xtraCHEF: Comience con la lista de verificación de configuración
Última actualización: 8 abr 2026, 10:11 a.m.
| Este artículo se refiere a la lista de verificación de configuración inicial que se muestra en xtraCHEF para nuevas cuentas. Para obtener información sobre su proceso de incorporación y esos pasos de configuración, visite xtraCHEF: Comience con la incorporación o xtraCHEF: Comience con la incorporación de múltiples unidades. |
Descripción general de la lista de verificación
¡Bienvenido a xtraCHEF! Al iniciar sesión por primera vez, puede notar una lista de verificación ubicada en su pantalla. Esto está aquí para ayudarle a comenzar en esta nueva plataforma y presentar las acciones que puede tomar para optimizar su éxito en xtraCHEF.
Esta lista de verificación de configuración inicial permanecerá como parte de su panel de control/cuenta de xtraCHEF hasta que se completen los elementos de acción listados.
Pasos de la lista de verificación
Hay cinco pasos principales para configurarse en xtraCHEF, que se describen en su lista de verificación de configuración. Esos pasos son:
- Completar configuración inicial
- Automatiza tu contabilidad
- Cargar 10 o más facturas
- Crear 1 o más categorías de compra
- Categoriza 1 o más artículos
Las instrucciones detalladas y los recursos relacionados se enumeran para cada paso en las secciones a continuación.
Configuración Inicial
Desde tus miembros del personal hasta la contabilidad y más allá, tu negocio es único. La configuración inicial, también conocida como activar tu cuenta de xtraCHEF, permite a tu equipo de incorporación recopilar información vital sobre tu operación y establecer tus integraciones (es decir, QuickBooks u otra plataforma relacionada con la contabilidad). Este es el punto de partida sobre el cual se construyen todos los demás pasos de configuración.
Automatiza Tu Contabilidad
Se te pedirá que completes el proceso de activación de cuenta al iniciar sesión por primera vez. Sin embargo, si inicialmente omitiste este paso, siempre puedes regresar seleccionando Configuración Inicial en tu lista de verificación.
¿Buscas una guía paso a paso sobre el proceso de activación de cuenta? Visita nuestro artículo titulado xtraCHEF: Cómo Activar Tu Cuenta de xtraCHEF.
Cargar 10 o más facturas
Cargar facturas (o recibos) es un paso esencial hacia la obtención de información sobre el seguimiento de costos y el componente de automatización de Cuentas por Pagar (AP) de xtraCHEF. La Automatización de AP es un servicio central de xtraCHEF que automatiza tu proceso de conciliación y codificación contable utilizando aprendizaje automático.
De hecho, sin cargar documentos, xtraCHEF no puede comenzar a proporcionarte valor a ti y a tu negocio. Puedes comenzar a cargar documentos a xtraCHEF de cualquiera de estas 5 maneras:
- Subiendo archivos de documentos a través de su computadora de escritorio
- Tomando fotos de documentos a través de la aplicación móvil xtraCHEF
- Creando facturas o recibos manualmente a través de su computadora de escritorio
- Enviando archivos PDF a la dirección de correo electrónico única xcinvoice de su ubicación
- Integrando con sus proveedores aprobados a través de un EDI
¿Desea aprender más sobre cómo subir documentos o ver un tutorial paso a paso para cada opción? Lea más sobre nuestras opciones de escritorio y móvil.
Crear 1+ categoría de compra
Con sus facturas subidas, comienzan el proceso de conciliación. La conciliación se automatiza con el tiempo a medida que enseña a xtraCHEF a reconocer y desglosar sus facturas. Sin embargo, antes de que pueda desglosar estas facturas, primero deberá establecer el marco para hacerlo.
Al ser presentado a su Consultor de Integración, debería recibir pasos sobre cómo integrar su sistema contable directamente con xtraCHEF o subir el plan de cuentas (COA) de su negocio que contiene sus códigos de libro mayor (GL). Hacer esto creará categorías de compra para que seleccione y codifique sus artículos durante Mapear artículos de factura. También cumplirá con este ítem de la lista de verificación.
Algunas cosas a tener en cuenta para los usuarios con múltiples cuentas de QuickBooks Online con múltiples ubicaciones de xtraCHEF dentro de un solo inquilino:
- Si bien permitimos que múltiples cuentas de QuickBooks Online estén conectadas a un solo inquilino, xtraCHEF solo puede almacenar y usar una única lista de COA y lista de proveedores para que todas las ubicaciones compartan y usen dentro del producto.
- Debido a esto, debemos asegurarnos de que cada cuenta de QuickBooks Online tenga listas de COA y proveedores idénticas antes de continuar. Si las listas no coinciden, deberá trabajar con su Consultor de Integración para discutir opciones:
- Puede actualizar su lista para que coincida en todas las cuentas antes de continuar. Esto proporcionará el máximo beneficio del producto.
- Puedes solicitar inquilinos adicionales para usar listas de COA/proveedores individuales para ubicaciones individuales.
Consejo profesional: Puedes dar un paso más creando tus propias categorías de compra personalizadas, creando una capa adicional de información sobre el gasto categórico dentro de tus códigos GL, si decides hacerlo.
Para revisar, editar o crear nuevas Categorías de compra, selecciona el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta. Luego, selecciona Categorías.
Esto te llevará a tu página de Categorías. Aquí se mostrarán todas las categorías predeterminadas y cualquier categoría personalizada existente que hayas creado. Para crear una nueva categoría, selecciona + Agregar Categoría Personalizada. Luego completa la información requerida, como el código GL al que este categoría reportará, la Descripción (nombre) y campos adicionales si es necesario. Una vez terminado, selecciona + Agregar.
¿Quieres profundizar y personalizar aún más tus categorías? Visita xtraCHEF: Categorías Personalizadas.
Categorizar 1+ Artículo
Con las categorías de compra en tu cuenta de xtraCHEF, ahora puedes proceder con el proceso de conciliación mencionado anteriormente y mapear los artículos de tu factura. Muchos o todos tus artículos de factura pueden haber sido mapeados automáticamente a categorías predeterminadas dentro de xtraCHEF, por lo que puede que no encuentres ningún artículo en esta página.
En Mapear Artículos de Factura, puedes comenzar a ‘codificar’ los artículos individuales de la factura de tus documentos subidos a tus códigos GL y categorías de compra personalizadas. Una vez que un artículo de factura esté mapeado y la factura haya sido enviada, xtraCHEF aprenderá y repetirá esta acción por ti en el futuro.
De hecho, cada vez que se reconozcan un número de ítem de factura de código previamente, la descripción del ítem de factura y el proveedor, la automatización completará este paso en su nombre.
Para comenzar, seleccione Mapear ítems de factura en su menú de navegación. Luego seleccione la categoría de compra correspondiente para sus ítems de factura utilizando el menú desplegable que se muestra a continuación.
Una vez que una factura esté completamente mapeada, seleccione Enviar ítems seleccionados. Esto guardará su trabajo y llevará la factura a través del último paso en su proceso de conciliación. Read xtraCHEF: Mapear ítems de factura para aprender más.
Próximos pasos
Ahora que ha cubierto lo básico, está en el lugar correcto para continuar el viaje de incorporación de xtraCHEF (y aún más cerca de utilizar la información que ahora tiene al alcance de su mano).
Para seguir aprendiendo y aprovechando su suscripción a xtraCHEF, considere unirse a nuestra serie de seminarios web dirigidos por expertos para ver lo que viene a continuación.
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