Primeros pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria

En este artículo:

• Cargos de servicio, gratificación obligatoria y propinas
• Cargos de servicio conservados por el empleador
  • Crea y edita cargos de servicio conservados por el empleador
  • Asignar cargos de servicio conservados por el empleador a áreas de servicio
  • Cargos de servicio conservados por el empleador en el POS de Toast
  • Cargos de servicio conservados por el empleador en los informes
• Gratificación obligatoria en Toast
  • Crear y editar cargos de gratificación obligatorios
  • Asignar gratificación obligatoria a áreas de servicio
  • Gratificación obligatoria en POS
  • Propinas obligatorias en el Gestor de propinas
  • Obligatoria gratificación en los informes
  • La gratificación obligatoria en Nómina Toast
• Recursos adicionales

Cargos de servicio, gratificación obligatoria y propinas

Un cargo de servicio es una tarifa adicional que se cobra a cambio de un producto o servicio además del costo de los productos. Los propietarios de restaurantes pueden optar por agregar un cargo de servicio a una cuenta por diversas razones, por ejemplo:
 

• Cargo de gran cantidad de comensales (gratificación obligatoria)
• Tarifa por venta complementaria de menú especial
• Tarifa por evento de banquete
• Tarifa por cubiertos
• Cargo de servicio de habitación de hotel
• Cargo de servicio de botella
• Cargo de servicio obligatorio por atención médica

Este artículo menciona dos tipos de cargos de servicio que están separados y se manejan de manera distinta en Toast:
 

• Cargos de servicio retenidos por el empleador: Si un es retenido por el restaurante, no se considera ingreso del empleado y se contabiliza como parte de las ventas netas del empleador.
  • Para aplicar de manera reglamentaria un cargo de servicio a todas las formas de pago, asegúrate de que el cargo de servicio no esté relacionado con el uso de una tarjeta de crédito o débito (u otro método de pago) y se aplique por igual a todas las transacciones de los clientes, independientemente del método de pago (por ejemplo, tarjetas, efectivo, tarjetas de regalo). Visita cargos de servicio compatibles para obtener más información.
• Gratificación obligatoria: Si un cargo de servicio o una parte del él se destina a los empleados, en Toast se considera una gratificación obligatoria. Es diferente de la propina y se considera ingreso sin propinas para el empleado. El ejemplo más común es la gratificación obligatoria automática.

Si quieres comprobar dónde se da el cargo de servicio a un mesero o dónde se queda el restaurante, deberás comprobar la configuración del cargo de servicio en cuestión para ver si se configura como gratificación. Si la configuración de la gratificación es Sí, el cargo irá al mesero.

Los términos anteriores se refieren a cargos de servicio, pero ¿cómo se relacionan con las propinas? En resumen, las las determina el cliente mientras que los cargos de servicio los determina el empleador. Una propina no puede ser un cargo de servicio y viceversa. Según el IRS, las propinas incluyen: 

• Las propinas en efectivo se reciben directamente de los clientes.
• Propinas de clientes que dejan propina mediante liquidación electrónica o pago. Esto incluye una tarjeta de crédito, tarjeta de débito, tarjeta de regalo o cualquier otro método de pago electrónico.
• El valor de cualquier propina que no sea en efectivo, como tickets u otros artículos de valor.
• Montos de propinas recibidos de otros empleados que se pagan a través de fondos comunes de propinas o división de propinas, u otros acuerdos formales u informales de reparto de propinas.

Cuatro factores se utilizan para determinar si un pago califica como propina. En muchos casos, deben aplicarse las cuatro. Para ser propina:
 

• El pago debe hacerse sin coacción;
• El cliente debe tener el derecho irrestricto de determinar el monto;
• El pago no debe ser objeto de negociaciones ni estar dictado por la política del empleador; y
• Por lo general, el cliente tiene el derecho de determinar quién recibe el pago.

Nota: Algunas jurisdicciones exigen que los negocios que imponen un cargo de servicio muestren claramente cuánto recibirá del cargo un empleado que preste servicios, si es que recibe alguno. Además, algunas jurisdicciones exigen que, si no se divulga nada o la divulgación no es clara, se pague todo el cargo de servicio al empleado que presta los servicios al cliente. Debes verificar los requisitos en las jurisdicciones en las que operas. 

Cargos de servicio retenidos por el empleador

Crea y edita cargos de servicio conservados por el empleador

Los cargos de servicio que mantiene el restaurante se mantienen en Toast Web. Para más opciones y tipos de cargos de servicio, lee .
 

1. Inicia sesión en y ve hasta Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio.
2. Selecciona + Agregar para crear un nuevo cargo de servicio.
   
   
3. Configura estas opciones en la pantalla:
   1. Nombre: nombre del cargo de servicio tal como aparecerá en el POS y el recibo, si corresponde.
   2. Tipo de cargo: Porcentaje fijo, Monto fijo (en dólares) o Monto abierto (el usuario ingresa el monto en dólares cada vez que se aplica este cargo de servicio). Nota: no es posible utilizar Monto abierto si el cargo de servicio es para Comida para llevar o Envío.
   3. Porcentaje o monto del cargo: indica cuánto se cobrará y depende del tipo de cargo.
   4. Aplicar después de alcanzar umbral de monto: Configurar Aplicar después de alcanzar el umbral de monto a USD 0,01 o más aplicará automáticamente ese cargo de servicio a cualquier pedido, independientemente de la opción de comedor. Si lo configuras con un valor más alto, el cargo se aplicará automáticamente a los pedidos cuyo monto antes del descuento sea igual o superior a ese valor.
   5. ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación)?:
      1. Si seleccionas Sí, este cargo de servicio se configurará como gratificación y se destinará al propietario de la cuenta. Cuando el cargo de servicio se destina al propietario de la cuenta de esta manera, el aviso de propina en el recibo digital siempre mostrará las opciones de propina 3 %, 5 % y 7 %. 
      2. Si seleccionas No, este cargo de servicio se incluirá en las ventas netas del negocio. Esto reducirá el porcentaje del cargo de servicio de la propina sugerida en los recibos físicos y digitales.
      3. Consulta este artículo:  para obtener más información.
   6. ¿Con impuestos?: Si seleccionas “Sí”, el cargo de servicio se puede aplicar incluyéndolo en el monto total sujeto a impuestos. Si seleccionas No, se aplicará el impuesto a los artículos imponibles de la cuenta, pero no se tributará por el cargo de servicio. Nota: Los cargos de servicio solo se pueden aplicar a los totales antes de impuestos. 
   7. ¿Se calcula sobre el total antes o después de aplicar el descuento?: si se seleccionó para , indica cuándo se debe gravar el cargo de servicio. Por el contrario, si se seleccionó , puedes ignorar esta configuración.

En el caso de los cargos de servicio conservados por el empleador, la configuración más importante es Asignar al propietario de la cuenta (¿gratificación?). Para que sea un cargo de servicio y pague los fondos al empleador, se debe seleccionar No.

 

Cargos de servicio conservados por el empleador en los informes

Propina obligatoria en Toast

La gratificación obligatoria, también conocida como gratificación automática, gratificación automática o gratificación incluida, es un cargo de servicio designado al (a los) empleado(s) que proporciona(n) productos o servicios a un cliente. Es diferente de la propina y se considera ingreso para el empleado.
 

Crear y editar cargos de gratificación obligatorios

Los cargos de servicio pagados a un empleado como gratificación se mantienen en Toast Web. Para más opciones y tipos de cargos de servicio, lee .
 

1. Inicia sesión en y ve hasta Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio.
2. Selecciona + Agregar para crear un nuevo cargo de servicio.
   
   
3. Configura estas opciones en la pantalla:
   1. Nombre: nombre del cargo de servicio tal como aparecerá en el POS y el recibo, si corresponde.
   2. Tipo de cargo: Porcentaje fijo, Monto fijo (en dólares) o Monto abierto (el usuario ingresa el monto en dólares cada vez que se aplica este cargo de servicio). Nota: no es posible utilizar Monto abierto si el cargo de servicio es para Comida para llevar o Envío.
   3. Porcentaje o monto del cargo: indica cuánto se cobrará y depende del tipo de cargo.
   4. Aplicar después de alcanzar umbral de monto: Configurar Aplicar después de alcanzar el umbral de monto a USD 0,01 o más aplicará automáticamente ese cargo de servicio a cualquier pedido, independientemente de la opción de comedor. Si lo configuras con un valor más alto, el cargo se aplicará automáticamente a los pedidos cuyo monto antes del descuento sea igual o superior a ese valor.
   5. ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación)?:
      1. Si seleccionas Sí, este cargo de servicio se configurará como gratificación y se destinará al propietario de la cuenta. Cuando el cargo de servicio se destina al propietario de la cuenta de esta manera, el aviso de propina en el recibo digital siempre mostrará las opciones de propina 3 %, 5 % y 7 %.
      2. Si seleccionas No, este cargo de servicio se incluirá en las ventas netas del negocio. Los montos de propina sugeridos serán los montos configurados en Opciones de IU > Propinas.
   6. ¿Con impuestos?: Si seleccionas Sí, el cargo de servicio se incluye en el monto imponible de la cuenta. Si seleccionas No, no se aplicarán impuestos al cargo de servicio.
   7. ¿Se calcula sobre el total antes o después de aplicar el descuento?: si se seleccionó Sí para ¿Con impuestos?, indica cuándo se debe gravar el cargo de servicio. Por el contrario, si se seleccionó No, puedes ignorar esta configuración.
   8. : seleccionar aquí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la con . Este cargo de servicio siempre figurará como “Gasto de Envío” en los recibos de los clientes y en los informes, independientemente del nombre que se le dé. Si seleccionas , este cargo de servicio no se aplicará automáticamente.

En el caso de los cargos obligatorios por servicios de gratificación, la configuración más importante es Asignar al propietario de la cuenta (¿gratificación?). Para que sea un cargo de servicio y pague los fondos al empleado, debes seleccionar “Sí”.  Seguir estos pasos permitirá que esta gratificación aparezca y se distribuya dentro del Gestor de propinas de Toast, si corresponde.

Asignar gratificación obligatoria a áreas de servicio

Para aplicar automáticamente una gratificación obligatoria a áreas de servicio específicas, sigue estos pasos:
 

1. En , ve a Atención al público > Mesas y secciones > Áreas de servicio.
2. Selecciona el área de servicio deseada o selecciona + Agregar área de servicio para crear una nueva.
3. Ubicar la sección Gratificación aplicada automáticamente y seleccionar Sí junto a la opción Aplicar gratificación automáticamente.
4. Luego, selecciona Seleccionar cargo de servicio para agregar uno de los cargos de servicio existentes que se aplicará a las mesas de esta área de servicio. También puedes configurar el número mínimo de clientes necesarios en la mesa para que la gratificación automática se agregue a la cuenta.
5. Guardar y publicar los cambios.

Gratificación obligatoria en POS

Para agregar gratificaciones obligatorias a una cuenta, selecciona el botón Cargo de servicio en la parte inferior de la pantalla de pago del POS. Si usas un dispositivo portátil Toast Go®, puedes encontrarlo en los tres puntos (menú de desbordamiento) de la esquina superior derecha de la cuenta.
Cuando se aplica la gratificación obligatoria a una cuenta, no aparecerá en su propia línea, como los cargos de servicio, sino que aparecerá en una sección de cargos cerca del subtotal, en la parte inferior de la cuenta.

Propinas obligatorias en el Gestor de propinas

Para configurar las gratificaciones obligatorias para el de Toast, selecciónalas en el menú desplegable Fuente de tu política de fondo común de propinas. Puedes seleccionar gratificaciones específicas expandiendo gratificaciones en efectivo o gratificaciones que no sean en efectivo en el menú desplegable (en este ejemplo, gratificación para grupos numerosos) o puedes seleccionarlas todas a la vez con la casilla de verificación adyacente (gratificaciones que no sean en efectivo en el siguiente ejemplo). Ten en cuenta que las gratificaciones que afectan a cualquier repartidor de pedidos digitales o Envío interno deben configurarse con especial consideración.
 

Gratificación obligatoria en informes

Puedes encontrar los informes de gratificaciones obligatorios en en Informe > Trabajo > Turnos. Configura el rango de fechas correspondiente y selecciona Actualizar en la esquina superior derecha. Ahora selecciona el botón Mostrar/ocultar columnas en el lado derecho. Marca gratificación en efectivo y gratificación que no sea en efectivo. Estas se mostrarán de inmediato y te permitirán ver los totales de gratificaciones obligatorias por empleado y turno.
 

Si usas el Gestor de propinas de Toast, también puedes ver los informes de gratificaciones obligatorios en el informe Gestión de propinas. Ve a Informests > Trabajo > Gestión de propinas. Obtén más información sobre los informes del Gestor de propinas en de propinas de Toast.
 

Propina obligatoria en Nómina Toast

Cada vez que aparezca una gratificación obligatoria en Nómina Toast, siempre aparecerá junto a un código de ingresos asociado. Hay dos formas diferentes de obtener gratificaciones obligatorias de Toast Web a Nómina Toast. El método del Gestor de propinas agrega automáticamente gratificaciones obligatorias al sistema de Nómina y aparecerá en las planillas horarias, las nóminas correspondientes, los informes y los talones de pago. De lo contrario, agregar gratificaciones obligatorias manualmente al de la nómina no lo agrega también a los horarios. tiene más información sobre los dos métodos, pero ten en cuenta que las propinas y la gratificación obligatoria están separadas.
 

Cuando se utiliza el método del Gestor de propinas, es necesario configurar y asignar códigos obligatorios de ganancia de gratificaciones para que Toast pueda sincronizar la gratificación obligatoria de Toast Web con Nómina Toast. Visita para obtener indicaciones sobre cómo mapear códigos de ingresos. Para crear nuevos códigos de ingresos, selecciona el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast y envía a un agente de atención al cliente.
 

Como se mencionó anteriormente, la gratificación obligatoria se paga a una persona en nómina, mientras que el cargo de servicio conservado por el empleador es solo ingreso del negocio. Los cargos de servicio conservados por el empleador no aparecen en Nómina Toast.
 

Recursos adicionales

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Comunícate con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.