Dépôts, prépaiements, ajouts et frais d'annulation pour Toast Tables

Dans cet article :

• Aperçu des prépaiements, frais d'annulation, dépôts et ajouts pour Toast Tables
• Meilleures pratiques pour les dépôts
• Configurer les dépôts Toast Tables comme option de paiement alternative
• Activer Démarrer la commande sur le PDV
• Configurer une nouvelle règle de dépôt
• Configurer une nouvelle règle de prépaiement
• Configurer un ajout
• Configurer une nouvelle règle de frais d'annulation
• Appliquer des règles aux horaires ou aux expériences
• Ressources supplémentaires

Prépaiements, frais d'annulation pour Toast Tables, dépôts et ajouts Aperçu

Remarque : Les dépôts ne sont pas identiques aux retenues sur carte de crédit. Les réservations qui nécessitent un dépôt sont facturées au moment de la réservation, et le restaurant peut conserver le dépôt si le client annule après la période de remboursement configurée.

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Meilleures pratiques pour les dépôts

Pour configurer les dépôts pour Toast Tables, vous devrez configurer une option de paiement alternative, activer Afficher la commande sur le PDV, créer une règle de dépôt et associer votre nouvelle règle de dépôt aux quarts de travail et aux salles à manger applicables. 

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'élaboration de vos règles de dépôt :

• Grands groupes : Pensez à utiliser les dépôts uniquement pour garantir les tables des grands groupes qui, sur le plan opérationnel, coûteront cher s'ils ne se présentent pas. Les clients y sont davantage habitués sur le marché.
• Heures de pointe : Pensez à n'utiliser les dépôts que pour les tables pendant les heures de pointe. Par exemple, créez une période de service de 19 h à 20 h appelée Pointe et n'exigez des dépôts que pour ces réservations. Cela incite les clients à réserver à des heures plus tôt ou plus tard pour éviter le dépôt. Les clients qui s'intéressent vraiment à votre restaurant et qui souhaitent obtenir ces plages horaires pourraient être plus disposés à payer pour les heures de pointe.
• Montant du dépôt : Pensez à essayer différents montants de dépôt jusqu'à ce que vous trouviez celui qui convient le mieux à vos clients. Par exemple, 20 $/€/£ par personne peut être trop élevé, mais 5 $/€/£ ou 10 $/€/£ par personne pourrait être moins dissuasif pour votre clientèle.
  
  

Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer de configurer correctement vos dépôts pour Toast Tables.

Remarque : Toute disponibilité s'affichera sur Google lorsqu'aucun dépôt n'est requis. Si un dépôt est requis, l'heure ne s'affichera pas comme disponible sur Google. Par exemple : Si une table d'une à cinq personnes ne nécessite pas de dépôt, mais qu'une table de six personnes en nécessite un, alors Google n'affichera pas de disponibilité pour les groupes de six.

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Configurer les dépôts Toast Tables comme option de paiement alternative

Pour l'exactitude des rapports, vous devrez configurer une nouvelle option de paiement alternative appelée Dépôt Toast Tables (ou tout autre nom que vous préférez).

Pour configurer une nouvelle option de paiement alternative :

1. Dans Toast Web, accédez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Dépôts.
2. Sélectionnez Modifier comme illustré dans l'image ci-dessous.
3. Si vous devez créer un type de paiement, sélectionnez le lien nouveau type de paiement alternatif. Lors de la création du type de paiement alternatif, les clients américains doivent sélectionner Oui pour le paramètre Traiter comme une remise. Cela garantit que le pourboire est calculé sur le montant total de la commande avant que votre dépôt ne soit appliqué au total de la commande.
4. Revenez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Dépôts.
5. Sélectionnez Modifier à nouveau.
6. Sélectionnez votre option de paiement alternative nouvellement créée dans le menu déroulant.
7. Sélectionnez Enregistrer. 

Remarque : Pour les clients en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni, lorsqu'un dépôt Toast Tables est appliqué comme paiement sur l'addition d'un client, le montant final dû lors de la fermeture de l'addition servira de base à l'invite de pourboire. Ce calcul exclut tout dépôt ou prépaiement précédemment perçu (pour plus d'informations, veuillez consulter Comment les pourboires sont-ils calculés dans Toast). Pour modifier cette configuration, veuillez contacter le service à la clientèle de Toast.

Clients internationaux : Appelez le service à la clientèle de Toast aux numéros suivants :

• Australie : +61 879 478 066
• Canada : +13434516295
• Ireland:+35319131083
• ROYAUME-UNI : +442045713302

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Activer Démarrer la commande sur le point de vente

Pour que les dépôts fonctionnent, Toast Tables doit démarrer les commandes sur le point de vente au moment de placer les clients afin d'appliquer automatiquement le solde du dépôt de la réservation au bon tableau. 

Pour activer le paramètre Démarrer la commande sur le point de vente :

1. Dans Toast Web, accédez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Intégrations Toast.
2. Activez Démarrer la commande sur le point de vente.

L'activation de Démarrer la commande sur le point de vente effectuera les actions suivantes :

• Démarrer une commande en attente sur le point de vente pour le serveur assigné lorsqu'un hôte place une réservation dans l'application Toast Tables. Les commandes en attente apparaissent sous forme de tables rouges sur le point de vente. Les serveurs doivent être informés de surveiller les tables rouges et d'ajouter des articles à ces commandes au lieu d'en créer de nouvelles.
• Exiger qu'un serveur soit assigné à une réservation au moment de placer les clients. L'application Toast Tables exigera toujours qu'un serveur soit assigné à la réservation.
• Ajouter les informations du client (nom, numéro de téléphone et taille du groupe) à la commande dans le point de vente. Cela alimentera à son tour les données de votre livre d'or. Pour plus d'informations, consultez Accéder à vos données client avec le livre d'or.

Si la commande est accompagnée d'un dépôt, il y aura un solde négatif sur la commande avec le mode de paiement alternatif que vous avez choisi, par ex. Dépôt Toast Tables (plus de détails à ce sujet dans la section suivante). Lorsque les serveurs ajoutent des articles à la commande, cela augmentera le solde.

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Configurer une nouvelle règle de dépôt

Pour configurer une nouvelle règle de dépôt :

1. Accédez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Dépôts.
2. Sélectionnez + Configurer un nouveau dépôt.
3. Entrez un Nom de la règle de dépôt pour une référence facile ultérieure (p. ex. « Groupes de six personnes ou plus pendant le dîner »).
4. Utilisez le menu déroulant du paramètre Comment souhaitez-vous facturer ? pour déterminer si vous voulez que votre dépôt soit perçu par réservation (p. ex. pour les groupes de six personnes ou plus, nous exigeons un dépôt de 100 $/€/£) OU par personne (p. ex. pour les groupes de six personnes ou plus, nous exigeons un dépôt de 10 $/€/£ par personne).
5. Entrez un nombre Min et Max pour le paramètre Taille du groupe.
   1. Remarque : Vous pouvez créer des règles distinctes pour différentes plages de taille de groupe si vous le souhaitez. Par exemple, vous pourriez exiger un dépôt de 100 $/€/£ pour tous les groupes de 8 personnes ou plus, ou vous pourriez exiger 100 $/€/£ pour les groupes de 8 à 10 personnes, 150 $/€/£ pour les groupes de 10 à 12 personnes, et 200 $/€/£ pour les groupes de 12 personnes ou plus. Une valeur Min est requise, mais vous pouvez choisir de laisser le champ Max vide pour indiquer l'absence de limite supérieure (si vous créez une règle unique).
6. Utilisez le menu déroulant Les annulations sont remboursables jusqu'à pour sélectionner le délai de remboursement souhaité.
7. Vous pouvez développer le menu déroulant Prévisualiser la politique de dépôt pour voir la politique automatisée qui sera présentée à tous les clients, et choisir si vous souhaitez annuler automatiquement les réservations impayées déclenchées depuis l'application hôte et Toast Web si un client ne paie pas son dépôt. Selon vos configurations choisies, Toast Tables fournira cette politique de paiement et de remboursement automatisée au client, ainsi que toute note que vous souhaitez lui transmettre.
8. Ajoutez une description de dépôt facultative destinée aux clients pour fournir tout contexte supplémentaire que vous souhaitez leur communiquer (en plus de ce qui est prévu par la politique automatisée).
9. Sélectionnez Créer lorsque vous avez terminé.
10. Une fois cela terminé, vous devrez associer votre règle de dépôt configurée à l'horaire et au quart de travail applicables en suivant les étapes de la section Appliquer des règles aux périodes de service et aux zones de salle à manger ci-dessous.

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Configurer une nouvelle règle de prépaiement

Pour configurer une nouvelle règle de prépaiement :

1. Dans Toast Web, accédez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Règles de prépaiement.
2. Sélectionnez Créer une règle de prépaiement. Remarque : Lors de la création de vos règles de prépaiement, il est important de se rappeler que le prépaiement doit être associé à un article de menu. Pensez à utiliser ces règles pour garantir le paiement d'expériences prépayées telles que les buffets, les repas à menu fixe, etc.
3. Suivez les instructions pour ajuster les détails de vos règles de prépaiement.
4. Dans la section Articles, sélectionnez + Article inclus.
5. Localisez l'article que vous souhaitez associer à votre règle de prépaiement.
6. Sélectionnez Ajouter.
7. Une fois cette étape terminée, vous devrez rattacher votre règle de prépaiement configurée à l'horaire et au quart de travail applicables en suivant les étapes de la section Appliquer des règles aux périodes de service et aux zones de restauration ci-dessous.

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Configurer un ajout

1. Accédez à Liste d'attente et réservations > Paramètres > Règles de prépaiement.
2. Sélectionnez la règle de prépaiement à laquelle vous souhaitez ajouter un ajout.
3. Faites défiler jusqu'à la section Article.
4. Sélectionnez + Ajouter un article.
   • Remarque : Au cours de cette étape, il est important de sélectionner + Ajouter un article plutôt que + Article inclus. Si vous sélectionnez + Article inclus, il sera inclus dans le prix du prépaiement et NON ajouté en tant qu'option facultative liée à la règle de prépaiement.
5. Créez un nom pour l'ajout.
6. SélectionnezQuantité illimitéeouQuantité limitée. 
   • Si vous sélectionnez Quantité limitée, ajoutez un nombre dans le champ suivant pour ajouter la limite souhaitée. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner si cette limite s'applique par personne ou par réservation.
7. Ajoutez une description facultative.
8. Sélectionnez Continue.
9. Sélectionnez l'élément de menu que vous souhaitez associer à cette règle de module complémentaire.
10. Sélectionnez Save.

Vous devrez maintenant associer la règle de prépaiement contenant votre module complémentaire à un horaire ou à une expérience. Pour en savoir plus, consultez Apply Rules to Schedules or Experiences ci-dessous.

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Configurer une nouvelle règle de frais d'annulation

Pour configurer une nouvelle règle de frais d'annulation :

Remarque : Les frais d'annulation ne sont offerts qu'aux clients aux États-Unis. Les clients hors États-Unis n'ont pas la possibilité de configurer des frais d'annulation.

1. Dans Toast Web, accédez à Waitlist & Reservations > Settings > Cancellation Fees.
2. Entrez le numéro de téléphone de votre entreprise.
3. Sélectionnez Save & Confirm.
4. Sélectionnez Create rule.
5. Configurez les paramètres de votre règle de frais d'annulation selon vos préférences et sélectionnez Create.
6. Une fois cela terminé, vous devrez associer votre règle de frais d'annulation configurée à l'horaire et au quart de travail applicables en suivant les étapes de la section Apply Rules to Schedules or Experiences ci-dessous.

Il est nécessaire d'avoir un numéro de téléphone valide pour votre entreprise afin d'activer les frais d'annulation, car les clients seront invités à appeler votre entreprise pour tout changement ou annulation après la période d'annulation que vous avez configurée.

Pour savoir comment annuler des réservations avec des frais d'annulation associés, consultez Manage Toast Tables Reservations Cancellation Fees.

Regardez cette vidéo explicative pour en savoir plus sur les frais d'annulation.

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Appliquer des règles aux horaires ou aux expériences

Ensuite, vous choisirez quand et où vous souhaitez que la règle s’applique. Par exemple, vous pouvez choisir de rendre cette règle applicable uniquement pendant le brunch ou seulement sur la terrasse.

1. Dans Toast Web, accédez à Liste d’attente et réservations > Horaires ou Expériences.
2. Sélectionnez l’horaire ou l’expérience auquel vous souhaitez ajouter une règle.
   • Si vous avez sélectionné des horaires, dans l’horaire choisi, sélectionnez le quart de travail dans le menu déroulant Sélectionner un quart de travail auquel vous souhaitez associer une règle.
   • Remarque : Vous pouvez associer la même règle à plusieurs quarts de travail.
3. Faites défiler jusqu’à Paiements et frais.
4. Faites défiler jusqu’aux dépôts, aux prépaiements ou aux frais d’annulation et, dans la section souhaitée, sélectionnez + Ajouter une règle existante.
5. Sélectionnez la règle souhaitée, puis sélectionnez Continuer.
6. Sélectionnez les zones de salle à manger applicables.
7. Sélectionnez Ajouter.

Comme les règles relatives aux dépôts, aux prépaiements et aux frais d’annulation sont attribuées au niveau de l’horaire ou du quart de travail, vous avez la possibilité de définir des règles différentes pour votre horaire quotidien ainsi que pour tout horaire spécial ou toute date spéciale, au besoin.

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Ressources supplémentaires

• Utiliser les dépôts Toast Tables
• Commencez avec Toast Tables
• Utilisez Toast Tables
• Toast Tables : L'expérience client
• FAQ sur le dépannage de Toast Tables

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