Aperçu de la journée de clôture, rapport Z et capture automatique

Dans cet article :

• Jour de clôture
  • Résoudre automatiquement les problèmes lors de la journée de clôture
  • La journée de clôture ne se charge pas
• Rapport Z
  • Différences du rapport Z entre les États-Unis et le Canada, et l'Irlande et le Royaume-Uni
• Rapport de service
• Personnaliser et prévisualiser les rapports POS
• Dépôts de trésorerie de fin de journée
• Capturer les paiements
• Gestion des paiements hors ligne
• Capture automatique des chèques non fermés

Journée de clôture sur le POS

La page de clôture est une fonctionnalité optionnelle qui vous fournit un rapport d'audit sur l'état actuel de tous les chèques et l'activité des employés. Cela n'est pas requis pour être effectué manuellement chaque nuit pour clôturer la journée dans le système. En général, ce processus est automatisé par le système Toast à 4 heures du matin. HE. Cependant, pour une précision supplémentaire ou des besoins opérationnels uniques, il est recommandé de revoir périodiquement le processus manuel de clôture.

Toast est conçu pour effectuer ces fonctions automatiquement pour chaque restaurant chaque nuit, donc une intervention manuelle n'est pas requise. Il peut être utilisé comme outil de révision. Par défaut à 4 h 00. HE chaque jour, Toast va :

• Clore tous les chèques non fermés qui étaient en Statut Payé au moment de la fermeture.
  • Déconnecter tous les employés qui sont encore connectés à 4 h 00. HE.
    • Remarque : Cela peut être désactivé sur demande.
• Capture automatique de tous les paiements par carte de crédit non capturés de la journée d'affaires précédente. Dans la plupart des cas, cela inclura tous les paiements de la journée. Toast ne fermera pas Commandes Non Payées.

Pour voir le jour de clôture, commencez par sélectionner Jour de Clôture situé sous Activités du Gestionnaire dans le menu principal de Toast POS.
 

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons quatre chèques ouverts qui devront être résolus avant que nous puissions clore la journée. À moins que vous n'ayez activé les paramètres de fermeture automatique ou d'annulation automatique, par défaut, les chèques non payés nécessitent une intervention manuelle et empêcheront également le personnel de salle responsable des chèques non payés de terminer leur quart.  
 

Vous pouvez sélectionner Clore les chèques pour gérer tous les chèques non payés. Les chèques ouverts doivent être résolus avant que vous puissiez sélectionner Fin de journée-- en fait, le bouton Fin de journée ne sera pas disponible tant que vos chèques ouverts n'ont pas été résolus. Vous ne pouvez pas résoudre automatiquement les chèques ouverts. 
 

Les chèques payés, les commandes en attente d'être récupérées et les employés connectés seront également résumés sur cet écran. 

• Pour tous les chèques payés, vous aurez l'option de Clore tout (sans pourboire) ou Ajuster les pourboires.
• Pour toutes les commandes en attente de ramassage, vous aurez l'option de Marquer tout comme récupéré ou Voir les commandes.
• Pour tous les employés enregistrés, vous aurez l'option de Déconnexion de tous ou Voir les employés.
• Si vous avez des éléments en attente pour ces trois catégories, vous verrez également l'option de Résoudre automatiquement en bas de l'écran qui résoudra automatiquement tous les éléments en attente. Lisez la section suivante de cet article pour plus d'informations sur cette fonctionnalité.

Résoudre automatiquement les problèmes lors de la journée de clôture

Vous pouvez résoudre automatiquement certains problèmes si vous devez clôturer rapidement ou si vous souhaitez résoudre un grand nombre de problèmes avec la même solution. 

Sélectionnez le bouton Résoudre automatiquement pour :
 

• Clore toutes les commandes et chèques entièrement payés.
  • Remarque : Si les chèques n'ont pas de pourboire, le système fermera les chèques sans aucun pourboire appliqué. Vous pouvez sélectionner Ajuster les pourboires pour accéder aux chèques non fermés afin d'ajouter manuellement des pourboires et de fermer chaque chèque.
• Déconnecter tous les employés actuellement enregistrés. Cela déconnectera tout le monde immédiatement et mettra fin à leurs quarts de travail.

La fonctionnalité de résolution automatique des problèmes est accessible dans le menu Journée de clôture. Pour utiliser cette fonctionnalité, il suffit de sélectionner le bouton Résoudre automatiquement une fois que vous êtes prêt à clôturer les commandes entièrement payées et à mettre fin aux quarts de travail des employés encore enregistrés. 

Veuillez noter que Résoudre automatiquement ne peut pas être utilisé pour les chèques non payés. Il ne résoudra que les chèques payés (en les déplaçant vers fermé), les commandes en attente de ramassage et les employés enregistrés. Si vous souhaitez résoudre automatiquement seulement un de ces éléments, vous pouvez le faire en sélectionnant le bouton à côté de cet élément spécifique. 

La journée de clôture ne se charge pas

Si la Journée de clôture ne se charge pas ou reste en chargement indéfiniment, essayez les étapes de dépannage suivantes :
 

• Retour au menu de l'appareil et essayez d'accéder à la Journée de clôture à nouveau.
• Sélectionnez le icône de rechargement en haut à droite de la page.
• Déconnectez-vous et reconnectez-vous à Toast et accédez à la page Journée de clôture.
• Essayez d'accéder à la page Journée de clôture depuis un autre appareil.
• Assurez-vous que votre appareil a une connexion Internet active. Consultez l'article .
  
  

Si les employés rencontrent des problèmes lors de la tentative de clôture de la journée, en particulier avec l'accès au tiroir-caisse, envisagez les étapes suivantes :

1. Assurez-vous que la permission 1.7 Accès au tiroir-caisse sous Accès POS a été activée pour l'employé dans Toast Web.
2. Publiez les modifications récentes apportées aux permissions.
3. Redémarrez l'appareil pour vous assurer que les permissions mises à jour prennent effet. Les permissions non publiées ou obsolètes sont la cause la plus courante de tels problèmes et peuvent être rapidement résolues en suivant ces étapes de dépannage.

Pour une liste de contrôle complète de révision de quart pour les employés et les gestionnaires, consultez cet article de Toast Central : .

Rapport Z sur le POS

Le Rapport Z est un résumé des ventes qui peut être imprimé par une imprimante de reçus sur place lors de l'utilisation de la fonction Journée de clôture. Il peut être imprimé à tout moment de la journée pendant les heures d'ouverture sans affecter la journée d'affaires.
 

L'impression de ce rapport ne fait pas passer la journée au lendemain. Les données se mettent à jour en temps réel au fur et à mesure que les ventes se produisent. L'impression sera effectuée par l'imprimante de reçus avec laquelle l'appareil que vous utilisez est configuré.

Vous pouvez configurer les informations que vous souhaitez inclure dans le Z Report via l'un des chemins de navigation suivants dans Toast Web :

• Avant de servir > Configuration de l'écran de commande > Options UI, puis faites défiler vers le bas jusqu'à la section Configurations du rapport Z, OU
• Employés > Configurations de rapport POS > Rapport de fin de journée géré > Sélectionnez les éléments que vous souhaitez inclure. Ensuite, enregistrez et publiez vos modifications.

Voici les éléments suivants qui peuvent être inclus :

• Catégories de ventes : Affiche le total des ventes nettes par catégorie de vente
• Centres de recettes : Affiche le total des ventes nettes et la quantité par centre de recettes
• Résumé des ventes et taxes : Affiche le résumé des ventes nettes totales, des taxes et des ventes totales
• Détails du paiement : Affiche le montant total des paiements effectués
• Pourboires des serveurs : Affiche le total des pourboires et des frais de pourboire (y compris les espèces avant les pourboires, les pourboires en espèces et non en espèces, et les pourboires non en espèces)
• Total des annulations : Affiche le montant total des annulations, y compris le nombre de commandes et d'articles, et le pourcentage
• Total des retraits : Affiche le montant total et le nombre d'articles qui ont été ajoutés à l'addition et retirés avant d'avoir été envoyés, mis en attente ou planifiés pour une autre date
• Rabais totaux : Affiche le montant total des remises appliquées
• Détails de la carte de crédit : Affiche une répartition des transactions par carte de crédit
• Détails des autres paiements : Affiche une répartition des transactions effectuées avec d'autres options de paiement
• Main-d’œuvre : Affiche le montant total des ventes nettes, le coût/ventes, les coûts de main-d’œuvre et le nombre d'heures travaillées par les employés
• Employé en excédent/en déficit : Affiche le montant total d'excédent/déficit
• Signature de l’employé : Affiche la signature de l’employé(e)(s)
• Détails du versement : Affiche le motif du versement et le montant total des versements effectués
• Résumé du dépôt : Affiche le résumé des dépôts, y compris le total attendu, le réel et le montant d'excédent/déficit
• Livrer : Affiche les ventes brutes de livraison, les ventes nettes et les frais aux conducteurs

Remarque : Pourboires des serveurs n'apparaissent sur le rapport Z que lorsque vous avez à la fois les paramètres de pourboire non monétaire et de pourboires dans votre configuration de révision de quart définis sur Versement du tiroir-caisse. Pour plus d'informations, voir .

Le rapport Z inclura par défaut les sept jours précédents. Pour changer la date, accédez au menu de débordement dans le coin supérieur droit de votre rapport.
 

Sélectionnez le jour souhaité dans le menu contextuel, sélectionnez D'accord, puis le rapport affichera la date sélectionnée.
 

La date sera toujours indiquée dans le coin supérieur gauche de l'écran afin de vérifier le bon rapport Z.
 

Les clients en Irlande et au Royaume-Uni doivent s'attendre à ce que tous les chiffres du rapport Z soient inclusifs des taxes, tandis que le rapport Z aux États-Unis et au Canada est basé sur les ventes nettes, hors taxes. 

États-Unis / Canada :

• Ventes brutes = Taxes exclues
• Ventes nettes = Ventes totales moins taxes/remises/remboursements

Royaume-Uni et Irlande :

• Ventes brutes = Ventes nettes + taxe, hors remises
• Ventes nettes = Ventes brutes moins taxes/remises/remboursements

Rapport de service sur le POS

Le rapport de service vous fournit les mêmes données que le rapport Z, mais décomposées par les périodes de service qui sont en cours pour votre restaurant. Pour apprendre à ajuster les périodes de service de votre restaurant, consultez cet article de Toast Central : .

Pour accéder à ce rapport, sélectionnez Rapport de service situé sous Activités du gestionnaire dans le menu principal de l'application Toast.
 

Le menu déroulant de la période de service vous permettra de filtrer vos données de vente pour une partie de la journée spécifique (petit-déjeuner, déjeuner, etc.). Vous pouvez sélectionner Imprimer le rapport en bas de l'écran, si désiré. Le rapport de service se rafraîchit automatiquement, mais vous pouvez également sélectionner rafraîchir pour vous assurer que vous visualisez les dernières données.
 

Personnaliser et prévisualiser les rapports POS

Dans Toast Web, vous pouvez configurer quelles informations apparaissent sur votre rapport POS. 
 

1. Naviguez vers Employés> configurations de rapport POS.
2. Sélectionnez le rapport souhaité :
   1. Rapport de révision du quart
   2. Rapport de fin de journée du gestionnaire (rapport Z)
3. Utilisez les Afficher? cases à cocher pour sélectionner les sections que vous souhaitez inclure dans votre rapport. Cliquez et faites glisser l'icône à six points sur chaque ligne pour réorganiser les sections. Un aperçu du rapport apparaîtra sur le côté droit de la page.
4. Si vous apportez des modifications, sélectionnez Publier tous les changements en bas de la page. Sinon, sélectionnez Terminé pour quitter.

Dépôts de trésorerie de fin de journée

Un dépôt est de l’argent retiré d’un restaurant pour être déposé dans une banque ou une autre institution financière. Un dépôt de trésorerie devrait être la dernière opération de gestion de trésorerie de la journée. Après que tous les chèques soient fermés pour la journée, que les examens de quart soient terminés et que tous les tiroirs de caisse soient fermés, vous pouvez utiliser l'écran Dépôts de trésorerie sur le POS pour entrer le montant réel de trésorerie du dépôt dans la plateforme Toast.

Pour en savoir plus, consultez cet article de Toast Central : .


 

Capturer les paiements

La plupart des clients de Toast sont programmés pour capturer automatiquement les paiements pendant la nuit après la fermeture du restaurant, donc la capture manuelle n'est pas nécessaire. C'est un comportement par défaut pour tous les comptes, sauf s'il a été désactivé sur demande à un moment donné. Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez contacter le service client pour confirmer votre paramètre.
 

Toast recommande de capturer les paiements au moins une fois par jour pour s'assurer que les paiements par carte de crédit autorisés peuvent être entièrement traités. Nous recommandons fortement de laisser notre système le faire automatiquement pour éliminer les erreurs humaines qui peuvent causer des retards dans le financement de votre compte. Si vous constatez que vous devez effectuer un lot manuel, consultez cet article de Toast Central : .

Gestion des paiements hors ligne

Si votre système POS Toast est hors ligne, il est essentiel d'éviter de déclencher manuellement le processus de capture de paiement après avoir rétabli la connectivité. Toast capture automatiquement les autorisations de carte de crédit une fois que le système est de nouveau en ligne. Initier manuellement la capture de paiement peut entraîner des écarts de dépôt, en particulier pour les autorisations qui sont encore en cours de synchronisation.

Auto-capture des chèques non fermés

Toast capturera automatiquement tous les chèques non fermés pendant la nuit à 4h00. HE. Cela peut être utile si vous oubliez de capturer des chèques restants pour la journée ou si vous souhaitez simplement que Toast gère le processus automatiquement.

Les chèques non fermés mais payés seront définis sur fermés puis auto-capturés. Parce que Toast résoudra les chèques non fermés sans appliquer de pourboire, vous voudrez peut-être mettre à jour ou modifier manuellement les pourboires pour les paiements si nécessaire.