Nómina Toast: Gestionar mapeo de empleados

En este artículo:

• Aspectos básicos de mapeo de empleados
• Cómo usar la herramienta de mapeo
  • Volver a enviar entradas de tiempo
  • Mapeo individual de empleados
• Cuándo asignar empleados
  • Resolver empleados no remunerados en la página del equipo
  • Empleado contratado en Toast Web primero
  • Perfiles web de Toast duplicados
  • Perfiles de Nómina Toast duplicados
  • Hojas horarias/propinas no sincronizadas
  • Contratar un empleado
• Preguntas frecuentes sobre mapeo de empleados

Aspectos básicos de mapeo de empleados

La asignación es el proceso de vincular el perfil de Nómina Toast de un empleado con su perfil de Toast Web. Cuando los empleados estén mapeados correctamente, sus datos se sincronizarán, como la información de entrada de tiempo de los dispositivos POS de Toast que aparecen en las planillas horarias de Nómina Toast.

Para evitar la mayoría de los casos de mapeo manual, recuerda contratar empleados en Nómina Toast, no en Toast Web. Cuando se contrate a empleados en Nómina Toast frente a Toast Web, se creará inmediatamente un perfil de Toast Web que se asignará para sincronizar toda la información.

Si buscas ayuda para asignar empleados, usa Nómina .

Cómo usar la herramienta de mapeo

1. Ve a Configuración > Toast > Empleados.
   
   
   
   
2. Usa el menú desplegable Ubicación para cambiar de ubicación cuando sea necesario. 
   
   
   
   
3. A continuación, puedes usar la pestaña Empleados de nómina o Empleados de POS sin mapear.
   1. En la pestaña Empleados de Nómina, puedes hacer coincidir los perfiles de los empleados de Nómina Toast con los perfiles de los empleados de Toast Web. Esta pestaña lista todos los perfiles de empleados de Nómina y cómo/si se asignan a un perfil correspondiente de Toast Web. Los empleados sin asignar se indican con el ícono de alerta roja. Es una práctica recomendada asegurarse de que todos los empleados por hora estén mapeados.
      
      
      
      
   2. La pestaña Empleados del POS sin mapear te permite mapear un perfil de empleado de Toast Web a un perfil de empleado de Nómina. Los perfiles no mapeados aquí pueden estar duplicados o ser el resultado de crear un perfil de Toast Web primero. Los perfiles de Toast Web archivados se almacenan en la parte inferior. Los empleados sin asignar se indican con el ícono de alerta roja.
      
      
      
      
4. Si ves un botón Aceptar sugerencia junto al nombre de un empleado, el sistema ha identificado una coincidencia sugerida en función del nombre parcial, el apellido parcial, la dirección de correo electrónico, el alias y/o el número de empleado. Selecciona Aceptar sugerencia si la coincidencia es correcta.
   
   

Volver a enviar entradas de tiempo

Una vez que el empleado esté mapeado correctamente, no olvides volver a enviar entradas de tiempo desde Toast Web. Las entradas de tiempo no se sincronizarán con Nómina Toast a menos que se vuelvan a enviar.

1. Después de iniciar sesión en Toast Web, ve a Informes > Trabajo > Gestión de tiempo de entrada.
2. Elige el rango de fechas y el empleado deseados con los menús desplegables de la parte superior.
3. Ahora, selecciona cada entrada de tiempo (fuera de los campos editables). Esto abrirá una barra lateral llamada Detalles del turno. Para cada entrada de tiempo, simplemente selecciona Guardar cambios. Estos se sincronizarán con la plantilla horaria del empleado en Nómina. 

Mapeo individual de empleados

Nómina Toast ahora te permite ver la asignación de empleados a nivel individual. En la página principal del perfil de un empleado, notarás una pestaña a la izquierda que lleva la etiqueta Mapeo POS. Si esa pestaña tiene un ícono de alerta rojo a su lado, es posible que el mapeo de este empleado sea incorrecto y necesite atención.

1. Selecciona el ícono de alerta roja para abrir una nueva vista con funciones de asignación. En el siguiente ejemplo, notarás que el perfil de nómina y el trabajo de nómina de Tim Benson están sin asignar. Selecciona el botón Editar para abrir la herramienta de asignación de este empleado.
   
   
   
   
2. Abre el menú desplegable para ver los perfiles de Toast Web. Una vez que tengas el perfil correcto, selecciona la marca de verificación para confirmar este trabajo. También puedes decidir ignorar Mapeo si este usuario de nómina no hace un seguimiento de las entradas de tiempo o las propinas de Toast Web.
   
   
   
   
3. Una vez que se ha seleccionado un perfil de Toast Web para asignar, una barra de estado gris indicará Sincronización pendiente. Cada vez que se asigna un usuario, Toast requiere aproximadamente una hora para sincronizar automáticamente los perfiles y sus datos. Sin embargo, puedes sincronizar estos perfiles de inmediato seleccionando el botón Sincronizar con POS en el menú de la izquierda de esta pantalla.
   
   
   
   
4. Aunque los usuarios de la nómina pueden ver cuándo las tareas principales están sin asignar (las secundarias no son visibles aquí), los administradores de Toast solo pueden hacer las tareas de asignación. En muchos casos, mapear el perfil del empleado también lo hará, pero si un trabajo permanece sin mapear, tenemos una forma rápida de avisarnos para que tomemos una acción. Selecciona el enlace Asistencia por correo electrónico.
   
   
   
   
5. Una ventana emergente ofertas crear un caso con el servicio de atención al cliente de Nómina Toast en relación con este mapeo de trabajos. Puedes agregar cualquier detalle relevante en el cuadro de texto. Selecciona y un representante de Toast te lo notificará una vez completado este paso.  

Cuándo asignar empleados

Busca un escenario que describa la situación y consulta detalles que ayuden a reparar cada caso.
 

Resolver empleados no remunerados en la página del equipo

En la página Equipo de Nómina Toast, puedes encontrar un banner que indique que los empleados no están preparados para recibir su pago a través de Nómina:
 

Seleccionar Más información te llevará a este artículo, ¿qué deberías hacer? Esto depende del empleado:

• Si el empleado necesita recibir pagos, pero ya debería tener un perfil de nómina, selecciona los tres puntos junto al empleado y elige Asignar perfil de nómina. Esto te llevará a la página de mapeo para mapearlos o reasignarlos si el perfil está mal asignado).
• Si el empleado nunca necesitará cobrar, selecciona los tres puntos junto al empleado y elige Ignorar en nómina en el menú desplegable.
• Si el empleado necesita recibir un pago, pero no tiene un perfil de empleado, selecciona los tres puntos junto al empleado y elige Agregar empleado a Nómina. Se te enviará al nuevo flujo de trabajo de incorporación del empleador con parte de la información del empleado ya rellena.

Además, considera estos puntos:

• Si usas filtros en la , al filtrar por ubicación solo se mostrarán los empleados no remunerados que se encuentran en esa ubicación específica del POS. Si los filtros Cancelado o Puestos están activados, no aparecerá ningún empleado no remunerado. Esto se debe a que los empleados no remunerados están activos (en Toast Web, no en Nómina) y no tienen un puesto, ya que la información del puesto solo se encuentra en Nómina Toast.
• Si archivas un perfil duplicado en Toast Web para ayudar a resolver el error de empleado no remunerado, es posible que experimentes una demora al ver la actualización del perfil en la página de tu equipo en Nómina Toast.
• Los roles de seguridad son honorables. Los usuarios solo verán empleados no remunerados en cada ubicación a los que los roles de seguridad de RR. HH.+ y Gerente tienen acceso en Nómina Toast. Los permisos de Toast Web no se consideran aquí.
• Tus costos e informes de PEPM no se ven afectados por empleados no remunerados.

​​​​​​

Primero contrató a un empleado en Toast Web

• Detalles: Un empleado es contratado en Toast Web primero y en Nómina segundo. El perfil de Toast Web con el que el empleado registra la entrada y salida está sin asignar al perfil de Nómina. En su lugar, se mapea el perfil de Toast Web autogenerado (creado durante la contratación de Nómina) y el resultado final es que las entradas de tiempo del empleado no se sincronizan con Nómina.
• Solución: Para comenzar, el perfil de Toast Web generado automáticamente, ya que no tiene datos de entradas de tiempo ni propinas. El número de empleado de este perfil que queremos archivar será idéntico al número de empleado del perfil de Nómina y lo más probable es que no tenga un código de acceso al POS. Luego, continúa con la y reasigna al empleado al perfil original de Toast Web que contiene datos de entradas de tiempo y/o propinas. Busca un perfil que tenga una fecha de última entrada reciente.

Perfiles web duplicados de Toast

• Detalles: Cuando los empleados tienen más de un perfil de Toast Web, solo uno suele contener entradas de tiempo. Es posible que los empleados con varios perfiles de Toast Web necesiten mapeo.
• Solución: Usa los al POS, los informes laborales o la última fecha de entrada registrada para identificar qué perfil se debe asignar al perfil de Nómina. los perfiles adicionales de Toast Web y, luego, usa la herramienta de asignación para verificar que los perfiles estén vinculados.

Perfiles de Nómina Toast duplicados

• Detalles: Cuando los empleados tienen más de un perfil en Nómina Toast, sus plantillas horarias y propinas (entre otras cosas) pueden estar repartidas entre los dos perfiles. También pueden tener perfiles duplicados de Toast Web.
• Solución: Es posible que la asignación por sí sola no solucione este problema. Si la información laboral y salarial de un solo empleado está contenida en dos perfiles de Nómina Toast, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para fusionarlos y asegurarte de que la asignación sea correcta en el futuro. El servicio de atención al cliente puede ayudarte a determinar si es posible que se apliquen enmiendas salariales o cargos.

Hojas horarias/propinas no sincronizadas

• Detalles: Durante la revisión de la plantilla horaria o mientras se ejecuta la nómina, el empleado aparecerá sin horario o sin propina del de Toast. Los informes de Toast Web confirman que tienen asientos de tiempo o propinas que deben aparecer en la nómina.
• Solución: El perfil de nómina del empleado puede estar mapeado al perfil incorrecto de Toast Web o puede estar completamente sin mapear. Sigue los para sincronizar los perfiles correctos del empleado. Si es necesario, no olvides para sincronizarlas rápidamente (si no usas la aprobación automática de plantillas horarias, antes de hacerlo).
  • Si estabas ejecutando la nómina cuando te diste cuenta, deberás antes de asignar los perfiles. De esta manera, se podrá sincronizar la información de la plantilla horaria y las propinas de Toast Web con Nómina Toast, de modo que aparezca en la nómina.

contratar un empleado

• Detalles: Cuando , Toast desarchivará automáticamente el antiguo perfil de Toast Web y reasignará los dos perfiles. No se requiere mapeo manual.
• Solución: Sigue el proceso de recontratación en el enlace de arriba.

Mapeo de empleados

¿Cuál es la diferencia entre las pestañas Empleados de nómina y Empleados del POS sin mapear?

La pestaña Empleados de nómina lista todos los perfiles de nómina y el perfil de Toast Web al que están mapeados. La pestaña Empleados del POS sin mapear lista todos los perfiles de Toast Web y el perfil de Nómina al que están mapeados. Dividir los perfiles por producto te permite ver si un empleado existe en Toast Web o Nómina, pero no existe en el otro sistema.

¿Qué hace que un empleado esté en Nómina Toast, pero no en Toast Web?

La causa más común ocurre cuando un empleado se archivó en Toast Web, pero su perfil en Nómina permanece activo. Utilizar la sección Desarchivar un empleado de para obtener instrucciones sobre cómo desarchivar un perfil de Toast Web.
 

¿Qué hace que un empleado esté en Toast Web, pero no en Nómina Toast?

Esto suele ocurrir cuando un empleado se agrega a Toast Web, pero nunca es nuevo en Nómina. Recuerda que todos los empleados deben contratarse por primera vez en Nómina, que crea automática e inmediatamente su perfil correspondiente en Toast Web. Esto incluye agregar un empleado a una segunda ubicación; esta acción todavía no se ha implementado en Nómina y puedes encontrar más información .
 

¿Debo asignar a un empleado de Nómina Toast que no registre su entrada/salida en el POS?

El empleado seguirá apareciendo sin asignar en la asignación de empleados. En lugar de asignarlos a un perfil de Toast Web, elige Ignorar empleado en los pasos 3 y 4 .
 

¿Puedo ver empleados en todas las ubicaciones al mismo tiempo?

Con el fin de proporcionar claridad sobre a qué ubicación está vinculado un perfil específico y porque el mismo empleado puede estar vinculado a varias ubicaciones, los perfiles son solo por ubicación y un usuario no puede ver todos los empleados a la vez.
 

¿Cuáles son las sugerencias de mapeo automático?

Emparejamientos sugeridos en función de nombre parcial, apellido parcial, dirección de correo electrónico o número de empleado. 
 

¿Por qué algunos empleados muestran (archivan) junto a su nombre en la columna Empleados del POS?

Aquí es cuando se elimina o archiva un perfil de empleado de Toast Web. Para desarchivar un perfil de Toast Web, consulta .
 

¿Los registros existentes de un empleado fluirán automáticamente del POS a la Nómina después de que se mapeen correctamente?

No. Para enviar entradas de tiempo existentes de Toast Web a Nómina, deberás ir a Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo en Toast Web y .

Selecciona para ver más preguntas frecuentes sobre mapeo de empleados.