Toast 薪资管理系统：社会保障号 (SSN) 信息政策

本文内容：

• 社会保障号背景
• Toast 薪资管理系统如何处理 SSN
• Toast 薪资管理系统如何处理 SSN 缺失或无效的问题
  • 缺失 SSN 的申报被拒
  • 因缺失 SSN 而将员工排除在外
  • SSN 缺失的员工 W-2 表格
  • 为工资报告目的验证 SSN
• 税务申报修正
• 其他资源

社会保障号背景

社会保障号 (SSN) 是发放给美国公民和居民用于身份验证的 9 位数号码，尤其是用于纳税目的。
 

使用 SSN 将工资单上记录的员工工资报告给社会保障局和其他税务机构。SSN 列于雇主季度州税务申报表和员工可能收到的年终文件（如 W-2 表格）上。SSN 信息不准确或缺失可能导致纳税申报不准确、州税务机构不接受纳税申报，以及/或者导致雇主遭受财务罚款。

在员工一级，工资通过 SSN 向社会保障署报告，SSN 出现在 W-2 表中，用于申报年度税款。SSN 缺失或不准确会导致申报这些税款很困难。工资还使用员工的 SSN 向州失业保险机构报告。如果没有正确的 SSN，这些工资将无法正确报告，并且如果员工需要申请失业救济，这可能导致问题。

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Toast 薪资管理系统如何处理 SSN

Toast 薪资管理系统代表您的企业，在季度和年度工资税申报中申报员工的工资及预扣税款。所有联邦和州税务机构的工资申报流程都依赖社会保障号；因此，Toast 薪资管理系统需要为每名员工登记有效的 SSN。没有这些信息，您的餐厅和员工的工资和纳税申报就有可能出现错误。

有三种方法可以在员工档案中获取社会保障号：
 

1. 在开始使用 Toast 薪资管理系统期间，请与您的上线顾问确认，这些数据是否可以从您之前的提供商软件导出的数据或由您的会计师提供的数据中访问。
2. 在雇用新员工时记录此信息，或补录至其员工档案。
3. 让您的员工登录并填写新员工文件和员工档案。

如果员工在 Toast 薪资管理系统个人资料中缺少 SSN，雇主将通过以下方式收到通知：
 

• Toast 工资单控制面板上的通知
• 公司摘要页面上的通知
• 发放工资后的通知
• 每季度向 HR+ 用户发送电子邮件

Toast 不断探索如何提升知名度并帮助客户收集 SSN 信息。

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Toast 薪资管理系统如何处理 SSN 缺失或无效的问题

确保 Toast 薪资管理系统拥有必要 SSN 信息以供申报的截止日期为季度结束后第三个工作日。Toast 薪资管理系统为所有活跃客户提交工资税文件，并向相关税务机构提交申报文件。在向税务机构提交申报时，大多数税务机构会确认接受或拒绝申报。

如果在季度或年度申报时，员工在 Toast 薪资管理系统中缺失或 SSN 无效，以下将概述为尽可能确保申报成功而针对各种申报采取的措施。

在这种情况下，无效 SSN 的定义是：
 

• 以“9”、“000”或“666”开头的 SSN
• 中间两位数字为“00”的 SSN
• 后四位数字为“0000”的 SSN
• 具有数字序列的 SSN，例如 123-45-6789 或 987-65-4321

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缺失 SSN 的申报被拒

如果以下申报包含缺失 SSN 的员工，Toast 薪资管理系统将拒绝此类申报：
 

• 马萨诸塞州 SIT/SUTA 季度申报
• 马萨诸塞州 PMFL 季度申报
• 俄勒冈州 SIT/SUTA 季度申报
• 宾夕法尼亚州 SIT 年度申报
• 犹他州 SIT 年度申报

Toast 薪资管理系统仍会尝试向该机构提交申报，但希望该机构拒绝完整申报文件及其包含的所有员工。当申报因缺失 SSN 信息而被有关机构拒绝时，Toast 薪资管理系统将尝试通知运营商。

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因缺失 SSN 而将员工

在以下州，缺少领取失业工资的 SSN 的员工不会被纳入 Toast 薪资管理系统代客户申报的失业税 (SUTA) 中：

• 阿拉巴马州 SUTA 季度申报
• 科罗拉多州 SUTA 季度申报
• 康涅狄格州 SUTA 季度申报
• DC SUTA 季度申报
• 佐治亚州 SUTA 季度申报
• 夏威夷州 SUTA 季度申报
• 印第安纳州 SUTA 季度申报
• 路易斯安那州 SUTA 季度申报
• 缅因州 SUTA 季度申报
• 马里兰州 SUTA 季度申报
• 密苏里州 SUTA 季度申报
• 北卡罗来纳州 SUTA 季度申报
• OH SUTA 季度申报 - 2025 年第一季度开始
• 华盛顿州 SUTA 季度申报
• 威斯康星州 SUTA 季度申报

Toast 薪资管理系统会将这些员工和工资从申报中移除。这不会影响在该州、其他州或联邦范围内代表客户进行的其他季度或年度申报。被排除在申报范围之外的员工如果申请了州失业救济金，可能会被拒绝。客户可以在他们的季度税收资料包中查看申报详情。如需详细了解哪些员工被排除在外，请联系客户服务中心。

这是从 2024 年第一季度开始的政策转变。在过去几年和季度，Toast 薪资管理系统提交了包含这些员工的申报，整个申报将被拒绝，这将影响所有员工的申报。通过变更流程，将缺失/无效 SSN 的员工及其工资排除在外，这增加了申报被该机构接受的机会，从而有助于减轻缺失/逾期申报处罚。此举允许拥有 SSN 的员工获得可能的失业救济金。

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SSN 缺失的员工 W-2 表

缺失 SSN 的员工记录将在 Toast 薪资管理系统中生成一份 W-2 表格，该表格中的 SSN 字段中包含“000-00-0000”。Toast 薪资管理系统在代表客户向美国国税局提交 W-2 表格时，也会使用“000-00-0000”SSN。

虽然美国国税局接受这种类型的申报，但如果员工没有真实准确的SSN，可能会增加员工申报个人税务信息的难度。

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为工资报告目的验证 SSN

雇主有三个选项可用于验证 SSN，以用于工资报告：

1. 社会保障号验证服务是一项免费在线服务，允许注册用户验证受雇员工的姓名和SSN是否与社会保障局(Social Security Administration,SSA)的记录一致。
2. E-Verify 是由美国国土安全部与 SSA 合作运营的一个免费在线系统。该工具允许雇主通过比较 I-9 表格上的详细信息与联邦政府数据库，以电子方式验证新员工是否有权在美国工作。与上述 SSN 验证服务不同，此流程旨在验证您的新员工是否具备在美国工作的合法资格。
   1. 注意：Toast 薪资管理系统未与 E-Verify 合作。Toast 和 E-Verify 之间没有直接集成，使用它验证员工身份是您的责任。
3. 同意式社会保障号验证服务面向注册的私人公司以及州和地方机构提供付费即时自动验证服务。该设备还可以处理大量请求。

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纳税申报修正

如果 SSN 不正确，或者已在季度截止时间（季度结束后三个工作日）之后添加到员工档案中，则必须进行修订，以便向有关机构准确报告该季度的工资。无论采用上述哪种申报方式，这都是事实。需支付修正费。通过任何 Toast 薪资管理页面右下角的蓝色聊天点联系我们，开始办理相关流程。

在联系 Toast 薪资管理系统时，请提供以下信息：
 

• 员工的姓名或员工编号
• 确认员工已在 Toast 薪资管理系统中更新其 SSN
• 出于安全原因，请勿包含员工的 SSN

当 Toast 薪资管理系统收到此信息时，客户服务团队会将请求与系统中列出的信息进行比对。截至 2026 年 2 月，修订案的每项请求统一收费 250 美元。只要所有信息都包含在一份申请中，申请中可以包括任意数量的员工、季度和 FEIN。客户同意支付费用后，该请求便会处理。

注意：修订请求最多需要 10-12 周才能完成，Toast 无法保证完成日期早于提交截止日期。自 2026 年 4 月起，修订案不再设暂停营业月。 

申请处理完成后，Toast 薪资管理系统将通过电子邮件通知雇主。届时，雇主和员工可以在工资单的“税费与文件”部分找到更新的信息。

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其他资源

• 更多详情请参阅《验证或更新我的 SSN（适用于员工）
• 更多详情请参阅《获取社会保障号方面的帮助
• 更多详情请参阅《获取有关 W-2 表格修改的帮助
• 更多详情请参阅《季度末检查清单

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此内容仅作参考之用,不构成人力资源、法律、税务或任何其他专业领域建议。Toast 薪资管理系统不对因信息缺失而导致的任何处罚负责。本文内容可能会有所变动。如需最新具体建议，请联系律师或其他专业人士。