Toast Payroll：没有电子邮件地址的员工

• 如果员工没有电子邮件地址，我可以在 Toast Payroll 中添加他们吗？
• 我可以在没有电子邮件地址的情况下将新员工录入 Toast Payroll 吗？
• 是否可以为没有电子邮件地址的新员工创建 Toast Payroll 个人资料？

在于 Toast Payroll 中聘用新员工的基本信息步骤中，您可以选择您是否提供电子邮件地址？下的否。 但那之后会发生什么？

没有电子邮件地址的员工将无法完成他们的新员工入职部分，因此我们强烈建议所有员工都拥有电子邮件地址，即使只是为了填写 Toast Payroll 入职信息以及访问他们的工资单和年终文件（如 W-2 表格）。

新员工入职包括：

• 填写 W-4 表格和 I-9 表格的第 1 部分
• 输入付款方式（通常为直接存款账户），以及
• 查看贵公司为新员工上传的任何公司文件。

雇主可以代表员工填写直接存款信息，也可以上传员工 W-4 表格和 I-9 表格的纸质副本，但 Toast Payroll 无法直接从上传的文件中读取这些信息。如果是纸质 I-9 表格，只要填写完整且正确即可。使用这些步骤将纸质 I-9 表格上传到员工的个人资料中。

另一方面，W-4 表格（以及任何州或地方的同等表格）可以由雇主通过以下方式填写：

• 导航至 员工个人资料 > 税务与文档 > 税务表格。
• 在 W4 表格 部分，选择 填写州 W-4 表格 按钮和 联邦 W-4 表格 超链接（以及此部分中出现的任何其他内容）。
  • 将员工纸质 W-4 表格上的信息直接录入 Toast Payroll。
  • 这使得 Toast Payroll 能够在工资计算期间使用所选的设置。

我们还建议通过与 Form I-9 相同的步骤 上传纸质 W-4 表格。 完成后，您可以通过选择 黄色编辑按钮 并选择 将此新员工标记为已完成，将该员工从您的入职仪表板 (团队 > 入职) 中移除。

作为全面核实的最后一步，请 核实员工个人资料上的社会保障号码 以确保准确性。不这样做可能会 导致税务申报不准确和/或不完整，并伴随相关的罚款和费用。

如果新员工的电子邮件输入有误，且 Toast Payroll 不允许您完成重新聘用，这通常是因为 Toast Payroll 通过 社会保障号码 匹配员工个人资料——系统会阻止输入重复的社会保障号码，以防止为同一个人创建两条记录。

如果您看到类似 “完成您的个人资料信息时出现问题。请联系您的人力资源经理寻求帮助” 的错误，这通常意味着该社会保障号码已与系统中的另一个员工个人资料关联。由于只有 Toast Payroll 支持团队才能将电子邮件地址与现有个人资料解除关联，请联系客户服务部，并要求他们解除该错误电子邮件的关联。一旦解除关联，您就可以输入正确的电子邮件并完成重新聘用。