Toast 薪资管理系统：获取有关 W-2 表格的帮助
上次更新时间：2026年4月8日 10:03
获取有关 W-2 表格的常见问题的答案。
2026 年纳税申报有什么新功能，我需要做什么？
《一个美丽的大法》有“小费免税”和“加班免税”的规定。这意味着符合条件的员工在 2026 年提交 2025 年个人所得税申报表时，可以获得个人税收扣除。为协助您完成个人纳税申报，Toast 薪资管理系统已在“我的个人资料 > 税费与文件 > 年终文件”的员工个人资料中注明了这些小费金额和加班费金额。 更多详情请参阅《关于小费和/或加班免税的更多资料。请咨询会计师或税务专业人士。
准备 W-2 表格
什么是电子版 W-2 表格？为什么这对我和我的员工更有好处？
电子或电子 W-2 表格的作用就像纸质 W-2 表格一样，可以用来报税。不同的是，员工可以随时从 MyToast 应用或 Toast 薪资管理系统打开和/或下载此计划。这比分发或邮寄 W-2 表格更安全，因为表格中确实包含员工的完整社会保障号 (SSN)。票据也不会丢失或被盗。
雇主必须向所有员工提供纸质 W-2 表格，除非雇主同意员工选择以电子方式访问该表格。Toast 薪资管理系统会在员工新入职步骤中提供此同意书，对于未做出选择的员工，则默认使用电子版 W-2 表格。您可以通过导航至“报告”>“纳税申报”>“年终文档”，核实已选择使用电子版的在职员工。
无论如何,客户都可随时决定为选择使用电子版的任何/所有员工打印W-2表格,方法是导航至“税费”页面,在选择使用电子版W-2表格磁贴的员工中选择下载图标 ⁇ (向下箭头)。对于选择以电子方式接收 W-2 表格的员工，您将收到包含所有 W-2 表格的 PDF 文件。然后，您可以选择打印全部或从该批量文件中选择 W-2 表格。
改用电子版 W-2 表格将如何为我节省时间和成本？
任何员工在入职过程中若未选择使用电子 W-2 表格，则需要雇主发放纸质 W-2 表格。这些许可证必须打印,而且根据特别服务协定,必须在1月31日之前邮戳或发给员工,因此这种方法会产生纸张成本和打印、包装和发送/分发的时间。此外，雇主可能没有关于前员工的准确联系信息，可能需要额外的时间来查找。可以通过鼓励员工选择分发电子版表格来避免这种情况,特别是因为员工在必要时可以自行打印其电子版 W-2 表格。
我的员工如何填写电子版 W-2 表格同意书？
当员工被雇用时，他们可以选择使用电子或纸质 W-2 表格，然后再开始填写新员工检查清单。Toast 薪资管理系统将要求员工选择年终文件送达方式。电子配送是首选和默认选择。当员工接受这些条款和条件并选择“确认”后，他们将继续执行新员工检查清单步骤。除非员工希望更改其选择（参见下一个问题），否则只需执行一次即可，无需每年执行一次。
如果员工想要切换选区怎么办？
此流程必须在公司提交当年最后一份工资单之前完成。届时 Toast 将收集每位员工和雇主的 W-2 表格设置信息。之前填写过同意书的员工如需更改选择，请导航至“我的个人资料”>“税务与税务文件”>“年终文件”。选择编辑铅笔，以更改配送方式。一旦选定所需的替代选项，请提供电子签名并选择“保存”。然后，系统会将其存储在员工的文档库 ⁇ tab中。
⁇
如何查看谁已填写电子版 W-2 表格同意书？
经理导航至“报告”>“纳税申报”并选择“年终文件”按钮，即可看到已选择使用电子 W-2 表格的在职员工。
在此报告中，标为“电子表格”的列将表明哪些员工选择了使用电子 W-2 表格并填写了同意书。经理可以通过选中他们想要编辑的员工的复选框并选择页面底部的黄色“编辑”按钮，代表该员工编辑其选举。
您还可以创建包含“电子年终文档”字段的自定义报告，查看哪些员工选择了使用电子版 W-2 表格，哪些员工选择了纸质版，以及哪些员工“身份不明”表示员工尚未登录 Toast 薪资管理系统以进行选择（在这种情况下，系统将为他们提供纸质版 W-2 表格）。使用此自定义报告的员工属性模板。
员工何时需要选择加入并同意？
在今年最后一次提交工资单之前，申请纸质 W-2 表格的员工必须选择加入 Toast 薪资管理系统。任何选择使用纸质 W-2 表格的员工都会收到纸质表格，可以在税务中心领取，也可以从 Toast 领取，然后由雇主分发给员工。
找到、下载并打印W-2表格
在哪里可以找到我的员工的电子 W-2 表格？
您可以在餐厅的人流密集区域张贴一则通知，告知员工何时何地可以访问他们的 W-2 表格。除此之外，员工可以通过两种方式获取电子版 W-2 表格：MyToast 应用和 Toast 薪资管理系统。
2026 年，所有当前在职员工均可在 1 月 19 日或之后使用 MyToast 应用查看和下载其 W-2 表格。扫描下方的二维码，即可下载适用于 Apple 和 Android 设备的应用。阅读 MyToast 应用：账户，了解下载或登录应用的详细信息。登录应用后，导航至“支付 > 访问税务表格 (W2)”并选择 W-2 表格。
如果前/离职员工需要 W-2 表格，或者员工不想使用 MyToast 应用，可以在 1 月 19 日或之后登录 Toast 薪资管理系统。然后，他们应在主页上选择“查看税目与文档”，查看或下载单独的 W-2 或 1095-C 表格（如适用）。
员工可以观看此视频，在 Toast 薪资管理系统中找到自己的 W-2 表格并了解如何理解其中的信息。
如果有员工选择了纸质 W-2 表格，他们如何获得？
如果您的公司选择使用自助 W-2 表格，您将下载、打印并向要求纸质表格的员工分发。请访问 Toast 薪资管理系统的“接收 W-2 表格”部分：管理 W-2 表格体验，查看步骤清单。
如果您选择让 Toast 薪资管理系统为要求纸质表格的员工打印 W-2 表格，Toast 会将这些表格邮寄给您，但您仍需负责在 1 月 31 日的SSA 截止日期前单独分发给员工。
当我的员工提供电子版 W-2 表格时，他们是否会收到通知？
所有 W-2 表格将于 2026 年 1 月 19 日在 MyToast 应用和 Toast 薪资管理系统中公布。在职员工表格出来后，会通过 MyToast 应用收到通知。选择使用电子 W-2 表格的员工需负责访问自己的 W-2 表格。
W-2 表格包含哪些内容？谁会收到？
W-2 表格包括员工在一个日历年内取得的应税工资以及从这些工资中扣除的任何税款。雇主必须向每位领取工资的员工提供 W-2 表格。W-2 表格也将提交美国国税局，员工可以使用此表格申报个人税款。
所有在某个日历年内录入应税工资的员工都将收到 W-2 表格。 ⁇ 现任和前任员工可以通过 MyToast 应用或 Toast 薪资管理系统访问这些表格。根据社会保障署 (SSA) 的规定，未同意使用电子 W-2 表格的员工需要在每年 1 月 31 日之前打印并邮寄或分发给他们。
我有哪些向员工分发 W-2 表格的选项？
您可以通过 Toast 薪资管理系统发放 W-2 表格：
W-2 表自 2026 年 1 月 19 日起可用。要确定如何分配，请考虑以下几点：
- 无论是在职员工还是离职员工，只要在上一个日历年度支付过工资，他们都可以随时访问 Toast 薪资管理系统中的电子 W-2 表格。雇主无需对 W-2 电子表格采取任何行动。
- Toast 薪资管理系统会检查每个新年开始时选择使用纸质 W-2 ⁇ 表格的员工。一旦我们这样做，即将生效的 W-2 表格将无法更改选举设置。
- 对于选择使用纸质 W-2 表格的员工，他们需要由雇主或 Toast 薪资管理系统打印其纸质版表格。这取决于在该年度提交上一份工资单（该选择将于 10 月底或 11 月初推出）之前，在税务信息页面上选择哪种 W-2 打印表格。提交后，对此设置的任何更改都将在下一个年终季节中体现。
经理和系统管理员可以代表员工同意使用电子 W-2 表格，方法是导航到员工的个人资料，选择“税务文件”>“年终表格”，然后更改所选内容（适用于在职和离职员工）。
对于仅供在职员工使用的员工，您也可以前往“报告”>“纳税申报”并选择“年终文件”按钮来申请批量同意。
注意：IRS 要求员工同意以电子方式接收 W-2 表格，而不是纸质版。此外，如果员工希望收到其 W-2 表格的纸质版，他们有权要求公司提供该选项。如需了解更多信息，请点击此处前往美国国 税局。
如果餐厅员工选择使用纸质版 W-2 表格，餐厅顾客将默认为这些表格的自助服务方式。 这是推荐的办法,因为不收取任何相关费用,而且您可以在表格备好后立即打印和分发。
在默认启用自助打印功能的情况下,雇主应根据社会保障局条例打印并向员工分发W-2表格,但这样做只需要为未选择电子配送的员工打印和分发W-2表格。为方便识别，税务中心将选择使用电子版和纸质版员工的 W-2 表格分开。W-2表格PDF将于1月19日可供打印，可在“税费”下找到。
要批量打印贵公司的纸质W-2表格，请先在Toast Payroll导航至“税费”。1 月 19 日及之后，您将看到一个标有 2025 W-2 表格的新按钮。选择此项可接收包含所有 W-2 表格的 PDF 文件，供选择纸质版的员工使用。如果您拥有超过 100 份纸质 W-2 表格，则可能会有多份文件。如果您愿意,打印此批量文件中的 W-2 表格即可。请参阅 Toast 薪资管理系统：下载并打印（雇主）W-2表格。
Toast 薪资管理系统可打印并邮寄选择纸质版 W-2 表格(即未同意接收电子版 W-2 表格)或从未登录以选择 W-2 表格(因此他们将收到纸质版)的员工。Toast 薪资管理系统将收取每张打印表 5 美元的费用，另加标准运费。如要打印Toast工资单并邮寄W-2表格，您必须在提交去年最后一份工资单前选择不进行自助打印。导航至“税费”页面，并将切换开关更改为“邮寄至企业”。自助打印与 Toast 打印 W-2 表格的切换开关将于每年 10 月底或 11 月初启用。
如果禁用自助打印功能(选择“邮寄给企业”)，Toast 将打印并向选择使用 W-2 表格的员工发放任何表格，每份打印表格收费5美元,另加标准运费。每位 FEIN 将接收一份打印的 W-2 表格。您需要根据 SSA 法规，将包装中的单个 W-2 表格分发给员工。Toast 薪资管理系统不直接将 W-2 表格邮寄给员工。
如何查询纸质版 W-2 表格的配送地址？
在 Toast 薪资管理系统中导航至“税务”，以访问税务中心。地址将在顶部的阴影横幅下显示。如需更改此地址，请通过任意 Toast 薪资管理系统页面右下角的蓝色聊天按钮联系我们。
我想为所有员工打印 W-2 表格。我该怎么办？
无论您选择让 Toast 还是您的公司为选择纸质版的员工打印和邮寄 W-2 表格，税务中心都会为选择电子 W-2 表格的员工提供一个下载箭头。导航至“税费”并选择此下载箭头，为选择电子（电子）选项的员工接收所有 W-2 表格的 PDF 文件。此外，选择“员工需要 W-2 表格”部分的下载箭头或顶部的“2025 年 W-2 表格”按钮。这两个文件合称 Toast 为贵公司准备的所有 W-2s 表格。
已倒闭的餐厅如何获取 W-2 表格？
餐厅打烊时，需要遵循正确的账户结算流程。如果是在日历年度结束前，客户应告知 Toast 薪资管理系统为其申报并生成年终税务文件。如果已倒闭餐厅的员工正在寻找 W-2 表格，他们可以通过 Toast 薪资管理系统按相同步骤进行操作。若餐厅在 Toast 薪资管理系统之后或同一日历年年底使用其他薪资服务，该薪资服务将负责餐厅的纳税申报并生成 W-2 表格。
其他资源
- 更多详情请参阅《管理 W-2 表格体验
- 更多详情请参阅《向员工分发 W-2 表格
- 更多详情请参阅《下载并打印W-2表格
- 更多详情请参阅《比较 W-2、W-4 和 W-9 表格
此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。