Aperçu de la révision du quart

À propos de la révision du quart
Compléter une révision de quart
Rouvrir un quart
- Rouvrir un tiroir-caisse
Compléter une révision de quart pour une journée précédente
Examen du quart des chauffeurs Livraison
Gestionnaire : Réviser les quarts des employés
Foire aux questions
Limites connues
Articles connexes

À propos de la révision du quart

La révision de quart, également appelée fermeture de fin de journée, fermeture de quart ou paiement, est une tâche facultative de fin de journée que les employés effectuent avant de pointer leur départ. Il fournit aux employés un sommaire de leurs transactions de vente, des pourboires gagnés et de toute somme d’argent à remettre ou à percevoir.

La révision de quart est prise en charge dans les modes Service à table, Commande rapide, Terminal de paiement et Livraison. Vous pouvez configurer la révision du quart si nécessaire ou en option dans Toast Web. Au besoin, les employés horaires doivent fermer toutes les additions ouvertes et déclarer les pourboires en espèces avant de pointer leur départ. Lorsque cela est facultatif, les employés peuvent pointer directement à leur départ.

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Autorisations requises des employés

Au moins une des autorisations suivantes doit être activée pour qu’un employé puisse accéder à la révision de quart :

1.1 Mode service à table
1.2 Mode de commande rapide
1.4 Mode Terminal de paiement

Les chauffeurs Livraison nécessitent l'autorisation 2.1 Mode Livraison. Les gestionnaires ont besoin de l’autorisation 3.12 Révision du quart pour accéder à la fonction Révision des quarts des employés.

Les révisions de quart ne peuvent être effectuées que pour les employés pointés à l’arrivée. Pour obtenir des instructions, consultez Pointer à l’arrivée et au départ pour les quarts et les pauses.

Pour définir si une révision de quart est nécessaire ou facultative, ou pour personnaliser le rapport imprimé, consultez Personnaliser les paramètres de révision.

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Compléter une révision de quart

Pour accéder à la révision du quart, allez dans le menu principal de l’application Toast et sélectionnez Mon compte > Révision du quart. Les gestionnaires peuvent consulter et compléter les quarts des employés sous Activités du gestionnaire > Réviser les quarts des employés.

Le rapport de révision du quart apparaît sur le côté gauche de l’écran. Les étapes à compléter apparaissent à droite. Une coche verte apparaît à côté de chaque étape terminée.

Remarque : Les étapes ci-dessous apparaissent dans l’ordre chronologique. Déclarer les pourboires en espèces et Fermer les tiroirs-caisses sont des étapes facultatives qui apparaissent uniquement lorsqu’elles sont activées dans Toast Web. Les révisions de quart ne sont accessibles que pour la semaine ouvrable en cours.

Fermer les additions

Dans cette étape, les employés ferment, ajustent ou consultent toutes les additions ouvertes de leur quart. L’étape affiche le nombre d’additions ouvertes, payées et fermées.

Si toutes les additions sont déjà fermées, cette étape est automatiquement ignorée et marquée d’une coche verte. S’il y a des additions ouvertes ou impayées, l’employé doit les fermer ou les transférer avant de continuer.

Dans le menu principal de l’application Toast, sélectionnez Mon compte > Révision du quart de travail.
Vérifiez si l’étape Fermer les additions comporte une coche verte. Si oui, passez à l’étape suivante.
Sinon, sélectionnez Fermer les additions pour ouvrir le Terminal de paiement et fermer toutes les additions ouvertes ou impayées.
Si une addition ne peut pas être fermée, annulez-la (avec l’accord du gestionnaire) ou transférez-la : sélectionnez le menu débordement (⋮) > Changer de serveur.
Une fois toutes les additions fermées, une coche verte apparaît sur l’étape. Sélectionnez Fermer le quart (ou Suivant) pour continuer.

Remarque : Toute addition ouverte ou payée restant à l’heure de clôture (par défaut : 4 h) sont automatiquement fermés avec zéro pourboire.

Déclarer les pourboires en espèces (facultatif)

Dans cette étape, les employés à pourboire saisissent les pourboires en espèces qu’ils ont collectés pendant leur quart. Cette étape n’apparaît que si elle a été activée dans Toast Web sous Équipe > Paramètres > Configuration avancée de la révision du quart. Vérifiez le paramètre Déclarer les pourboires en espèces.

Selon la configuration de votre restaurant, les employés peuvent être tenus de déclarer un pourcentage minimal des ventes en espèces comme pourboires, ou d’être autorisés à déclarer des pourboires négatifs en espèces (utile pour distribuer les pourboires aux commis débarrasseurs et aux plongeurs — nécessite l’approbation du gestionnaire et le paramètre Pourboires déclarés négatifs défini sur Autoriser).

Sélectionnez Déclarer les pourboires en espèces pour ouvrir le pavé numérique.
Le pavé numérique affiche le total des paiements en espèces, le total des paiements et tout pourcentage de pourboire requis.
Entrez le montant du pourboire. Si un montant minimal est fixé, vous devez respecter ce montant pour continuer.
Sélectionnez Déclarer pour épargner ou Aucun pourboire pour déclarer 0 $.

Pour mettre à jour un montant précédemment déclaré, sélectionnez Mettre à jour les pourboires en espèces. Pour accepter plus de paiements avant la fermeture, sélectionnez Rouvrir le quart.

Après avoir déclaré, sélectionnez Fermer le quart pour indiquer que vous ne recevez plus de paiements et passez à l’étape suivante.

Pour ajuster un pourboire en espèces déclaré après la clôture d’un quart, consultez Aperçu Déclarer les pourboires en espèces.

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Rapprocher les espèces et les pourboires

Remarque : Dans cette étape, Toast calcule ce que vous devez au restaurant ou ce que celui-ci vous doit, en fonction de vos ventes en espèces et de vos pourboires hors caisse (carte de crédit). Si vous avez collecté des paiements en espèces pendant votre quart, vous remettez cet argent ici. Si vous avez gagné des pourboires par carte de crédit, vous collectez ces espèces ici. Le montant indiqué reflète votre position nette pour le quart — il ne s’agit pas d’une pénalité ou d’une erreur.

Selon la configuration de votre restaurant, les employés peuvent voir l’une des options suivantes :

Passer cette étape : Le restaurant n’exige pas des employés qu’ils remettent des espèces ou qu’ils perçoivent des pourboires à la fin de leur quart. Cette étape est masquée.
Payer ou percevoir : Les employés remettent les espèces dues au restaurant ou perçoivent les pourboires qui leur sont dus. Utilisez ceci lorsque les espèces et les pourboires sont suivis au même emplacement.
Payer et percevoir : Les employés remettent les espèces dues et collectent ensuite les pourboires dus en deux actions distinctes. Utilisez ceci lorsque les espèces et les pourboires sont suivis dans des emplacements distincts — par exemple, les espèces vont dans un tiroir-caisse tandis que les pourboires proviennent de la propre banque de caisse d’un serveur ou d’un coffre-fort.

Sélectionnez Payer $, Collecter $ ou Payer et collecter selon le montant indiqué.
- Remarque : Si le Paiement par la paie est activé dans Toast Web, seul le bouton Payer $ apparaît. Les pourboires hors caisse seront plutôt versés par la paie.
Si vous y êtes invité, sélectionnez un tiroir-caisse pour déposer ou collecter des fonds, ou sélectionnez N’utilisez pas de tiroir-caisse pour déposer directement dans la maison (comme un coffre-fort de bureau).
Pour collecter des pourboires par carte de crédit sans code d’accès de gestionnaire, les employés doivent avoir l’autorisation 1.13 Non-vente.
Une fois la transaction effectuée, une étiquette verte Payé apparaît à côté des montants dans le rapport de révision de quart. Sélectionnez Suivant pour continuer.

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Fermer les tiroirs-caisses (facultatif)

Dans cette étape facultative, les employés liés à un tiroir-caisse doivent le fermer. Cette étape n’apparaît que si elle est activée dans Toast Web et uniquement pour les employés actuellement liés à un tiroir-caisse.

Sélectionnez Fermer tiroirs-caisses pour ouvrir l’écran du tiroir-caisse, où vous pouvez afficher un résumé de vos tiroirs-caisses ouverts et fermés.
Sélectionnez Fermer le tiroir sous la section Fin du quart pour ouvrir la boîte de dialogue Solde clôturé.
Comptez toutes les espèces dans le tiroir-caisse et saisissez le total dans le champ Espèces réelles.
- Sélectionnez Compter les factures pour utiliser le calculateur intégré.
- Remarque : Si vous avez l’autorisation 3.17 Tiroirs-caisses (Aveugle), le montant espéré est masqué.
Le système calcule la différence et affiche Espèces en trop, Déficit de caisse ou Aucune différence.
- Si la différence dépasse le seuil configuré dans Toast Web, un gestionnaire doit approuver la clôture.
Entrez un commentaire facultatif (jusqu’à 45 caractères) pour expliquer les excédents ou les pénuries.
Sélectionnez Fermer le tiroir pour terminer le processus.

Une fois terminée, l’étape Fermer les tiroirs-caisses affiche une coche verte. Sélectionnez Suivant pour continuer.

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Pointer le départ

Dans cette dernière étape, l’employé pointe à son départ. Ils peuvent choisir de :

Imprimer le rapport de révision du quart
Pointer votre départ et commencer un nouveau quart
Pointer le départ

Pour Imprimer la révision d'un quart de la veille, voir Imprimer une révision.

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Rouvrir un quart

Vous pouvez rouvrir des quarts précédemment fermés dans la semaine ouvrable en cours, recalculer les données et fermer de nouveau le quart. Vous devrez peut-être rouvrir un quart si :

Vous devez prolonger votre quart après avoir pointé votre départ
Vous avez accidentellement ignoré l’étape de rapprochement des espèces et des pourboires
Les pourboires ont été payés à partir du mauvais tiroir-caisse
Les ventes en espèces ont été collectées en utilisant le mauvais tiroir-caisse
Les pourboires ont été ajustés sur l’addition après la fin du quart
Un client a ajouté un pourboire après que l’employé eut pointé son départ et clôturé son quart
Une addition a été fermée au mauvais employé (le quart de chaque employé touché doit être rouvert séparément)

Important : La réouverture d’un quart supprime les entrées précédentes Partage des pourboires et Espèces collectées. Vous devrez remettre de l’argent et percevoir de nouveau vos pourboires après avoir apporté des modifications.

Dans l’écran de révision du quart sur votre TPV, sélectionnez Modifier.
Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, sélectionnez Oui, apporter des modificationspour confirmer.
Les entrées Espèces collectées et Pourboires versés peuvent être réaffectées à un autre tiroir-caisse ou à la maison.

Pour inclure les modifications apportées aux additions, telles que les montants des pourboires ajoutés, le quart doit être entièrement rouvert pendant que l’employé est encore pointé. Si l’employé a déjà pointé son départ, retirez temporairement son heure de départ et saisissez-la de nouveau après que des modifications ont été apportées.
Si l’employé est toujours pointé, sélectionnez Rouvrir le quartau-dessus de la section Rapprocher les espèces et les pourboires.
Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, sélectionnez Rouvrir le quart pour confirmer.
Apportez les modifications nécessaires, puis complétez les étapes de révision du quart pour le fermer de nouveau.

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Rouvrir un tiroir-caisse

Si un tiroir-caisse a été accidentellement fermé au début d’un quart, allez dans Gestionnaire > Caisse > Fermé > Rouvrir sur votre TPV.

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Compléter une révision de quart pour une journée précédente

Le flux de réouverture ci-dessus fonctionne uniquement pour les quarts de la semaine ouvrable en cours. Les révisions de quart sur le TPV ne sont pas accessibles pour les quarts en dehors de la semaine ouvrable en cours.

Si un quart concerne une semaine ouvrable précédente et ne peut plus être rouvert à partir du TPV :

Voir Fermer un quart ouvert d’hier pour les étapes à suivre afin de le corriger à partir de Toast Web.
Voir Rouvrir le quart d’un employé des jours précédents pour le processus complet de réouverture d’un quart fermé.

Remarque : Le service à la clientèle peut temporairement ajuster le début de semaine de votre entreprise pour permettre l’accès aux révisions de quarts au cours des sept derniers jours. Contactez le service à la clientèle si vous avez besoin d’accéder à des quarts au-delà de la semaine en cours.

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Révision du quart des chauffeurs Livraison

Les chauffeurs Livraison disposant de l’autorisation 2.1 Mode Livraison doivent effectuer une révision de quart. Les chauffeurs-livreurs suivent le même flux de travail que les autres employés.

Effectuer une révision de quart pour les chauffeurs-livreurs permet de calculer les frais de Livraison, les remboursements, les pourboires et autres informations relatives au quart. Cette information apparaît dans le rapport de révision du quart du conducteur.

Pour configurer les paramètres de gestion de la trésorerie des chauffeurs-livreurs, allez à À emporter et Livraison > Disponibilité > À emporter/Livraison dans Toast Web et faites défiler jusqu'à la section Gestion de la trésorerie des chauffeurs-livreurs.

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Gestionnaire : Réviser les quarts des employés

L’autorisation 3.12 Révision de quart est requise pour accéder à la fonctionnalité Révision des quarts des employés sur le TPV. Les quarts créés dans Toast Web plutôt que sur le TPV n’apparaîtront pas dans cette fonction.

Avec Réviser les quarts des employés, les gestionnaires peuvent vérifier l’état des quarts, suivre la progression en temps réel et ajuster les heures d’arrivée et de départ. Accédez au menu principal de l’application Toast sur votre TPV et sélectionnez Activités du gestionnaire > Réviser les quarts des employés.

Cet écran affiche tous les quarts ouverts et fermés. Le nombre de quarts dans chaque catégorie apparaît à gauche du nom de la catégorie :

Quarts actifs : Employés prenant actuellement des commandes ou en cours de révision de quart.
Quarts fermés : Employés ayant terminé leur révision de quart et pointé leur départ.

Les icônes de statut de quart sont mises à jour selon les actions des employés :

Quart actif : L’employé est pointé à son arrivée et a ajouté au moins une commande.
Espèces collectées : Les ventes en espèces ont été collectées auprès de l’employé.
Versés : Les pourboires hors caisse ont été versés et l’employé a pointé son départ.
Quart fermé : Toutes les additions sont fermées, les pourboires en espèces sont déclarés (le cas échéant) et l’employé a terminé son quart.
Pointé de départ : L’employé a pointé son départ.

Si un employé est parti sans avoir terminé sa révision de quart, sélectionnez sa ligne pour la compléter pour lui. Utilisez les outils suivants pour gérer votre équipe :

Recherche : Trouvez rapidement des employés précis à l’aide de la barre de recherche.
Filtrer : Organisez la liste pour vous concentrer sur des types de quarts spécifiques.
Afficher les cartes de pointage : Accédez directement à l’écran de gestion des cartes de pointage.
Changer d’utilisateur : Connectez-vous comme autre utilisateur.

Pour ajuster les heures d’arrivée et de départ, consultez Modifier les entrées de pointage des employés.

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Foire aux questions

Les employés salariés doivent-ils déclarer leurs pourboires en espèces?

La fonction Déclarer les pourboires en espèces est conçue pour les employés à pourboire qui reçoivent des pourboires en espèces pendant leur quart et qui doivent les déclarer lors du processus de révision de quart à des fins de conformité en matière de paie et d’impôt.

Les employés salariés, selon leur structure de rémunération, n’appartiendraient généralement pas à cette catégorie.

Les employés peuvent-ils déclarer leurs pourboires en espèces et les rapporter à la maison le jour même plutôt que de les payer?

Cela dépend de la façon dont vos paramètres de versement des pourboires sont configurés dans Toast Web. Sous Équipe > Paramètres > Configuration avancée de la révision du quart > Options de versement, vous pouvez choisir si les pourboires hors caisse sont versés à partir du tiroir-caisse à la fin du quart ou par la paie. Pour des étapes de configuration détaillées, consultez Personnaliser les paramètres de révision du quart.

Les entreprises de vente au détail peuvent-elles utiliser la révision de quart?

Oui, les entreprises de vente au détail peuvent utiliser la révision de quart. La révision du quart fait partie de la configuration standard de Toast Web pour la vente au détail. Vous pouvez personnaliser les étapes et les sections de rapport pour qu’elles s’adaptent au fonctionnement de votre entreprise. Par exemple, une entreprise de vente au détail qui n’accepte pas de pourboires peut désactiver l’étape Déclarer les pourboires en espèces et supprimer les sections relatives aux pourboires du rapport de révision du quart. Pour les étapes de configuration, consultez Configurer Toast Web et votre TPV pour la vente au détail.

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Limites connues

Les révisions de quart sont limitées à la semaine ouvrable en cours. Les révisions de quart sur le TPV ne sont accessibles que pour les jours précédents de la semaine ouvrable en cours. Pour les quarts des semaines précédentes, consultez Fermer un quart ouvert d’hier ou contactez le service à la clientèle afin d’ajuster temporairement le début de semaine de votre entreprise.
Erreur « Échec du chargement de la révision du quart ». Si un employé voit cette erreur, sélectionnez l’icône de resynchronisation sur le TPV pour recharger les données. Pour plus de dépannage, consultez Obtenir de l’aide avec le tiroir-caisse et la révision du quart.
Les quarts créés dans Toast Web n’apparaissent pas dans Réviser les quarts des employés sur le TPV. Seuls les quarts créés sur le TPV apparaissent dans la fonction Réviser les quarts des employés du gestionnaire.

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Articles connexes

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