Utiliser les dépôts et prépaiements des tables Toast

Dans cet article :

• Flux de travail des dépôts et prépaiements des tables Toast
• Dépôts et prépaiements pour les gestionnaires dans Toast Web
  • Créer une réservation avec des dépôts ou des prépaiements
  • Modifier une réservation avec des dépôts ou des prépaiements
  • Rembourser le dépôt ou le prépaiement pour une réservation
• Dépôts et prépaiements pour les hôtes dans l'application Toast Tables
  • Créer une réservation avec des dépôts ou des prépaiements
  • Modifier une réservation avec des dépôts ou des prépaiements
• Dépôts pour les serveurs sur le POS
• Dépôts et prépaiements pour l'expérience en ligne des invités
• Rapports et reconnaissance des revenus pour les dépôts et prépaiements des tables Toast
• Ressources supplémentaires 

Flux de travail des dépôts et prépaiements des tables Toast

Tous les invités qui font une réservation nécessitant un dépôt ou un prépaiement seront invités à payer le montant de dépôt ou de prépaiement configuré. Si les invités réservent en ligne, ils devront payer le dépôt ou le prépaiement en ligne pour confirmer leur réservation. S'ils réservent via l'hôte ou le gestionnaire, ils recevront une facture pour payer leur dépôt ou prépaiement. Les dépôts et prépaiements sont facturés immédiatement lors de la réservation, et ne sont pas les mêmes que les frais d'annulation où une carte de crédit est conservée dans le dossier, et votre invité n'est facturé que s'il ne se présente pas. Pour en savoir plus sur ces types de frais et comment les configurer dans Toast Web, voir .

Lorsque le groupe est assis dans l'application Toast Tables, une commande sera automatiquement lancée sur le POS avec le dépôt appliqué comme un solde négatif sur la commande de l'invité. Le système nécessitera toujours qu'un ticket soit créé dans le flux de travail des dépôts de Toast Tables, même pour les clients sans réservation.

Remarque : À partir de janvier 2025, les réservations avec des règles de dépôt ou de prépaiement sont désormais entièrement prises en charge dans Reserve avec Google. Les clients de Toast Tables qui auparavant n'auraient pas listé de créneaux de réservation sur Reserve With Google lorsque des dépôts étaient appliqués, ou qui auraient renoncé au dépôt en faveur de la liste sur Reserve With Google, n'ont plus à choisir entre les deux et peuvent lister leur disponibilité complète des réservations et collecter le montant total prévu des dépôts ou prépaiements.


 

Dépôts et prépaiements pour les gestionnaires dans Toast Web

Créer une réservation Toast Tables avec dépôts ou prépaiements 

Voici comment créer une réservation avec des dépôts ou des prépaiements requis en tant que gestionnaire :

1. Dans Toast Web, accédez à Liste d'attente et réservations > (Remarque : Vous devez être connecté à Toast Web pour accéder à cette page).
2. Sélectionnez Créer une réservation et entrez les détails de la réservation. Si une règle de dépôt ou de prépaiement s'applique à la taille du groupe, à la date, à l'heure ou à la zone de restauration donnée, un nouveau champ apparaîtra pour vous indiquer que la réservation nécessite un dépôt ou un prépaiement (voir ci-dessous).
   
   
   
   Vous pouvez choisir de renoncer au dépôt si vous le souhaitez en basculant Renoncer sur Activé (Remarque : Les hôtes ne peuvent pas avoir cette capacité dans l'application Toast Tables). Si vous choisissez de conserver le dépôt, le client recevra un SMS et un e-mail pour payer son dépôt dans le délai que vous avez configuré. Toast suggère d'informer le client que cela est requis si vous parlez directement avec lui. Voir la section de cet article pour plus d'informations.  
3. Sélectionnez Détails de l'invité en haut de la page une fois que vous avez ajouté tous les détails de la réservation.
4. Entrez les détails requis de l'invité, puis sélectionnez Créer.

Les invités apparaîtront dans Toast Web comme Dépôt non payé jusqu'à ce qu'ils paient leur dépôt, comme indiqué ci-dessous.
 

Modifier une réservation de Toast Tables avec dépôts ou prépaiements

 
Une fois qu'une réservation avec un dépôt ou un prépaiement a été effectuée, les gestionnaires peuvent les voir dans l'onglet Vue d'ensemble des paramètres de Toast Tables dans Toast Web. Le statut du dépôt (Payé, Renoncé, Non payé, Remboursé) s'affichera pour chaque réservation, et vous pouvez sélectionner une réservation individuelle pour prendre des mesures telles que :

• Modifier les détails de la réservation
• Afficher l’historique des réservations
• Modifier les détails du client
• Modifier le client
• Envoyer un rappel de dépôt
• Renoncer au dépôt
• Annuler la réservation

Remarque : Pour le moment, modifier la taille/date/heure d'un groupe dans Toast Web ne déclenchera pas de remboursements partiels ou de factures partielles. Les gestionnaires peuvent soit rembourser intégralement et réserver à nouveau un groupe, soit modifier la réservation et laisser le dépôt inchangé.  


 

Rembourser le dépôt ou le prépaiement de Toast Tables pour une réservation

Les dépôts et prépaiements seront automatiquement remboursés au client s'ils annulent eux-mêmes ou si un gestionnaire ou un hôte annule la réservation dans la période de remboursement automatique configurée. En dehors de la période de remboursement automatique, les remboursements ne peuvent être initiés que par un gestionnaire dans la section Liste d'attente et réservations de Toast Web.

Pour rembourser manuellement le dépôt d'un client avant de le placer, accédez à l'onglet Vue d'ensemble de la page Liste d'attente et réservations, et sélectionnez la réservation dans le tableau Voir les réservations . Sélectionnez Rembourser le dépôt.

Si une réservation avec un dépôt est déjà assise et que le groupe décide de vouloir diviser l'addition, le mode de paiement alternatif (dépôt) ne peut pas être divisé. Dans ce cas, le mode de paiement alternatif peut être remboursé par un gestionnaire après que la réservation a été assise. Pour ce faire, sélectionnez la réservation dans le tableau Voir les réservations dans Toast Web et sélectionnez Rembourser le dépôt. Un message d'avertissement apparaîtra disant "Cette réservation est actuellement en cours à la table. Pour compléter le remboursement, vous devez également supprimer le type de paiement alternatif pour dépôt de la commande dans le TPV pour ce groupe. Ensuite, vous devrez localiser la commande sur le TPV, sélectionner Pay, et supprimer le type de paiement alternatif de la commande applicable. Les invités et les hôtes/gestionnaires seront toujours avertis lorsqu'un dépôt n'est pas remboursable. Les réservations avec des dépôts remboursés auront une étiquette "Remboursé" sur la liste des réservations dans Toast Web. 

Les hôtes qui annulent une réservation sur l'application Toast Tables en dehors de la fenêtre de remboursement recevront une notification que la réservation ne pourra pas être remboursée si elle est annulée. Le gestionnaire peut toujours revenir en arrière et le rembourser manuellement dans Toast Web en sélectionnant Rembourser dans la réservation. Pour plus d'informations sur les remboursements dans Toast Web, voir .

Remarque : Il est recommandé de suivre les étapes pour rembourser manuellement dans Toast Web comme lié ci-dessus pour les prépaiements si les invités sont en dehors de la fenêtre de remboursement automatique. 


 

Dépôts et prépaiements pour les hôtes dans l'application Toast Tables

Créer une réservation Toast Tables avec dépôts ou prépaiements

Une fois qu'une Règle de dépôt ou Règle de prépaiement a été configurée, les hôtes pourront déclencher la création de réservations/de prépaiements dans l'application Toast Tables. 

Les hôtes verront quelles zones de restauration nécessitent un dépôt (le cas échéant) pour les paramètres de recherche donnés (taille du groupe/date/heure). Si toutes les zones de restauration nécessitent un dépôt ou un prépaiement, l'hôte devra en sélectionner une pour créer la réservation. S'ils ne sélectionnent pas une zone de restauration, Toast Tables par défaut à des zones de restauration sans dépôts.
 

Une fois qu'une réservation avec un dépôt ou un prépaiement a été créée dans l'application Toast Tables, l'invité recevra un SMS et un e-mail pour payer son dépôt dans votre délai configuré. Toast suggère de former les hôtes à informer le client qu'un dépôt est requis si vous parlez directement avec eux. Voir la section de cet article pour plus d'informations.  

Les hôtes ne peuvent pas renoncer à un dépôt ou à un prépaiement depuis l'application Toast Tables. Le statut du dépôt ou du prépaiement (Non payé/Payé/Renoncé/Remboursé/Non remboursé) sera visible dans le coin supérieur droit de la carte de réservation sur l'application Toast Tables. 


 

Modifier une réservation de Toast Tables avec dépôts ou prépaiements

Les hôtes peuvent modifier la table d'une réservation en sélectionnant Changer de table. Ils peuvent également modifier les informations de base concernant les réservations de dépôt ou de prépaiement, mais le montant du dépôt ou du prépaiement restera toujours inchangé.

Lors de la modification d'une réservation avec un dépôt ou un prépaiement, le message d'avertissement suivant apparaîtra : "La modification de cette réservation ne changera pas le montant du dépôt ou du prépaiement facturé au client. Les clients ne recevront ni remboursement ni nouvelle facture pour toute différence découlant des modifications effectuées."


 

Tables Toast Dépôts pour Serveurs sur le POS

Lorsqu'un groupe est assis à une table dans l'application Tables Toast, une commande est lancée sur le POS pour le serveur sélectionné à cette table. Le montant du dépôt du client est appliqué à la commande comme un solde négatif en utilisant le type de paiement alternatif que vous avez configuré pour le dépôt.

Le serveur doit ensuite ajouter des articles à la commande et procéder à la collecte du paiement pour couvrir le solde restant à la fin du repas. 

Remarque : La taxe et le pourboire suggéré sont calculés sur le montant total de la commande si vous avez Traiter comme une remise défini sur Oui dans les paramètres de votre type de paiement alternatif. Pour plus d’informations, consultez Étape 1 : Configurer les Dépôts des Tables Toast comme option de paiement alternatif dans cet article de Toast Central, .


 

Dépôts ou Prépaiements des Tables Toast pour l'Expérience en Ligne des Clients

Lorsque les clients recherchent une réservation en ligne et qu'ils rencontrent un créneau horaire nécessitant un dépôt ou un prépaiement, ils seront invités à payer le dépôt ou le prépaiement avant de pouvoir recevoir une confirmation de réservation. Les Tables Toast garderont leur créneau horaire pendant 10 minutes pendant qu'ils complètent les détails de paiement de leur dépôt ou prépaiement. Les clients verront votre politique automatisée ainsi que toute politique supplémentaire que vous avez créée.
 

Si un client réserve une table au restaurant par l'intermédiaire de l'hôte ou du responsable, le client recevra un SMS/email lui demandant de payer son dépôt ou prépaiement afin de confirmer sa réservation dans le délai que vous avez configuré. Si vous avez mis en place des règles d'annulation automatique, les Tables Toast annuleront également automatiquement la réservation si le client ne paie pas dans ce délai. Une fois que le client a réussi à payer son dépôt, il recevra un SMS/email de confirmation qui renvoie à une page confirmant qu'il a payé son dépôt ou prépaiement.

Si un invité choisit d'annuler une réservation qui nécessitait un dépôt ou un prépaiement, il verra l'un des messages d'avertissement ci-dessous, l'informant si son remboursement sera déposé avant qu'il confirme son annulation :
 

Remarque : Toast recommande fortement de former vos hôtes/gestionnaires avant d'utiliser cette fonctionnalité pour s'assurer qu'ils sont au courant de ce processus et de rappeler aux invités, s'ils parlent avec eux d'une réservation, qu'ils recevront ce lien pour payer.


 

Rapport et Reconnaissance des Revenus pour les Dépôts et Prépaiements de Toast Tables

Pour que la fonctionnalité des dépôts et prépaiements fonctionne, Toast Tables prend d'abord le paiement sur une commande qui a un article de menu appelé Dépôt Toast Tables, ou si vous utilisez des prépaiements, cette commande inclura l'article requis attaché à votre Règle de Prépaiement. Cette commande est marquée comme revenu différé pour le jour de la réservation. Elle apparaîtra comme revenu différé dans le rapport Toast Web le jour où le paiement est effectué. Vous pouvez voir ces commandes comme ouvertes avant que les invités ne paient leur dépôt ou prépaiement. N'hésitez pas à ignorer ces commandes, car Toast Tables les marquera automatiquement comme Fait dès que le dépôt ou le prépaiement est payé. 
 
Le jour de la réservation, Toast Tables commencera une nouvelle commande lorsque vous placerez l'invité à sa table dans l'application Toast Tables. Cette commande aura le dépôt attaché à la note comme un type de paiement alternatif que vous avez configuré, ce qui apparaît comme un solde négatif sur la commande.

Pour les clients aux États-Unis, les suggestions de pourboire et la taxe seront calculées sur le total de la commande entière et ne tiennent pas compte du dépôt.

Remarque : Pour les clients en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni, les pourboires suggérés sont calculés sur le montant de la facture après remise total. Pour modifier ce calcul afin d'afficher le montant avant remise, veuillez contacter le service client de Toast.

En fonction des instructions pour configurer votre type de paiement alternatif, Dépôts apparaîtra comme revenu différé dans Toast Web. Pour en savoir plus sur le revenu différé, consultez l'article .

Les fonds seront mis à la disposition de votre restaurant à la date à laquelle ils sont collectés/la date à laquelle le dépôt est effectué. Il est important de noter, cependant, que le revenu ne sera pas affiché sur votre Résumé des Ventes jusqu'à la date à laquelle la réservation a lieu.

Dans le rapport de résumé des ventes dans Toast Web, les gestionnaires peuvent voir combien de revenus proviennent des dépôts ou des prépaiements de Toast Tables en tant que type de paiement alternatif. 

Par exemple, disons qu'un client a payé $/€/£2 pour un dépôt de Toast Tables. Cela apparaît comme Revenu différé (Autre) pour aujourd'hui dans le rapport de résumé des ventes dans Toast Web. C'est parce que le revenu n'a pas encore été reconnu. 

La réservation a ensuite lieu le lendemain. Ce dépôt apparaît maintenant sous Autre dans les ventes nettes de votre restaurant une fois la réservation effectuée, listé avec le nom de votre type de paiement alternatif Dépôt de Toast Tables.
 

Maintenant, disons que quelqu'un ne se présente pas à sa réservation, ou annule en dehors de sa fenêtre de remboursement -- pas de problème ! Si le client était en dehors de sa fenêtre de remboursement automatique, Toast réalisera automatiquement le dépôt ou le prépaiement comme revenu pour la date de leur non-présentation ou annulation tardive d'ici la fin de la journée. Cela se fait en créant une commande avec juste le montant du dépôt ou du prépaiement comme article pour la date de la réservation et en la clôturant. Si le client rappelle plus tard et que vous décidez de le rembourser, vous devrez :

• Trouver la commande originale sur laquelle il a payé le dépôt ou le prépaiement. Regardez la date à laquelle il a fait sa réservation de dépôt ou de prépaiement et vous verrez une commande avec son nom à cette date dans le POS. Vous pouvez rembourser son paiement à partir d'ici. 
• Vous devrez également annuler la commande qui avait le revenu de dépôt ou de prépaiement pour la date de la réservation dans le POS. 

Ressources supplémentaires