Toast 薪资：获取 W-2 表格相关帮助

本文内容：

• 2026 年税务申报有哪些新变化
• 准备 W-2 表格
  • 什么是电子版 W-2 表格，为什么要使用它？
  • 员工如何同意使用电子版 W-2 表格？
  • 员工如何更改他们的 W-2 表格选择？
  • 我该如何查看谁选择了电子版 W-2 表格？
  • W-2 表格的选择何时需要锁定？
• 查找、下载和打印 W-2 表格
  • 我的员工在哪里可以找到他们的电子版 W-2 表格？
  • 选择纸质版 W-2 表格的员工如何获取该表格？
  • 当电子版 W-2 表格可用时，会通知员工吗？
  • W-2 表格中包含哪些内容？谁会收到一份？
  • 我有哪些配送 W-2 表格的选项？
  • 我该如何打印并向某位特定的前员工发送 W-2 表格？
  • 我该如何检查纸质版 W-2 表格的配送地址？
  • 如何一次性下载所有员工的 W-2 表格？
  • 如果我没有看到 2025 年纸质 W-2 表格按钮怎么办？
  • 已关闭的餐厅如何访问 W-2 表格？
  • 我在哪里可以获取往年的 W-2 表格？
  • Toast 是否会自动向州和联邦机构申报 W-2 表格？
  • 我的纸质 W-2 表格没有按预期送达——我该怎么办？
• 相关文章

2026 年税务申报有哪些新变化

“One Big Beautiful Act”法案包含“小费免税”和“加班费免税”条款。这意味着符合条件的员工在 2026 年申报 2025 年个人所得税时，可以享受个人员工税收抵扣。为了协助进行此项个人税务申报，Toast Payroll 已在 Toast Payroll 的员工资料中指明了这些小费金额和加班费金额，路径为 我的资料 > 税务与文档 > 年终文档。（如果您在屏幕左侧没有看到 我的资料，请从左侧导航栏中选择 薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。）请参阅 Toast Payroll：小费和/或加班费免税以获取更多信息。

注意：请咨询会计师或税务专业人士，获取有关您个人税务状况的建议。

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准备 W-2 表格

什么是电子版 W-2 表格，为什么要使用它？

电子版 W-2 表格与纸质 W-2 表格是相同的官方国税局 (IRS) 表格，可用于申报税务。员工可以在 MyToast 应用 中查看该表格，但如果他们需要下载或打印，则应使用 Toast Payroll。在 Toast Payroll 中查看更多详细信息：获取有关员工资源的帮助。

电子配送比邮寄表格更安全，因为 W-2 表格包含员工完整的社会保障号码 (SSN)。它也不会在邮寄过程中丢失或被盗。

雇主必须向所有员工提供纸质 W-2 表格，除非雇主已获得员工同意，选择以电子方式访问该表格。Toast Payroll 在 员工新入职步骤 中提供此同意书，并默认为未做出选择的员工进行电子版 W-2 分发。HR+ 用户可以通过登录 payroll.toasttab.com 并导航至 Toast Payroll 中的 报告 > 税务申报 > 年终文件，来 验证已选择电子副本的在职员工。

客户随时可以 打印 W-2 表格，只需导航至 Toast Payroll 中的 税务，并选择 选择电子版 W-2 的员工 磁贴中的下载图标，即可为任何或所有选择电子副本的员工进行打印。（如果您在屏幕左侧没有看到 税务，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。）您将收到一个 PDF 文件，其中包含所有选择以电子方式接收 W-2 表格的员工的表格。然后，您可以选择从该批量文件中打印全部或部分 W-2 表格。

常见问题：

• • 什么是数字版 W-2？
  • 我为什么要使用电子版 W-2？

员工如何同意接收电子版 W-2 表格？

员工在入职时的 新员工入职清单 中同意接收电子版 W-2 表格。Toast Payroll 会要求他们选择希望如何接收年终文件。电子配送是首选且默认的选项。一旦员工接受条款和条件并选择 确认，他们将继续进行新员工入职清单的后续步骤。

这只需要执行一次。除非员工想要更改其选择，否则无需每年重复此操作。

员工如何更改其W-2表格选择？

之前已填写过同意书并希望更改选择的员工可以在Toast Payroll中进行操作。此操作必须在公司提交年度最后一次工资单之前完成，届时Toast将收集每位员工和雇主的W-2表格设置。

要更改W-2表格选择：

1. 1. 登录Toast Payroll并导航至我的个人资料>税务与文档>年终文档。
      1. 如果您在屏幕左侧没有看到我的个人资料，请从左侧的Toast Web导航栏中选择工资单，以显示Toast Payroll导航栏。
   2. 选择编辑铅笔图标以更改配送方式。
   3. 选择预期的选项，提供电子签名，然后选择保存。

预期结果：新的选择将存储在员工的文档库选项卡中。在年度最后一次工资单处理之后所做的任何更改，要到下一个年终结算季才会生效。

注意：如果您想更改预扣税款的金额（而非更改W-2表格的配送方式），请更新W-4表格，而非W-2表格。请参阅Toast Payroll：更新W-4表格信息。

我该如何查看谁选择了电子版W-2表格？

经理可以通过在Toast Payroll中运行报告，查看哪些在职员工选择了电子版W-2表格。导航至 报告 > 税务申报 并选择 年终文档 按钮。（当您在 Toast Payroll 中选择 报告 时，您应该会看到一个以 payroll.toasttab.com 开头的 URL。）访问 在 Toast Web 中导航 Toast Payroll 以了解新的 Toast Payroll 导航功能的工作方式。）

在此报告中，标记为 电子表格 的列显示了哪些员工已选择电子版 W-2 表格并完成了同意书。

经理可以代表在职员工编辑其选择。勾选您希望编辑的员工对应的复选框，然后选择页面底部的 编辑 按钮。

您还可以创建一个包含 电子年终文档 字段的 自定义报告。自定义报告会显示哪些员工选择了电子版 W-2 表格，哪些选择了纸质版，以及哪些状态为“未知”（即员工尚未登录 Toast Payroll 进行选择，将收到纸质版 W-2 表格）。请为此自定义报告使用 员工属性 模板。

常见问题：

• • 我可以运行一份报告来查看员工接收 W-2 表格的方式吗？
  • 我该如何查看谁选择了纸质版，谁选择了电子版？

W-2 表格选择何时需要锁定？

在提交年度最后一次工资单之前，Toast Payroll 必须收到要求提供纸质版 W-2 表格的员工的选择确认。任何选择纸质版 W-2 表格的员工都将获得一份纸质表格，该表格位于 税务中心 或由 Toast 寄出，需要由雇主分发给员工。

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查找、下载并打印 W-2 表格

我的员工在哪里可以找到他们的电子版 W-2 表格？

员工可以通过两种方式获取其数字版 W-2 表格：MyToast 应用程序和 Toast Payroll。您可以在餐厅人流量大的区域张贴 通知，以便员工了解他们何时何地可以访问其 W-2 表格。注意：Toast Payroll 目前在魁北克省不可用。当产品在您所在的地区推出时，将提供此通知的法语版本。

MyToast 应用程序（仅限在职员工）：2026 年，所有当前在职的员工均可在 1 月 19 日或之后使用 MyToast 应用程序查看其 W-2 表格（如果您需要下载或打印，请使用下方的 Toast Payroll 方法）。扫描源海报中的二维码，即可下载适用于 Apple 和 Android 设备的应用程序。有关下载或登录应用程序的详细信息，请参阅MyToast 应用程序入门。登录后，导航至薪资 > 税务表格 (W2s) 并选择一份 W-2 表格。

Toast Payroll（在职和离职员工）：如果离职或终止雇佣关系的员工需要其 W-2 表格，或者在职员工想要下载或打印 W-2 表格，他们可以在 1 月 19 日或之后登录 Toast Payroll。然后，他们应在主页上选择查看税务与文档，以查看或下载单独的 W-2 或 1095-C 表格（如适用）。

员工可以观看此视频，了解如何在 Toast Payroll 中查找其 W-2 表格，并学习如何理解其中的信息。

常见问题：

• • 我从哪里获取 Toast 提供的 W-2 表格？
  • 我该如何获取 2024 年的 W-2 表格？
  • 我在哪里可以找到我的 W-2 表格？

选择纸质版 W-2 表格的员工如何获取该表格？

选择纸质版 W-2 表格的员工如何接收该表格，取决于雇主选择的打印方式：

• • 如果您的公司选择了自助式 W-2 表格，您需要为申请纸质表格的员工下载、打印并分发 W-2 表格。请参阅Toast Payroll 中的接收 W-2 表格部分：管理 W-2 表格体验以获取步骤。
  • 如果您选择让 Toast Payroll 打印 W-2 表格，Toast 将把它们邮寄到您的企业。您仍需负责在 1 月 31 日的SSA 截止日期前将其分发给各员工。

员工的电子版 W-2 表格可用时会收到通知吗？

是的。所有 W-2 表格将于 2026 年 1 月 19 日在 MyToast 应用程序和 Toast Payroll 系统中提供。在职员工一旦表格可用，就会通过 MyToast 应用程序收到通知。选择接收电子版 W-2 表格的员工需自行负责访问其 W-2 表格。

W-2 表格包含哪些内容？谁会收到？

W-2 表格包含员工在一个日历年内赚取的应纳税工资以及从这些工资中预扣的任何税款。雇主必须向每位领取工资的员工提供 W-2 表格。W-2 表格也会提交给美国国税局 (IRS)，员工使用该表格申报个人所得税。

所有在一个日历年内有应纳税工资记录的员工都将收到 W-2 表格。在职和离职员工均可通过 Toast Payroll访问这些表格。根据社会保障局 (SSA)的规定，未同意接收电子版 W-2 表格的员工，需要在每年 1 月 31 日之前收到打印并邮寄或分发给他们的表格。

分发 W-2 表格有哪些选项？

通过 Toast Payroll 分发 W-2 表格有三种选项。W-2 表格将于 2026 年 1 月 19 日提供。要选择如何分发它们，请考虑以下事项：

• • 只要在上一日历年内有工资收入，现任和前任员工均可随时在 Toast Payroll 上访问电子版 W-2 表格。电子版 W-2 表格无需雇主采取任何进一步行动。
  • Toast Payroll 会在每年年初检查是否有员工选择了纸质 W-2 表格。一旦 Toast 完成此操作，即将到来的 W-2 表格的选择将无法更改。
  • 对于任何选择纸质 W-2 表格的员工，这些表格需要由雇主或Toast Payroll打印。这取决于在提交年度最后一次工资单之前，在税务页面上所做的 W-2 表格打印选择（该选择在 10 月下旬或 11 月上旬开放）。提交后，对此设置的任何更改都将反映在下一个年终季。

电子/数字 W-2 表格

经理和系统管理员可以通过导航至员工个人资料，选择税务与文档 > 年终表格并更改选项，代表员工同意接收电子版 W-2 表格。这适用于在职和离职员工。访问在 Toast Web 中浏览 Toast Payroll，了解新的 Toast Payroll 导航功能。

仅针对在职员工，您还可以通过导航至报告 > 税务申报并选择年终文档按钮来批量同意。（当您在 Toast Payroll 中选择 报告 时，您应该会看到一个以 payroll.toasttab.com 开头的 URL。）访问 在 Toast Web 中导航 Toast Payroll 以了解新的 Toast Payroll 导航功能的工作方式。）

注意：美国国税局 (IRS) 要求员工同意以电子方式接收 W-2 表格，而非纸质副本。如果员工倾向于接收纸质版 W-2 表格，他们有权向公司提出此项要求。从美国国税局 (IRS)了解更多信息。

自助纸质 W-2 表格打印

如果员工选择纸质 W-2 表格，客户将默认采用这些表格的自助服务方式。这是推荐选项，因为无需支付任何费用，且您可以在表格可用时立即打印并分发。

在默认启用自助打印的情况下，雇主需按照社会保障局 (SSA) 规定为员工打印并分发 W-2 表格，但仅限于未选择电子配送的员工。税务中心将选择电子副本的员工与选择纸质副本的员工的 W-2 表格分离开来。W-2表格PDF将于1月19日开放打印，可在税务下找到。

若要批量打印贵公司的纸质W-2表格，请在Toast Payroll中导航至税务。1月19日及之后，您将在税务中心顶部的横幅中看到一个标有2025年纸质W-2表格的按钮。（如果您在屏幕左侧没有看到税务，请从左侧的Toast Web导航栏中选择工资单，以显示Toast Payroll导航栏。）选择此按钮可接收包含所有选择纸质副本员工的W-2表格的PDF文件。如果您有超过100份纸质W-2表格，可能会有多个文件。您可以选择从该批量文件中打印选定的W-2表格。请参阅Toast Payroll：下载并打印W-2表格（针对雇主）以获取更多详细信息。

由Toast打印的纸质W-2表格

Toast Payroll可以打印并邮寄W-2表格，适用于选择纸质副本或从未登录以进行W-2表格选择的员工。Toast Payroll对每份打印的表格收取5美元，外加标准运费。

若要让Toast Payroll打印并邮寄W-2表格，您必须在提交年度最后一次工资单之前选择退出自助打印。在Toast Payroll中导航至税务，并将开关更改为邮寄至企业（付费）。（如果您在屏幕左侧没有看到 税务，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。）关于自助打印与...的开关。Toast打印W-2表格的功能将于每年10月下旬或11月上旬开放。

当禁用自助打印（选择邮寄至企业）时，Toast将为选择纸质副本的员工打印并寄送W-2表格，每份打印表格收费5美元，外加标准运费。每个FEIN（联邦雇主识别号）将收到一包打印好的W-2表格。包裹中的个人 W-2 表格需要根据 SSA 规定 分发给员工。Toast Payroll 不会直接将 W-2 表格邮寄给员工。

如何打印并向某位特定前员工发送 W-2 表格？

要在 Toast Payroll 中为某位特定的在职或前员工打印 W-2 表格：

1. 1. 导航至 Toast Payroll 中的员工个人资料页面。
      1. 通过访问 在 Toast Web 中导航 Toast Payroll 了解新的 Toast Payroll 导航功能。
   2. 在员工个人资料页面上，选择 税务与文档 > 年终文档。
   3. 选择 W-2 表格 链接以下载该员工的 PDF 文件。
   4. 使用标准的信纸尺寸、纯白纸打印该 PDF 文件。请参阅 Toast Payroll：如果打印出的表格存在格式问题，请参阅“下载并打印 W-2 表格（针对雇主）”以获取打印机设置。
   5. 通过当面递交、邮寄或其他方式将打印好的 W-2 表格分发给员工。您可以使用 这种样式的信封 —— Toast Payroll W-2 表格上的雇主和员工地址采用左对齐方式，以适配双窗口信封。

预期结果：前员工会在 1 月 31 日之前收到其 W-2 表格（根据 SSA 截止日期）。或者，员工也可以 从 Toast Payroll 访问其自己的电子版 W-2 表格 —— 即使在离职后，他们的登录信息仍然有效。

重要提示：Toast Payroll 无法直接通过电子邮件或邮寄方式向员工发送 W-2 表格，因为该表格包含员工完整的社会安全号码 (SSN)。

常见问题：

• • 我需要向一位前员工发送 W-2 表格。如何操作？
  • 如何打印一份 W-2 表格？

如何查看纸质版 W-2 表格的配送地址？

通过导航至 Toast Payroll 中的 税务 来访问税务中心。（如果您在屏幕左侧没有看到 税务，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。）地址显示在顶部的阴影横幅下方。如果您想更改此地址，请通过任何 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务部。

如何一次性下载所有员工的 W-2 表格？

无论您选择由 Toast 还是贵公司来打印和邮寄 W-2 表格，税务中心 都为 选择电子版 W-2 的员工 提供了下载箭头。导航至 Toast Payroll 中的 税务 并选择此下载箭头，即可获取所有选择电子版选项的员工的 W-2 表格 PDF。如果您在屏幕左侧没有看到 税务，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。

此外，请选择 需要纸质版 W-2 的员工 部分的下载箭头，或税务中心顶部的 2025 年纸质版 W-2 按钮。这两个文件合并后即代表 Toast 为贵公司准备的所有 W-2 表格。

常见问题：

• • 我需要一份 2025 年的 W-2 清单
  • 我想为所有员工打印 W-2 表格——该怎么做？

如果我没有看到“2025 年纸质版 W-2”按钮怎么办？

如果在 1 月 19 日之后，您在 税务中心 顶部的横幅中没有看到 2025 年纸质版 W-2 按钮，则说明以下三种情况之一属实：

• • 您的员工均未选择纸质版 W-2 表格。税务中心可能会显示 没有可分发的纸质版 W-2 消息。在这种情况下，您无需负责打印或分发任何 W-2 表格。
  • Toast Payroll 正在为您打印纸质版 W-2 表格。如果您在年度最后一次工资发放前切换了 邮寄至企业（付费），Toast 将会打印纸质 W-2 表格并邮寄至您的企业地址。您仍需负责将每份表格分发给相应的员工。
  • 您登录了错误的账户或区域。请确认您登录的是 Toast Payroll (payroll.toasttab.com)，而不是 Toast Web 或 MyToast 应用程序。税务中心仅对 HR+ 用户和拥有税务管理权限的经理开放。

常见问题：

• • 我找不到 2025 年的横幅
  • 我在“税务”中看不到 W-2 按钮

已关闭的餐厅如何访问 W-2 表格？

当餐厅关闭时，需要遵循正确的账户关闭程序。如果餐厅在日历年度结束前关闭，客户应告知 Toast Payroll 代其申报并生成年终税务文件。

如果已关闭餐厅的员工需要查找 W-2 表格，他们可以使用 相同的步骤 从 Toast Payroll 访问。他们的登录信息仍然有效。

如果餐厅在 Toast Payroll 之后或在同一日历年度结束时使用了其他工资单服务，则该工资单服务负责为餐厅进行税务申报并制作 W-2 表格。

常见问题：

• • 我的雇主不再使用 Toast 了——我该如何获取我的 W-2 表格？

我该从哪里获取往年的 W-2 表格？

员工和前员工可以访问其通过 Toast Payroll 赚取工资的任何往年的 W-2 表格。登录 Toast Payroll 并导航至 我的个人资料 > 税务与文档 > 年终文档。选择您所需年份的 W-2 表格 链接。如果您在屏幕左侧没有看到 我的个人资料，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 工资单，以显示 Toast Payroll 导航栏。

注意：往年的 W-2 表格仅在您的雇主使用 Toast Payroll 的年份内提供。如果您的雇主在该年度使用了不同的薪资服务提供商，请联系该提供商获取 W-2 表格。

常见问题：

• • 2023 年 W2 未显示
  • 我该如何获取 2024 年的 W-2 表格？
  • 我以前的 W-2 在哪里？

Toast 会自动向州和联邦机构申报 W-2 表格吗？

Toast Payroll 会为您生成当年的 W-2 表格（前提是您全年都使用 Toast Payroll，且未在年内中途更换其他薪资服务提供商）。Toast Payroll 还会以电子方式向社会保障局 (SSA) 以及 Toast 支持州申报的相应州机构申报 W-2 表格。

州申报覆盖范围取决于存档的税务信息（税务 ID、社会安全号码和当前的州设置）是否准确。如果您收到州机构关于申报缺失或被拒的通知，请通过 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务部，以便根据您的账户配置核查该问题。

常见问题：

• • Toast 不会自动为我们申报 W-2 吗？
  • 为什么我收到了州 W-2 申报通知？

我的纸质 W-2 表格未按预期送达 — 我该怎么办？

如果您的纸质 W-2 表格未在您预期的日期送达：

• • 员工：请先联系您的雇主。雇主（而非 Toast）负责在 1 月 31 日前将纸质 W-2 表格分发给员工。您也可以随时从 Toast Payroll 下载电子版。
  • 期待 Toast 打印 W-2 表格的雇主：Toast 会针对每个 FEIN 将打印好的 W-2 表格邮寄一次至 税务中心中存档的地址。请检查配送地址。如果包裹在 1 月 19 日后的合理时间内仍未送达，请通过 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天按钮联系客户服务部。

常见问题：

• • 有人告诉我上周五会收到W-2表格，但我还没收到。
  • 我的W-2表格在哪里？

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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他专业建议。请联系律师或其他专业人士寻求建议。