Dépôts, prépaiements, modules complémentaires et frais d’annulation des tables Toast

Dans cet article :

• Vue d’ensemble des prépaiements, frais d’annulation, dépôts et modules complémentaires des tables Toast
• Meilleures pratiques pour les dépôts
• Configurer les dépôts des tables Toast comme option de paiement alternative
• Activer Commencer la commande sur le TPV
• Configurer une nouvelle règle de dépôt
• Configurer une nouvelle règle de prépaiement
• Configurer un module complémentaire
• Configurer une nouvelle règle de frais d’annulation
• Appliquer des règles aux horaires ou aux expériences
• Ressources complémentaires

Dépôts, frais d’annulation, prépaiements des tables Toast,et modules complémentaires Vue d’ensemble

Remarque : Les dépôts ne sont pas les mêmes que les réservations par carte de crédit. Les réservations nécessitant un dépôt sont facturées lors de la réservation, et le restaurant peut conserver le dépôt si le client annule en dehors de la période de remboursement configurée. 

Meilleures pratiques pour Dépôts

Pour configurer des dépôts pour Toast Tables, vous devrez configurer une option de paiement alternative, activer Afficher la commande sur le POS, créer une règle de dépôt et attacher votre nouvelle règle de dépôt aux quarts de travail et aux zones de restauration applicables. 

Voici quelques éléments à considérer lors de l'élaboration des règles de dépôt : 

• Grands groupes : Envisagez d'utiliser des dépôts pour sécuriser uniquement les tables de grands groupes qui coûteront beaucoup opérationnellement si elles ne se présentent pas. Les clients sont plus habitués à cela sur le marché.
• Heures de pointe : Envisagez d'utiliser des dépôts uniquement pour les tables pendant les heures de pointe. Par exemple, créez une période de service de 19h à 20h appelée Pointe et assignez des dépôts uniquement à ces réservations. Cela pousse les clients à réserver plus tôt et plus tard pour éviter le dépôt. Ces clients qui prennent votre restaurant au sérieux et souhaitent ces créneaux horaires peuvent être plus disposés à payer pour les heures de pointe. 
• Taille du dépôt : Envisagez de jouer avec le montant du dépôt jusqu'à ce que vous trouviez votre point idéal qui est le plus acceptable pour vos clients. Par exemple, 20 $/€/£ par personne peut être trop élevé, mais 5 $/€/£ ou 10 $/€/£ par personne pourrait être moins dissuasif pour votre marché de clients.
  
  

Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer que vous configurez correctement vos dépôts pour Toast Tables. 

Remarque : Toute disponibilité apparaîtra sur Google lorsque aucun dépôt n'est requis. Si un dépôt est requis, il ne montrera pas le temps comme disponible sur Google. Par exemple : Si une table d'une à cinq personnes ne nécessite pas de dépôt, mais qu'une table de six personnes en nécessite un, alors Google ne montrera pas de disponibilité pour les groupes de six.

Configurer les dépôts de Toast Tables comme option de paiement alternative

Pour une précision de rapport, vous voudrez configurer une nouvelle option de paiement alternative appelée Dépôt Toast Tables (ou quel que soit le nom que vous préférez).

Pour configurer une nouvelle option de paiement alternative :

1. Dans , accédez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Dépôts.
2. Sélectionnez Modifier comme indiqué dans l'image ci-dessous. 
3. Si vous devez créer un type de paiement, sélectionnez le lien nouveau type de paiement alternatif. Lors de la création du type de paiement alternatif, les clients américains doivent sélectionner Oui pour le paramètre Traiter comme une remise. Cela garantit que le pourboire est calculé sur le montant total de la commande avant que votre dépôt ne soit appliqué au total de la commande.
4. Retournez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Dépôts.
5. Sélectionnez Modifier à nouveau.
6. Sélectionnez votre nouvelle option de paiement alternative créée dans le menu déroulant.
7. Sélectionnez Enregistrer. 

Remarque : Pour les clients en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni, lorsqu'un dépôt de Toast Tables est appliqué comme paiement sur le chèque d'un invité, le montant final dû lors de la clôture du chèque sera la base de l'invite de pourboire. Ce calcul exclut tout dépôt ou prépaiement précédemment collecté (pour plus d'informations, veuillez consulter ). Pour modifier cette configuration, veuillez contacter le service client de Toast.

Clients internationaux : Appelez le service client de Toast aux numéros suivants :

• Canada : +1 (343) 451-6295
• Irlande : +353 1 913 1083
• R.-U. : +44 20 4571 3302

Activer Commencer la commande sur le TPV

Pour que les dépôts fonctionnent, Toast Tables doit commencer les commandes sur le TPV au moment de l'accueil afin d'appliquer automatiquement le solde du dépôt de la réservation de dépôt à la bonne table. 

Pour activer le paramètre Commencer la commande sur le TPV :

1. Dans , accédez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Intégrations Toast.
2. Activez Commencer la commande sur le TPV.

L'activation de Commencer la commande sur le TPV fera ce qui suit :

• Commencer une commande maintenue sur le TPV pour le serveur assigné lorsqu'un hôte place une réservation dans l'application Toast Tables. Les commandes maintenues apparaissent comme des tables rouges sur le TPV. Les serveurs doivent être instruits de surveiller les tables rouges et d'ajouter des articles à ces commandes au lieu de commencer de nouvelles commandes.
• Exiger qu'un serveur soit assigné à une réservation au moment de l'accueil. L'application Toast Tables nécessitera toujours qu'un serveur soit assigné à la réservation.
• Ajoutez des informations sur les invités (nom, téléphone et taille du groupe) à la commande dans le POS. Cela alimentera, à son tour, vos données de livre d'or. Pour plus d'informations, voir .

Si la commande a un dépôt attaché, il y aura un solde négatif sur la commande avec le type de paiement alternatif que vous avez choisi, par exemple, Dépôt Toast Tables (plus d'informations à ce sujet dans la section suivante). Lorsque les serveurs ajoutent des articles à la commande, cela fera apparaître le solde.

Configurer une nouvelle règle de dépôt

Pour configurer une nouvelle règle de dépôt :

1. Naviguez vers Liste d'attente et réservations > Paramètres > Dépôts.
2. Sélectionnez + Configurer un nouveau dépôt.  
3. Entrez un Nom de la règle de dépôt pour une référence facile plus tard (par exemple. "Groupes de six personnes ou plus pendant le dîner").
4. Utilisez le menu déroulant pour le paramètre Comment souhaitez-vous facturer ? pour déterminer si vous souhaitez que votre dépôt soit collecté par réservation (par exemple, pour les groupes de six personnes ou plus, nous exigeons un dépôt de $/€/£100) OU par personne (par exemple, pour les groupes de six personnes ou plus, nous exigeons un dépôt de $/€/£10 par personne).
5. Entrez un Min et un Max nombre pour le paramètre Taille du groupe. 
   1. Remarque : Vous pouvez créer des règles distinctes pour différentes plages de taille de groupe si vous le souhaitez. Par exemple, vous pourriez facturer un dépôt de $/€/£100 pour tous les groupes de 8 personnes ou plus, ou vous pourriez facturer $/€/£100 pour les groupes de 8 à 10, $/€/£150 pour les groupes de 10 à 12, et $/€/£200 pour les groupes de 12 personnes ou plus. Une valeur Min est requise, mais vous pouvez choisir de laisser le champ Max vide pour indiquer qu'il n'y a pas de limite supérieure (si vous créez une seule règle).  
6. Utilisez le menu déroulant Les annulations sont remboursables jusqu'à pour sélectionner votre délai de remboursement souhaité. 
7. Vous pouvez développer le menu déroulant Aperçu de la politique de dépôt pour voir la politique automatisée qui sera montrée à tous les invités, et choisir si vous souhaitez annuler automatiquement les réservations non payées qui sont déclenchées par l'application hôte et Toast Web si un invité ne paie pas son dépôt. En fonction de vos configurations choisies, Toast Tables fournira cette politique de paiement et de remboursement automatisée à l'invité ainsi que toutes les notes que vous souhaitez fournir à l'invité. 
8. Ajoutez une description de dépôt facultative pour les invités afin de fournir tout contexte supplémentaire que vous souhaitez donner aux invités (autre que ce qui est fourni par la politique automatisée).
9. Sélectionnez Créer lorsque vous avez terminé.
10. Une fois cela terminé, vous devrez attacher votre règle de dépôt configurée à l'horaire et au service applicables en suivant les étapes de la section ci-dessous. 

Configurer une nouvelle règle de prépaiement

Pour configurer une nouvelle règle de prépaiement :

1. Dans , accédez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Règles de prépaiement.
2. Sélectionnez Créer une règle de prépaiement. Remarque : Lors de la création de vos règles de prépaiement, il est important de se rappeler que le prépaiement doit être associé à un élément de menu. Envisagez d'utiliser ces règles pour sécuriser le paiement pour des expériences prépayées telles que des buffets, des repas à menu fixe, etc. 
3. Suivez les instructions pour ajuster les détails de vos règles de prépaiement.
4. Dans la section Articles , sélectionnez + Élément inclus.
5. Localisez l'élément que vous souhaitez associer à votre règle de prépaiement.
6. Sélectionnez Ajouter.
7. Une fois cela terminé, vous devrez attacher votre règle de prépaiement configurée à l'horaire et au service applicables en suivant les étapes de la section ci-dessous. 

Configurer un complément

1. Naviguez vers Liste d'attente et réservations > Paramètres > Règles de prépaiement.
2. Sélectionnez la règle de prépaiement à laquelle vous souhaitez ajouter un supplément. 
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Article. 
4. Sélectionnez + Ajouter un article.
   • Remarque : Au cours de cette étape, il est important de sélectionner + Ajouter un article au lieu de + Article inclus. Si vous sélectionnez + Article inclus, il sera inclus dans le prix du prépaiement et NON inclus en tant que supplément optionnel lié à la règle de prépaiement. 
5. Créez un nom de supplément.
6. Sélectionnez Quantité illimitée ou Quantité limitée. 
   • Si vous sélectionnez Quantité limitée, ajoutez un nombre au champ suivant pour ajouter votre limite souhaitée. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner si cette limite est par personne ou par réservation. 
7. Ajoutez une description optionnelle.
8. Sélectionnez Continuer.
9. Sélectionnez l'élément de menu que vous souhaitez connecter à cette règle de supplément. 
10. Sélectionnez Enregistrer.

Vous devrez maintenant attacher la règle de prépaiement contenant votre supplément à un horaire ou une expérience. Pour en savoir plus, consultez ci-dessous.

Configurer une nouvelle règle de frais d'annulation

Pour configurer une nouvelle règle de frais d'annulation :

1. Dans , naviguez vers Liste d'attente et réservations > Paramètres > Frais d'annulation.
2. Entrez votre numéro de téléphone professionnel. 
3. Sélectionnez Enregistrer et confirmer. 
4. Sélectionnez Créer une règle.
5. Configurez les paramètres de votre règle de frais d'annulation selon vos préférences et sélectionnez Créer.
6. Une fois cela terminé, vous devrez attacher votre règle de frais d'annulation configurée à l'horaire et au changement applicables en suivant les étapes de la section ci-dessous. 

Il est nécessaire d'avoir un numéro de téléphone valide pour votre entreprise afin d'activer les frais d'annulation, car les clients seront dirigés pour appeler votre entreprise pour tout changement ou annulation après votre fenêtre d'annulation configurée. 

Pour apprendre comment annuler des réservations avec des frais d'annulation attachés, voir .

Regardez cette vidéo explicative pour en savoir plus sur les frais d'annulation.

Appliquer des règles aux horaires ou expériences

Ensuite, vous choisirez quand et où vous souhaitez que la règle s'applique. Par exemple, vous pouvez choisir de rendre cette règle applicable uniquement pendant le brunch, ou seulement sur le patio.

1. Dans , naviguez vers Liste d'attente & Réservations > Horaires ou Expériences.
2. Sélectionnez l'horaire ou l'expérience auquel vous souhaitez ajouter une règle.
   • Si vous avez sélectionné des horaires, dans votre horaire sélectionné, sélectionnez le shift dans le menu déroulant Sélectionner un changement auquel vous souhaitez attacher une règle.
   • Remarque : Vous pouvez attacher la même règle à plusieurs changements. 
3. Faites défiler jusqu'à Paiements & Frais.
4. Faites défiler jusqu'aux dépôts, prépaiements ou frais d'annulation, et dans la section souhaitée, sélectionnez + Ajouter une règle existante. 
5. Sélectionnez votre règle souhaitée, et sélectionnez Continuer.
6. Sélectionnez les zones de restauration applicables.
7. Sélectionnez Ajouter. 

Étant donné que les règles de dépôt, de prépaiement et de frais d'annulation sont assignées au niveau de l'horaire ou du changement, vous avez la possibilité de définir différentes règles pour votre horaire quotidien, ainsi que pour tout horaire spécial ou dates spéciales selon vos besoins. 

Ressources supplémentaires