更改他们的选择，可以在 Toast Payroll 中进行更改。这必须在公司提交年度最后一次工资单之前完成，此时 Toast 会收集每位员工和雇主的 W-2 表格设置。
要更改 W-2 表格的选择：
- 登录 Toast Payroll，导航到 我的个人资料 > 税务与文件 > 年终文件。
- 选择 编辑 图标以更改交付方式。
- 选择所需选项，提供电子签名，然后选择 保存。
预期结果：新的选择将存储在员工的 文档库 标签中。在年度最后一次工资单之后所做的任何更改将在下一年度的年终季节生效。
注意：如果您想更改从工资中扣除的税款（而不是 W-2 表格的交付方式），那是 W-4 表格的更新，而不是 W-2 表格的更新。请参见 Toast Payroll：更新 W-4 表格信息。
我如何查看谁选择了电子 W-2 表格？
经理可以通过在 Toast Payroll 中运行报告，查看哪些活跃员工选择了电子 W-2 表格。导航到 报告 > 税务申报，然后选择 年终文件 按钮。
在此报告中，标记为 电子表格 的列显示哪些员工选择了电子 W-2 表格并完成了同意书。
经理可以代表员工编辑活跃员工的选择。选择您希望编辑的员工的复选框，然后在页面底部选择编辑<1>按钮。
您还可以创建一个自定义报告，其中包括电子年终文件字段。自定义报告显示了谁选择了电子W-2表格，谁选择了纸质表格，以及谁是“未知”（该员工尚未登录Toast Payroll进行选择，将收到纸质W-2表格）。请使用员工属性模板来创建此自定义报告。
也被问到：
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- 我可以运行一个报告，显示我的员工是如何收到他们的W-2表格的吗？
- 我如何查看谁选择了纸质表格与电子表格？
W-2表格选择何时需要锁定？
在提交年度最后一次工资单之前，Toast Payroll必须获得员工请求纸质W-2表格的选择。任何选择纸质W-2表格的员工将会收到一份纸质表格，可能在税务中心或从Toast寄出，雇主需要将其分发给员工。
查找、下载和打印W-2表格
我的员工在哪里可以找到他们的电子W-2表格？
员工可以通过两种方式获取他们的数字W-2表格：MyToast应用程序和Toast Payroll。您可以在餐厅的高流量区域张贴通知，以便员工知道何时何地可以访问他们的W-2表格。
MyToast应用程序（仅限当前员工）：在2026年，所有当前在职员工可以在1月19日或之后使用MyToast应用程序查看和下载他们的W-2表格。扫描源海报中的二维码，以下载适用于Apple和Android设备的应用程序。请参见MyToast应用程序：账户有关下载或登录应用程序的详细信息。登录后，导航到工资 > 访问税务表格（W2s）并选择一份W-2表格。
Toast Payroll（当前和前员工）：如果前员工或被解雇的员工需要他们的W-2表格，或者员工不想使用MyToast应用程序，他们可以在1月19日或之后登录Toast Payroll。然后，他们应在主页上选择查看税务和文件以查看或下载个人的W-2表格或1095-C表格（如适用）。
员工可以观看此视频以在Toast Payroll中找到他们的W-2表格，并了解其信息的含义。
也被问到：
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- 我从Toast哪里获取我的W-2？
- 我如何获得2024年的W-2？
- 我在哪里可以找到我的W-2？
选择纸质W-2表格的员工如何获取它？
选择纸质W-2表格的员工如何收到它取决于雇主选择的打印方式：
- 如果您的公司选择了自助W-2表格，您可以下载、打印并分发请求纸质表格的员工的W-2表格。请参见接收W-2表格部分的Toast Payroll：管理W-2表格体验的步骤。
- 如果您选择让Toast Payroll打印W-2表格，Toast将把它们邮寄到您的公司。您仍然负责在1月31日的社会安全局截止日期之前将它们分发给各个员工。
员工在其电子W-2表格可用时会收到通知吗？
是的。所有W-2表格将在2026年1月19日在MyToast应用程序和Toast Payroll系统中提供。活跃员工在其表格可用时会通过MyToast应用程序收到通知。选择电子W-2表格的员工负责访问他们自己的W-2表格。
W-2表格包含什么？谁可以获得？
W-2表格包括员工在一个日历年内赚取的应税工资以及从这些工资中扣除的任何税款。雇主必须向每位领取工资的员工提供W-2表格。W-2表格也会提交给国税局，员工使用该表格申报个人税。
所有在一个日历年内记录了应税工资的员工将收到W-2表格。当前和前任员工可以通过MyToast应用或Toast Payroll访问这些表格。根据社会保障局（SSA）的规定，未同意电子W-2表格的员工需要在每年1月31日之前收到打印并邮寄或分发给他们的表格。
我分发W-2表格的选项有哪些？
通过Toast Payroll分发W-2表格有三种选择。W-2表格将在2026年1月19日提供。要选择如何分发它们，请考虑以下几点：
- 只要在过去的日历年中有工资，当前和前任员工始终可以在Toast Payroll上访问电子W-2表格。电子W-2表格不需要雇主采取任何进一步的行动。
- Toast Payroll会在每年新年开始时检查选择纸质W-2表格的员工。一旦Toast完成此操作，接下来的W-2表格的选择将无法更改。
- 对于选择纸质W-2表格的员工，这些表格需要由雇主或Toast Payroll打印。这取决于在提交年度最后一次工资单之前，在税务页面上选择的W-2表格打印选项（该选项在十月下旬或十一月初可用）。在提交之后，对该设置的任何更改将在下一年度末季节中反映。
电子/数字W-2表格
经理和系统管理员可以代表员工同意电子W-2表格，方法是导航到员工的个人资料，选择税务和文件 > 年终表格，并更改选择。这适用于在职和已终止的员工。
仅适用于在职员工，您还可以通过导航到 报告 > 税务申报 并选择 年终文件 按钮来申请批量同意。
注意：国税局要求员工同意以电子方式接收 W-2 表格，而不是纸质副本。如果员工更愿意接收纸质副本的 W-2 表格，他们有权向公司请求该选项。从 国税局 了解更多信息。
自助纸质 W-2 表格打印
如果员工选择纸质 W-2 表格，客户默认使用自助方式处理这些表格。这是推荐的选项，因为没有费用，并且您可以在表格可用时立即打印和分发。
由于默认启用自助打印，雇主预计将根据 社会保障局规定 打印和分发 W-2 表格给员工，但仅限于未选择电子交付的员工。税务中心 将选择了电子副本与纸质副本的员工的 W-2 表格分开。W-2 表格的 PDF 文件将在 1 月 19 日可供打印，并可以在 税务 下找到。
要批量打印您公司的纸质 W-2 表格，请在 Toast Payroll 中导航到 税务。在 1 月 19 日及之后，您将在税务中心顶部的横幅中看到一个标记为 2025 年纸质 W-2 表格 的按钮。选择此按钮以接收包含选择纸质副本的员工的所有 W-2 表格的 PDF 文件。如果您有超过 100 份纸质 W-2 表格，您可能会有多个文件。您可以选择从此批量文件中 打印选择的 W-2 表格。请参见 Toast Payroll:下载并打印 W-2 表格（适用于雇主） 以获取更多详细信息。
Toast 打印的纸质 W-2 表格
Toast Payroll可以打印并邮寄W-2表格给选择纸质副本或从未登录以选择W-2表格的员工。Toast Payroll每打印一份表格收取5美元的费用，加上标准的邮寄费用。
要让Toast Payroll打印并邮寄W-2表格，您必须在提交年度最后一次工资单之前选择退出自助打印。在Toast Payroll中导航到税务并将切换更改为邮寄给企业（已付费）。自助打印与Toast打印的切换。Toast打印W-2表格的服务通常在每年的十月底或十一月初提供。
当自助打印被禁用（选择了邮寄给企业）时，Toast会打印并交付任何选择纸质副本的员工的W-2表格，每打印一份收取5美元的费用，加上标准的邮寄费用。每个FEIN交付一包打印的W-2表格。包裹中的单个W-2表格需要根据社会安全局规定分发给员工。Toast Payroll不会直接将W-2表格邮寄给员工。
我如何打印并发送一份W-2表格给某个特定的前员工？
要为Toast Payroll中的某个特定的现任或前任员工打印W-2表格：
- 在Toast Payroll中导航到该员工的个人资料。
- 在员工的个人资料中选择税务与文件 > 年终文件。
- 选择W-2表格链接以下载该员工的PDF。
- 在标准信纸大小的普通白纸上打印PDF。请参见Toast Payroll：下载并打印W-2表格（供雇主使用），如果表格打印时出现格式问题，请查看打印机设置。
- 亲自递送、邮寄或以其他方式将打印的W-2表格分发给员工。您可以使用这种信封样式 — 雇主和员工的地址在Toast Payroll表格W-2上是左对齐的，以适应双窗口信封。
预期结果：前员工在1月31日之前收到他们的W-2表格（根据社会保障局的截止日期）。或者，员工可以从Toast Payroll访问他们自己的电子W-2表格 — 他们的登录信息在离开公司后仍然有效。
重要事项：Toast Payroll无法直接通过电子邮件或邮寄方式将W-2表格发送给员工，因为该表格包含员工的完整社会安全号码。
也被问到：
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- 我需要给前员工发送一份W-2表格。怎么做？
- 我如何打印一份W-2？
我如何检查纸质W-2表格的送达地址？
通过导航到税务访问税务中心。地址在顶部的阴影横幅下可见。如果您想更改此地址，请通过Toast Payroll页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务。
我如何一次性下载所有员工的W-2表格？
无论您选择由Toast还是您的公司打印和邮寄W-2表格，税务中心都有一个下载箭头供选择电子W-2的员工使用。导航到税务在Toast Payroll中，选择此下载箭头以接收选择电子选项的员工的所有W-2表格的PDF文件。
此外，选择需要纸质W-2的员工部分的下载箭头，或在税务中心顶部的2025纸质W-2按钮。这两个文件合并代表Toast为您的公司准备的所有W-2表格。
也被问到：
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- 我需要2025年的W-2列表。
- 我想为所有员工打印W-2 — 怎么做？
如果我看不到2025年纸质W-2表格按钮怎么办？
如果在1月19日之后，您在税务中心顶部的横幅中看不到2025年纸质W-2表格按钮，可能有以下三种情况：
- 您的员工没有选择纸质W-2表格。税务中心可能会显示没有纸质W-2表格可分发的消息。在这种情况下，您不需要负责打印或分发任何W-2表格。
- Toast Payroll正在为您打印纸质W-2表格。如果您在年度最后一次工资发放之前切换了邮寄给企业（已支付），Toast会将纸质W-2表格打印并寄送到您的企业地址。您仍然需要负责将每份表格分发给各个员工。
- 您登录了错误的账户或区域。请确认您已登录Toast Payroll（在payroll.toasttab.com），而不是Toast Web或MyToast应用。税务中心仅对HR+用户和具有税务管理权限的经理开放。
也被问到：
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- 我找不到2025年的横幅。
- 我在税务中看不到W-2按钮。
关闭的餐厅如何访问W-2表格？
当餐厅关闭时，需要遵循适当的账户关闭程序。如果关闭发生在日历年结束之前，客户应告知Toast Payroll为他们提交申请并生成年终税务文件。
如果关闭餐厅的员工在寻找W-2表格，他们可以通过Toast Payroll使用相同的步骤访问。他们的登录仍然有效。
如果餐厅在Toast Payroll之后使用其他工资服务，或者在同一日历年结束时，该工资服务负责为餐厅进行税务申报和生成W-2表格。
也被问到：
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- 我的雇主不再使用Toast——我该如何获取我的W-2？
我在哪里可以获取前一年的W-2表格？
员工和前员工可以通过Toast Payroll访问任何他们获得工资的前一年W-2表格。登录Toast Payroll并导航到我的个人资料> 税务与文件> 年终文件。选择您需要的年份的W-2表格链接。
注意：前一年的W-2表格仅在您的雇主使用Toast Payroll的年份可用。如果您的雇主在该年使用了其他工资提供商，请联系该提供商以获取W-2表格。
MyToast应用仅显示当前员工的最新W-2表格。对于前几年，请使用Toast Payroll。
也被问到：
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- 2023年的W-2未显示
- 我如何获得2024年的W-2？
- 我的旧W-2在哪里？
Toast是否会自动向州和联邦机构提交W-2表格？
如果您在整年内使用了Toast Payroll并且没有在年内切换到其他工资提供商，Toast Payroll会生成您的W-2表格。Toast Payroll还会将W-2表格电子提交给社会保障局和Toast支持州提交的相关州机构。
州提交的覆盖范围取决于文件中是否有准确的税务信息（税号、社会安全号码和当前州设置）。如果您收到州机构关于缺失或被拒绝提交的通知，请通过任何Toast Payroll页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务，以便对您的账户配置进行审核。
也被问到：
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- Toast不会自动为我们提交W-2表格吗？
- 我为什么会收到州W-2提交通知？
我的纸质W-2表格没有按预期到达——我该怎么办？
如果您的纸质W-2表格在您预期的日期之前没有到达：
- 员工：首先联系您的雇主。雇主（而非 Toast）负责在 1 月 31 日之前向员工分发纸质 W-2 表格。您也可以随时从 MyToast 应用程序或 Toast Payroll 下载电子版。
- 雇主预计收到 Toast 打印的 W-2 表格：Toast 每个 FEIN 只向税务中心文件上的地址发送一次打印的 W-2 表格。检查送货地址。如果包裹在 1 月 19 日后合理时间内未到达，请通过任何 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务。
也被问到：
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- 我被告知上周五会收到 W-2，但我还没有收到。
- 我的 W-2 在哪里？
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