Gestion de paie Toast : Membres de l'équipe sans NAS ou avec un ITIN

Dans cet article :

• Payer les membres de l'équipe dans Toast Payroll
• Membres de l'équipe avec des numéros d'identification fiscale individuels (ITIN)
• Membres de l'équipe avec des visas de travail temporaires
• Où trouver des conseils et des recommandations
• FAQ pour les membres de l'équipe sans NAS ou avec un ITIN
  • Puis-je saisir l'ITIN d'un membre de l'équipe ou l'enregistrer dans son profil à la place d'un NAS ?
  • Que se passe-t-il si je paie une personne qui n'a pas de NAS par le biais de Toast Payroll ?
  • Toast signale-t-il au gouvernement si mon membre de l'équipe (a) n'a pas de NAS ou (b) a un ITIN ?
  • Que dois-je faire pour un membre de l'équipe qui n'a pas de NAS ?
  • Que dois-je faire si mes membres de l'équipe manquent d'un NAS dans le système Toast Payroll ?
  • Comment gérons-nous les formulaires W-2 pour les membres de l'équipe expulsés ?

Payer les membres de l'équipe dans Toast Payroll

Il existe plusieurs façons de configurer le profil d'un travailleur. Deux des méthodes les plus populaires pour payer les travailleurs horaires sont :

• Employé W-2 : À l'étape Informations de base (étape 1) du processus d'embauche des employeurs, sélectionnez Employé (W-2) pour le paramètre Quel type de membre d'équipe ajoutez-vous ? si vous souhaitez qu'ils reçoivent des salaires W-2. Notez les circonstances pour cet employé :
  • Toute personne ayant un numéro de sécurité sociale (NSS) peut percevoir des salaires W-2, y compris les titulaires de carte verte. Pour déclarer les impôts sur la paie d'un membre d'équipe avec des salaires W-2 dans Toast Payroll, leur NSS doit être inscrit sur leur profil.
  • Toast dépose des déclarations fiscales trimestrielles pour toute personne qui gagne des salaires W-2 au cours de l'année. La plupart des agences fiscales exigent des NSS pour déposer avec succès des déclarations fiscales sur la paie.
  • Les déclarations fiscales sur la paie peuvent être rejetées par l'agence fiscale si un membre d'équipe n'a pas de NSS inscrit lorsqu'il a gagné des salaires W-2. En savoir plus dans Toast Payroll : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (NSS).
• Contracteur indépendant 1099 : Cette méthode nécessite que vous sélectionniez Contracteur (1099) lors de la première étape du processus d'embauche 1099.
  • Ces individus ne seront pas tenus d'entrer leur NSS dans Toast Payroll.
  • Bien que les contracteurs indépendants puissent être payés par le biais de Toast Payroll, nous ne les incluons pas dans les déclarations fiscales trimestrielles de votre entreprise (nous ne délivrons pas de formulaires 1099). Ils seront responsables de leur propre déclaration fiscale à la fin de l'année. En savoir plus dans Toast Payroll : Gérer les contracteurs 1099.
  • Si un membre d'équipe a perçu des salaires W-2 au cours d'une année civile pour votre entreprise, il ne peut pas être configuré ultérieurement en tant que contracteur 1099.

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Membres d'équipe avec des numéros d'identification fiscale individuels (NIF)

Un individu peut avoir un NIF s'il n'a pas ou n'est pas éligible à un NSS. L'ITIN signifie Numéro d'Identification Fiscale Individuel et c'est un numéro à neuf chiffres qui commence toujours par un 9.

• Les ITIN sont délivrés par l'IRS aux personnes qui doivent avoir un numéro d'identification fiscale américain, mais qui n'ont pas, ou ne sont pas éligibles pour obtenir, un SSN de l'Administration de la Sécurité Sociale (SSA).
• Les ITIN sont utilisés par l'IRS pour permettre aux individus ayant un but fiscal fédéral de déposer des déclarations de revenus individuelles, d'être inclus dans la déclaration d'une autre personne, ou de recevoir des remboursements d'impôts.
• Un ITIN n'est pas utilisé par la SSA ou les agences d'État ou locales et ne sert à rien d'autre qu'à la déclaration fiscale fédérale.

Les ITIN ne :

• n'autorisent pas le travail aux États-Unis,
• ne fournissent pas d'éligibilité pour les prestations de la Sécurité Sociale, ou
• ne qualifient pas un dépendant pour les crédits d'impôt pour revenu gagné.
• En savoir plus de l'IRS.

Toast Payroll suit les exigences des agences fiscales pour les déclarations fiscales liées à la paie. Puisque l'ITIN n'est pas un numéro d'identification pour les déclarations fiscales liées à la paie, il n'y a pas d'emplacement pour le saisir pour le moment.

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Membres de l'équipe avec des visas de travail temporaires

Toast Payroll peut être configuré pour payer les employés avec des visas de travail temporaires (comme un J-1 H-2B, L-1 et EB-3) en tant qu'employé W-2 ou entrepreneur 1099. Typiquement, les employés avec des visas de travail reçoivent un SSN et peuvent donc gagner des salaires W-2. 

Si vous décidez qu'un membre du personnel gagnant des salaires W-2 devrait être exempt de certaines taxes, un utilisateur HR+ peut modifier les paramètres fiscaux individuels d'un membre de l'équipe en naviguant vers leur profil > Emploi > Récurrent > Taxes > Paramètres. À partir de là, sélectionnez les taxes dont ils sont exemptés et sélectionnez Enregistrer. 

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Où trouver des conseils et des recommandations sur les SSN et les ITIN

Toast Payroll ne peut pas fournir de conseils ou d'avis sur la documentation des employés, l'autorisation de travail, la classification des travailleurs (W-2 contre 1099), ou garantir la conformité avec les lois du travail et fiscales. Cependant, plusieurs ressources sont à votre disposition :

• Le site Web de l'IRS
• Le site de l'Administration de la sécurité sociale (SSA)
• Le kit d'outils RH Toast, un service RH fourni par Mineral
• Vos départements et agences fiscales d'État, dont la plupart sont liés dans Toast Payroll : Inscrivez-vous pour des comptes fiscaux d'État
• Un CPA ou un professionnel de la fiscalité

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FAQ pour les membres de l'équipe sans SSN ou avec un ITIN

Puis-je saisir l'ITIN d'un membre de l'équipe ou l'enregistrer dans son profil à la place d'un SSN ?

Le champ du numéro de sécurité sociale dans Toast Payroll n'acceptera que des SSN valides. 

Si une personne avec un ITIN se qualifie en tant que travailleur indépendant (pas un employé W-2), elle peut être payée via Toast Payroll par le biais de revenus 1099. Gardez à l'esprit que si vous n'avez pas été avec Toast Payroll pendant toute l'année, vous ne pouvez pas changer la désignation d'un membre de l'équipe d'un employé Formulaire W-2 à un travailleur indépendant en cours d'année. Si vous avez besoin d'aide pour changer la désignation d'un employé, contactez notre équipe du service client.

Si vous embauchez un employé sans SSN, vous souhaiterez peut-être contacter un avocat ou un autre professionnel agréé pour des conseils spécifiques à votre situation. Vous êtes responsable de votre conformité avec toutes les lois et réglementations applicables.

Que se passe-t-il si je paie une personne qui n'a pas de SSN via Toast Payroll ?

Le système Toast Payroll vous permet de payer un employé W-2 sans SSN enregistré dans son profil, en supposant qu'il sera saisi ultérieurement au cours du trimestre en cours. Le système continuera à signaler le SSN manquant et d'autres informations de déclaration importantes via le Centre fiscal. 

Si vous payez par erreur un employé des salaires W-2 qui n'a pas de SSN, veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel agréé pour des conseils spécifiques à votre situation. Vous êtes responsable de votre conformité avec toutes les lois et réglementations applicables. 

Le manque continu d'un SSN valide peut entraîner des rejets ou des incompletudes de déclaration fiscale, ce qui pourrait entraîner des pénalités de la part des agences fiscales, ce qui serait de votre responsabilité. En savoir plus dans Toast Payroll : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (NSS).

Toast Payroll fait-il rapport au gouvernement si mon membre d'équipe est (a) sans SSN ou (b) a un ITIN ?

Toast informe le employeur des informations manquantes et renvoie les déclarations aux agences. Certains États acceptent les déclarations avec des SSN manquants et ceux saisis sur un dépôt de la manière spécifiquement désignée par l'agence. D'autres États n'autorisent pas les dépôts pour les employés sans SSN et notre système ne prend pas en charge les ITIN.  Trouvez plus d'informations dans Gestion de la paie de Toast : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (SSN). Gestion de la paie de Toast n'envoie pas de rapports au gouvernement en dehors de ceux requis pour la paie et le reporting fiscal.

Que dois-je faire pour un membre de l'équipe qui n'a pas de SSN ?

• • • Si vous embauchez un membre de l'équipe sans SSN, vous souhaiterez peut-être contacter un avocat ou un autre professionnel agréé pour des conseils spécifiques à votre situation.
    • Si les membres de l'équipe n'ont pas de SSN valide enregistré dans le système de Gestion de la paie de Toast, le membre de l'équipe peut ne pas être inclus dans les déclarations fiscales. Lisez Gestion de la paie de Toast : Examinez les données manquantes pour plus de détails sur la gestion des informations fiscales manquantes.

Que dois-je faire si un membre de l'équipe a un SSN manquant dans la Gestion de la paie de Toast ?

• • • Si un membre de l'équipe n'a pas de SSN valide enregistré dans la Gestion de la paie de Toast, cette personne peut ne pas être incluse dans les déclarations fiscales. Lisez Gestion de la paie de Toast : Examinez les données manquantes pour plus de détails sur la gestion des informations fiscales manquantes.
    • Les membres de l'équipe sans SSN peuvent demander un numéro auprès de l'Administration de la sécurité sociale.
    • Les membres de l'équipe qui n'ont pas de SSN avec des salaires de chômage dans ces États ne seront pas inclus dans le dépôt fiscal de chômage (SUTA).

Comment gérons-nous les formulaires W-2 pour les membres de l'équipe qui ne sont peut-être plus aux États-Unis et ne sont plus employés par votre entreprise ?

• • • Toast produira un formulaire W-2 à la fin de l'année pour tout membre de l'équipe ayant des salaires W-2.
    • Si un membre de l'équipe ne travaille plus pour votre entreprise, marquez-le comme terminé dans la Gestion de la paie de Toast.
    • Vous pourrez accéder au formulaire W-2 de l'employé à la fin de l'année numériquement dans votre compte de Gestion de la paie de Toast, quel que soit le statut d'emploi du membre de l'équipe.
    • Vous trouverez plus d’informations dans Toast Payroll : Gérez l’expérience du formulaire W-2.

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Cet article est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.