上次更新时间：2026年2月25日 10:54
| 自 2024 年 4 月第一季度起，如果员工及其工资缺失社会保障号 (SSN)，Toast 薪资管理系统将从某些申报中剔除。在《Toast 薪资管理系统如何处理 SSN 缺失或无效问题》中，阅读更多关于该功能的工作原理以及 Toast 薪资管理系统为何做出此更改的信息。 |
社会保障号 (SSN) 是一个 9 位数的号码，发放给美国公民和居民，用于身份验证，尤其是税务识别。
使用 SSN 将工资单上记录的员工工资报告给社会保障署和其他税务机构。SSN 列于雇主季度州纳税申报表和员工可能收到的年终文件（如 W-2 表格）中。SSN 不准确或缺失可能导致纳税申报不准确、州税务机构不接受纳税申报，并/或导致雇主遭受经济处罚。
在员工层面，工资通过 SSN 向社会保障署报告。SSN 出现在 W-2 表中，用于申报年度税款。SSN 缺失或不准确会导致难以申报这些税款。工资也会使用员工的 SSN 向州失业保险机构报告。如果没有正确的 SSN，这些工资将无法正确报告，并且如果员工需要申请失业救济，这可能导致问题。
Toast 薪资管理系统将代表您的企业，在季度和年度工资税申报中申报员工工资及预扣税款。所有联邦和州税务机构的工资申报流程都依赖社会保障号；因此，Toast 薪资管理系统需要在每位员工的个人资料中登记有效的 SSN。如果没有这些信息，您的餐厅和员工的工资和纳税申报就有可能出现错误。
您可以通过三种方式在员工档案中获取社会保障号：
若员工在 Toast 薪资管理系统中缺失 SSN，雇主会通过以下方式收到通知：
Toast 将继续探讨如何提高知名度并帮助客户收集 SSN 信息。
确保 Toast 薪资管理系统具备必要的 SSN 申报信息的截止日期为季度末第三个工作日。Toast 薪资管理系统会针对所有活跃客户向相关税务机构提交工资税申报文件。在向税务机构提交申报表时，大多数税务机构都会确认是否接受申报。
如果员工在季度或年度申报时缺失 Toast 薪资管理系统中的 SSN 或 SSN 无效，以下将概述为尽可能确保申报成功而针对各种申报采取的措施。
在这种情况下，无效的 SSN 被定义为：
如果以下申报包含缺失 SSN 的员工，Toast 薪资管理系统预计将拒绝这些申报：
Toast 薪资管理系统仍会尝试向该机构报税，但预计该机构会拒绝完整报税文件以及包含的所有员工。当税务机构因缺失 SSN 信息而拒绝税务申报时，Toast 薪资管理系统将尝试通知经营者。
在以下州，缺少 SSN 且领取失业救济金的员工将被排除在 Toast 薪资管理系统为客户申报的失业税 (SUTA) 之外：
Toast 薪资管理系统将从申报中剔除这些员工和工资。这不会影响在该州、其他州或联邦范围内为客户进行的其他季度或年度申报。被排除在申报范围之外的员工如果提出申请，可能会被拒绝领取州失业救济金。客户可以在其中查看申报详情。如需收集哪些员工被剔除的更多详细信息，请联系客户服务中心。
这是从 2024 年第一季度开始的政策转变。在过去几年和季度，Toast 薪资管理系统曾提交过包含这些员工的申报，但整个申报将被拒绝，这会影响所有员工的申报。通过变更流程，可以剔除SSN缺失/无效的员工及其工资，这增加了该机构接受申报的机会，从而有助于减轻缺失/逾期申报的处罚。这样，拥有 SSN 的员工就可以获得可能的失业救济金。
对于缺失 SSN 的员工记录，系统将在 Toast 薪资管理系统中生成一份 W-2 表格，该表格中的 SSN 字段中包含“000-00-0000”。Toast 薪资管理系统在代表客户向美国国税局提交 W-2 表格时，也会使用“000-00-0000”SSN。
虽然美国国税局 (IRS) 接受这种类型的申报，但如果员工没有真实准确的 SSN，可能会增加员工申报个人纳税申报表的难度。
雇主有三种验证 SSN 的方法可用于工资报告：
如果 SSN 不正确，或在季度截止时间（季度结束后三个工作日）后被添加到员工档案中，则必须进行修正，以便向有关机构准确报告该季度的工资。无论上述哪种申报方式，这都是正确的。请联系 以开始该流程。需支付修订费。
当您通过电子邮件联系 Toast 薪资管理系统时，请填写以下信息：
当 Toast 薪资管理系统收到这些信息后，客户服务团队将根据系统列出的信息对请求进行交叉比对。截至 2026 年 2 月，修正案的每项请求收费 250 美元。只要所有信息都包含在一份申请中，申请就可以包含任意数量的员工、季度和 FEIN。客户同意支付费用后，该请求会得到处理。
注意：修订请求最多需要 10-16 周才能完成，Toast 无法保证完成日期早于申报截止日期。此外，由于存在季度申报，Toast 薪资管理系统在每季度的第 1 个月（1 月、4 月、7 月和 10 月）处于停薪期。若在上述任一个月内提交申请，系统将在网络中断结束后按收到的先后顺序排列。
申请处理完成后，Toast 薪资管理系统将通过电子邮件通知雇主。届时，雇主和员工可以在工资单的“税费与文件”部分找到更新后的信息。
本内容仅供参考,不构成人力资源、法律、税务或任何其他专业领域建议。Toast 薪资管理系统对因信息缺失而导致的任何处罚不承担任何责任。本文内容可能会有所变动。如需最新具体建议，请联系律师或其他专业人士。