Última actualización: 8 abr 2026, 10:00 a.m.
Un formulario W-2 informa las ganancias de los empleados del año y ofrece la cantidad de impuestos federales, estatales y de otro tipo retenidos de tus cheques de pago. Se usa para declarar impuestos federales y estatales, y también contiene información importante, como un número de identificación del empleador, un número de seguro social y otra información personal. Como empleado, la exactitud de la información incluida en tu formulario W-2 es muy importante al preparar la declaración de impuestos.
El empleador o el administrador de nómina generan el formulario W-2. Si usaste Nómina Toast durante un año impositivo, Toast genera formularios W-2, a menos que ese mismo año se haya utilizado otro proveedor de nómina. El formulario W-2 estará disponible para que los empleadores lo distribuyan a los empleados el 19 de enero. Para obtener más información sobre el formulario W-2, consulta estos recursos:
El formulario W-4 lo completa un empleado para indicar su situación impositiva. Informa a Nómina Toast sobre la cantidad de impuestos que se deben retener de la cuenta de un empleado. Para obtener más información sobre los cálculos del impuesto sobre la renta federal y estatal, visita Nómina Toast: Cálculos del impuesto federal sobre la renta y del impuesto estatal sobre la renta.
Como empleado, puedes acceder a tu formulario W-4 si vas a Mi perfil > Documentos y formularios > Formularios fiscales. En la parte inferior, selecciona el formulario federal con hipervínculos W-4 o el botón W-4 estatal y realiza los cambios correspondientes. Estas entrarán en vigencia en la próxima nómina. Nómina Toast: Actualizar información del formulario W-4 y Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre el formulario W-4 estatal tienen más información.
Los empleadores, gerentes y usuarios de RR. HH.+ no pueden editar el formulario W-4 de un empleado. Solo el empleado puede editar su formulario W-4.
El IRS publicó recientemente un formulario W-4 actualizado. Se hicieron cambios menores en parte del lenguaje en el formulario W-4 de 2026. Estos cambios no afectan los cálculos de retención fiscal. El IRS aún no ordenó el uso del formulario actualizado. Nómina Toast trabajará en las actualizaciones del formulario y lo pondrá a disposición de los empleados a principios de 2026.
Las únicas actualizaciones importantes se realizaron en la Hoja de cálculo de deducciones del IRS, que se encuentra en la página 4 de la documentación actualizada del formulario W-4 del IRS. La hoja de cálculo puede ayudar a los empleados a determinar qué deben ingresar en el formulario W-4. Si un empleado desea ajustar la cantidad de impuestos retenidos en función de la hoja de cálculo W-4 de 2026, puede ingresarse en el formulario W-4 actualmente disponible en Nómina Toast.
Si un empleado no es residente, revisa la Notificación 1392 del IRS para obtener instrucciones especiales sobre cómo completar tu formulario federal W-4.
El formulario W-9 se usa para determinar la declaración de impuestos de un contratista independiente. Es similar a un formulario W-4 para empleados, pero lo completa un contratista independiente. Esta información determina los montos de los cheques de pago y el monto de las retenciones impositivas del contratista. El empleado enviará este formulario a su empleador durante su proceso de incorporación a Nómina Toast.
Para ubicar el formulario W-9, ve al perfil del contratista > pestaña Impuestos y documentos > Formularios de impuestos. El formulario W-9 contiene información como el nombre de una persona, si opera o no un negocio y su clasificación fiscal. Es posible que se tenga que crear o solicitar un número de identificación de contribuyente para completar el formulario.
Ten en cuenta que Nómina Toast no ofrece servicios de declaración de impuestos a contratistas independientes. Es posible que aún cobren a través de Nómina Toast, pero son responsables de presentar sus propias declaraciones de fin de año.
Un empleado usa un formulario W-4 para informar al departamento de nómina de la empresa cuántos impuestos retener de sus ingresos del trabajo. Luego, al finalizar el año, un formulario W-2 informará las ganancias de fin de año. El empleador proporciona el formulario W-2 al empleado. Esto incluye información sobre cuánto se dedujo del salario bruto del empleado para deducciones como los impuestos estatales y locales.
Al comparar los formularios W-4 con W-9, la diferencia es que un empleado completa un formulario W-4 mientras que un contratista independiente completa un formulario W-9. Los contratistas son responsables de declarar sus propios impuestos.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.