Utiliser les dépôts et prépaiements Toast Tables

Dans cet article :

• Flux de travail des dépôts et prépaiements Toast Tables
• Dépôts et prépaiements pour les gestionnaires dans Toast Web
  • Créer une réservation avec dépôts ou prépaiements
  • Modifier une réservation avec dépôts ou prépaiements
  • Rembourser le dépôt ou le prépaiement pour une réservation
• Dépôts et prépaiements pour les hôtes dans l’application Toast Tables
  • Créer une réservation avec dépôts ou prépaiements
  • Modifier une réservation avec dépôts ou prépaiements
• Dépôts pour les serveurs sur le TPV
• Dépôts et prépaiements pour l’expérience en ligne des clients
• Rapports et reconnaissance des revenus pour les dépôts et prépaiements Toast Tables
• Ressources complémentaires 

Flux de travail des dépôts et prépaiements Toast Tables

Tous les clients qui effectuent une réservation nécessitant un dépôt ou un prépaiement seront invités à payer le dépôt ou le montant du prépaiement configuré. Si les clients réservent en ligne, ils devront payer le dépôt ou le prépaiement en ligne pour confirmer leur réservation. S’ils réservent via l’hôte ou le gestionnaire, ils recevront une facture pour payer leur dépôt ou leur prépaiement. Les dépôts et les prépaiements sont facturés immédiatement à la réservation, et ne sont pas identiques aux frais d’annulation lorsqu’une carte de crédit est enregistrée, et votre client n’est facturé que s’il ne se présente pas. Pour en savoir plus sur ces types de frais et comment les configurer dans Toast Web, consultez Commencer avec les dépôts, les prépaiements et les frais d’annulation de Toast Tables.

Une fois le groupe installé dans l’application Toast Tables, une commande sera automatiquement commencée sur le TPV avec le dépôt appliqué comme solde négatif à la commande du client. Le système exigera toujours la création d’un Ticket dans le flux de travail des dépôts Toast Tables, même pour les clients sans réservation.

Remarque : En janvier 2025, les réservations avec des règles de dépôt ou de prépaiement appliquées sont désormais entièrement prises en charge dans Réserver via Google. Les clients de Toast Tables qui auparavant n’indiquaient pas de créneaux de réservation dans la Réserve avec Google au moment de l’application des dépôts ou qui auraient renoncé au dépôt en faveur de l’inscription dans la Réserve avec Google n’ont plus à choisir entre les deux et peuvent indiquer la disponibilité complète de leurs réservations et percevoir la totalité des dépôts ou prépaiements prévus.

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Dépôts et prépaiements pour les gestionnaires dans Toast Web

Créer une réservation Toast Tables avec dépôts ou prépaiements 

Voici comment créer une réservation avec des dépôts ou des prépaiements requis en tant que gestionnaire :

1. Dans Toast Web, allez à Liste d’attente et réservations > Aperçu (Remarque : Vous devez être connecté à Toast Web pour accéder à cette page).
2. Sélectionnez Créer une réservation et entrez les détails de la réservation. Si une règle de dépôt ou de prépaiement s’applique à la taille du groupe, à la date, à l’heure ou à la salle à manger, un nouveau champ apparaîtra pour indiquer que la réservation nécessite un dépôt ou un prépaiement (voir ci-dessous).
   
   
   
   Vous pouvez choisir de renoncer au dépôt si vous le souhaitez en sélectionnant la renonciation à Activé (Remarque : Les hôtes n’ont pas cette capacité dans l’application Toast Tables). Si vous choisissez de conserver le dépôt, le client recevra un SMS et un courriel pour payer son dépôt dans le délai configuré. Toast suggère d’informer le client que cela est obligatoire si vous parlez directement avec lui. Consultez la section Expérience client de cet article pour plus d’informations.  
3. Sélectionnez les détails du client en haut de la page une fois que vous avez ajouté tous les détails de la réservation.
4. Entrez les détails requis sur le client, puis sélectionnez Créer.

Les clients apparaîtront dans Toast Web comme dépôt non payé tant qu’ils n’auront pas payé leur dépôt, comme illustré ci-dessous.
 

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Modifier une réservation Toast Tables avec dépôts ou prépaiements

 
Une fois qu’une réservation avec dépôt ou prépaiement a été effectuée, les gestionnaires peuvent la consulter dans l’onglet Aperçu des paramètres Toast Tables dans Toast Web. Le statut du dépôt (Payé, Annulé, Non Payé, Remboursé) s’affichera pour chaque réservation, et vous pouvez sélectionner une réservation individuelle pour prendre des mesures telles que :

• Modifier les détails de la réservation
• Afficher l’historique des réservations
• Modifier les détails du client
• Changer de client
• Envoyer un rappel de dépôt
• Renoncer au dépôt
• Annuler la réservation

Remarque : À l’heure actuelle, la modification d’une taille/date/heure de groupe dans Toast Web ne déclenchera pas de remboursements partiels ni de factures partielles. Les gestionnaires peuvent soit rembourser entièrement et réserver de nouveau un groupe, soit modifier la réservation et laisser le dépôt inchangé.  

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Rembourser le dépôt Toast Tables ou le prépaiement pour une réservation

Les dépôts et les prépaiements seront automatiquement remboursés au client s’il s’annule lui-même ou si un gestionnaire ou un hôte annule la réservation dans la période de remboursement automatique configurée. En dehors de la période de remboursement automatique, les remboursements ne peuvent être initiés que par un gestionnaire dans la section Liste d’attente et réservations de Toast Web.

Pour rembourser manuellement le dépôt d’un client avant qu’il ne s’installe, accédez à l’onglet Aperçu de la page Liste d’attente et réservations, puis sélectionnez la réservation dans le tableau Afficher les réservations. Sélectionnez Rembourser le dépôt.

Si une réservation avec dépôt est déjà installée et que le groupe décide de diviser l’addition, le mode de paiement alternatif (dépôt) ne peut pas être divisé. Dans ce cas, le mode de paiement alternatif peut être remboursé par un gestionnaire une fois la réservation effectuée. Pour ce faire, sélectionnez la réservation dans le tableau Afficher les réservations de Toast Web et sélectionnez Rembourser le dépôt. Un message d’avertissement s’affichera indiquant « Cette réservation est actuellement en cours à la table. Pour compléter le remboursement, vous devez également supprimer le type de paiement alternatif pour dépôt de la commande dans le TPV pour ce groupe. Ensuite, vous devrez localiser la commande sur le TPV, sélectionner Payer et retirer le type de paiement alternatif de la commande concernée. Les clients et les hôtes/gestionnaires seront toujours avertis lorsqu’un dépôt n’est pas remboursable. Les réservations avec dépôt remboursé auront une étiquette « Remboursé » sur la liste des réservations dans Toast Web. 

Les hôtes qui annulent une réservation dans l’application Toast Tables en dehors de la période de remboursement recevront une notification indiquant que la réservation ne pourra pas être remboursée en cas d’annulation. Le gestionnaire peut toujours revenir en arrière et le rembourser manuellement dans Toast Web en sélectionnant Rembourser dans la réservation. Pour plus d’informations sur les remboursements dans Toast Web, consultez Émettre un remboursement.

Remarque : Il est recommandé de suivre les étapes à suivre pour rembourser manuellement dans Toast Web, comme indiqué ci-dessus, pour les prépaiements si les clients ne sont pas dans la période de remboursement automatique. 

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Dépôts et prépaiements pour les hôtes dans l’application Toast Tables

Créer une réservation Toast Tables avec dépôts ou prépaiements

Une fois qu’une règle de dépôt ou une règle de prépaiement aura été configurée, les hôtes pourront déclencher la création de réservations/dépôts dans l’application Toast Tables. 

Les hôtes verront quelles salles à manger nécessitent un dépôt (le cas échéant) pour les paramètres de recherche donnés (taille du groupe, date et heure). Si toutes les salles à manger nécessitent un dépôt ou un prépaiement, l’hôte devra en sélectionner un pour créer la réservation. S’ils ne sélectionnent pas de salle à manger, les salles à manger sans dépôt seront toujours configurées par défaut dans Toast Tables.
 

Une fois qu’une réservation avec dépôt ou prépaiement a été créée dans l’application Toast Tables, le client recevra un SMS et un courriel pour payer son dépôt dans le délai configuré. Toast suggère de former les hôtes à informer le client qu’un dépôt est requis si vous parlez directement avec lui. Consultez la section Expérience client de cet article pour plus d’informations.  

Les hôtes ne peuvent pas renoncer à un dépôt ou à un prépaiement depuis l’application Toast Tables. Le statut du dépôt ou du prépaiement (non payé/payé/annulé/remboursé/non remboursé) sera visible dans le coin supérieur droit de la carte de réservation dans l’application Toast Tables. 

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Modifier une réservation Toast Tables avec dépôts ou prépaiements

Les hôtes peuvent modifier la table d’une réservation en sélectionnant Changer la table. Ils peuvent également modifier les informations de base relatives aux réservations avec dépôt ou prépaiement, mais le montant du dépôt ou du prépaiement restera toujours inchangé.

Lors de la modification d’une réservation avec dépôt ou prépaiement, le message d’avertissement suivant s’affichera : « La modification de cette réservation ne changera pas le montant du prépaiement facturé au client. Les clients ne recevront ni remboursement ni nouvelle facture pour toute différence découlant des modifications effectuées.

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Dépôts Toast Tables pour les serveurs sur le TPV

Lorsqu’un groupe est assis à une table dans l’application Toast Tables, une commande est lancée sur le TPV pour le serveur sélectionné à cette table. Le montant du dépôt du client est appliqué à la commande sous forme de solde négatif en utilisant le type de paiement alternatif que vous avez configuré pour le dépôt.

Le serveur doit ensuite ajouter des articles à la commande et procéder au paiement pour couvrir le solde restant à la fin du repas. 

Remarque : Les taxes et les pourboires suggérés sont calculés sur le montant total de la commande si vous avez Traiter comme un rabais défini sur Oui dans vos paramètres de mode de paiement alternatif. Pour plus d’informations, consultez l’étape 1 : Configurez les dépôts Toast Tables comme option de paiement alternative dans cet article du Centre de soutien, Commencez avec les dépôts Toast Tables.

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Dépôts ou prépaiements Toast Tables pour les clients Expérience en ligne

Lorsque les clients recherchent une réservation en ligne et qu’ils rencontrent un créneau horaire nécessitant un dépôt ou un prépaiement, ils seront invités à payer le dépôt ou le prépaiement avant de pouvoir recevoir une confirmation de réservation. Sans/Suspendre votre créneau horaire, Toast Tables effectuera son dépôt ou paiement anticipé pendant 10 minutes. Les clients verront votre politique automatisée ainsi que toute politique supplémentaire que vous avez créée.
 

Si un client réserve dans le restaurant par l’intermédiaire de l’hôte ou du gestionnaire, il recevra un SMS/courriel lui demandant de payer son dépôt ou son prépaiement afin de confirmer sa réservation dans le délai que vous avez configuré. Si vous avez configuré des règles d’annulation automatique, Toast Tables annulera automatiquement la réservation si le client ne paie pas dans ce délai. Une fois que le client a payé son dépôt avec succès, il recevra un SMS/courriel de confirmation qui renvoie à une page confirmant qu’il a payé son dépôt ou son prépaiement.

Si un client choisit d’annuler une réservation nécessitant un dépôt ou un prépaiement, il verra l’un des messages d’avertissement suivants ci-dessous, l’informant si son remboursement sera déposé avant de confirmer son annulation :
 

Remarque : Toast suggère fortement de former vos hôtes/gestionnaires avant d’utiliser cette fonctionnalité afin de s’assurer qu’ils sont au courant de ce flux et de rappeler aux clients s’ils parlent avec eux d’une réservation qu’ils recevront ce lien pour payer.

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Rapports et reconnaissance des revenus pour les dépôts et prépaiements Toast Tables

Pour que la fonctionnalité de dépôts et de prépaiements fonctionne, Toast Tables effectue d’abord le paiement d’une commande qui a un article de menu appelé Dépôt Toast Tables, ou si vous utilisez les prépaiements, cette commande inclura l’article requis joint à votre règle de prépaiement. Cette commande est marquée comme revenu différé le jour de la réservation. Il apparaîtra comme revenu différé dans les rapports Toast Web le jour où le paiement sera effectué. Ces commandes peuvent apparaître comme ouvertes avant que les clients ne paient leur dépôt ou leur prépaiement. N’hésitez pas à ignorer ces commandes, car Toast Tables les marquera automatiquement comme terminées dès que le dépôt ou le prépaiement sera payé. 
 
Le jour de la réservation, Toast Tables commencera une nouvelle commande lorsque vous placerez le client à sa table dans l’application Toast Tables. Cette commande aura le dépôt attaché à l’onglet comme type de paiement alternatif que vous avez configuré, qui apparaîtra sous forme de solde négatif sur la commande.

Pour les clients aux États-Unis, les suggestions de pourboires et la taxe seront calculées sur le total de la commande et ne tiennent pas compte du dépôt.

Remarque : Pour les clients en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni, les pourboires suggérés sont calculés sur le total de l’addition après rabais. Pour modifier ce calcul afin d’afficher le montant avant rabais, veuillez contacter le service à la clientèle de Toast.

Selon les instructions pour configurer votre type de paiement alternatif, les dépôts apparaîtront comme revenus différés dans Toast Web. Pour en savoir plus sur les revenus différés, consultez l’article Montants différés et ventes différées.

Les fonds seront mis à la disposition de votre restaurant à la date à laquelle ils ont été prélevés/à la date à laquelle le dépôt a été effectué. Il est important de noter, toutefois, que les recettes n’apparaîtront pas dans votre sommaire des ventes avant la date de la réservation.

Dans le rapport Sommaire des ventes de Toast Web, les gestionnaires peuvent voir le montant des revenus générés par le dépôt Toast Tables ou le prépaiement comme mode de paiement alternatif. 

Par exemple, supposons qu’un client ait payé $/€/£2 pour un dépôt Toast Tables. Cela apparaît comme Revenu différé (autres) pour aujourd’hui dans le rapport Sommaire des ventes de Toast Web. En effet, les revenus n’ont pas encore été constatés. 

La réservation a lieu plus tard le lendemain. Ce dépôt apparaît maintenant sous Autre dans les ventes nettes de votre restaurant une fois la réservation effectuée, indiqué avec le nom de votre type de paiement alternatif Dépôt Toast Tables.
 

Maintenant, disons que quelqu’un ne se présente pas à sa réservation ou annule en dehors de sa période de remboursement - pas de problème! Si le client était en dehors de sa période de remboursement automatique, Toast comptabilisera automatiquement le dépôt ou le prépaiement comme revenu à la date de sa réservation de non-présentation ou d’annulation tardive avant la fin de la journée. Pour ce faire, il suffit de créer une commande contenant uniquement le montant du dépôt ou du prépaiement comme article pour la date de la réservation et de la clôturer. Si le client rappelle plus tard et que vous décidez de le rembourser, vous devrez :

• Trouvez la commande originale sur laquelle le client a payé le dépôt ou le prépaiement. Regardez la date à laquelle ils ont effectué leur dépôt ou leur réservation avec prépaiement et vous verrez une commande à son nom dans le TPV. Vous pouvez rembourser leur paiement ici. 
• Vous devrez également annuler la commande qui contenait le dépôt ou les revenus de prépaiement pour la date de la réservation sur le TPV. 

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Ressources supplémentaires

• Démarrer avec les dépôts Toast Tables
• Premiers pas avec Toast Tables
• Utiliser Toast Tables
• Toast Tables : Maîtrisez l’expérience client
• FAQ sur le dépannage pour Toast Tables

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