xtraCHEF: Primeros pasos con la incorporación
Última actualización: 7 jul 2026, 3:12 p.m.
- Resumen de incorporación de xtraCHEF
- Guía de incorporación de xtraCHEF Essentials y Pro
- Guía de incorporación de xtraCHEF Pro-Only
- FAQ
- Recursos postincorporación
Resumen de incorporación de xtraCHEF
Te damos la bienvenida a xtraCHEF by Toast. ¡Nos complace trabajar contigo!
Nuestro recorrido de incorporación está cuidadosamente diseñado para ayudar a garantizar una implementación exitosa de xtraCHEF. Como parte de ese viaje, tu principal contacto será tu director de proyectos de xtraCHEF. Son los expertos en productos de xtraCHEF que planificarán tus sesiones de capacitación iniciales y te ofrecerán orientación mientras trabajas para implementar xtraCHEF.
Recomendamos completar las siguientes actividades para implementar xtraCHEF por completo. Usa esta lista de verificación como guía. Si bien las actividades se presentan en orden secuencial, muchas se pueden realizar simultáneamente.
Guía de incorporación de xtraCHEF Essentials y Pro
Paso #1: Autoincorporación (es decir, activación de la cuenta y configuración básica)
Sigue tus indicaciones de autoincorporación en xtraCHEF para configurar tu cuenta. Este paso es autoguiado y, por lo general, tarda de 15 a 30 minutos en completarse. Para obtener una guía sobre la autoincorporación, visita xtraCHEF: Cómo activar tu cuenta de xtraCHEF.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Activación de tu cuenta de xtraCHEF
- Revisar tu información de facturación
- Actualizar y confirmar ubicaciones de xtraCHEF
- Agregar usuarios de xtraCHEF
- Iniciar la integración contable (si corresponde)
- Mapear tus grupos de COGS
- Cargando más de 10 documentos (facturas y recibos)
- Programar capacitación en webinar
Si eres cliente de QuickBooks, conecta xtraCHEF y QuickBooks usando uno de los siguientes enlaces: Integración con QuickBooks o QuickBooks Desktop. Algunas cosas a tener en cuenta para los usuarios con varias cuentas de QuickBooks Online con varias ubicaciones de xtraCHEF dentro de un solo inquilino:
- Si bien permitimos que se conecten varias cuentas de QuickBooks Online a un solo inquilino, xtraCHEF solo puede almacenar y usar una sola lista de COA y lista de proveedores para que todas las ubicaciones compartan y usen el producto.
- Por este motivo, debemos asegurarnos de que cada cuenta tenga listas idénticas de COA y proveedores antes de continuar. Si las listas no coinciden, deberás colaborar con tu director de proyectos para analizar las siguientes opciones:
- Antes de continuar, puedes actualizar la lista para que coincida con todas las cuentas. De esta manera, obtendrás el máximo beneficio del producto.
- Puedes solicitar a otros inquilinos que usen listas de COA o proveedores individuales para ubicaciones individuales.
Paso # 2: Llamada inicial
Reúnete con tu director de proyectos y comienza a hablar sobre xtraCHEF con más profundidad. Esta es una reunión por Zoom individual con tu consultor y te llevará 30 minutos completarla.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Presentamos el proceso de incorporación, las expectativas y el cronograma
- Adquiriendo detalles del software de contabilidad
- Programación de capacitación en vivo o a pedido mediante Toast Classroom
- Planificación de llamadas de seguimiento
- Confirmando elegibilidad de proveedor para integraciones de EDI con tu cuenta de xtraCHEF
Para aprovechar al máximo tus próximas reuniones, tu director de proyectos te pedirá que subas al menos 20 documentos (facturas o recibos) y asistas a un seminario web sobre los primeros pasos antes de tu próxima llamada.
Ver seminarios web de xtraCHEF en vivo o a pedido a través de Toast Classroom
Paso #3: Activación y educación
Después de activar tu cuenta y cargar facturas después de tu llamada inicial, es hora de comenzar a dar tus primeros pasos en xtraCHEF. Este paso está orientado a la acción y es autoguiado.
Aquí, comenzarás a aprender a reconciliar los documentos que cargaste y a completar tareas de configuración adicionales que permitirán informes y extractos contables más avanzados (si corresponde) más adelante.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Continuar para cargar facturas a través de uno de los múltiples canales de carga de xtraCHEF
- Monitorea facturas con el estado Acción necesaria
- Conciliar facturas completando mapa de artículos de facturas
- Muchos de los artículos de tus facturas cargadas se asignarán automáticamente a las categorías predeterminadas de xtraCHEF para ayudarte a ahorrar tiempo, pero también puedes crear categorías personalizadas para tus compras (no obligatorias)
- Asigna las compras y ventas a tus grupos de COGS
- Completar configuración de ventas (para usar la sincronización de asientos contables)
Paso #4: Finalización básica O traspaso profesional
Ahora que tu cuenta se configuró correctamente y tuviste la oportunidad de comenzar a cargar y conciliar documentos, se programará una reunión adicional para revisar cualquier pregunta pendiente, confirmar que estés configurado correctamente y analizar las vías para el futuro soporte de xtraCHEF. Esta reunión se celebrará por Zoom, uno a uno con tu director de proyectos, y tomará 30 minutos.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Crear usuarios
- Cargar facturas
- Monitorear facturas con estado Acción necesaria
- Asignar artículos de facturas
- Extraer facturas a tu sistema contable
En este punto, tu proceso de incorporación finalizará a menos que estés utilizando el conjunto de herramientas Pro de xtraCHEF (es decir, recetas e inventario). Con xtraCHEF Pro, se te presentará a un nuevo consultor de xtraCHEF especializado en estos nuevos módulos. Para obtener más información sobre tus pasos de incorporación profesional, revisa la sección a continuación.
Nota para operaciones de varias unidades: ¿Todo listo para incorporar ubicaciones adicionales? Conéctate con tu director de proyectos para asegurarte de que las nuevas ubicaciones estén configuradas correctamente.
Guía de incorporación de xtraCHEF Pro-Only
| Comienza estos pasos una vez que hayas completado cada uno de los pasos esenciales anteriores. |
Pro Paso #1: Preparación para la incorporación profesional
Ahora que ya te capacitaste en el componente de automatización de facturas de xtraCHEF, ¡es hora de prepararte para los módulos de recetas e inventario! Para ello, tu director de proyectos presentará algunos artículos y tutoriales en video en el Centro de asistencia que se pueden usar para adelantarte y aprovechar al máximo tus llamadas de incorporación de xtraCHEF Pro.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Presentamos la biblioteca de artículos
- Presentamos la revisión del artículo
- Presentamos la receta
- Presentamos el inventario
- Analizar prácticas recomendadas
Antes de asistir a tu llamada inicial profesional, se te pedirá que veas o te unas a un seminario web de la biblioteca de artículos. Después de revisar esta capacitación, crea de 10 a 15 productos. Esto te permitirá crear recuentos de inventario y recetas con tu consultor en futuras capacitaciones individuales.
Pro Paso #2: Llamada inicial
Con los aspectos básicos presentados, es hora de conocer a tu nuevo director de proyectos de xtraCHEF. Al igual que tu consultor para el conjunto de funciones Essentials, son expertos en productos de xtraCHEF. Esta reunión se realizará por Zoom, uno a uno con tu consultor. Esta llamada durará 30 minutos.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Discute tus objetivos y cronogramas para la implementación de recetas e inventario
- Revisa tu biblioteca de artículos
Antes del siguiente paso, tu director de proyectos te indicará cómo hacer los cambios necesarios en tu biblioteca de artículos y te dirigirá a nuestro seminario web sobre gestión de inventario. Asiste a esta sesión antes de tu próxima capacitación individual.
Pro Paso #3: Capacitación sobre inventario
Después de asistir a nuestra sesión de gestión de inventario, es hora de reunirse con tu director de proyectos para profundizar en el inventario. Esta es también una fantástica oportunidad para hacer preguntas más avanzadas relacionadas con la configuración del inventario o el webinar. Esta reunión se realizará por Zoom, uno a uno con tu consultor. Esta capacitación tendrá una duración de hasta 60 minutos.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Crear áreas de inventario y listas de recuento
- Completar un recuento de inventario
Después de esta llamada, se te asignará la tarea de crear cualquier área de recuento adicional o listas de recuento para tu negocio y completarlas según lo programado.
Nota para operaciones de varias unidades: ¿Necesitas copiar el trabajo de recetas o de inventario en varias ubicaciones de xtraCHEF? Conéctate con tu director de proyectos para hablar sobre las formas más rápidas de seguir habilitando estas funciones.
Pro Paso #4: Seguimiento del inventario
Con las habilidades de creación de áreas de inventario y listas de recuento en tu haber, se programará una reunión de registro adicional para responder cualquier pregunta nueva de xtraCHEF o inventario que pueda haber surgido. Esta llamada se realizará por Zoom 1 on 1 con tu consultor. Esta reunión tendrá una duración de 30 minutos.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Revisa las áreas de inventario y listas de recuento que creaste recientemente.
- Revisa los recuentos de inventario que realizaste recientemente.
- Analizar informes de COGS
- Resuelve preguntas pendientes.
Después de esta llamada, se te pedirá que sigas realizando recuentos de inventario cuando lo planifiques. También se te pedirá que asistas al seminario web de gestión de recetas antes de tu próxima capacitación individual.
Pro Paso #5: Capacitación sobre recetas
Con los fundamentos de la creación de recetas cubiertos en nuestro webinar de Gestión de recetas, tú y tu director de proyectos se reunirán para discutir preguntas y puntos más avanzados del cálculo de costos de recetas con xtraCHEF. Esta reunión se realiza por Zoom, 1-1 con tu consultor, y durará hasta 60 minutos.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Más reseña de la biblioteca de artículos
- Crear recetas y preparar recetas
- Asignar recetas a artículos y modificadores del menú
Después de completar esta capacitación, tu consultor te indicará que crees y asignes al menos 20 recetas antes de la llamada de seguimiento.
Nota para operaciones de varias unidades: ¿Necesitas copiar el trabajo de recetas o de inventario en varias ubicaciones de xtraCHEF? Conéctate con tu director de proyectos para hablar sobre las formas más rápidas de seguir habilitando estas funciones.
Pro Paso #6: Seguimiento de recetas
Con más de 20 recetas creadas y asignadas, tu consultor se comunicará contigo para responderte nuevas preguntas y presentarte informes de recetas. Esta reunión se llevará a cabo por Zoom, uno contra uno con tu consultor, y tomará hasta 30 minutos.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Analizar informe de recetas
- Cubre cualquier pregunta nueva
Después de esta llamada, se te pedirá que sigas creando recetas y asignando recetas.
Pro Paso #7: Chequeo
¡Vamos a registrarnos! Ahora que ya estás en funcionamiento con todas las funciones de xtraCHEF cubiertas en la incorporación, esta reunión de 30 minutos se planificará para garantizar que se respondan tus preguntas.
Los objetivos de este paso son los siguientes:
- Revisar el informe de recetas
- Revisar análisis de inventario
Pro Paso #8: Finalizar
Antes de finalizar la incorporación, tu consultor planificará esta última llamada para continuar respondiendo cualquier pregunta existente y trazar las vías para el soporte continuo al cliente.
Preguntas frecuentes
¿Quién es mi director de proyectos?
Se asignan consultores de incorporación al comienzo de tu experiencia con xtraCHEF y te contactan directamente para hacer una introducción.
¿Puede alguien venir a mi restaurante y ayudar a capacitar a mi personal?
Lamentablemente, no podemos ofrecer la incorporación presencial de xtraCHEF. Sin embargo, hay varias oportunidades de capacitación en vivo y a pedido disponibles para ti y tu equipo.
¿A quién debo incluir en la llamada inicial?
Te invitamos a invitar a cualquier persona que conozca la plataforma xtraCHEF y su implementación. Sin embargo, recomendamos incluir específicamente a un miembro del equipo que pueda ayudar con las tareas de configuración y las operaciones diarias relacionadas con la contabilidad, como cargas de facturas, cálculo de costos de recetas y gestión de inventario.
¿Cuánto tarda esto en configurarse?
El tiempo de implementación típico de xtraCHEF puede oscilar entre unas semanas y 90 días. Varios factores pueden acortar este cronograma, como el tiempo que pasas con anticipación en la configuración de la cuenta, la capacitación y la delegación de responsabilidades entre los miembros de tu equipo.
¿Puedes configurar xtraCHEF para mí?
Lamentablemente, no ofrecemos servicios de configuración. Sin embargo, tu director de proyectos estará disponible para guiarte durante el proceso de configuración.
¿Cuándo podré ver mi inventario en tiempo real?
El inventario en xtraCHEF te permite monitorear las tendencias en el agotamiento del inventario de forma retroactiva y realizar inventario físico digitalmente. Sin embargo, xtraCHEF no realiza un seguimiento del consumo de inventario en tiempo real.
¿Tendré que hacer todo el trabajo de nuevo para mi segunda (y tercera y cuarta) ubicaciones si están en inquilinos diferentes?
Los inquilinos existen como instancias de xtraCHEF separadas y únicas. Si bien existe la capacidad de copiar el trabajo a otras ubicaciones dentro de un inquilino, es imposible hacerlo entre inquilinos separados. Sugerimos conectarte con tu consultor de incorporación para ver si la consolidación de inquilinos es una opción para tu operación.
¿Buscas más preguntas frecuentes sobre la incorporación de xtraCHEF? Visita xtraCHEF: Preguntas frecuentes (FAQ) sobre la incorporación.
Recursos postincorporación
¿Quieres obtener más información sobre las prácticas recomendadas de xtraCHEF después de la incorporación? Considera leer nuestro artículo titulado xtraCHEF: Prácticas recomendadas posteriores a la incorporación.
¿Buscas capacitación más avanzada? Mira nuestras sesiones de capacitación sobre inventario avanzado para explorar formas de seguir aprovechando los informes de xtraCHEF.