Cierre del día, informe Z y descripción general de la captura automática

En este artículo:

• Cierre del día
  • Resolución automática de problemas en el cierre del día
  • El cierre del día no se carga
• Informe Z
  • Diferencias del informe Z entre EE. UU. y Canadá, e Irlanda y el Reino Unido.
• Informe de servicio
• Personalizar y previsualizar informes del POS
• Depósitos de efectivo al final del día
• Capturar pagos
• Manejo de pagos fuera de línea

Cierre del día en el POS

La página Cierre del día es una característica opcional que te proporciona un informe de auditoría sobre el estado actual de todas las cuentas y la actividad de los empleados. No es necesario hacer esto manualmente cada noche para cerrar el día en el sistema. Generalmente, este proceso se automatiza a través del sistema de Toast a las 4 a. m. (ET). Sin embargo, para mayor precisión o necesidades operativas únicas, se recomienda revisar periódicamente el proceso manual de cierre del día.

Toast está diseñado para llevar a cabo estas funciones automáticamente para cada restaurante cada noche, por lo que no se requiere intervención manual. Se puede utilizar como una herramienta de revisión. De manera predeterminada, a las 4:00 a. m. (ET) de cada día, Toast hará lo siguiente:

• Cerrar cualquier cuenta no cerrada que tenga el estado Pagada en el momento del cierre.
  • Registrar la salida de cualquier empleado que aún esté con registro de entrada a las 4:00 a. m. (ET).
    • Nota: Esto se puede desactivar a pedido.
• Capturar automáticamente todos los pagos con tarjeta de crédito no capturados del día hábil anterior. En la mayoría de los casos, esto incluirá todos los pagos del día. Toast no cerrará pedidos no pagados.

Para ver el cierre del día, comienza seleccionando Cierre del día en Actividades del gerente desde el menú principal del POS de Toast.
 

En el ejemplo que se muestra a continuación, tenemos cuatro cuentas abiertas que deberán resolverse antes de que podamos cerrar el día. A menos que hayas habilitado la configuración de cierre automático o anulación automática, de manera predeterminada, las cuentas no pagadas requieren intervención manual y también impedirán que el personal de servicio responsable de las cuentas no pagadas termine su turno.  
 

Puedes seleccionar Cerrar cuentas para gestionar cualquier cuenta no pagada. Las cuentas abiertas deben resolverse antes de que puedas seleccionar Finalizar día. De hecho, el botón Finalizar día no estará disponible hasta que tus cuentas abiertas se hayan resuelto. No puedes resolver automáticamente cuentas abiertas. 
 

Las cuentas pagadas, los pedidos que esperan ser recogidos y los empleados con entrada registrada también se resumirán en esta pantalla. 

• Para cualquier cuenta pagada, tendrás estas opciones: Cerrar todo (sin propinas) o Ajustar propinas.
• Para cualquier pedido que esté esperando ser recogido, tendrás estas opciones: Marcar todo como recogido o Ver pedidos.
• Para cualquier empleado con entrada registrada, tendrás estas opciones: Registrar salida de todos o Ver empleados.
• Si tienes algún artículo pendiente para estas tres categorías, también verás la opción Resolver automáticamente en la parte inferior de la pantalla, que resolverá automáticamente todo lo pendiente. Sigue leyendo la siguiente sección de este artículo para obtener más información sobre esta función.

Resolución automática de problemas en el cierre del día

Puedes resolver automáticamente ciertos problemas si necesitas cerrar rápidamente o deseas resolver un gran número de problemas con la misma solución. 

Selecciona el botón Resolver automáticamente para:
 

• Cerrar todos los pedidos y cuentas completamente pagados.
  • Nota: Si las cuentas no tienen propina, el sistema las cerrará sin ninguna propina aplicada. Puedes seleccionar Ajustar propinas para acceder a las cuentas no cerradas a fin de agregar propinas manualmente y cerrar cada cuenta.
• Registrar la salida de todos los empleados que estén actualmente con entrada registrada. Esto registrará la salida de todos de inmediato y finalizará sus turnos.

La función de resolver problemas automáticamente está disponible en el menú Cierre del día. Para usar esta función, simplemente selecciona el botón Resolver automáticamente una vez que estés listo para cerrar pedidos completamente pagados y finalizar los turnos de los empleados que aún estén con entrada registrada. 

Ten presente que Resolver automáticamente no se puede usar para cuentas no pagadas. Solo resolverá cuentas pagadas (moviéndolas a Cerradas), pedidos en espera de recogida y empleados con entrada registrada. Si deseas resolver automáticamente solo uno de esos elementos, puedes hacerlo seleccionando el botón junto a ese elemento específico. 

Cierre del día no se carga

Si Cierre del día no se carga o permanece cargándose indefinidamente, prueba los siguientes pasos de solución de problemas:
 

• Regresa al menú del dispositivo e intenta acceder a Cierre del día nuevamente.
• Selecciona el ícono de recarga en la parte superior derecha de la página.
• Cierra la sesión de Toast, vuelve a iniciarla y accede a la página Cierre del día.
• Intenta acceder a la página Cierre del día desde otro dispositivo.
• Asegúrate de que tu dispositivo tenga una conexión a Internet activa. Consulta el artículo .
  
  

Si los empleados enfrentan problemas al intentar cerrar el día, particularmente con el acceso a la caja de efectivo, considera los siguientes pasos:

1. Asegúrate de que el permiso 1.7 Acceso a la caja de efectivo bajo “Acceso al POS” esté habilitado para el empleado en Toast Web.
2. Publica cualquier cambio reciente realizado en los permisos.
3. Reinicia el dispositivo para asegurarte de que los permisos actualizados tengan efecto. Los permisos no publicados o desactualizados son la causa más común de esos problemas y se pueden resolver rápidamente siguiendo estos pasos de solución de problemas.

Para una lista de verificación completa de revisión de turnos para empleados y gerentes, consulta este artículo de Toast Central: .

Informe Z en el POS

El informe Z es un resumen de ventas que se puede imprimir con una impresora de recibos en el local al usar la función Cierre del día. Se puede imprimir en cualquier momento del día durante el horario comercial sin afectar el día comercial.
 

Imprimir este informe no convierte el día en el siguiente día. Los datos se actualizan en tiempo real a medida que ocurren las ventas. La impresión se realizará desde la impresora de recibos con la que esté configurado el dispositivo que estés utilizando.

Puedes configurar la información que desees incluir en el informe Z a través de cualquiera de las siguientes rutas de navegación en Toast Web:

• Área de atención al público > Configuración de pantalla de pedidos > Opciones de IU; luego, desplázate hacia abajo hasta la sección Configuraciones del informe Z.
• Empleados > Configuraciones de informes de POS > Informe de fin de día gestionado > Selecciona los elementos que deseas incluir. Luego, guarda y publica tus cambios.

Estos son los siguientes elementos que se pueden incluir:

• Categorías de ventas: Muestra el total de ventas netas por categoría de ventas.
• Centros de ingresos: Muestra el total de ventas netas y la cantidad por centro de ingresos.
• Resumen de ventas e impuestos: Muestra un resumen del total de ventas netas, impuestos y ventas totales.
• Detalles de pagos: Muestra el total de pagos realizados.
• Propinas compartidas de meseros: Muestra el total de propinas y cargos (incluyendo efectivo antes de repartir propinas, gratificaciones en efectivo y que no son en efectivo, y propinas que no son en efectivo).
• Anulaciones totales: Muestra el total de anulaciones, que incluye el conteo de pedidos y artículos, y el porcentaje.
• Eliminaciones totales: Muestra el monto total y el número de los artículos que se han agregado a la cuenta y se han eliminado antes de ser enviados, retenidos o programados para otra fecha.
• Descuentos totales: Muestra el total de descuentos aplicados.
• Desglose de tarjeta de crédito: Muestra un desglose de las transacciones con tarjeta de crédito.
• Desglose de otros pagos: Muestra un desglose de las transacciones realizadas utilizando otras opciones de pago.
• Mano de obra: Muestra el monto total de ventas netas, la relación entre el costo y las ventas, los costos laborales y el número de horas trabajadas por los empleados.
• Excedente o faltante del empleado: Muestra el monto total que sobra o que falta.
• Firma del empleado: Muestra la firma del (de los) empleado(s).
• Desglose de pagos: Muestra el motivo de los pagos y el monto total de los desembolsos realizados.
• Resumen de depósitos: Muestra un resumen de los depósitos, incluyendo el total esperado, el real y el monto excedente o faltante.
• Envío: Muestra las ventas brutas con envío, las ventas netas y los cargos a los repartidores.

Nota: Los propinas compartidas de los meseros solo se muestran en el informe Z cuando tienes tanto las configuraciones de propinas que son no en efectivo como la de gratificaciones dentro de la configuración de revisión de turnos establecidas en Desembolso de la caja de efectivo. Para obtener más información, consulta .

El informe Z incluirá los siete días anteriores de manera predeterminada. Para cambiar la fecha, navega hasta el menú de desbordamiento en la esquina superior derecha de tu informe.
 

Selecciona el día deseado del menú emergente y luego Aceptar, y el informe mostrará la fecha seleccionada.
 

La fecha siempre estará listada en la esquina superior izquierda de la pantalla para verificar el informe Z correcto.
 

Los clientes en Irlanda y el Reino Unido deben esperar que todas las cifras en el informe Z sean con impuestos incluidos, mientras que el informe Z en EE. UU. y Canadá se basa en ventas netas, excluyendo impuestos. 

EE. UU. y Canadá:

• Ventas brutas = Impuestos excluidos
• Ventas netas = Ventas totales menos impuestos, descuentos y reembolsos

Reino Unido e Irlanda:

• Ventas brutas = Ventas netas + impuestos, excluyendo descuentos
• Ventas netas = Ventas brutas menos impuestos, descuentos y reembolsos

Informe de servicio en el POS

El informe de servicio te proporciona los mismos datos que el informe Z, pero desglosados por los períodos de servicio que están disponibles para tu restaurante. Para obtener información sobre cómo ajustar los períodos de servicio de tu restaurante, consulta este artículo de Toast Central: .

Para acceder a este informe, selecciona Informe de servicio, ubicado bajo Actividades del gerente en el menú principal de la aplicación Toast.
 

El menú desplegable del período de servicio te permitirá filtrar tus datos de ventas a una parte específica del día (desayuno, almuerzo, etc.). Puedes seleccionar Imprimir informe en la parte inferior de la pantalla si lo deseas. El informe de servicio se actualiza automáticamente, pero también puedes seleccionar actualizar para asegurarte de estar viendo los datos más recientes
 

Personalizar y previsualizar informes del POS

En Toast Web, puedes configurar qué información aparece en tu informe del POS. 
 

1. Navega a Empleados> Configuraciones de informes del POS.
2. Selecciona el informe que desees:
   1. Informe de la revisión del turno
   2. Informe de fin del día del gerente (informe Z)
3. Usa las casillas de verificación ¿Mostrar? para seleccionar qué secciones te gustaría incluir en tu informe. Haz clic en el ícono de seis puntos y arrástralo en cada fila para reorganizar las secciones. Una vista previa del informe aparecerá en el lado derecho de la página.
4. Si realizas algún cambio, selecciona Publicar todos los cambios en la parte inferior de la página. De lo contrario, selecciona Listo para salir.

Depósitos de efectivo al final del día

Un depósito es efectivo que se retira de un restaurante para depositarlo en un banco u otra institución financiera. Un depósito de efectivo debe ser la última operación de gestión de caja del día. Después de que todas las cuentas estén cerradas por el día, se completen las revisiones de turnos y se cierren todas las cajas de efectivo, puedes usar la pantalla Depósitos en efectivo en el POS para ingresar la cantidad real de efectivo del depósito en la plataforma Toast.

Para obtener más información, consulta este artículo de Toast Central: .


 

Capturar pagos

La mayoría de los clientes de Toast están programados para capturar pagos automáticamente durante la noche después de que el restaurante cierre, por lo que no es necesario capturar manualmente. Este es un comportamiento predeterminado para todas las cuentas, a menos que se haya desactivado por solicitud en algún momento. Si no estás seguro, puedes contactar al servicio de atención al cliente para confirmar tu configuración.
 

Toast recomienda que captures pagos al menos una vez al día para asegurarte de que los pagos con tarjeta de crédito autorizados puedan procesarse completamente. Recomendamos encarecidamente que permitas que nuestro sistema lo haga automáticamente para eliminar errores humanos que pueden causar retrasos en la financiación de tu cuenta. Si de verdad necesitas procesar un lote manualmente, consulta este artículo de Toast Central: .

Manejo de pagos sin conexión

Si el sistema de tu POS de Toast se desconecta, es esencial evitar activar manualmente el proceso de captura de pagos después de restaurar la conectividad. Toast captura automáticamente las autorizaciones de tarjetas de crédito una vez que el sistema vuelve a estar en línea. Iniciar manualmente la captura de pagos puede llevar a discrepancias en los depósitos, en especial para autorizaciones que aún se estén sincronizando.

Captura automática de cuentas no cerradas

Toast capturará automáticamente cualquier cuenta no cerrada que quede durante la noche a las 4:00 a. m. (ET). Esto puede ser útil si olvidas capturar cualquier cuenta restante del día o si quieres que Toast maneje el proceso automáticamente.

Las cuentas no cerradas pero pagadas se establecerán como cerradas y luego se capturarán automáticamente. Debido a que Toast resolverá cuantas no cerradas sin aplicar ninguna propina, es posible que desees actualizar o modificar manualmente las propinas para los pagos según sea necesario.