Toast Payroll : Membres d'équipe sans NAS ou avec un ITIN

Dans cet article :

• Payer les membres d'équipe dans Toast Payroll
• Membres d'équipe avec des numéros d'identification fiscale individuelle (ITIN)
• Membres d'équipe avec des visas de travail temporaires
• Où trouver des conseils et de l'aide
• FAQ sur les membres d'équipe sans NAS ou avec un ITIN
  • Puis-je saisir l'ITIN d'un membre d'équipe ou l'enregistrer dans son profil à la place d'un NAS ?
  • Que se passe-t-il si je paie une personne qui n'a pas de NAS par l'entremise de Toast Payroll ?
  • Toast signale-t-il au gouvernement si mon membre d'équipe (a) n'a pas de NAS ou (b) possède un ITIN ?
  • Que dois-je faire pour un membre d'équipe qui n'a pas de NAS ?
  • Que dois-je faire si mes membres d'équipe n'ont pas de NAS dans le système Toast Payroll ?
  • Comment traitons-nous les formulaires W-2 pour les membres d'équipe expulsés ?

Payer les membres d'équipe dans Toast Payroll

Il existe plusieurs façons de configurer le profil d'un travailleur. Deux des méthodes les plus populaires pour payer les travailleurs horaires sont :

• Employé W-2 : À l'étape Renseignements de base (étape 1) du processus d'embauche d'un nouvel employé, sélectionnez Employé (W-2) pour le paramètre Quel type de membre d'équipe ajoutez-vous? si vous souhaitez qu'ils reçoivent un salaire W-2. Notez les circonstances pour cet employé :
  • Toast produit des déclarations fiscales trimestrielles pour toute personne qui gagne un salaire W-2 au cours de l'année. La plupart des agences fiscales exigent un numéro de sécurité sociale (NSS) pour produire avec succès les déclarations de charges sociales.
  • Les déclarations de charges sociales peuvent être rejetées par l'agence fiscale si un membre de l'équipe n'a pas de numéro de sécurité sociale (NSS) saisi alors qu'il a gagné un salaire W-2. Apprenez-en davantage dans Toast Payroll : Politique sur les renseignements relatifs au numéro de sécurité sociale (NSS).
• Entrepreneur indépendant 1099 : Cette méthode exige que vous sélectionniez Entrepreneur (1099) durant la première étape du processus d'embauche 1099.
  • Ces personnes ne seront pas tenues de saisir leur numéro de sécurité sociale (NSS) dans Toast Payroll.
  • Bien que les entrepreneurs indépendants puissent être payés par l'entremise de Toast Payroll, nous ne les incluons pas dans les déclarations de charges sociales trimestrielles de votre entreprise (nous n'émettons pas de formulaires 1099). Ils seront responsables de leur propre déclaration fiscale à la fin de l'année. Apprenez-en davantage dans Toast Payroll : Gérer les entrepreneurs 1099.
  • Si un membre de l'équipe a perçu un salaire W-2 au cours d'une année civile pour votre entreprise, il ne peut pas être configuré ultérieurement en tant qu'entrepreneur 1099.

Haut de page

Membres de l'équipe avec un numéro d'identification fiscale individuel (ITIN)

Une personne peut posséder un ITIN si elle n'a pas de numéro de sécurité sociale (NSS) ou n'est pas admissible à en obtenir un. ITIN signifie numéro d'identification fiscale individuel (Individual Tax Identification Number) et il s'agit d'un numéro à neuf chiffres qui commence toujours par un 9.

• Les ITIN sont délivrés par l'IRS aux personnes qui doivent posséder un numéro d'identification fiscale américain, mais qui n'ont pas de SSN de la Social Security Administration (SSA) ou qui ne sont pas admissibles pour en obtenir un.
• Les ITIN sont utilisés par l'IRS pour permettre aux personnes ayant une obligation fiscale fédérale de produire des déclarations de revenus individuelles, d'être incluses dans la déclaration de quelqu'un d'autre ou de recevoir des remboursements d'impôt.
• Un ITIN n'est pas utilisé par la SSA ou par des agences étatiques ou locales et il ne sert à aucune autre fin que la déclaration fiscale fédérale.

Les ITIN ne permettent pas :

• d'autoriser le travail aux États-Unis,
• de fournir l'admissibilité aux prestations de sécurité sociale, ou
• de qualifier une personne à charge aux fins du crédit d'impôt pour le revenu gagné.
• Apprenez-en davantage auprès de l'IRS.

Toast Payroll respecte les exigences des agences fiscales pour les déclarations fiscales liées à la paie. Puisque l'ITIN n'est pas un numéro d'identification aux fins de déclarations fiscales liées à la paie, il n'y a pas d'endroit où l'inscrire pour le moment.

Haut de page

Membres de l'équipe avec des visas de travail temporaires

Toast Payroll peut être configuré pour payer les employés ayant des visas de travail temporaires (tels que J-1, H-2B, L-1 et EB-3) en tant qu'employé W-2 ou entrepreneur 1099. Habituellement, les employés avec des visas de travail reçoivent un SSN et peuvent donc gagner un salaire W-2.

Si vous décidez qu'un membre du personnel gagnant un salaire W-2 devrait être exonéré de certaines taxes, un utilisateur HR+ peut modifier les paramètres fiscaux individuels d'un membre de l'équipe en accédant à son profil > Emploi > Récurrent > Taxes > Paramètres. À partir de là, sélectionnez les taxes dont ils sont exonérés et sélectionnez Enregistrer.

Haut de page

Où trouver des conseils et des avis sur les SSN et les ITIN

Toast Payroll ne peut pas fournir de conseils ou d'avis sur la documentation des employés, l'autorisation de travail, la classification des travailleurs (W-2 c. 1099) ou la conformité aux lois du travail et aux lois fiscales. Cependant, plusieurs ressources sont à votre disposition :

• Le site Web de l'IRS
• Le site Web de la Social Security Administration (SSA)
• La trousse d’outils RH Toast, un service RH fourni par Mineral
• Vos ministères et organismes fiscaux d’État, dont la plupart sont liés dans Toast Payroll : Inscrivez-vous aux comptes fiscaux d’État
• Un CPA ou un professionnel de la fiscalité

Haut de page

FAQ sur les membres d’équipe sans NSS ou avec un ITIN

Puis-je saisir l’ITIN d’un membre d’équipe ou l’enregistrer dans son profil à la place d’un NSS?

Le champ du numéro de sécurité sociale dans Toast Payroll n’acceptera que des NSS valides.

Si une personne possédant un ITIN est admissible à titre d’entrepreneur indépendant (et non d’employé W-2), elle peut être payée par l’entremise de Toast Payroll au moyen de gains 1099. Gardez à l’esprit que si vous n’utilisez pas Toast Payroll depuis le début de l’année, vous ne pouvez pas modifier la désignation d’un membre d’équipe d’employé W-2 à entrepreneur indépendant en cours d’année (NIC). Si vous avez besoin d’aide pour modifier la désignation d’un employé, communiquez avec notre équipe du Service à la clientèle.

Si vous embauchez un employé sans numéro de sécurité sociale (NSS), vous pourriez vouloir communiquer avec un avocat ou un autre professionnel agréé pour obtenir des conseils propres à votre situation. Vous êtes responsable de votre conformité à toutes les lois et à tous les règlements applicables.

Que se passe-t-il si je paie une personne qui n’a pas de NSS par l’entremise de Toast Payroll?

Le système Toast Payroll vous permet de payer un employé W-2 sans NSS enregistré dans son profil, en supposant qu’il sera saisi plus tard au cours du trimestre actuel. Le système continuera de signaler le NSS manquant et d’autres renseignements de déclaration importants par l’entremise du Centre fiscal.

Si vous versez par erreur un salaire W-2 à un employé qui n’a pas de NSS, veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel agréé pour obtenir des conseils propres à votre situation. Vous êtes responsable de votre conformité à toutes les lois et à tous les règlements applicables.

L’absence prolongée d’un NSS valide peut entraîner le rejet ou l’incomplétude des déclarations fiscales, ce qui pourrait mener à des pénalités de la part des organismes fiscaux, lesquelles seraient sous votre responsabilité. Apprenez-en davantage dans Toast Payroll : Politique sur les renseignements relatifs au numéro de sécurité sociale (NSS).

Toast Payroll signale-t-il au gouvernement si mon membre d’équipe (a) n’a pas de NSS ou (b) possède un ITIN?

Toast informe l’employeur des renseignements manquants et produit les déclarations auprès des organismes. Certains États acceptent les déclarations avec des numéros d'assurance sociale (NAS) manquants et celles saisies sur une déclaration de la manière spécifiquement désignée par l'organisme. D'autres États n'autorisent pas les déclarations pour les employés dont le NAS est manquant et notre système ne prend pas en charge les ITIN.  Trouvez plus d'informations dans Toast Payroll : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (SSN). Toast Payroll n'envoie pas de rapports au gouvernement en dehors de ceux requis pour la paie et la déclaration fiscale.

Que dois-je faire pour un membre de l'équipe qui n'a pas de NAS?

• • • Si vous embauchez un membre de l'équipe sans NAS, vous souhaiterez peut-être contacter un avocat ou un autre professionnel agréé pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.
    • Si les membres de l'équipe n'ont pas de NAS valide enregistré dans le système Toast Payroll, le membre de l'équipe pourrait ne pas être inclus dans les déclarations fiscales. Lisez Toast Payroll : Consultez la section Révision des données manquantes pour plus de détails sur la gestion des informations fiscales manquantes.

Que dois-je faire si un membre de l'équipe n'a pas de NAS dans Toast Payroll?

• • • Si un membre de l'équipe n'a pas de NAS valide enregistré dans Toast Payroll, cette personne pourrait ne pas être incluse dans les déclarations fiscales. Lisez Toast Payroll : Consultez la section Révision des données manquantes pour plus de détails sur la gestion des informations fiscales manquantes.
    • Les membres de l'équipe sans NAS peuvent faire une demande auprès de la Social Security Administration pour en obtenir un.
    • Les membres de l'équipe pour qui il manque un NAS et qui ont des salaires assujettis à l'assurance-emploi dans ces États ne seront pas inclus dans la déclaration de taxe sur le chômage (SUTA).

Comment traitons-nous les formulaires W-2 pour les membres de l'équipe qui ne sont peut-être plus aux États-Unis et qui ne sont plus employés par votre entreprise?

• • • Toast produira un formulaire W-2 à la fin de l'année pour tout membre de l'équipe ayant des salaires assujettis au W-2.
    • Si un membre de l'équipe ne travaille plus pour votre entreprise, marquez-le comme terminé dans Toast Payroll.
    • Vous pourrez accéder au formulaire W-2 de l'employé à la fin de l'année numériquement dans votre compte Toast Payroll, peu importe le statut d'emploi du membre de l'équipe.
    • Plus d'informations sont disponibles dans Toast Payroll : Gérez l'expérience du formulaire W-2.

Haut de page

Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.