Gestion de paie Toast : Configurer des importations de paie personnalisées

Dans cet article :

Introduction d’importation personnalisée
Créer un modèle d’importation personnalisé
Remplissez votre modèle
Importer vos données

Introduction à l’importation personnalisée

Conformément aux dispositions du One Big Beautiful Bill, Gestion de paie Toast a mis à jour ses rapports afin qu’ils soient affichés chaque semaine plutôt que par période de paie. Cela signifie que si vous utilisez une fréquence de paiement aux deux semaines ou aux deux mois, vous devrez mettre à jour les importations personnalisées existantes pour en tenir compte.

De nombreux clients ont intégré des systèmes qui importent automatiquement les heures et, dans certains cas, les pourboires dans Gestion de paie Toast par l’entremise des feuilles de temps. Si vous devez ajouter des revenus et/ou des retenues à Gestion de la paie de Toast, l’option d’importation personnalisée vous permet d’ajouter des données en bloc en créant et en important une feuille de calcul formatée (.csv). Si vous créez et téléversez une importation personnalisée dans Gestion de paie Toast, assurez-vous de la vérifier attentivement afin d’éviter d’entrer des revenus ou des retenues en double dans votre système automatisé.

Ce processus comporte trois étapes : créer un modèle, remplir votre modèle et importer votre modèle rempli dans Gestion de paie Toast. Vous devez effectuer toutes les étapes pour importer avec succès vos valeurs afin qu’elles puissent être calculées dans votre paie.

Créer une image personnalisé

si vous importez les mêmes types de données pour chaque groupe de paie, vous pouvez utiliser un modèle d’importation personnalisé. Si vos groupes de paie ont des besoins d’importation différents (p. ex. un groupe de paie doit importer les heures et les pourboires, mais un autre groupe de paie doit importer uniquement les pourboires), vous pouvez créer plusieurs modèles. Remarque : Si vous souhaitez importer un fichier pour plusieurs emplacements, veuillez communiquer avec nous via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast pour discuter de vos prochaines étapes.

Il existe trois types généraux de modèles que vous pouvez utiliser :

Heures seulement : Cela importera les heures pour les employés qui ne pointent pas dans un TPV Toast (cuisine centrale, entreprise, etc.) ou pour les systèmes non intégrés.
Heures et conseils : Cela importera les heures travaillées ainsi que les revenus et/ou pourboires qui n’ont pas été enregistrés ou synchronisés depuis Toast Web. Cela est utile pour les événements de restauration hors site et de rachat où vous calculez les heures et les pourboires différemment de votre méthode habituelle.
Pourboires/revenus uniquement : Cela importera des montants qui n’ont pas été enregistrés ou synchronisés depuis Toast Web. Ceci est idéal pour les paiements uniques tels que les primes ou la ventilation hebdomadaire des pourboires qui sont calculés en dehors de Toast Web (logiciel de pourboires tiers).

Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour configurer un modèle, contactez-nous via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Créer un modèle d’importation personnalisé pour les heures uniquement

Tout d’abord, créez et formatez une feuille de calcul de données qui deviendra votre modèle. Ouvrez une feuille de calcul qui peut être enregistrée en fichier .CSV; vous pouvez utiliser Microsoft Excel, mais Google Sheets est souvent le plus efficace.
Dans la ligne 1, créez les colonnes suivantes :
- Numéro EE (employé)
- Nom EE
- Poste
- Heures normales
- Heures supplémentaires
- Semaine
Une fois le modèle terminé avec tous les en-têtes de colonnes que vous souhaitez inclure, enregistrez-le au format .CSV (valeurs séparées par des virgules). Rappelez-vous où vous avez enregistré ce modèle. Vous le téléverserez dans Gestion de la paie de Toast à l’étape suivante, puis l’utiliserez chaque fois que vous souhaitez ajouter ce type d’importation.
1. Envisagez de nommer votre modèle quelque chose de mémorable, comme la « fréquence de paiement » du « groupe de paie » - Importation des heures (p. ex. Springfield Biweekly - Importation des heures).
2. À l’aide de Google Sheets, sélectionnez Fichier > Télécharger > Valeurs séparées par des virgules.
3. Avec Excel, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous et sélectionnez le format CSV avant d’enregistrer.
Dans Gestion de la paie de Toast, allez à Paramètres > Gestion de la paie > Importation personnalisée.
Nous allons maintenant téléverser le modèle vierge dans Gestion de la paie de Toast afin qu’il puisse être formaté pour reconnaître ce que vous importez lorsque vous téléversez un fichier contenant des données.
1. Ne mettez pas à jour le menu déroulant Sélectionner un modèle d’importation. Il doit continuer à indiquer Sélectionner....
2. Ensuite, sélectionnez Choisir un fichier et téléversez le modèle .CSV que vous venez d’enregistrer. Une fois téléchargé, il apparaîtra dans la ligne avec le bouton Choisir un fichier .
Sélectionnez Créer un modèle.
Dans la fenêtre contextuelle, nommez votre modèle de la même manière que votre fichier tableur nommé à l’étape 3 ci-dessus. Pour le menu déroulant Ce modèle est-il basé sur une ligne ou une colonne, sélectionnez Colonne . Sélectionnez Créer un modèle pour continuer.
Une fois la page mise à jour, vous verrez les en-têtes de colonne basés sur la feuille de calcul que vous venez de téléverser et de formater.

Créer un modèle d’importation personnalisé des heures et des pourboires

Tout d’abord, créez et formatez une feuille de calcul de données qui deviendra votre modèle. Ouvrez une feuille de calcul qui peut être enregistrée en fichier .CSV; vous pouvez utiliser Microsoft Excel, mais Google Sheets est souvent le plus efficace.
Dans la ligne 1, créez les colonnes suivantes. CC signifie carte de crédit, mais désigne tous les pourboires hors caisse ou pourboires :
- Numéro EE (employé)
- Nom EE
- Poste
- Heures normales
- Heures supplémentaires
- Pourboires en espèces dus
- Pourboires CC dus
- Pourboires en espèces payés
- Pourboires versés par CC
- Grat dû - Espèces
- Grat dû - CC
- Grat Payé
- Semaine
Une fois le modèle terminé avec tous les en-têtes de colonnes que vous souhaitez inclure, enregistrez-le au format .CSV (valeurs séparées par des virgules). Rappelez-vous où vous avez enregistré ce modèle. Vous le téléverserez dans Gestion de la paie de Toast à l’étape suivante, puis l’utiliserez chaque fois que vous souhaitez ajouter ce type d’importation.
1. Envisagez de nommer votre modèle quelque chose de mémorable, comme la « fréquence de paiement » du « groupe de paie » - Importation des heures et des pourboires (p. ex. Springfield Biweekly - Importation des heures et des pourboires).
2. À l’aide de Google Sheets, sélectionnez Fichier > Télécharger > Valeurs séparées par des virgules.
3. Avec Excel, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous et sélectionnez le format CSV avant d’enregistrer.
Dans Gestion de la paie de Toast, allez à Paramètres > Gestion de la paie > Importation personnalisée.
Nous allons maintenant téléverser le modèle vierge dans Gestion de la paie de Toast afin qu’il puisse être formaté pour reconnaître ce que vous importez lorsque vous téléversez un fichier contenant des données.
1. Ne mettez pas à jour le menu déroulant Sélectionner un modèle d’importation. Il doit continuer à indiquer Sélectionner....
2. Ensuite, sélectionnez Choisir un fichier et téléversez le modèle .CSV que vous venez d’enregistrer. Une fois téléchargé, il apparaîtra dans la ligne avec le bouton Choisir un fichier .

Créer un modèle d’importation personnalisé pourboires uniquement

Tout d’abord, créez et formatez une feuille de calcul de données qui deviendra votre modèle. Ouvrez une feuille de calcul qui peut être enregistrée en fichier .CSV; vous pouvez utiliser Microsoft Excel, mais Google Sheets est souvent le plus efficace.
Dans la ligne 1, créez les colonnes suivantes :
- Numéro EE (employé)
- Nom EE
- Poste
- Pourboires en espèces dus
- Pourboires CC dus
- Pourboires en espèces payés
- Pourboires versés par CC
- Grat dû - Espèces
- Grat dû - CC
- Grat Payé
- Semaine
Une fois le modèle terminé avec tous les en-têtes de colonnes que vous souhaitez inclure, enregistrez-le au format .CSV (valeurs séparées par des virgules). Rappelez-vous où vous avez enregistré ce modèle. Vous le téléverserez dans Gestion de la paie de Toast à l’étape suivante, puis l’utiliserez chaque fois que vous souhaitez ajouter ce type d’importation.
1. Pensez à nommer votre modèle quelque chose de mémorable, comme la « fréquence de paiement » du « groupe de paie » - Importation des pourboires (p. ex. Springfield Biweekly - Importation des pourboires).
2. À l’aide de Google Sheets, sélectionnez Fichier > Télécharger > Valeurs séparées par des virgules.
3. Avec Excel, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous et sélectionnez le format CSV avant d’enregistrer.
Dans Gestion de la paie de Toast, allez à Paramètres > Gestion de la paie > Importation personnalisée.
Nous allons maintenant téléverser le modèle vierge dans Gestion de la paie de Toast afin qu’il puisse être formaté pour reconnaître ce que vous importez lorsque vous téléversez un fichier contenant des données.
1. Ne mettez pas à jour le menu déroulant Sélectionner un modèle d’importation. Il doit continuer à indiquer Sélectionner....
2. Ensuite, sélectionnez Choisir un fichier et téléversez le modèle .CSV que vous venez d’enregistrer. Une fois téléchargé, il apparaîtra dans la ligne avec le bouton Choisir un fichier .
Sélectionnez Créer un modèle.
Dans la fenêtre contextuelle, nommez votre modèle de la même manière que votre fichier tableur nommé à l’étape 3 ci-dessus. Pour le menu déroulant sur une ligne ou une colonne, sélectionnez . Sélectionnez pour continuer.

Remplissez votre modèle

Votre modèle étant maintenant configuré et associé à Gestion de paie Toast, vous êtes maintenant prêt à ajouter des données et à les importer.
1. Utilisez Enregistrer sous plutôt que Enregistrer afin d’enregistrer chaque copie de vos téléversements d’importation.
2. Assurez-vous de nommer chaque fichier par période de paie afin d’éviter de téléverser une mauvaise période dans votre paie.
Remplissez les valeurs suivantes en fonction du modèle que vous avez choisi de formater dans la section précédente :
1. Numéro EE : Situé dans le profil de l’employé dans Gestion de paie Toast.
  1. Vous pouvez également exporter cette information en accédant à Rapports > Norme pour rechercher et télécharger la liste des employés actifs.
2. Nom EE : Nom de l’employé
3. Poste : Le nom du poste fonctionnait tel qu’il apparaît dans Gestion de paie Toast.
  1. Si un employé a occupé plusieurs postes dans votre restaurant, vous aurez plusieurs lignes pour cet employé.
4. Heures Ordinaires : Vous saisirez ici les heures que vous souhaitez importer dans Gestion de paie Toast. N’incluez aucune heure synchronisée avec Gestion de la paie de Toast par l’entremise des feuilles de temps, sinon vous aurez enregistré deux heures.
  1. Les heures Ordinaires devront être divisées par semaine. Si vous exportez ces informations directement depuis Toast Web (c’est-à-dire de la main-d’œuvre), vous pouvez exporter deux ou trois rapports distincts, un pour chaque semaine de la période de paie bihebdomadaire ou bimensuelle.
5. Heures supplémentaires : Vous saisirez ici toutes les heures supplémentaires que vous souhaitez importer dans Gestion de paie Toast. N’incluez pas les heures supplémentaires synchronisées avec Gestion de la paie de Toast par l’entremise des feuilles de temps, sinon vous aurez enregistré deux heures supplémentaires.
  1. Les heures supplémentaires devront être réparties par semaine. Si vous exportez ces informations directement depuis Toast Web (c’est-à-dire du sommaire de la main-d’œuvre), vous pouvez exporter deux ou trois rapports distincts, un pour chaque semaine de la période de paie bihebdomadaire ou bimensuelle.
6. Semaine : Cette cellule doit indiquer à quelle semaine les pourboires ou heures travaillées par votre employé doivent être associés dans la paie.
  1. Semaine 1 : Si l’employé avait des heures ou des pourboires associés à la première semaine de la période de paie, inscrivez un 1 dans cette colonne. Si vous avez une paie hebdomadaire, toutes vos valeurs dans cette colonne seront 1.

Cette image reflète une importation d’heures et de pourboires pour une période de paie aux deux semaines :

Importer vos données

Une fois qu’un a été créé dans Gestion de la paie de Toast et que vous avez une et prête à être téléversée, vous pouvez l’importer dans votre cycle de paie. Vérifier Gestion pour obtenir une liste d’articles à remplir avant de commencer votre paie.

Accédez à la paie et sélectionnez Aperçu pour la paie appropriée.
À l’, sélectionnez Suivant.
Dans l’, sélectionnez le menu déroulant Actions avancées et choisissez +Ajouter une importation personnalisée.
1. Si votre importation personnalisée inclut des employés licenciés, ils ne seront importés que s’ils sont déjà ajoutés à la paie. Si tel est le cas, sélectionnez +Ajouter > Ajouter employé avant de sélectionner +Ajouter une importation personnalisée. Dans la fenêtre contextuelle, repérez l’employé et sélectionnez Ajouter un employé. Seuls les employés de ce groupe de paie apparaîtront dans cette liste.
Cela vous amènera à la page d’importation. Trouvez le nom du modèle d’importation dans le menu déroulant. Sélectionnez ensuite le bouton Choisir un fichier et téléversez votre feuille de calcul CSV remplie. Un exemple de feuille de calcul remplie apparaît ci-dessous.
1. N’ajoutez pas de signes de dollar devant les valeurs monétaires. L’ajout de signes de dollar entraînera des exceptions (erreurs d’importation) et les revenus/déductions ne pourront pas être importés correctement. Les périodes indiquant les dollars et les cents sont autorisées (par exemple, 35,50 $ ne sont pas autorisés, mais 35,50 l’est).
Sélectionnez le bouton Aperçu pour voir la feuille de calcul telle que Toast la voit. Cela vous permettra de voir toutes les erreurs qui pourraient être survenues lors de la configuration du modèle ou de la modification de la feuille de calcul. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez le bouton Importer pour afficher un résumé de l’importation.
Avant de continuer, vérifiez et notez les exceptions dans l’onglet Exceptions. Ces questions devront peut-être être abordées à l’étape « Revenus des employés ».
Sélectionnez Suivant pour continuer avec la paie où les valeurs importées s’affichent à l’.
1. Votre paie comportera des postes de revenu et/ou de retenue distincts selon votre entrée dans la colonne Semaine . Notez les revenus Ordinaires (semaine 2) ci-dessous :

Si vous avez d’autres questions, consultez Gestion de paie personnalisées.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.