Usar depósitos y pagos anticipados de Toast Tables

En este artículo:

• Flujo de trabajo de depósitos y pagos anticipados de Toast Tables
• Depósitos y pagos anticipados para gerentes en Toast Web
  • Crear una reserva con depósitos o pagos anticipados
  • Editar una reserva con depósitos o pagos anticipados
  • Reembolsar el depósito o pago anticipado de una reserva
• Depósitos y pagos anticipados para recepcionistas en la aplicación Toast Tables
  • Crear una reserva con depósitos o pagos anticipados
  • Editar una reserva con depósitos o pagos anticipados
• Depósitos para meseros en el POS
• Experiencia en línea de depósitos y pagos anticipados para clientes
• Informes y reconocimiento de ingresos para depósitos y pagos anticipados de Toast Tables
• Recursos adicionales 

Flujo de trabajo de depósitos y pagos anticipados de Toast Tables

Todos los clientes que hagan una reserva que requiera un depósito o pago anticipado deberán pagar el monto configurado del depósito o pago anticipado. Si los clientes hacen una reserva digital, deberán pagar el depósito o el pago anticipado para confirmar la reserva. Si hacen una reserva a través del recepcionista o gerente, se les enviará una factura para que paguen su depósito o pago anticipado. Los depósitos y pagos anticipados se cobran inmediatamente al hacer la reserva, y no son lo mismo que los cargos por cancelación, donde se guarda una tarjeta de crédito, y solo se cobra a tu cliente si no se presenta. Para obtener más información sobre estos tipos de cargos y cómo configurarlos en Toast Web, consulta Primero pasos con depósitos, pagos anticipados y cargos de cancelación de Toast Tables.

Al sentar al grupo en la aplicación Toast Tables, se iniciará automáticamente un pedido en el POS y el depósito se aplicará como saldo negativo en el pedido del cliente. El sistema siempre requerirá que se cree un Ticket en el flujo de trabajo de depósitos de Toast Tables, incluso para los clientes que llegan sin reserva.

Nota: A partir de enero de 2025, Reservas con Google es totalmente compatible con las reservas con reglas de depósito o pago anticipado. Los clientes de Toast Tables que anteriormente no habrían publicado franjas horarias de reserva en Reservas con Google cuando se aplicaban depósitos, o que habrían renunciado al depósito a favor de publicar en Reservas con Google, ya no se ven obligados a elegir entre las dos opciones y pueden publicar su disponibilidad total de reservas y cobrar el monto total de los depósitos.

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Depósitos y pagos anticipados para gerentes en Toast Web

Crear una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados 

Te contamos cómo crear una reserva con depósitos o pagos anticipados necesarios como gerente:

1. En Toast Web, navega a Lista de espera > Descripción general (Nota: Debes iniciar sesión en Toast Web para acceder a esta página).
2. Selecciona Crear una reserva e ingresa los detalles de la reserva. Si se aplica una regla de depósito o pago anticipado a la cantidad, fecha, hora o área de comedor del grupo, aparecerá un nuevo campo que te indicará que la reserva requiere un depósito o pago anticipado (ver más abajo).
   
   
   
   Puedes elegir renunciar al depósito si lo deseas activando Renunciar a Activar (Nota: Los recepcionistas no tienen esta capacidad en la aplicación Toast Tables). Si eliges mantener el depósito, el cliente recibirá un SMS y un correo electrónico para pagar el depósito dentro del plazo configurado. Toast sugiere informar al cliente que esto es obligatorio si estás hablando directamente con él. Consulta la sección Experiencia del cliente de este artículo para obtener más información.  
3. Selecciona Detalles del cliente en la parte superior de la página una vez que hayas agregado todos los detalles de la reserva.
4. Ingresa los detalles del cliente obligatorios y, luego, selecciona Crear.

Los clientes aparecerán en Toast Web como Depósito no pagado hasta que paguen su depósito, como se muestra a continuación.
 

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Editar una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados

 
Una vez realizada una reserva con depósito o pago anticipado, los gerentes pueden verla en la pestaña “Descripción general” de la configuración de Toast Tables en Toast Web. El estado del depósito (Pagado, Eximido, No Pagado, Reembolso) se mostrará para cada reserva, y puedes seleccionar una reserva individual para que realice acciones como las siguientes:

• Editar detalles de la reserva
• Ver historial de reservas
• Editar detalles del cliente
• Cambiar cliente
• Enviar recordatorio de depósito
• Eximir depósito
• Cancelar reserva

Nota: En este momento, editar la cantidad, fecha y hora de un grupo en Toast Web no activará reembolsos parciales ni facturas parciales. Los gerentes pueden reembolsar completamente y volver a reservar un grupo por completo, o editar la reserva y dejar el depósito sin cambios.  

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Reembolsar el depósito o pago anticipado de Toast Tables correspondiente a una reserva

Los depósitos y los pagos anticipados se reembolsarán automáticamente al cliente si se cancela él mismo o si un gerente u recepcionista cancela la reserva dentro del período de reembolso automático configurado. Fuera del período de reembolso automático, los reembolsos solo pueden ser iniciados por un gerente en la sección Lista de espera y reservas de Toast Web.

Para reembolsar manualmente el depósito de un cliente antes de sentarlo, ve a la pestaña Resumen de la página Lista de espera y reservas y selecciona la reserva en la mesa Ver reservas . Selecciona Depósito de reembolso.

Si una reserva con un depósito ya está ocupada y la parte decide que quiere dividir la cuenta, el método de pago alternativo (depósito) no puede dividirse. En este caso, el método de pago alternativo puede ser reembolsado por un gerente después de que la reserva se haya sentado. Para hacerlo, selecciona la reserva en la tabla Ver reservas en Toast Web y selecciona Depósito de reembolso. Aparecerá un mensaje de advertencia que dice “Esta reserva está en curso en la mesa. Para completar el reembolso, también debes eliminar del pedido el tipo de pago alternativo por depósito en el punto de venta para este grupo". A continuación, deberás ubicar el pedido en el POS, seleccionar Pagar y eliminar el tipo de pago alternativo del pedido aplicable. Los clientes y los recepcionistas o gerentes siempre recibirán una advertencia cuando un depósito no sea reembolsable. Las reservas con depósitos reembolsados tendrán la etiqueta “Reembolso” en la lista de reservas en Toast Web. 

Los recepcionistas que cancelen una reserva en la aplicación Toast Tables fuera de la ventana de reembolso recibirán una notificación de que la reserva no se podrá reembolsar si se cancela. El gerente siempre puede regresar y reembolsarlo manualmente en Toast Web si selecciona Reembolsar dentro de la reserva. Para obtener más información sobre reembolsos dentro de Toast Web, consulta Emitir reembolso.

Nota: Se recomienda seguir los pasos para reembolsar manualmente en Toast Web como se enlazó anteriormente para los pagos anticipados si los clientes están fuera del plazo de reembolso automático. 

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Depósitos y pagos anticipados para recepcionistas en la aplicación Toast Tables

Crear una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados

Una vez que se haya configurado una regla de depósito o regla de pago anticipado, los recepcionistas podrán activar la creación de reservas o reservas de depósito o pago anticipado en la aplicación Toast Tables. 

Los recepcionistas verán qué áreas de comedor requieren un depósito (si lo hay) para los parámetros de búsqueda dados (cantidad de comensales, fecha y hora). Si todas las áreas de comedor requieren un depósito o pago anticipado, el recepcionista deberá seleccionar uno para crear la reserva. Si no seleccionan un área de comedor, Toast Tables siempre definirá de manera predeterminada las áreas de comedor sin depósito.
 

Una vez que se haya creado una reserva con un depósito o pago anticipado en la aplicación Toast Tables, el cliente recibirá un SMS y un correo electrónico para pagar su depósito dentro del plazo configurado. Toast sugiere capacitar a los recepcionistas para que sepan que se requiere un depósito si estás hablando directamente con ellos. Consulta la sección Experiencia del cliente de este artículo para obtener más información.  

Los recepcionistas no pueden renunciar a un depósito o pago anticipado desde la aplicación Toast Tables. El estado del depósito o pago anticipado (no pagado, pagado, eximido, reembolso o no reembolsado) será visible en la esquina superior derecha de la tarjeta de reserva en la aplicación Toast Tables. 

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Editar una reserva de Toast Tables con depósitos o pagos anticipados

Los recepcionistas pueden editar la mesa para una reserva seleccionando Cambiar mesa. También pueden editar información básica sobre reservas de depósito o pago anticipado, pero el monto del depósito o pago anticipado siempre permanecerá sin cambios.

Al modificar una reserva con un depósito o pago anticipado, aparecerá el siguiente mensaje de advertencia: "Si se edita esta reserva, no cambiará el monto del depósito o pago anticipado que se cobra al cliente. Los clientes no recibirán un reembolso ni una factura nueva por cualquier diferencia que surja de los cambios realizados".

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Depósitos de Toast Tables para meseros en el POS

Cuando un grupo se sienta en una mesa en la aplicación Toast Tables, se inicia un pedido en el POS para el mesero seleccionado en esa mesa. El monto del depósito del cliente se aplica al pedido como saldo negativo utilizando el tipo de pago alternativo que configuraste para el depósito.

El mesero debe agregar artículos al pedido y proceder a recolectar el pago para cubrir el saldo restante al final de la comida. 

Nota: El impuesto y la gratificación sugerida se calculan sobre el monto total del pedido si configuraste Tratar como descuento en Sí dentro de tu tipo de pago alternativo. Para obtener más información, consulta Paso 1: Configurar los depósitos de Toast Tables como opción de pago alternativa en este artículo del Centro de asistencia: Primero pasos con depósitos de Toast Tables.

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Depósitos o pagos anticipados de Toast Tables para clientes

Cuando los clientes estén buscando una reserva digital y encuentren una franja horaria que requiera un depósito o pago anticipado, se les pedirá que paguen el depósito o pago anticipado antes de poder recibir una confirmación de la reserva. Toast Tables Omitirá su franja horaria durante 10 minutos a medida que complete los detalles de depósito o pago anticipado. Los clientes verán tu política automatizada y cualquier política adicional que hayas creado.
 

Si un cliente reserva en el restaurante a través del recepcionista o gerente, recibirá un SMS o correo electrónico en el que se le pedirá que pague su depósito o pago anticipado para confirmar su reserva dentro del plazo configurado. Si configuraste reglas de cancelación automática, Toast Tables también cancelará automáticamente la reserva si el cliente no paga dentro de este plazo. Una vez que el cliente pague correctamente su depósito, recibirá un SMS o correo electrónico de confirmación que vinculará a una página que confirma que pagó su depósito o pago anticipado.

Si un cliente elige cancelar una reserva que requería un depósito o pago anticipado, verá uno de los siguientes mensajes de advertencia, informándole si su reembolso se depositará antes de confirmar la cancelación:
 

Nota: Toast recomienda encarecidamente capacitar a tus recepcionistas y gerentes antes de usar esta función para que se aseguren de que están al tanto de este flujo y recuerden a los clientes si están hablando con ellos sobre una reserva que recibirán este enlace para pagar.

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Informes y reconocimiento de ingresos para depósitos y pagos anticipados de Toast Tables

Para que la función de depósitos y pagos anticipados funcione, Toast Tables primero toma el pago de un pedido que tiene un artículo del menú llamado Depósito de Toast Tables, o si usas Pagos anticipados, este pedido incluirá el artículo obligatorio adjunto a tu Regla de pago anticipado. Este pedido se marca como ingresos diferidos el día de la reserva. Aparecerán como ingresos diferidos en los informes de Toast Web el día en que se realice el pago. Es posible que veas estos pedidos abiertos antes de que los clientes paguen su depósito o pago anticipado. No dudes en ignorar estos pedidos, ya que Toast Tables los marcará automáticamente como Listo tan pronto como se pague el depósito o el pago anticipado. 
 
El día de la reserva, Toast Tables comenzará un nuevo pedido cuando sientes al cliente en su mesa desde la aplicación Toast Tables. Este pedido tendrá el depósito adjunto a la pestaña como tipo de pago alternativo que configuraste, que aparece como saldo negativo en el pedido.

Para los clientes en EE. UU., las sugerencias de propina y los impuestos se calcularán sobre el total del pedido y no tienen en cuenta el depósito.

Nota: Para clientes en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido, las propinas sugeridas se calculan sobre el total de la cuenta posterior al descuento. Para modificar este cálculo y mostrar el monto antes de aplicar el descuento, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast.

Según las instrucciones para configurar tu tipo de pago alternativo, los depósitos aparecerán como ingresos diferidos en Toast Web. Para obtener más información sobre los ingresos diferidos, consulta el artículo Montos diferidos y ventas diferidas.

Los fondos estarán disponibles para tu restaurante en la fecha en que se recauden o en la fecha en que se realice el depósito. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los ingresos no se mostrarán en el Resumen de ventas hasta la fecha en que se realice la reserva.

En el informe de resumen de ventas en Toast Web, los gerentes pueden ver cuántos ingresos ingresan a través del depósito o el pago anticipado de Toast Tables como tipo de pago alternativo. 

Por ejemplo, supongamos que un cliente pagó USD/€/£2 por un depósito de Toast Tables. Esto se muestra como Ingresos diferidos (otros) para hoy en el informe de resumen de ventas en Toast Web. Esto se debe a que los ingresos aún no se reconocieron. 

La reserva se realiza al día siguiente. Este depósito ahora aparece en Otros en las ventas netas de tu restaurante una vez que se realiza la reserva, y aparece con el nombre de tu tipo de pago alternativo Depósito Toast Tables.
 

Supongamos que alguien no se presenta a la reserva o cancela la reserva fuera de la ventana de reembolso. ¡No hay problema! Si el cliente estaba fuera de su ventana de reembolso automático, Toast se dará cuenta automáticamente del depósito o pago anticipado como ingresos correspondientes a la fecha de su reserva de ausencia o cancelación tardía al final del día. Para hacerlo, crea un pedido con solo el depósito o el monto del pago anticipado como artículo para la fecha de la reserva y ciérralo. Si el cliente vuelve a llamar más tarde y decides reembolsarlo, deberás hacer lo siguiente:

• Busca el pedido original en el que pagó el depósito o el pago anticipado. Mira la fecha en que hicieron su reserva de depósito o pago anticipado y verás un pedido con su nombre en esa fecha en el POS. Puedes reembolsar su pago desde aquí. 
• También deberás anular el pedido que tenía los ingresos por depósito o pago anticipado correspondientes a la fecha de la reserva en el POS. 

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Recursos adicionales

• Primeros pasos con los depósitos de Toast Tables
• Primeros pasos con Toast Tables
• Usar Toast Tables
• Toast Tables: la experiencia del cliente
• Preguntas frecuentes sobre solución de problemas para Toast Tables

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