Nómina Toast: Configurar importaciones de nómina personalizadas

En este artículo:

• Introducción a la importación personalizada
• Crear una plantilla de importación personalizada
  • Crea una plantilla de importación personalizada de solo horas
  • Crea una plantilla de importación personalizada de horarios y propinas
  • Crea una plantilla de importación personalizada de solo propinas
• Completa tu plantilla
• Importar tus datos

Introducción a la importación personalizada

Muchos clientes han integrado sistemas que importan automáticamente horas y, en algunos casos, propinas en Nómina Toast a través de plantillas horarias. Si necesitas agregar ganancias o deducciones a Nómina Toast, la opción de importación personalizada te permite agregar datos en bloque creando e importando una hoja de cálculo formateada (.csv). Si creas y cargas una importación personalizada en Nómina Toast, asegúrate de revisarla atentamente para no ingresar ganancias o deducciones duplicadas en tu sistema automatizado.

Este proceso tiene tres pasos: crea una plantilla, rellena tu plantilla e importa la plantilla rellena en Nómina Toast. Debes completar todos los pasos para importar correctamente tus valores y poder calcularlos en tu nómina.

Crea una plantilla de importación personalizada

si importas los mismos tipos de datos para cada grupo de pago, puedes usar una plantilla de importación personalizada. Si tus grupos de pago tienen necesidades de importación diferentes (p. ej., un grupo de pago necesita importar horas y propinas, pero otro grupo de pago solo necesita importar propinas), puedes crear más de una plantilla. Nota: Si quieres importar un archivo para varias ubicaciones, comunícate con nosotros a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para hablar de tus próximos pasos.

Hay tres tipos generales de plantillas que puedes usar:

• Solo horario: Se importarán horas para los empleados que no registren su entrada en un POS de Toast (cocina de economato, corporativo, etc.) o para sistemas no integrados.
• Horarios y propinas: Se importarán las horas trabajadas junto con las ganancias y/o propinas que no se registraron o sincronizaron desde Toast Web. Esto es útil para eventos de catering y buy-out externos, donde calculas las horas y las propinas de manera diferente a como lo haces con tu método habitual.
• Propinas/solo ingresos: Se importarán montos que no se registraron ni sincronizaron desde Toast Web. Esto es ideal para pagos únicos, como bonificaciones o propinas semanales, que se calculan fuera de Toast Web (software de propinas de terceros).

Si necesitas ayuda con la configuración de una plantilla, comunícate con nosotros a través del punto de chat azul que se encuentra en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

Crea una plantilla de importación personalizada de solo horas

1. Primero, crea y formatea una hoja de cálculo de datos que se convierta en tu plantilla. Abre una hoja de cálculo que se pueda guardar como un archivo .CSV. Puedes usar Microsoft Excel, pero Google Sheets suele ser el más eficaz.
2. En la fila 1, crea las siguientes columnas:
   • Número de EE (empleado)
   • Nombre del EE
   • Tarea
   • Horas regulares
   • Horas extra
   • Semana
     
      
     
     
3. Una vez que la plantilla haya terminado con todos los encabezados de columna que deseas incluir, guárdala como un archivo .CSV (valores separados por comas). Recuerda dónde guardaste esta plantilla. Lo subirás a Nómina Toast en el próximo paso y luego lo usarás cuando quieras agregar este tipo de importación.
   1. Considera nombrar tu plantilla como algo memorable, como “grupo de pago” “frecuencia de pago” - importación de horas (p. ej., Springfield quincenal - importación de horas).
   2. Usa Hojas de cálculo de Google y selecciona Archivo > Descargar > Valores separados por comas.
   3. Con Excel, selecciona Archivo > Guardar como formato CSV antes de guardar.
4. En Nómina Toast, ve a Configuración > Nómina > Importación personalizada.
5. Ahora subiremos la plantilla en blanco a Nómina Toast para que se pueda formatear y reconocer lo que estás importando cuando cargues un archivo con datos.
   1. No actualices el menú desplegable Seleccionar una plantilla de importación. Debería seguir diciendo Selecciona...
   2. Luego, selecciona Elegir archivo y carga la plantilla .CSV que acabas de guardar. Una vez cargada, aparecerá en la línea con el botón Elegir archivo.
      
       
      
      
6. Selecciona Crear plantilla.
7. En la ventana emergente, ponle el mismo nombre a tu plantilla que al archivo de hoja de cálculo que le pusiste en el paso 3 anterior. Para el menú desplegable ¿ Esta plantilla está basada en filas o en columnas?, selecciona Columna. Selecciona Crear plantilla para continuar. 
8. Cuando la página se actualice, verás los encabezados de las columnas correspondientes a la hoja de cálculo que acabas de cargar y formatear.  

Crea una plantilla de importación personalizada de horarios y propinas

1. Primero, crea y formatea una hoja de cálculo de datos que se convierta en tu plantilla. Abre una hoja de cálculo que se pueda guardar como un archivo .CSV. Puedes usar Microsoft Excel, pero Google Sheets suele ser el más eficaz.
2. En la fila 1, crea las siguientes columnas. CC significa tarjeta de crédito, pero se refiere a todas las gratificaciones o propinas que no sean en efectivo:
   • Número de EE (empleado)
   • Nombre del EE
   • Tarea
   • Horas regulares
   • Horas extra
   • Propinas en efectivo adeudadas
   • Propinas adeudadas por CC
   • Propinas en efectivo pagadas
   • CC propinas pagadas
   • Grat adeudado - Efectivo
   • Grat adeudado - CC
   • Grat pagado
   • Semana
     
       
     
     
3. Una vez que la plantilla haya terminado con todos los encabezados de columna que deseas incluir, guárdala como un archivo .CSV (valores separados por comas). Recuerda dónde guardaste esta plantilla. Lo subirás a Nómina Toast en el próximo paso y luego lo usarás cuando quieras agregar este tipo de importación.
   
   1. Considera nombrar tu plantilla como algo memorable, como “grupo de pago” “frecuencia de pago” - importación de horarios y propinas (p. ej., Springfield quincenal - importación de horarios y propinas).
   2. Usa Hojas de cálculo de Google y selecciona Archivo > Descargar > Valores separados por comas.
   3. Con Excel, selecciona Archivo > Guardar como formato CSV antes de guardar.
4. En Nómina Toast, ve a Configuración > Nómina > Importación personalizada.
5. Ahora subiremos la plantilla en blanco a Nómina Toast para que se pueda formatear y reconocer lo que estás importando cuando cargues un archivo con datos.
   1. No actualices el menú desplegable Seleccionar una plantilla de importación. Debería seguir diciendo Selecciona...
   2. Luego, selecciona Elegir archivo y carga la plantilla .CSV que acabas de guardar. Una vez cargada, aparecerá en la línea con el botón Elegir archivo.
      
       
      
      
6. Selecciona Crear plantilla.

Crea una plantilla de importación personalizada de solo propinas

1. Primero, crea y formatea una hoja de cálculo de datos que se convierta en tu plantilla. Abre una hoja de cálculo que se pueda guardar como un archivo .CSV. Puedes usar Microsoft Excel, pero Google Sheets suele ser el más eficaz.
2. En la fila 1, crea las siguientes columnas:
   • Número de EE (empleado)
   • Nombre del EE
   • Tarea
   • Propinas en efectivo adeudadas
   • Propinas adeudadas por CC
   • Propinas en efectivo pagadas
   • CC propinas pagadas
   • Grat adeudado - Efectivo
   • Grat adeudado - CC
   • Grat pagado
   • Semana
     
       
     
     
3. Una vez que la plantilla haya terminado con todos los encabezados de columna que deseas incluir, guárdala como un archivo .CSV (valores separados por comas). Recuerda dónde guardaste esta plantilla. Lo subirás a Nómina Toast en el próximo paso y luego lo usarás cuando quieras agregar este tipo de importación.
   
   1. Considera nombrar tu plantilla como algo memorable, como “grupo de pago” “frecuencia de pago” - importación de propinas (p. ej., Springfield quincenal - importación de propinas).
   2. Usa Hojas de cálculo de Google y selecciona Archivo > Descargar > Valores separados por comas.
   3. Con Excel, selecciona Archivo > Guardar como formato CSV antes de guardar.
4. En Nómina Toast, ve a Configuración > Nómina > Importación personalizada.
5. Ahora subiremos la plantilla en blanco a Nómina Toast para que se pueda formatear y reconocer lo que estás importando cuando cargues un archivo con datos.
   1. No actualices el menú desplegable Seleccionar una plantilla de importación. Debería seguir diciendo Selecciona...
   2. Luego, selecciona Elegir archivo y carga la plantilla .CSV que acabas de guardar. Una vez cargada, aparecerá en la línea con el botón Elegir archivo.
      
       
      
      
6. Selecciona Crear plantilla.
7. En la ventana emergente, ponle el mismo nombre a tu plantilla que al archivo de hoja de cálculo que le pusiste en el paso 3 anterior. Para el menú desplegable ¿ Esta plantilla está basada en filas o en columnas?, selecciona . Selecciona para continuar.

Completa tu plantilla

1. Ahora que tu plantilla se configuró y asignó en Nómina Toast, puedes agregar datos e importarlos.
   1. Usa Guardar como en lugar de Guardar para guardar cada copia de las cargas de importación.
   2. Asegúrate de asignar un nombre a cada archivo antes del período de pago para no cargar el período incorrecto en tu nómina.
2. Completa los siguientes valores según la plantilla que elegiste formatear en la sección anterior:
   1. Número de EE: Se encuentra en el perfil del empleado en Nómina Toast.
      1. También puedes exportarlo si vas a Informes > Estándar para buscar y descargar la lista de empleados.
   2. Nombre del EE: El nombre del empleado
   3. Tarea: El nombre del trabajo funcionó tal como aparece en Nómina Toast.
      1. Si un empleado ha trabajado más de un trabajo en tu restaurante, tendrás varias filas para ese empleado.
   4. Horario Regular: Ingresarás las horas que quieres importar en Nómina Toast aquí. No incluyas horas sincronizadas en Nómina Toast a través de plantillas horarias, ya que de lo contrario habrás registrado dos veces las horas.
      1. El horario Regular deberá dividirse por semana. Por lo tanto, si exportas esta información directamente desde Toast Web (es decir, del Resumen Laboral), puedes exportar dos o tres informes separados, uno para cada semana del período de pago quincenal o quincenal.
   5. Horas extras: Ingresarás las horas extra que quieras importar en Nómina Toast aquí. No incluyas horas extra sincronizadas con Nómina Toast a través de plantillas horarias, ya que de lo contrario habrás registrado horas dos veces.
      1. Las horas extra se deberán dividir por semana. Por lo tanto, si exportas esta información directamente desde Toast Web (es decir, del resumen del trabajo), puedes exportar dos o tres informes separados, uno para cada semana del período de pago quincenal o quincenal.
   6. Semana: Esta celda debe reflejar con qué semana se deben asociar las propinas u horas trabajadas de tu empleado en la nómina.
      1. Semana 1: Si el empleado tenía horas o propinas asociadas con la primera semana del período de pago, ingresa un 1 en esta columna. Si tienes una nómina semanal, todos los valores de esta columna serán 1.
      2. Semana 2: Si tienes una nómina quinquenal o quincenal, algunas de tus propinas e ingresos se cobrarán en la segunda semana del período de pago. Cuando suceda, ingresa un 2 en esta celda. Si tus empleados han trabajado durante todo el período de pago, tendrás más de una línea por persona y semana (ver imagen a continuación).

Esta imagen refleja una importación de horas y propinas para un período de pago quincenal:

Importar tus datos

Una vez que se haya creado una en Nómina Toast y tengas una y lista para cargar, puedes importarla en tu ejecución de nómina. Cuenta Nómina de una lista de artículos que debes completar antes de comenzar tu nómina.

1. Ve a Nómina y selecciona Vista previa para la nómina adecuada.
2. En el de nómina, selecciona Siguiente.
3. En el , selecciona el menú desplegable Acciones avanzadas y elige + Agregar importación personalizada.
   1. Si tu importación personalizada incluye empleados despedidos, no se importarán a menos que ya estén agregados a la nómina. Si este es el caso, selecciona + Agregar > Agregar empleado antes de seleccionar + Agregar importación personalizada. En la ventana emergente, localiza al empleado y selecciona Agregar empleado. Solo los empleados de este grupo de pago aparecerán en esta lista.
      
      
      
      
4. Esto te llevará a la página de importación. Localiza el nombre de la plantilla de importación en el menú desplegable. Luego, selecciona el botón Elegir archivo y carga tu hoja de cálculo CSV completa. A continuación, aparece un ejemplo de una hoja de cálculo rellena.
   1. No agregues signos de dólar delante de los valores monetarios. Agregar signos de dólar causará excepciones (errores de importación) y las ganancias o deducciones no se pueden importar correctamente. Períodos en los que se indican dólares y centavos de dólar (por ejemplo, no se permite USD 35,50, pero sí 35,50).
5. Selecciona el botón de vista previa para ver la hoja de cálculo tal como la ve Toast. De esta manera, podrás ver los errores que hayan surgido durante la configuración de la plantilla o la edición de la hoja de cálculo. Cuando termines, selecciona el botón Importar para ver un resumen de la importación.
6. Antes de avanzar, revisa y anota las excepciones en la pestaña Excepciones. Es posible que debas abordar estos aspectos en el paso Ganancias del empleado.
7. Selecciona Siguiente para continuar con la nómina, donde verás los valores importados en el .
   1. Tu nómina tendrá rubros separados de ingresos y/o deducciones según tu entrada en la columna Semana. Ten en cuenta los ingresos Regulares (Semana 2) a continuación:
      
       

Si tienes más preguntas, consulta Nómina .

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.