Aperçu de la révision du quart

Dans cet article :

• À propos de la révision du quart
• Terminer une révision du quart
  • Fermer les additions
  • Déclarer les pourboires en espèces (facultatif)
  • Réconcilier les espèces et les pourboires
  • Fermer les tiroirs-caisse (facultatif)
  • Pointer votre départ
• Rouvrir un quart
  • Rouvrir un tiroir-caisse
• Compléter une révision du quart pour un jour précédent
• Révision du quart pour les livreurs
• Gestionnaire : Réviser les quarts des employés
• Foire aux questions
• Limitations connues
• Articles connexes

À propos de la révision du quart

La révision du quart — également appelée clôture de fin de journée, clôture de quart ou encaissement — est une tâche facultative de fin de journée que les employés complètent avant de pointer en dehors. Elle donne aux employés un résumé de leurs transactions de vente, des pourboires gagnés et de toute somme d'argent à remettre ou à collecter.

La révision du quart est prise en charge dans les modes de service à table, de commande rapide, de terminal de paiement et de livraison. Vous pouvez configurer la révision des quarts comme requise ou optionnelle dans Toast Web. Lorsque cela est requis, les employés horaires doivent fermer tous les chèques ouverts et déclarer les pourboires en espèces avant de pointer en dehors. Lorsque cela est optionnel, les employés peuvent pointer directement en dehors.

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Autorisations d'employé requises

Au moins l'une des autorisations suivantes doit être activée pour qu'un employé puisse accéder à la révision des quarts :

• 1.1 Mode de service à table
• 1.2 Mode de commande rapide
• 1.4 Mode de terminal de paiement

Les livreurs nécessitent l'autorisation 2.1 Mode de livraison. Les gestionnaires nécessitent l'autorisation 3.12 Révision des quarts pour accéder à la fonction Réviser les quarts des employés.

Les révisions des quarts ne peuvent être complétées que pour les employés qui sont pointés en service. Pour des instructions, voir Pointer en service et hors service pour les quarts et les pauses.

Pour configurer si la révision des quarts est requise ou optionnelle — ou pour personnaliser le rapport de révision des quarts imprimé — voir Personnaliser les paramètres de révision des quarts.

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Compléter une révision de quart

Pour accéder à la révision des quarts, allez au menu principal de l'application Toast et sélectionnez Mon compte > Révision des quarts. Les gestionnaires peuvent consulter et compléter les quarts des employés sous Activités du gestionnaire > Réviser les quarts des employés.

Le rapport de révision des quarts apparaît sur le côté gauche de l'écran. Les étapes à compléter apparaissent à droite. Une coche verte apparaît à côté de chaque étape complétée.

Remarque : Les étapes ci-dessous apparaissent dans l'ordre chronologique. Déclarer les pourboires en espèces et fermer les tiroirs-caisse sont des étapes optionnelles qui apparaissent uniquement lorsqu'elles sont activées dans Toast Web. Les révisions de quarts ne peuvent être consultées que pour la semaine d'affaires en cours.

Fermer les additions

Dans cette étape, les employés ferment, ajustent ou consultent toutes les additions ouvertes de leur quart. L'étape montre le nombre d'additions ouvertes, payées et fermées.

Si toutes les additions sont déjà fermées, cette étape est automatiquement sautée et marquée d'une coche verte. S'il y a des additions ouvertes ou impayées, l'employé doit les fermer ou les transférer avant de continuer.

1. Dans le menu principal de l'application Toast, sélectionnez Mon compte > Révision de quart.
2. Vérifiez si l'étape Fermer les additions a une coche verte. Si c'est le cas, passez à l'étape suivante.
3. Sinon, sélectionnez Fermer les additions pour ouvrir le terminal de paiement et fermer toutes les additions ouvertes ou impayées.
4. Si une addition ne peut pas être fermée, soit annulez-la (avec l'approbation du gestionnaire) soit transférez-la : sélectionnez le menu de débordement (⋮) > Changer de serveur.
5. Après que toutes les additions soient fermées, une coche verte apparaît sur l'étape. Sélectionnez Fermer le quart (ou Suivant) pour continuer.

Remarque : Tous les chèques ouverts ou payés restant à l'heure de clôture (par défaut : 4 h 00) sont automatiquement fermés avec des pourboires de zéro.

Déclarer les pourboires en espèces (facultatif)

À cette étape, les employés ayant reçu des pourboires saisissent les pourboires en espèces qu'ils ont collectés pendant leur quart de travail. Cette étape n'apparaît que si elle a été activée dans Toast Web sous Employés > Révision de quart > Configuration de la révision de quart > Déclarer les pourboires en espèces.

Selon la configuration de votre restaurant, les employés peuvent être tenus de déclarer un pourcentage minimum des ventes en espèces comme pourboires, ou être autorisés à déclarer des pourboires en espèces négatifs (utile pour donner des pourboires aux serveurs et aux plongeurs — nécessite l'approbation du responsable et le paramètre des pourboires déclarés négatifs réglé sur Autoriser).

1. Sélectionnez Déclarer les pourboires en espèces pour ouvrir le pavé numérique.
2. Le pavé affiche les paiements en espèces totaux, les paiements totaux et tout pourcentage de pourboire requis.
3. Entrez le montant du pourboire. Si un montant minimum est fixé, vous devez atteindre ce montant pour continuer.
4. Sélectionnez Déclarer pour enregistrer, ou Aucun pourboire pour déclarer 0 $.

Pour mettre à jour un montant précédemment déclaré, sélectionnez Mettre à jour les pourboires en espèces. Pour effectuer d'autres paiements avant de fermer, sélectionnez Rouvrir le quart.

Après avoir déclaré, sélectionnez Fermer le quart pour indiquer que vous ne prenez plus de paiements et passer à l'étape suivante.

Pour ajuster un pourboire en espèces déclaré après la fermeture d'un quart, consultez Vue d'ensemble des pourboires en espèces déclarés.

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Rapprocher les espèces et les pourboires

Remarque : À cette étape, Toast calcule ce que vous devez au restaurant ou ce que le restaurant vous doit, en fonction de vos ventes en espèces et des pourboires non en espèces (par carte de crédit). Si vous avez collecté des paiements en espèces pendant votre quart, vous remettez cet argent ici. Si vous avez gagné des pourboires par carte de crédit, vous collectez cet argent ici. Le montant affiché reflète votre position nette pour le quart — ce n'est pas une pénalité ni une erreur.

Selon la configuration de votre restaurant, les employés peuvent voir l'une des options suivantes :

• Passer cette étape: Le restaurant n'exige pas que les employés remettent de l'argent ou collectent des pourboires à la fin du quart. Cette étape est cachée.
• Payer ou Collecter: Les employés remettent soit l'argent dû au restaurant, soit collectent les pourboires qui leur sont dus. Utilisez ceci lorsque l'argent et les pourboires sont suivis au même endroit.
• Payer et Collecter: Les employés remettent l'argent dû puis collectent les pourboires dus en deux actions distinctes. Utilisez ceci lorsque l'argent et les pourboires sont suivis à des endroits séparés — par exemple, l'argent va dans un tiroir tandis que les pourboires proviennent de la caisse personnelle d'un serveur ou d'un coffre-fort.

1. SélectionnezPayer $,Collecter $, ouPayer et collecter $en fonction du montant affiché.
   • Remarque : Si le paiement par le biais de la paie est activé dans Toast Web, seul le bouton Payer $ apparaît. Les pourboires non monétaires seront payés par le biais de la paie à la place.
2. Si vous y êtes invité, sélectionnez un tiroir-caisse pour déposer ou collecter des fonds, ou sélectionnez Ne pas utiliser le tiroir-caisse pour déposer directement à la maison (comme un coffre-fort de bureau).
3. Pour collecter des pourboires par carte de crédit sans code d'accès de manager, les employés doivent avoir la permission 1.13 Pas de vente.
4. Une fois la transaction terminée, une étiquette verte Payé apparaît à côté des montants dans le rapport de révision du quart. Sélectionnez Suivant pour continuer.

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Fermer les tiroirs de caisse (optionnel)

Dans cette étape optionnelle, les employés liés à un tiroir de caisse doivent le fermer. Cette étape n'apparaît que si elle est activée dans Toast Web et uniquement pour les employés actuellement liés à un tiroir.

1. Sélectionnez Fermer les tiroirs de caisse pour ouvrir l'écran des tiroirs de caisse, où vous pouvez voir un résumé de vos tiroirs ouverts et fermés.
2. Sélectionnez Fermer le tiroir sous la section Fin de quart pour ouvrir la boîte de dialogue Clôturer le solde.
3. Comptez tout l'argent dans le tiroir et entrez le total dans le champ Montant réel en espèces.
   • Sélectionnez Compter les billets pour utiliser la calculatrice intégrée.
   • Remarque : Si vous avez la permission 3.17 Tiroirs de caisse (Aveugle), le montant Espèces attendues est masqué.
4. Le système calcule la différence et affiche Espèces en trop, Espèces en moins ou Aucune différence.
   • Si la différence dépasse le seuil configuré dans Toast Web, un responsable doit approuver la clôture.
5. Entrez un commentaire optionnel (jusqu'à 45 caractères) pour expliquer tout excédent ou manque.
6. Sélectionnez Fermer le tiroir pour compléter le processus.

Une fois terminé, l'étape de fermeture des tiroirs de caisse affiche une coche verte. Sélectionnez Suivant pour continuer.

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Pointer votre départ

Dans cette étape finale, l'employé pointe son départ. Il peut choisir de :

• Imprimer le rapport de révision de quart
• Déconnectez-vous et commencez un nouveau quart de travail
• Pointer votre départ
  
  

Pour imprimer la révision d'un quart de travail d'un jour précédent, consultez Imprimer une révision de quart.

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Rouvrir un quart de travail

Vous pouvez rouvrir des quarts de travail précédemment fermés au cours de la semaine d'affaires actuelle, recalculer les données et refermer le quart. Vous devrez peut-être rouvrir un quart de travail si :

• Vous devez prolonger un quart de travail après vous être déconnecté
• Vous avez accidentellement sauté l'étape de réconciliation des espèces et des pourboires
• Les pourboires ont été payés à partir du mauvais tiroir
• Les ventes en espèces ont été collectées en utilisant le mauvais tiroir
• Les pourboires ont été ajustés sur un chèque après que le quart a été fermé
• Un client a ajouté un pourboire après que l'employé s'est déconnecté et a fermé son quart
• Un chèque a été fermé au mauvais employé (le quart de chaque employé concerné doit être rouvert séparément)

1. À partir de l'écran de révision du quart sur votre POS, sélectionnez Modifier.
   
   

   
   
   

2. Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, sélectionnez Oui, apporter des modifications pour confirmer.

   Les entrées d'espèces collectées et de pourboires payés peuvent être réaffectées à un tiroir-caisse différent ou à la maison.

   Pour inclure les modifications apportées aux chèques — telles que les montants de pourboire ajoutés — le quart doit être entièrement rouvert pendant que l'employé est encore connecté. Si l'employé a déjà pointé, retirez temporairement son heure de sortie et réinscrivez-la après avoir effectué les modifications.

3. Si l'employé est encore pointé, sélectionnez Rouvrir le quart au-dessus de la section Réconcilier les espèces et les pourboires.

    

   
   
   

4. Dans la fenêtre de confirmation, sélectionnez Rouvrir le quart pour confirmer.
5. Apportez les modifications nécessaires, puis complétez les étapes de révision du quart pour fermer à nouveau le quart.

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Rouvrir un tiroir-caisse

Si un tiroir-caisse a été accidentellement fermé au début d'un quart, allez à Gestionnaire > Tiroir-caisse > Fermé > Rouvrir sur votre POS.

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Compléter une révision de quart pour un jour précédent

Le flux de réouverture ci-dessus ne fonctionne que pour les quarts de la semaine d'affaires en cours. Les révisions de quart sur le POS ne peuvent pas être accessibles pour les quarts en dehors de la semaine d'affaires en cours.

Si un quart provient d'une semaine d'affaires précédente et ne peut plus être rouvert depuis le POS :

• Voir Fermer un quart ouvert d'hier pour les étapes à suivre pour le corriger depuis Toast Web.
• Voir Rouvrir le quart d'un employé des jours précédents pour le processus complet de réouverture d'un quart fermé.

Remarque : Le service à la clientèle peut ajuster temporairement le début de votre semaine d'affaires pour permettre l'accès aux révisions de quart des sept derniers jours. Contactez le service à la clientèle si vous avez besoin d'accéder à des quarts au-delà de la semaine en cours.

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Révision de quart pour les livreurs

Les livreurs ayant la permission du Mode de Livraison 2.1 doivent compléter une révision de quart. Les conducteurs suivent le même flux de travail que les autres employés.

Compléter une révision de quart pour les conducteurs calcule les frais de livraison, les remboursements, les pourboires et d'autres informations sur le quart. Ces informations apparaissent dans le rapport de révision de quart du conducteur.

Pour configurer les paramètres de gestion de l'argent des conducteurs, allez à À emporter et livraison > Disponibilité > À emporter/livraison dans Toast Web et faites défiler jusqu'à la section Gestion de l'argent des conducteurs.

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Gestionnaire : Réviser les quarts des employés

Le droit d'accès à la révision des quarts 3.12 est requis pour accéder à la fonction Réviser les quarts des employés sur le POS. Les quarts créés dans Toast Web au lieu du POS n'apparaîtront pas dans cette fonction.

Avec la révision des quarts des employés, les gestionnaires peuvent vérifier les statuts des quarts, surveiller les progrès en temps réel et ajuster les heures d'entrée/sortie. Allez au menu principal de l'application Toast sur votre POS et sélectionnez Activités du gestionnaire > Réviser les quarts des employés.

Cet écran montre tous les quarts ouverts et fermés. Le nombre de quarts dans chaque catégorie apparaît à gauche du nom de la catégorie :

• Quarts actifs : Employés prenant actuellement des commandes ou en train de compléter leur révision de quart.
• Quarts fermés : Employés ayant complété leur révision de quart et ayant pointé en sortie.

Les icônes de statut des quarts se mettent à jour en fonction des actions des employés :

• Quart de travail actif : L'employé est pointé en entrée et a ajouté au moins une commande.
• Espèces collectées : Les ventes en espèces ont été collectées auprès de l'employé.
• Versé(e)s : Les pourboires non monétaires ont été versés et l’employé a pointé son départ.
• Quart fermé: Tous les quarts sont fermés, les pourboires en espèces sont déclarés (le cas échéant), et l’employé a fermé le quart.
• Pointé au départ: L’employé a pointé son départ.

Si un employé est parti sans terminer son examen de quart, sélectionnez sa ligne pour le compléter pour lui. Utilisez les outils suivants pour gérer votre équipe :

• Rechercher: Trouvez rapidement des employés spécifiques en utilisant la barre de recherche.
• Filtrer: Organisez la liste pour vous concentrer sur des types de quarts spécifiques.
• Afficher les fiches de présence: Allez directement à l’écran de gestion des fiches de présence.
• Changer d’utilisateur: Connectez-vous en tant qu’utilisateur différent.

Pour ajuster les heures d’entrée/sortie, consultez Modifier les entrées de l’horloge de l’employé.

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Foire aux questions

Les employés salariés doivent-ils déclarer les pourboires en espèces ?

La fonction de déclaration des pourboires en espèces est conçue pour les employés qui reçoivent des pourboires en espèces pendant leurs quarts et doivent les déclarer lors du processus d’examen de quart pour des raisons de conformité en matière de paie et d’impôts.

Les employés salariés, en raison de leur structure de rémunération, ne tomberaient généralement pas dans cette catégorie.

Les employés peuvent-ils déclarer des pourboires en espèces et les emporter le même jour au lieu de passer par la paie ?

Cela dépend de la façon dont vos paramètres de paiement des pourboires sont configurés dans Toast Web. Sous Employés > Révision de quart > Configuration de la révision de quart > Paiement, vous pouvez choisir si les pourboires non monétaires sont payés à partir du tiroir-caisse à la fin du quart ou par le biais de la paie. Pour des étapes de configuration détaillées, voir Personnaliser les paramètres de révision de quart.

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Limitations connues

• Les révisions de quart sont limitées à la semaine d'affaires actuelle. Les révisions de quart sur le POS ne peuvent être consultées que pour les jours précédents au sein de votre semaine d'affaires actuelle. Pour les quarts des semaines précédentes, voir Clore un quart ouvert d'hier ou contacter le service à la clientèle pour ajuster temporairement le début de semaine de votre entreprise.
• Erreur "Échec du chargement de la révision de quart". Si un employé voit cette erreur, sélectionnez l'icône de resynchronisation sur le POS pour recharger les données. Pour d'autres dépannages, voir Obtenir de l'aide avec le tiroir-caisse et la révision de quart.
• Les quarts créés dans Toast Web n'apparaissent pas dans la fonction Réviser les quarts des employés sur le POS. Seuls les quarts créés sur le POS apparaissent dans la fonction Réviser les quarts des employés du gestionnaire.

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Articles connexes

• Personnaliser les paramètres de révision de quart
• Aperçu des pourboires en espèces déclarés
• Clore un quart ouvert d'hier
• Rouvrir le quart d'un employé des jours précédents
• Imprimer une révision de quart
• Liste de vérification des examens de quart pour les employés et les gestionnaires
• Modifier les entrées de l'horloge des employés
• Modifier les entrées de temps des quarts lorsqu'ils dépassent
• Obtenir de l'aide avec le tiroir-caisse et l'examen des quarts
• Pointer à l'entrée et à la sortie pour les quarts et les pauses
• Accéder au guide de référence des autorisations

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