Utilizar Depósitos y Prepagos de Toast Tables

En este artículo:

• Flujo de Trabajo de Depósitos y Prepagos de Toast Tables
• Depósitos y Prepagos para Gerentes en Toast Web
  • Crear una Reserva con Depósitos o Prepagos
  • Editar una Reserva con Depósitos o Prepagos
  • Reembolsar el Depósito o Prepago para una Reserva
• Depósitos y Prepagos para Anfitriones en la Aplicación Toast Tables
  • Crear una Reserva con Depósitos o Prepagos
  • Editar una Reserva con Depósitos o Prepagos
• Depósitos para Servidores en el POS
• Depósitos y Prepagos para la Experiencia en Línea de los Huéspedes
• Informes y Reconocimiento de Ingresos para Depósitos y Prepagos de Toast Tables
• Recursos adicionales 

Flujo de Trabajo de Depósitos y Prepagos de Toast Tables

Todos los huéspedes que hagan una reserva que requiera un depósito o prepago serán solicitados a pagar el monto de depósito o prepago configurado. Si los huéspedes reservan en línea, deberán pagar el depósito o prepago en línea para confirmar su reserva. Si reservan a través del anfitrión o gerente, se les enviará una factura para pagar su depósito o prepago. Los depósitos y prepagos se cobran inmediatamente al reservar, y no son lo mismo que las tarifas de cancelación donde se mantiene una tarjeta de crédito en archivo, y su huésped solo se cobra si no se presenta. Para aprender más sobre estos tipos de tarifas y cómo configurarlas en Toast Web, consulte .

Al sentar a la fiesta en la aplicación Toast Tables, se iniciará automáticamente un pedido en el POS con el depósito aplicado como un saldo negativo en el pedido del huésped. El sistema siempre requerirá que se cree un ticket en el flujo de trabajo de depósitos de Toast Tables, incluso para los que llegan sin reserva.

Nota: A partir de enero de 2025, las reservas con reglas de depósito o prepago ahora son totalmente compatibles en Reserve con Google. Los clientes de Toast Tables que anteriormente no habrían listado los espacios de reserva en Reserve With Google cuando se aplicaban depósitos, o habrían renunciado al depósito a favor de listar en Reserve With Google, ya no tienen que elegir entre los dos y pueden listar su disponibilidad total de reservas y cobrar su monto total previsto de depósitos o prepago.


 

Depósitos y Prepagos para Gerentes en Toast Web

Crear una Reserva de Toast Tables con Depósitos o Prepagos 

Así es como crear una reserva con depósitos o prepagos requeridos como gerente:

1. En Toast Web, navega a Lista de espera y Reservas > (Nota: Debes estar conectado a Toast Web para acceder a esta página).
2. Selecciona Crear una reserva e ingresa los detalles de la reserva. Si se aplica una regla de depósito o prepago al tamaño del grupo, fecha, hora o área de comedor dados, aparecerá un nuevo campo que te indica que la reserva requiere un depósito o prepago (ver más abajo).
   
   
   
   Puedes optar por renunciar al depósito si lo deseas cambiando Renunciar a Activado (Nota: Los anfitriones no tienen esta capacidad en la aplicación Toast Tables). Si decides mantener el depósito, el huésped recibirá un SMS y un correo electrónico para pagar su depósito dentro de tu plazo configurado. Toast sugiere informar al cliente que esto es necesario si estás hablando con ellos directamente. Consulta la sección de este artículo para más información.  
3. Selecciona Detalles del huésped en la parte superior de la página una vez que hayas agregado todos los detalles de la reserva.
4. Ingresa los detalles requeridos del huésped y luego selecciona Crear.

Los huéspedes aparecerán en Toast Web como Depósito no pagado hasta que paguen su depósito, como se muestra a continuación.
 

Editar una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados

 
Una vez que se ha realizado una reserva con un depósito o pago anticipado, los gerentes pueden verlas en la pestaña Resumen de la configuración de Toast Tables en Toast Web. El estado del depósito (Pagado, Exonerado, No Pagado, Reembolsado) se mostrará para cada reserva, y puedes seleccionar una reserva individual para tomar acciones como:

• Editar detalles de la reserva
• Ver historial de reservas
• Editar detalles del cliente
• Cambiar cliente
• Enviar recordatorio de depósito
• Exonerar depósito
• Cancelar reserva

Nota: En este momento, editar el tamaño de la fiesta/fecha/hora en Toast Web no activará reembolsos parciales o facturas parciales. Los gerentes pueden reembolsar completamente y volver a reservar completamente una fiesta, o editar la reserva y dejar el depósito sin cambios.  


 

Reembolsar el depósito o pago anticipado de Toast Tables para una reserva

Los depósitos y pagos anticipados se reembolsarán automáticamente al huésped si cancelan ellos mismos o si un gerente o anfitrión cancela la reserva dentro del período de reembolso automático configurado. Fuera del período de reembolso automático, los reembolsos solo pueden ser iniciados por un gerente en la sección de Lista de Espera y Reservas de Toast Web.

Para reembolsar manualmente el depósito de un huésped antes de sentarlo, navega a la pestaña Resumen de la página de Lista de Espera y Reservas, y selecciona la reserva de la tabla Ver reservas . Selecciona Reembolsar Depósito.

Si una reserva con un depósito ya está sentada y la fiesta decide que quiere dividir la cuenta, el método de pago alternativo (depósito) no se puede dividir. En este caso, el método de pago alternativo puede ser reembolsado por un gerente después de que la reserva haya sido sentada. Para hacerlo, selecciona la reserva de la tabla Ver reservas en Toast Web y selecciona Reembolsar Depósito. Aparecerá un mensaje de advertencia que dice "Esta reserva está actualmente en progreso en la mesa." Para completar el reembolso, también debes eliminar del pedido el tipo de pago alternativo por depósito en el punto de venta para este grupo. A continuación, necesitarás localizar el pedido en el punto de venta, seleccionar Pago, y eliminar el tipo de pago alternativo del pedido aplicable. Los huéspedes y los anfitriones/gerentes siempre serán advertidos cuando un depósito no sea reembolsable. Las reservas con depósitos reembolsados tendrán una etiqueta de "Reembolsado" en la lista de reservas en Toast Web. 

Los anfitriones que cancelen una reserva en la aplicación Toast Tables fuera de la ventana de reembolso recibirán una notificación de que la reserva no podrá ser reembolsada si se cancela. El gerente siempre puede volver y reembolsarlo manualmente en Toast Web seleccionando Reembolsar dentro de la reserva. Para más información sobre reembolsos en Toast Web, consulta .

Nota: Se recomienda seguir los pasos para reembolsar manualmente en Toast Web como se vinculó anteriormente para los pagos anticipados si los huéspedes están fuera de la ventana de reembolso automático. 


 

Depósitos y Pagos Anticipados para Anfitriones en la Aplicación Toast Tables

Crear una Reserva de Toast Tables con Depósitos o Prepagos

Una vez que se haya configurado una Regla de Depósito o Regla de Pago Anticipado, los anfitriones podrán activar la creación de reservas/pagos de depósito o pago anticipado en la aplicación Toast Tables. 

Los anfitriones verán qué áreas de comedor requieren un depósito (si es que hay alguna) para los parámetros de búsqueda dados (tamaño del grupo/fecha/hora). Si todas las áreas de comedor requieren un depósito o pago anticipado, se requerirá que el anfitrión seleccione una para crear la reserva. Si no seleccionan un área de comedor, Toast Tables siempre predeterminará a las áreas de comedor sin depósitos.
 

Una vez que se haya creado una reserva con un depósito o pago anticipado en la aplicación Toast Tables, el huésped recibirá un SMS y un correo electrónico para pagar su depósito dentro de tu plazo configurado. Toast sugiere capacitar a los anfitriones para informar al cliente que se requiere un depósito si estás hablando con ellos directamente. Consulta la sección de este artículo para más información.  

Los anfitriones no pueden renunciar a un depósito o pago anticipado desde la aplicación Toast Tables. El estado del depósito o pago anticipado (No Pagado/Pagado/Renunciado/Reembolsado/No Reembolsado) será visible en la esquina superior derecha de la tarjeta de reserva en la aplicación Toast Tables. 


 

Editar una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados

Los anfitriones pueden editar la mesa de una reserva seleccionando Cambiar mesa. También pueden editar información básica sobre reservas de depósito o pago anticipado, pero el monto del depósito o pago anticipado siempre permanecerá sin cambios.

Al modificar una reserva con un depósito o pago anticipado, aparecerá el siguiente mensaje de advertencia: "Si se edita esta reserva, no cambiará el monto de depósito o pago anticipado que se cobra al cliente. Los clientes no recibirán un reembolso ni una factura nueva por cualquier diferencia que surja de los cambios realizados."


 

Mesas de Toast Depósitos para Servidores en el POS

Cuando una mesa está ocupada en la aplicación Toast Tables, se inicia un pedido en el POS para el servidor seleccionado en esa mesa. El monto del depósito del cliente se aplica al pedido como un saldo negativo utilizando el tipo de pago alternativo que configuraste para el depósito.

El servidor debe agregar artículos al pedido y proceder a cobrar el pago para cubrir el saldo restante al final de la comida. 

Nota: El impuesto y la propina sugerida se calculan sobre el monto total del pedido si tienes Tratar como descuento configurado en Sí dentro de la configuración de tu tipo de pago alternativo. Para obtener más información, consulta Paso 1: Configura los Depósitos de Toast Tables como una Opción de Pago Alternativa en este artículo de Toast Central, .


 

Depósitos o Pagos Anticipados de Toast Tables para la Experiencia en Línea de los Clientes

Cuando los clientes buscan una reserva en línea y encuentran un horario que requiere un depósito o pago anticipado, se les pedirá que paguen el depósito o pago anticipado antes de recibir la confirmación de la reserva. Toast Tables mantendrá su horario durante 10 minutos mientras completan los detalles de pago de su depósito o pago anticipado. Los clientes verán tu política automatizada así como cualquier política adicional que hayas creado.
 

Si un cliente reserva una mesa en el restaurante a través del anfitrión o gerente, el cliente recibirá un SMS/correo electrónico pidiéndole que pague su depósito o pago anticipado para confirmar su reserva dentro del plazo que configuraste. Si has configurado reglas de cancelación automática, Toast Tables también cancelará automáticamente la reserva si el cliente no paga dentro de este plazo. Una vez que el cliente pague exitosamente su depósito, recibirá un SMS/correo electrónico de confirmación que enlaza a una página que confirma que pagó su depósito o pago anticipado.

Si un huésped elige cancelar una reserva que requería un depósito o prepagos, verá uno de los siguientes mensajes de advertencia a continuación, informándole si su reembolso se depositará antes de que confirme su cancelación:
 

Nota: Toast sugiere encarecidamente capacitar a sus anfitriones/gerentes antes de usar esta función para asegurarse de que estén al tanto de este flujo y recordar a los huéspedes si están hablando con ellos sobre una reserva que recibirán este enlace para pagar.


 

Informe y Reconocimiento de Ingresos para Depósitos y Prepagos de Toast Tables

Para que la función de depósitos y prepagos funcione, Toast Tables primero toma el pago en un pedido que tiene un artículo de menú llamado Depósito de Toast Tables, o si se utilizan Prepagos, este pedido incluirá el artículo requerido adjunto con su Regla de Prepago. Este pedido se marcará como ingresos diferidos para el día de la reserva. Aparecerá como ingresos diferidos en los informes de Toast Web el día en que se realice el pago. Puede ver estos pedidos como abiertos antes de que los huéspedes paguen su depósito o prepago. Siéntase libre de ignorar estos pedidos, ya que Toast Tables los marcará automáticamente como Hecho tan pronto como se pague el depósito o prepago. 
 
El día de la reserva, Toast Tables comenzará un nuevo pedido cuando asiente al huésped en su mesa en la aplicación Toast Tables. Este pedido tendrá el depósito adjunto a la cuenta como un tipo de pago alternativo que ha configurado, que aparece como un saldo negativo en el pedido.

Para los clientes en los EE. UU., las sugerencias de propina y el impuesto se calcularán sobre el total del pedido completo y no tendrán en cuenta el depósito.

Nota: Para los clientes en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido, las propinas sugeridas se calculan sobre el total del cheque post-descuento. Para modificar este cálculo y mostrar el monto antes del descuento, comuníquese con el Servicio al Cliente de Toast.

Según las instrucciones para configurar su tipo de pago alternativo, Depósitos aparecerán como ingresos diferidos en Toast Web. Para obtener más información sobre ingresos diferidos, consulte el artículo.

Los fondos estarán disponibles para su restaurante en la fecha en que se recojan/la fecha en que se realice el depósito. Es importante tener en cuenta, sin embargo, que los ingresos no se mostrarán en su Resumen de Ventas hasta la fecha en que tenga lugar la reserva.

En el informe de Resumen de Ventas en Toast Web, los gerentes pueden ver cuánto ingreso está entrando a través del Depósito o Prepago de Toast Tables como el tipo de pago alternativo. 

Por ejemplo, digamos que un huésped pagó $/€/£2 por un depósito de Toast Tables. Esto se muestra como Ingresos Diferidos (Otros) para hoy en el informe de Resumen de Ventas en Toast Web. Esto es porque los ingresos aún no han sido reconocidos. 

La reserva se lleva a cabo al día siguiente. Este depósito ahora aparece bajo Otros en las ventas netas de su restaurante una vez que se lleva a cabo la reserva, listado con el nombre de su tipo de pago alternativo Depósito de Toast Tables.
 

Ahora, digamos que alguien no se presenta a su reserva, o cancela fuera de su ventana de reembolso -- ¡no hay problema! Si el huésped estaba fuera de su ventana de reembolso automático, Toast automáticamente reconocerá el depósito o prepago como ingresos para la fecha de su no presentación o reserva de cancelación tardía al final del día. Esto se hace creando un pedido con solo el monto del depósito o prepago como un artículo para la fecha de la reserva y cerrándolo. Si el huésped llama más tarde y decide que quiere un reembolso, necesitará:

• Encontrar el pedido original en el que pagaron el depósito o prepago. Mire la fecha en que hicieron su reserva de depósito o prepago y verá un pedido con su nombre en esa fecha en el POS. Puede reembolsar su pago desde aquí. 
• También necesitará anular el pedido que tenía los ingresos del depósito o prepago para la fecha de la reserva en el POS. 

Recursos adicionales