Nómina Toast: Obtener ayuda con las plantillas horarias

En este artículo, encontrarás:

• Faltaban horas en una plantilla horaria
• Mostrar y visibilidad de la plantilla horaria
• Múltiples plantillas horarias para un empleado
• Hojas de tiempo duplicadas y en blanco
• Problemas de sincronización de nómina
• Plantilla general y problemas relacionados con los informes
• Recursos adicionales

Horas faltantes en una planilla horaria

• Horas no registradas: Si faltan horas porque un empleado no registró su entrada, puedes agregar manualmente las entradas de tiempo.
  • En Toast Web, ve a Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo.
  • Usa el botón + Agregar entrada para ingresar las horas faltantes.
  • Consulta Editar entradas de tiempo de los empleados si tienes más preguntas sobre este informe o proceso.
• Posición incorrecta o código de ganancias: Si se trata de un empleado más nuevo o que ha cambiado recientemente de trabajo o puesto, asegúrate de que los puestos y tipos de ingresos estén asignados correctamente.
  • Verifica que su posición en Nómina Toast esté configurada para la ubicación específica con el número de identificación del empleador (EIN) apropiado.
  • Verifica los campos Tipo de salario y Tipo de ganancia predeterminado en la página Detalles del puesto del empleado.
• Planillas horarias no aprobadas: Si las horas no aparecen en una nómina, verifica y aprueba todas las plantillas horarias pendientes en la página Horario o activa las planillas horarias aprobadas automáticamente. El paso Vista previa de Nómina marcará cualquier plantilla horaria no aprobada cuando la función de plantillas horarias aprobadas automáticamente esté desactivada.

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Mostrar plantilla horaria y visibilidad del turno

• Datos faltantes: Verifica o restablece los filtros en el informe de gestión de entradas de tiempo o la página Tiempo para asegurarte de que todos los días aparezcan.
• Problemas de sincronización y caché: Para empleados o entradas de tiempo que no se muestran correctamente o no se muestran en la página Horario:
  • Intenta cerrar sesión y volver a iniciarla en Nómina Toast.
  • Si el error persiste, borra las cookies y la memoria caché.

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Múltiples plantillas horarias para un empleado

Si tienes varias plantillas horarias para el mismo empleado, no necesitas consolidar entradas de tiempo en una nómina; el resultado final será el mismo si se consolidaron o no. Lo importante es aprobar todas las plantillas horarias aplicables que contribuyan a las horas y ganancias (propinas) de un empleado y no aprobar plantillas horarias para nóminas futuras.

En todos los casos, se deberá aprobar cada plantilla horaria aplicable para continuar. Sin embargo, lo mejor es investigar la causa para entender por qué sucedió y qué se podría hacer para evitarlo la próxima vez:

1. Si solo un empleado tiene varias plantillas horarias en el mismo período de pago, puede deberse a lo siguiente: 
   1. Aprobación de plantillas horarias antes del final del período de pago: Esta es la razón más común y puede ocurrir para uno o varios empleados a la vez. Nómina Toast recomienda solo aprobar plantillas horarias justo antes de comenzar a ejecutar la nómina. Incluso podrías decidir activar la función de aprobar plantillas horarias automáticamente para evitar que esto suceda.
   2. Propinas adicionales agregadas después de aprobar plantillas horarias: En Nómina Toast: Prepárate para ejecutar la nómina. Te recomendamos revisar las propinas antes de las plantillas horarias. De esta manera, los cambios realizados en las propinas aparecerán en las planillas horarias antes de que se aprueben.
   3. Asignación incorrecta: Ve al perfil de un empleado y consulta la pestaña Asignación del POS en la esquina inferior izquierda. Si tiene un cartel de advertencia a su lado, selecciona Asignación del POS para sincronizar el perfil del empleado en Nómina Toast con su perfil en Toast Web.
   4. Cambios de posición: Si un empleado tiene un período de pago MID de cambio de puesto, puede haber dos plantillas horarias diferentes.
2. Si varios empleados tienen más de una plantilla horaria en el mismo período de pago, consulta lo siguiente:
   1. Aprobación de plantillas horarias antes del final del período de pago: Esta es la razón más común y puede ocurrir para uno o varios empleados a la vez. Nómina Toast recomienda solo aprobar plantillas horarias justo antes de comenzar a ejecutar la nómina. Incluso podrías decidir activar la función de aprobar plantillas horarias automáticamente para evitar que esto suceda.
   2. Verifica los cambios de frecuencia: Si tu empresa cambia las frecuencias de los cheques entre períodos de pago, el sistema se ajustará a la nueva frecuencia, a veces dividiendo un período más largo en períodos más cortos. En este caso, asegúrate de aprobar solo las plantillas horarias relevantes para la nueva frecuencia de verificación.
3. Por último, se espera que los empleados que trabajan en dos grupos salariales diferentes tengan dos plantillas horarias, ya que los diferentes grupos salariales siempre se asocian con nóminas diferentes. Aprobarás una plantilla horaria para cada puesto o grupo de pago en el que el empleado registre horas y/o propinas en cada período de pago.

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Hojas de tiempo duplicadas o en blanco

• Planillas horarias duplicadas: Esto puede deberse a adiciones o transiciones manuales en los cronogramas de nómina. Recomendamos eliminar entradas duplicadas directamente de la plantilla horaria.
• Hojas de tiempo en blanco: Esto podría implicar que las propinas no se envíen o que no se anulen desde el Gestor de propinas de Toast.

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Problemas de sincronización de nómina

• Faltaban plantillas horarias vinculadas a nómina: Si sabes que la plantilla horaria existe, pero no la ves en la página Horario:
  • En Nómina Toast, ve al perfil del empleado > Historial de pagos > Hojas de tiempo.
  • Selecciona la hoja horaria en cuestión
  • Selecciona la nómina correspondiente en el menú desplegable.
• Turnos en varias ubicaciones: Los empleados que trabajen en varias ubicaciones durante un solo período de pago tendrán plantillas horarias distintas por ubicación. De manera similar, la transición de la nómina semanal a la quincenal puede crear varias plantillas horarias por empleado.

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Plantilla general y problemas relacionados con los informes

• Revisiones de turnos incompletas: Si un turno se deja abierto o no se completa la revisión del turno, la entrada de tiempo no aparecerá en la página Horario en Nómina Toast.
• Actualizaciones de plantillas horarias y filtración de nómina: Selecciona el mosaico Ver plantillas horarias en el panel. Filtra por nóminas específicas para agilizar los procesos de aprobación. Como alternativa, activa las plantillas horarias aprobadas automáticamente en la parte superior de esta página.

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Recursos adicionales

• Nómina Toast: Administrar plantillas horarias
• Editar entradas de registros de entrada y salida de los empleados

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.