Nómina Toast: Configurar importaciones de nómina personalizadas

En este artículo:

• Introducción a la importación personalizada
• Crear una plantilla de importación personalizada
  • Crea una plantilla de importación personalizada de solo horas
  • Crea una plantilla de importación personalizada de horarios y propinas
  • Crea una plantilla de importación personalizada de solo propinas
• Completa tu plantilla
• Importar tus datos

Introducción a la importación personalizada

Muchos clientes han integrado sistemas que importan automáticamente horas y, en algunos casos, propinas en Nómina Toast a través de plantillas horarias. Si necesitas agregar ganancias o deducciones a Nómina Toast, la opción de importación personalizada te permite agregar datos en bloque creando e importando una hoja de cálculo formateada (.csv). Si creas y cargas una importación personalizada en Nómina Toast, asegúrate de revisarla atentamente para no ingresar ganancias o deducciones duplicadas en tu sistema automatizado.

Este proceso tiene tres pasos: crea una plantilla, rellena tu plantilla e importa la plantilla rellena en Nómina Toast. Debes completar todos los pasos para importar correctamente tus valores y poder calcularlos en tu nómina.

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Crea una plantilla de importación personalizada

si importas los mismos tipos de datos para cada grupo de pago, puedes usar una plantilla de importación personalizada. Si tus grupos de pago tienen necesidades de importación diferentes (p. ej., un grupo de pago necesita importar horas y propinas, pero otro grupo de pago solo necesita importar propinas), puedes crear más de una plantilla. Nota: Si quieres importar un archivo para varias ubicaciones, comunícate con nosotros a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para hablar de tus próximos pasos.

Hay tres tipos generales de plantillas que puedes usar:

• Solo horario: Se importarán horas para los empleados que no registren su entrada en un POS de Toast (cocina de economato, corporativo, etc.) o para sistemas no integrados.
• Horarios y propinas: Se importarán las horas trabajadas junto con las ganancias y/o propinas que no se registraron o sincronizaron desde Toast Web. Esto es útil para eventos de catering y buy-out externos, donde calculas las horas y las propinas de manera diferente a como lo haces con tu método habitual.
• Propinas/solo ingresos: Se importarán montos que no se registraron ni sincronizaron desde Toast Web. Esto es ideal para pagos únicos, como bonificaciones o propinas semanales, que se calculan fuera de Toast Web (software de propinas de terceros).

Si necesitas ayuda con la configuración de una plantilla, comunícate con nosotros a través del punto de chat azul que se encuentra en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

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Crea una plantilla de importación personalizada de solo horas

1. Primero, crea y formatea una hoja de cálculo de datos que se convierta en tu plantilla. Abre una hoja de cálculo que se pueda guardar como un archivo .CSV. Puedes usar Microsoft Excel, pero Google Sheets suele ser el más eficaz.
2. En la fila 1, crea las siguientes columnas:
   • Número de EE (empleado)
   • Nombre del EE
   • Tarea
   • Horas regulares
   • Horas extra
   • Semana
     
      
     
     
3. Una vez que la plantilla haya terminado con todos los encabezados de columna que deseas incluir, guárdala como un archivo .CSV (valores separados por comas). Recuerda dónde guardaste esta plantilla. Lo subirás a Nómina Toast en el próximo paso y luego lo usarás cuando quieras agregar este tipo de importación.
   1. Considera nombrar tu plantilla como algo memorable, como “grupo de pago” “frecuencia de pago” - importación de horas (p. ej., Springfield quincenal - importación de horas).
   2. Usa Hojas de cálculo de Google y selecciona Archivo > Descargar > Valores separados por comas.
   3. Con Excel, selecciona Archivo > Guardar como formato CSV antes de guardar.
4. En Nómina Toast, ve a Configuración > Nómina > Importación personalizada.
5. Ahora subiremos la plantilla en blanco a Nómina Toast para que se pueda formatear y reconocer lo que estás importando cuando cargues un archivo con datos.
   1. No actualices el menú desplegable Seleccionar una plantilla de importación. Debería seguir diciendo Selecciona...
   2. Luego, selecciona Elegir archivo y carga la plantilla .CSV que acabas de guardar. Una vez cargada, aparecerá en la línea con el botón Elegir archivo.
      
       
      
      
6. Selecciona Crear plantilla.
7. En la ventana emergente, ponle el mismo nombre a tu plantilla que al archivo de hoja de cálculo que le pusiste en el paso 3 anterior. Para el menú desplegable ¿ Esta plantilla está basada en filas o en columnas?, selecciona Columna. Selecciona Crear plantilla para continuar. 
8. Cuando la página se actualice, verás los encabezados de las columnas correspondientes a la hoja de cálculo que acabas de cargar y formatear.
   
    
   
   
9. Ahora asignarás las columnas a Nómina Toast. Comenzando con el menú desplegable Seleccionar más a la izquierda: 
   1. Número de EE: Seleccionar número de empleado
   2. Nombre del EE: No hagas una selección.
   3. Tarea: Seleccionar tarea
   4. Horario Regular: No hagas una selección.
   5. Horas extras: No hagas una selección.
   6. Semana: Seleccionar semana
10. Luego, selecciona Agregar ganancia/deducción para generar una ventana emergente. Haz las siguientes selecciones:
    1. Código de ingresos: Seleccionar REGULAR
    2. Monto de ingresos: Seleccionar horarios regulares
    3. Índice de ganancias: Deja este campo en blanco, ya que el sistema aplicará la tarifa en el perfil del empleado.
    4. Semana de ganancias: Deja esto en blanco también porque la columna Semana ya se mapeó en el paso anterior.
    5. Selecciona Guardar. 
11. Selecciona Agregar ganancia/deducción nuevamente y haz las siguientes selecciones:
    1. Código de ingresos: Seleccionar HORAS EXTRA
    2. Monto de ingresos: Seleccionar horas extra
    3. Índice de ganancias: Deja este campo en blanco, ya que el sistema aplicará la tarifa en el perfil del empleado.
    4. Semana de ganancias: Deja esto en blanco también porque la columna Semana ya se mapeó en el paso anterior.
    5. Selecciona Guardar. 
12. Tus resultados deberían verse así. Se espera que el nombre del EE quede en blanco. Solo se usa como referencia para hojas de cálculo:
    
     
13. Selecciona Guardar plantilla. Ahora, ve a la sección Completar tu plantilla.

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Crea una plantilla de importación personalizada de horarios y propinas

1. Primero, crea y formatea una hoja de cálculo de datos que se convierta en tu plantilla. Abre una hoja de cálculo que se pueda guardar como un archivo .CSV. Puedes usar Microsoft Excel, pero Google Sheets suele ser el más eficaz.
2. En la fila 1, crea las siguientes columnas. CC significa tarjeta de crédito, pero se refiere a todas las gratificaciones o propinas que no sean en efectivo:
   • Número de EE (empleado)
   • Nombre del EE
   • Tarea
   • Horas regulares
   • Horas extra
   • Propinas en efectivo adeudadas
   • Propinas adeudadas por CC
   • Propinas en efectivo pagadas
   • CC propinas pagadas
   • Grat adeudado - Efectivo
   • Grat adeudado - CC
   • Grat pagado
   • Semana
     
       
     
     
3. Una vez que la plantilla haya terminado con todos los encabezados de columna que deseas incluir, guárdala como un archivo .CSV (valores separados por comas). Recuerda dónde guardaste esta plantilla. Lo subirás a Nómina Toast en el próximo paso y luego lo usarás cuando quieras agregar este tipo de importación.
   
   1. Considera nombrar tu plantilla como algo memorable, como “grupo de pago” “frecuencia de pago” - importación de horarios y propinas (p. ej., Springfield quincenal - importación de horarios y propinas).
   2. Usa Hojas de cálculo de Google y selecciona Archivo > Descargar > Valores separados por comas.
   3. Con Excel, selecciona Archivo > Guardar como formato CSV antes de guardar.
4. En Nómina Toast, ve a Configuración > Nómina > Importación personalizada.
5. Ahora subiremos la plantilla en blanco a Nómina Toast para que se pueda formatear y reconocer lo que estás importando cuando cargues un archivo con datos.
   1. No actualices el menú desplegable Seleccionar una plantilla de importación. Debería seguir diciendo Selecciona...
   2. Luego, selecciona Elegir archivo y carga la plantilla .CSV que acabas de guardar. Una vez cargada, aparecerá en la línea con el botón Elegir archivo.
      
       
      
      
6. Selecciona Crear plantilla.
7. En la ventana emergente, ponle el mismo nombre a tu plantilla que al archivo de hoja de cálculo que le pusiste en el paso 3 anterior. Para el menú desplegable ¿ Esta plantilla está basada en filas o en columnas?, selecciona Columna. Selecciona Crear plantilla para continuar.
8. Una vez que la página se actualice, verás los encabezados de la columna basados en la hoja de cálculo que acabas de cargar y formatear.
   
    
   
   
9. Ahora asignarás las columnas a Nómina Toast. Comenzando con el menú desplegable Seleccionar más a la izquierda: 
   1. Número de EE: Seleccionar número de empleado
   2. Nombre del EE: No hagas una selección.
   3. Tarea: Seleccionar tarea
   4. Horario Regular: No hagas una selección.
   5. Horas extras: No hagas una selección.
   6. Propinas en efectivo adeudadas: No hagas una selección.
   7. Propinas adeudadas: No hagas una selección.
   8. Propinas en efectivo pagadas: No hagas una selección.
   9. Propinas pagadas: No hagas una selección.
   10. Grat adeudado - Efectivo: No hagas una selección.
   11. Grat Owed - CC: No hagas una selección.
   12. Grat pagado: No hagas una selección.
   13. Semana: Seleccionar semana
10. Luego, selecciona Agregar ganancia/deducción para generar una ventana emergente. Haz las siguientes selecciones:
    1. Código de ingresos: Seleccionar REGULAR
    2. Monto de ingresos: Seleccionar horarios regulares
    3. Índice de ganancias: Deja este campo en blanco, ya que el sistema aplicará la tarifa en el perfil del empleado.
    4. Semana de ganancias: Deja esto en blanco también porque la columna Semana ya se mapeó en el paso anterior.
    5. Selecciona Guardar. 
11. Selecciona Agregar ganancia/deducción nuevamente y haz las siguientes selecciones:
    1. Código de ingresos: Seleccionar HORAS EXTRA
    2. Monto de ingresos: Seleccionar horas extra
    3. Índice de ganancias: Deja este campo en blanco, ya que el sistema aplicará la tarifa en el perfil del empleado.
    4. Semana de ganancias: Deja esto en blanco también porque la columna Semana ya se mapeó en el paso anterior.
    5. Selecciona Guardar.
12. Repite este trabajo con los Montos de Ganancias restantes, pero selecciona el Código de Ganancias más aplicable a tu Monto de Ganancias. Puedes usar el mismo código de ganancia para más de un monto si lo deseas. Si necesitas un nuevo código de ganancia, completa este formulario y envíanoslo a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.
13. Tus resultados se verán algo así, aunque es posible que tengas códigos de ganancia diferentes en tu sistema. Se espera que el nombre del EE quede en blanco. Solo se usa como referencia para hojas de cálculo:
    
     
    
    
14. Selecciona Guardar plantilla.

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Crea una plantilla de importación personalizada de solo propinas

1. Primero, crea y formatea una hoja de cálculo de datos que se convierta en tu plantilla. Abre una hoja de cálculo que se pueda guardar como un archivo .CSV. Puedes usar Microsoft Excel, pero Google Sheets suele ser el más eficaz.
2. En la fila 1, crea las siguientes columnas:
   • Número de EE (empleado)
   • Nombre del EE
   • Tarea
   • Propinas en efectivo adeudadas
   • Propinas adeudadas por CC
   • Propinas en efectivo pagadas
   • CC propinas pagadas
   • Grat adeudado - Efectivo
   • Grat adeudado - CC
   • Grat pagado
   • Semana
     
       
     
     
3. Una vez que la plantilla haya terminado con todos los encabezados de columna que deseas incluir, guárdala como un archivo .CSV (valores separados por comas). Recuerda dónde guardaste esta plantilla. Lo subirás a Nómina Toast en el próximo paso y luego lo usarás cuando quieras agregar este tipo de importación.
   
   1. Considera nombrar tu plantilla como algo memorable, como “grupo de pago” “frecuencia de pago” - importación de propinas (p. ej., Springfield quincenal - importación de propinas).
   2. Usa Hojas de cálculo de Google y selecciona Archivo > Descargar > Valores separados por comas.
   3. Con Excel, selecciona Archivo > Guardar como formato CSV antes de guardar.
4. En Nómina Toast, ve a Configuración > Nómina > Importación personalizada.
5. Ahora subiremos la plantilla en blanco a Nómina Toast para que se pueda formatear y reconocer lo que estás importando cuando cargues un archivo con datos.
   1. No actualices el menú desplegable Seleccionar una plantilla de importación. Debería seguir diciendo Selecciona...
   2. Luego, selecciona Elegir archivo y carga la plantilla .CSV que acabas de guardar. Una vez cargada, aparecerá en la línea con el botón Elegir archivo.
      
       
      
      
6. Selecciona Crear plantilla.
7. En la ventana emergente, ponle el mismo nombre a tu plantilla que al archivo de hoja de cálculo que le pusiste en el paso 3 anterior. Para el menú desplegable ¿ Esta plantilla está basada en filas o en columnas?, selecciona Columna. Selecciona Crear plantilla para continuar.
8. Una vez que la página se actualice, verás los encabezados de la columna basados en la hoja de cálculo que acabas de cargar y formatear.
   
    
   
   
9. Ahora asignarás las columnas a Nómina Toast. Comenzando con el menú desplegable Seleccionar más a la izquierda: 
   1. Número de EE: Seleccionar número de empleado
   2. Nombre del EE: No hagas una selección.
   3. Tarea: Seleccionar tarea
   4. Propinas en efectivo adeudadas: No hagas una selección.
   5. Propinas adeudadas: No hagas una selección.
   6. Propinas en efectivo pagadas: No hagas una selección.
   7. Propinas pagadas: No hagas una selección.
   8. Grat adeudado - Efectivo: No hagas una selección.
   9. Grat Owed - CC: No hagas una selección.
   10. Grat pagado: No hagas una selección.
   11. Semana: Seleccionar semana
10. Luego, selecciona Agregar ganancia/deducción para generar una ventana emergente. Haz las siguientes selecciones:
    1. Código de ingresos: Selecciona el código de ingreso más aplicable a tu monto de ganancia. En este ejemplo, “Propinas en efectivo adeudadas” es el monto de ganancia, por lo que estás buscando un código de ganancia de propinas que le pague al empleado en nómina. Puede o no etiquetarse como un código de ganancia en efectivo.
    2. Monto de ingresos: Seleccionar propinas en efectivo adeudadas
    3. Índice de ganancias: Deja este campo en blanco, ya que el sistema aplicará la tarifa en el perfil del empleado.
    4. Semana de ganancias: Deja esto en blanco también porque la columna Semana ya se mapeó en el paso anterior.
    5. Selecciona Guardar.
       
         
       
       
11. Repite este trabajo con los Montos de Ganancias restantes, pero selecciona el Código de Ganancias más aplicable a tu Monto de Ganancias. Puedes usar el mismo código de ganancia para más de un monto si lo deseas. Si necesitas un nuevo código de ganancia, completa este formulario y envíanoslo a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.
12. Tus resultados se verán algo así, aunque es posible que tengas códigos de ganancia diferentes en tu sistema. Se espera que el nombre del EE quede en blanco. Solo se usa como referencia para hojas de cálculo:
    
     
    
    
13. Selecciona Guardar plantilla.

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Completa tu plantilla

1. Ahora que tu plantilla se configuró y asignó en Nómina Toast, puedes agregar datos e importarlos.
   1. Usa Guardar como en lugar de Guardar para guardar cada copia de las cargas de importación.
   2. Asegúrate de asignar un nombre a cada archivo antes del período de pago para no cargar el período incorrecto en tu nómina.
2. Completa los siguientes valores según la plantilla que elegiste formatear en la sección anterior:
   1. Número de EE: Se encuentra en el perfil del empleado en Nómina Toast.
      1. También puedes exportarlo si vas a Informes > Estándar para buscar y descargar la lista de empleados.
   2. Nombre del EE: El nombre del empleado
   3. Tarea: El nombre del trabajo funcionó tal como aparece en Nómina Toast.
      1. Si un empleado ha trabajado más de un trabajo en tu restaurante, tendrás varias filas para ese empleado.
   4. Horario Regular: Ingresarás las horas que quieres importar en Nómina Toast aquí. No incluyas horas sincronizadas en Nómina Toast a través de plantillas horarias, ya que de lo contrario habrás registrado dos veces las horas.
      1. El horario Regular deberá dividirse por semana. Por lo tanto, si exportas esta información directamente desde Toast Web (es decir, exportas los datos del Resumen Laboral), puedes exportar dos o tres informes separados, uno para cada semana del período de pago quincenal o quincenal.
   5. Horas extras: Ingresarás las horas extra que quieras importar en Nómina Toast aquí. No incluyas horas extra sincronizadas con Nómina Toast a través de plantillas horarias, ya que de lo contrario habrás registrado horas dos veces.
      1. Las horas extra se deberán dividir por semana. Por lo tanto, si exportas esta información directamente desde Toast Web (es decir, exportas los datos del resumen del trabajo), puedes exportar dos o tres informes separados, uno para cada semana del período de pago quincenal o quincenal.
   6. Semana: Esta celda debe reflejar con qué semana se deben asociar las propinas u horas trabajadas de tu empleado en la nómina.
      1. Semana 1: Si el empleado tenía horas o propinas asociadas con la primera semana del período de pago, ingresa un 1 en esta columna. Si tienes una nómina semanal, todos los valores de esta columna serán 1.
      2. Semana 2: Si tienes una nómina quinquenal o quincenal, algunas de tus propinas e ingresos se cobrarán en la segunda semana del período de pago. Cuando suceda, ingresa un 2 en esta celda. Si tus empleados han trabajado durante todo el período de pago, tendrás más de una línea por persona y semana (ver imagen a continuación).
      3. Semana 3: Solo para clientes semestrales. Si tu empleado recibió propinas o trabajó horas en la tercera semana, ingresa un 3 en esta casilla. Si tus empleados han trabajado durante todo el período de pago, tendrás más de una línea por persona y semana (ver imagen a continuación).
   7. Nota: Para todas las columnas de propinas y propinas, estos valores de importación personalizados solo deben usarse para propinas o gratificaciones que deban añadirse manualmente (frente a los métodos de sincronización directa o Gestor de propinas de Toast; cada método se explica en la sección Traer propinas de Toast Web a Nómina de Nómina Toast: Gestionar e integrar propinas). Si utilizas el Gestor de propinas de Toast o el método de sincronización directa, ten cuidado porque podrías tener montos duplicados que causen errores en la nómina.
      1. Las propinas y las gratificaciones no son lo mismo. Consulta Diferencia entre cargos de servicio y propinas para más información.  
   8. Propinas en efectivo adeudadas: Las propinas en efectivo que no se hayan pagado al empleado. Cuando se importe a nómina mediante esta importación personalizada, este monto aparecerá en tu nómina y se pagará al empleado una vez que envíes la nómina.
   9. Propinas adeudadas: Propinas con tarjeta de crédito que no se pagaron al empleado. Cuando se importe a nómina mediante esta importación personalizada, este monto aparecerá en tu nómina y se pagará al empleado una vez que envíes la nómina.
   10. Propinas en efectivo pagadas: Las propinas en efectivo que se le dieron al empleado, pero no se registraron en la nómina. Cuando se importe a nómina mediante esta importación personalizada, este monto aparecerá en tu nómina, pero solo se registrará (no se pagará) al empleado.
   11. Propinas pagadas: Propinas con tarjeta de crédito que se le dieron al empleado, pero no se registraron en la nómina. Cuando se importe a nómina mediante esta importación personalizada, este monto aparecerá en tu nómina, pero solo se registrará (no se pagará) al empleado.
   12. Grat adeudado - Efectivo: Gratificación en efectivo que no se ha pagado al empleado. Cuando se importe a nómina mediante esta importación personalizada, este monto aparecerá en tu nómina y se pagará al empleado una vez que envíes la nómina.
   13. Grat Owed - CC: Gratificación con tarjeta de crédito que no se ha pagado al empleado. Cuando se importe a nómina mediante esta importación personalizada, este monto aparecerá en tu nómina y luego se pagará al empleado una vez que envíes la nómina.
   14. Grat pagado: Gratificación en efectivo o con tarjeta de crédito que se le dio al empleado, pero no se registró en la nómina. Cuando se importe a nómina mediante esta importación personalizada, este monto aparecerá en tu nómina, pero solo se registrará (no se pagará) al empleado. 

Esta imagen refleja una importación de horas y propinas para un período de pago quincenal:

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Importar tus datos

Una vez que se haya creado una plantilla en Nómina Toast y tengas una planilla llena y lista para cargar, puedes importarla en tu ejecución de nómina. Cuenta Nómina Toast: Prepárate para ejecutar la nómina de una lista de artículos que debes completar antes de comenzar tu nómina.

1. Ve a Nómina y selecciona Vista previa para la nómina adecuada.
2. En el paso Vista previa de nómina, selecciona Siguiente.
3. En el paso Ganancias del empleado, selecciona el menú desplegable Acciones avanzadas y elige + Agregar importación personalizada.
   1. Si tu importación personalizada incluye empleados despedidos, no se importarán a menos que ya estén agregados a la nómina. Si este es el caso, selecciona + Agregar > Agregar empleado antes de seleccionar + Agregar importación personalizada. En la ventana emergente, localiza al empleado y selecciona Agregar empleado. Solo los empleados de este grupo de pago aparecerán en esta lista.
      
      
      
      
4. Esto te llevará a la página de importación. Localiza el nombre de la plantilla de importación en el menú desplegable. Luego, selecciona el botón Elegir archivo y carga tu hoja de cálculo CSV completa. A continuación, aparece un ejemplo de una hoja de cálculo rellena.
   1. No agregues signos de dólar delante de los valores monetarios. Agregar signos de dólar causará excepciones (errores de importación) y las ganancias o deducciones no se pueden importar correctamente. Períodos en los que se indican dólares y centavos de dólar (por ejemplo, no se permite USD 35,50, pero sí 35,50).
5. Selecciona el botón de vista previa para ver la hoja de cálculo tal como la ve Toast. De esta manera, podrás ver los errores que hayan surgido durante la configuración de la plantilla o la edición de la hoja de cálculo. Cuando termines, selecciona el botón Importar para ver un resumen de la importación.
6. Antes de avanzar, revisa y anota las excepciones en la pestaña Excepciones. Es posible que debas abordar estos aspectos en el paso Ganancias del empleado.
7. Selecciona Siguiente para continuar con la nómina, donde verás los valores importados en el paso Ganancias del empleado.
   1. Tu nómina tendrá rubros separados de ingresos y/o deducciones según tu entrada en la columna Semana. Ten en cuenta los ingresos Regulares (Semana 2) a continuación:
      
       

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Si tienes más preguntas, consulta Nómina Toast: Obtén ayuda con las importaciones de nómina personalizada.

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.