xtraCHEF : Commencer l'intégration

Dans cet article :

• Aperçu de l'intégration à xtraCHEF
• Guide d'intégration pour xtraCHEF Essentials et Pro
  • Étape 1 : Auto-intégration
  • Étape 2 : Appel de lancement
  • Étape 3 : Activation et formation
  • Étape 4 : Conclusion pour Essentials OU transfert pour Pro
• Guide d'intégration pour xtraCHEF Pro uniquement
  • Étape 1 : Préparation
  • Étape 2 : Appel de lancement
  • Étape 3 : Formation sur l'inventaire
  • Étape 4 : Suivi de l'inventaire
  • Étape 5 : Formation sur les recettes
  • Étape 6 : Suivi de la recette
  • Étape 7 : Vérification de l'état de santé
  • Étape 8 : Conclusion
• FAQ
• Ressources post-intégration

Aperçu de l'intégration à xtraCHEF par Toast

Bienvenue dans xtraCHEF par Toast. Nous sommes ravis de travailler avec vous!

Notre parcours d'intégration est soigneusement conçu pour aider à assurer une mise en œuvre réussie de xtraCHEF par Toast. Dans le cadre de ce parcours, votre principal point de contact sera votre ou vos consultants en intégration xtraCHEF par Toast. Ce sont les experts du produit xtraCHEF par Toast qui planifieront vos séances de formation initiale et vous offriront des conseils pendant que vous travaillez à la mise en œuvre de xtraCHEF par Toast.

Nous vous recommandons d'effectuer les activités suivantes pour mettre pleinement en œuvre xtraCHEF par Toast. Veuillez utiliser cette liste de contrôle comme guide. Bien que les activités soient présentées dans l'ordre séquentiel, plusieurs peuvent être effectuées simultanément.

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Guide d'intégration aux versions Essentials et Pro de xtraCHEF par Toast

Étape n° 1 : Auto-intégration (c.-à-d. activation du compte et configuration de base)

Suivez les invites d'auto-intégration dans xtraCHEF pour configurer votre compte. Cette étape est autonome et prend généralement de 15 à 30 minutes à réaliser. Pour obtenir un guide sur l'auto-intégration, visitez xtraCHEF : Comment activer votre compte xtraCHEF.

Les objectifs de cette étape sont :

• L'activation de votre compte xtraCHEF
• La révision de vos informations de facturation
• La mise à jour et la confirmation des emplacements xtraCHEF
• Ajout d'utilisateurs xtraCHEF
• Lancement de votre intégration comptable (le cas échéant)
• Mappage de vos groupes de coût des marchandises vendues (COGS)
• Téléversement de 10 documents ou plus (factures et reçus)
• Planification d'une formation par webinaire

Si vous êtes client de QuickBooks, connectez xtraCHEF et QuickBooks en utilisant l'un des liens suivants : Intégration à QuickBooks en ligne ou Intégration à QuickBooks bureau. Quelques points à noter pour les utilisateurs ayant plusieurs comptes QuickBooks en ligne avec plusieurs emplacements xtraCHEF au sein d'un même locataire :

• Bien que nous permettions la connexion de plusieurs comptes QuickBooks en ligne à un seul locataire, xtraCHEF n'est capable de stocker et d'utiliser qu'une seule liste de plan comptable et une seule liste de fournisseurs que tous les emplacements peuvent partager et utiliser dans le produit.
• Pour cette raison, nous devons nous assurer que chaque compte QuickBooks en ligne possède des listes de plan comptable et de fournisseurs identiques avant de poursuivre. Si les listes ne correspondent pas, vous devrez travailler avec votre conseiller en intégration pour discuter des options :
  • Vous pouvez mettre à jour votre liste pour qu'elle corresponde à tous les comptes avant de continuer. Cela permettra d'obtenir le maximum d'avantages du produit.
  • Vous pouvez demander des locataires supplémentaires pour utiliser des listes de COA/fournisseurs individuelles pour des emplacements individuels.

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Étape n° 2 : Appel de lancement

Rencontrez votre conseiller en intégration et commencez à discuter de xtraCHEF plus en profondeur. Il s'agit d'une réunion Zoom individuelle avec votre conseiller qui durera 30 minutes.

Les objectifs de cette étape sont :

• Présentation du processus d'intégration, des attentes et du calendrier
• Acquisition des détails du logiciel de comptabilité
• Planification de formations par webinaire en direct ou sur demande via Toast Classroom
• Planification d'appels de suivi
• Confirmation de l'admissibilité des fournisseurs pour les intégrations EDI avec votre compte xtraCHEF

Pour tirer le meilleur parti de vos futures réunions, votre conseiller en intégration vous demandera de télécharger au moins 20 documents (factures ou reçus) et d'assister à un webinaire Premiers pas avant votre prochain appel.

Regardez des webinaires xtraCHEF en direct ou sur demande via Toast Classroom

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Étape n° 2 : Activation et formation

Après avoir activé votre compte et téléchargé des factures suite à votre appel de lancement, il est temps de commencer à faire vos premiers pas dans xtraCHEF. Cette étape est axée sur l'action et l'autoapprentissage.

Ici, vous commencerez à apprendre comment rapprocher vos documents téléchargés et effectuer des tâches de configuration supplémentaires qui permettront des rapports et des extractions comptables plus avancés (le cas échéant) plus tard.

Les objectifs de cette étape sont :

• Continuez à téléverser des factures via l'un des multiples canaux de téléversement de xtraCHEF
  • Surveillez les factures ayant le statut Action requise
  • Rapprochez les factures en effectuant le mappage des articles de facture
• Bon nombre de vos articles de facture téléversés seront automatiquement mappés aux catégories par défaut de xtraCHEF pour vous aider à gagner du temps, mais vous pouvez également créer des catégories personnalisées pour vos achats (non requis)
• Mapper les achats et les ventes à vos groupes de coût des marchandises vendues (CMV)
• Terminer la configuration des ventes (pour utiliser les synchronisations d'écritures de journal pour la comptabilité)

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Étape n° 4 : Conclusion des services essentiels OU transfert Pro

Maintenant que votre compte est configuré avec succès et que vous avez eu l'occasion de commencer à téléverser et à rapprocher des documents, une réunion supplémentaire sera prévue pour passer en revue toutes les questions en suspens, confirmer que vous êtes configuré correctement et discuter des avenues pour un soutien futur de xtraCHEF. Cette réunion se tiendra sur Zoom, en tête-à-tête avec votre consultant en intégration, et durera 30 minutes.

Les objectifs de cette étape sont :

• Créer des utilisateurs
• Téléverser des factures
• Surveiller les factures ayant un statut Action requise
• Mapper les articles de facture
• Extraire les factures vers votre système comptable

À ce stade, votre parcours d'intégration prendra fin, à moins que vous n'utilisiez la suite d'outils Pro de xtraCHEF (c.-à-d. Recettes et Inventaire). Avec xtraCHEF Pro, vous serez présenté à un nouveau consultant xtraCHEF spécialisé dans ces nouveaux modules. Pour en savoir plus sur vos étapes d'intégration Pro, consultez la section ci-dessous.

​​​Note pour les opérations multi-établissements : Prêt à ajouter d'autres établissements ? Communiquez avec votre consultant en intégration pour vous assurer que les nouveaux établissements sont configurés correctement.

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Guide de mise en route pour xtraCHEF Pro

Étape Pro n° 1 : Préparation à la mise en route Pro

Maintenant que vous êtes formé sur le composant d'automatisation des factures de xtraCHEF, il est temps de vous préparer pour les modules de recettes et d'inventaire ! Pour ce faire, votre conseiller en mise en route vous présentera quelques articles et tutoriels vidéo dans le Centre de soutien qui pourront être utilisés pour prendre une longueur d'avance et tirer le meilleur parti de vos appels de mise en route xtraCHEF Pro.


Les objectifs de cette étape sont :

• Présentation de Bibliothèque d'articles
• Présentation de Révision des articles
• Présentation de Recette
• Présentation de Inventaire
• Discussion sur les pratiques exemplaires

Avant de participer à votre appel de lancement Pro, vous devrez regarder ou assister à un webinaire sur la bibliothèque d'articles. Après avoir examiné cette formation, veuillez créer de 10 à 15 produits. Cela vous permettra de créer des inventaires et des recettes avec votre conseiller lors de futures formations individuelles. 

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Étape Pro n° 2 : Appel de lancement

Une fois les bases présentées, il est temps de rencontrer votre nouveau conseiller en mise en route xtraCHEF. Tout comme votre conseiller pour la suite de fonctionnalités Essentiels, il s'agit d'un expert du produit xtraCHEF. Cette réunion se déroulera sur Zoom, en tête-à-tête avec votre conseiller. Cet appel durera 30 minutes.

Les objectifs de cette étape sont :

• Discutez de vos objectifs et de vos échéanciers pour la mise en œuvre des recettes et de la gestion d'inventaire
• Examinez votre bibliothèque d'articles

Avant l'étape suivante, votre conseiller en intégration vous indiquera comment apporter les modifications nécessaires à votre bibliothèque d'articles et vous dirigera vers notre webinaire sur la gestion d'inventaire. Veuillez assister à cette séance avant votre prochaine formation individuelle.

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Étape Pro n° 3 : Formation sur l'inventaire

Après avoir assisté à notre séance sur la gestion d'inventaire, il est temps de rencontrer votre conseiller en intégration pour une analyse approfondie de l'inventaire. C'est également une excellente occasion de poser des questions plus avancées liées à la configuration de l'inventaire ou au webinaire. Cette réunion aura lieu via Zoom, en tête-à-tête avec votre conseiller. Cette formation durera jusqu'à 60 minutes.

Les objectifs de cette étape sont :

• Créez des zones d'inventaire et des listes de comptage
• Effectuez un comptage d'inventaire

Après cet appel, vous devrez créer toute zone de comptage ou liste de comptage supplémentaire pour votre entreprise et les remplir selon l'échéancier prévu.

​​​Note pour les opérations multi-établissements : Besoin de copier le travail de recette ou d'inventaire dans plusieurs emplacements xtraCHEF? Communiquez avec votre conseiller en intégration pour discuter des moyens les plus rapides de continuer à activer ces fonctionnalités.

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Étape Pro n° 4 : Suivi de l'inventaire

Une fois que vous maîtriserez la création de zones d'inventaire et de listes de comptage, une réunion de suivi supplémentaire sera prévue pour répondre à toute nouvelle question sur xtraCHEF ou l'inventaire qui pourrait avoir surgi. Cet appel sera effectué via Zoom, en tête-à-tête avec votre conseiller. Cette réunion durera 30 minutes.

Les objectifs de cette étape sont :

• Passez en revue vos zones d'inventaire et vos listes de comptage récemment créées.
• Passez en revue vos inventaires récemment effectués.
• Discutez du rapport sur le coût des marchandises vendues (COGS)
• Résolvez les questions en suspens.

Après cet appel, vous serez invité à continuer à effectuer vos inventaires selon le calendrier prévu. Vous serez également invité à assister au webinaire sur la gestion des recettes avant votre prochaine formation individuelle.

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Étape Pro n° 5 : Formation sur les recettes

Les principes fondamentaux de la création de recettes étant couverts dans notre webinaire sur la gestion des recettes, vous et votre conseiller en intégration vous rencontrerez pour discuter des questions et des points plus avancés du calcul des coûts des recettes avec xtraCHEF. Cette réunion se déroule via Zoom, en tête-à-tête avec votre conseiller, et durera jusqu'à 60 minutes.

Les objectifs de cette étape sont :

• Examen plus approfondi de la bibliothèque d'articles
• Créez des recettes et des recettes de préparation
• Associez des recettes aux éléments de menu et aux modificateurs

Après avoir terminé cette formation, votre conseiller vous demandera de créer et d'associer au moins 20 recettes avant votre appel de suivi.

​​​Note pour les opérations multi-établissements : Besoin de copier le travail de recette ou d'inventaire dans plusieurs emplacements xtraCHEF? Communiquez avec votre conseiller en intégration pour discuter des moyens les plus rapides de continuer à activer ces fonctionnalités.

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Étape Pro n° 6 : Suivi des recettes

Une fois 20 recettes ou plus créées et associées, votre conseiller fera le point avec vous pour répondre aux nouvelles questions et présenter les rapports de recettes. Cette réunion se déroulera via Zoom, en tête-à-tête avec votre conseiller, et prendra jusqu'à 30 minutes.

Les objectifs de cette étape sont :

• Discutez des rapports de recettes
• Répondez à toutes les nouvelles questions

Après cet appel, on vous demandera de continuer à créer des recettes et à les mapper.

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Étape Pro n° 7 : Bilan de santé

Faisons le point ! Maintenant que vous utilisez toutes les fonctionnalités d'xtraCHEF couvertes lors de l'intégration, cette réunion de 30 minutes sera planifiée pour s'assurer que nous répondons à vos questions.

Les objectifs de cette étape sont :

• Passer en revue les rapports de recettes
• Passer en revue l'analytique d'inventaire

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Étape Pro n° 8 : Conclusion

Avant de terminer l'intégration, votre consultant planifiera cet appel final pour continuer à répondre à vos questions existantes et définir les avenues pour un soutien continu à la clientèle.

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Foire aux questions sur l'intégration

Qui est mon consultant en intégration ?