Depósitos, pagos anticipados, complementos y cargos por cancelación de Toast Tables

En este artículo:

• Resumen de pagos anticipados, cargos por cancelación, depósitos y complementos de Toast Tables
• Mejores prácticas para depósitos
• Configurar los depósitos de Toast Tables como una opción de pago alternativa
• Activar iniciar pedido en el POS
• Configurar una nueva regla de depósito
• Configurar una nueva regla de pago anticipado
• Configurar un complemento
• Configurar una nueva regla de cargo por cancelación
• Aplicar reglas a horarios o experiencias
• Recursos adicionales

Pagos anticipados de Toast Tables, cargos por cancelación,depósitos y complementosResumen

Nota: Los depósitos no son lo mismo que las retenciones de tarjetas de crédito. Las reservas que requieren un depósito se cobran en la reserva, y el restaurante puede retener el depósito si el huésped cancela fuera de la ventana de reembolso configurada. 

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Mejores Prácticas Para Depósitos

Para configurar depósitos para Toast Tables, necesitarás configurar una opción de pago alternativo, habilitar Mostrar Pedido en POS, crear una regla de depósito y adjuntar tu nueva regla de depósito a los turnos y áreas de comedor aplicables. 

Aquí hay algunas cosas a considerar mientras construyes las reglas de depósito: 

• Grandes grupos: Considera usar depósitos para asegurar solo mesas de grandes grupos que operativamente costarán mucho si no se presentan. Los huéspedes están más acostumbrados a esto en el mercado.
• Horas pico: Considera usar depósitos solo para mesas durante los horarios pico. Por ejemplo, haz un período de servicio de 7 a 8 p.m. llamado Pico y asigna depósitos solo a estas reservas. Esto empuja a los huéspedes a reservar horarios más tempranos y más tardíos para evitar el depósito. Esos huéspedes que son serios acerca de tu restaurante y quieren estos horarios pueden tener una mayor disposición a pagar por los horarios pico. 
• Tamaño del depósito: Considera jugar con la cantidad del depósito hasta que encuentres tu punto óptimo que sea más aceptable para tus invitados. Por ejemplo, $/€/£20 por persona puede ser demasiado alto, pero $/€/£5 o $/€/£10 por persona podrían ser menos disuasorios para tu mercado de invitados.
  
  

Sigue los pasos a continuación para asegurarte de que configuras tus depósitos para Toast Tables correctamente. 

Nota: Cualquier disponibilidad aparecerá en Google cuando no se requiera depósito. Si se requiere un depósito, no mostrará la hora como disponible en Google. Por ejemplo: Si una mesa de una a cinco personas no requiere un depósito, pero una mesa de seis personas sí, entonces Google no mostrará disponibilidad para grupos de seis.

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Configura los depósitos de Toast Tables como una opción de pago alternativo

Para la precisión de los informes, querrás configurar una nueva opción de pago alternativo llamada Depósito de Toast Tables (o cualquier nombre que prefieras).

Para configurar una nueva opción de pago alternativo:

1. En Toast Web, navega a Lista de espera y reservas > Configuración > Depósitos.
2. Selecciona Editar como se ve en la imagen a continuación. 
3. Si necesitas crear un tipo de pago, selecciona el enlace nuevo tipo de pago alternativo. Al crear el tipo de pago alternativo, los clientes de EE. UU. deben seleccionar Sí para la configuración de Tratar como descuento. Esto asegura que la propina se calcule sobre el monto total del pedido antes de que tu depósito se aplique al total del pedido.
4. Navega de regreso a Lista de espera y reservas > Configuración > Depósitos.
5. Selecciona Editar de nuevo.
6. Selecciona tu nueva opción de pago alternativo creada del menú desplegable.
7. Selecciona Guardar. 

Nota: Para los clientes en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido, cuando se aplica un Depósito de Toast Tables como pago en la cuenta de un huésped, el monto final a pagar al cerrar la cuenta será la base para el aviso de propina. Este cálculo excluye cualquier depósito o pago anticipado previamente recolectado (para más información, consulte ¿Cómo se calculan las propinas en Toast?). Para cambiar esta configuración, comuníquese con el Servicio de Atención al Cliente de Toast.

Clientes Internacionales: Llama al servicio de atención al cliente de Toast a los siguientes números:

• Canadá: +13434516295
• Irlanda:+35319131083
• Reino Unido: +442045713302

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Activar “Iniciar pedido desde el punto de venta”

Para que los depósitos funcionen, Toast Tables necesita iniciar pedidos en el POS en el momento de sentar a los clientes para aplicar automáticamente el saldo del depósito de la reserva en la mesa correcta. 

Para habilitar la configuración de Iniciar pedido en el POS:

1. En Toast Web, navegue a Lista de espera y Reservas > Configuración > Integraciones de Toast.
2. Active la opción Iniciar pedido en el POS.

Habilitar Iniciar pedido desde el punto de venta hará lo siguiente:

• Iniciar un pedido retenido en el POS para el mesero asignado cuando un recepcionista sienta una reserva en la aplicación Toast Tables. Los pedidos retenidos aparecen como mesas rojas en el POS. Se debe indicar a los meseros que estén atentos a las mesas rojas y a agregar artículos a estos pedidos en lugar de comenzar nuevos pedidos.
• Requiere que se asigne un mesero a una reserva en el momento en que se siente a los clientes. La aplicación Toast Tables siempre requerirá que se asigne un mesero a la reserva.
• Agregue información del huésped (nombre, teléfono y tamaño del grupo) al pedido en el POS. Esto, a su vez, alimentará los datos de su libro de visitas. Para más información, consulte Acceda a sus datos de huéspedes con el libro de visitas.

Si el pedido tiene un depósito adjunto, habrá un saldo negativo en el pedido con el tipo de pago alternativo que ha elegido, por ejemplo, Depósito de Toast Tables (más sobre esto en la siguiente sección). Cuando los meseros agreguen artículos al pedido, esto actualizará el saldo.

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Configurar una nueva regla de depósito

Para configurar una nueva regla de depósito:

1. Navega a Lista de espera y Reservas > Configuraciones> Depósitos.
2. Selecciona + Configurar un nuevo depósito.  
3. Ingresa un Nombre de la Regla de Depósito para fácil referencia más tarde (por ejemplo. "Grupos de seis o más durante la cena").
4. Usa el menú desplegable para el ¿Cómo deseas cobrar? ajuste para determinar si deseas que tu depósito se cobre por reserva (por ejemplo, para grupos de seis o más requerimos un depósito de $/€/£100) O por persona (por ejemplo, para grupos de seis o más, requerimos un depósito de $/€/£10 por persona).
5. Ingresa un Mínimo y Máximo número para el Tamaño del grupo ajuste. 
   1. Nota: Puedes crear reglas separadas para diferentes rangos de tamaño de grupo si lo deseas. Por ejemplo, podrías cobrar un depósito de $/€/£100 para todos los grupos de 8 o más, o podrías cobrar $/€/£100 para grupos de 8-10, $/€/£150 para grupos de 10-12, y $/€/£200 para grupos de 12 o más. Se requiere un valor de Mínimo, pero puedes optar por dejar el campo Máximo en blanco para indicar que no hay límite superior (si estás haciendo una regla única).  
6. Usa el menú desplegable Las cancelaciones son reembolsables hasta para seleccionar tu línea de tiempo de reembolso deseada. 
7. Puedes expandir el Vista previa de la política de depósito menú desplegable para ver la política automatizada que se mostrará a todos los huéspedes, y elegir si deseas cancelar automáticamente las reservas no pagadas que se activan desde la aplicación del anfitrión y Toast Web si un huésped no paga su depósito. Basado en tus configuraciones elegidas, Toast Tables proporcionará esta política automatizada de pago y reembolso al huésped junto con cualquier nota que desees proporcionar al huésped. 
8. Agrega una descripción de depósito opcional para el huésped para proporcionar cualquier contexto adicional que desees ofrecer a los huéspedes (además de lo que proporciona la política automatizada).
9. Selecciona Crear cuando hayas terminado.
10. Una vez que esto esté completo, necesitarás adjuntar tu regla de depósito configurada al horario y turno aplicables siguiendo los pasos en la sección Aplicar Reglas a Períodos de Servicio y Áreas de Comedor a continuación. 

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Configurar una Nueva Regla de Pago Anticipado

Para configurar una nueva regla de pago anticipado:

1. En Toast Web, navega a Lista de espera y Reservas > Configuraciones > Reglas de Pago Anticipado.
2. Selecciona Crear una Regla de Pago Anticipado. Nota: Al construir tus reglas de prepago, es importante recordar que el prepago debe estar asociado con un elemento del menú. Considera usar estas reglas para asegurar el pago de experiencias prepagadas como buffets, comidas de menú fijo, etc. 
3. Sigue las indicaciones para ajustar los detalles de tus reglas de prepago.
4. En la sección Elementos, selecciona + Elemento incluido.
5. Localiza el elemento que te gustaría asociar con tu regla de prepago.
6. Selecciona Agregar.
7. Una vez que esto esté completo, necesitarás adjuntar tu regla de prepago configurada al horario y turno aplicables siguiendo los pasos en la sección Aplicar reglas a períodos de servicio y áreas de comedor a continuación. 

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Configurar un complemento

1. Navega a Lista de espera y Reservas > Configuración > Reglas de prepago.
2. Selecciona la regla de prepago a la que te gustaría agregar un complemento. 
3. Desplázate hacia abajo a la sección Elemento. 
4. Selecciona + Agregar elemento.
   • Nota: Durante este paso, es importante seleccionar + Agregar elemento en lugar de + Elemento incluido. Si seleccionas + Elemento incluido, se incluirá en el precio del prepago NO incluido como un complemento opcional conectado a la regla de prepago. 
5. Crea un nombre para el complemento.
6. Selecciona Cantidad ilimitada o Cantidad limitada. 
   • Si seleccionas Cantidad limitada, agrega un número al siguiente campo para establecer tu límite deseado. Utiliza el menú desplegable para seleccionar si este límite es por persona o por reserva. 
7. Agrega una descripción opcional.
8. Selecciona Continuar.
9. Selecciona el elemento del menú que te gustaría conectar a esta regla de complemento. 
10. Selecciona Guardar.

Ahora necesitarás adjuntar la regla de prepago que contiene tu complemento a un horario o experiencia. Para obtener más información, consulta Aplicar reglas a horarios o experiencias a continuación.

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Configurar una nueva regla de cargo por cancelación

Para configurar una nueva regla de cargo por cancelación:

1. En Toast Web, navega a Lista de espera y reservas > Configuración > Cargos por cancelación.
2. Ingresa el número de teléfono de tu negocio. 
3. Selecciona Guardar y confirmar. 
4. Selecciona Crear regla.
5. Configura los ajustes de tu regla de cargo por cancelación a tu gusto y selecciona Crear.
6. Una vez que esto esté completo, necesitarás adjuntar tu regla de cargo por cancelación configurada al horario y turno aplicables siguiendo los pasos en la sección Aplicar reglas a horarios o experiencias a continuación. 

Es necesario tener un número de teléfono válido para tu negocio para habilitar los cargos por cancelación, ya que los huéspedes serán dirigidos a llamar a tu negocio para cualquier cambio o cancelación después de tu ventana de cancelación configurada. 

Para aprender cómo cancelar reservas con un cargo por cancelación adjunto, consulta Gestionar los cargos por cancelación de reservas de Toast Tables.

Mira este video tutorial para aprender más sobre los cargos por cancelación.

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Aplicar reglas a horarios o experiencias

A continuación, elegirás cuándo y dónde te gustaría que se aplicara la regla. Por ejemplo, puedes elegir hacer que esta regla sea aplicable solo durante el brunch, o solo en el patio.

1. En Toast Web, navega a Lista de espera y Reservas > Horarios o Experiencias.
2. Selecciona el horario o experiencia a la que te gustaría agregar una regla.
   • Si has seleccionado horarios, dentro de tu horario seleccionado selecciona el shift del menú desplegable Selecciona un turno al que te gustaría adjuntar una regla.
   • Nota: Puedes adjuntar la misma regla a múltiples turnos. 
3. Desplázate a Pagos y Tarifas.
4. Desplázate a depósitos, prepago o tarifas de cancelación, y dentro de la sección deseada selecciona + Agregar regla existente. 
5. Selecciona tu regla deseada, y selecciona Continuar.
6. Selecciona las áreas de comedor aplicables.
7. Selecciona Agregar. 

Dado que las reglas de depósitos, prepago y tarifas de cancelación se asignan a nivel de horario o turno, tienes la capacidad de establecer diferentes reglas tanto para tu horario diario como para cualquier horario especial o fechas especiales según sea necesario. 

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Recursos adicionales

• Usar Depósitos de Toast Tables
• Primeros pasos con Toast Tables
• Usar Toast Tables
• Toast Tables: la experiencia del cliente
• Preguntas frecuentes de solución de problemas para Toast Tables

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