Última actualización: 8 abr 2026, 10:03 a.m.
| Este artículo solo debe ser utilizado por empresas con la suscripción a Nómina Toast Pro que no administren beneficios a través de SimplyInsured. Si usas SimplyInsured para gestionar tu cobertura de beneficios, envíale un correo electrónico a toastsupport@simplyinsured.com para hablar sobre ACA, el formulario 1095-C y/o los grandes empleadores aplicables (ALE). |
La ACA (abreviatura de la Ley de Cuidado de Salud Asequible) es una ley federal de reforma del sistema de salud que fue aprobada en 2010. La ACA tiene como objetivo proporcionar un seguro de salud asequible, expandir el programa Medicare y apoyar los métodos de Envío médico.
Los empleadores deben tener especialmente en cuenta dos de las disposiciones de la ley ACA:
Mira este breve video y repasa las preguntas frecuentes a continuación para obtener más información sobre la presentación de ACA.
Las funciones continuas del módulo ACA rastrean y determinan a los empleados que han trabajado suficientes horas en promedio para ser considerados por ley elegibles para la cobertura médica y permite a los empleadores ofrecer cobertura a estos empleados.
El seguimiento y la oferta de beneficios a los empleados elegibles mantienen el cumplimiento de la ley ACA. Al hacerlo en Nómina Toast, se mantienen los insumos necesarios para determinar la codificación de los formularios 1095-C y 1094-C, lo que minimiza la cantidad de trabajo manual que debes realizar cuando llega el momento de presentar la declaración.
Nómina Toast tiene los datos de nómina necesarios para determinar a quién ofrecer cobertura y puede igualarlos con nuestra función de beneficios para que puedas ofrecer cobertura a los empleados aplicables. A través del módulo, puedes:
Una vez que hayas determinado a quién ofrecer cobertura, podrás ofrecerla a través de la función de beneficios.
Configuración de funciones de beneficios
El módulo de beneficios debe configurarse con cualquier nivel de beneficios que tenga tu empresa. Un nivel de beneficios incluye todos los detalles de tu oferta de beneficios a un empleado. Por ejemplo, una empresa que tiene un conjunto diferente de beneficios o precios para gerentes o ejecutivos puede tener un nivel de gerente separado de su oferta estándar. Estos niveles deben incluir cualquier beneficio de salud aplicable para los empleados elegibles.
Oferta de cobertura para empleados
Los beneficios se pueden ofrecer a los empleados a través del módulo ACA a medida que cumplan con los requisitos. Si el informe calcula a alguien elegible para los beneficios, puedes actualizar el nivel de beneficios del empleado en Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Informes ACA. En la sección Seguimiento de medición retrospectiva y determinación de elegibilidad de cobertura, selecciona el nivel FEIN y ACA y, luego, elige la versión del informe de alertas continuas. Selecciona Ver para ver los resultados en pantalla. Selecciona el botón Cobertura de la oferta a la izquierda del empleado y cambia el menú desplegable al nivel de beneficios aplicable. Cambia los niveles de todos los empleados enumerados seleccionando Cobertura de oferta en todas las EE en la parte inferior. Informa a los empleados que ahora son elegibles para la cobertura.
Inscripción de empleados
Los empleados elegibles pueden iniciar sesión en Nómina Toast para inscribirse en los beneficios. Si su inscripción se realiza durante la Inscripción Abierta Regular de tu empresa, el empleado puede seguir el proceso de inscripción del resto de la empresa. Para quienes se inscriben en el año del plan MID, se necesita un evento que califique. Obtén más información sobre cómo ofrecer beneficios a los empleados aquí.
Al completar la inscripción, se capturan las elecciones de empleados y se crean automáticamente las deducciones. La inscripción se registra en la Biblioteca de documentos del empleado con la firma del usuario que la completó. Se recomienda que el empleado complete su inscripción a través de su propio inicio de sesión para que tengas un registro del reconocimiento del empleado de su oferta de cobertura.
Esta oferta y la inscripción, u optar por no participar, en la cobertura se registra en el módulo ACA y el código 1095-C se calcula al final del mes.
Si te interesa configurar el módulo, chatea con nosotros a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast y te ayudaremos a recopilar la información solicitada.
Se necesitan datos de horas y períodos de medición para los informes continuos. En este informe, se mostrará quién es un empleado de tiempo completo, es decir, un empleado que trabajó en promedio 30 horas a la semana/130 horas al año.
Cada empleado tiene dos conjuntos de estos períodos:
Según tu interpretación o aplicación del ACÁ, la duración de cada período puede diferir entre las mediciones iniciales y las continuas. Por ejemplo, un período de medición inicial puede ser de 12 meses, pero el período de medición en curso puede ser de solo 11 meses. También es posible que tengas diferentes reglas de medición para diferentes conjuntos de empleados. Tu equipo de RR. HH. o corredor de beneficios pueden ayudarte a determinar tus períodos de referencia.
Cuando tengas estas entradas en el sistema, puedes usar los informes ACA de Nómina Toast para determinar si eres ALE y qué empleados califican para los beneficios. Consulta Nómina Toast: Utiliza los informes de ACA para obtener instrucciones sobre cómo ejecutar estos informes.
El estatus de empleador como Gran Empleador Aplicable (ALE) está determinado por el tamaño y la estructura de la fuerza laboral del empleador.
Para ser ALE de un año calendario en particular, el empleador debe haber tenido una media de al menos 50 empleados a tiempo completo (incluidos los empleados equivalentes a tiempo completo) durante el año calendario anterior.
Visita Nómina Toast: Determina el estado aplicable de gran empleador (ALE) para obtener más información sobre los grandes empleadores aplicables.
Quienes estén suscritos al nivel de servicio Essential pueden hacer lo siguiente:
Los datos de cobertura médica y los detalles que rodean a los planes de beneficios de salud son detalles importantes a considerar al determinar qué códigos deben aparecer en los formularios ACA.
Al igual que los formularios W-2, el equipo de Nómina Toast puede proporcionarte copias electrónicas de los formularios ACA y enviarlos al IRS en tu nombre. También es posible que haya copias en papel del formulario 1095-C disponibles para aquellos empleados que no acepten recibir sus formularios electrónicamente.
Según el IRS, el formulario 1094-C se usa para informar al IRS información resumida de cada empleador y para transmitir los formularios 1095-C al IRS.
Según el IRS, el Formulario 1095-C se presenta y proporciona a cualquier empleado de un miembro de la Asociación de Grandes Empleadores (ALE) que sea empleado de tiempo completo durante uno o más meses del calendario. El formulario es una declaración anual que describe la oferta de seguro que se pone a disposición del empleado y las circunstancias que rodearon si el empleado eligió aceptar la oferta de cobertura. Los miembros de ALE deben informar esta información correspondiente a los doce meses del año calendario para cada empleado.
El IRS dice que los empleadores deben proporcionar una copia del formulario 1095-C a los empleados aplicables antes del 2 de marzo de 2026. Consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con la presentación de ACA para una línea de tiempo de fechas importantes.
Una ALE debe proporcionar un formulario 1095-C completado a cada empleado que haya sido empleado de tiempo completo de la ALE durante cualquier mes del año calendario.
Siempre que utilices nuestro módulo ACA, el formulario 1095-C funciona igual que otros documentos de fin de año desde el punto de vista de Nómina Toast. Todos los empleados recibirán una copia electrónica en Impuestos y documentos > Documentos de fin del año. Obtén más información sobre los formularios 1095-C y 1094-C aquí: Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre la ACA y el formulario 1095-C.
Si los empleados eligieron documentos en papel de fin de año, se envían copias en papel a una dirección, por FEIN, para que el empleador las distribuya.
Puedes revisar los datos de la declaración del formulario 1095-C y el formulario 1094-C en Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Informes ACA.
En 2025, la Ley de Reducción de la Carga del Papeleo (PBRA) modificó la ACA. Visita Nómina Toast: Ley de Reducción de Carga de Trámites para ver si eres elegible y cómo podrías evitar distribuir estos formularios.
El IRS puede imponer sanciones a los empleadores por no presentar una declaración de información antes de la fecha de presentación requerida y por no incluir información requerida o correcta en sus declaraciones. Para obtener más información sobre estas multas y cómo se evalúan, consulta el sitio web del IRS.
Sí. Los formularios electrónicos estarán disponibles en el perfil de un empleado en Impuestos y documentos > Formularios de fin de año si el empleado opta por recibir sus formularios electrónicamente. Puedes acceder a datos adicionales de los empleados si vas al perfil de un empleado > Beneficios > Datos de presentación de ACA.
El formulario 1095-C generalmente contiene parte (o toda) la siguiente información:
Tu proveedor de recursos humanos debería poder contarte más sobre el seguro de tu empresa. Para obtener más información, consulta las instrucciones oficiales en el sitio web del IRS.
Si un empleado nota un error o discrepancia en su formulario 1095-C, Nómina Toast está disponible para discutir los detalles de los datos informados y generados en el formulario. Para ello, comunícate con benefitsops@toasttab.com.
¿Dónde puedo ver la información de presentación de ACA de un empleado?
Se encuentra en el perfil > Beneficios > Datos de presentación de ACA. En esta página, puedes obtener una vista previa de los datos 1095-C de un empleado. Los recuadros 14, 15 y 16 se mostrarán para cada mes.
Según el IRS, el formulario 1095-B se utiliza para informar cierta información al IRS y a los contribuyentes sobre personas que están cubiertas por la cobertura mínima esencial y, por lo tanto, no son responsables del pago individual de responsabilidad compartida. Nómina Toast no admite ni genera el formulario 1095-B en este momento.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.