Use los depósitos y pagos anticipados de Toast Tables

En este artículo:

• Flujo de trabajo de depósitos y pagos anticipados de Toast Tables
• Depósitos y pagos anticipados para gerentes en Toast Web
  • Cree una reserva con depósitos o pagos anticipados
  • Edite una reserva con depósitos o pagos anticipados
  • Reembolse el depósito o pago anticipado para una reserva
• Depósitos y pagos anticipados para anfitriones en la aplicación Toast Tables
  • Cree una reserva con depósitos o pagos anticipados
  • Edite una reserva con depósitos o pagos anticipados
• Depósitos para meseros en el POS
• Depósitos y pagos anticipados para la experiencia en línea de los clientes
• Informes y reconocimiento de ingresos para depósitos y pagos anticipados de Toast Tables
• Recursos adicionales

Flujo de trabajo de depósitos y pagos anticipados de Toast Tables

A todos los clientes que hagan una reserva que requiera un depósito o pago anticipado se les pedirá que paguen el monto de depósito o pago anticipado que usted configuró. Si los clientes reservan en línea, deberán pagar el depósito o pago anticipado en línea para confirmar su reserva. Si reservan a través del anfitrión o gerente, se les enviará una factura para pagar su depósito o pago anticipado. Los depósitos y pagos anticipados se cobran inmediatamente al momento de la reserva y no son lo mismo que las tarifas de cancelación, donde se guarda una tarjeta de crédito en el archivo y solo se le cobra al cliente si no se presenta. Para obtener más información sobre estos tipos de tarifas y cómo configurarlos en Toast Web, consulte Introducción a los depósitos, pagos anticipados y tarifas de cancelación de Toast Tables.

Una vez que el grupo esté sentado en la aplicación Toast Tables, se iniciará automáticamente una orden en el POS con el depósito aplicado como un saldo negativo en la orden del cliente. El sistema siempre requerirá que se cree un Ticket en el flujo de trabajo de depósitos de Toast Tables, incluso para clientes sin reserva.

Nota: A partir de enero de 2025, las reservas con reglas de depósito o pago anticipado aplicadas ahora son totalmente compatibles con Reserve with Google. Los clientes de Toast Tables que anteriormente no habrían incluido espacios de reserva en Reserve With Google cuando se aplicaban depósitos, o que habrían renunciado al depósito a favor de incluirlos en Reserve With Google, ya no tienen que elegir entre las dos opciones y pueden listar su disponibilidad total de reservas y cobrar el monto total previsto de depósitos o pagos anticipados.

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Depósitos y pagos anticipados para gerentes en Toast Web

Crear una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados

A continuación, se explica cómo crear una reserva con depósitos o pagos anticipados requeridos como gerente:

1. En Toast Web, navegue a Lista de espera y reservas > Descripción general (Nota: Debe haber iniciado sesión en Toast Web para acceder a esta página).
2. Seleccione Crear una reserva e ingrese los detalles de la reserva. Si se aplica una regla de depósito o pago anticipado al tamaño del grupo, fecha, hora o área de comedor determinados, aparecerá un nuevo campo que le indicará que la reserva requiere un depósito o pago anticipado (vea a continuación).
   
   
   
   Puede optar por eximir el depósito si lo desea cambiando Eximir a Activado (Nota: Los anfitriones no tienen esta capacidad en la aplicación Toast Tables). Si decide mantener el depósito, el cliente recibirá un SMS y un correo electrónico para pagar su depósito dentro del plazo que usted haya configurado. Toast sugiere informar al cliente que esto es obligatorio si está hablando directamente con él. Consulte la sección Experiencia del cliente de este artículo para obtener más información.
3. Seleccione Detalles del cliente en la parte superior de la página una vez que haya agregado todos los detalles de la reserva.
4. Ingrese los detalles requeridos del invitado y luego seleccione Crear.

Los invitados aparecerán en Toast Web como Depósito no pagado hasta que paguen su depósito, como se muestra a continuación.

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Editar una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados

Una vez que se haya realizado una reserva con un depósito o pago anticipado, los gerentes pueden verlos en la pestaña Información general de la configuración de Toast Tables en Toast Web. El estado del depósito (Pagado, Eximido, No pagado, Reembolsado) se mostrará para cada reserva, y puede seleccionar una reserva individual para realizar acciones como:

• Editar detalles de la reserva
• Ver historial de reservas
• Editar detalles del invitado
• Cambiar invitado
• Enviar recordatorio de depósito
• Eximir depósito
• Cancelar reserva

Nota: En este momento, editar el tamaño del grupo/fecha/hora en Toast Web no activará reembolsos parciales ni facturas parciales. Los gerentes pueden reembolsar completamente y volver a reservar un grupo, o editar la reserva y dejar el depósito sin cambios.  

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Reembolsar el depósito o pago anticipado de Toast Tables para una reserva

Los depósitos y pagos anticipados se reembolsarán automáticamente al invitado si cancela por su cuenta o si un gerente o anfitrión cancela la reserva dentro del período de reembolso automático configurado. Fuera del período de reembolso automático, los reembolsos solo pueden ser iniciados por un gerente en la sección Lista de espera y reservaciones de Toast Web.

Para reembolsar manualmente el depósito de un cliente antes de asignarle una mesa, navegue a la pestaña Overview de la página Waitlist & Reservations y seleccione la reserva de la tabla View reservations. Seleccione Reembolsar depósito.

Si una reservación con depósito ya está sentada y el grupo decide que quiere dividir la cuenta, el método de pago alternativo (depósito) no puede dividirse. En este caso, el método de pago alternativo puede ser reembolsado por un gerente después de que la reservación haya sido asignada. Para hacerlo, seleccione la reserva de la tabla View reservations en Toast Web y seleccione Refund Deposit. Aparecerá un mensaje de advertencia que dice: "Esta reservación está actualmente en proceso en la mesa." Para completar el reembolso, también debe eliminar el tiempo de pago alternativo del depósito del pedido en el POS para esta parte." A continuación, deberá localizar el pedido en el punto de venta (POS), seleccionar Pagar y eliminar el método de pago alternativo del pedido correspondiente. Siempre se les avisará a los huéspedes y a los anfitriones/administradores cuando un depósito no sea reembolsable. Las reservaciones con depósitos reembolsados tendrán una etiqueta de "Reembolsado" en la lista de reservaciones en Toast Web. 

Los anfitriones que cancelen una reserva en la aplicación Toast Tables fuera del periodo de reembolso recibirán una notificación de que la reserva no podrá ser reembolsada si se cancela. El gerente siempre puede regresar y reembolsarlo manualmente en Toast Web seleccionando Reembolsar dentro de la reservación. Para obtener más información sobre reembolsos dentro de Toast Web, consulte Emitir un reembolso.

Nota: Se recomienda seguir los pasos para realizar un reembolso manual en Toast Web como se indica arriba para los pagos por adelantado si los clientes están fuera del período de reembolso automático. 

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Depósitos y pagos por adelantado para anfitriones en la aplicación Toast Tables

Crear una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados

Una vez que se haya configurado una regla de depósito o una regla de pago anticipado, los anfitriones podrán activar la creación de reservas de depósito o de pago anticipado en la aplicación Toast Tables. 

Los anfitriones verán qué áreas de comedor requieren un depósito (si corresponde) para los parámetros de búsqueda dados (tamaño del grupo/fecha/hora). Si todas las áreas de comedor requieren un depósito o pago por adelantado, el anfitrión deberá seleccionar una para crear la reserva. Si no seleccionan un área de comedor, Toast Tables siempre usará por defecto las áreas de comedor sin depósitos.

Una vez que se haya creado una reserva con depósito o pago por adelantado en la aplicación Toast Tables, el cliente recibirá un SMS y un correo electrónico para pagar su depósito dentro del plazo que usted configuró. Toast sugiere capacitar a los anfitriones para que le informen al cliente que se requiere un depósito si habla directamente con ellos. Consulte la sección Experiencia del cliente de este artículo para obtener más información.  

Los anfitriones no pueden eximir un depósito o pago por adelantado desde la aplicación Toast Tables. El estado del depósito o pago por adelantado (No pagado/Pagado/Eximido/Reembolsado/No reembolsado) será visible en la esquina superior derecha de la tarjeta de reserva en la aplicación Toast Tables. 

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Editar una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados

Los anfitriones pueden editar la mesa de una reserva seleccionando Cambiar mesa. También pueden editar información básica sobre las reservas con depósito o pago por adelantado, pero el monto del depósito o pago por adelantado siempre permanecerá sin cambios.

Al modificar una reserva con depósito o pago por adelantado, aparecerá el siguiente mensaje de advertencia: "La edición de esta reserva no cambiará el monto del depósito o pago por adelantado cobrado al cliente. Los clientes no recibirán un reembolso ni una nueva factura por ninguna diferencia basada en los cambios realizados."

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Depósitos de Toast Tables para meseros en el POS

Cuando se asigna una mesa a un grupo en la aplicación Toast Tables, se inicia una orden en el POS para el mesero seleccionado en esa mesa. El monto del depósito del cliente se aplica a la orden como un saldo negativo utilizando el método de pago alternativo que configuró para el depósito.

El mesero debe entonces agregar artículos a la orden y proceder a cobrar el pago para cubrir el saldo restante al final de la comida. 

Notas:

• Los impuestos y la propina sugerida se calculan sobre el monto total de la orden si tiene Tratar como descuento configurado en Sí dentro de la configuración de su método de pago alternativo. Para obtener más información, consulte Paso 1: Configurar depósitos de Toast Tables como una opción de pago alternativo en este artículo del Centro de ayuda, Introducción a los depósitos de Toast Tables.
• La propina solo se puede agregar al pedido creado cuando el cliente cena en el local, no al pedido utilizado para cobrar el depósito. Debido a que ese pedido del día del servicio se asigna al mesero que esté asignando la mesa, la propina de un depósito redimido se paga al mesero que trabaja el día de la redención, no al mesero (si lo hubiera) que trabajaba cuando se pagó originalmente el depósito.

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Depósitos o pagos anticipados de Toast Tables para la experiencia en línea de los clientes

Cuando los clientes buscan una reserva en línea y encuentran un horario que requiere un depósito o pago anticipado, se les pedirá que paguen el depósito o pago anticipado antes de que puedan recibir una confirmación de reserva. Toast Tables Omitirá su horario durante 10 minutos mientras completan los detalles de pago de su depósito o pago anticipado. Los clientes verán su política automatizada, así como cualquier política adicional que haya creado.

Si un cliente reserva una mesa en el restaurante a través del anfitrión o gerente, el cliente recibirá un SMS/correo electrónico solicitándole que pague su depósito o pago anticipado para confirmar su reserva dentro del plazo que usted haya configurado. Si ha configurado reglas de cancelación automática, Toast Tables también cancelará automáticamente la reserva si el cliente no paga dentro de este plazo. Una vez que el cliente pague correctamente su depósito, recibirá un SMS/correo electrónico de confirmación con un enlace a una página que confirma que pagó su depósito o pago anticipado.

Si un cliente decide cancelar una reserva que requería un depósito o pago anticipado, verá uno de los siguientes mensajes de advertencia a continuación, que le informará si su reembolso se depositará antes de que confirme su cancelación:

Nota: Toast sugiere encarecidamente capacitar a sus anfitriones/gerentes antes de usar esta función para asegurarse de que conozcan este flujo y para recordarles a los clientes, si están hablando con ellos sobre una reserva, que recibirán este enlace para pagar.

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Informes y reconocimiento de ingresos para depósitos y pagos anticipados de Toast Tables

Para que la función de depósitos y pagos anticipados funcione, Toast Tables primero toma el pago de un pedido que tiene un artículo de menú llamado Toast Tables Deposit, o si usa pagos anticipados, este pedido incluirá el artículo requerido adjunto con su Regla de pago anticipado. Este pedido se marca como ingresos diferidos para el día de la reserva. Aparecerá como ingresos diferidos en los informes de Toast Web el día que se realice el pago. Puede ver estas órdenes como abiertas antes de que los invitados paguen su depósito o pago por adelantado. Siéntase libre de ignorar estas órdenes, ya que Toast Tables las marcará automáticamente como listas tan pronto como se pague el depósito o el pago por adelantado. 

El día de la reservación, Toast Tables iniciará una nueva orden cuando siente al invitado en su mesa en la aplicación Toast Tables. Esta orden tendrá el depósito adjunto a la cuenta como un tipo de pago alternativo que usted haya configurado, el cual aparece como un saldo negativo en la orden.

Para los clientes en los EE. UU., las sugerencias de propina y los impuestos se calcularán sobre el total de toda la orden y no tienen en cuenta el depósito.

Nota: Para los clientes en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido, las propinas sugeridas se calculan sobre el total del cheque después del descuento. Para modificar este cálculo y mostrar el monto antes del descuento, comuníquese con Atención al cliente de Toast.

Según las instrucciones para configurar su tipo de pago alternativo, los Depósitos aparecerán como ingresos diferidos en Toast Web. Para obtener más información sobre los ingresos diferidos, consulte el artículo Montos diferidos y ventas diferidas.

Los fondos estarán disponibles para su restaurante en la fecha en que se cobren/la fecha en que se realice el depósito. Es importante tener en cuenta, sin embargo, que los ingresos no aparecerán en su Resumen de ventas hasta la fecha en que se lleve a cabo la reservación.

En el informe de Resumen de ventas en Toast Web, los gerentes pueden ver cuántos ingresos provienen de Depósito o Pago por adelantado de Toast Tables como el tipo de pago alternativo. 

Por ejemplo, digamos que un invitado pagó $/€/£2 por un depósito de Toast Tables. Esto aparece como Ingresos diferidos (otros) para hoy en el informe de Resumen de ventas en Toast Web. Esto se debe a que los ingresos aún no se han reconocido.

La reservación se lleva a cabo al día siguiente. Este depósito ahora aparece en Otros en las ventas netas de su restaurante una vez que se lleva a cabo la reservación, listado con el nombre de su tipo de pago alternativo Depósito de Toast Tables.

Ahora, digamos que alguien no se presenta a su reservación, o cancela fuera de su ventana de reembolso -- ¡no hay problema! Si el cliente estaba fuera de su período de reembolso automático, Toast reconocerá automáticamente el depósito o pago anticipado como ingresos para la fecha de su reserva de no presentación o cancelación tardía al final del día. Esto se hace creando un pedido solo con el monto del depósito o pago anticipado como un artículo para la fecha de la reserva y cerrándolo. Si el cliente vuelve a llamar más tarde y usted decide reembolsarle, deberá:

• Buscar el pedido original en el que pagó el depósito o pago anticipado. Mire la fecha en la que realizó su reserva de depósito o pago anticipado y verá un pedido con su nombre en esa fecha en el POS. Puede reembolsar su pago desde aquí.
• También deberá anular el pedido que tenía los ingresos del depósito o pago anticipado para la fecha de la reserva en el POS.

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Recursos adicionales

• Comience con los depósitos de Toast Tables
• Comience con Toast Tables
• Use Toast Tables
• Toast Tables: La experiencia del cliente
• Preguntas frecuentes sobre la resolución de problemas de Toast Tables

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