xtraCHEF:上传发票和收据（桌面端）
上次更新时间：2026年7月7日 16:12
发票上传摘要
xtraCHEF 让您触手可及地使用高级报告、分析和成本跟踪功能——而这一切都始于上传文档。这是因为您核对后的发票和收据不仅能让您深入了解自己的支出，还能让您了解食品主要成本（仅限 xtraCHEF Pro）和库存价值（Pro），并有助于实现高级指标，例如您的 运营摘要（xtraCHEF Essentials 和 Pro）、预算（Essentials 和 Pro）以及 销货成本（Essentials 和 Pro）。
注意： 上传后，发票起初需要您关注以便进行核对。最初的人工投入将建立机器学习（并节省时间），以便在未来实现自动核对。
为了了解您业务的整体健康状况，xtraCHEF 首先需要知道您的资金流向以及您的商品成本。
AI自动化也是您xtraCHEF订阅的一项核心功能，它使已核对的发票能够提取到您的会计系统和技术栈中，通过机器学习为您节省时间并减少人为错误的空间。
比较收据和发票
通常，发票（QuickBooks称之为账单）尚未支付给供应商/商店。然而，收据已经支付过了。
当我们在xtraCHEF中使用这些术语时，可能会令人困惑，因为当我们听到“收据”这个词时，它通常代表证明已为物品付款的文件。供应商收据并非总是如此。有时收据看起来与发票完全一样，唯一的区别在于一张已经支付，而另一张尚未支付。收据上通常甚至没有“收据”这个词。
以不同方式跟踪/记录发票和收据非常重要，以避免重复向供应商付款以及重复过账或记录费用。提交给xtraCHEF并提取到您会计软件中的发票会告知会计软件该发票为“未结”或“未付款”状态。公司通常会针对特定时间段内记录的所有未付款发票运行报告，然后向供应商开具支票以支付这些发票。如果您已经支付了该发票，而它仍然出现在该报告中，您可能会不小心再次支付。
当您将收据输入xtraCHEF时，该过程的一部分还包括告知系统该发票是如何支付的（支票或信用卡），然后可以将该收据连同付款方式一起提取到QuickBooks中，以记录交易的双方（所购物品的费用加上为支付该费用金额而进行的付款）。这意味着您的会计软件已经知道它已付款，并且它不会出现在您的未付款账单列表中。
xtraCHEF默认不会将收据直接发送到QuickBooks。大多数客户利用直接进入其QuickBooks Online账户的自动银行/信用卡数据源，并且要么 (a) 在QuickBooks Online中设置了“规则”，自动对其会计软件中的这些费用进行分类，要么 (b) 拥有手动工作流/流程，即他们逐一查看数据源上的每笔交易并自行对其进行分类。如果xtraCHEF将这些收据费用导出/过账到QuickBooks Online，则存在重复过账费用的风险。如果客户想要开启从xtraCHEF到QuickBooks Online的导出功能，请确保QuickBooks中没有设置任何规则，并且没有会导致重复过账风险的对账流程。通过这种方式很容易意外地重复过账费用，这就是为什么此导出的默认设置为禁用。如果启用了此功能，客户需要手动核对他们的银行/信用卡数据源，并手动将 QuickBooks 中银行/信用卡数据源的每笔交易与其对应的我们发布的收据费用进行匹配。
通过计算机上传文档
这段 6 分钟的视频介绍了将发票上传到您账户的方法，包括通过您的桌面版 xtraCHEF 上传文件。
将发票、收据和其他文件添加到 xtraCHEF 的最常见方式是通过 xtraCHEF 主仪表板上的 上传文档 按钮。您的 仪表板 是登录 xtraCHEF 后的默认着陆页。但是，也可以使用您的导航栏从任何其他页面访问它。
选择此按钮将打开一个侧边栏，您将在其中找到将文件添加到 xtraCHEF 的不同选项。
即时发票上传
此功能允许用户上传可即时处理的单页发票。使用此功能时不会出现使用其他上传功能时所见的延迟。您仍然可以查看上传内容并在需要时进行更正。使用此功能时，xtraCHEF 将自动为每个行项目建议一个 采购类别。
即时上传可能是您的默认且唯一的上传选项，或者您可能能够在该选项和标准上传之间进行选择。如果您看到一个名为 即时上传 的按钮，请选择它以开始。否则，请选择原始的 上传文档 按钮。注意：即时上传功能并非默认可用，因此如果您希望启用它，请联系 support@xtrachef.com。
即时发票上传将指出任何需要注意的区域，包括是否需要创建新供应商。重新检查以红色标出的字段，并根据需要进行更正。
按类型上传文档
要开始上传，请选择您的位置。
接下来，选择发票、收据、或 对账单 （下文将详细介绍）。
根据经验，发票是需要支付的“账单”。使用此文档类型上传的文档在核对后将提取到您的会计软件中（如果适用且已集成）。在大多数情况下，您将选择 发票。
另一方面，收据是“已支付”的账单。默认情况下，此文档类型在核对后不会提取到您的会计软件中（如果适用且已集成）。注意：如果您使用 QuickBooks Online，则可以启用用于会计核算的收据提取功能。有关此功能及设置的更多信息，请阅读我们题为 xtraCHEF 的文章：QuickBooks Online 的收据提取。
对账单也可能作为文档类型下的一个选项出现，但前提是您的账户中启用了供应商对账单核对功能。此选项默认不会显示。
选择文档类型后，您可以继续上传文档文件。xtraCHEF 支持 .jpg、.jpeg、.png 和 .pdf 等文档格式。要上传文档，请将文件拖放到蓝色提交区域中。您也可以使用 + 浏览文件 按钮手动选择要上传的文件。
文件上传完成后，选择 提交 将其发送至 xtraCHEF 进行处理。
如果上传成功，您将收到一个弹出通知，告知您文件已上传。
上传最佳实践
为确保 xtraCHEF 成功处理所有上传的文档，我们建议遵循以下最佳实践：
- 捕获整张发票页面。 扫描或拍摄文档时，请勿裁剪掉供应商名称、发票 ID、应付总额、明细项目等信息。
- 确保清晰易读。如果上传的信息模糊不清，xtraCHEF 将无法正确读取和记录其数据。您可以在光线充足且背景中性的环境下拍摄发票，以确保信息清晰易读。
创建文档
我们了解餐饮业的工作节奏非常快，纸张往往会因泼溅、污渍和其他原因而受损。如果您的发票或收据有破损、污渍或模糊不清，请不必担心——您仍然可以将其添加到 xtraCHEF 中。
要手动上传您的发票/收据详细信息，请选择下图所示的按钮，该按钮位于 上传文档 旁边。然后，选择 创建文档。
首先，使用下图所示的下拉菜单选择您的 文档类型（发票、收据 或 贷项通知单）。
要继续，请开始输入文档详细信息。为此，请选择您的供应商。在此字段中输入内容将填充已识别的供应商记录。
注意： 如果没有记录出现，或者这是新供应商，请继续手动输入此信息。xtraCHEF 将在您的“供应商”选项卡中记录新的供应商信息，以供将来使用。
接下来，选择发票日期字段。您可以手动输入日期，也可以从日历工具中选择。
然后，输入您的发票编号。 您可以在必填的发票编号字段中输入字符或数字来完成此操作。如果您不记得发票编号，可以通过选择“随机化”图标来随机生成一个。
填写完这些信息后，您就可以开始添加构成文档的各个行项目了。为此，请选择+ 添加行项目。
然后，添加重要的行项目信息，例如项目代码、描述、数量、单价等。
注意：您可以根据需要通过重新选择+添加行项目来继续添加任意数量的行项目。
最后，选择 提交 将信息发送至 xtraCHEF。如果上传成功，您还可以选择下载所输入数据的 PDF 文件以供记录。
通过电子邮件上传文档
如果您在旅途中或无法登录 xtraCHEF，随时可以通过电子邮件以 PDF 格式上传发票！在 xtraCHEF 中，每个地点都分配有一个唯一的电子邮件地址。任何发送到该 xtraCHEF 地址的（PDF 格式）发票都将自动上传到您的账户。
注意：xtraCHEF 仅接受来自您账户中用户的发票。要了解有关添加员工或供应商作为用户的更多信息，请阅读我们的 管理用户资料 文章。
您可以在两个地方快速找到您地点的电子邮件地址：
- 在您的 仪表板上
- 以及在您的上传文档页面上
自定义您的电子邮件地址
这些电子邮件地址是为您默认配置的。不过，您可以在地点级别进一步自定义地址。 要执行此操作，请选择您账户右上角的 齿轮图标。然后，选择 地点。
这将带您前往 位置 页面，您可以在该页面查看与您的账户关联的所有位置。每个位置都将关联一个默认电子邮件地址。要更改地址，请选择一个 位置 并 编辑位置详情。
这将填充您的“编辑位置详情”页面。要继续配置您的 xtraCHEF 电子邮件地址，请选择 将发票通过电子邮件发送至 字段并更改 @xcinvoice.com 之前的文本。在此，您还可以配置您的 回复选项 并添加一个电子邮件地址，以便将其包含在收到的发票回执中。
准备好后，选择 保存。这将保存您的更改。如果您未选择 保存，xtraCHEF 将不会记住您的更改。
注意：更改 xtraCHEF 电子邮件地址后，务必更新您的发票上传工作流程。您可以通过通知任何负责代表您通过电子邮件提交文档的员工或供应商来完成此操作。今后必须使用您的新电子邮件地址，以便成功接收未来的发票。
后续步骤
发票上传后，即开始对账流程。起初，此流程需要您采取行动来审查和处理以下内容：
- 拒绝：如果上传的照片或扫描件缺少过多数据（由于裁剪或缺少页面）或者图像质量模糊不清，发票可能会被拒绝。有关拒绝的更多信息，请访问我们的文章 xtraCHEF：发票拒绝。
- 需要采取行动：缺少部分信息（如供应商代码、发票编号、日期等）的发票将被拦截。通过提供缺失的必要信息，这些发票始终可以继续推进。有关异常的更多信息，请访问我们的文章xtraCHEF：需要采取行动的发票。
- 映射发票项目： 随着时间的推移，xtraCHEF 会学习将您的个人发票行项目编码到总账 (GL) 代码和类别，以用于会计和报告目的。它通过机器学习来实现这一点。然而，当您刚开始使用时，您的账户人工智能是一张白纸。
当您手动将发票行项目“编码”到相应的总账代码或类别时，xtraCHEF 将会记住您的指定，并在未来为您重复这些操作。有关映射发票项目的更多信息，请访问我们的文章xtraCHEF：如何映射发票项目。
随着您继续引导发票完成对账流程，xtraCHEF 将开始以分析、报告、预算、运营摘要等形式解锁洞察。
