Toast 薪资管理系统：配置自定义工资单导入

本文内容：

• 自定义导入简介
• 创建自定义导入模板
  • 创建仅限时段的自定义导入模板
  • 创建小时和小费自定义导入模板
  • 创建仅限小费的自定义导入模板
• 填写模板
• 导入您的数据

自定义导入简介

许多客户都集成了一些系统，这些系统会自动将工时数据导入 Toast 薪资管理系统，并在某些情况下通过时间表将小费导入 Toast 薪资管理系统。如需向 Toast 薪资管理系统添加收入和/或扣除项，可通过创建和导入格式化电子表格 (.csv) 来批量添加数据。如果您创建自定义导入项并将其上传至 Toast 薪资管理系统，请务必仔细审核，以免在自动化系统中输入重复的收入或扣除项。

该流程分三个步骤：创建模板、填写模板，并将填写的模板导入 Toast 薪资管理系统。您必须完成所有步骤才能成功导入您的值，以便将其计入您的工资单。

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创建自定义导入模板图片

如果您为每个薪资组导入了相同类型的数据，则可以使用一个自定义导入模板。如果您的薪资组有不同的导入需求（例如，一个薪资组需要导入工时和小费，而另一个薪资组只需要导入小费），您可以创建多个模板。注意：如需为多个门店导入文件，请通过任意 Toast 薪资管理系统页面右下角的蓝色聊天点联系我们，讨论后续步骤。

您可以使用的模板通常有三类：

• 仅限小时：这将为未打卡上班上班的员工（如小厨房、公司等）或未集成的系统导入工时。
• 营业时间和小费：这将导入未在 Toast Web 中记录或同步的工时以及收入和/或小费。对于非现场餐宴和买断活动，小费的计算方式与传统方法不同，这一点很有帮助。
• 小费/仅限收入：这将导入 Toast Web 中未记录或未同步的金额。这最适合在 Toast Web（第三方小费软件）之外计算的一次性付款，如奖金或每周小费结算。

如果您在设置模板方面需要帮助，请通过任意 Toast 薪资管理系统页面右下角的蓝色聊天点联系我们。

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创建仅限时段的自定义导入模板

1. 首先，创建并格式化一个将成为您模板的数据电子表格。打开可以保存为 .CSV 文件的电子表格；您可以使用 Microsoft Excel 表格，但使用 Google 表格往往最有效。
2. 在第 1 行中，创建以下列：
   • EE（员工）编号
   • EE 名称
   • 作业
   • 标准工时
   • 加班工时
   • 周
     
      
     
     
3. 一旦您完成所有要包含的列标题的模板设置，请将其保存为 .CSV（逗号分隔值）文件。记住您保存此模板的位置。在下一步中，您需要将其上传到 Toast 薪资管理系统，然后随时可以将其用于添加此类导入项。
   1. 考虑为您的模板命名，使其易于记忆，例如“薪资组”“付薪频率”-“工时导入”（例如“春田双周导入”）。
   2. 使用 Google 表格，选择“文件”>“下载”>“逗号分隔值”。
   3. 使用 Excel 文件，选择“文件”>“另存为”，然后选择 CSV 格式后再保存。
4. 在 Toast 薪资管理系统中，导航至设置 > 薪资管理 > 自定义导入。
5. 接下来，我们将把空白模板上传到 Toast 薪资管理系统，这样，当您上传包含数据的文件时，就可以根据模板的格式识别导入的内容。
   1. 请勿更新“选择导入模板”下拉菜单。内容应继续显示“选择…”。
   2. 接下来，选择“选择文件”，上传您刚刚保存的 .CSV 模板。上传后，它将与“选择文件”按钮一行显示。
      
       
      
      
6. 选择“创建模板”。
7. 在弹窗中，将模板名称与上述步骤 3 中命名的电子表格文件相同。 对于“此模板基于行还是基于列？”下拉菜单，选择“列”。选择“创建模板”以继续。 
8. 页面刷新后，您将看到基于您刚刚上传的电子表格且设置其格式的列标题。
   
    
   
   
9. 现在，您将这些列映射到 Toast 薪资管理系统。从最左侧的“选择”下拉菜单开始： 
   1. EE 编号：选择员工编号
   2. EE 名称：请勿选择。
   3. 作业：选择职位
   4. 标准工时:请勿选择。
   5. 加班工时：请勿选择。
   6. 周：选择 周
10. 然后选择“添加收入/扣除额”以生成弹窗。做出以下选择：
    1. 收入代码：选择标准
    2. 收入金额：选择标准时间
    3. 收入率：请留空，因为系统将在员工个人资料中应用该税率。
    4. 收入周：将此也留空，因为在上面的步骤中已映射“周”列。
    5. 选择“保存”。 
11. 再次选择“添加收入/扣除额”，并进行以下选择：
    1. 收入代码：选择“加班”
    2. 收入金额：选择营业时间
    3. 收入率：请留空，因为系统将在员工个人资料中应用该税率。
    4. 收入周：将此也留空，因为在上面的步骤中已映射“周”列。
    5. 选择“保存”。 
12. 结果应该如下所示。EE 名称应留空，仅用于电子表格参考：
    
     
13. 选择“保存模板”。现在，请跳过“填写模板”部分。

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创建小时和小费自定义导入模板

1. 首先，创建并格式化一个将成为您模板的数据电子表格。打开可以保存为 .CSV 文件的电子表格；您可以使用 Microsoft Excel 表格，但使用 Google 表格往往最有效。
2. 在第 1 行中，创建以下列。CC 指信用卡，但指所有非现金小费或酬金：
   • EE（员工）编号
   • EE 名称
   • 作业
   • 标准工时
   • 加班工时
   • 应付现金小费
   • 信用卡小费欠款
   • 已支付现金小费
   • 已支付信用卡小费
   • 免费欠款 — 现金
   • 无偿捐赠 — CC
   • 酬金已支付
   • 周
     
       
     
     
3. 一旦您完成所有要包含的列标题的模板设置，请将其保存为 .CSV（逗号分隔值）文件。记住您保存此模板的位置。在下一步中，您需要将其上传到 Toast 薪资管理系统，然后随时可以将其用于添加此类导入项。
   
   1. 考虑为您的模板命名，使其易于记忆，例如“薪资组”“付薪频率”-“工时和小费导入”（例如“春田双周游”）。
   2. 使用 Google 表格，选择“文件”>“下载”>“逗号分隔值”。
   3. 使用 Excel 文件，选择“文件”>“另存为”，然后选择 CSV 格式后再保存。
4. 在 Toast 薪资管理系统中，导航至设置 > 薪资管理 > 自定义导入。
5. 接下来，我们将把空白模板上传到 Toast 薪资管理系统，这样，当您上传包含数据的文件时，就可以根据模板的格式识别导入的内容。
   1. 请勿更新“选择导入模板”下拉菜单。内容应继续显示“选择…”。
   2. 接下来，选择“选择文件”，上传您刚刚保存的 .CSV 模板。上传后，它将与“选择文件”按钮一行显示。
      
       
      
      
6. 选择“创建模板”。
7. 在弹窗中，将模板名称与上述步骤 3 中命名的电子表格文件相同。 对于“此模板基于行还是基于列？”下拉菜单，选择“列”。选择“创建模板”以继续。
8. 页面刷新后，您将看到基于您刚刚上传的电子表格且设置其格式的列标题。
   
    
   
   
9. 现在，您将这些列映射到 Toast 薪资管理系统。从最左侧的“选择”下拉菜单开始： 
   1. EE 编号：选择员工编号
   2. EE 名称：请勿选择。
   3. 作业：选择职位
   4. 标准工时:请勿选择。
   5. 加班工时：请勿选择。
   6. 应付现金小费：请勿选择。
   7. 信用卡小费欠款：请勿选择。
   8. 已支付的现金小费：请勿选择。
   9. 已支付信用卡小费：请勿选择。
   10. 酬金 - 现金：请勿选择。
   11. 免费赠送 - CC：请勿选择。
   12. 已付酬金：请勿选择。
   13. 周：选择 周
10. 然后选择“添加收入/扣除额”以生成弹窗。做出以下选择：
    1. 收入代码：选择标准
    2. 收入金额：选择标准时间
    3. 收入率：请留空，因为系统将在员工个人资料中应用该税率。
    4. 收入周：将此也留空，因为在上面的步骤中已映射“周”列。
    5. 选择“保存”。 
11. 再次选择“添加收入/扣除额”，并进行以下选择：
    1. 收入代码：选择“加班”
    2. 收入金额：选择加班时间
    3. 收入率：请留空，因为系统将在员工个人资料中应用该税率。
    4. 收入周：将此也留空，因为在上面的步骤中已映射“周”列。
    5. 选择“保存”。
12. 针对剩余收入金额重复此工作，但请选择最适合您收入金额的收入代码。如果您愿意，可以将同一收入代码用于多个收入金额。如果您需要新的收入代码，请通过任意 Toast 薪资管理系统页面右下角的蓝色聊天点填写此表格并提交给我们。
13. 虽然您系统中的收入代码可能不同，但结果会是这样。EE 名称应留空，仅用于电子表格参考：
    
     
    
    
14. 选择“保存模板”。

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创建仅限小费的自定义导入模板

1. 首先，创建并格式化一个将成为您模板的数据电子表格。打开可以保存为 .CSV 文件的电子表格；您可以使用 Microsoft Excel 表格，但使用 Google 表格往往最有效。
2. 在第 1 行中，创建以下列：
   • EE（员工）编号
   • EE 名称
   • 作业
   • 应付现金小费
   • 信用卡小费欠款
   • 已支付现金小费
   • 已支付信用卡小费
   • 免费欠款 — 现金
   • 无偿捐赠 — CC
   • 酬金已支付
   • 周
     
       
     
     
3. 一旦您完成所有要包含的列标题的模板设置，请将其保存为 .CSV（逗号分隔值）文件。记住您保存此模板的位置。在下一步中，您需要将其上传到 Toast 薪资管理系统，然后随时可以将其用于添加此类导入项。
   
   1. 考虑为您的模板命名，使其易于记忆，例如“薪资组”“付薪频率”-“小费导入”（例如“春田双周报”-“小费导入”）。
   2. 使用 Google 表格，选择“文件”>“下载”>“逗号分隔值”。
   3. 使用 Excel 文件，选择“文件”>“另存为”，然后选择 CSV 格式后再保存。
4. 在 Toast 薪资管理系统中，导航至设置 > 薪资管理 > 自定义导入。
5. 接下来，我们将把空白模板上传到 Toast 薪资管理系统，这样，当您上传包含数据的文件时，就可以根据模板的格式识别导入的内容。
   1. 请勿更新“选择导入模板”下拉菜单。内容应继续显示“选择…”。
   2. 接下来，选择“选择文件”，上传您刚刚保存的 .CSV 模板。上传后，它将与“选择文件”按钮一行显示。
      
       
      
      
6. 选择“创建模板”。
7. 在弹窗中，将模板名称与上述步骤 3 中命名的电子表格文件相同。 对于“此模板基于行还是基于列？”下拉菜单，选择“列”。选择“创建模板”以继续。
8. 页面刷新后，您将看到基于您刚刚上传的电子表格且设置其格式的列标题。
   
    
   
   
9. 现在，您将这些列映射到 Toast 薪资管理系统。从最左侧的“选择”下拉菜单开始： 
   1. EE 编号：选择员工编号
   2. EE 名称：请勿选择。
   3. 作业：选择职位
   4. 应付现金小费：请勿选择。
   5. 信用卡小费欠款：请勿选择。
   6. 已支付的现金小费：请勿选择。
   7. 已支付信用卡小费：请勿选择。
   8. 酬金 - 现金：请勿选择。
   9. 免费赠送 - CC：请勿选择。
   10. 已付酬金：请勿选择。
   11. 周：选择 周
10. 然后选择“添加收入/扣除额”以生成弹窗。做出以下选择：
    1. 收入代码：选择最适合您收入金额的收入代码。此示例中，“欠现金小费”是收入金额，因此您需要一个能通过工资单支付给员工的小费收入代码。它可能被标记为或未被标记为现金收入代码。
    2. 收入金额：选择欠款现金小费
    3. 收入率：请留空，因为系统将在员工个人资料中应用该税率。
    4. 收入周：将此也留空，因为在上面的步骤中已映射“周”列。
    5. 选择“保存”。
       
         
       
       
11. 对剩余的收入金额重复此工作，但请选择最适合您收入金额的收入代码。如果您愿意，可以将同一收入代码用于多个收入金额。如果您需要新的收入代码，请通过任意 Toast 薪资管理系统页面右下角的蓝色聊天点填写此表格并提交给我们。
12. 虽然您系统中的收入代码可能不同，但结果会是这样。EE 名称应留空，仅用于电子表格参考：
    
     
    
    
13. 选择“保存模板”。

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填写模板

1. 随着模板在 Toast 薪资管理系统中的设置和映射完成，您现在可以添加和导入数据了。
   1. 保存每次导入上传的内容时，请使用“另存为”而非“保存”。
   2. 请务必按付薪周期为每个文件命名，以免在工资单中上传错时间。
2. 根据您在上一节选择的格式模板，填写以下值：
   1. EE 编号：位于 Toast 薪资管理系统中员工的个人资料中。
      1. 您也可以导航至“报告”>“标准”以搜索并下载在职员工列表，从而导出此列表。
   2. EE 名称：员工姓名
   3. 作业：职位名称沿用 Toast 薪资管理系统中显示的名称。
      1. 如果员工在餐厅工作过多个职位，您将为该员工设置多行。
   4. 标准工时:您可以在此处输入要导入 Toast 薪资管理系统的时间。请勿包含任何已通过时间表同步到 Toast 薪资管理系统的工时，否则您将重复记录工时。
      1. 标准工时需要按周分列，因此如果您直接从 Toast Web 导出这些信息（即导出劳动力摘要数据），您可以导出两到三份单独的报告，每两周或半月工资周期每周一份。
   5. 加班工时：您可以在此处输入要导入 Toast 薪资管理系统的任何加班工时。请勿包括通过时间表同步到 Toast 薪资管理系统的任何加班工时，否则您将重复记录工时。
      1. 您需要按周拆分加班工时。因此，如果您要直接从 Toast Web 导出此信息（即导出劳动力摘要数据），您可以导出两到三份单独的报告，每两周或半月工资周期中的每周一份。
   6. 周：此单元格应反映员工的小费或工时应与工资单中的星期相关联。
      1. 第 1 周：如果员工的工作时间或小费与薪资周期的第一周相关，请在此列中输入 1。如果您使用周工资单，此列中的所有值为 1。
      2. 第2周:如果您采用双周或半月工资制，部分小费和收入将在工资期的第二周收取。发生这种情况时，请在此单元格中输入 2。如果您的员工已在整个薪资周期工作过，每人每周的工资将超过一行 （参见下图）。
      3. 第3周:仅限半月度客户。如果您的员工在第三周收取了小费或工作时间，请在此单元格中输入 3。如果您的员工已在整个薪资周期工作过，每人每周的工资将超过一行 （参见下图）。
   7. 注意：对于所有小费和酬金列,这些自定义导入值应仅用于需要手动添加的小费或酬金(与直接同步或 Toast 小费管理工具方法不同;每种方法的解释见 Toast 薪资管理系统的“将小费从 Toast Web 带到工资单”部分:管理与集成小费）。如果您使用 Toast 小费管理工具或直接同步方法，请谨慎操作，因为可能会出现重复金额，从而导致工资单出错。
      1. 小费和服务费并不相同。请参阅“服务费与小费差额”进行澄清。 
   8. 应付现金小费：未支付给员工的现金小费。若通过此自定义导入操作导入工资单，该金额将显示在您的工资单上，并在您提交工资单后支付给员工。
   9. 信用卡小费欠款：未支付给员工的信用卡小费。若通过此自定义导入操作导入工资单，该金额将显示在您的工资单上，并在您提交工资单后支付给员工。
   10. 已支付的现金小费：已发放给员工但尚未记录在工资单上的现金小费。通过此自定义导入导入到工资单中时，此金额会显示在您的工资单上，但只会被记录（未支付）给员工。
   11. 已支付信用卡小费：发放给员工但尚未记录在工资单上的信用卡小费。通过此自定义导入导入到工资单中时，此金额会显示在您的工资单上，但只会被记录（未支付）给员工。
   12. 酬金 - 现金：未支付给员工的现金服务费。若通过此自定义导入操作导入工资单，该金额将显示在您的工资单上，并在您提交工资单后支付给员工。
   13. 免费赠送 - CC：未支付给员工的信用卡服务费。若通过此自定义导入操作导入工资单，该金额将显示在您的工资单上，并在您提交工资单后支付给员工。
   14. 已付酬金：已给予员工但尚未记录在工资单上的现金或信用卡酬金。通过此自定义导入导入到工资单中时，此金额会显示在您的工资单上，但只会被记录（未支付）给员工。 

该图片反映了双周薪资周期中的小时和小费导入数据：

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导入您的数据

在 Toast 薪资管理系统中创建模板并填写表格并准备上传后，您就可以将其导入薪资管理系统。查看《Toast 薪资管理系统：在开始发薪之前，请为需要完成的项目列表准备运行工资单。

1. 导航至薪资管理系统并选择“预览”，查看相应的薪资管理系统。
2. 在“预览薪资”步骤中，选择“下一步”。
3. 在“员工收入”步骤中，选择“高级操作”下拉菜单，然后选择“+添加自定义导入”。
   1. 如果您的自定义导入操作包含已离职的员工，则不会将其导入，除非已将其添加到工资单中。如果是这种情况，请先选择+添加 > 添加员工，然后再选择+添加自定义导入。在弹出菜单中选择“添加员工”。此列表中仅显示该薪资组中的员工。
      
      
      
      
4. 这将带您进入导入页面。从下拉菜单中找到导入模板的名称。然后选择“选择文件”按钮，上传您填写的 CSV 电子表格。已填写电子表格的示例如下所示。
   1. 请勿在货币值前面添加美元符号。添加美元符号将导致异常（导入错误），收入/扣除项无法正常导入。允许使用表示美元和美分的时段（例如不允许使用 35.50 美元，但允许使用 35.50 美元）。
5. 选择“预览”按钮，即可查看 Toast 所看到的电子表格。这样，您就可以查看在设置模板或编辑电子表格过程中可能遇到的任何错误。准备就绪后，请选择“导入”按钮来查看导入的摘要。
6. 处理之前，请在“例外”选项卡中查看并记录所有例外。这些问题可能需要在“员工收入”步骤中解决。
7. 选择“下一步”以继续处理工资单，您将在“员工收入”步骤中看到导入的值。
   1. 根据您的“周”列记录，您的工资单将设有单独的收入和/或扣除额细列项目。注意以下标准(第2周)收入：
      
       

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如有其他问题，请参阅 Toast 薪资管理系统：获取自定义工资单导入方面的帮助。

此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。