xtraCHEF: Comience con la lista de verificación de configuración
Última actualización: 29 may 2026, 5:05 a.m.
| Este artículo se refiere a la lista de verificación de configuración inicial que se muestra en xtraCHEF para nuevas cuentas. Para obtener información sobre su proceso de incorporación y esos pasos de configuración, visite xtraCHEF: Comience con la incorporación o xtraCHEF: Comience con la incorporación de múltiples unidades. Este producto está disponible exclusivamente en los EE. UU. y no está disponible para clientes en Australia, Canadá, Irlanda o el Reino Unido. |
Descripción general de la lista de verificación
¡Bienvenido a xtraCHEF! Al iniciar sesión por primera vez, puede notar una lista de verificación ubicada en su pantalla. Esto está aquí para ayudarle a comenzar en esta nueva plataforma y delinear las acciones que puede tomar para optimizar su éxito en xtraCHEF!
Esta lista de verificación de configuración inicial permanecerá como parte de su panel de control/cuenta de xtraCHEF hasta que se completen los elementos de acción enumerados.
Pasos de la lista de verificación
Hay cinco pasos principales para configurarse en xtraCHEF, que se describen en su lista de verificación de configuración. Esos pasos son:
- Completar la configuración inicial
- Automatizar su contabilidad
- Cargar más de 10 facturas
- Crear más de 1 categoría de compra
- Categorizar más de 1 artículo
Instrucciones detalladas y recursos relacionados se enumeran para cada paso en las secciones a continuación.
Configuración Inicial
Desde sus miembros del personal hasta la contabilidad y más allá, su negocio es único. La configuración inicial, también conocida como activar su cuenta de xtraCHEF, permite que su equipo de incorporación recopile información vital sobre su operación y establezca sus integraciones (es decir, QuickBooks u otra plataforma relacionada con la contabilidad). Este es el punto de partida sobre el cual se construyen todos los demás pasos de configuración.
Automatizar Su Contabilidad
Se le pedirá que complete el proceso de activación de cuenta al iniciar sesión por primera vez. Sin embargo, si inicialmente omitió este paso, siempre puede regresar seleccionando Configuración Inicial en su lista de verificación.
¿Buscas una guía paso a paso sobre el proceso de activación de la cuenta? Visita nuestro artículo titulado xtraCHEF: Cómo activar tu cuenta de xtraCHEF.
Cargar 10+ Facturas
Cargar facturas (o recibos) es un paso esencial para obtener información sobre el seguimiento de costos y la automatización de Cuentas por Pagar (AP) de xtraCHEF. La automatización de AP es un servicio central de xtraCHEF que automatiza tu proceso de conciliación y codificación contable utilizando aprendizaje automático.
De hecho, sin cargar documentos, xtraCHEF no puede comenzar a ofrecer valor a ti y a tu negocio. Puedes comenzar a cargar documentos a xtraCHEF de cualquiera de estas 5 maneras:
- Cargando archivos de documentos a través de tu computadora de escritorio
- Tomando fotos de documentos a través de la aplicación móvil de xtraCHEF
- Creando facturas o recibos manualmente a través de tu computadora de escritorio
- Enviando archivos PDF a la dirección de correo electrónico única de xcinvoice de tu ubicación
- Integrando con tus proveedores aprobados a través de un EDI
¿Quieres aprender más sobre cómo cargar documentos o ver un tutorial paso a paso para cada opción? Lee más sobre nuestras opciones de escritorio y móvil.
Crear 1+ Categoría de Compra
Con tus facturas cargadas, comienzan el proceso de conciliación. La conciliación se automatiza con el tiempo a medida que enseñas a xtraCHEF cómo reconocer y desglosar tus facturas. Sin embargo, antes de que puedas desglosar estas facturas, primero necesitarás establecer el marco para hacerlo.
Al ser presentado a su Consultor de Incorporación, debería recibir los pasos para integrar su sistema contable directamente con xtraCHEF o cargar el plan de cuentas (COA) de su negocio que contiene los códigos de su libro mayor (GL). Hacer esto creará categorías de compra para que seleccione y codifique sus artículos durante Mapear Artículos de Factura. También cumplirá con este ítem de la lista de verificación.
Algunas cosas a tener en cuenta para los usuarios con múltiples cuentas de QuickBooks Online y múltiples ubicaciones de xtraCHEF dentro de un solo inquilino:
- Si bien permitimos que múltiples cuentas de QuickBooks Online se conecten a un solo inquilino, xtraCHEF solo puede almacenar y utilizar una única lista de COA y una lista de proveedores para que todas las ubicaciones compartan y utilicen dentro del producto.
- Debido a esto, debemos asegurarnos de quecada cuenta de QuickBooks Online tenga listas de COA y proveedores idénticas antes de continuar. Si las listas no coinciden, necesitará trabajar con su Consultor de Incorporación para discutir opciones:
- Puede actualizar su lista para que coincida en todas las cuentas antes de continuar. Esto proporcionará el máximo beneficio del producto.
- Puede solicitar inquilinos adicionales para usar listas de COA/proveedores individuales para ubicaciones individuales.
Consejo profesional: Puede ir un paso más allá creando sus propias categorías de compra personalizadas, creando una capa adicional de información sobre el gasto categórico dentro de sus códigos GL, si así lo desea.
Para revisar, editar o crear nuevas Categorías de compra, seleccione elícono de engranaje en la esquina superior derecha de su cuenta. Luego, seleccione Categorías
Esto lo llevará a su página de Categorías. Aquí, se mostrarán todas las categorías predeterminadas y cualquier categoría personalizada existente que haya creado. Para crear una nueva categoría, seleccione + Agregar Categoría Personalizada. Luego, complete la información requerida, como el código GL al que este categoría reportará, el Descripción (nombre) y campos adicionales si es necesario. Una vez terminado, seleccione + Agregar.
¿Quieres profundizar y personalizar aún más tus categorías? Visita xtraCHEF: Categorías Personalizadas.
Clasificar 1+ Artículo
Con las categorías de compra en tu cuenta de xtraCHEF, ahora puedes proceder con el proceso de conciliación mencionado anteriormente y mapear los artículos de tu factura. Muchos o todos los artículos de tu factura pueden haber sido mapeados automáticamente a categorías predeterminadas dentro de xtraCHEF, por lo que es posible que no encuentres ningún artículo en esta página.
En Mapear Artículos de Factura, puedes comenzar a ‘codificar’ los artículos individuales de la factura de tus documentos subidos a tus códigos GL y categorías de compra personalizadas. Una vez que un artículo de factura está mapeado y la factura ha sido enviada, xtraCHEF aprenderá y repetirá esta acción por ti en el futuro.
De hecho, cada vez que se reconozcan un artículo de factura previamente codificado, la descripción del artículo de factura y el proveedor, la automatización completará este paso en tu nombre.
Para comenzar, selecciona Mapear Artículos de Factura en tu menú de navegación. Luego selecciona la categoría de compra correspondiente para tus artículos de factura usando el menú desplegable que se muestra a continuación.
Una vez que una factura esté completamente mapeada, selecciona Enviar artículos seleccionados. Esto guardará tu trabajo y llevará la factura a través del último paso en su proceso de conciliación. Read xtraCHEF: Mapear Artículos de Factura para aprender más.
Siguientes Pasos
Ahora que has cubierto lo básico, estás en el lugar correcto para continuar el viaje de incorporación de xtraCHEF (y aún más cerca de utilizar la información que ahora tienes al alcance de tu mano).
Para seguir aprendiendo y aprovechando tu suscripción a xtraCHEF, considera unirte a nuestra serie de seminarios web dirigidos por expertos para ver lo que viene a continuación.
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