xtraCHEF : Premiers pas avec la liste de vérification de configuration
Dernière mise à jour : 7 juill. 2026, 14 h 40
| Cet article fait référence à la liste de vérification de configuration initiale affichée dans xtraCHEF pour les nouveaux comptes. Pour plus d’informations sur votre parcours d’intégration et ces étapes de configuration, veuillez consulter xtraCHEF : Premiers pas avec l’intégration ou xtraCHEF : Premiers pas avec l’intégration multi-unités. Ce produit est exclusivement disponible aux États-Unis et n’est pas disponible pour les clients en Australie, au Canada, en Irlande ou au Royaume-Uni. |
Aperçu de la liste
Bienvenue sur xtraCHEF! Lors de votre première connexion, il se peut que vous remarquiez qu’une liste de contrôle s’affiche à l’écran. Ceci est là pour vous aider à démarrer sur cette nouvelle plateforme et à définir les actions à entreprendre pour être optimisé pour réussir sur xtraCHEF!
Cette liste de contrôle de configuration initiale fera partie intégrante de votre tableau de bord/compte xtraCHEF jusqu’à ce que les actions énumérées soient terminées.
Étapes de la liste
Il y a cinq étapes principales à configurer sur xtraCHEF, décrites dans votre liste de vérification de configuration. Ces étapes sont :
- Terminer la configuration initiale
- Automatisez votre comptabilité
- Téléversez plus de 10 factures
- Créer 1+ catégorie d’achat
- Catégoriser 1+ article
Des instructions détaillées et des ressources connexes sont présentées pour chaque étape dans les sections ci-dessous.
Configuration initiale
Des membres de votre personnel à la comptabilité et au-delà, votre entreprise est unique. La configuration initiale, également appelée activation de votre compte xtraCHEF, permet à votre équipe d’intégration de recueillir des informations essentielles sur votre activité et d’établir vos intégrations (p. ex. QuickBooks ou une autre plateforme liée à la comptabilité). C’est le point de départ sur lequel toutes les autres étapes de configuration s’appuient.
Automatisez votre comptabilité
Vous serez invité à terminer le processus d’activation du compte lors de votre première connexion. Toutefois, si vous avez initialement ignoré cette étape, vous pouvez toujours revenir en sélectionnant Configuration initiale dans votre liste de vérification.
Vous cherchez un guide étape par étape sur le processus d’activation du compte? Consultez notre article intitulé xtraCHEF : Comment activer votre compte xtraCHEF.
Téléverser plus de 10 factures
Le téléversement de factures (ou de reçus) est une étape essentielle pour le suivi des coûts et l’automatisation des comptes fournisseurs (AP) de xtraCHEF. AP Automation est un service xtraCHEF de base qui automatise votre processus de rapprochement et de codage comptables grâce à l’apprentissage automatique.
En fait, sans téléversement de documents, xtraCHEF ne peut pas commencer à apporter de la valeur à vous et à votre entreprise. Vous pouvez commencer à téléverser des documents dans xtraCHEF de l’une des 5 façons suivantes :
- Téléverser des fichiers de documents via votre ordinateur de bureau
- Prendre des photos de documents via l’application mobile xtraCHEF
- Créer des factures ou des reçus manuellement depuis votre ordinateur de bureau
- Envoi de fichiers PDF à l’adresse courriel unique xcinvoice de votre établissement
- Intégration avec vos fournisseurs agréés via un EDI
Vous voulez en savoir plus sur le téléversement de documents ou consulter un tutoriel étape par étape pour chaque option? En savoir plus sur nos options de bureau et mobiles.
Créer 1+ catégorie d’achat
Une fois vos factures téléversées, ils entament le processus de rapprochement. Le rapprochement devient automatisé au fil du temps, à mesure que vous apprenez à xtraCHEF à reconnaître et à ventiler vos factures. Toutefois, avant de pouvoir ventiler ces factures, vous devrez d’abord établir le cadre pour ce faire.
Lors de votre présentation à votre consultant à l’intégration, vous devriez recevoir les étapes à suivre pour intégrer votre système comptable directement à xtraCHEF ou téléverser le plan comptable de votre entreprise contenant vos codes du grand livre général (GLG). Ce faisant, vous créerez des catégories d’achat pour sélectionner et coder vos articles pendant Mapper les articles. Il Exécutera également cet élément de la liste de contrôle.
Voici quelques points à noter pour les utilisateurs ayant plusieurs comptes QuickBooks en ligne avec plusieurs emplacements xtraCHEF au sein d’un même locataire :
- Bien que nous autorisions la connexion de plusieurs comptes QuickBooks en ligne à un seul locataire, xtraCHEF n’est capable de stocker et d’utiliser qu’une seule liste d’entente de vente et liste de fournisseurs pour tous les emplacements afin de les partager et de les utiliser dans le produit.
- Pour cette raison, nous devons nous assurer que chaque compte QuickBooks en ligne dispose d’un CA et de listes de fournisseurs identiquesavant de continuer. Si les listes ne correspondent pas, vous devrez travailler avec votre consultant à l’intégration pour discuter des options suivantes :
- Vous pouvez mettre à jour votre liste pour qu’elle corresponde à tous les comptes avant de continuer. Cela fournira le maximum d’avantages sur le produit.
- Vous pouvez demander à d’autres clients d’utiliser des listes d’ACO/fournisseurs individuelles pour des emplacements individuels.
Conseil de pro : Vous pouvez aller plus loin en créant vos propres catégories d’achat personnalisées, ce qui vous permet d’obtenir une meilleure idée des dépenses plus catégorielles dans vos codes GLG, si vous le choisissez.
Pour réviser, modifier ou créer de nouvelles catégories d’achat, sélectionnez l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte. Ensuite, sélectionnez Catégories
Cela vous mènera à votre page Catégories. Ici, toutes les catégories par défaut et toutes les catégories personnalisées existantes que vous avez créées seront affichées. Pour créer une nouvelle catégorie, sélectionnez + Ajouter catégorie personnalisée. Remplissez ensuite les informations requises, telles que le code GLG auquel cette catégorie se rapportera, la description (nom) et des champs supplémentaires si nécessaire. Une fois terminé, sélectionnez + Ajouter.
Vous voulez explorer et personnaliser encore plus vos catégories? Visitez xtraCHEF : Catégories personnalisées.
Catégoriser 1+ article
Avec les catégories d’achat dans votre compte xtraCHEF, vous pouvez maintenant poursuivre le processus de rapprochement mentionné précédemment et associer vos articles de facture. Il se peut que plusieurs ou tous vos articles de facture aient été automatiquement associés à des catégories par défaut dans xtraCHEF. Il se peut donc que vous ne trouviez aucun article sur cette page.
Dans Mapper les articles de facture, vous pouvez commencer à « coder » les articles de facture individuels de vos documents téléversés vers vos codes du grand livre et vos catégories d’achat personnalisées. Une fois qu’un article de facture est associé et que la facture a été soumise, xtraCHEF apprendra et répétera cette action pour vous à l’avenir.
En fait, chaque fois qu’un numéro de facture, une description de l’article et un fournisseur précédemment codés sont reconnus, l’automatisation effectue cette étape en votre nom.
Pour commencer, sélectionnez Mapper les articles de facture dans votre menu de navigation. Sélectionnez ensuite la catégorie d’achat correspondante pour vos articles de facture à l’aide du menu déroulant illustré ci-dessous.
Une fois la facture entièrement mappée, sélectionnez Soumettre les articles sélectionnés. Cela enregistrera votre travail et fera passer la facture à la dernière étape de son processus de rapprochement. Lire xtraCHEF : Associez les articles de facture pour en savoir plus.
Prochaines étapes
Maintenant que vous avez couvert l’essentiel, vous êtes au bon endroit pour poursuivre le parcours d’intégration xtraCHEF (et encore plus près d’utiliser les informations à portée de main).
Pour continuer à apprendre et à tirer parti de votre abonnement xtraCHEF, pensez à vous joindre à notre série de webinaires animés par des experts pour découvrir la suite.
Alors que vous poursuivez votre parcours xtraCHEF, retournez au Centre de soutien. Le Centre de soutien est votre guichet unique pour des articles pratiques, des tutoriels vidéo, des guides et plus encore. Tapez simplement la fonctionnalité xtraCHEF avec laquelle vous recherchez de l’aide dans la barre de recherche et visitez nos ressources connexes.