Nómina Toast: Gestionar asignación de empleados

En este artículo:

• Aspectos básicos de mapeo de empleados
• Cómo usar la herramienta de mapeo
  • Volver a enviar entradas de tiempo
  • Mapeo individual de empleados
• Cuándo mapear empleados
  • Resolver empleados no remunerados en la página del equipo
  • Empleado contratado en Toast Web primero
  • Perfiles duplicados de Toast Web
  • Perfiles de Nómina Toast duplicados
  • Planillas horarias/propinas no sincronizadas
  • Contratar a un empleado
• Preguntas frecuentes sobre mapeo de empleados

Conceptos básicos de mapeo de empleados

La asignación es el proceso de vincular el perfil de Nómina Toast de un empleado con su perfil de Toast Web. Cuando los empleados estén asignados correctamente, sus datos se sincronizarán, como la información de entrada de tiempo de los dispositivos POS de Toast que aparecen en las plantillas horarias de Nómina Toast.

Para evitar la mayoría de los casos de asignación manual, recuerda contratar empleados en el sistema Nómina Toast y no en Toast Web. Cuando se contrate a empleados en Nómina Toast frente a Toast Web, se creará inmediatamente un perfil de Toast Web que se asignará para sincronizar toda la información.

Si buscas ayuda para asignar empleados, usa Nómina Toast: Obtener ayuda con la asignación de empleados.

Cómo usar la herramienta de mapeo

1. Ve a Configuración > Toast > Empleados.
   
   
   
   
2. Usa el menú desplegable Ubicación para cambiar entre ubicaciones cuando sea necesario. 
   
   
   
   
3. A continuación, puedes usar la pestaña Empleados de nómina o Empleados de POS sin asignar.
   1. En la pestaña Empleados de nómina, puedes hacer coincidir los perfiles de los empleados de Nómina Toast con los perfiles de los empleados de Toast Web. Esta pestaña lista todos los perfiles de empleados de Nómina y cómo/si se asignan a un perfil correspondiente de Toast Web. Los empleados sin asignar se indican con el ícono de alerta roja. Se recomienda asegurarse de que todos los empleados por hora estén mapeados.
      
      
      
      
   2. La pestaña Empleados del POS sin asignar te permite asignar un perfil de empleado de Toast Web a un perfil de empleado de Nómina. Los perfiles sin asignar aquí pueden estar duplicados o ser el resultado de crear un perfil de Toast Web primero. Los perfiles de Toast Web archivados se almacenan en la parte inferior. Los empleados sin asignar se indican con el ícono rojo.
      
      
      
      
4. Si ves un botón Aceptar sugerencia junto al nombre de un empleado, el sistema identificó una coincidencia sugerida en función del nombre parcial, apellido parcial, dirección de correo electrónico, alias y/o número de empleado. Selecciona Aceptar sugerencia si la coincidencia es correcta.
   
   
   
   
5. Si la sugerencia recomendada es incorrecta, selecciona el lápiz de edición y el menú desplegable Asignar empleado al punto de venta. Selecciona la coincidencia de perfil adecuada. Los cambios realizados en esta página se guardarán automáticamente.
6. Si no se proporcionan sugerencias, selecciona la casilla Asignar a empleado de punto de venta y haz la selección en el menú desplegable. Escribe parte del nombre aquí para acotar la búsqueda o usa la fecha de última entrada para identificar qué perfil se debe asignar.
   
   
   
   
7. Si la persona no es usuario de Toast Web, puedes seleccionar Ignorar a este empleado.
   1. Motivos para ignorar un perfil en Nómina:
      1. Ese empleado no recibe su pago desde esa ubicación específica, pero aún requiere acceso a Toast Web (es decir, una persona corporativa)
      2. El perfil es un perfil genérico no humano, como “Am de la caja de la barra” o un inicio de sesión o perfil de cajero común. Ignorar el perfil en nómina evita problemas de asignación.
   2. Motivos para ignorar un perfil en el POS:
      1. Este puede ser el caso de personas como los contables que solo necesitan acceso a tu sistema de Nómina Toast.
      2. Estás intentando limitar el acceso al POS a esa ubicación, pero aún tienes que pagarle a ese empleado. Podría ser un empleado asalariado o corporativo.
8. Si un perfil de Toast Web se muestra (archivado) junto al nombre del empleado, sigue las instrucciones en la sección Desarchivar a un empleado de Agregar y gestionar empleados en Toast Web para desarchivarlo. Este puede ser el caso si un empleado fue contratado.
9. Los cambios realizados en esta página se guardarán automáticamente. Si realizaste cambios, lee la siguiente sección sobre cómo volver a enviar entradas de tiempo.

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Volver a enviar entradas de tiempo

Una vez que el empleado esté asignado correctamente, no olvides volver a enviar entradas de tiempo desde Toast Web. Las entradas de tiempo no se sincronizarán con Nómina Toast a menos que se vuelvan a enviar.

1. Después de iniciar sesión en Toast Web, ve a Informes > Mano de obra > Gestión de tiempo de entrada.
2. Elige el rango de fechas y el empleado deseados en los menús desplegables de la parte superior.
3. Ahora selecciona cada entrada de tiempo (fuera de los campos editables). Se abrirá una barra lateral llamada Detalles del turno. Para cada entrada de tiempo, simplemente selecciona Guardar cambios. Estos se sincronizarán con la plantilla horaria del empleado en Nómina. 

Mapeo individual de empleados

Nómina Toast ahora te permite ver la asignación de empleados a nivel individual. En la página principal del perfil de un empleado, notarás una pestaña en la parte izquierda con la etiqueta Asignación del POS. Si esa pestaña tiene un ícono de alerta roja a su lado, es posible que la asignación de este empleado sea incorrecta y necesite atención.

1. Selecciona el ícono de alerta roja para abrir una nueva vista con funciones de asignación. En el siguiente ejemplo, notarás que el perfil de nómina y el trabajo de nómina de Tim Benson están sin asignar. Selecciona el botón Editar para abrir la herramienta de asignación de este empleado.
   
   
   
   
2. Abre el menú desplegable para ver los perfiles de Toast Web. Una vez que tengas el perfil correcto, selecciona la marca de verificación para confirmar este trabajo. También puedes decidir ignorar la asignación si este usuario de nómina no hace un seguimiento de las entradas de tiempo y/o las propinas de Toast Web. Estos cambios se realizarán al instante.
   
   
3. Aunque los usuarios de nómina pueden ver cuándo las tareas principales están sin asignar (las tareas secundarias no se pueden ver aquí), las tareas de asignación solo las pueden realizar los administradores de Toast. En muchos casos, asignar el perfil del empleado también asignará su puesto, pero si un trabajo permanece sin asignar, tenemos una forma rápida de avisarnos para que tomemos medidas. Selecciona el enlace de Asistencia por correo electrónico.
   
   
   
   
4. Una ventana emergente ofertas crear un caso con el servicio de atención al cliente de Nómina Toast en relación con esta asignación de trabajos. Opcionalmente, puedes agregar cualquier detalle relevante al cuadro de texto. Selecciona Enviar y un representante de Toast te notificará cuando esto se complete.
   
   
    

Cuándo mapear empleados

Busca un escenario que describa la situación y mira los detalles que ayuden a reparar cada caso.
 

Resolver empleados no remunerados en la página del equipo

En la página Equipo en Nómina Toast, puedes encontrar un banner que indica que los empleados no están configurados para recibir su pago a través de Nómina:
 

Si seleccionas Más información, accederás a este artículo. ¿Qué deberías hacer? Esto depende del empleado:

• Si el empleado necesita recibir un pago, pero ya debería tener un perfil de nómina, selecciona los tres puntos junto al empleado y elige Asignar perfil de nómina. Esto te llevará a la página de asignación para asignarlos o reasignarlos si el perfil está asignado incorrectamente).
• Si el empleado nunca necesitará recibir pago, selecciona los tres puntos junto al empleado y elige Ignorar en nómina en el menú desplegable.
• Si el empleado necesita recibir un pago, pero no tiene un perfil de empleado, selecciona los tres puntos junto al empleado y elige Agregar empleado a Nómina. Se te enviará al nuevo flujo de trabajo de incorporación del empleador con parte de la información del empleado ya completada previamente.

Además, considera estos puntos:

• Si usas filtros en la página Equipo, al filtrar por ubicación, solo se mostrarán los empleados no remunerados que estén en esa ubicación específica del POS. Si los filtros Cerrado o Puestos están activados, no aparecerán empleados no remunerados. Esto se debe a que los empleados no remunerados están activos (en Toast Web, no en Nómina) y no tienen un puesto, ya que la información del puesto solo se encuentra en Nómina Toast.
• Si archivas un perfil duplicado en Toast Web para ayudar a resolver el error de empleado no remunerado, es posible que experimentes una demora para ver esa actualización de perfil en la página de tu equipo en Nómina Toast.
• Los roles de seguridad se cumplen. Los usuarios solo verán empleados no remunerados en cada ubicación a los que los roles de seguridad de RR. HH.+ y gerente tienen acceso en Nómina Toast. Los permisos de Toast Web no se consideran aquí.
• Tus costos e informes de PEPM no se ven afectados por los empleados no remunerados.

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Primero empleado contratado en Toast Web

• Detalles: Un empleado es contratado en Toast Web primero y en Nómina segundo. El perfil de Toast Web con el que el empleado registra la entrada y salida está sin asignar al perfil de Nómina. En su lugar, el perfil de Toast Web generado automáticamente (creado durante la contratación de Nómina) se asigna y el resultado final es que las entradas de tiempo de los empleados no se sincronizan con la Nómina.
• Solución: Comienza archivando el perfil de Toast Web generado automáticamente, ya que no tiene datos de entradas de tiempo ni propinas. El número de empleado de este perfil que deseamos archivar será idéntico al número de empleado del perfil de Nómina y lo más probable es que no tenga un código de acceso al POS. Luego, continúa con la herramienta de asignación y reasigna al empleado al perfil original de Toast Web que contiene datos de entradas de tiempo y/o propinas. Busca un perfil que tenga una fecha de última entrada reciente.

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Perfiles duplicados de Toast Web

• Detalles: Cuando los empleados tienen más de un perfil de Toast Web, solo uno suele contener entradas de tiempo. Es posible que los empleados con múltiples perfiles de Toast Web necesiten asignación.
• Solución: Usa los códigos de acceso al POS, los informes de mano de obra o la última fecha de entrada para identificar qué perfil se debe asignar al perfil de nómina. Archiva los perfiles adicionales de Toast Web y, luego, usa la herramienta de asignación para verificar que los perfiles estén vinculados.

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Perfiles duplicados de Nómina Toast

• Detalles: Cuando los empleados tienen más de un perfil de Nómina Toast, sus plantillas horarias y propinas (entre otras cosas) pueden estar repartidas entre los dos perfiles. También pueden tener perfiles duplicados de Toast Web.
• Solución: Es posible que la asignación por sí sola no solucione este problema. Si la información laboral y salarial de un solo empleado está contenida en dos perfiles de Nómina Toast, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para fusionarlos y asegurarte de que la asignación sea correcta en el futuro. El servicio de atención al cliente puede ayudarte a determinar si es posible que se apliquen enmiendas salariales o cargos.

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Planillas horarias/propinas no sincronizadas

• Detalles: Durante la revisión de la plantilla horaria o mientras se ejecuta la nómina, un empleado aparecerá sin horario o sin propinas del Gestor de propinas de Toast. Los informes de Toast Web confirman que tienen entradas de tiempo o propinas que deberían aparecer en la nómina.
• Solución: Es posible que el perfil de nómina del empleado se asigne al perfil incorrecto de Toast Web o que se anule su asignación por completo. Sigue los pasos anteriores para sincronizar los perfiles correctos del empleado. Si es necesario, no olvides volver a enviar entradas de tiempo para una sincronización rápida (si no utilizas la aprobación automática de plantillas horarias, reabre la plantilla antes de hacerlo).
  • Si estabas ejecutando la nómina cuando notaste esto, deberás restablecerla antes de asignar los perfiles. Esto permitirá que la información de la plantilla horaria y las propinas se sincronice desde Toast Web con Nómina Toast para que aparezca en tu nómina.

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Contratar a un empleado

• Detalles: Cuando contrates un empleado, Toast desarchivará automáticamente el antiguo perfil de Toast Web y reasignará los dos perfiles. No se requiere mapeo manual.
• Solución: Sigue el proceso de recontratación en el enlace de arriba.

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Mapeo de empleados

¿Cuál es la diferencia entre las pestañas Empleados de nómina y Empleados de punto de venta sin asignar?

La pestaña Empleados de nómina lista todos los perfiles de nómina y el perfil de Toast Web al que están asignados. La pestaña Empleados del POS sin asignar lista todos los perfiles de Toast Web y el perfil de nómina al que están asignados. Dividir perfiles por producto te permite ver si un empleado existe en Toast Web o Nómina, pero no existe en el otro sistema.

¿Qué hace que un empleado esté en Nómina Toast, pero no en Toast Web?

La causa más común ocurre cuando un empleado se archivó en Toast Web, pero su perfil en Nómina permanece activo. Utiliza la sección Desarchivar un empleado de Agregar y gestionar empleados en Toast Web para obtener instrucciones sobre cómo desarchivar un perfil de Toast Web.
 

¿Qué hace que un empleado esté en Toast Web, pero no en Nómina Toast?

Por lo general, vemos esto cuando un empleado se agrega a Toast Web, pero nunca es un nuevo empleado en Nómina. Recuerda que todos los empleados deben ser nuevos empleados contratados en Nómina, que crea automática e inmediatamente su perfil correspondiente en Toast Web. Esto incluye agregar un empleado a una segunda ubicación; esta acción aún debe ocurrir en Nómina y puedes encontrar más información aquí.
 

¿Necesito asignar un empleado de Nómina Toast que no registre su entrada o salida en el POS?

El empleado seguirá estando sin asignar en la asignación de empleados. En lugar de asignarlos a un perfil de Toast Web, elige Ignorar empleado en los pasos 3 y 4 anteriores.
 

¿Puedo ver empleados en todas las ubicaciones a la vez?

Con el fin de proporcionar claridad sobre a qué ubicación está vinculado un perfil específico y porque el mismo empleado puede estar vinculado a múltiples ubicaciones, los perfiles son solo por ubicación y un usuario no puede ver a todos los empleados a la vez.
 

¿Cuáles son las sugerencias de asignación automática?

Emparejamientos sugeridos en función de nombre parcial, apellido parcial, dirección de correo electrónico o número de empleado. 
 

¿Por qué algunos empleados muestran (archivan) junto a su nombre en la columna “Empleados del POS”?

Aquí es cuando se elimina o archiva un perfil de empleado en Toast Web. Para desarchivar un perfil de Toast Web, consulta esta página.
 

¿Los registros existentes de un empleado fluirán automáticamente del POS a Nómina después de que se mapeen correctamente?

No. Para enviar entradas de tiempo existentes de Toast Web a Nómina, deberás ir a Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo en Toast Web y volver a enviarlas.

Visita Nómina Toast: Obtén ayuda con la asignación de empleados para obtener más preguntas frecuentes sobre asignación de empleados.